Manual FlowSign RO v.1.0.21

flowSIGN
Manual de utilizare
Versiune 1.0.21
CERTSIGN
2021
Cuprins
1. Prezentare generală ............................................................................................. 4

2. Scop ..................................................................................................................... 4
3. Glosar de termeni și acronime .............................................................................. 4
4. Înregistrarea utilizatorului ................................................................................... 5
5. Configurare autorizare prin TOTP pentru semnarea la distanță .......................... 10
6. Autentificare utilizator ....................................................................................... 15
6.1 Completare date personale ............................................................................. 17
6.1.1 Înregistrarea manuală a datelor personale ..................................................... 18
6.1.2 Înregistrarea datelor personale prin intermediul identificării video ..................... 18
6.2 Recuperarea parolei ....................................................................................... 23
7. Tabloul de bord (Dashboard) .............................................................................. 25

7.1 Descărcarea termenilor si condițiilor ................................................................ 25
7.2 Manuale ....................................................................................................... 25
7.3 Modificarea parolei ........................................................................................ 26
7.4 Delogare ...................................................................................................... 26
7.5 Fluxuri ......................................................................................................... 27
7.5.1 “Flows created by me” (Fluxurile create de mine) ............................................ 27
7.5.2 „Flows that require my signature” (Fluxurile care necesită semnătura mea) ........ 29
7.5.3 „Flows supervised by me” (Fluxurile supervizate de mine) ................................ 30
7.5.4 Flow templates (Șabloane/template-uri de fluxuri) .......................................... 31
8. Crearea unui flux de semnare ............................................................................. 37

8.1 Manager fișiere (Files manager) ...................................................................... 38
8.1.1 Adăugare fișiere pentru semnat .................................................................... 38
8.1.2 Adăugare fișiere justificative ......................................................................... 39
8.1.3 Criptarea fișierelor ...................................................................................... 40
8.1.4 Limitări pentru fișiere .................................................................................. 40
8.1.5 Eliminare fișiere .......................................................................................... 42
8.1.6 Înlocuire fișiere ........................................................................................... 42
8.2 Manager participanți (Participants manager) ..................................................... 43
8.2.1 Adăugarea de noi utilizatori de către DRA ....................................................... 44
8.2.2 Adăugarea de noi utilizatori fără drepturi DRA – Înrolarea în doi pași ................. 45
8.2.3 Înlocuirea participanților la flux ..................................................................... 47
8.3 Configurarea semnăturilor (Configure signatures).............................................. 48
8.4 Notificări prin e-mail (Email notifications) ......................................................... 50
8.5 Revizuirea fluxului (Review flow) ..................................................................... 51
9. Semnare flux (Signing Flow) .............................................................................. 53

9.1 Semnare la distanță ...................................................................................... 53
9.2 Semnare locală (cu token).............................................................................. 57
10. Refuzarea unui flux de semnare ....................................................................... 64

11. Descărcarea documentelor semnate ................................................................. 65
12. Stările fluxului de semnare ............................................................................... 66
13. Acțiuni .............................................................................................................. 67
14. Reînnoirea automată a certificatului digital (Rekey) ........................................ 74
14.1 Comunicarea după validarea datelor de către Certsign ....................................... 77
14.1.1 Cazul A:Datele corespund........................................................................... 77
flowSIGN Versiune 1.0.21

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 2 din 87
14.1.2 Cazul B:Datele nu corespund ...................................................................... 78
15. Reînrolarea (Reenrollment) .............................................................................. 80

15.1.1 Utilizator cu drept de înrolare utilizatori ........................................................ 80
15.1.2 Utilizator fără drept de înrolare utilizatori ..................................................... 83
16. Auto-înrolarea utilizatorului (Auto-Enrollment) ............................................... 85

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 3 din 87
1. Prezentare generală
Paperless flowSIGN este o aplicație web concepută pentru semnarea documentelor
de tip PDF (exceptând formularele interactive), pe mai multe fluxuri, care include atât
opțiunea de semnare la distanță, cât și semnarea locală, folosind certificate calificatele
stocate pe token, precum dispozitivele criptografice.
Paperless flowSIGN permite definirea fluxurilor de semnare, procesul de acceptare
și semnare a documentelor, descărcarea documentelor semnate și integrarea cu alte
sisteme informatice. Produsul poate aborda atât fluxurile interne ale unei organizații,
cât și fluxurile de semnare între organizații sau între organizații și persoane fizice.
Definirea unui flux de semnare este facilă, urmând pașii de mai jos:
➢ încărcați documentele PDF ce vor fi semnate;
➢ opțional:
• încărcați documentele justificative (acestea nu vor fi semnate)
• criptati fluxul cu o parolă.
Ambele optiuni sunt afișate dacă administratorul le-a configurat pentru a fi disponibile.
➢ stabiliți persoanele implicate în flux;
➢ configurați locația semnăturii în fișierul PDF;
➢ setați notificări prin e-mail;
➢ începeți fluxul de semnare.
În cursul procesului de semnare, utilizatorul este notificat prin e-mail pentru fiecare
nouă atribuire, accesează aplicația, se autentifică și semnează documentele.
Semnarea de la distanță a tuturor documentelor dintr-un flux se face într-un singur
pas.
2. Scop
Acest document își propune să ofere instrucțiuni cu privire la modul de utilizare a
flowSIGN pentru a crea și semna sau superviza fluxuri, folosind o platformă simplă
și atractivă.
3. Glosar de termeni și acronime
Acronim Semnificație Descriere
RSS Remote Signing Service Serviciul de semnare la distanță
Cod primit prin SMS/email care poate fi utilizat

OTP One Time Password o singură dată și care are o perioadă limitată
de valabilitate

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 4 din 87
Acronim Semnificație Descriere
Cod generat de o aplicație de tip Authenticator,

Time-based One Time
TOTP care poate fi utilizat o singură dată și care are
Password
o perioadă limitată de valabilitate
Autoritate de înregistrare delegată, care

Delegated Registration
DRA acționează după regulile stabilite de certSIGN
Authority
ca RA (Registration Authority)
Browser web care poate fi folosit pentru

accesarea aplicației flowSIGN. Browsere web
IE11 Internet Explorer 11
alternative: Google Chrome, Mozilla Firefox
etc.
Recunoașterea Optică a Caracterelor, utilizată

Optical character in acest caz, la opțiunea de identificare video
OCR
recognition pentru un utilizator nou înrolat în aplicația
flowSIGN.
4. Înregistrarea utilizatorului
Ca și utilizator, veți primiți o invitație prin e-mail, cu un link care vă va redirecționa
către procesul de înregistrare.
Recomandăm utilizarea aplicației Paperless flowSIGN în browser-ul Google Chrome.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 5 din 87
_______________________________________________
Notă: Pentru ca aplicația Paperless flowSIGN să funcționeze pe browserul

Internet Explorer 11 (IE11), este necesar ca browser-ul să încarce pagina folosind
document mode IE11/Edge. Aplicația nu va funcționa dacă este activat
„Compatibility view”.
Astfel, este important ca setarea „Display intranet sites in Compatibility View” să fie
dezactivată, iar server-ul folosit pentru Paperless flowSIGN să nu fie adăugat in
lista din „Websites you've added to Compatibility View”.
✓ Verificați setările accesând browserul IE11 ->Tools -> Compatibility View

settings
✓ Verificați că pagina aplicației Paperless flowSIGN nu este adăugată în

câmpul „Websites you’ve added to Compatibility View”, bifați căsuța „Use
Microsoft compatibility lists” și accesați butonul „Close”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 6 din 87
Este imporant de reținut că IE11 (Internet Explorer 11) permite și configurarea la nivel
de policy a unui „Enterprise Mode” care poate suprascrie orice configurare legată de
„Compatibility view”. Astfel, în cazul ipotetic în care un client adaugă Paperless
flowSIGN in lista de Enterprise Mode Compatibility View prin group policy, aplicația
Paperless flowSIGN nu va funcționa.
_______________________________________________
Urmați cei 3 pași de mai jos pentru a finaliza procesul de înregistrare:
Pasul 1: Verificați datele personale și confirmați numărul de telefon;
Pasul 2: Validarea identității prin introducerea codului de autorizare;
Pasul 3: Setați parola.
Pasul 1. Verificați datele personale

Accesați linkul primit în invitația primita prin e-mail.
În acest prim pas al procesului de creare a contului, introduceți numărul dvs. de telefon
(inclusiv prefixul aferent țării) și validați accesând butonul „Validați numărul de
telefon”.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 7 din 87
Dacă datele introduse sunt valide, veți fi redirecționat către următorul pas.
Pasul 2. Validarea identității prin introducerea codului de autorizare
Codul de autorizare vă va fi transmis prin SMS
Este necesară validarea prin inserarea acestui cod în câmpul corespunzător din ecranul
de înregistrare. Codul transmis inițial este valabil în mod implicit timp de 10 minute
(timpul rămas până la expirare este afișat pe această pagină).
Notă: În cazul în care nu ați primit codul de autorizare la prima încercare, după
două minute, pe pagina de validare a codului este activat un buton de trimitere de

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 8 din 87
cod. În acest caz, utilizați butonul Retrimite cod, iar după primirea codului, urmați
pasul anterior:
Pasul 3. Setați parola

În mod implicit, numele de utilizator este adresa dvs. de e-mail.
Continuați setând o parolă care are, conform indicațiilor afișate: cel puțin o literă mică,
cel puțin o literă mare, cel puțin o cifră, cel puțin un caracter special și minim 8
caractere lungime.
Apoi accesați butonul „Înregistrare”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 9 din 87
5. Configurare autorizare prin TOTP pentru semnarea
la distanță
Pentru aplicația Paperless flowSIGN configurată pentru semnătură la distanță cu
autorizare cu OTP transmis prin SMS/ email sau pentru semnare locală cu token NU
este necesara o configurare manuală suplimentară. Puteți continua cu Capitolul 6.
Dacă pentru semnarea la distanță în aplicația Paperless flowSIGN ați optat pentru
autorizare prin TOTP, este necesar să realizați configurarea mecanismului de
autorizare prin TOTP, urmând pașii de mai jos:
Veți primi pe email/ SMS o invitație pentru configurarea mecanismului de autorizare
prin TOTP, precum cea din captura de mai jos:
Accesați link-ul primit pe email/ SMS pentru a continua.

