Reguli Generale de Certificare

REGULI GENERALE DE CERTIFICARE A PRODUSELOR
Codul: R01 Ediia: 3/12.2009 Revizia: 0 Pagina: 1/40
Difuzat n regim controlat/necontrolat
APROBAT: Preedintele Consiliului de Supraveghere SRAC CERTSERV _____________________________ Data: 15.12.2009 (aprobare a ediiei 3)
REGULI GENERALE DE CERTIFICARE A PRODUSELOR DIN DOMENIUL VOLUNTAR

Cod R01
Elaborat: dr. ing. Clin HILOHI Data: 12.2009 Verificat: ing. Gabriel IONESCU
Data: 12.2009
Prezenta procedur este proprietatea SRAC CERTSERV. Multiplicarea i/sau utilizarea ei sub orice form fr acordul SRAC CERTSERV este interzis. 1
LISTA DE DIFUZARE
Exemplar nr.
1 2-9
Destinatar
SRAC CERTSERV Membrii CS i Preedintele CA
Data difuzrii
12.2009 18.12.2009
Numele i prenumele primitorului
Semntura
LISTA DE CONTROL A EDIIEI/REVIZIEI
CUPRINS 0 1 2 3 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.4.7 5.4.8 5.4.9 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.14.1 5.14.2 5.15 Introducere Scop Domeniu de aplicare Documente de referin Definiii i abrevieri Definiii Abrevieri Reguli generale de certificare a produselor Generaliti Reguli de aplicare a schemelor de certificare Sistemele de certificare aplicate de SRAC CERTSERV Schemele de certificare aplicate de SRAC CERTSERV Drepturile i obligaiile solicitantului/titularului de certificare Drepturile solicitantului de certificare Obligaiile solicitantului de certificare Drepturile titularului de certificare Obligaiile titularului de certificare Activitile i etapele procesului de acordare a certificrii Generaliti Analiza cererii de certificare i a chestionarului de autoevaluare Efectuarea vizitei preliminare la sediul solicitantului (locaiile fabricantului) Examinarea documentaiei tehnice a produsului Vizita de evaluare iniial la solicitant (fabricant) ncercarea iniial (de tip) a eantioanelor de produs Decizia privind certificarea i eliberarea certificatului de conformitate Emiterea certificatului de conformitate nregistrarea titularilor de certificate Supravegherea furnizorilor certificai i meninerea certificrii Generaliti Obiectivele evalurilor de supraveghere ncercri prin sondaj ale eantioanelor de produs Examinarea rezultatelor evalurilor de supraveghere i ale ncercarilor prin sondaj Stabilirea i aplicarea de corecii i aciuni corective de ctre fabricant Meninerea certificrii Extinderea certificrii Suspendarea certificrii Restrngerea certificrii Retragerea certificrii Renunarea la certificare Rennoirea certificrii Evaluri suplimentare Modificri ale certificrii Modificarea cerinelor pentru certificare aplicate de SRAC CERTSERV Modificri introduse de furnizor la produs i/sau la sistemul de producie Utilizarea certificatului, a licenei i a mrcii SRAC CERTSERV Pag. 5 5 5 6 7 7 7 8 8 10 10 11 12 12 12 13 13 14 14 16 16 17 17 18 19 20 20 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 24 24 24 25 25 25 26 26 3
5.16 5.17 5.18 5.19 6
Rspunderea juridic a titularilor de certificate nregistrarea reclamaiilor Reclamaii, contestaii i apeluri Confidenialitate Anexe Anexa 1 Lista produselor (categoriilor de produse) pentru certificarea crora SRAC CERTSERV a solicitat acreditarea Anexa 2 Sistemele de certificare aplicate de SRAC CERTSERV Anexa 3 Cererea pentru certificare Appendix la Anexa 3 Anexa 4 Chestionarul de autoevaluare Anexa 5 Coninutul dosarului tehnic al produsului Anexa 6 Diagrama-flux a procesului de certificare complet
27 27 27 27 28 29 30 31 32 33 35 36
INTRODUCERE
SRAC CERTSERV este un organism independent care ofer clienilor si servicii de evaluare i de certificare de ter parte a conformitii categoriilor de produse pentru care: deine acreditarea, n domeniul voluntar (a se vedea Anexa 1); dei nu este acreditat, deine expertiza i competena necesar n vederea aplicrii unei scheme de certificare pentru produsul n cauz, n care caz pe certificate nu nscrie marca naional de acreditare. n cazul n care sistemul sau schema de certificare le prevede, SRAC CERTSERV desfoar i activiti de supraveghere n vederea verificrii meninerii conformitii produselor certificate cu cerinele documentelor normative aplicabile acestora. Prezentele Reguli Generale acoper toate sistemele de certificare aplicate de SRAC CERTSERV i, dup caz, sunt completate pentru fiecare sistem i schem de certificare n parte cu proceduri i