Specializarea : Administratie Publica

Student: Smedescu Iulia Carmina

Anul : I
Grupa: 313

REFERAT

Tema :
Comunicarea la nivelul administratiei
publice locale
 CUPRINS :

1. NOTIUNI GENERALE................................................4

2.COMUNICAREA IN INSTITUTII PUBLICE

LOCALE............................................................................5

3. COMUNICAREA INSTITUTIILOR PUBLICE CU

CETATENII.......................................................................8

4.Comunicarea intre functionarul public si cetatean.........12

2
1. Notiuni generale

In Romania, organizarea si functionarea administratiei publice locale

este reglementata in principal prin Legea Nr. 215/2001 modificate in
februarie 2007 a administratiei publice locale si Legea Nr. 67/2004 privind
alegerea autoritatilor administratiei publice.
Confrom Legii 215/2001 art. 2 alin.1 administratia publica in unitatile
administrative teritoriale se organizeaza si functioneaza in temeiul
principiilor descentralizarii, autonomiei locale, deconcentrarii serviciilor
publice, eligibilitatii.
Autoritatile administratiei publice prin care se realizeaza autonomia
locala in commune, orase si municipii sunt consiliile locale, comunale,
orasenesti si municipale, ca autoritati deliberative si primarii, ca autoritati
executive. Consiliile locale si primarii se aleg in conditiile prevazute de
Legea Nr. 67/2004 pentru alegerea autoritatilor publice locale.
Alesii locali sunt primarul, consilierii locali si consilierii judeteni. In
asigurarea liberului exercitiu al mandatului lor, acestia indeplinesc o functie
de autoritate publica, beneficiind de dispozitiile legii penale cu privire la
persoanele care indeplinesc o functie ce implica exercitiul autoritatii de stat.
Consiliul local are initiative si hotaraste, in conditiile legii, in toate
problemele de interes local, cu exceptia celor care sunt date prin lege in
competenta altor autoritati ale administratiei publice locale sau centrale.

Primarul orasului, conducatorul Administratiei Publice Locale,

raspunde in fata Consiliului Local de buna functionare a acesteia si
reprezinta orasul in relatiile cu persoanele fizice sau juridice din tara si
strainatate, precum si in justitie, in conformitate cu prevederile Legii
nr.215/2001 privind administratia publica locala.

Comunicarea este un process interpersonal de transmitere si receptie

de simboluri care au intelesuri atasate. Comunicarea publica se refera atat la
schimbul si impartasirea de informatii de utilitate publica, cat si mentinerea
liantului social.

3
2. Comunicarea in institutii publice locale

Comunicarea in institutii este un process bilateral ce presupune atat

transmiterea ordinelor, informatiilor si sfaturilor la un centru de decizii, cat
si transmiterea deciziilor luate de la acest centru in alte parti ale institutiei.
Canalele de comunicare in institutiile publice pot fi de doua
feluri: formale si informale.

Prin canalele formale se transmit fluxurile informationale oficiale. In

acest caz comunicarea poate fi de mai multe tipuri:
 Comunicarea verticala descendenta se manifesta de la manageri spre
subordonati si se concretizeaza prin decizii, instructiuni, proceduri,
memorii oficiale, reglementari interne, norme, rapoarte etc.
Figura nr. 1: Comunicarea verticala descendenta

PRIMAR

COMPARTIMENTUL
SECRETAR JURIDIC-CONTENCIOS

COMPARTIMENTUL
SERVICIUL JURIDIC- ADMINISTRATIE
CONTENCIOS, ADM. LOCALA
PUBLICA,AUTORITATE
TUTELARA, RESURSE
UMANE
COMPARTIMENTUL
RESURSE UMANE

 Comunicarea verticala ascendenta se stabileste intre conducere si

subordonati, fiind caracterizata de fluxuri de informatii orientate de
jos in sus, fiind astfel furnizate informatii pentru control si
fundamentarea deciziilor.

4
 Figura nr. 2: Comunicarea verticala ascendenta

PRIMAR

SECRETAR

SERVICIUL
INFORMARE SI
RELATII PUBLICE,
SPORT SI TURISM

COMPARTIMENTUL REGISTRATURA
RELATII CU PUBLICUL

 Comunicarea orizontala apare intre persoane ce ocupa posturi situate

la acelasi nivel ierarhic intre care exista relatii de cooperare. Exemplul
provine din cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a
Persoanelor, subordonat Consiliului Local al orasului:
Figura nr. 3: Comunicarea orizontala

COMPARTIMENTUL
COMPARTIMENTUL
INFORMATICA
STARE CIVILA

COMPARTIMENTUL
EVIDENTA
A POPULATIEI

 Comunicarea oblica apare intre personane ce ocupa posturi situate pe

niveluri ierarhice diferite, fara ca intre acestea sa existe relatii de
autoritate de tip ierarhic.