Codul inițial de autorizare vă va fi transmis prin SMS/ email:
Ulterior este necesară inserarea acestui cod în câmpul corespunzător, din ecranul de
înregistrare.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 10 din 87
În acest pas de configurare a mecanismului de autorizare, este necesară instalarea pe
telefonul dvs. mobil a unei aplicații de tip Authenticator.
Utilizați telefonul dvs. mobil pentru a instala una dintre aplicațiile de tip
Authenticator, așa cum este menționat în ecranul de configurare a mecanismului de
autorizare.
După instalarea aplicației pe telefonul mobil, reveniți în pagina de configurare a

mecanismului de autorizare și:
(1) parcurgeți pagina până la final,
(2) introduceți codul de autorizare primit anterior prin SMS,
(3) bifați căsuța „Confirm că am instalat o aplicație de autentificare și înțeleg că
afișarea codului se va realiza o singură dată”
(4) accesați butonul „Continuă”

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 11 din 87
Deschideți aplicația Authenticator pe telefonul mobil (în exemplul de mai jos a fost
utilizată aplicația Google Authenticator).
Alegeți opțiunea de scanare cod de bare:
Accesați ecranul „CONFIGURARE MECANISM DE AUTORIZARE”:
(1) Daca accesați ecranul „CONFIGURARE MECANISM DE AUTORIZARE” de pe

laptop/ PC, atunci încadrați codul QR din ecran conform indicațiilor primite
pe telefonul dvs. mobil:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 12 din 87
(2) Dacă accesați ecranul „CONFIGURARE MECANISM DE AUTORIZARE” direct
de pe telefonul mobil pe care ați instalat aplicația de tip Authenticator, atunci
apăsați butonul “Salvează pe dispozitiv”
(3) Dacă nu puteți scana codul QR, aveți disponibilă și opțiunea de a insera codul
afișat pe ecranul „CONFIGURARE MECANISM DE AUTORIZARE”, în aplicația
de tip Authenticator de pe telefonul mobil.
Pe telefonul dvs. mobil se va afișa mențiunea „Account added”, precum și codul
necesar pentru finalizarea configurării mecanismului de autorizare:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 13 din 87
Introduceți acest cod în câmpul „Cod”, din ecranul „CONFIGURARE MECANISM DE
AUTORIZARE” și accesați butonul „Trimite”:
Pentru o configurare reușită a mecanismului de autorizare prin TOTP, se va afișa un

mesaj de succes, așa cum se arată în imaginea de mai jos:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 14 din 87
6. Autentificare utilizator
După finalizarea procesului de înregistrare, veți fi redirecționat către pagina de
conectare.
Pentru conectarea în aplicația Paperless flowSIGN, este necesar să introduceți
credențialele dvs. (adresa de e-mail utilizată pentru înregistrarea ca utilizator și parola
setată anterior).
Accesați butonul „Intră în cont”.
După conectare, aplicația solicită permisiunea de a accesa resurse protejate, așa cum
se arată în ecranul de imprimare de mai jos. Acest ecran va fi afișat numai la prima
conectare.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 15 din 87
Accesați butonul „Permite”, pentru a vă conecta în aplicația Paperless flowSIGN.
Așteptați ca profilul dvs. să se încarce în aplicația Paperless flowSIGN:

(1) Dacă datele dvs. personale au fost deja transmise și înregistrate în aplicație,
veți fi direcționat în ecranul principal al aplicației (Dashboard) – Capitolul 7
(2) Dacă datele dvs. personale trebuie înregistrate în aplicație, veți fi direcționat
în ecranul de completare a acestora – Capitolul 6.1 de mai jos.
După autentificare, se prezintă o “Notă de informare”, pentru a trece la pasul 2 de
înrolare (completare manuala date/ identificare video). Pentru a continua, trebuie să
citiți nota și să apăsați butonul „Am luat la cunoștință”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 16 din 87
6.1 Completare date personale
După autentificare se verifică dacă datele dvs. personale necesare pentru emiterea
semnăturii digitale au fost înregistrate în aplicație, iar dacă este nevoie, vi se solicită
completarea acestora.
28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 17 din 87
În funcție de setările efectuate de către administratorul aplicației, înregistrarea datelor
personale se va putea realiza:
• fie prin completarea manuală a datelor (Subcapitolul 6.1.1),
• fie prin intermediul identificării video (Subcapitolul 6.1.2).
6.1.1 Înregistrarea manuală a datelor personale
Așteptați încărcarea profilului dvs. :
Este necesar să completați datele dumneavoastră personale în câmpurile aferente. În

funcție de setările realizate de administrator, cartea de identitate (o imagine clară a
acesteia, în întregime) trebuie încărcată sau nu în ecranul de completare manuala a
datelor personale. Finalizați procesul de înregistrare accesând butonul „Register”:
După completarea datelor personale, vă veți autentifica în aplicație și veți fi direcționat

către ecranul principal al aplicației (Dashboard) – Capitolul 7.
6.1.2 Înregistrarea datelor personale prin intermediul identificării

video
În cazul în care administratorul a configurat modalitatea de completare a datelor

personale prin intermediul identificării video, veți fi redirecționat automat către pagina
de mai jos.
! Pentru realizarea identificării video se recomandă utilizarea browser-ului Google

Chrome.
28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 18 din 87
În vederea utilizării opțiunii de identificare video, deoarece identificarea se va realiza
online, printr-un interviu audio/video cu un operator certSIGN, veți avea nevoie de:
 O conexiune bună la Internet;

 Un dispozitiv cu microfon şi cameră web funcţionale;
 Cartea de Identitate emisă de autorităţile române validă, în original.
Verificați numărul de telefon și adresa de e-mail precompletate. Opțiunea “Identificare
video” va fi automat selectată în lista derulantă.
Pentru a putea continua, este necesar să vă exprimați acordul cu privire la prelucrarea
de către certSIGN a datelor biometrice în conformitate cu „Nota de informare privind
prelucrarea datelor cu caracter personal de catre certSIGN”, prin bifarea căsuței
corespunzătoare:
Pentru a începe identificarea video, asigurați-vă că aveți la îndemână Cartea de

Identitate emisă de autorităţile române validă, în original. Apoi „Apăsați aici pentru a
începe”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 19 din 87
Pentru continuarea proesului de identificare video, este necesar acceptul dvs. pentru
accesarea de către aplicația certSIGN a microfonului si a camerei dispozitivului de pe
care se realizează identificarea; Accesați opțiunea „Allow” pentru a continua:
Imediat se va afisa pe ecran mesajul „În așteptarea unui operator” și în cel mai scurt
timp se va stabili conexiunea online cu unul dntre operatorii certSIGN.
Urmați indicațiile primite prin intermediul aplicației de identificare video.
Procesul de identificare video urmeaza doi pași distincți:

1) Scanarea datelor de pe Cartea de Identitate cu ajutorul tehnologiei OCR
(recunoasterea optica a caracterelor):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 20 din 87
2) Scanarea facială, pentru a verifica dacă persoana care efectuează identificarea
este aceeași persoană din cartea de Identitate.
După finalizarea celor 2 pași, sunteți rugat/ă să așteptați până ce operatorul validează
datele preluate și validează înregistrarea cererii. Se va comunica un mesaj ce se va
afișa și pe ecran: „Vă rugăm așteptați până când acest mesaj dispare”.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 21 din 87
Datele din cartea dvs de identitate, obținute prin procesul automat OCR, vor fi afișate
pe ecran, disponibile pentru vizualizarea și verificarea acestora.
După finalizarea înregistrării, se va afișa un mesaj de succes: “Identificarea a fost
realizată cu succes”. Apăsați butonul „OK”.
În ecranul în care ați fost automat redirecționat, apăsați butonul .

