Un ghid pentru comunicare eficient

Un ghid pentru comunicare eficient

Cuprins: 1. De ce trebuie s comunicai n legtur cu activitatea comercial responsabil? 2. Ce poate face comunicaia pentru firma dumneavoastr? 3. Ce este comunicarea eficient? 4. Cui v adresai? 5. Despre ce ar trebui vorbit? 6. Cine vorbete despre dumneavoastr? 7. Ghidul cum s pentru comunicare eficient

Un ghid pentru comunicare eficient

1. De ce trebuie s comunicai n legtur cu activitatea comercial responsabil?

Numeroase companii mai mici nu comunic cu privire la activitile lor comerciale responsabile. Unele nu vor s se considere c se laud sau c folosesc un truc cinic de marketing. Altele cred c o comunicare legat de CSR este apanajul exclusiv al marilor corporaii. i, pentru alii, activitatea comercial responsabil reprezint ceva att de natural nct niciodat nu le trece prin minte s vorbeasc despre aceasta. De fapt, lsndu-i pe oameni s afle ce facei n domeniul activitii comerciale

responsabile, le oferii informaii de care au nevoie despre valorile companiei, despre produsele i serviciile pe care le scoatei pe pia. n plus, oferi-i un exemplu pozitiv pentru alte ntreprinderi. S-au prezentat argumente puternice pentru faptul c marile companii sunt mai pricepute s comunice despre activitatea comercial responsabil, dar ntreprinderile mici au un impact mai mare, deoarece ele sunt ntotdeauna mai aproape de comunitile pe care le deservesc i sunt adesea mai integral implicate n activitile comerciale responsabile. Dac nu ai avut niciodat ca prioritate creterea contientizrii cu privire la eforturile dumneavoastr legate de activitatea comercial responsabil, poate c este momentul s v reconsiderai poziia. A-i face pe oameni s tie ce nsemnai poate fi o u deschis spre poteniale beneficii de afaceri pentru compania dumneavoastr i poate de asemenea s fie chiar o ncurajare pentru alii, de a se implica.

Un ghid pentru comunicare eficient

2. Ce poate face comunicaia pentru firma dumneavoastr?

Pentru marea majoritate a ntreprinderilor mari sau mici este clar c o comunicare eficient poate avea un impact direct i pozitiv asupra bilanului, n special prin deschiderea unor noi oportuniti de afaceri. Alte rezultate benefice ce rezult prin comunicarea eforturilor companiei

dumneavoastr privind activitatea comercial responsabil sunt: Niveluri mai mari de satisfacie i loialitate a clienilor, mbuntirea reputaiei companiei, mrcii i produsului, Angajai mai motivai i mai productivi, Relaii mai bune cu comunitatea local i autoritile publice, i Economii mai mari la costuri.

Deciznd ce mesaje va comunica ntreprinderea dumneavoastr despre activitatea comercial responsabil vei avea de asemenea oportunitatea de a reflecta la ce facei efectiv ca ntreprinztor responsabil.

Un ghid pentru comunicare eficient

3. Ce este comunicarea eficient?

La fel cum sunt o mie de moduri de a oferi produse i servicii clienilor, exist i numeroase moduri de a oferi mesaje legate de firm alegerea celei mai bune rute depinde de oamenii la care dorii s ajungei, de propriile dumneavoastr aptitudini i resurse i, foarte adesea, de subiectul despre care dorii s vorbii. Comunicarea eficient const n transmiterea informaiei unui grup int cum sunt clienii, consumatorii sau furnizorii care este relevant att pentru obiectivele companiei dumneavoastr ct i ale grupului int. Pentru a v face o idee, printre exemplele de instrumente de comunicare CSR se numr etichetele produselor, ambalajul, relaiile cu presa, buletine informative, evenimente legate de o anumit chestiune, rapoarte, afie, fluturai, pliante, brouri, site-uri web, reclame, mape informaionale sau chiar transmiterea oral. Pe scurt, comunicarea eficient nseamn orice mijloc necesar pentru a v asigura c publicul int a neles mesajul.

