Boeru George

Ocs2
IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

Ciclul de viață al unui proiect:

Un proiect este definit ca o serie de activităţi cu obiective fixate, conceput
să producă un rezultat într-un cadru de timp delimitat conform unor costuri
determinate. Cadrul de timp delimitat este unul din elementele esenţiale de
diferenţiază proiectul de alte activităţi ale unei organizaţii care nu sunt proiecte.
Perioada de timp care începe de la momentul apariţiei ideii de proiect şi până
la finalizarea lui este numită în teoria managementului de proiect Ciclul de viaţă al
unui proiect. De regulă, toate proiectele se desfăşoară într-o succesiune de etape,
pornind de la o problema existentă din care se desprinde ideea de proiect. Ideea de
proiect ţine de un anumit domeniu şi este specifică pentru un anumit grup ţintă şi
anumiţi beneficiari. De aceea, ideile de proiect se identifică mai uşor şi obţin mai
uşor finanţare dacă sunt extrase din documente strategice sau planuri de dezvoltare
ale comunităţilor, din planuri strategice ale organizaţiilor sau alte documente de
acest tip. Odată identificată, pentru a ajunge un proiect, ideea trebuie formulată şi
scrisă conform cerinţelor, promovată spre a obţine finanţare, implementată şi în
final evaluată. Scopul urmărit de un proiect este de a soluţiona problema existenţă,
a obţine rezultatele planificate dar şi a crea condiţiile necesare pentru realizarea
unor acţiuni viitoare de dezvoltare.
Din cele menţionate, teoria managementului proiectelor, stabileşte şase etape
distincte ale ciclului de viaţă al unui proiect. Schiţate grafic, consecutivitatea
acestor etape se prezintă după cum urmează:
 Fig. 1. - Ciclu de viță al unui proiect.

