Prezentare plan de management

În noua eră caracterizată de clasa creativă, cafenelele au devenit locurile pentru întâlniri
de afaceri a generaţiei Y şi X. Când eşti la începutul unui proiect, cafeneaua este locul ideal
pentru a avea întâlniri cu clientul tău. Mese mari, cafele gustoase, muzica relaxantă şi
conexiunea la Internet sunt ingredientele esenţiale pentru un mediu plăcut şi mult mai personal
decât o sală de conferinţă sau un spaţiu de coworking.
La nivelul Galatiului se observă o tendinţă din ce în ce mai accentuată pentru freelanceri,
antreprenori, angajaţi ai diverselor companii de a se întâlni cu potenţialii clienţii într-un mediu
cât mai relaxant şi mai plăcut. O întâlnire la o cafenea creează o atmosferă degajată, elimină
tensiunea dintre cele două părţi care nu se cunosc foarte bine şi de regulă este propice încheierii
de contracte. De asemenea o cafenea ca aceasta este ideală și pentru studenții ce trebuie să
realizeze proiecte de echipă și nu au un loc anume pentru a se întâlni.
Ideea de afacere a pornit tocmai de la această nevoie de a evada din vechile tipare ale
întâlnirilor la birou şi de a le muta într-un altfel de spaţiu relaxant şi prolific afacerilor.

Analiza SWOT

a. Puncte tari (mediului intern)

- Calitate ridicată a serviciilor;
- Varietate a băuturilor pe bază de cofeină;
- Programe de fidelitate pentru clienţi;
- Locaţie prielnică – parterul unei clădiri de birouri;
- Preţuri scăzute.
b. Puncte slabe (mediul intern)
- Lipsa de experienţă a managerului în desfăşurarea acestei activităţi;
- Lipsa unui renume;
- Costuri ridicate cu forţa de muncă.
c. Oportunităţi (mediu extern)
- Număr mare de companii de business care promovează acest tip de întâlnire;
- Număr mare de studenți (Universități) ce nu au un loc specific pentru a realiza proiecte
de echipă.
d. Ameninţări (mediu extern)
- Dificultate în obţinerea avizelor necesare;
- Număr mare de cafenele la nivelul Galatiului;
- Creșterea costului cu material primă;
- Devalorizarea monedei naționale.
 Scopul proiectului

Scopul proiectului îl reprezintă crearea unui mediu relaxant întâlnirilor de business a

freelacerilor, antreprenorilor, angajaţilor companiilor și chiar a studenților.

Obiectivele proiectului

- Creșterea numărului clienților cu 25% după primele 6 luni de la înființare prin modalitățile
de promovare;
- Adaptarea permanentă la mediul de afaceri prin oferirea de noi produse și modalități de
petrecere a timpului liber;
- Dezvoltarea unei relații de încredere cu clienții astfel încât promovarea cafenelei să se
realizeze și prin recomandări.
Pentru implementarea acestui proiect vom avea nevoie de o component management formată
din: manager de proiect, un responsabil financiar, responsabil achiziții şi o componentă
operaţională: Manager cafenea, chelner şef, chelneri, barista, personal curăţenie.

COMPONENTĂ MANAGEMENT
Managerul de proiect va trebui să asigure derularea proiectului în parametri stabiliţi şi
respectarea condiţiile contractuale stipulate.
Cunoștințe: studii în domeniul managementului proiectelor
Abilități: planificare, organizare, coordonare și control a activității de management a
proiectului.
Responsabilități:
- Organizează, monitorizează şi controlează implementarea proiectului în conformitate cu 
graficul de activităţi;
- Coordonează activitatea echipei de proiect;
- Stabileşte sarcinile, responsabilităţile şi datele periodice de întâlnire ale membrilor
echipei de proiect;
- Responsabil cu activitatea de informare şi publicitate în cadrul proiectului;
- Identificarea, urmărirea şi rezolvarea situaţiilor dificile în proiect;
- Răspunde pentru toate materialele şi informaţiile întocmite şi difuzate;
- Identificarea, managementul şi atenuarea riscurilor în proiect;
- Răspunde pentru asigurarea secretului profesional şi de serviciu şi pentru asigurarea
confidenţialităţii informaţiilor;

2
 - Răspunde pentru execuţia bugetului propus şi ia decizii referitoare la utilizarea resurselor
financiare;
- Răspunde de administrarea bugetului proiectului;
- Raportează modul de realizare a obiectivelor propuse prin proiect către autoritatea
contractantă;
- Identifică împreună cu ceilalți membri ai echipei proiectului cele mai potrivite firme ce
vor fi implicate în derularea proiectului;
- Stabilește împreună cu ceilalți membri ai echipei și cu firmele implicate în implementare
proiectului căile de acțiune ce trebuie realizate.