Veți fi direcționat automat către pagina de autentificare. Vă veți putea autentifica și
veți fi direcționat către ecranul principal al aplicației (Dashboard) – capitolul 7.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 22 din 87
6.2 Recuperarea parolei
Dacă ați uitat parola, aceasta poate fi recuperată accesând din ecranul de conectare
butonul „Ați uitat parola?”.
Introduceți adresa dvs. de e-mail în ecranul afișat și accesați butonul „Trimite”.
Dacă adresa se potrivește cu unul dintre conturile dvs., veți primi un e-mail cu un
link de resetare a parolei, așa cum se arată mai jos.
Verificați adresa de e-mail și accesați linkul „Recuperează parola”:
Veți fi redirecționat către pagina de recuperare a parolei, unde trebuie să validați

identitatea dvs. introducând codul de autorizare primit prin SMS.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 23 din 87
Introduceți acest cod (primit prin SMS) în fereastra de recuperare a parolei și accesați
butonul „Validați cod”.
După validarea identității, tastați o nouă parolă care respectă cerințele serverului de
autorizare și accesați butonul „Schimbare parola”.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 24 din 87
7. Tabloul de bord (Dashboard)
Tabloul de bord flowSIGN este afișat după autentificarea cu succes. În acest tablou
de bord puteți crea, superviza, semna, descărca fișierele semnate, edita sau șterge
fluxuri, în funcție de drepturile alocate.
7.1 Descărcarea termenilor si condițiilor
Documentul semnat “Termenii și Condiții” poate fi descărcat accesând iconița ,

aflată în bara superioară (partea dreaptă) a meniului FlowSign:
Documentul va fi descărcat în format PDF:
7.2 Manuale
Manualele (în limba Romana și Engleză) pot fi descărcate accesând iconița ,

aflată în bara superioară (partea dreaptă) a meniului FlowSign și alegând din listă
documentul dorit:
Manualul va fi descărcat în format PDF:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 25 din 87
7.3 Modificarea parolei
Modificarea parolei se poate realiza accesând iconița („Configuration”), aflată în

bara superioară (partea dreaptă) a meniului FlowSign și alegând opțiunea “Change
Password”:
Pentru modificarea parolei este necesar să introduceți parola curentă, apoi noua
parolă, care trebuie să respecte cerintele afișate (cel puțin o literă mică, cel puțin o
literă mare, cel puțin o cifră, cel puțin un caracter special și minim 8 caractere
lungime). Apoi accesați butonul “Schimbare parolă”:
7.4 Delogare
Delogarea utilizatorului se poate realiza accesând iconița (disponibilă în bara
superioară a meniului FlowSign) și a butonului

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 26 din 87
7.5 Fluxuri
Tabloul de bord conține următoarele file:
7.5.1 “Flows created by me” (Fluxurile create de mine)
Accesând această filă, puteți vizualiza fluxurile pe care le-ați creat și detaliile unui
anumit flux, cum ar fi: data creării, starea (draft, editing, completed, declined,
pending)*, numărul de fișiere de semnat, numărul de participanți, numărul de
semnături și acțiunile pe care le puteți efectua într-un fișier (edit, delete, download
/editați, ștergeți, descărcați).
 draft (schiță)
 editing (în editare),
 completed (finalizate)
 declined (refuzate)
 pending (în așteptare)
Pentru detalii suplimentare cu privire la Stările fluxurilor, consultați Capitolul 12.
States of the Signing Flow (Stări ale fluxului de semnare)
Aplicația flowSIGN este setată implicit să afișeze „Flows created by me” („Fluxurile
create de mine”) cu statusurile: Draft, Editing si Pending.
Pentru a filtra după alte stări ale fluxurilor, accesați săgeata din dreptul secțiunii
“Status”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 27 din 87
Bifați căsuța/căsuțele din dreptul stării după care doriți să realizați filtrarea. Pentru
finalizarea filtrării, accesați cu mouse-ul o zonă în exteriorul ferestrei de selectare.
Rezultatele filtrării se vor afișa în lista de fluxuri.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 28 din 87
7.5.2 „Flows that require my signature” (Fluxurile care necesită
semnătura mea)
Această filă afișează fluxurile care necesită semnătura dvs. Puteți semna un flux sau
refuza semnarea acestuia.
Pentru a filtra după alte stări ale fluxurilor, accesați săgeata din dreptul secțiunii “My
pending”
Rezultatele filtrării se vor afișa în lista de fluxuri care necesită semnătura dvs.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 29 din 87
7.5.3 „Flows supervised by me” (Fluxurile supervizate de mine)
Această filă afișează fluxurile aflate sub supervizarea dvs. Ca supervizor, puteți revizui
un flux.
Pentru a filtra după alte stări ale “Flows supervised by me” (“Fluxuri supervizate de
mine”), accesați săgeata din dreptul secțiunii “Status”
Rezultatele filtrării se vor afișa în lista de fluxuri supervizate de dvs.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 30 din 87
7.5.4 Flow templates (Șabloane/template-uri de fluxuri)
Această filă afișează șabloanele de fluxuri salvate de dvs. sau partajate cu dvs.
Următoarele „Acțiuni” pot fi disponibile în cadrul filei Flow templates:
Acces la acțiuni
Pentru
proprietarul Pentru un
Acțiuni șablonului template care
(= persoana este partajat
care a creat cu dvs.
șablonul)
Crearea unui nou flux pe baza unui ✓ ✓

șablon (template) salvat
Vizualizarea informațiilor template- ✓ ✓

ului (“Template status”)
Partajarea șablonului (template-ului) ✓ -
Editarea șablonului (template-ului) ✓ -
Ștergerea șablonului (template-ului) ✓ -
 Pentru a crea un nou flux pe baza unui șablon (template) salvat, accesați
pictograma din coloana “Actions” (Acțiuni)

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 31 din 87
Denumirea fluxului este precompletată cu denumirea template-ului și puteți să o
modificați, apoi accesați butonul „Create”:
Urmați pașii pentru crearea unui flux, așa cum este descris mai jos, în CAPITOLUL 8.
 Pentru a vizualiza informațiile template-ului (de exemplu: proprietarul

template-ului, data inițierii, denumirea fișierului/fișierelor incluse în
template,participanții și supervizorul/supervizorii fluxului), accesați pictograma
“Template status” din coloana “Actions” (Acțiuni):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 32 din 87
 Pentru a partaja șablonul (template-ul) cu organizația dvs. sau cu o listă de
participanți, accesați pictograma din coloana “Actions” (Acțiuni):
Puteți alege partajarea șablonului (template-ului) cu organizația dvs. și în acest caz

glisați cursorul „Shared with Organization”:
Cursorul colorat în roșu (precum se observă în imaginea de mai jos) semnalează faptul
ca template-ul va fi partajat cu organizația. Pentru a confirma, accesați butonul
„Save”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 33 din 87
Puteți alege partajarea șablonului (template-ului) cu cu unul sau mai mulți participanți
(deja înregistrați în aplicația FlowSIGN) prin introducerea adresei de e-mail a
participantului dorit și accesarea „+”.
Pentru adăugarea mai multor participanți cu care doriți să partajați șablonul,

introduceți din nou o adresă de e-mail a unui nou participant și accesati „+”. Repetați
pentru fiecare nou participant pe care doriți să în adăugați.
Lista de participanți cu care partajați template-ul este afișată în câmpul “Shared with
users”:
Prin accesarea „-” din dreptul adresei de e-mail a participantului, puteți renunța la
acest participant din lista de partajare.
 Pentru a edita șablonul (template-ul) accesați pictograma din coloana

“Actions” (Acțiuni)
! Din momentul în care începeți editarea unui șablon, niciun alt utilizator nu va putea
crea fluxuri pe baza acestuia până ce veți finaliza editarea acestuia.
Puteți finaliza editarea în orice moment, accesând butonul „FINISH EDITING”:
Accesând pictogramele puteți:
adăuga fișiere,

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 34 din 87
înlocui fișiere/participanți la flux,
șterge fișiere/ participanți la flux.
Pașii pentru crearea fluxului de semnare sunt detaliați în CAPITOLUL 8.
În pasul 1. “Files manager” (manager fișiere) puteți adăuga noi fișiere, puteți înlocui
sau șterge fișiere:
În pasul 2. “Participants manager” (manager participanți) puteți adăuga noi

paticipanți la flux, puteți înlocui sau șterge participanți:
În pasul 3. “Configure signatures” (configurați semnături) puteți modifica poziția

semnăturilor:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 35 din 87
În pasul 4. “Email notifications” (Notificări prin email) puteți edita/modifica
subiectul mesajului care va fi transmis prin email, puteti edita/modifica mesajele
private pentru unul sau mai mulți participanți”:
În pasul 5. “Review flow” (Revizuire flux) puteți revizui întregul flux. Pentru a salva
modificările efectuate, accesați butonul „FINISH EDITING” (fie din partea superioara a
ecranului, colțul din dreapta / fie din partea stângă, jos, a ecranului):
 Pentru a șterge șablonul (template-ul) accesați pictograma din coloana

“Actions” (Acțiuni).
Este necesară confirmarea acțiunii, prin accesarea butonului „OK”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 36 din 87
• Puteți crea șabloane din fluxurile deja existente (prin accesarea
butonului de editare, în pasul 5. Review flow se vor urma indicațiile de la
CAPITOLUL 8), sau în cadrul fluxurilor noi (se vor urma indicațiile din
CAPITOLUL 8).
• Un șablon șters de proprietar, va fi șters pentru întreaga organizație /
pentru toți utilizatorii cu care a fost partajat.
• Un flux creat pe baza unui șablon NU va fi șters, chiar dacă proprietarul
a șters template-ul de bază.
• Nu se pot crea șabloane cu fișiere criptate.
8. Crearea unui flux de semnare