5
 Acest tip de comunicare poate fi exemplificata prin exemplul obtinerii
unei autorizatii de constructie. Astfel, SERVICIUL URBANISM,
AMENAJAREA TERITORIULUI, CADASTRU, subordonat in mod
direct primarului, intra in legatura cu Compartimetul Registratura - Relatii
cu Publicul din cadrul SERVICIULUI INFORMARE SI RELATII
PUBLICE, SPORT SI TURISM, subordonat secretarului, precum si cu
Compartimentul Juridic Contencios, componenta a Serviciului Juridic
Contencios, Administratie Publica, Autoritate Tutelara, Resurse Umane,
subordonat de asemenea secretarului.

Figura nr . 4:Comunicarea oblica

PRIMAR
SECRETAR

SERVICIUL URBANISM,
AMENAJAREA SERVICIUL
TERITORIULUI, INFORMARE SI
CADASTRU RELATII PUBLICE,
SPORT SI TURISM

COMPARTIMENTUL
REGISTRATURA
RELATII CU PUBLICUL

Comunicarea informala se stabileste intre persoane din grupurile

informale, formate din angajati care au interese commune. Informatiile
transmise prin aceste canale sunt neoficiale si au un character personal sau
general, ele nefiind verificate.

6
 Pentru realizarea obiectivelor sale, managerul public se bazeaza pe
urmatoarele functii ale comunicarii:
1) Functia de informare : institutiile publice au nevoie de interactiuni
in mediul exterior in care functioneaza si in mediul interior intre partile ei
componente; managerul este pus in fata monitorizarii la doua feluri de
informatii: informatia externa-trimisa si primita prin intermediul activitatilor
de marketing, reclama, aprovizionarea, relatii publice etc. si informatia
interna-care circula prin canalele formale si neformale de comunicare.
2) Functia de comanda si instruire- aceasta functie a comunicarii se
refera la modalitatile prin care managerii se asigura ca oamenii si
departamentele actioneaza continuu in directia obiectivelor organizatiei.
3) Functia de influentare si convingere, indrumare si sfatuire - prin
aceasta functie se realizeaza moduri specifice de control asupra informatiei
si asupra comportarii membrilor organizatiei.
4) Functia de integrare si mentinere- functie ce trebuie privita sub
urmatoarele aspecte:
-pastrarea oragnizatiei in stare operationala prin cursivitatea
informatiei;
-folosirea corecta a canalelor de comunicare pentru a evita
incarcarea cu informatie inutila ;
-sortarea si verificarea datelor; integrarea partilor in intreg prin
raportarea lor la acesta si la contextual in care partile trebuie sa
functioneze.

3. Comunicarea institutiilor publice cu cetatenii

In cadrul Primariei intalnim mai multe modalitati de comunicare

cu cetatenii:
a) comunicare orala;
b) comunicare scrisa;
c) comunicare nonverbala.

a) Comunicarea orala se realizeaza sub mai multe forme.

1) Comunicarea fata in fata are loc in cadrul tuturor departamentelor
intre functionari, de asemenea si intre functionari si cetateni.
In cadrul Compartimentului de Registratura Relatii cu Publicul, se
discuta si ofera informatii cu precadere in urmatoarele domenii de interes
public :
 hotarari ale Consiliului Local; dispozitii cu caracter normativ