Un ghid pentru comunicare eficient

4. Cui v adresai?
O regul elementar este c clienii, angajaii, comunitatea local (publicul larg) i presa local vor fi interesai s afle despre iniiativele luate de compania dumneavoastr care dovedesc angajare fa de activitatea comercial responsabil. n funcie de iniiativele despre care vorbii, putei avea n vedere informarea unor grupuri int specifice. Acestea pot varia, dar ceva bun sim (i lista de mai jos) v vor ajuta s decidei cu precizie pe cine s informai. n general, majoritatea iniiativelor companiilor privind activitatea comercial

responsabil se ncadreaz n patru categorii majore: piaa, locul de munc, comunitatea sau mediul. Public legat de pia Dac ntreprinderea dumneavoastr vrea s informeze despre modul responsabil n care opereaz pe pia, crora dintre grupurile de mai jos ai dori s v adresai: angajai, clieni, asociaii de consumatori, furnizori, parteneri de afaceri i investitori. Public legat de locul de munc Dac ntreprinderea dumneavoastr vrea s fac o declaraie despre mbuntiri n politicile legate de locul de munc, ai putea dori s informai: angajaii, sindicatele (dac sunt implicate), comunitatea local i autoritile publice. Public legat de comunitate Dac ntreprinderea dorete s transmit informaii despre angajamentul su fa de comunitatea local, v putei axa comunicarea spre: angajai, organizaii sau instituii relevante locale (de exemplu, asociaii, coli, spitale); autoriti publice, organizaii non-profit relevante. Public legat de mediu n fine, dac compania dumneavoastr vrea s-i comunice iniiativele care ajut la protecia mediului, putei vorbi: angajailor, partenerilor de afaceri, organizaiilor relevante non-profit, consumatorilor, autoritilor publice i comunitii din jur.

Un ghid pentru comunicare eficient

5. Despre ce ar trebui vorbit?

Aceast seciune ofer cteva exemple utile ce arat cum comunicarea despre activitatea comercial responsabil poate afecta pozitiv ntreprinderea dumneavoastr. Subiecte legate de pia Comunicarea legat de pia trebuie s arate cum firma dumneavoastr a integrat n practic activitatea comercial responsabil. Printre exemple se numr eforturile companiei de mbuntire a: susinerii pentru furnizorii locali, plata la timp a facturilor, pstrarea i satisfacia clienilor, sigurana produsului, calitatea produsului/serviciului, dezvluirea de informaii ,etichetare i ambalare, preuri corecte, etica de marketing i publicitate i drepturile consumatorilor, serviciile dup vnzri i educaia consumatorilor, criterii pentru selecia partenerilor de afaceri, condiii de lucru i via, aspecte legate de drepturile omului rile n curs de dezvoltare de unde achiziionai materiale. Subiecte legate de locul de munc Comunicrile legate de locul de munc trebuie s se axeze pe aciunile inovative iniiate de compania dumneavoastr, de exemplu, mbuntirea condiiilor de lucru, salarii, beneficii sau crearea locurilor de munc. Exemple: aciuni de mbuntire a satisfaciei fa de munc, sntate, siguran, instruirea i dezvoltarea angajailor, oportuniti egale la angajare, diversitate, echilibrul munc/via (program flexibil de lucru, echilibru ntre familie i munc) pentru angajaii dumneavoastr. Subiecte legate de comunitate Comunicrile legate de comunitate trebuie s se concentreze asupra activitilor voluntare susinute de companie, donaii de caritate sau sponsorizri i moduri n care compania promoveaz regenerarea economic. Printre exemple se pot numra eforturile dumneavoastr de mbuntire a: integrrii sociale, (toleran etnic i coeziune social); asistenei medicale sau educaiei n comunitate; calitii vieii (activiti recreative sau culturale), infrastructurii locale i siguranei. Subiecte legate de mediu Comunicrile legate de mediu trebuie s demonstreze modul n care acioneaz compania dumneavoastr pentru a proteja mediul. Exemple sunt iniiative ale companiei care: ajut la conservarea energiei sau apei, reduc poluarea aerului i apei, reduc utilizarea de substane chimice periculoase, menin biodiversitatea, reduc generarea de deeuri i deeuri periculoase