formulare specifice. n scopul asigurrii imparialitii i a independenei sale, SRAC CERTSERV nu se implic n nici un mod n activiti de proiectare, fabricaie, montaj sau comercializare a produselor care constituie obiectul activitii sale de certificare i nici n activiti de consultan specific n domeniul certificrii produselor. O garanie a imparialitii i independenei SRAC CERTSERV o confer includerea n organigrama sa a Consiliului de Supraveghere, n care sunt prezeni reprezentani ai prilor interesate n mod semnificativ n dezvoltarea politicilor i principiilor referitoare la structura i funcionarea sistemelor i schemelor de certificare pe care acesta le aplic. SRAC CERTSERV a implementat i aplic un sistem al calitii, iar Manualul Calitii poate fi pus, la cerere, contra cost, la dispoziia solicitanilor i titularilor de certificare, ntr-o copie necontrolat. 1 SCOP Aceste Reguli Generale au ca scop prezentarea raporturilor dintre solicitanii i titularii de certificare a produselor i SRAC CERTSERV, precum i a principiilor, sistemelor i schemelor de certificare i a activitilor specifice desfurate de acesta pentru: a) certificarea de produse, n domenii voluntare; b) emiterea de certificate de conformitate SRAC CERTSERV pentru produse; c) emiterea de licene pentru utilizarea certificatului i aplicarea mrcii de certificare a SRAC CERTSERV pe produsele certificate; e) n cazul n care este aplicabil, supravegherea meninerii conformitii produselor certificate. 2. DOMENIU DE APLICARE
Prezentele Reguli Generale se aplic pentru toate categoriile de produse prezentate n Anexa 1. n activitile sale de certificare de produse, SRAC CERTSERV aplic sistemele de certificare prezentate n Anexa 2 i schemele de certificare rezultate din aplicarea particularizat a acestora n cazul unor categorii de produse crora le sunt asociate aceleai cerine specificate, aceleai reguli specifice i aceleai proceduri. 3. DOCUMENTE DE REFERIN 5
[1] [2 ] [3 ] [4] [5 ] [6] [7 ] [8] [9] [10]
[11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22] [23] [24] [25]
SR EN 45011:2001, Cerine generale pentru organismele care aplic sisteme de certificarea produselor (identic cu Ghidul ISO/CEI 65:1996) SR EN ISO/CEI 17000:2005, Evaluarea conformitii - Vocabular i principii generale SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular IAF GD 5:2006, Ghid IAF pentru aplicarea Ghidului ISO/IEC 65:1996, Cerine generale pentru organismele care aplic sisteme de certificare a produselor SR EN ISO 9001:2008, Sisteme de management al calitii. Cerine SR EN ISO/CEI 17021:2007, Evaluarea conformitii. Cerine pentru organisme care efectueaz audit i certificare de sisteme de management SR EN ISO 19011:2003, Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau de mediu SR Ghid ISO/CEI 7:2006, Linii directoare pentru redactarea standardelor utilizabile pentru evaluarea conformitii SR ISO/TR 10013:2003, Linii directoare pentru documentaia sistemului de management al calitii SR Ghid ISO 27:2006, Linii directoare pentru aciunile corective pe care trebuie s le ntreprind un organism de certificare n caz de utilizare abuziv a mrcii sale de conformitate ISO/CEI Guide 28:2004, Conformity assessment - Guidance on a third-party certification system for products ISO/CEI Guide 53:2005, Conformity assessment - Guidance on the use of an organizations quality management system in product certification ISO/CEI Guide 65:1999, General requirements for bodies operating product certification systems SR Ghid ISO/CEI 67:2006, Evaluarea conformitii. Principii fundamentale ale certificrii produselor SR EN ISO/CEI 17025:2005, Cerine generale pentru competena laboratoarelor de ncercri i etalonri SR ISO/CEI 17030:2004, Evaluarea conformitii. Cerine generale pentru mrci de conformitate de ter parte SR ISO/PAS 17001:2006, Evaluarea conformitii. Imparialitate. Principii i cerine SR ISO/PAS 17002:2006, Evaluarea conformitii. Confidenialitate. Principii i cerine SR ISO/PAS 17003:2007, Evaluarea conformitii. Reclamaii i apeluri. Principii i cerine SR ISO/PAS 17004:2007, Evaluarea conformitii. Dezvluirea informaiilor. Principii i cerine SR EN ISO/CEI 17020:2005, Criterii generale pentru funcionarea diferitelor tipuri de organisme care efectueaz inspecii SR EN ISO/CEI 17050-1:2005, Evaluarea conformitii. Declaraia de conformitate dat de furnizor. Partea 1: Cerine generale SR EN ISO/CEI 17050-2:2005, Evaluarea conformitii. Declaraia de conformitate dat de furnizor. Partea 2: Documentaie suport SR ISO 10002:2005, Managementul calitii. Satisfacia clientului. Linii directoare pentru tratarea reclamaiilor n cadrul organizaiilor RENAR CR-03, Ed. 2, Rev. 0/04.2007, Notele explicative ale cerinelor SR EN 45011 6