Această opțiune este valabila numai daca administratorul a configurat contul dvs. cu
drepturi de inițiere pentru fluxuri de semnare. Pentru a crea un flux de semnare,
începeți să tastați un nume în câmpul “Signing Flow name*” (Nume flux de semnare),
apoi accesați cu click butonul aflat în partea dreaptă a câmpului.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 37 din 87
8.1 Manager fișiere (Files manager)
8.1.1 Adăugare fișiere pentru semnat
În acest pas, adăugați fișierul (fișierele) PDF care necesită semnarea (secțiunea
“Files”).
! Serviciul poate fi utilizat pentru documente de tip PDF, exceptând formularele
interactive.
Pentru a încărca fișierele care necesită semnarea, puteți alege una dintre următoarele
opțiuni:
a) Parcurgeți fișierele accesând „SELECT FILES TO UPLOAD” (SELECTAȚI
DOCUMENTELE PENTRU ÎNCĂRCARE),
sau
b) Folosiți opțiunea “Drag and drop” pentru documentele pe care doriți să le
adăugați în flux (trageți documentele dorite, în spațiul marcat, așa cum se
indică pe ecran):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 38 din 87
8.1.2 Adăugare fișiere justificative
Opțional, se pot adăuga și fișiere justificative, care nu necesită semnarea („Justifying

Files”). În funcție de modul în care a fost configurat contul, pot fi încărcate diverse
tipuri de fișiere.
Pentru a încărca fișierele suport, puteți alege una dintre următoarele opțiuni:
a) Parcurgeți fișierele accesând „SELECT JUSTIFYING FILES TO UPLOAD”
(SELECTAȚI DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE PENTRU ÎNCĂRCARE),
sau
b) Folosiți opțiunea “Drag and drop” pentru documentele justificative pe care
doriți să le adăugați (trageți documentele dorite, în spațiul marcat, așa cum
se indică pe ecran):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 39 din 87
8.1.3 Criptarea fișierelor
Opțional, puteți cripta fișierele dintr-un flux, bifând căsuța corespondentă “Encrypt
files”. În câmpul pentru parolă introduceți o parolă pentru criptare, apoi atașați
fișierul/fișierele:
Parola va trebui ulterior comunicată de către inițiatorul fluxului, către semnatari,

respectiv supervizori (spre exemplu prin SMS).
8.1.4 Limitări pentru fișiere
În funcție de modul în care aplicația dumneavoastră flowSIGN a fost configurată de

către administratorul acesteia, vor fi setate anumite restricții/limitări pe 3 niveluri, atât
pentru fișierele încărcate pentru semnare, cât și pentru fișierele justificative:
1) Limită a dimensiunii fișierului care poate fi încărcat pentru semnare/sau fișier
justificativ;
2) Limită a numărului de fișiere care pot fi încărcate pentru semnare/sau fișiere
justificative;
3) Limită a volumului de fișiere/fișiere justificative pentru fiecare flux de semnare.
În cazul în care utilizatorul depășește aceste limite, în interfața flowSIGN se vor afișa
mesaje corespunzătoare, de tip pop-up:
1) Mesajul pentru depășirea limitei (Mb) fișierului care poate fi încărcat pentru
semnare/ ca fișier justificativ ("fisierul încărcat este prea mare”)

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 40 din 87
a) Exemplu pentru fișier semnare:
b) Exemplu pentru fișier justificativ:
2) Mesajul pentru depășirea limitei numărului de fișiere care pot fi încărcate pentru
semnare/ ca fișiere justificative (pentru exemplul de mai jos este acceptat un
număr maxim de 5 fișiere, iar mesajul corespunzător este "sunt acceptate numai
5 documente”)
3) Mesajul pentru depășirea volumului (Mb) de fișiere de semnare/ justificative

("fisierul încărcat este prea mare, se depășește limita dimensiunii fluxului total”)

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 41 din 87
8.1.5 Eliminare fișiere
Puteți elimina un fișier, accesând pictograma (coș de gunoi), localizată în partea

dreaptă. De asemenea, puteți rearanja fișierele prin “tragerea” acestora în sus și în
jos, în cadrul listei.
După ce ați încărcat fișierele care vor fi semnate, accesați butonul „Next” pentru a
trece la pasul următor.
8.1.6 Înlocuire fișiere
Puteți înlocui un fișier, accesând pictograma (înlocuire), localizată în partea

dreaptă.
După ce ați încărcat fișierele care vor fi semnate, accesați butonul „Next” pentru a
trece la pasul următor.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 42 din 87
8.2 Manager participanți (Participants manager)
În acest pas, adăugați participanții la fluxul de semnare. Participanților li se atribuie

unul dintre următoarele roluri:
➢ Supervisor (Supervizor) – este persoana care doar supervizează
(supraveghează) fluxul, primind o notificare de fiecare dată când un
participant a semnat și când fluxul de semnare este finalizat.
➢ Signer (Semnatar) – persoana implicată în procesul de semnare, care
trebuie să semneze documentele încărcate;
I. Supervisor (Supervizorul):
- poate numai să supervizeze modul în care se derulează procesul de semnare.
- Poate fi și Signer (semnatar), dacă îi este atribuit și acest rol.
II. Signer (Semnatarul) poate fi:

1. Deja înscris, iar pentru a îl adăuga în flux, trebuie să tastați adresa de e-
mail, să selectați rolul „Signer” (Semnatar), apoi să accesați butonul „Add”;
2. Să nu fie înscris, caz în care, în funcție de modul în care a fost configurată

aplicația dvs., se poate permite sau nu adăugarea de noi utilizatori:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 43 din 87
a) În cazul în care aplicația a fost configurată astfel încât să nu permită
adăugarea de noi utilizatori, veți primi un mesaj de avertizare și veți
putea adăuga în fluxul de semnare numai utilizatori deja înrolați :
❗ A user that is not enrolled could not be added.

b) În cazul în care aplicația a fost configurată astfel încât să permită
adăugarea de noi utilizatori, urmați în funcție de specificul
organizației dvs., indicațiile din subcapitolul 8.2.1 sau 8.2.2.
8.2.1 Adăugarea de noi utilizatori de către DRA
Dacă societatea dvs. are drepturi DRA (Delegated Registration Authority) pentru a
înscrie un nou utilizator prin intermediul aplicației, completați e-mailul, atribuiți rolul
„Signer” (Semnatar) și accesați butonul “ADD”.
După acest pas, este afișat un ecran nou. Toate câmpurile din acest ecran sunt
obligatorii:
După completarea câmpurilor obligatorii din formular, încărcați o fotografie cu CI-ul

utilizatorului, accesând butonul SELECT USER ID PHOTO (SELECTARE FOTOGRAFIE CI
UTILIZATOR).
Există două opțiuni de semnare:
28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 44 din 87
1) „Can sign from distance” (poate semna de la distanță) utilizând una
dintre opțiunile pentru care a fost configurat contul dvs. (semnare prin
SMS sau prin TOTP)
2) „Can sign with token” (poate semna cu token).
! Nu puteți selecta opțiunea „Can sign with token” dacă prima opțiune (de semnare la
distanță) este deja bifată.
1) Pentru aplicațiile flowSIGN configurate pentru opțiunea care folosește
Serviciul de semnare la distanță (RSS=Remote Signing Service) pentru
realizarea procesului de semnare.
Semnarea se realizează utilizând una dintre opțiunile pentru care a fost
configurat contul dvs.:
• semnare utilizând OTP: în acest caz, codul pentru semnare va fi transmis
prin SMS/ email
• sau semnare utilizând TOTP: în acest caz se va utiliza pentru semnare codul
din aplicația tip Authenticator, instalată pe telefonul dvs. mobil.
2) Pentru aplicațiile flowSIGN configurate pentru opțiunea care folosește
Serviciul de semnare locală (cu token) pentru realizarea procesului de
semnare.
În acest caz, documentele care necesită semnarea vor fi descărcate de către
semnatar mai întâi local, vor fi semnate și apoi documentele semnate vor fi
încărcate în aplicație.
Detaliile legate de procesul de semnare se regăsesc în Capitolul 9. Semnare flux
(Signing Flow).
Opțiunea „Can create flows” (poate crea fluxuri), este afișată în funcție de modul de
configurare al aplicației dvs. Bifați căsuța aferentă dacă doriți ca noul utilizator înrolat
să poată iniția fluxuri.
După ce urmați pașii descriși mai sus, accesați butonul „Register” (Înregistrare).
Puteți adăuga oricâți utilizatori este nevoie, repetând pașii de mai sus. Puteți rearanja
ordinea participanților trăgând un participant din listă în sus sau în jos.
Pentru a merge mai departe, accesați butonul „Next”.
8.2.2 Adăugarea de noi utilizatori fără drepturi DRA – Înrolarea în