Un ghid pentru comunicare eficient

6. Cine vorbete despre dumneavoastr?

Rspunsul scurt este: toi. Printre cei ce vorbesc despre dumneavoastr se numr de obicei concurenii, angajaii, clienii, consumatorii, partenerii de afaceri, furnizorii, vecinii i investitorii. Tot mai mult, pe msur ce v consolidai reputaia de ntreprinztor responsabil prin eforturile dumneavoastr de comunicare se va vorbi despre dumneavoastr n pres, n rndul asociaiilor de consumatori, sindicatelor, autoritilor publice, organizaiilor i instituiilor comunitare i chiar a organizaiilor interesate. Poate c v vine greu s credei aceasta, dar este adevrat. Primul grup menionat mai sus cei mai legai de ntreprinderea dumneavoastr vor vorbi oricum despre companie, produse i serviciile dumneavoastr. Cunoatei deja fora cuvintelor pentru a pune n micare firma, astfel nct ai vzut efectele acestor grupuri care vorbesc despre dumneavoastr. Al doilea grup presa, comunitatea, organizaiile, etc. vor fi interesate atunci cnd afl mai multe despre cine suntei cu adevrat i ce reprezint compania dumneavoastr. non-profit

Un ghid pentru comunicare eficient

7. Ghidul cum s pentru comunicare eficient

Exist numeroase moduri de comunicare cu un public int. Cele mai uzuale instrumente sunt ntlnirile, buletinele informative, evenimente speciale, rapoarte, afie, fluturai, brouri, pliante, site-uri web, reclame, mape informative, etichete de produs, ambalaje i multe altele. Trebuie s tii ntotdeauna ce vrei s spunei i de ce nainte de a comunica i s decidei crui public v adresai. n timp ce brourile sunt mai adecvate pentru parteneri de afaceri dect pentru jurnaliti, mapele informative sunt mai adecvate pentru jurnaliti dect pentru consumatori, iar ambalajele sau etichetele sunt mai potrivite pentru consumatori dect pentru angajai. Unele dintre aceste metode, de exemplu, fluturaii i pliantele sunt mai simplu de conceput, creat i distribuit. Vei gsi mai jos informaii cu privire la o serie de tehnici, printre care declaraiile de pres i relaiile de pres, comunicarea cu angajaii proprii i alte mijloace de comunicare legate de activitatea comercial responsabil. Acest ghid nu este n nici un caz o enumerare exhaustiv a tuturor opiunilor disponibile. Mai degrab se concentreaz pe cele mai simple, mai comune i mai eficiente mijloace de comunicare, anume pentru companii mai mici care au resurse limitate de timp, manoper, experien i financiare.

Un ghid pentru comunicare eficient

7A. Cum s comunicai cu angajaii

Este extrem de important s i inei pe angajai la curent i implicai n eforturile pe care le facei fa de activitatea comercial responsabil. Comunicarea cu i implicarea angajailor este parte integrant a realizrii unei firme de succes. Exist un numr de moduri de a comunica eficient cu angajaii. Opiunile adecvate pentru compania dumneavoastr depind mult de numrul de angajai i de resursele disponibile (experien, timp, fonduri, infrastructur, etc.). de exemplu, dac avei o mic firm de software, este probabil c avei mai mult acces la reele de intranet i email dect dac ai avea o mic fabric de pine. Asigurnd informaii adecvate, relevante despre activitatea comercial responsabil va menine personalul la curent, va educa angajaii cu privire la activitile companiei, i va face s se simt membri ai unei echipe, i va motiva s aib performane bune i le va consolida ncrederea. Mai specific, cnd angajaii neleg ce se petrece n companie, putei s v ateptai la: O moral mai bun a munci mndrie fa de firm recrutare mai uoar a persoanelor de calitate loialitate crescut a angajailor mai mult angajare i productivitate eficien mai mare i mai mult cooperare.