REGULI GENERALE DE CERTIFICARE A PRODUSELOR DEFINIII I ABREVIERI
4. 4.1
Pentru scopurile prezentului document, se aplic definiiile din documentele normative [2], [3 ], [4 ] i [6 ]. Dat fiind importana semnificaiei pentru prezentul document i frecvena mare de utilizare n textul acestuia, se reamintesc definiiile urmtorilor termeni, preluate din documentele de referin menionate. controlul produciei n fabric - controlul intern permanent exercitat de productor, care trebuie s conin toate elementele, cerinele i dispoziiile adoptate de productor, documentate n mod sistematic sub forma unor politici i proceduri scrise. Documentaia scris asupra sistemului de control al produciei n fabric trebuie s asigure stabilirea corespondenei cu elementele aplicabile ale unui sistem de asigurare a calitii i s permit verificarea realizrii caracteristicilor cerute pentru produs i modul efectiv de operare al sistemului de control al produciei n fabric; fabricant - persoan responsabil pentru realizarea unui produs, n scopul introducerii pe pia; NOTA 1 - n terminologia curent, pentru fabricant se utilizeaz i denumirea de productor. NOTA 2 - Responsabilitile fabricantului (productorului) se aplic oricrei persone fizice sau juridice care realizeaz, ambaleaz sau eticheteaz i aplic sau monteaz (instaleaz) produse n vederea introducerii pe pia n numele propriu. furnizor - organizaie sau persoan care furnizeaz un produs (productor, distribuitor, comerciant cu amnuntul sau vnzator al unui produs) i care este responsabil c produsul ndeplinete i (dac este aplicabil) continu s ndeplineasc cerinele pe care este bazat certificarea; NOT - Un furnizor poate fi din interiorul sau din exteriorul firmei care fabric produsul. neconformitate - abatere de la cerinele specificate n legtur cu produsul sau cu cerinele de certificare definite de ctre organismul de certificare; reprezentant autorizat al productorului - persoan juridic mputernicit de productor s acioneze n numele acestuia. schem de certificare a produselor - sistem de certificare a produselor referitor la produse specifice pentru care se aplic aceleai cerine specificate, reguli specifice i proceduri; sistem de certificare a produselor - reguli, proceduri i management pentru efectuarea evalurii de ter parte a conformitii produselor; solicitant - organizaie sau persoan care se adreseaz n mod oficial ctre SRAC CERTSERV n vederea certificrii unui produs (obinerii unui certificat de conformitate). NOT n procesul de certificare aplicat de SRAC CERTSERV, indiferent dac solicitantul este productorul sau furnizorul unui produs, evalurile i certificarea se refer la abilit ile productorului de a realiza produse conforme cu specificaiile documentelor normative aplicabile. De asemenea, n cuprinsul prezentului document se utilizeaz termenul: expert de produs - persoan care deine cunotine relevante, actualizate, referitoare la: caracteristicile, cerinele generale i specifice existente n legislaie, reglementri i alte documente normative aplicabile produsului; domeniul i modul n care este sau se intenioneaz a fi utilizat produsul; criteriile, principiile i metodele aplicabile la proiectarea produsului; fabricarea produsului (procese, instalaii, faciliti, tehnologii, inspecii i ncercri finale); standardele aplicabile, metodele i mijloacele eantionare i de ncercare a produsului (inclusiv validarea ncercrilor i, unde este aplicabil, utilizarea incertitudinii de msurare);
