Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Către:

ME – Ministerul Educației
UEFISCDI – Unitatea Executiva pentru Finantarea Invatamantului Superior, a Cercetarii, Dezvoltarii si Inovarii
În atenția doamnei Emilia Dumitraș – Coordonator UEFISCDI Smartlabs
În atenția domnului Adrian Curaj – Director general UEFISCDI
În atenția domnului Sorin Ștefan Decă – Secretar General / Coordonator PNRR – MINISTERUL EDUCAȚIEI

Solicitare de clarificări și asistență metodologică cu privire

la implementarea proiectelor (Manualul Beneficiarului)

PLANUL NAȚIONAL DE REDRESARE ȘI REZILIENȚĂ

Pilonul VI – Politici pentru noua generație / Componenta 15 – Educație / Reforma 5. Adoptarea cadrului legislativ pentru digitalizarea educației /
Investiția 9. Asigurarea echipamentelor și a resurselor tehnologice digitale pentru unitățile de învățământ

Apelul „Dotarea cu laboratoare inteligente a unităților de învățământ secundar superior, a palatelor și a cluburilor
copiilor

PREAMBUL

Smis® este un proiect privat, finanțat din fonduri europene, care facilitează accesul la finanțare pentru
beneficiari publici și privați. În cadrul apelului „Dotarea cu laboratoare inteligente a unităților de învățământ
secundar superior, a palatelor și a cluburilor copiilor” Smis® a conceput și acordă asistență complet gratuit în
implementare, unui număr de 714 instituții de învățământ ce urmează a beneficiar de 922 de laboratoare
inteligente, conform contractelor de finanțare semnate.

În acest sens, vă rugăm să răspundeți cu celeritate solicitărilor formulate de Smis®, în scopul

implementării facile a proiectelor. Vă mulțumesc anticipat,

PICIORUȘ ALEXANDRU EDUARD

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Întrebări cu caracter general

Întrebare G1 (A & B)
În situația în care la momentul prezentei (martie 2024) a fost lansat Manualul Beneficiarului, dar nu au fost
apobate încă bugetul de stat / rectificare bugetară / local / ISJ, ținând cont de faptul că implementarea
proiectelor trebuie finalizată până cei mai târziu la 31 ianuarie 2025 (în mai puțin de 10 luni):

G1A: Beneficiarii pot iniția procedurile de achiziție simplificată (publicare anunț, evaluare oferte) fără a semna un
angajament contractual cu un furnizor?
G1B: Beneficiarii pot iniția achizițiile directe pentru smartlabs sau servicii de instruire? Cel puțin publicarea
anunțului pe website, fără a semna un angajament contractual cu un furnizor?

Facem precizarea că procesul descris mai sus este unul consumator de timp, iar autoritățile contractante au
nevoie de până la 2 luni pentru a desfășura procedurile de achiziție. În acest sens, în baza contractului de
finanțare, vă solicităm să permiteți AC să-și publice anunțurile pentru achiziții.

Întrebare G2
Conform manualului beneficiarului, pentru ”Schimbarea contului special deschis pentru Proiectul finanțat din
PNRR”, se va utiliza ca instrument de modificare a contractului de finanțare - NOTIFICAREA.

Se va folosi formularul de NOTIFICARE și pentru transmiterea conturilor de trezorerie către UEFISCDI – în

cazul în care acestea NU au fost transmise la momentul contractării?

Dacă NU, atunci vă rugăm să ne clarificați care este modalitatea de notificare prin care se vor transmite conturile?

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Întrebări care vizează beneficiarii privați

Întrebare P1
Conform manualului beneficiarului: Beneficiarii privați vor utiliza ORDIN-ul MIPE nr. 372 din 8 februarie 2024
privind aprobarea modalităţii de derulare a procedurii de achiziţie pentru atribuirea contractelor de furnizare de
produse, prestare de servicii, execuţie de lucrări finanţate din fondurile externe nerambursabile şi rambursabile
aferente Mecanismului de redresare şi rezilienţă, alocate prin Planul naţional de redresare şi rezilienţă, aplicabilă
beneficiarilor privaţi care nu au obligaţia respectării prevederilor legale aplicabile în domeniul achiziţiilor
publice, precum şi a listei utilizate pentru verificarea achiziţiilor derulate de aceştia.

Conform OMIPE 372, Art. 2: Procedurile de achiziție derulate de beneficiarii privați, aflate în curs de desfășurare
la data intrării în vigoare a prezentului ordin, vor continua conform prevederilor Îndrumarului metodologic
pentru beneficiari privați aplicabil în derularea procedurilor de achiziție pentru atribuirea contractelor de
furnizare de produse, prestare de servicii, execuție de lucrări finanțate din fondurile externe nerambursabile și
rambursabile aferente Mecanismului de Redresare și Reziliență, cu modificările și completările ulterioare, publicat
pe site-ul Ministerului Investițiilor și Proiectelor Europene, la secțiunea PNRR.

