Universitatea „Petre Andrei” din Iași

Facultatea de ȘTIINȚE POLITICE ȘI ADMINISTRATIVE

Specializare: ȘTIINȚE POLITICE

Disciplina

FUNDAMENTE ALE RELAȚIILOR PUBLICE

Titular disciplină: Asist. univ. dr. Anca Teodora Tompea

Student: Mihai BONCEAG

Anul III, semestrul II

Iași
Mai 2020
 Rolul și competențele unui purtător de cuvânt într-o instituție publică

Purtătorul de cuvânt este acea persoană care are rolul de a furniza informații
cu privire și despre instituția din care face parte și pe care o reprezintă în relația cu
mass-media, fiind necesar ca el să dețină cunoștințe temeinice în materie de
comunicare și totodată să poată prezenta într-o manieră accesibilă informații
despre activitatea instituției pe care o reprezintă, în așa fel încât să fie pe înțelesul
tuturor, indiferent dacă este vorba de informații de ordin juridic sau tehnic,
specifice activității instituției sale. De asemenea, face eforturi pentru ca organizația
să fie cât mai cunoscută, să fie reprezentată la congrese, seminarii, conferințe,
târguri etc, creează și implementează planul de media.
Deoarece accesul la informații de interes public este garantat prin lege, în
conformitate cu art. 16 din Legea nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul
acces la informațiile de interes public, pentru asigurarea accesului mijloacelor de
informare în masă la informațiile de interes public autoritățile și instituțiile publice
au obligația să desemneze un purtător de cuvânt, de regulă din cadrul
compartimentelor de informare și relații publice.
Printre atribuțiile purtătorului de cuvânt, pot fi menționate:
– întocmirea de documente privind planificarea anuală a comunicării, la
nivelul instituției în care lucrează,
– organizarea conferințelor de presă, redactarea invitațiilor, pregătirea
discursurilor oficiale ale autorităților statului; gestionarea relațiilor cu mass-media,
monitorizarea modului în care este prezentată activitatea instituției de către presa
scrisă și audio-vizuală și întocmirea pentru superiori a unor analize și sinteze din
presă;
– sprijinirea documentării în teren și furnizarea de informații de interes
public reprezentanților mass-mediei locale și centrale;
 – evaluarea, lunar, a stadiului îndeplinirii obiectivelor de comunicare;
– pregătește și asigură prezentarea în presă a informațiilor referitoare la cele
mai importante evenimente din activitatea instituției în care lucrează;
– redactează proiecte de răspuns la materialele apărute în presa centrală și
locală care vizează personalul și instituția din care face parte, cu aprobarea șefului
structurii respective;
– prezintă, în numele conducerii instituției, o poziție oficială față de
diferitele cazuri, situații în care instituția este vizată;
– transmite, prin apariții publice, informații reale și credibile în cazul
producerii unor evenimente deosebite.
Purtătorul de cuvânt, reprezentând punctul de vedere oficial al instituției,
trebuie să evite greșeli în relația cu mass-media, pentru a nu prejudicia imaginea
instituției. Răspunsurile oferite trebuie să fie complete, corecte, temeinic
documentate. Misiunea purtătorului de cuvânt al unei instituții publice este de a
spune ceea ce este permis, la momentul potrivit și în „cantitatea” prestabilită. El
este mediatorul între jurnaliști și instituția pe care o reprezintă. Este imaginea
mereu prezentă în fața publicului și, mai ales, a mass-media, imagine care este
recomandabil să fie mereu optimistă, stăpână pe sine, credibilă și cu putere de
impact.
Un bun purtător de cuvânt evită să dea răspunsuri evazive sau care pot fi
ușor deformate, iar atunci când nu poate formula un răspuns la o întrebare, reușește
să întoarcă în favoarea sa acest lucru, afirmând că se va documenta temeinic asupra
situației respective și că va reveni, în cel mai scurt timp posibil, cu un răspuns
documentat și complet. Totodată, nu trebuie să comunice informații care pot fi
asimilate antepronunțării, ținând seama de principiul prezumției de nevinovăție, și
nici să își exprime propriile puncte de vedere sau opinii personale.
 Purtătorul de cuvânt are în vedere inclusiv nivelul majorității celor cărora li
se adresează, nefolosind termeni foarte tehnici specifici profesiei. Purtătorul de
cuvânt al unei instituții administrative se ocupă și răspunde direct de tot ceea ce se
referă la imaginea conducătorului instituției respective: apariții publice, interviuri,
conferințe, întâlniri cu presa, întâlniri oficiale etc. Este persoana care își asumă
declararea pozițiilor instituției și anunțarea în premieră a diverselor evenimente în
cadrul întâlnirilor cu presa. Acest profesionist în domeniul comunicării este,