defectele sau degradrile care pot aprea pe durata sau datorit utilizrii i funcionrii produsului i riscurile generate de acestea. NOTA 1 - Spre deosebire de auditurile sistemelor de management, n care rolul experilor tehnici este acela de a furniza echipei de audit cunotine specifice sau experien profesional specific, acetia neacionnd ca auditori n echip (a se vedea Nota 2 la definiia 3.9.11 din [3] i la definiia 3.10 din [7])), experii de produs din echipele de evaluare ale SRAC CERTSERV se implic direct i activ n toate etapele procesului de evaluare, n examinarea aspectelor legate de utilizarea, proiectarea, fabricarea, ncercarea i riscurile implicate de utilizarea i funcionarea produsului n cauz. NOTA 2 - n legtur cu competena experilor de produs, a se vedea i NOTA 2 de la subclauza 5.2.1 a documentului [14]. NOTA 3 - Definiia expertului de produs este de asemenea n concordan cu clauza 8.2 a documentului normativ [20] i acoper definiia pentru expertul tehnic din Notele explicative din documentul RENAR [25]. 4.1 n cuprinsul prezentului document se aplic urmtoarele abrevieri: ADE Administratorul Director Executiv; CE Conductorul Echipei de Evaluare; CA Consiliul de Apel; CPF Controlul Produciei n Fabric CS Consiliul de Supraveghere; EE Echipa de Evaluare; ES Evaluatorul de Sintez (al dosarelor de certificare); OCP SRAC CERTSERV; RCCBD Responsabilul cu Coordonarea Contractelor i a Bazei de Date; RCP Responsabilul de Categorii de Produse; RENAR Asociaia Naional de Acreditare; RG Reguli Generale de Certificare (prezentul document al OCP); RL Responsabilul de Lucrare (de contract); RMC Responsabilul Managementului pentru Calitate; SDE eful Departamentului de Evaluare; SMC Sistemul de Management al Calitii. 5 REGULILE GENERALE DE CERTIFICARE A PRODUSELOR 5.1 Generaliti Prezentele RG definesc relaiile dintre OCP i solicitantul i/sau titularul de certificare i ilustreaz modul n care OCP aplic schemele i procedurile sale de certificare de produs i formalitile pe care trebuie s le ndeplineasc solicitanii de certificare spre a obine i a menine certificrile solicitate. OCP face accesibile serviciile sale de certificare tuturor solicitanilor ale cror activiti sunt cuprinse n domeniul su de competen, pentru care este: acreditat (a se vedea Anexa 5); neacreditat, dar deine competena necesar (caz n care certificatele emise nu poart marca naional de acreditare). Certificarea nu este condiionat de mrimea organizaiei solicitanilor sau de apartenena acestora la diverse asociaii sau grupuri i nici de numrul de certificate deja emise. Informaiile obinute 8
de ctre OCP n cursul activitilor de certificare referitoare la un anumit produs sau furnizor sunt tratate confidenial (a se vedea cap. 6.15). Pentru a se asigura c OCP nu impune condiii financiare exagerate clienilor si, lista tarifelor de certificare i a redevenelor aplicate (prezentat pe adresa de web www.sraccertserv.ro) este aprobat de CS, care include reprezentani ai principalele grupe de interese semnificative privind activitatea sa de certificare. Tarifele se aplic tuturor solicitanilor n mod absolut nediscriminatoriu, iar cheltuielile legate de o certificare sunt condiionate exclusiv de complexitatea i de volumul de activiti desfaurate n acest scop de ctre OCP. Costurile certificrii depind de: mrimea organizaiei solicitantului (numrul de angajai); domeniul de certificare (proiectare, fabricaie, depozitare i distribuie); complexitatea i numrul de categorii de produse pentru care se cere certificarea; numrul de locaii de desfurare a activitii solicitantului; numrul i complexitatea ncercrilor necesare pentru determinarea caracteristicilor produselor; cerinele speciale ale solicitantului (de exemplu, o frecven mai ridicat a auditurilor de supraveghere sau scheme de certificare speciale). Criteriile n raport cu care sunt evaluate produsele unui solicitant sunt cele din documentele normative specificate. Schemele de certificare aplicate de OCP se bazeaz pe documentele normative care definesc specificaiile pentru conformitatea produsului i pe sistemele de certificare descrise la capitolul 5.2.2 i prezentate sintetic n Anexa 1. Schemele de certificare (a se vedea capitolul 5.2.2) sunt elaborate de OCP astfel nct s fie: capabile s asigure fabricaia i livrarea unor produse care ndeplinesc cerinele specificate n mod constant; aplicabile n mod sistematic de ctre productori, spre a livra produse conforme; certificabile de ctre OCP, prin aplicarea consistent i competent a procedurilor sale. La cererea unor clieni, pe baza elementelor din clauza 1.2 a SR EN 45011:2000 [1], OCP poate stabili ad-hoc i valida i alte sisteme i scheme de certificare, adecvate unor produse specifice, inclusiv n regim neacreditat. n condiiile n care exist suficieni clieni pentru certificarea unor