Iat trei exemple foarte simple. Dac angajaii dumneavoastr sunt deplin informai asupra naturii ecologice a produselor dumneavoastr, ei pot transmite aceast informaie clienilor, oferind companiei dumneavoastr un avantaj fa de concuren. Dac oferii beneficii noi sau mai bune angajailor, informarea lor i va face s fie motivai i productivi. Dac angajaii recunosc c ntreprinderea este implicat n activitatea comercial responsabil, poate c vor avea sugestii valoroase, vor avea o prere mai bun fa de locul lor de munc i, ca ambasadori naturali ai companiei, vor comunica aceste informaii altora.

10

Un ghid pentru comunicare eficient

Declaraia cu privire la valorile companiei O declaraie de valori ale companiei este o singur fraz care cuprinde cele mai fundamentale obiective ale companiei. De exemplu, declaraia unei ferme ecologice ar putea fi: S oferim clienilor cele mai bune legume cultivate cu mijloace organice, la cele mai competitive preuri. Implicarea angajailor n procesul de elaborare a acestei declaraii ar putea aduce o valoare suplimentar n asumarea procesului de ctre angajai. edine reglate cu toi angajaii Cu ct o ntreprindere este mai mic, cu att este mai uor s organizeze regulat ntlniri cu toi angajaii. Fiecare ntlnire este o oportunitate de a informa personalul despre progresele companiei legate de activitatea comercial responsabil i o oportunitate unic de a obine feedback de la ei. Orientarea noilor angajai Probabil c cea mai puin folosit dar cea mai important ocazie de a informa angajaii despre valorile companiei este la angajare lor. Avei o oportunitate de aur s-i educai pe angajai cu privire la activitatea comercial responsabil i angajarea companiei fa de ea. Cutii pentru sugestii Cutiile de sugestii sunt un mod excelent de a implica angajaii n activitatea comercial responsabil. Unii dintre ei pot avea noi idei pe care compania ar dori s le adopte, iar alii pot sugera cum sunt pot perfeciona sau ajusta iniiativele existente. Afie i banere Afiele i banerele sunt uor de realizat i relativ ieftine. Ele pot fi plasate oriunde se adun angajaii dumneavoastr i sunt un stimul vizual bun pentru a le aminti de valorile companiei. Buletine informaionale Dei probabil c nu sunt eficiente pentru ntreprinderile foarte mici, buletine regulate interne pot fi foarte utile pentru a informa angajaii despre ce se petrece n ntreprindere. Dac avei deja un buletin intern al companiei, gndii-v s inserai o rubric regulat despre activitatea comercial responsabil. Anunuri tip memo sau email Un mod simplu de a ine angajaii la curent cu eforturile companiei privind activitatea comercial responsabil este s le trimitei anunuri regulate sau

11

Un ghid pentru comunicare eficient

emailuri prin care s v expunei ideile pe acest subiect. Aceasta este de asemenea una dintre cele mai ieftine metode, dar inei minte c mesajele scrise nu trebuie s substituie comunicarea fa n fa cu personalul. Montaje video sau brouri Pentru companiile cu mai muli angajai i mai multe resurse, brourile sau filmele video care explic ideile dumneavoastr despre activitatea comercial responsabil pot fi foarte utile. Dei crearea unor filme sau brouri credibile poate fi scump, deoarece necesit experien din afar, ele pot aduga o valoare real la educaia i instruirea angajailor dumneavoastr. Intranet Firmele cu tehnologie avansat pot utiliza reele intranet (site-uri web cu acces controlat, pentru uz intern) pentru a informa angajaii despre activiti legate de activitatea comercial responsabil. La fel ca i cutiile pentru sugestii, reelele intranet permit obinerea de feedback i participare de la angajai acest tip de comunicare n dou sensuri este crucial pentru a asigura implicarea angajailor.

