Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1. NOTIUNI GENERALE............................................................4
2
1. Notiuni generale
3
Prin canalele formale se transmit fluxurile informationale oficiale. In acest caz
comunicarea poate fi de mai multe tipuri:
Comunicarea verticala descendenta se manifesta de la manageri spre subordonati
si se concretizeaza prin decizii, instructiuni, proceduri, memorii oficiale,
reglementari interne, norme, rapoarte etc.
Figura nr. 1: Comunicarea verticala descendenta
PRIMAR
COMPARTIMENTUL
SECRETAR JURIDIC-CONTENCIOS
COMPARTIMENTUL
SERVICIUL JURIDIC- ADMINISTRATIE
CONTENCIOS, ADM. LOCALA
PUBLICA,AUTORITATE
TUTELARA, RESURSE
UMANE
COMPARTIMENTUL
RESURSE UMANE
PRIMAR
SECRETAR
SERVICIUL
INFORMARE SI
RELATII PUBLICE,
SPORT SI4 TURISM
COMPARTIMENTUL REGISTRATURA
RELATII CU PUBLICUL
COMPARTIMENTUL
COMPARTIMENTUL
INFORMATICA
STARE CIVILA
COMPARTIMENTUL
EVIDENTA
A POPULATIEI
PRIMAR
SECRETAR
5
SERVICIUL URBANISM,
AMENAJAREA SERVICIUL
TERITORIULUI, INFORMARE SI
CADASTRU RELATII PUBLICE,
SPORT SI TURISM
COMPARTIMENTUL
REGISTRATURA
RELATII CU PUBLICUL
6
-sortarea si verificarea datelor; integrarea partilor in intreg prin raportarea lor
la acesta si la contextual in care partile trebuie sa functioneze.
7
Una dintre cele mai utilizate modalitati ale comunicarii orale este cea prin telefon
care are ca aspect distinctiv lipsa din mesaj a elementelor de natura nonverbala, generand
o distanta psiholigica fata de interlocutor.
In ultima perioada s-au dezvoltat si canalele de comunicare cu lumea de
afaceri oferind avantaje atat mediului public cat si celui privat (contribuabili, firme
private, cetateni, grupuri de interese).
Formele principale prin care se concretizeaza acest tip particular de
comunicare sunt:
publicitatea – prin mass-media sau prin propriile materiale publicitare
(comunicate de presa, conferinte de presa)
sponsorizarile – finantarea activitatilor culturale sau sportive;
mecenatul – ajutor financiar sau logistic acordat artistilor, organizatiilor umanitare
sau non-profit;
articole care prezinta organizatia in publicatiile de specialitate.
organizarea de standuri la targuri si forumuri;
organizarea de zile ale portilor deschise;
actiuni de consiliere si ajutorare a altor institutii similare.
b) Comunicarea in scris
Comunicarea in scris se bazeaza pe conceperea si transmiterea mesajului. In
cadrul Primariei comunicarea scrisa apare sub forma corespondentei care se diferentiaza
in functie de sursa ei de provenienta. Astfel se poate vorbi de corespondenta interna, in
cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei institutii si de
corespondenta externa, reprezentata de documentele care sunt emise de compartimentele
unei institutii catre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin
din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.
Notele de informare reprezinta comunicatele in cadrul unei institutii pe orizontala
sau pe verticala, caz in care se pot asimila rapoartelor. Exista posibilitatea folosirii
notelor de informare si in exteriorul unei autoritati publice numai atunci cand ele au ca
destinatar un for ierarhic superior.
Continutul lor consta in prezentarea unei singure situatii concrete sau a unei
sinteze a operatiunilor sau faptelor administrative intreprinse. Continutul mai poate viza
si sesizarea unor situatii materiale care afecteaza, determina sau sprijina desfasurarea
curenta a activitatii. Tot in categoria notelor de informare intra si notele verbale, care
prezinta aceeasi forma, insa continutul se refera la rezultatul unor convorbiri sau actiuni
premergatoare contactelor oficiale ale unui decident.
Scrisoarea insotitoare de acte are o larga utilizare, atat in corespondenta interna,
cat si in cea externa si este poate cea mai clasica forma de corespondenta; are un caracter
intern cand insoteste lucrari redirectionate intre compartimentele aceleasi institutii sau in
cazul transmiterii de la un compartiment la altul, in cadrul unei proceduri de avizare in
etape: ea pastreaza forma unei adrese obisnuite, cu mentionarea, in formula de
introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte.
8
seama etc). In acest caz formula de introducere este: ,, va inaintam (trimitem)
alaturat”;
- la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al administratiei de
stat.
Procesul-verbal – este documentul prin care se consemneaza cu exactitate fapte,
actiuni, discutii si hotarari ale unei adunari constituite, poate cuprinde solutii sau masuri.
Exista mai multe tipuri:
- proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);
- proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni; (este folosit cu precadere in
Compartimetul de Registratura Relatii cu publicul cand se face aprovizionarea cu
materiale necesare functionarii.)
- proces-verbal de consemnare a unei sedinte.(se intocmeste dupa fiecare sedinta
a consiliului local consemnadu-se pe scurt din luarile de cuvant si concluziile pe
puncte din ordinea de zi, mentiuni cu privire la hotararile luate);
9
4. Comunicarea intre functionarul public si cetatean
10