doi pași
Dacă societatea dvs. NU are drepturi DRA (Delegated Registration Authority), pentru
a înscrie un nou utilizator prin intermediul aplicației, înrolarea se va realiza în doi pași:
Pasul 1: Completați e-mailul și în funcție de necesități, atribuiți noului utilizator
rolul „Signer” (Semnatar) sau “Supervisor” (Supervisor) și accesați butonul “ADD”.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 45 din 87
După acest pas, este afișat un ecran nou, ce conține, în funcție de modul în care
administratorul a configurat contul dvs., anumite câmpuri, cum ar fi :
- câmpuri obligatorii (marcate cu roșu)
- și, eventual, alte câmpuri opționale.
Datele legate de organizația noului utilizator (Nume organizație, CUI
organizație, Departament, Titlu) nu vor putea fi editate ulterior de către noul
utilizator înrolat.
În funcție de modul de configurare al aplicației dvs., puteți selecta din meniul drop-
down, profilul de certificat pe care doriți să îl atribuiți noului utilizator, sau nu aveți
disponibil pentru selecție profilul de certificat – în acest caz, existând o configurare
implicită făcută de către administratorul sistemului:
Opțiunea „Can create flows” (poate crea fluxuri), este afișată în funcție de modul de
configurare al aplicației dvs. Bifați căsuța aferentă dacă doriți ca noul utilizator înrolat
să poată iniția fluxuri.
Pentru a finaliza înregistrarea, accesați butonul „Register”.
28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 46 din 87
În continuare, urmați pașii necesari pentru crearea fluxului de semnare (descriși in
subcapitolele următoare).
După ce finalizați fluxul de semnare, noul utilizator va primi pe e-mailul indicat în pasul
de înrolare, o invitație pentru crearea unui cont în aplicația Paperless flowSIGN.
Pasul 2: Acest pas se efectuezază de către persoana înrolată în flux în pasul 1.
Viitorul utilizator va trebui să parcurgă pașii descriși în:
• capitolul 4 Înregistrarea utilizatorului și
• capitolul 6.1 Completare date personale
Modalitatea de completare a datelor personale (prin inregistrare manuală sau prin
identificare video) va fi realizată în funcție de profilul cu care a fost adăugat utilizatorul
la Pasul 1.
8.2.3 Înlocuirea participanților la flux
Accesați iconița :

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 47 din 87
Adăugați adresa de e-mail a noului participant la flux și accesați butonul “Add”:
8.3 Configurarea semnăturilor (Configure signatures)
În calitate de inițiator al fluxului de semnare, trebuie să configurați locația semnăturii,

desenând pe documentul care va fi semnat, câte un dreptunghi, pentru fiecare
semnatar în parte.
Mai întâi, din partea stângă a ecranului, selectați documentul, apoi semnatarul,
accesând cu mouse-ul adresa de e-mail. Apoi, în partea dreaptă, în previzualizarea
documentului, selectați spațiul în care doriți să fie localizată semnătura.
Acest pas trebuie realizat pentru fiecare semnatar și pentru fiecare document al
fluxului.
Configurarea poziției de afișare a semnăturii pe documente se poate realiza în două
moduri:
1) Utilizând mouse-ul, cu click în locația dorită

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 48 din 87
(! Dacă utilizați aplicația pe un telefon mobil, semnatura se poate amplasa doar cu
funcția click.)
sau
2) utilizând mouse-ul cu drag & drop pentru dimensionarea zonei în care doriți să
apară semnătura
Accesați butonul „Next”, pentru a continua cu următorul pas.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 49 din 87
8.4 Notificări prin e-mail (Email notifications)
În acest pas, în calitate de inițiator al fluxului de semnare, veți seta notificările prin e-
mail, ce vor fi trimise fiecărui semnatar/supervizor. Fluxul este liniar. E-mailul este
trimis primului semnatar, apoi celui următor și așa mai departe.
Puteți configura textul notificării prin e-mail pentru toți semnatarii sau puteți crea un
mesaj privat pentru semnatar/supervizor (selectați adresa de e-mail, apoi tastați
mesajul în câmpul marcat corespunzător din partea dreaptă a ecranului).
Notă: Este foarte important să salvați mesajul, accesând butonul „SAVE

MESSAGES” (Salvează mesaje), înainte de a accesa butonul „Next”. În caz contrar,
semnatarii NU vor primi mesajele.
După salvarea mesajelor, veți primi un mesaj care confirmă salvarea acestora:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 50 din 87
8.5 Revizuirea fluxului (Review flow)
În acest pas final (5), înainte de a iniția fluxul de semnare, puteți examina și revizui
fluxul, puteți verifica participanții și documentele care urmează a fi semnate și
opțional, puteți crea un șablon (template) pentru fluxuri (flow template).
1) Crearea unui template pentru fluxuri (opțional)
În câmpul „Name*” denumiți template-ul și accesați butonul „Save”
Veți primi o confirmare pentru salvarea template-ului „Flow template [.....] was
successfully saved”.
! Fisierele încărcate pe un flux care este salvat ca template se vor regăsi în template.
Dacă partajați template-ul cu organizația sau alți utilizatori, aceștia vor avea acces la
fișierele încărcate pe template-ul de flux.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 51 din 87
[.....]–> La crearea unui sablon este generat automat si un cod de sablon (template
code) care este util pentru a diferentia sabloanele/template-urile ce poarta acelasi
nume.
Veți regăsi acest cod și in coloana „Template codes” din cadrul „Flow templates”.
Un template care se află în editare va fi marcat cu galben in fila „Flow Templates”:
! Pentru fluxurile care conțin fișiere criptate, NU este posibilă crearea de șabloane:
2) Pornirea fluxului de semnare
După revizuire, accesați butonul “START SIGNING FLOW”

(PORNIȚI FLUXUL DE SEMNARE).

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 52 din 87
9. Semnare flux (Signing Flow)
Fiecare participant al fluxului de semnare va primi o notificare prin e-mail, în funcție
de comanda setată, de la adresa paperless@certsign.ro.
Fișierele pot fi semnate în modurile descrise și anterior, în funcție de modul în care
este setata aplicația dvs. flowSIGN și/sau de modul în care ați configurat semnarea
documentelor (Subcapitolul 8.2):
Există două opțiuni de semnare:
• semnarea la distanță (RSS) utilizând una dintre opțiunile pentru care
a fost configurat contul dvs. (semnare cu OTP primit prin SMS/ email
sau cu TOTP generat de o aplicație de tip Authenticator)
• semnarea cu token (semnare locală, iar fișierele semnate vor trebui
încărcate în aplicație după semnarea locală a acestora utilizând un
token.)
Pentru semnarea documentelor criptate de către inițiatorul fluxului, este necesar ca
participanții la fluxul de semnare să cunoască parola și să o insereze în pasul în care
aceasta le este solicitată.
Documentul ce urmează a fi semnat nu va fi afișat înainte de introducerea corectă a
parolei.
În momentul semnării, pentru a vizualiza parola inserată, accesați . După

introducerea parolei este necesar să apăsați butonul “OK”:
9.1 Semnare la distanță
Semnarea se realizează utilizând una dintre opțiunile pentru care a fost configurat
contul dvs.:
• semnare cu OTP primit prin SMS/ email: în acest caz, codul pentru semnare
va fi transmis prin SMS/ email
• sau semnare cu TOTP generat de o aplicație de tip Authenticator: în acest
caz se va utiliza pentru semnare codul din aplicația tip Authenticator,
instalată pe telefonul mobil.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 53 din 87
Ca semnatar, puteți accesa pagina de semnare fie:
a) Accesând linkul din notificarea primită prin e-mail:
sau
b) Accesând în aplicația flowSIGN tabul “Flows that require my signature”
și pictograma:
Înainte de a semna, trebuie să citiți documentul și să bifați căsuța: “I have read the
files above before signing them” (“Am citit fișierele de mai sus înainte de a le semna”),
apoi accesați butonul „SIGN FLOW”. Opțional, înainte de a semna, se poate adăuga un
comentariu în câmpul "Comment".

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 54 din 87
Notă: Dacă nu dețineți un certificat valabil în sistem, trebuie să acceptați
inclusiv termenii și condițiile generale prin bifarea "Accept Terms & Conditions"
(„Accept Terenii și Condițiile”). Un nou certificat va fi eliberat imediat ce procesul de
autorizare va fi finalizat.
Autorizați procesul de semnare prin introducerea codului primit.

În funcție de opțiunea pentru care este configurată aplicația dvs. flowSIGN, veți primi
codul pentru semnarea la distanță astfel:
a) Pentru aplicațiile configurate pentru semnarea OTP prin SMS/ email, veți
introduce pentru semnare codul primit prin SMS/ email:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 55 din 87
b) Pentru aplicațiile configurate pentru semnarea TOTP prin intermediul aplicației tip
Authenticator, va trebui să deschideți aplicația tip Authenticator pe care o aveți
instalată deja pe telefonul dvs. mobil. Pentru a autoriza semnarea la distanță, veți
introduce în ecranul de semnare al aplicației flowSIGN codul afișat în aplicația
Authenticator de pe telefonul dvs. mobil:
După finalizarea procesului de autorizare și semnătura aplicată documentului

(documentelor), va fi declanșată o notificare pentru următorul semnatar.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 56 din 87
9.2 Semnare locală (cu token)
Ca semnatar, puteți merge la pagina de semnare fie:

a) Accesând linkul din notificarea primită prin e-mail:
sau
b) Accesând în aplicația flowSIGN tabul “Flows that require my signature” și
pictograma:
Accesați butonul cu documentul ce trebuie semnat și apoi accesați butonul a

“DOWNLOAD SELECTED” (“Descarcă selecția”):
Deschideți documentul/documentele PDF descărcat/e anterior (dacă aveți de semnat

mai multe documente, fiecare document în parte va trebui semnat local, cu token-ul
individual).
28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 57 din 87
Pentru semnarea cu token a documentelor, asigurați-vă ca aveți tokenul conectat, apoi
accesați meniu “Tools”, urmat de opțiunea „Certificates”:
Accesați “Digitally sign”.