12

Un ghid pentru comunicare eficient

7B. Cum s comunicai cu comunitatea

A oferi informaii relevante pentru comunitatea unde activai poate avea numeroase avantaje. A fi considerat un bun vecin v poate ajuta s v distingei fa de alte companii, subliniind atitudinea dumneavoastr inovativ, transparent i deschis fa de afaceri. Exist numeroase moduri de a vorbi oamenilor despre angajarea companiei fa de activitatea comercial responsabil cteva dintre cele mai simple sunt enumerate mai jos. Dar, inei minte, indiferent de resursele disponibile pentru eforturile dumneavoastr de comunicare, vei avea succes doar dac transmitei mesajul potrivit la oamenii potrivii. Brouri ale companiei Pentru brouri credibile poate fi nevoie de puin munc i cheltuial, dar ele sunt un mod excelent de a ajunge la diverse categorii de public, n special clienii i consumatorii. Liste de coresponden A avea liste actualizate de nume i adrese ale oamenilor care i-au manifestat un interes clar fa de compania dumneavoastr este un prim pas foarte important pentru a comunica cu ei. Este bine s avei liste separate pentru diferite grupuri int, deoarece acestea sunt interesate n diverse tipuri de informaii. Etichete i ambalaje de produs Informaia de pe etichetele sau ambalajele produselor dumneavoastr poate avea o importan enorm pentru clieni i consumatori. Etichetele le pot arta c suntei angajat fa de activitatea comercial responsabil i pot diferenia produsele dumneavoastr fa de cele ale concurenilor. De exemplu, cumprtorii sunt interesai s tie dac produsele dumneavoastr sunt verzi (biodegradabile, fcute din materiale reciclabile, organice, etc.) cine le-a fcut (artizanale, produse local, produse n strintate prin munc n condiii echitabile, etc.) sau dac o proporie din profituri merge pentru susinerea unor iniiative comunitare, de caritate sau pentru organizaii non-profit. Evenimente Dac lansai o iniiativ privind activitatea comercial responsabil, putei avea n vedere organizarea unui eveniment specific (de exemplu, o recepie sau o mic conferin de pres) pentru a trage atenia asupra sa. Asemenea evenimente sunt i un mod foarte bun de a srbtori rezultate excelente sau ncheierea unui anumit proiect. n plus, compania dumneavoastr poate avea n vedere s trimit

13

Un ghid pentru comunicare eficient

un vorbitor la evenimente legate de activitatea comercial responsabil, la cluburi sau asociaii locale. Site-uri web Dac ntreprinderea dumneavoastr are un site web, el trebuie categoric s informeze vizitatorii despre implicarea dumneavoastr n activitatea comercial responsabil. Site-urile web sunt extrem de utile pentru aceasta deoarece ofer informaii fiecrei categorii de public int i deoarece pot fi actualizate uor i ieftin. Publicitate Reclamele, la fel ca etichetele de produs i site-urile web, ofer o oportunitate de a ajunge la numeroase grupuri int n special clieni i consumatori. Gndii-v s informai prin reclam despre valorile pe care le susine compania dumneavoastr. Asemenea reclame pot de asemenea s atrag noi angajai, care doresc s lucreze ntr-o companie responsabil. Buletine informative i rapoarte publice Dac compania dumneavoastr produce deja Buletine informative i rapoarte publice distribuite regulat (de exemplu, un raport anual), inei minte c acestea sunt mijloace excelente pentru a ine la curent clienii i alte grupuri interesate cu ceea ce se petrece n ntreprinderea dumneavoastr. Pentru a face nc un pas n acest sens, putei s v gndii la publicarea unei lucrri sau a unui raport despre activitile legate de activitatea comercial responsabil. Aceasta poate avea avantajul suplimentar de a v permite s avei o imagine mai obiectiv i mai cuprinztoare asupra activitilor legate de activitatea comercial responsabil. Ar putea de asemenea s serveasc drept referin pentru activitile dumneavoastr viitoare. Uneori se acord premii pentru asemenea publicaii.