Aşa cum este reprezentat în schiţa grafic, ciclul de viaţa al unui proiect are
şase etape. Dar în cele mai multe cazuri proiectele circulă pe o spirală din cinci
etape. Acest fapt este condiţionat de gradul de planificare al soluţionării
problemelor organizaţiei sau comunităţilor, tipul şi specificul proiectelor, perioada
de implementare etc. Din aceste considerente, ciclul de viaţă a multor proiecte
începe de la etapa de identificare, făcând abstracţie de etapa de programare.
În continuare este descrisă fiecare etapă, sunt prezentate caracteristicele
principale şi acţiunile necesare de realizat.
 PROGRAMAREA
Definiţiile proiectelor evidenţiază faptul că acestea sunt esenţiale pentru
atingerea obiectivelor strategice ale unei organizaţii sau a obiectivelor strategice de
dezvoltare a unei comunităţi. Proiectele reprezintă, de fapt, modalitatea prin care
este implementată strategia de dezvoltare a unei comunităţi sau a unei organizaţii.
Iată de ce este necesar ca proiectele să fie programate din timp, să fie scrise nu
pentru a participa la concursurile de finanţare lansate de diferiţi finanţatori, dar
pentru a realiza o viziune, o strategie de dezvoltare a unei organizaţii sau a unei
comunităţi. În acest sens majoritatea proiectelor sunt programate în documentele
de politici negociate de Guvern cu diferiţi donatori (ex. Acordul de Parteneriat şi
Cooperare Republica Moldova-UE), strategii de dezvoltare naţionale, regionale,
locale (ex. Strategia naţională de dezvoltare regională sau Strategia de Dezvoltare a
or. Teleneşti pentru perioada 2009-2015) sau în strategiile de dezvoltare
organizaţională.
Este important ca elaborarea documentelor strategice şi programarea
proiectelor să se desfăşoare printr-un proces participativ de consultare şi negociere.
Aceasta este una din cerinţele de bază actuale ale majorităţii finanţatorilor. În
documentele strategice se va conveni asupra domeniilor prioritare de dezvoltare, se
vor stabili programele şi se vor schiţa idei de proiecte.
IDENTIFICAREA.
Etapa de identificare presupune analiza problemelor existente, a situaţiilor
dificile care se doresc a fi înlăturate, a nevoilor şi intereselor diferitelor grupuri
interesate şi identificarea acelor idei de proiecte care urmează să fie aprofundate şi
pe baza cărora se vor scrie proiectele.
În cadrul acestei etape se elaborează analize, studii de prefezabilitate,
sondaje, discuţii, grupuri. Aceste acţiuni ajută la identificarea şi selectarea
problemelor pentru care se formulează obiectivele, scopul şi activităţile proiectului
şi se planifică costurile. În această etapă se clarifică:
- este problema identificată una reală pentru grupul ţintă şi beneficiari;
- rezolvarea acestei probleme reprezintă o prioritate pentru
comunitate/organizaţie;
- proiectul trebuie derulat neapărat acum; organizaţia dispune de
capacitatea necesară pentru a implementa proiectul. Dacă la aceste
aspecte se răspunde cu cel puţin un răspuns „nu”, atunci problema trebuie
re-analizată iar ideea de proiect trebuie regândită şi/sau identificată alta.
PREGĂTIREA.
În cadrul acestei etape, în dependenţă de cerinţele înaintate de finanţator, se
detaliază toate aspectele ideii de proiect şi se elaborează proiectul prin completarea
formularului de cerere de finanţare.
Proiectul va ţine cont de toate cerinţele înaintate şi va include în mod
obligatoriu informaţii cu privire la: obiectivele generale şi scopul proiectului,
activităţile şi rezultatele aşteptate,metodologia, indicatorii de performanţă, bugetul,
organizaţia care va implementa proiectului şi factorii care asigură durabilitatea
proiectului. Cererea de finanţarea completată reprezintă propunerea de proiect care
devine foaia de parcurs a implementării proiectului şi principalul document care stă
la baza activităţii de monitorizare şi evaluare a impactului proiectului, activităţi
care se desfăşoară pe toată durata proiectului.
FINANŢAREA
Proiectul este scris prin completarea cererii de finanţare, care este un
formular standardizat, diferit pentru fiecare finanţator. Proiectul, de regulă, este
depus spre finanţare la sediul finanţatorului. Fiecare finanţator are de obicei, o
comisie de evaluare a proiectelor care evaluează cererea de finanţare şi decide dacă
proiectul va fi sau nu finanţat, pe baza unor criterii de selecţie. În cazul deciziei de
finanţare a proiectului propus, finanţatorul anunţă organizaţia care a înaintat
proiectul şi se semnează un contract de finanţare prin care sunt determinate
volumul şi condiţiile de finanţare. În baza acestui contract
organizaţia beneficiar primeşte finanţarea alocată pentru implementarea
proiectului.
IMPLEMENTAREA
În baza resurselor materiale alocate şi a resurselor umane şi tehnice
planificate are loc executarea activităţilor planificate pentru atingerea obiectivelor
proiectului.
Implementarea proiectului implică realizarea efectivă a tuturor activităţilor
prevăzute în cererea de finanţare şi contract, inclusiv încheierea contractelor pentru
servicii, achiziţii de bunuri şi lucrări, evenimente publice, investiţii, studii, etc.
Evoluţia proiectului este monitorizată şi, după caz, se propun ajustări impuse de
schimbarea condiţiilor iniţiale. La sfârşitul perioadei de implementare, se poate
propune un nou proiect pentru continuarea sau extinderea activităţilor proiectului.
EVALUAREA
În cadrul acestei etape are loc estimarea obiectivă a proiectului aflat în
derulare sau finalizat. Evaluarea de regulă se realizează pe parcursul tuturor
etapelor de implementare a proiectului. Scopul acestei etape este de-a compara
coerenţa rezultatelor proiectului cu obiectivele propuse, determinând eficienţa,
impactul şi durabilitatea proiectului.
Evaluarea furnizează informaţiile necesare privind lecţiile învăţate şi bunele
practici obţinute atât pentru beneficiari cât şi pentru finanţatori.
 METODOLOGIA DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR:

Fig. 2. – Planificarea proiectelor

Pentru realizarea unui proiect de succes care sa se incadreze in obiectivele
beneficiarilor, trebuie sa se realizeze sub forma unui plan de implementare, cu
desfasurare in mai multe etape si subetape.
Aceasta abordare prezinta urmatoarele beneficii:

Minimizeaza riscurile proiectului;