7
emise de Primar;
 informatii diverse privind starea economica si sociala a orasului
(strategii si programe privind dezvoltarea social-economica a orasului);
 repartizarea spatiilor cu destinatia de locuinta;
 informatii privind actele necesare in vederea acordarii unor
drepturi;
 modalitati de contestare a unor acte normative;
 structura organizatorica a Primariei orasului, statul de functii,
atributiile diferitelor servicii de specialitate, program de functionare si
de audiente, datele de identificare a persoanelor din conducerea institutiei
etc.;
 informatii privind achizitiile publice;
 acte normative care reglementeaza organizarea si functionarea
institutiei sau alte domenii de activitate.
2) Comunicarea interpersonala este foarte importanta in cadrul
institutiei in special in Departamentul Resurse Umane in care are loc
evaluarea performantei activitatii functionarilor.
3) Comunicarea manageriala in grup ajuta la definirea grupului,
sprijina procesul de implementare a deciziilor.
O forma a comunicarii orale o reprezinta si intrunirile Consiliului
Local. La sedintele publice ale Consiliului Local poate participa orice
persoana interesata, reprezentantii mass-media si reprezentantii oricaror
asociatii civice, sindicale sau patronale care manifestata interes pentru
domeniile de interes public supuse dezbaterii. Astfel, se incerca sa se
aplice regula transparentei, cu exceptia interventiei unor situatii
exceptionale, cand actul normativ este adoptat in procedura de urgenta.
Anunturile referitoare la elaborarea actelor normative sunt afisate
la sediul institutiei, publicate pe pagina proprie de Internet, si sunt
transmise catre mass-media locala .
Una dintre cele mai utilizate modalitati ale comunicarii orale este cea
prin telefon care are ca aspect distinctiv lipsa din mesaj a elementelor de
natura nonverbala, generand o distanta psiholigica fata de interlocutor.
In ultima perioada s-au dezvoltat si canalele de comunicare cu
lumea de afaceri oferind avantaje atat mediului public cat si celui privat
(contribuabili, firme private, cetateni, grupuri de interese).
Formele principale prin care se concretizeaza acest tip particular
de comunicare sunt:
 publicitatea – prin mass-media sau prin propriile materiale publicitare
(comunicate de presa, conferinte de presa)
 sponsorizarile – finantarea activitatilor culturale sau sportive;

8
  mecenatul – ajutor financiar sau logistic acordat artistilor,
organizatiilor umanitare sau non-profit;
 articole care prezinta organizatia in publicatiile de specialitate.
 organizarea de standuri la targuri si forumuri;
 organizarea de zile ale portilor deschise;
 actiuni de consiliere si ajutorare a altor institutii similare.
b) Comunicarea in scris
Comunicarea in scris se bazeaza pe conceperea si transmiterea
mesajului. In cadrul Primariei comunicarea scrisa apare sub forma
corespondentei care se diferentiaza in functie de sursa ei de provenienta.
Astfel se poate vorbi de corespondenta interna, in cazul documentelor emise
de compartimentele din interiorul unei institutii si de corespondenta externa,
reprezentata de documentele care sunt emise de compartimentele unei
institutii catre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care
provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.
Notele de informare reprezinta comunicatele in cadrul unei institutii
pe orizontala sau pe verticala, caz in care se pot asimila rapoartelor. Exista
posibilitatea folosirii notelor de informare si in exteriorul unei autoritati
publice numai atunci cand ele au ca destinatar un for ierarhic superior.
Continutul lor consta in prezentarea unei singure situatii concrete sau
a unei sinteze a operatiunilor sau faptelor administrative intreprinse.
Continutul mai poate viza si sesizarea unor situatii materiale care afecteaza,
determina sau sprijina desfasurarea curenta a activitatii. Tot in categoria
notelor de informare intra si notele verbale, care prezinta aceeasi forma, insa
continutul se refera la rezultatul unor convorbiri sau actiuni premergatoare
contactelor oficiale ale unui decident.
Scrisoarea insotitoare de acte are o larga utilizare, atat in
corespondenta interna, cat si in cea externa si este poate cea mai clasica
forma de corespondenta; are un caracter intern cand insoteste lucrari
redirectionate intre compartimentele aceleasi institutii sau in cazul
transmiterii de la un compartiment la altul, in cadrul unei proceduri de
avizare in etape: ea pastreaza forma unei adrese obisnuite, cu mentionarea,
in formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte.

Astfel se trimit acte:

- periodic (in cazul in care exista un act normativ din care reiese
obligativitatea). Exemplu:. inaintarea la termene dinainte stabilite a
situatiilor statistice, darile de seama etc). In acest caz formula de
introducere este: ,, va inaintam (trimitem) alaturat”;

9
 - la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al
administratiei de stat.
Procesul-verbal – este documentul prin care se consemneaza cu
exactitate fapte, actiuni, discutii si hotarari ale unei adunari constituite, poate
cuprinde solutii sau masuri. Exista mai multe tipuri:
- proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);
- proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni; (este folosit cu
precadere in Compartimetul de Registratura Relatii cu publicul cand
se face aprovizionarea cu materiale necesare functionarii.)
- proces-verbal de consemnare a unei sedinte.(se intocmeste dupa
fiecare sedinta a consiliului local consemnadu-se pe scurt din luarile de
cuvant si concluziile pe puncte din ordinea de zi, mentiuni cu privire la
hotararile luate);