14

Un ghid pentru comunicare eficient

7C. Cum s comunicai cu presa

Media este una dintre cele mai eficiente ci de a v comunica mesajul unui public ct mai larg. Totui, muli oameni a reineri n a avea de-a face cu jurnalitii. Aceast seciune ofer cteva sugestii utile pentru colaborarea cu presa. Ce nseamn tiri pentru un jurnalist? Exist cteva caracteristici prin care o situaie poate ajunge s fie prezentat n pres. Cele mai bune tiri combin de obicei cteva dintre urmtoarele: Oameni celebriti locale relevante, oameni oprimai, eroi Ceva neobinuit sau special Extreme cel mai recent, primul, cel mai mare, mai mic, mai ieftin, mai rapid

Cum se scrie o declaraie de pres O declaraie de pres este formatul standard pentru a transmite informaii ctre jurnaliti, astfel nct ei s poate crea o relatare. Declaraia de pres trebuie s fie prezentat foarte clar, cu numele i sigla companiei sus. Dactilografiat la dou rnduri, cu margini largi i nu mai lung de o pagin A4. o declaraie de pres trebuie s conin: data, un titlu sus, orice informaii legate de programare, un nume de contact i un numr. Structur Folosii un limbaj simplu, la timpul prezent cnd este posibil. Declaraia de pres trebuie s rspund la ntrebrile de baz: cine, ce, cnd, unde, de ce i cum. Jurnalitilor le place s includ citate n relatrile lor, astfel nct declaraia de pres ar trebui s conin un citat al cuiva din companie sau al unei tere pri implicate. Unde trebuie trimise declaraiile de pres Trimitei declaraia unor jurnaliti individuali. Dac nu tii cui s o trimitei, contactai organizaia de pres pentru a afla cine este reporterul n domeniu. Facei o list cu nume i informaii de contact ale jurnalitilor interesai pentru urmtoarele declaraii de pres. Interviuri Un interviu reuit n pres este unul prin care v-ai transmis mesajul. Dac suntei de acord cu un interviu, exersai nainte cu un coleg sau prieten. Aceasta va reduce emoiile i v va permite s v gndii la cel mai bun mod de a transmite un mesaj clar despre activitatea comercial responsabil din companie. Nu uitai, oamenii vor relatri uor de digerat evitai termenii de specialitate i

15

Un ghid pentru comunicare eficient

acronimele. Chiar dac jurnalitii apreciaz relatri susinute prin statistici cheie, avei grij s nu folosii prea multe. V vei simi mai sigur dac vei cunoate urmtoarele informaii nainte de un interviu: Pentru cine lucreaz reporterul? Cnd este termenul pentru reportaj? Care este direcia sau accentul relatrii? Cu cine a mai vorbit reporterul pentru aceast relatare? Ce format va avea interviul (personal, prin telefon, nregistrat pe band, n direct, n studio, etc.)? Cteva sfaturi elemente pentru interviuri: Fii concentrat. Dac interviul are loc la sediul dumneavoastr, eliminai toi factorii perturbatori i rugai colegii s nu v deranjeze. nchidei sau redirecionai telefonul i nchidei calculatorul. Fii onest. Dac nu tii rspunsul la o ntrebare, recunoatei aceasta i oferii-v s prezentai acea informaie ulterior. Nu exist ntre noi. Este cel mai bine s presupunei c tot ce spunei unui reporter poate ajunge parte din relatarea aceluia.

16