Permite utilizatorilor beneficiarului sa isi creeze o viziune asupra sistemului
SAP si posibilitatea de a proiecta procese de afaceri optime;
Confera timpul necesar pentru a se realiza un transfer de cunostinte de la
consultantii Implementatorului la utilizatorii cheie ai Beneficiarului;
 Creeaza toate premisele pentru a se implementa un sistem aliniat cu
necesitatile beneficiarului.
Faza de Pregatire Proiect – in care au loc activitati de planificare si
management de proiect. In aceasta faza, se stabileste organizarea proiectului si se
definesc procedurile si standardele de proiect. Se definesc, se documenteaza si se
aproba atat rolurile si responsabilitatile membrilor echipei de proiect, cat si
strategia de implementare. Obiectivele proiectului sunt validate si se rafineaza
impreuna cu beneficiarul graficului de proiect. Tot in aceasta faza se defineste si se
organizeaza mediul de lucru (sali de lucru, echipamente, consumabile ).
Aceasta etapa se pozitioneaza la inceputul fazei de Analiza si Proiectare.

Faza de Analiza si proiectare (Blueprint) – unul dintre cele mai importante

milestone-uri in care de defineste conceptual noul sistem informatic in concordanta
cu strategia institutiei si procesele actuale/viitoare. Trebuie subliniat ca in aceasta
faza se realizeaza analiza situatiei existente (AS IS) si a modului cum va fi
configurat sistemul informatic (TO BE), se instaleaza sistemul de dezvoltare SAP
si sunt configurate procesele principale.
Faza de Realizare: Implementare – are loc pregatirea programelor de
conversie, definirea proceselor de management al schimbarii (daca este necesar),
configurarea sistemelor, dezvoltarea programelor de interfatare si testari unitare,
instalarea si configurarea sistemelor de productie.
Faza de Realizare: Testare - are loc testarea integrata a sistemului sub
coordonarea echipei Benficiarului, in vederea acceptarii finale pentru lansarea in
productie
Faza de pregatire de intrare in productie (Pregatire finala) – este critica,
datorita faptului ca in aceasta etapa are loc incarcarea datelor in sistem, realizarea
testelor de stres si de volum/performanta ale sistemului si instruirea utilizatorilor
finali; in functie de eficienta acestei etape depinde succesul implementarii
proiectului.
Faza de suport, garantie si mentenanta (Operare) - este faza in care
sistemul este in utilizare si se realizeaza servicii de suport si asistenta tehnica,
garantie, mentenanta si eventuale extinderi ale sistemului informatics.
Planul de implementare cuprinde:

Organizarea implementarii: continand rolurile, responsabilitatile si

calificarea persoanelor care vor efectua implementarea si operarea – Echipa de
proiect;
Factori de risc: continand riscurile existente sau anticipate in legatura cu
implementarea
Planul de instruire si educatie pentru utilizatori si pentru echipele de
implementare;
Planul de suport, continand procedurile si resursele furnizate de
implementator si beneficiar ;
Milestone-uridin planul de proiect al implementarii;
Planul de comunicare: descriind modul in care se efectueaza comunicarea
intre echipele de implementare pe parcursul implementarii;

Metodologia de management al proiectului cuprinde urmatoarele procese:

• Managementul Calitatii,

• Managementul Configuratiei,

• Managementul Schimbarilor,
 • Managementul Comunicarii,

• Organizarea proiectului,

• Managementul Riscurilor.

RESPONSABILITATILE REFERITOARE LA ASIGURAREA CALITATII

Reprezentantul Furnizorului(managerul pentru asigurarea calitatii) este

responsabil pentru asigurarea managementului calitatii pentru toate produsele si
activitatile din proiect. Asigurarea calitatii este realizata de intreaga echipa a
Furnizorului. Principalele obiective sunt:

• Asigura managementul calitatii pentru toate activitatile desfasurate de

echipa de proiect;

• Asigura asistenta si suport in pregatirea si validarea planurilor de calitate

pentru dezvoltarea si mentenanta sistemelor informatice;

• Asigura procedurile de calitate cu privire la sistemele informatice si

procesele IT;

• Realizeaza auditul calitatii si evalueaza calitatea proceselor IT;

• Mentine si aplica managementul riscului.

 METODOLOGIA DE ASIGURARE A CALITATII

Secventa de activitati pentru asigurarea calitatii unui livrabil este

urmatoarea:

(1) Asigurarea calitatii interne de catre echipa Furnizorului,

(2) Verificarea profesionala de catre Echipa de proiect a Beneficiarului,

(3) Acceptanta finala de catre Beneficiarul proiectului.

