MINISTERUL Cod: PO-

SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 1 / 8

PROCEDURA OPERATIONALA

Organizarea primirii unei vizite oficiale in institutii

Cod:. PO-SRIRP-01

Echipa:
Balauntescu (Cantacuz) C. Magda Aura
Iacob Lelior
 MINISTERUL Cod: PO-
SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 2 / 8

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii.

Nr Ediţia/ revizia Componenţa revizuită Modalitatea Data la care se
crt în cadrul ediţiei reviziei aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
1 2 3 4
1 Editia 1 Elaborarea documentaţiei privind 12.05.2018
implementarea OMFP nr. 400/2015,
republicat, cu modificările ulterioare

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei în
cadrul editiei procedurii operationale

Elemente
privind Numele si Functia Data Semnatura
responsabilii/ prenumele
operatiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Ion Popa Consilier
12.05.2018
Verificat Radulescu Marcela Şef serviciu 12.05.2018
1.2.
Aprobat Ivan Stanica Şef serviciu 12.05.2018
1.3

Situatia editiilor si a reviziilor în cadrul editiilor procedurii operationale

Componenta revizuita Modalitatea Data de la care se aplica
Editia/ revizia
reviziei prevederile editiei sau
în cadrul editiei
reviziei editiei
1 2 3 4
2.1. Editia 1 Elaborarea documentaţiei 12.05.2018
privind implementarea
OMFP nr. 400/2015,
republicat, cu modificările
ulterioare

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzează ediţia sau, dupa caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii operaţionale
Serviciu
Exem-
Scopul Compartiment Nume si
plar Functia Data primirii
difuzarii / Birou prenume
nr.
1 2 3 4 5 6
3.1. Informare 1 Secretar general

3.2. Aplicare 2 Serviciul relaţii

internaţionale şi
relaţia cu
Parlamentul
 MINISTERUL Cod: PO-
SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 3 / 8

Exemplar nr.: 1
1. SCOP
1.1 Stabileşte modul de realizare al activităţii de organizare a evenimentelor de către Compartimentul
Relaţii Publice, necesară implementării OMFP nr. 400/2015, personalul angajat al societatii implicat în
cadrul acesteia.
1.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii care face obiectul
procedurii operaţionale.
1.3 Asigură continuitatea activităţii care face obiectul procedurii operaţionale, inclusiv în condiţii de
fluctuaţie a personalului.
1.4 Sprijină auditul şi / sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control, iar pe Manager
în luarea deciziei.
1.5 Stabileşte un set unitar de reguli şi responsabilităţi pentru angajaţii SRIRP implicaţi în organizarea
evenimentelor.
1.6 Asigură cadrul pentru evaluarea personalului implicat în derularea activităţii.

2. DOMENIU DE APLICARE
2.1 Procedura se aplică de către Serviciul relaţii internaţionale şi relaţia cu Parlamentul.
2.2 PO cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite si regulile de aplicat in vederea
cunoasterii de către personalul SRIRP a paşilor obligatorii de parcurs în activitatea de organizare a unei
vizite in institutie.
2.3 Activitatea care face obiectul PO asigură, prin acţiunile desfăşurate, implementarea OMFP nr.
400/2015 în MADR.
2.4 PO se aplică în cadrul MADR, de către personalul implicat în organizarea vizitelor şi care au aceste
atribuţii în fisa postului.

3. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI
3.1. Definiţii:
3.1.1. Procedurã: mod specificat de desfăşurare a unei activitãţi sau a unui proces. Procedura
documentată (scrisã) conţine de regulă scopul şi domeniul de aplicare al unei activităţi; ceea ce
trebuie făcut şi de către cine; când, unde, cum trebuie efectuatã activitatea; ce materiale,
echipamente şi documente trebuie utilizate; cum trebuie controlată şi ce înregistrări ale
rezultatelor trebuie menţinute.
3.1.2. Deţinător de procedură: persoană care a primit pentru utilizare într-un birou/
compartiment/serviciu o procedură/instrucţiune, difuzată controlat.
3.2. Abrevieri:
3.2.1 SCM = Sistem de control managerial
3.2.2 Comisie = Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control managerial.
3.2.3 PC = Preşedintele Comisiei
3.2.4 OMFP = Ordin al Ministrului Finantelor Publice
3.2.5 DEP = Directia economica si patrimoniu
3.2.6 MADR = Ministerul agriculturii si dezvoltarii regionale
3.2.7 SRIRP = Serviciul relatii internationale si relatia cu Parlamentul
3.2.8 E = efectuare, V = verificare, Av = avizare, A = aprobare
 MINISTERUL Cod: PO-
SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 4 / 8

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

4.1 H.G. nr. 25/2010 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale
cu modificările si completările ulterioare;
4.2 Ordinul MADR nr.410 din 01.04.2016 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi
funcţionare a Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale
4.3 Ordinul ministrului nr. 342 / 2017 privind modificarea anexei 1 la ordinul ministrului Agriculturii
si Dezvoltarii Rurale;
4.4 O.M.F.P nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de
management control intern la enititătile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
4.5 O.M.F.P nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice
nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
4.6 Ordinul nr. 1649/2011 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice
nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
4.7 Ordinul nr. 1423/2012 privind modificarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control
intern/managerial la entităţile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;
4.8 Fişe post;
4.9 Regulament de organizare şi functionare al MADR.
4.10 H.G.nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate
pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar
4.11 Decret nr. 209/1976 privind aprobarea Regulamentului operatiilor de casa

5. RESPONSABILITĂŢI
5.1 Şeful serviciului relaţii internaţionale şi relaţia cu Parlamentul (Seful SRIRP)
5.1.1 Verifică corectitudinea aplicării procedurii în cadrul Serviciul relaţii internaţionale şi relaţia cu
Parlamentul
5.2 Consilierii
5.2.1 Efectueaza activitatile si elaborează documentele necesare întocmirii documentaţiei economico-
financiare pentru acţiunile internaţionale

Funcţii implicate în implementarea PO-RP-01

Compartimentul (postul / acţiunea / operaţiunea)

PC SCM/Comisie SRIRP Consilieri

a) Stabilirea relaţiei cu serviciile /
compartimentele implicate în organizarea / buna
desfăşurare a unui eveniment; A Av V -
b) Asigurarea transmiterii scrisorilor
oficiale primite la sediul MADR privind
propunerile de organizare evenimente şi a unei
copii a documentului oficial către Manager / PC; - Av v E
c) Respectarea termenului privind
organizarea evenimentului, a cerinţelor de
organizare şi desfăşurare a acestuia; A Av V E
d) Elaborarea şi arhivarea dosarului de
eveniment şi a dosarului de presă. A Av v E
 MINISTERUL Cod: PO-
SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 5 / 8

6. DESCRIEREA PROCEDURII
6.2. Modul de lucru Documentul se va
Invitaţia a fost primită înregistra la Documentul
direct la cabinetul registratura înregistrat se
1. Primirea invitaţiei din ministrului ministerului va transmite
partea organizatorilor acţiunii catre SRIRP
internaţionale
Invitaţia a fost primită Documentul se va
direct la SRIRP înregistra la SRIRP

2. Invitaţia se distribuie
consilierului din cadrul SRIRP
responsabil de spaţiul geo -
politic unde urmează să aibă
loc acţiunea internaţională
Dacă invitaţia este Invitaţia se transmite
pentru ministru la cabinetul ministrului
Invitaţia a fost primită Invitaţia se transmite
direct la SRIRP la secretarul de stat
abilitat