produse din alte domenii dect cele pentru care deine acreditarea, OCP i asigur expertiza necesar i ntreprinde demersurile necesare pe lnga organismul de acreditare pentru extinderea corespunztoare a domeniilor sale acreditate. Cerinele referitoare la fiecare schem de certificare aplicat de OCP sunt descrise n proceduri specifice i preluate de programele de certificare convenite cu clienii, n care se gsesc toate informaiile pe care un fabricant trebuie s le cunoasc pentru a se obine certificarea produsului. n programe, sunt menionate toate documentele normative (standarde internaionale, europene, naionale, de firm etc.) i documentele legislative i de reglementare aplicabile, precum i cerinele suplimentare pe care trebuie s le ndeplineasc productorul n funcie de sistemul de certificare adoptat (cum ar fi, de exemplu, aplicarea unui SMC sau a CPF). Dac este cazul, n programe se specific i metodele sau procedurile de eantionare a produselor pentru ncercare, aplicate cu ocazia vizitei de audit/inspecie sau n mod distinct. Certificarea unui produs confer prezumia c acesta ndeplinete cerinele specificate de documentele normative i alte reglementri aplicabile. Atestarea oficial a conformitii este exprimat prin certificate de conformitate, care au un format specific pentru fiecare sistem de certificare n parte. Odat cu eliberarea unui certificat, se semneaz cu titularul certificrii o 9
convenie privind licena de utilizare a certificatului i a mrcii de conformitate SRAC CERTSERV, care informeaz detaliat titularul asupra modului n care poate utiliza certificatul i marca de conformitate SRAC CERTSERV. 5.2 Regulile de aplicare a schemelor de certificare
stabilirea (dac nu exist n documentul normativ de referin aplicabil) i aplicarea de ctre OCP a unei proceduri sau a unui plan de eantionare a produselor pentru ncercare; b) determinarea caracteristicilor produsului, prin: ncercarea iniial (de tip), efectuat n laboratorul convenit cu solicitantul (n condiii justificate, ncercrile se pot efectua i n laboratorul solicitantului, n prezena unui reprezentant al OCP), pentru a se verifica dac soluiile constructive adoptate pentru tipul de produs ndeplinesc cerinele stabilite de standardele i de alte documente normative aplicabile, auditul/inspecia iniial pentru evaluarea controlului procesului de fabricaie (sau controlului produciei n fabric), care poate fi precedat de o vizit preliminar la locaiile de producie ale solicitantului, la cererea acestuia, evaluarea SMC (dac exist), n conformitate cu [6], supravegherea ncercrilor efectuate de solicitant (la certificarea prin SMC); c) evaluarea rezultatelor determinrilor; d) decizia privind certificarea; e) acordarea documentelor de atestare a conformitii; f) supravegherea, dup caz, prin: ncercarea sau inspecia unor eantioane prelevate din fabric sau de pe piaa liber (dup caz, i din depozite sau de pe antiere), auditul SMC (CPF) combinat cu ncercri i inspecii aleatoare, evaluarea procesului de producie, participarea la ncercri efectuate de titular i evaluarea rezultatelor acestora (la certificarea produsului prin SMC); g) decizia privind acordarea, meninerea, extinderea, suspendarea, restrngerea sau retragerea certificrii. Acest sistem de certificare este ilustrat n diagrama flux din Anexa 5. n cazul aplicrii sistemului de certificare nr. 1 n varianta certificrii prin SMC (conform Ghidului ISO/CEI 53:2004, [12]), faptul c n procesul certificrii echipa de audit/inspecie a OCP evalueaz n detaliu i se bazeaz substanial pe procedurile i nregistrrile SMC nu trebuie interpretat ca reprezentnd o certificare a acestuia, conform cu SR EN ISO 9001:2008 [5]. Sistemul de certificare nr. 1B - certificarea betonului, care reprezint o variant a sistemului de certificare nr. 1, adaptat la specificul betonului proaspt preparat. Sistemul de certificare nr. 2 - certificarea pe lot -, certificarea 1a conform Ghidului ISO/CEI 67:2006 [14], care cuprinde urmtoarele elemente: a)
Sistemul de certificare nr. 1 - certificarea 5 conform Ghidului ISO/CEI 67:2006 [14] i respectiv conform Ghidului ISO/CEI 53:2004 [12] -, care cuprinde urmtoarele elemente:
5.2.1 Sistemele de certificare aplicate de OCP La baza schemelor de certificare adoptate de OCP se afl urmtoarele trei sisteme de certificare, prezentate tabelar n Anexa 1.