Conform ÎNDRUMAR METODOLOGIC, cap. 6.2 Demararea procedurii competitive art. (1) La demararea
procedurii competitive beneficiarii privați trebuie să publice un anunț însoțit de Caietul de sarcini aferent, pe
pagina web https://proiecte.pnrr.gov.ro , secțiunea Transparență. / idem art. 3,4,5 6.3(2) etc.

Conform contractelor de finanțare: (12) UEFISCDI are obligația de transfer prin interconectare cu sistemul
informatic https://proiecte.pnrr.gov.ro a datelor și documentelor rezultate din procesele de implementare și
monitorizare a proiectelor finanțate, solicitate de Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene.

Întrebare P1
Cum pot realiza liceele private achizițiile, având în vedere că proiectele nu au fost depuse în sistemul informatic
https://proiecte.pnrr.gov.ro astfel, momentan nu pot fi respectate prevederile îndrumarului metodologic, respectiv
ale Ordinului MIPE 372? Vă rugăm să ne explicați pașii și timpul estimat penetru acest demers.

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Întrebări care vizează Manualul Beneficiarului

MECANISME DE PLATĂ BENEFICIARI PRIVATI

Întrebare B1
Pentru o înțelegere facilă a mecanismelor de plată vă rugăm să ne transmiteți dacă am înțeles corect Manualul
Beneficiarului:

Beneficiarii privați utilizează cererea de Tip 1.A-S (Anexa 1A-S) (un fel ce cerere de prefinanțare acordată în
baza unor documente justificative) și o ”sting / avizează” prin cererea de Tip 1_1.A-S (Anexa 1_1A-S) (un fel de
cerere de rambursare)

Iar în cazul în care aleg să implementeze proiectul din fonduri proprii

Beneficiarii privați utilizează cererea de Tip 1.B-S (Anexa 1B-S) (un fel ce cerere de rambursare) și o ”sting /
avizează” prin cererea de Tip 1_1.B-S (Anexa 1_1B-S) (un fel de cerere de rambursare finală)

Vă rog sa ne transmiteți dacă am înțeles corect.

MECANISME DE PLATĂ BENEFICIARI PUBLICI

Întrebare B2
Pentru o înțelegere facilă a mecanismelor de plată vă rugăm să ne transmiteți dacă am înțeles corect Manualul
Beneficiarului:

Beneficiarii publici utilizează Anexa 7 - Solicitare deschidere credite bugetare (un fel ce cerere de prefinanțare
acordată în baza unor documente justificative) care după caz se trimite către UEFISCDI (licee și școli
profesionale de stat, cluburi și palate ale copiilor) sau MAPN (unități militare).

După ce aceștia depun Anexa 7, primesc sumele solicitate în conturi, plătesc furnizorilor și apoi depun Anexa 3-S
(un fel ce cerere de rambursare aferentă prefinanțării).

Vă rog sa ne transmiteți dacă am înțeles corect.

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Referitor la:
Beneficiarii de tip 2 din subordinea Ministerului Educației depun solicitările de deschideri de credite către
UEFISCDI, care în urma centralizării le transmite Ministerului Educației. Plățile vor fi efectuate de Ministerul
Educației prin intermediul Inspectoratelor Școlare Județene, în limita bugetului aprobat anual prin legea bugetului
de stat și legile de rectificare bugetară.

Întrebare B3
Prin ce canal de comunicare se va transmite Anexa 7 „Solicitare deschidere credite bugetare”?
Manualul Beneficiarului nu menționează că / dacă s-ar efectua prin platforma EVOC.

Întrebare B4
”UEFISCDI, în urma centralizării, transmite solicitările de deschideri credite către Ministerului Educației, conform
Centralizator solicitări deschideri.”
Care este frecvența cu care se efectuează această centralizare ( lunar/ trimestrial / saptămânal )?

Întrebare B5
”Viramentele vor fi efectuate de Ministerul Educației prin intermediul Inspectoratelor Școlare Județene, în limita
bugetului aprobat anual prin legea bugetului de stat și legile de rectificare bugetară.” Pentru anul 2024, care este
valoarea bugetului aprobat la momentul actual?