Raportul - poate fi utilizat atat in exteriorul primariei pe cale

ierarhica, de la nivel inferior spre nivelul superior, cat si in interiorul
acesteia. Se prezinta sub forma scrisa si nu necesita in mod obligatoriu
raspuns sau aprobare. Cerinta majora, pentru a se asigura eficienta
rapoartelor, este de a le prezenta intr-o forma clara, cu continut edificator,
bazat pe cunoasterea temeinica a problemei, cu concluzii convingatoare,
argumentate.
Petitiile – reprezinta un element exclusiv al corespondentei externe si
sunt cererile petentilor (persoane fizice sau juridice) adresate administratiei,
pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act
administrativ. De cele mai multe ori chiar si in cadrul primariei se face
confuzie intre petitie si plangere. In timp ce petitia reprezinta o cerere
adresata administratiei, plangerea reprezinta prezentarea unei situatii de fapt
care lezeaza interesele unei persoane.
In Legea Administratiei Publice, se prevede obligatia administratiei
de a raspunde in termen de 30 de zile la petitii, indiferent daca
raspunsul este negativ sau afirmativ.
Comunicarea publica reprezinta forma de comunicare ce insoteste
activitatea primariei in vederea satisfacerii interesului general. Mesajele
transmise cuprind informatii de utilitate publica. Prin comunicarea publica
se urmareste sa se faca cunoscute cetatenilor modul de functionare si
atributiile acestei institutii, legalitatea si oportunitatea deciziilor adoptate.
Totodata, prin comunicarea publica se urmareste cunoasterea nevoilor si
dorintelor populatiei pentru ca institutiile publice, prin rolul si atributiile pe
care le detin, sa vina in intampinarea acestora, realizand astfel un interes
general.

10
 Comunicarii publice ii revine rolul de a convinge, ca prin politicile
institutionale realizate, precum si prin deciziile publice adoptate, se
urmareste un interes general, obtinandu-se astfel adeziunea cetatenilor.
Cetateanul trebuie sa fie informat cu privire la existenta si modul de
functionare a serviciilor publice, trebuie ascultat cand isi exprima
nemultumirea, trebuie sa-i fie luate in considerare dorintele si nevoile.

4. Comunicarea intre functionarul public si cetatean

In procesul comunicarii, relatia functionar public-cetateni constituie

substanta a actului de administratie publica.Unitatile comunicationale,
respectiv functionarul public (ca emitator) si cetateanul (ca receptor de
mesaje) au obiective clare: emitatorul isi propune sa informeze, sa convinga,
sa indrume, sa capteze interesul, sa fie eficient, iar receptorul se va stradui sa
fie atent, sa inteleaga, sa retina.
Comunicarea cu cetatenii se realizeaza prin: expuneri, activitati de
informare, dezbateri, sesiuni de comunicari, programe de investigare,
activitati cu caracter cultural-educativ, participare la concursuri, publicatii
proprii, afisiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informatii
diverse spre si dinspre structurile de conducere si de specialitate ale
institutiilor de administratie publica;

Liderii din administratia publica trebuie sa acorde o atentie

deosebita antrenarii functionarilor publici in facilitarea comunicarii dintre
acestia si cetateni. In acest sens, putem identifica urmatoarele sarcini:
 diagnosticarea problemelor;
 culegerea, verificarea si diseminarea informatiilor;
 trasmiterea rezultatelor evaluarii informatiilor;
 rezolvarea conflictelor.
Pentru realizarea acestor sarcini, pot fi avute in vedere urmatoarele
cai de rezolvare:
 ascultarea activa;
 stimularea autoanalizarii problemelor;
 controlul tonului vocii;
 cultivarea intelegerii si tolerantei;
 detensionarea atmosferei.
Parteneriatul interactiv functionar public-cetatean presupune
circulatia informatiei in ambele sensuri. Dincolo de aspectele oficiale,

11
institutionale, relatia functionar public-cetatean trebuie sa contina o anumita
doza de informatii.

Comunicarea este absolut esentiala pentru organizare. Este evident ca

fara comunicare nu poate fi organizare, caci atunci nu exista posibilitatea ca
grupul sa influenteze comportamentul individului. Pe langa aceasta,
disponibilitatea anumitor tehnici de comunicare va determina, in mare parte,
modul in care functiile de luare a deciziilor pot si trebuie distribuite in
institutie.

12