10
a)
dac nu exist n documentul normativ aferent, stabilirea de ctre OCP a unei metode sau proceduri de eantionare a produselor pentru ncercare din lotul prezentat de solicitant (n funcie de cerinele specifice i de mrimea lotului, se poate face i ncercarea 100%); b) prelevarea eantioanelor pentru ncercare; c) determinarea caracteristicilor produsului, prin: examinarea documentaiei tehnice; ncercarea eantioanelor prelevate n laboratorul subcontractat convenit cu solicitantul (n condiii justificate, ncercarea se poate efectua i n laboratorul solicitantului, n prezena unui reprezentant al OCP), cu scopul de a verifica dac produsul ndeplinete cerinele de conformitate stabilite de documentaia tehnic, de documentele normative i de alte reglementri aplicabile; d) evaluarea rezultatelor examinrii documentaiei tehnice i ale ncercrii, prin prelucrarea adecvat (cu criterii de acceptare definite) a rezultatelor acesteia; e) decizia privind certificarea; f) acordarea certificatului de conformitate i a licenei de aplicare a mrcii de conformitate SRAC CERTSERV, pe produsele din lotul respectiv. Certificarea pe lot este aplicabil n cazul prezentrii de ctre solicitant a unor loturi uniforme, coninnd produse identificate ca fiind fabricate ntr-o perioad de timp consemnat, n aceeai locaie i n aceleai condiii. Odat cu lotul de produse i cu documentaia tehnic nsoitoare, solicitantul trebuie s pun la dispoziia OCP i alte informaii ce pot fi relevante pentru produs, cum ar fi cataloage, liste de specificaii, fotografii, paapoarte tehnice, informaii despre facilitile de producie utilizate i, dac sunt relevante, termenele de garanie sau datele de expirare specificate. Certificatul de conformitate eliberat de OCP i marcajul asociat sunt valabile strict numai pentru produsele din lotul prezentat (a crui mrime se menioneaz n certificat) i identificat n mod univoc, pe o perioad care s nu depeasc termenele de garanie stabilite, dar nu mai mare de trei ani. n unele variante, sistemul de certificare pe lot poate include i o inspecie a mijloacelor i a procesului de producie ale fabricantului sau este inclus ca element al sistemului de certificare nr. 1 (eantionul de produse prelevate constituind un lot). OCP nu se implic n nici un fel n supravegherea produsului dup acordarea certificrii pe lot. 5.2.2 Schemele de certificare aplicate de OCP Schemele de certificare aplicate de OCP se constituie pentru fiecare categorie de produse n parte, pe baza sistemelor enumerate la capitolul 5.2.1. OCP dispune de expertiza necesar (inclusiv accesul la documentele normative relevante) pentru elaborarea documentelor de lucru specifice (chestionare, programe, planuri) utilizate n procesul de certificare, n care se identific detaliat cerinele (specificaiile), criteriile i activitile de determinare a caracteristicilor desfurate pentru acordarea i supravegherea certificrii. Astfel, pentru fiecare produs pentru care s-a solicitat certificarea, dup semnarea documentelor contractuale, OCP ntocmete un program de certificare, n care se identific: a) documentele normative de referin pentru produsul n cauz; b) activitile (n conformitate cu cerinele specificate de documentele normative relevante) i etapele (termenele) semnificative ale procesului de evaluare; c) factorii implicai n fiecare dintre activiti i etape; d) procedurile aplicate i nregistrrile realizate (rapoarte de evaluare a documentaiei, rapoarte de audit/inspecie, rapoarte de ncercare etc.). 11