Întrebare B6
Pentru o implementare facilă, având în vedere că în proiecte există 2-3 achizitii (smartlab + instruire) poate fi
realizată o singură Solicitare de deschidere de credite bugetare (cuprinzând ambele achizitii), chiar dacă nu se va
cheltui integral suma in acelasi trimestru, din motive care țin de livrare sau alte situații care nu țin de AC?

Exemplificare: AC semnează 3 contracte de achiziție pentru: Achiziția directă de Echipamente, Achiziția directă
de Mobilier și Achiziția directă pentru serviciile de instruire. AC recepționează Echipamentele și Mobilierul, dar nu
realizează instruirea, aceasta urmând a se desfășura în trimestrul următor. Se va depune raportul financiar în
termenul prevăzut de manualul beneficiarului, dar în acesta nu vom cuprinde și cheltuiala pentru serviciul
neprestat. Avem obligația de a efectua toate cheltuielile in trimestrul în care primim sumele necesare?

Întrebare B7
Din Anexa 7 nu reiese clar dacă înainte de a transmite această Solicitare de deschidere de credite trebuie să
avem semnate contractele de furnizare încheiate sau nu. ”a) Solicitarea de deschidere se bazează doar pe
cheltuieli angajate ce urmează a fi efectuate”. Ce înțelegeți prin cheltuieli angajate? Cheltuieli angajate în cadrul
proiectului sau cheltuieli angajate în cadrul unui contract de furnizare?

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Întrebare B8
În Anexa 7 , există un tabel cu „Sume ramase din deschideri anterioare”. Aici pot fi cuprinse sume solicitate în
avans pentru care nu au fost livrate produsele sau serviciile (ca în situatia prezentată anterior)? Sau reprezintă
economii - produse achiziționate la un preț mai mic în urma contractului de achiziție? Despe ce este tabelul
acesta și ce ar trebui completat?

Întrebare B9
Când va fi funcțional modulul de raportare financiară / tehnică din EVOC?

Întrebare B10
Conform manualului beneficiarului: Beneficiarul depune Declarația TVA conform Ordinului 1745/2023 pentru
aprobarea instrucțiunilor privind utilizarea formularului Declarație privind nedeductibilitatea TVA aferente
cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin PNRR.

Vă rugăm să ne confirmați că în conformitate cu ORDINUL nr. 1.745/1.481/2023, Art 2 (1) Beneficiarii de fonduri
acordate prin Planul național de redresare și reziliență în cadrul Mecanismului de redresare și reziliență
întocmesc și transmit coordonatorilor de reformă și/sau investiții/ordonatorilor principali de credite finanțați integral
din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat și bugetele fondurilor speciale cu rol de agenție de
implementare „Declarația privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor
finanțate prin Planul național de redresare și reziliență în cadrul Mecanismului de redresare și reziliență și din
fonduri publice naționale“ (...)

Respectiv: Beneficiarii transmit Declarația privind nedeductibilitatea TVA către UEFISCDI, iar UEFISCDI va
transmite declarațiile către ANAF. Înțelegerea noastră este corectă?

Întrebare B11
Manualul Beneficiarului - MECANISMUL CERERILOR DE TRANSFER PENTRU BENEFICIARI DE TIP 1, pagina
16 este specificat că: UEFISCDI validează cererea de transfer în max. 10 zile lucrătoare de la încărcarea cererii
de transfer semnate de beneficiar pe platformă. În cazul MECANISMULUI RAPORTĂRILOR FINANCIARE
PENTRU BENEFICIARI DE TIP 2 nu sunt specificate termene de procesare. Care sunt acestea?

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

B12
Manualul Beneficiarului - Categorii de cheltuieli eligibile:

Cheltuielile eligibile sunt aferente dezvoltării laboratorului integrat inteligent, în conformitate cu legislația specifică
aplicabilă și cu ordinele emise de ministrul educației cu privire la aprobarea standardelor de echipare a unităților
de învățământ preuniversitar cu echipament tehnologic, astfel:

• Echipamente digitale
• Mobilier ergonomic specific
• Echipamente opționale
• Conținutul educațional
• Conectarea dispozitivelor la rețeaua de comunicații a UIP/UC
• Sesiuni de instruire ale cadrelor didactice

Întrebare B12: Având în vedere răspunsurile MEDU oferite prin Q&A și diverse intervenții, vă rugăm să
specificați în mod clar dacă mobilierul școlar clasic (măsuța + scaun) reprezintă o cheltuială eligibilă sau nu.
Menționăm că există peste 70 de beneficiari care au bugetat în proiecte mobilier școlar de tip măsuță + scaun
+/- catedră profesor.