3. Intocmirea şi înaintarea către Ministerul Afacerilor Externe a memorandumului de deplasare.

Intocmirea acestuia este obligatorie pentru delegaţii MADR cu rang de demnitar de stat şi va conţine următoarele
elemente:
- descrierea evenimentului;
- prezentarea agendei evenimentului;
- mandatul delegaţiei (se prezintă ca anexă);
- componenţa delegaţiei;
- instituţia care suportă cheltuielile de deplasare;
- durata deplasării.
Anexa (se întocmeşte obligatoriu pentru deplasările la Bruxelles) cuprinde:
1. importanţa evenimentului/acţiunii pentru România;
2. poziţia României şi a MADR în raport cu evenimentul/acţiunea pentru care s-a primit invitaţia;
3. menţionarea nivelului la care a fost aprobat mandatul;
4. principalele poziţii ale instituţiilor participante.
Memorandumul de deplasare se întocmeşte în 2 exemplare:
- 1 exemplar va fi semnat de: secretarul de stat abilitat, subsecretarul de stat, coordonatorul SRIRP, consilierul
desemnat;
- 1 exemplar fără semnături, care pleacă la MAE însoţit de foaia de avize şi semnat de ministru.
Dacă invitat este Ministrul MADR, după semnare şi aprobare la MAE , memorandumul se va înainta la Primul
Ministru pentru aprobare. Dacă MAE dă aviz negativ pentru efectuarea deplasării, acţiunea de pregătire a deplasării
internaţionale se anulează

Dacă decizia este luată Consilierul SRIRP

4. Se stabileşte dacă se va
desemnat va întocmi nota SRIRP va
participa la acţiune sau nu. prin rezoluţie
de oportunitate întocmi
Dacă decizia este afirmativă se Nota se vizează de către referatul de
stabileşte componenţa comisiei coordonatorul SRIRP cheltuieli pt.
Dacă decizia nu este Nota se va înainta la acţiunea
luată prin rezoluţie secretarul de stat abilitat internaţională
Nota aprobată se întoar-
ce la SRIRP
 MINISTERUL Cod: PO-
SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 6 / 8

Se întocmeşte devizul estimativ de cheltuieli, cu următoarea structură:

- cursul BNR la data întocmirii devizului
- calculul transportului (nr.pers. x cost estimat euro/pers. x val.euro)
- calcul cost cazare (nr.pers. x nr.nopti/pers x cost estimat euro/pers. x val.euro) – tariful
de cazare difera funcţie de calitatea participanţilor conf. HG 518/1995
5. Se întocmeşte - calcul diurnă ((nr.pers. x nr.zile x cuantum diurnă în conversie valutară) – dacă
referatul de cheltuieli organizatorii suportă costul de masă şi cazare nivelul diurnei zilnice va fi de 50%
pentru participarea - taxe vize, cost vaccinuri, cost medicamente – funcţie de zona geografică a acţiunii
la acţiunea - cheltuieli cu justificare ulterioară – nu vor depăşi 50% din suma totală a valutei alocate
internaţională - cheltuieli cu asigurarea medicală (nr.pers. x nr.zile)
TOTAL COST ACŢIUNE ………………………………………………….
Se va preciza bugetul din care va fi finanţată acţiunea
Se precizează numerarul pe care fiecare participant are dreptul de a-l ridica în lei din
casierie (fiecare participant la acţiune va face schimbul valutar în România, în mod
individual şi va păstra chitanţa de schimb valutar în vederea justificării decontului
personal la întoarcerea în ţară)

Se va preciza durata deplasării şi nu durata acţiunii: durata deplasării se va raporta la

proiectul de program al acţiunii şi se va calcula în funcţie de prezenţa delegaţilor români
la programul acţiunii

Se va întocmi şi semna de către consilierul desemnat, se supervizeaza de coordon. SRIRP

Se va transmite către Direcţia Economică :
- documentul primeşte nr. de intrare
6. Referatul de - se semnează şi se dă viza CFPP în termen de maxim 72 h
cheltuieli pentru
participarea la Se transmite la subsecretarul de stat abilitat (tineret-sport) pentru avizare
acţiunea
internaţională se
Se transmite la secretarul de stat abilitat (tineret-sport) pentru avizare
introduce în circuitul
de avizare şi
aprobare Se transmite la ministru MADR pentru aprobare