În mesajul de tip pop-up vi se indică să desenați cu mouse-ul (click & draw) aria în
care doriți să apară semnătura dvs. Click pe „OK”:
Așa cum s-a indicat în mesajul tip pop-up, desenați cu mouse-ul (click & draw) un
cadran, indicând dimensiunea și locația în care doriți să apară semnătura dvs.:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 58 din 87
Selectați certificatul cu care doriți să realizați semnarea documentului (1) și continuați
procesul, accesând butonul „Continue” (2):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 59 din 87
Verificați detaliile pentru semnătură și confirmați accesând butonul „Sign”:
Pentru salvarea documentului semnat, alegeți locația dorită și denumirea

documentului, apoi accesați butonul „Save”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 60 din 87
Introduceți parola tokenului dvs. pentru a finaliza semnarea documentului:
Semnătura dvs. va fi afișată pe documentul semnat, în locația aleasă și desenată

anterior:
După semnarea documentului/documentelor, pentru a finaliza procesul de semnare în

aplicația flowSIGN, este necesar să încărcați fișierele semnate în aplicația
flowSIGN, accesând butonul „UPLOAD SIGNED”.
Este important sa vă asigurați ca după încărcarea documentelor semnate, în aplicația
flowSIGN veți vizualiza semnătura pe documentul semnat cu tokenul (înaintea
încărcării acestuia în aplicație, în locația pentru semnătura nu apare vizual semnătura,
așa cum se poate observa în exemplul de mai jos):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 61 din 87
Selectați documentul semnat și accesați butonul „Open” pentru a încărca documentul
în aplicația flowSIGN:
Veți primi o confirmare de încărcare cu succes a fișierului (pentru exemplul de mai jos:
„File declaratie_POPESCU_semnat.pdf uploaded”),
Pe ecran veți putea vizualiza și verifica documentul încărcat, cu semnătura aplicată

(2).
Pentru a finaliza semnarea în flowSIGN, accesați butonul “FINISH SIGNING” (3):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 62 din 87
Veți primi o confirmare de semnare cu succes a fluxului: „Flow was successfully
signed”.
De fiecare dată când unul dintre participanții unui flux a semnat fluxul respectiv,
inițiatorul fluxului va primi un e-mail prin care va fi notificat:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 63 din 87
10. Refuzarea unui flux de semnare
Ca semnatar, puteți refuza semnarea documentelor dintr-un flux de semnare, din
diferite motive.
În fila, Flows that require my signature (Fluxuri care necesită semnătura mea), apăsați
pictograma din secțiunea Actions (Acțiuni) pentru a refuza semnarea
documentelor.
Se afișează o fereastră de confirmare a refuzului de semnare a documentului.

Introduceți motivul pentru care refuzați să semnați și apăsați OK.
Inițiatorul fluxului va primi o notificare pe email prin care este informat despre faptul
că unul din semnatari a refuzat semnarea. Notificarea va include denumirea fluxului
de semnare ,precum și motivul pentru care a fost refuzată semnarea acestuia:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 64 din 87
11. Descărcarea documentelor semnate
După finalizarea fluxului de semnare, fiecare participant primește o notificare precum
cea de mai jos:
Fiecare participant la fluxul de semnare poate descărca documentul/documentele
semnat(e) accesând pictograma “Download” (Descărcare) din tabloul de bord

corespunzător fiecărui rol.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 65 din 87
! În cazul în care documentul/documentele a/au fost criptate de către inițiatorul
fluxului, este necesar să introduceți parola pentru a descărca documentul/documentele
din respectivul flux.
12. Stările fluxului de semnare

Draft (Schiță): după adăugarea unui flux de semnare, acesta va avea
statusul „Draft” (Schiță), până la momentul inițierii sale,
când starea se va schimba în „Pending” (În așteptare).
Inițiatorul poate continua să configureze un flux în starea
„Draft” (Schiță), apăsând pictograma „Edit” (creionul)
aflat în bara din flux.
Pending (În așteptare): după ce un flux a fost inițiat, acesta intră în starea
„Pending” (În așteptare) și este trimis spre semnare
primului semnatar din flux. Pe tot parcursul fluxului, atâta
timp cât fluxul este transmis pentru semnarea de la un
semnatar la altul, starea fluxului rămâne „Pending” (În
așteptare).
Completed (Finalizat): după ce a semnat și ultimul semnatar al fluxului, starea
fluxului de semnare se modifică la "Completed" (Finalizat).
Declined (Refuzat): dacă unul dintre semnatari refuză să semneze fluxul, atunci
acesta este întrerupt (nu este trimis următorului semnatar)
și starea acestuia devine "Declined" (Refuzat).
Editing (Editare): inițiatorul poate modifica anumite configurații pe un flux în
timp ce se află în starea “Pending” (În așteptare), apăsând
pictograma „Edit” (creionul) de lângă flux. Când
pictograma „Edit” (Editare) este accesată pentru un flux
deja inițiat, starea fluxului se schimbă la "Editing" (Editare)
și este retrasă de la semnarea și supervizarea pentru
semnatarul curent, respectiv supervizor(i). După ce
inițiatorul fluxului pornește din nou fluxul modificat, starea
se schimbă în "Pending" (În așteptare).

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 66 din 87
Diagrama de mai jos prezintă stările unui flux de semnare:
Diagrama 1- Stările fluxului de semnare
13. Acțiuni
În secțiunea „Actions”, din meniurile „Flows created by me” și „Flows supervised by
me”:
se găsesc mai multe pictograme pentru efectuarea unor acțiuni și vizualizarea de
detalii, așa cum sunt descrise mai jos:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 67 din 87
1. Pictograma „Download” (Descărcare)
Descărcarea fișierelor este disponibilă tuturor participanților la un flux de semnare,

indiferent dacă fluxul se află în starea “Pending”, “Completed” sau “Declined”.
Pentru a descărca fișierele fluxului, accesați butonul cu pictograma “Download”:

fluxului, este necesar să introduceți parola pentru a descărca documentul/documentele
din respectivul flux.
2. Pictograma „Download justifying files” (Descarcă documente

justificative)
Pentru descărcarea documentelor justificative, se va accesa pictograma

menționată.
3. Pictograma „Flow status” (Statusul fluxului)
Vizualizarea statusului unui flux este disponibilă pentru inițiatorul și pentru

supervizorul unui flux de semnare.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 68 din 87
La accesarea butonului „Flow status”, se vor afișa următoarele detalii ale fluxului:
• Denumirea fluxului
• Inițiator flux
• Data inițierii fluxului
• Statusul fluxului (Draft/ Pending/ Completed/ Declined/ Editing)
• In cazul refuzului semnării, vor fi menționate detalii despre motivul
refuzului si data la care a fost declinată semnarea
• În cazul în care unul dintre semnatari a adăugat comentarii, acestea vor
fi afișate în secțiunea “Comment/Decline reason”
• Denumirea documentelor pentru semnare
• Denumirea documentelor justificative (numai dacă au fost încărcate de
către inițiatorul fluxului)
• Participanții la fluxul de semnare și data semnării
• Statusul semnării pentru fiecare participant la flux (Semnat sau respins)
• Supervizorul/supervizorii.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 69 din 87
In cazul refuzului semnării, vor fi menționate informatia despre motivul refuzului si
data la care a fost refuzată semnarea:
4. Pictograma „Edit” (Editează)
Editarea este disponibilă pentru inițiatorul unui flux de semnare. Acesta poate modifica
anumite configurații pe un flux în timp ce se află în starea “Pending” (În așteptare),
apăsând pictograma „Edit” (creionul) de lângă flux. Când pictograma „Edit”
(Editare) este accesată pentru un flux deja inițiat, starea fluxului se schimbă la
"Editing" (Editare) și este retrasă de la semnarea și supervizarea pentru semnatarul
curent, respectiv supervizor(i). După ce inițiatorul fluxului pornește din nou fluxul
modificat, starea se schimbă în "Pending" (În așteptare).
Pentru a edita un flux, accesați pictograma „Edit” din dreptul fluxului respectiv.
! În cazul în care documentul/documentele a/au fost criptate la crearea fluxului, este
necesar să introduceți parola pentru a putea edita fluxul.
Se vor relua pașii urmați la crearea unui flux de semnare (capitolul 8. Crearea unui
flux de semnare):
• În pasul 1, „Files manager”, este permisă adăugarea sau ștergerea de fișiere
atât timp cât fluxul selectat NU a fost semnat de niciunul dintre participanti.
Accesați butonul „Next”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 70 din 87
• În pasul 2, „Participants manager”, puteți adăuga sau șterge participanți
(semnatari sau supervizori) la fluxul selectat exact cum s-a arătat în Capitolul
8. Crearea unui flux de semnare.
După finalizare, accesați butonul „Next”:
• În pasul 3, „Configure signatures”, urmați indicațiile din Capitolul 8. Crearea

unui flux de semnare.
• În pasul 4, „Email notifications”, urmați indicațiile din Capitolul 8. Crearea unui

flux de semnare.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 71 din 87
• În pasul 5, „Review flow”, revizuiți fluxul de semnare.