MANAGEMENTUL COMUNICARII

Procesul de management al comunicarii asigura colectarea, stocarea si

distribuirea informatiilor in cadrul proiectului catre resursele implicate in proiect;
asigura legaturi, relatii intre persoanele implicate in proiect si informatiile necesare
pentru realizarea unei comunicari de succes.

CONTROLUL PLANULUI DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI

Instrumentul de urmarire a proiectului este Planul de Management al

Proiectului actualizat pe baza raportarilor membrilor echipei de proiect.

Astfel, echipa de proiect se reuneste la o perioada stabilita pentru:

 controlul progresului realizat de fiecare membru si a actualizarii planului
perioadei viitoare;
analiza eventualelor probleme, riscuri aparute sau potentiale
Managerul de proiect din partea Furnizorului va realiza actualizarea Planului
de Management al Proiectului la o perioada stabilita de ambele parti, fiecare
perioada incheiata devenind referinta pentru perioada urmatoare. Toate fisierele
plan se arhiveaza, astfel incat sa se asigure trasabilitatea proiectului.

CONTROLUL FINANCIAR

Planul financiar este intretinut de catre managerul de proiect din partea

Furnizorului, care raporteaza elementele financiare catre managerul de proiect din
partea Beneficiarului prin modalitatile de comunicare mentionate mai sus.

RAPORTAREA STADIULUI DE REALIZARE A PROIECTULUI

Periodic, are loc o analiza a starii proiectului, pe baza raportului de progres

intocmit de managerul de proiect din partea Furnizorului. Acest raport rezuma
progresul inregistrat si include informatii referitoare la starea actuala a proiectului
(cu sectiuni referitoare la scopul, planificarea in timp si bugetul proiectului),
realizarile si planificarea viitoare, problemele si riscurile deschise impreuna cu
starea lor, eventualele propuneri de schimbari. De asemenea, acest raport va
include si orice alte elemente considerate ca semnificative ce pot influenta
atingerea obiectivelor proiectului. Se intocmesc minute care inregistreaza actiunile
necesare, termenele si raspunderile (acestea vor fi urmarite la intalnirile viitoare).
Daca nu se decide altfel, atunci analiza este lunara.
 Echipa de proiect, la nivelul de decizie si operational al proiectului
(Consultanti/ Experti Cheie) se intruneste la lansarea proiectului pentru aprobarea
Planului de Management al Proiectului si la terminarea unei faze de proiect, pentru
aprobarea trecerii la faza urmatoare, analiza riscurilor si problemelor deschise.
Actiunile necesare, termenele si raspunderile se consemneaza in minuta intalnirii.

MANAGEMENTUL RISCURILOR

Una dintre cele mai importante activitati ale proiectului o constituie

managementul riscurilor. Nu exista proiect fara riscuri.

Unele dintre acestea sunt deja vizibile pe durata etapei de contractare, iar
altele se vor ridica pe durata implementarii proiectului. De aceea este necesara
folosirea unui management al riscurilor continuu pe durata intregului proiect.

In principal exista trei niveluri de risc: riscuri de nivel ridicat, mediu si

scazut. Riscurile de nivel ridicat au un impact foarte mare asupra derularii
proiectului si, in cazul in care nu este disponibila nici o metoda adecvata de
diminuare, un astfel de risc poate duce chiar la insuccesul proiectului.

MANAGEMENTUL SCHIMBARILOR

Procedura de management al schimbarilor este necesara pentru a controla

modificarea obiectului lucrarii sau produselor ce au loc in timpul livrarii unui
proiect (prin intermediul formularelor de cerere de schimbare). Cererile de
schimbare acceptate devin automat parte a contractului imediat ce sunt aprobate.
 Toate schimbarile contractului, produselor, serviciilor, reperelor si
programului proiectului trebuie sa fie documentate prin intermediul Procedurii de
cerere de schimbare, care va fi agreata in faza de initiere a proiectului.

SURSĂ BIBLIOGRAFICĂ

https://www.lymec.eu/wp-content/uploads/2017/09/110_Project-
development-Guide.pdf
http://snt.ro/4/89489.ro.php
https://www.fonduriue.ro/files/programe/CAPACITATE_ADMIN/PODCA/
Manual-implementare.pdf
https://ionciobanublog.wordpress.com/2016/02/06/rolul-structura-si-etapele-
implementarii-proiectelor-in-cadrul-managementului-ciclului-de-proiect/