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Întrebări și feedback Anexe

Anexa 1C-S – Raport Tehnic

Întrebare A1 - GRUP ȚINTĂ

Având în vedere următoarele 2 tabele:

Întrebare A1-A:
Care sunt informațiile ce urmează a fi completate în tabelul 1, coloana - Nr. realizat (se completează la ultimul
raport de progres al proiectului)? Grupul țintă trebuie ”recrutat” prin formulare specifice? Există o metodologie
în acest sens?

Întrebare A1-B:
Simpla informare a elevilor și a cadrelor didactice despre proiect, contribuie la coloana - Nr. realizat (se
completează la ultimul raport de progres al proiectului)?

Întrebare A1-C:
În tabelul 2, pentru grupul țintă (inclusiv elevi) există informații sensibile – telefon, email, etc. Cine va realiza
această centralizare? De asemenea, coloanele ”data intrarii in operatiune / data iesirii din operatiune” sunt
specifice proiectelor de tip POCU/PEO. În cazul POCU/PEO - Data intrării în operațiunea FSE reprezintă data la
care persoana a beneficiat prima dată de sprijinul oferit prin proiect. Această dată se consemnează într-un
Formular de înregistrare individuală în GT. Este necesar să se intocmească formulare de înregistrare în
grupul țintă al proiectului pentru PNRR Smartlabs? Data ieșirii din operațiune reprezintă ultima zi în care o
persoană este implicată în activitățile derulate în cadrul unui proiect finanțat. Data ieșirii persoanei din proiect nu
trebuie confundată cu data finalizării proiectului. Acestea coincid DOAR în cazurile în care ultima zi în care
persoana a fost implicată într-o activitate din cadrul proiectului este similară cu data de finalizare a proiectului.
Această dată se consemnează în Formularul de înregistrare individuală în GT.

Personal, considerăm că înregistrarea elevilor și a cadrelor didactice în grupul țintă este o activitate
consumatoare de timp, de resurse și fără un impact asupra indicatorilor proiectului (vezi coloana: indicator
(Daca e cazul) – Nu e cazul. Vă rugăm să ne explicați clar cum trebuie completate cele 2 tabele de mai sus?

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Anexa 3-S Raport Financiar

A2

Întrebare A2:
Putem formata pagina in format A3/A2 pentru ca realmente textele ce urmează a popula tabelul nu pot fi
incadrate in tabel?

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

ACHIZIȚII DIRECTE

Întrebare D1:
Un beneficiar al unui proiect care vizeaza dotarea cu un singur laborator și care în contractul de finanțare
are următorul plan de achiziții:

www.smis.ro
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin POCU 2014-2020 & POC 2014-2020

STRUCTURAL MANAGEMENT INNOVATIVE SYSTEM S.R.L. / CUI: 43743807 | Registrul comerțului: J15/217/2021 / SMIS office (+4) 0724.883.883 / office@smis.ro

Un beneficiar al unui proiect care vizeaza dotarea cu un singur laborator și care în contractul de finanțare are
planul de achiziții mai sus menționat, desfășoară MAI MULTE ACHIZIȚII DIRECTE pentru implementarea
contractului, respectiv:

• achiziție directă pentru Echipamente IT&C

• achiziție directă pentru Echipamente audio-video
• achiziție directă pentru Echipamente 3D (imprimanta, scanner, creion etc)
• achiziție directă pentru Kituri robotice
• achiziție directă pentru Software

În acest caz, mai sus menționat, având în vedere că beneficiarul NU modică tipul procedurii de achiziție, poate
desfășura procedurile în acest fel (ca si proceduri separate) sau este nevoie în conformitate cu Manualul
Beneficiarului, să depună o Notificare privind modificarea contractului, și să completeze ANEXA 3 a notificării
– Plan de achiziții, în care să reflecte faptul că va desfășura mai multe proceduri directe ?

Vă rugăm să ne răspundeți clar pentru exemplul de mai sus. Precizăm că există peste 400 de beneficiari în
această situație, întrucât la momentul contractării solicitarea UEFISCDI a fost ca achizițiile să fie împărțite
conform modelului de mai sus. (2 achiziții, una pentru produse și una pentru servicii)

În fapt, beneficiarii pot organiza o singură achiziție directă, împărțită pe loturi, sau pot realiza mai multe achiziții
directe, care nu implică o împărțire pe loturi. Dacă aceștia optează pentru mai multe achiziții directe, este necesar
să transmită către UEFISCDI o notificare privind modificarea contractului (Anexa 4) + (Anexa 3) ?

Întrebare D2:
Care este modalitatea prin care un beneficiar poate înainta un act adițional sau o notificare către
UEFISCDI?

Întocmit de,

PICIORUȘ ALEXANDRU EDUARD

www.smis.ro