Când am întâlnit prima oară 

tehnica Pomodoro mi s-a părut o

glumă. Tehnica roșiei? Ei bine, roșia aceasta este una dintre cele
mai bune tehnici existente în lume pentru a deveni mai eficient.
De câte ori nu ți s-a întâmplat să termini ziua simțind că nu ai
realizat aproape nimic? Că ai alergat în toate părțile, dar mâine va
trebui să o iei cu toate de la început? Zi de zi, aceeași poveste,
aceeași lipsă de satisfacție.
Împarte-ți timpul în pomodoros
Pomodoro pornește de la împărțirea timpul în mai multe intervale
( = pomodoros), în care te focalizezi pe o singură sarcină. În loc să
lucrezi la raport, să arunci un ochi pe mail, să dai rapid câteva
telefoane la clienți și eventual să vezi pe messenger ce mai face
partenerul de viață, te concentrezi să faci un singur lucru într-un
interval de timp definit.
Prin experiențe succesive s-a stabilit că lungimea optimă a unui
pomodoro este de 25 de minute. În aceste 25 de minute realizezi un
singur lucru: termini raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane
la clienți. Nu faci nimic altceva în paralel. Și nu lași nimic să te
distragă de la ceea ce faci.

Cum funcționează?
În primul rând, dimineața stabilește-ți prioritățile: pietrele mari și
cele mici. Apoi definește cu ce vei începe: alege să începi ziua cu
sarcina cea mai importantă pentru tine. Pune-o prima în lista zilei.
Alege a doua sarcină, a treia ș.a.m.d.
1. Folosește un timer
Când ești gata să începi prima sarcină, pornește un cronometru, şi
setează-l să îți semnalizeze când s-au terminat cele 25 de minute.
Nu folosi un ceas obișnuit! Trebuie ca în intervalul unui pomodoro
să nu te uiți în continuu cât timp mai ai, ci să te concentrezi doar pe
a termina ce ai de făcut.
Poți folosi un ceas de bucătărie obișnuit, cum este acesta (îl rotești
la 25 de minute, iar apoi îl ignori până când timpul s-a scurs) sau un
software care să te anunțe, vezi aici un exemplu. Ar putea fi și
un timer digital.
Eu am folosit pînă acum software-ul de mai sus și nu sunt mulțumit,
având tendința de a mă uita mereu pe ecran să verific cât timp mi-a
mai rămas. Caut un timer digital, pe care vreau să îl folosesc de
acum încolo. Are și avantajul că este mai mic și îl pot purta cu mine
acasă, la lucru sau în deplasări.
2. Concentrează-te pe ceea ce ai de făcut
Odată pornit un pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de făcut. Nu
începe nici un alt task în paralel. Te vei confrunta de acum cu două
tipuri de întreruperi posibile:
– întreruperi interioare: deodată îți amintești că luna viitoare este
ziua unui coleg și simți nevoia urgentă să suni să verifici exact când
va fi. Este ca și cum nu ai putea suna mai târziu să afli, ci trebuie
acum. Revino la ce făceai!
Lasă-ți la îndemână o foaie de hârtie și un creion. De acum, notează
aici tot ce îți apare în minte și trebuie să faci ulterior. Le vei face
când vei avea timp liber.
– întreruperi exterioare: Sună telefonul, prietenii îți scriu pe
messenger sau skype, te caută cineva etc. Spre exemplu, în timp ce
scriam m-a sunat un prieten. Nu am răspuns, îl voi suna mai târziu.
Am un prieten care nu răspunde la nici un telefon când lucrează,
indiferent de la cine este. O face de câțiva ani și a ratat o singură
urgență în atâția ani.
Aici abordările sunt diferite: Dacă ești în timpul programului de
lucru încearcă să nu răspunzi și să îi suni înapoi mai târziu. Închide
mess-ul și skype. Celor care îți bat la ușă cere-le să aștepte 20 de
minute (le poți spune cinstit că ești implicat în ceva ce nu poți
întrerupe pentru 20 de minute). Nu vei reuși mereu, uneori va trebui
să întrerupi ce făceai și să răspunzi la telefon, poate este directorul
comercial :). Pe măsură ce vei experimenta, vei constata însă că
95% dintre evenimentele urgente care apar și îți solicită intervenția,
nu sunt chiar urgente și pot aștepta.
Dacă ești în timpul liber, abordarea este mult mai simplă: închide
messenger, skype, scoate cablul de internet, închide telefonul (sau
pune-l pe silențios) și spune-le celor din apropiere că lucrezi și nu
vrei să fii deranjat pentru o perioadă. După ce încerci de câteva ori
vei vedea că toate urgențele vor dispărea în mod miraculos.
Cu riscul de a mă repeta, este esențial ca în timpul fiecărui interval
de lucru  să îți dezvolți obiceiul de a te focusa doar pe ceea ce ai de
făcut și să elimini distracțiile. Succesul tehnicii stă tocmai în
alternanța efort intens – relaxare. Tony Schwartz, în cartea sa “The
power of full engagement” detaliază foarte bine beneficiile acestei
alternanțe la marii performeri. O carte excelentă, pe care ți-o
recomand.
3. Fă pauză, iar apoi reia
Când s-a terminat un pomodoro, fă o pauză de 5 minute.
Obligatoriu! Poți să te întinzi, să bei apă, să mănânci un fruct, să
vorbești la telefon, să citești ceva etc. Dar oprește-te din ceea ce
făceai.
Cel mai important este să te deconectezi de la ceea ce făceai, să
permiți creierului să se  elibereze de la aspectele pe care era
concentrat. Eu obișnuiesc să fac puțin stretching, eventual să citesc
ce a apărut pe feed-urile RSS la care sunt abonat.
După pauză, ia-o de la capăt cu următorul pomodoro și următoarea
sarcină, sau continuarea celei începute. În special la început, dacă ți
se pare prea lung intervalul de 25 de minute, scurtează-l la 10-15
pentru a ți se potrivi mai bine propriei personalități, până vei reuși
să stai concentrat timp de 25 de minute.
4. Încheie un ciclu
Grupează-ți sarcinile în cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de
rigoare), iar când l-ai terminat pe al patrulea, ia o pauză de 20-30 de
minute. După două ore de activitate trebuie să te relaxezi, pentru a
putea începe un nou ciclu focusat din nou.
Vei constata că pe măsură ce practici devii tot mai concentrat pe
ceea ce faci și îți îmbunătățești rezultatele. O să poți să realizezi
mult mai multe în perioade mai mici decât o făceai până acum, fiind
însă focusat doar pe ce vrei să obții. Încearcă tehnica și lasă-mi un
scurt mesaj: cum a funcționat la tine? Ce a mers și ce nu? Ce
rezultate ai obținut?