practic, permanent disponibil pentru a dialoga cu presa și pentru a face cunoscute
opiniei publice, prin toate mijloacele existente – de la cele tradiționale până la cele
multimedia –, demersurile pe care instituția statului le face pentru onorarea
politicilor sale declarate.
Înaintea unor întâlniri-cheie cu presa, purtătorul de cuvânt trebuie să știe sau
să anticipeze ceea ce doresc jurnaliștii să afle, astfel încât să posede toate
informațiile și să nu fie prins în capcana unor întrebări încrucișate, să cunoască
preocupările anterioare ale jurnaliștilor, zona lor tematică, tipul de articole pe care
le scriu, tacticile lor în general, atitudinea lor față de instituția publică, să cunoască
specificul genurilor și formatelor jurnalistice (îndeosebi ale diverselor tipuri de
interviu), pentru a putea face față solicitărilor jurnaliștilor.
În timpul întâlnirilor cu reprezentanții mass-media, purtătorul de cuvânt al
instituției publice va avea în vedere:
– să vorbească din punctul de vedere al interesului public, și nu exclusiv din
acela al intereselor și preocupărilor organizației din sectorul public;
– să nu fie pasiv: el răspunde întrebărilor presei, dar nu trebuie să aștepte ca
aspectele pe care dorește să le sublinieze să fie ridicate numai de jurnaliști; o
întrebare poate fi provocată, o tema poate fi sugerată discret;
– să nu fie defensiv: întrebările sunt prilejuri de a prezenta instituția publică,
nu de a infirma sau a confirma o părere a jurnalistului; în plus, purtătorul de cuvânt
trebuie să manifeste un anumit entuziasm, o încredere naturală în organizația,
cauza, ideea pe care o reprezintă, să-și „umanizeze” răspunsurile, dându-le o notă
personală;
– să știe să treacă ușor de la aspectele negative la cele pozitive, să releve
contribuția sau eforturile instituției publice pentru a ameliora o situație, a-și
schimba atitudinile sau comportamentele ce s-au dovedit eronate;
– să aibă abilitatea de a plasa cele mai importante informații sau luări de
poziție la începutul mesajului său și de a termina discuția cu jurnaliștii într-o notă
pozitivă;
– să dea răspunsuri directe, fără exagerări, minciuni, fără agresivitate.
– când răspunde la întrebările jurnaliștilor, purtătorul de cuvânt al instituției
publice trebuie să vorbească în limitele cunoștințelor și să respecte promisiunile
făcute;
– să nu fie defensiv și să treacă ușor de la negativ la pozitiv, să arate că
stăpânește situația;
– să răspundă direct și nu la mai multe întrebări în același timp;
– să evite monotonia, schimbând intensitatea vocii și, un aspect foarte
important, să nu se certe cu jurnaliștii.
În timpul întâlnirilor cu presa, purtătorul de cuvânt va trebui să evite:
– să vorbească prea repede sau prea încet;
– să creeze o pauză prea mare care să permită întrebări suplimentare din
partea auditoriului;
– să întrerupă interlocutorul, să întrebe în loc să răspundă (procedeu util
totuși în cazul în care solicită precizarea unui aspect legat de răspunsul pe care
trebuie să-l dea);
– să facă grimase la auzul unor întrebări sau să asculte fără să privească
auditoriul, să fie impasibil și lipsit de reacție.
 Printre regulile de etică profesională ale purtătorului de cuvânt din
instituțiile publice sunt și următoarele cu privire la activitatea acestuia:
– să se comporte profesional, cu cinste, corectitudine, dreptate și
responsabilitate față de public;
– să își îmbunătățească prestația profesională individuală și să își dezvolte
cunoștințele și experiența profesională printr-o continuă cercetare și instruire;
– să se conducă, în viața profesională, după interesele publicului;
– să nu se angajeze în acțiuni care ar prejudicia integritatea canalelor de
comunicare;
– să nu comunice intenționat informații false sau care induc în eroare;
– să nu prejudicieze intenționat reputația profesională sau activitatea unui
coleg. Dar, dacă are dovezi că un coleg se face vinovat de activități lipsite de etică,
ilegale sau necinstite, inclusiv cele care contravin acestui cod, va prezenta imediat
autorităților informațiile respective.
Ca o concluzie, purtătorul de cuvânt trebuie să aibă în vedere faptul că
destinatarul final al informațiilor pe care le transmite este opinia publică, iar
încrederea cetățenilor în instituția pe care o reprezintă este determinată într-o foarte
mare măsură de transparenta și modul de transmitere a punctului de vedere oficial
al instituției. De aceea el trebuie să gestioneze corect relația cu jurnaliștii, iar
informația transmisă să fie coerentă, accesibilă publicului, eliminându-se situațiile
în care fiecare își face o versiune proprie asupra aspectelor relatate într-o situație
anume.