Programele de certificare i orice variante ale acestora se pun de acord cu clientul. Acordarea certificrii este condiionat de ncheierea cu succes a fiecrei etape de evaluare a programului si de achitarea de ctre client a cheltuielilor de certificare, conform contractului. Pentru fiecare sistem de certificare, OCP emite un model de certificat de conformitate specific, adecvat particularitilor sistemului (sau schemei de certificare). 5.3 Drepturile i obligaiile solicitantului i titularului de certificat
5.3.1 Drepturile solicitantului de certificare Un productor (furnizor) care intenioneaz s devin titular al unei certificri SRAC CERTSERV are urmtoarele drepturi: a) s aib acces la adresa de web a OCP www.sraccertserv.ro i s obin gratuit, prin orice mijloace de comunicaie (telefon, e-mail, mobil etc.) toate informaiile necesare pentru iniierea unui proces de certificare; b) s solicite certificarea din partea OCP n conformitate documentele normative de referin aplicabile, cu prevederile prezentelor RG i cu procedurile OCP i, dup caz, s participe la stabilirea schemei de certificare; c) s fie informat asupra modificrilor intervenite n regulile de certificare ale OCP n timpul desfurrii procesului de certificare i s-i poat exprima opinia n legtur cu aceste modificri; d) s i se asigure confidenialitatea informaiilor furnizate ctre sau colectate de OCP n timpul procesului de certificare i imparialitatea certificrii; e) s discute i s convin cu OCP asupra aciunilor de interes comun, cum ar fi stabilirea programului de certificare i a planului de audit/inspecie, alegerea laboratorului de ncercare i stabilirea programului de ncercare; f) s refuze, din motive bine ntemeiate (de exemplu, din cauza identificrii unor conflicte de interese), componena unei echipe de evaluare a OCP; g) s formuleze opinii la rapoartele de evaluare (rapoartele de neconformitate). 5.3.2 Obligaiile solicitantului de certificare Solicitantul de certificare are urmtoarele obligaii: a) s acceseze site-ul www.sraccertserv.ro, s analizeze prezentele RG i dac decide s solicite certificarea - s se li conformeze n procesul de certificare; b) s transmit la OCP cererea de certificare i chestionarul de evaluare preliminar (a se vedea Anexa 2) completate integral i corect i semnate de persoanele i/sau funciile ndrituite; c) s pun la dispoziia OCP documentaia tehnic (a se vedea Anexa 4) referitoare la produsul de certificat, la procesele de realizare a acestuia i, dac este cazul, la SMC sau la CPF implementat i aplicat; d) s asigure accesul echipelor de evaluare ale OCP la documente i la nregistrri (inclusiv la rapoartele de audit intern) n toate locurile unde se desfoar activiti legate de produsul care face obiectul certificrii; e) s pun la dispoziia echipelor de evaluare ale OCP personalul i mijloacele necesare pentru desfurarea n bune condiii a auditurilor i a inspeciilor; f) s pun la dispoziia OCP informaiile privind reclamaiile clienilor referitoare la produsul ce face obiectul certificrii i la modul de soluionare a acestora;
12
g)
h) i)
s efectueze ambalarea, marcajul (eventual sigilarea) i transportul eantioanelor prelevate pentru ncercri la i de la laboratorul de ncercare convenit, n condiii n care s le fie asigurat identificarea univoc, integritatea fizic i confidenialitatea; s ntreprind coreciile i aciunile corective adecvate pentru eliminarea n termenele convenite a neconformitilor identificate n procesul evalurilor i ncercrilor; s ndeplineasc n mod permanent toate prevederile programului de certificare convenit cu OCP.