În acest pas aveți opțiunea de a crea un template pe baza fluxului (așa cum
este descris la 8.5 Revizuirea fluxului (Review flow) și 7.3.4 Flow templates
(Șabloane/template-uri de fluxuri)
Pentru pornirea fluxului de semnare accesați butonul „START SIGNING
FLOW”:
! Fisierele încărcate pe un flux care este salvat ca template se vor regăsi în template.
Dacă partajați template-ul cu organizația sau alți utilizatori, aceștia vor avea acces la
fișierele încărcate pe template-ul de flux.
5. Pictograma „Delete” (Șterge)

Pentru a șterge un flux, accesați pictograma „Delete”.
28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 72 din 87
Vi se va solicita acceptul pentru ștergerea fluxului (“OK”) sau anularea acțiunii de
ștergere a fluxului („Cancel”).
6. Pictograma „Review” (Revizuiește)

Acțiunea este disponibilă supervizorilor fluxului, din „Flows supervised by me”.
Pentru a revizui un flux accesați butonul cu pictograma “Review”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 73 din 87
fluxului, este necesar să introduceți parola pentru a revizui fluxul.
14. Reînnoirea automată a certificatului digital

(Rekey)
Cu 30 zile, respectiv 15 zile înainte de expirarea certificatului digital, utilizatorul
flowSIGN va primi o notificare pe adresa e de-mail cu care este îngegistrat/ă (mesajul
este configurabil, textul de mai jos reprezentând un model).
Notificarea cu 15 zile înainte de expirarea certificatului digital nu se mai emite dacă
utilizatorul a completat între timp cererea pentru reînnoire și aceasta a fost aprobată.
Prin accesarea linkului primit prin e-mail (imaginea anterioară) sau prin logarea în
aplicația flowSIGN se va afișa mesajul de tip banner, așa cum se poate observa în
ecranul de mai jos (mesajul este configurabil, textul de mai jos reprezentând un
model).
Pentru a reînnoi certificatul digital, accesați butonul “Update Now” (actualizează
acum):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 74 din 87
Informațiile utilizatorului (User Information) nu conțin câmpuri editabile, însă dacă
datele nu corespund, acestea vor trebui actualizate.
Pentru a actualiza aceste date este necesar să contactați prin e-mail administratorul
dvs.
În cazul în care nu doriți să finalizați încă cererea de reînnoire a certificatului, în partea

superioară a ecranului (colțul din partea dreaptă) puteți accesa butonul “Back” pentru
a reveni în ecranul principal al aplicației.
! Recomandăm să reveniți pentru finalizarea procedurii de reînnoire a certificatului

până la data menționată în mesajul din ecranul de start al aplicației flowSIGN.
În cazul în care nu finalizați cu succes procedura de reînnoire până la expirarea
certificatului digital, nu veți mai putea aplica semnătura electronică, aceasta fiind
tehnic dezactivată (caz în care va fi necesar să solicitați reluarea procesului de
identificare în vederea emiterii unui nou certificat).

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 75 din 87
Completați câmpurile editabile din coloana „USER ID”, apoi încărcați o poză clară
(JPEG, PNG, etc) a actului de identitate și accesați butonul “Register” (=Înregistrează):
În pasul următor, în vederea emiterii unui nou certificat pentru semnarea la distanță,
este necesar să citiți și să acceptați termenii și condițiile:
Pentru a continua, bifați căsuța din dreptul “Sunt de acord cu termenii și condițiile” și
accesați butonul “Sign” (=Semnează).
Pentru semnare, introduceți codul primit prin SMS (authenticator), apoi accesați
butonul “OK”.
La final veți primi o confirmare de tipul „Cererea dvs. a fost tirmisă spre aprobare”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 76 din 87
Utilizatorul este redirecționat către ecranul principal al aplicației și poate utiliza
aplicația. Pe ecran nu va mai fi afișată atenționarea privind necesitatea reînnoirii
certificatului de utilizator, atât timp cât cererea se află în validare la operatorul
Certsign.
14.1 Comunicarea după validarea datelor de către Certsign
14.1.1 Cazul A: Datele corespund
Dacă toate datele transmise corespund cu cele din cartea de identitate, cererea este
validată de către un operator Certsign, iar utilizatorul va fi primi automat un e-mail de
confirmare, de tipul celui de mai jos (mesajul este configurabil, textul de mai jos
reprezentând un model).
Certificatul va fi reînnoit automat cu 3 zile (aceasta perioada este configurabilă) înainte
de expirarea certificatului curent.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 77 din 87
14.1.2 Cazul B: Datele nu corespund
În cazul în care datele completate la inițierea cererii de reînnoire nu corespund cu cele

din actul de identitate, utilizatorul este notificat prin e-mail că solicitarea i-a fost
respinsă.
În acest caz, utilizatorul primește un e-mail de tipul celui de mai jos (mesajul este
configurabil, textul de mai jos reprezentând un model) :
În interfața aplicației flowSIGN, după autentificare, utilizatorului îi este afișat un

mesaj de tip banner prin care se menționează faptul că cererea de reînnoire a
certificatului a fost respinsă, așa cum se poate observa mai jos (mesajul este
configurabil, textul de mai jos reprezentând un model).
Pentru a corecta datele și a iniția cererea de reînnoire, accesați butonul “Update Now”
(updatează acum):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 78 din 87
În cazul în care nu doriți să finalizați încă cererea de reînnoire a certificatului, în partea
superioară a ecranului (colțul din partea dreaptă) puteți accesa butonul “Back” pentru
a reveni în ecranul principal al aplicației.
! Recomandăm să reveniți pentru finalizarea procedurii de reînnoire a certificatului

până la data menționată în mesajul din ecranul de start al aplicației flowSIGN.
În cazul în care nu finalizați cu succes procedura de reînnoire până la expirarea
certificatului digital, nu veți mai putea aplica semnătura electronică, aceasta fiind
tehnic dezactivată (caz în care va fi necesar să solicitați reluarea procesului de
identificare în vederea emiterii unui nou certificat).
Motivul pentru care cererea a fost respinsă este afișat sub forma unui mesaj, în partea
superioară a detaliilor utilizatorului.
Corectați datele eronate, semnalate în mesaj.
Apoi este necesar să încărcați o poză clară (JPEG, PNG, etc) și în întregime a actului
de identitate (CI/pașaport) și să accesați butonul “Register” (=Înregistrează):
17
În pasul următor, în vederea emiterii noului certificat pentru semnarea la distanță după
efectuarea corecturilor, este necesar să urmați aceiași pași efectuați și la trimiterea
inițială a cererii: să citiți și să acceptați termenii și condițiile, iar pentru a continua, să
bifați căsuța din dreptul “Sunt de acord cu termenii și condițiile” și accesați butonul
“Sign” (=Semnează).
Pentru semnare, introduceți codul primit prin SMS (authenticator), apoi accesați
butonul „OK”.
La final veți primi o confirmare de tipul „Cererea dvs. a fost tirmisă spre aprobare”:
28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 79 din 87
Utilizatorul este redirecționat către ecranul principal al aplicației și poate utiliza
aplicația. Pe ecran nu va mai fi afișată atenționarea privind necesitatea reînnoirii
certificatului de utilizator, atat timp cât cererea se află în validare la operatorul
Certsign.
Dacă toate datele completate sunt corecte, utilizatorul va primi o notificare, așa cum
este menționat la: 14.1.1. Cazul A: Datele corespund.
15. Reînrolarea (Reenrollment)

15.1.1 Utilizator cu drept de înrolare utilizatori
Un inițiator de flux care are drept de înrolare pentru alți utilizatori, poate efectua
Reînrolarea unui utilizator căruia i-a expirat certificatul în două moduri, în funcție de
necesitate:
1) Din meniul FlowSign, accesând opțiunea “Go to Reenrollment” (= mergeți
la Reinrolare):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 80 din 87
În pasul următor se va completa adresa de e-mail a utilizatorului ce urmează a fi
reînrolat, apoi va accesa butonul “Search”:
Imediat ce utilizatorul este identificat în sistem, se va afișa mesajul legat de expirarea

certificatului utilizatorului (“The certificate for ……….. expired. Please enter the user
info in the form below” = Certificatul pentru ….. a expirat. Vă rugăm sa completați
informațiile in formularul de mai jos) și se vor afișa câmpurile cu informațiile
corespunzătoare profilului pe care este deja înrolat utilizatorul.
Profilele utilizatorilor pot fi diferite, iar inițiatorul reînrolării poate modifica respectivul
profil, alegând din lista disponibilă (în funcție de profilele disponibile pentru respectivul
cont).
Inițiatorul va completa datele necesare, corespunzătoare formularului afișat, iar pentru
confirmare, va accesa butonul „Register”:
Se va afișa în partea inferioară a ecranului o confirmare pentru înregistrarea cu succes

a cererii de reînrolare a utilizatorului.