Se transmite la SRIRP pentru continuarea acţiunii

7. În baza referatului de cheltuieli se înaintează adresă către serviciul achiziţii, întocmită de consilierul
desemnat şi avizată de coordonatorul SRIRP, în vederea achiziţionării biletelor de avion

8. Se întocmeşte ordinul de deplasare, în 3 exemplare, 1 ex. cu 6 semnături ( SRIRP, DJRU, DE, subsecretar
de stat, Secretar de stat, ministru ) şi 2 ex. cu semnătura Ministrului, se înregistrează la cabinetul ministrului şi se
ştampilează

9. Documentele aprobate se prezintă la Direcţia economică în vederea întocmirii documentelor de angajare a

cheltuielilor
 MINISTERUL Cod: PO-
SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 7 / 8

10. Monitorizarea de către SRIRP a procesului de asigurare a fondurilor şi întocmirea dosarului pentru
participanţi în vederea deplasării în străinătate, acesta cuprinzând:
- dosarul actiunii (referat, ordin de deplasare, invitaţie, etc.);
- informaţii utile (adresa ambasadei României din locaţia acţiunii, datele de contact, date despre acţiune, etc.);
- documentele de transport;
- asigurările medicale

11. Comunicarea detaliilor de către SRIRP către organizatorii evenimentului şi participanţii la acţiune

12. Deplasarea delegaţiei române la acţiune, derularea programului acţiunii şi revenirea în ţară

13. Întocmirea decontului personal de către participanţii la acţiunea internaţională:

- se întocmeşte personal de fiecare participant;
- i se ataşează documentele justificative ale cheltuielilor efectuate;
- se întocmeşte referatul de justificare;
- se depune personal la Direcţia economică ;
- sumele necheltuite se restituie la casierie în termenul legal – 3 zile lucratoare
(conform Decret 209 / 1976, art.29, lit. e )

14. Întocmirea memorandumului de raportare. Acesta va conţine:

- avize; descrierea evenimentului; componenţa delegaţiei; desfăşurarea evenimentului; poziţia adoptată de
MADR; elementele de follow-up; implicaţiile pentru România.

15. Înaintarea memorandumului de raportare la MAE cu adresă de însoţire şi ulterior la primul Ministru dacă
este cazul

16. Memorandumul de raportare se va arhiva la SRIRP după reîntoarcerea de la MAE

17. CONSTITUIREA DOSARULUI ACŢIUNII ŞI ARHIVAREA LUI LA S.R.I.R.P.

 MINISTERUL Cod: PO-
SRIRP-01
AGRICULTURII SI Organizarea primirii unei vizite oficiale
DEZVOLTARII Ed.: 1 Rev.: 0
in institutii
RURALE Pag.: 8 / 8

7. ÎNREGISTRĂRI, ANEXE SI DIFUZARI

Nr. Denumire Elaborato Aprobă Număr Difuzare Arhivare
anex a anexei r de Loc Perioadă
ă exemplar
e
0 1 2 3 4 5 6 7
1 Dosarul de SRIRP + PC 1 SRIRP + SRIRP + 5 ani
eveniment şi Consilieri Consilieri Consilieri
Dosarul de
presă
2 Comunicatul SRIRP + PC 1 SRIRP + SRIRP + 5 ani
de presă/ Consilieri Consilieri Consilieri
Anunţul de
presă
3 Invitaţie SRIRP + PC 1 SRIRP + SRIRP + 5 ani
Consilieri Consilieri Consilieri
4 Afiş SRIRP + PC 1 SRIRP + SRIRP + 5 ani
Consilieri Consilieri Consilieri
5 Scrisoare de SRIRP + PC 1 SRIRP + SRIRP + 5 ani
felicitare Consilieri Consilieri Consilieri
Ambasade/
Institutii

Procedura este pusă la dispoziţia utilizatorilor la PC pe suport informatic si pe suport hârtie.

Înregistrările generate de această activitate se păstrează/arhivează conform cerinţelor SCM implementat.