Responsabil financiar va ţine evidenţa modului de alocare a resurselor din cadrul proiectului,
având în vedere condițiile impuse prin ghidul solicitantului precum și reglementările în vigoare
privind legalitatea şi eficienţa cheltuielilor ce vor fi implicate în derularea proiectului.
Cunoștințe: studii în domeniul contabilităţii, cunoştinţe despre proceduri de raportare financiară
şi despre legislaţia financiar-contabilă
Abilități: planificare şi organizare financiară, sinteză şi analiză, lucru independent dar şi în
echipă
Responsabilități:
- Gestiunea financiară a proiectului
- Pregătește documentația financiar-contabilă pentru derularea activităților
- Urmărește fluxul documentelor financiar – contabile
- Verifică facturile emise de furnizori şi respectarea termenelor de plată
- Urmărește și controlează corectitudinea tranzacţiilor bancare
- Elaborează rapoarte financiare
- Rezolvă problemele financiar-contabile ce apar pe perioada implementării proiectului
- Răspunde de evidenţa serviciilor și bunurior achiziţionate în proiect
- Menţine legătura cu Autoritatea de Management (finanțatorul)
- Participă la evaluarea și recrutarea personalului aferent bunei desfășurări a centrului
after-school
- Identifică împreună cu ceilalți membri ai echipei proiectului cele mai potrivite firme ce
vor fi implicate în derularea proiectului
- Stabilește împreună cu ceilalți membri ai echipei și cu firmele implicate în implementare
proiectului căile de acțiune ce trebuie realizate
- Analizează cererile de ofertă primite de la furnizori

Responsabil tehnic achiziții asigură implementarea corectă a proiectului în funcție de condiţiile

impuse prin ghidul solicitantului și de reglementările în vigoare în ceea ce privește activitățile de
natură tehnică.

3
Cunoștințe: studii în domeniul economic și tehnic, experiență în negocieri de contracte și
derularea procedurilor de achiziție publică,
Abilități: planificare şi organizare financiară, sinteză şi analiză, lucru independent dar şi în
echipă

Responsabilități:
- Întocmeşte documentaţia aferenta achiziţiilor pentru lucrări şi dotări
- Organizează procesul de achiziţie
- Este responsabil cu bună desfăşurare a procesului de achiziţii
- Efectuează rapoarte aferente activităţii de achiziţii
- Stabileşte caracteristicile tehnice pentru caietele de sarcini
- Monitorizează instalarea şi punerea în funcţiune a echipamentelor
- Monitorizează desfășurarea lucrărilor de modernizare a centrului after-school
- Participa la evaluarea şi recrutarea personalului aferent bunei desfăşurări a centrului
after-school
- Identifică împreună cu ceilalți membri ai echipei proiectului cele mai potrivite firme ce
vor fi implicate în derularea proiectului
- Stabilește împreună cu ceilalți membri ai echipei și cu firmele implicate în implementare
proiectului căile de acțiune ce trebuie realizate

COMPONENTĂ OPERAȚIONALĂ

Manager
cafenea

Ospătar
Contabil
șef

Menajer
Ospătari Barman
ă

4
 Managementul echipei de proiect

Echipa de proiect va fi condusă de către Managerul de proiect care va trebui să

stabilească obiectivele proiectului, să împărțească lucrările pe subproiecte și activități bine
definite, să urmărească desfășurarea activităților, să coordoneze echipa și să comunice permanent
cu responsabilul financiar și cu responsabilul tehnic-achiziții pentru ca proiectul să se desfășoare
conform celor planificate.

Grupurile ţintă vizate

Grupurile țintă vizate sunt constituite din angajați ai unor companii, antreprenori sau
studenți ce nu dispun de un loc proprice întâlnirilor de business/educaționale și își doresc să iasă
din vechile tipare și vor să servească o băutură delicioasă într-un mediu plăcut.

Beneficiarii finali

Angajați companii, antreprenori, freelanceri cu vârste cuprinse între 22-55 ani și studenți
ai universităților ce caută un loc relaxant, primitor și plăcut pentru a servi o băutură în timp ce își
rezolvă o parte din activitățile zilnice.

Actorii interesaţi

Persoane fizice autorizate, freelanceri, studenți care ar putea beneficia de serviciile oferite
de cafenea și furnizorii de echipamente, materiale, electricitate, gaze, băuturi cu care am putea
încheia contracte pe perioada implementării proiectului și după.

5
 Diagrama Gantt

Activitate Luna
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Avize necesare
Analizarea pieței imobiliare
Identificarea spațiului în care
va fi deschisă cafeneaua

Semnarea contractului de
închiriere
Obținerea autorizațiilor și a
avizelor de funcționare
Cafenea funcțională
Contractare firmă amenajare
spațiu
Amenajare spațiu
Dotare spațiu
Personal angajat

Recrutare
Semnare contracte de muncă
Furnizori cafenea
Alegerea furnizorilor de
băuturi nealcoolice, produse
patiserie-cofetărie
Alegere furnizori utilități
(gaz, apa, cablu, internet)
Promovare cafenea
Realizare pagina Facebook
cu eveniment de deschidere a
cafenelei
Realizare pliante ce vor fi
împărțite în zona birourilor și
a universităților

6
Din dorinta de a sustrage stresul si oboseala fizica la care am fost expus in cursul acestor
ani, aceasta cafenea va avea scopul de a crea un mediu relaxant întâlnirilor de business a
freelacerilor, antreprenorilor, angajaţilor companiilor și chiar a studenților, precum am
specificat si la inceputul proiectului.

Student: Burlibasa Costel

Grupa: 171C