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 81 din 87
În funcție de profilul selectat de inițiator, utilizatorul al cărui certificat este expirat,
după logarea în aplicația flowSIGN, va parcurge pașii corespunzători pentru
reînrolarea și identificarea sa.
2) În cadrul inițierii unui flux pentru care respectivul utilizator va fi desemnat

semnatar:
În pasul numărul  din flux, inițiatorul va completa adresa de e-mail a utilizatorului
care are un certificat expirat și va accesa butonul „ADD”.
Imediat ce utilizatorul este identificat, se va afișa mesajul legat de expirarea
certificatului utilizatorului (“The certificate for ……….. expired. Please enter the user
info in the form below” = Certificatul pentru ….. a expirat. Vă rugăm sa completați
informațiile in formularul de mai jos) și se vor afișa câmpurile cu informațiile
corespunzătoare profilului pe care este deja înrolat utilizatorul.
Profilele utilizatorilor pot fi diferite, iar inițiatorul reînrolarii poate modifica respectivul
profil, alegând din lista disponibilă (în funcție de profilele disponibile pentru respectivul
cont).
În funcție de profilul selectat de inițiator, utilizatorul al cărui certificat este expirat,
după logarea în aplicația flowSIGN, va parcurge pașii corespunzători pentru reînrolare
și identificare.
Inițiatorul va completa datele necesare, corespunzătoare formularului afișat, iar dacă
profilul impune, va încărca și o imagine clară (JPEG, PNG, etc) și în întregime a actului
de identitate (CI/pașaport). Pentru confirmare, se va accesa butonul „Register”:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 82 din 87
Inițiatorul va continua pașii pentru inițierea fluxului.
Notă: Dacă un utilizator este înrolat pe un profil care nu permite re-emiterea

certificatului, în momentul în care certificatul i-a expirat, utilizatorul nu va mai putea
fi alocat pe flux și se va afișa mesajul de eroare:
15.1.2 Utilizator fără drept de înrolare utilizatori
Pentru reînrolarea unui utilizator cu certificat expirat, inițiatorul fără drept de înrolare
utilizatori va trebui să contacteze o persoană din cadrul companiei, ce are dreptul de
a înrola/reînrola utilizatori.
1) Opțiunea “Go to Reenrollment” (= mergeți la Reinrolare) din meniul FlowSign,
nu este disponibilă pentru un utilizator fără drept de înrolare utilizatori:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 83 din 87
2) Un inițiator de flux fără drept de înrolare utilizatori nu va putea înrola un
utilizator cu certificat expirat nici în cadrul inițierii unui flux pentru care
respectivul utilizator este desemnat semnatar.
Inițiatorul fără drept de înrolare utilizatori va primi un mesaj de eroare privind
adăugarea într-un flux a unui utilizator care are certificatul expirat:
Notă: Dacă unui utilizator i-a expirat certificatul după ce acesta a fost adăugat pe
flux, la momentul inițierii semnării, acesta va primi un mesaj de eroare precum cel din
imaginea de mai jos (“Your certificate has expired. The flow initiator was notified,
please contact him” = Certificatul dvs. a expirat. Inițiatorul fluxului a fost notificat, vă
rugăm să îl contactați),
iar inițiatorul fluxului este notificat prin e-mail cu privire la faptul că utilizatorului care
încearcă semnarea i-a expirat certificatul și este necesară reînrolarea sa:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 84 din 87
Pentru reînrolarea utilizatorului căruia i-a expirat certificatul, se vor urma pașii de la
punctul 15.1.1.
Observații: În funcție de modul în care contul dvs. flowSIGN este structurat, există
posibilitatea configurării unei notificări ce poate fi trimisă către toți inițiatorii cu
drept de înrolare, în momentul în care un utilizator încearcă să semneze, dar are
certificatul expirat.
16. Auto-înrolarea utilizatorului (Auto-Enrollment)

Înrolarea unui utilizator poate fi solicitată din aplicația flowSIGN de către un utilizator
ce are opțiunea Auto-Enrollment activă (utilizator ce are drept de înrolare utilizatori),
accesând săgeata din meniul FlowSign și selectând opțiunea “Go to Auto-
Enrollment” (=Mergeți la auto-înrolare):
Solicitantul va alege din listă profilul dorit pentru persoana ce urmează a fi înrolată:

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 85 din 87
Va completa un identificator pentru persoana ce urmează a fi înrolată și, în funcție de
permisiuni, va putea alege dacă aceasta va putea crea fluxuri.
Apoi va accesa butonul “Generate invite” (= generează invitație):
Link-ul pentru acces și codul de autorizare generate, vor trebui transmise persoanei
invitate pentru înrolare, de către inițiatorul invitației.
Recomandăm ca transmiterea acestora să se realizeze separat, utilizând două
canale de comunicare diferite (link-ul de acces pe un canal, de exemplu e-mail, iar
codul de autorizare prin alt canal de comunicare, de exemplu prin SMS):

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 86 din 87
Utilizatorul poate alege să genereze învitații de înrolare pentru mai multe persoane.
Pentru a genera o invitație pentru o nouă persoană, puteți accesa butonul “Generate
new invite” (=genereaza invitație nouă).
Pentru a transmite invitații noi, reaccesați acest buton după ce finalizați transmiterea
detaliilor către fiecare persoană nou invitată.
Pentru fiecare invitație se va genera un nou link de acces si un nou cod de autorizare.
! Un link de acces poate fi utilizat o singură dată.

Persoana invitată va accesa link-ul de acces primit, iar în câmpul „Cod Autorizare” va
introduce codul de acces primit de la inițiatorul invitației:
În continuare, utilizatorul care se înregistrează va urma pașii pentru înrolare

(consultați capitolul 4. Înregistrarea utilizatorului).

28.09.2021
Manual de utilizare
Pagina 87 din 87

Manual FlowSign RO v.1.0.21

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual FlowSign RO v.1.0.21

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

flowSIGN

1. Prezentare generală ............................................................................................. 4

7. Tabloul de bord (Dashboard) .............................................................................. 25

8. Crearea unui flux de semnare ............................................................................. 37

9. Semnare flux (Signing Flow) .............................................................................. 53

10. Refuzarea unui flux de semnare ....................................................................... 64

flowSIGN Versiune 1.0.21

15. Reînrolarea (Reenrollment) .............................................................................. 80

16. Auto-înrolarea utilizatorului (Auto-Enrollment) ............................................... 85

flowSIGN Versiune 1.0.21

3. Glosar de termeni și acronime

Acronim Semnificație Descriere

RSS Remote Signing Service Serviciul de semnare la distanță

Cod primit prin SMS/email care poate fi utilizat

flowSIGN Versiune 1.0.21

Cod generat de o aplicație de tip Authenticator,

Autoritate de înregistrare delegată, care

Browser web care poate fi folosit pentru

Recunoașterea Optică a Caracterelor, utilizată

flowSIGN Versiune 1.0.21

Notă: Pentru ca aplicația Paperless flowSIGN să funcționeze pe browserul

✓ Verificați setările accesând browserul IE11 ->Tools -> Compatibility View

✓ Verificați că pagina aplicației Paperless flowSIGN nu este adăugată în

flowSIGN Versiune 1.0.21

Pasul 1. Verificați datele personale

flowSIGN Versiune 1.0.21

flowSIGN Versiune 1.0.21

Pasul 3. Setați parola

flowSIGN Versiune 1.0.21

Accesați link-ul primit pe email/ SMS pentru a continua.

flowSIGN Versiune 1.0.21

După instalarea aplicației pe telefonul mobil, reveniți în pagina de configurare a

flowSIGN Versiune 1.0.21

Accesați ecranul „CONFIGURARE MECANISM DE AUTORIZARE”:

(1) Daca accesați ecranul „CONFIGURARE MECANISM DE AUTORIZARE” de pe

flowSIGN Versiune 1.0.21

flowSIGN Versiune 1.0.21

Pentru o configurare reușită a mecanismului de autorizare prin TOTP, se va afișa un

flowSIGN Versiune 1.0.21

flowSIGN Versiune 1.0.21

Așteptați ca profilul dvs. să se încarce în aplicația Paperless flowSIGN:

flowSIGN Versiune 1.0.21

6.1.1 Înregistrarea manuală a datelor personale

Așteptați încărcarea profilului dvs. :

Este necesar să completați datele dumneavoastră personale în câmpurile aferente. În

După completarea datelor personale, vă veți autentifica în aplicație și veți fi direcționat

6.1.2 Înregistrarea datelor personale prin intermediul identificării

În cazul în care administratorul a configurat modalitatea de completare a datelor

! Pentru realizarea identificării video se recomandă utilizarea browser-ului Google

 O conexiune bună la Internet;

Pentru a începe identificarea video, asigurați-vă că aveți la îndemână Cartea de

flowSIGN Versiune 1.0.21

Procesul de identificare video urmeaza doi pași distincți:

flowSIGN Versiune 1.0.21

flowSIGN Versiune 1.0.21

În ecranul în care ați fost automat redirecționat, apăsați butonul .

flowSIGN Versiune 1.0.21

Introduceți adresa dvs. de e-mail în ecranul afișat și accesați butonul „Trimite”.

Verificați adresa de e-mail și accesați linkul „Recuperează parola”:

Veți fi redirecționat către pagina de recuperare a parolei, unde trebuie să validați

flowSIGN Versiune 1.0.21

flowSIGN Versiune 1.0.21

7.1 Descărcarea termenilor si condițiilor