5.3.3 Drepturile titularului de certificare Dac devine titular al certificrii solicitate, furnizorul se bucur de urmtoarele drepturi: a) s fac referiri la certificare n contracte i n alte documente oficiale; b) s utilizeze certificatul i marca de conformitate ca mijloc de publicitate n vederea promovrii produsului certificat; c) s aplice marca de conformitate SRAC CERTSERV, pe produs, pe ambalajul acestuia sau pe documentele referitoare la acesta; d) dac este necesar, s utilizeze o copie a certificatului ca document de nsoire pentru produsul sau lotul certificat; e) s solicite n scris rennoirea certificrii; f) s solicite n scris extinderea certificrii i la alte produse, sau la fabricarea produsului certificat i n alte locaii sau cu alte sisteme de producie dect cele evaluate la certificarea iniial; g) s renune benevol la documentele de certificare nainte de expirarea termenului de valabilitate pentru care au fost acordate; h) s fie publicat n lista (registrul) titularilor de certificate; i) s conteste deciziile OCP de suspendare, restrngere sau retragere a certificrii i s fac apel n cazul n care consider c aceste contestaii nu au fost soluionate n mod adecvat j) s aib posibilitatea de a prezenta personal n faa Consiliului de Apel al OCP argumentele demersului su, nainte de luarea deciziei n legtur cu acesta. 5.3.4 Obligaiile titularului de certificare Titularul de certificare este obligat: a) s se conformeze prevederilor din prezentele RG i din regulamentul de utilizare a licenelor/certificatelor i mrcii; b) s garanteze (dup caz, inclusiv prin declaraiile de conformitate) c produsul pentru care deine certificarea continu s ndeplineasc n mod corespunztor cerinele aplicabile; c) s formuleze declaraii privind certificarea numai referitoare la produsul (categoria de produse) pentru care aceasta a fost acordat; d) s utilizeze certificarea numai pentru a indica faptul c produsele sunt certificate ca fiind conforme cu documentele normative specificate n certificat; e) s nu foloseasc certificarea produsului su n aa fel nct s aduc OCP o reputaie proast i s nu fac nici o declaraie referitoare la certificarea produsului su, pe care OCP o poate considera abuziv sau neautorizat; f) s se asigure de faptul c niciun certificat sau raport emis de OCP i nici o parte a acestora nu se folosete n mod abuziv; g) atunci cnd se refer la certificarea produsului su prin mijloace de comunicare cum sunt documente, brouri sau reclame, s ndeplineasc cerinele OCP;
13
h)
s informeze din timp OCP despre orice modificri pe care productorul intenioneaz s le aduc proiectului produsului certificat i/sau sistemului de producie al acestuia (inclusiv, dac este relevant, a SMC sau CPF) sau despre orice alte modificri de natur s afecteze conformitatea produsului cu cerinele specificate care au stat la baza obinerii certificrii. Pe baza acestor informaii, OCP stabilete dac modificrile anunate necesit investigaii suplimentare, caz n care titularul trebuie s nceteze s livreze produse certificate care rezult din asemenea modificri, pn ce OCP nu a notificat titularului acordul su. i) s informeze OCP despre orice schimbri survenite n forma sau n structura de proprietate, n structura organizatoric sau n personalul de conducere superioar; j) s transmit la OCP orice alte informaii relevante din punctul de vedere al ndeplinirii cerinelor schemei de certificare aplicat; k) s pun la dispoziia OCP toate datele, informaiile i nregistrrile necesare, s permit accesul personalului OCP n unitile sale i s faciliteze contactele cu personalul su, astfel nct s se asigure nivelul i eficacitatea adecvate desfurrii normale a procesului de supraveghere; l) la expirarea, suspendarea sau retragerea certificrii s nceteze utilizarea ntregului material publicitar care conine o referire la certificare i s returneze la OCP toate documentele de certificare, n vederea anulrii lor. n afar de aceasta, titularul de certificare trebuie s rein c: certificarea produsului de ctre OCP nu exonereaz fabricantul de responsabilitile contractuale fa de clienii si i/sau fa de respectarea standardelor, reglementrilor i legislaiei aferente produsului; n cazul n care pentru produsul care face obiectul certificrii de ctre OCP, procedurile specifice prevd evaluarea unui SMC (sau CPF) al fabricantului, aspectele acestui sistem luate n consideraie la certificarea produsului sunt stabilite de OCP. Activitile i etapele procesului de acordare a certificrii
5.4
5.4.1 Generaliti Personalul OCP, inclusiv acela care desfoar activiti de management, nu este desemnat pentru a conduce o evaluare n cadrul procesului de certificare dac a fost implicat n ultimii doi ani n activiti pentru solicitantul care urmeaz s fie evaluat, precum: furnizarea sau proiectarea produselor de tipul acelora pe care le evalueaz; oferirea de sfaturi sau furnizarea de servicii de consultan cum ar fi metodele de tratare a unor neconformiti sau alte aspecte care constituie obstacole fa de certificarea solicitat; furnizarea oricror alte produse sau servicii care ar putea compromite confidenialitatea, obiectivitatea i imparialitatea procesului i deciziilor sale sau care ar genera un conflict de interese. Cu ocazia angajrii personalului i/sau a alocrii unor responsabiliti i sarcini, OCP identific i evalueaz asemenea situaii, astfel nct s asigure c imparialitatea i confidenialitatea nu sunt compromise i nu apar conflicte de interese. Acest lucru se consemneaz oficial prin semnarea de ctre fiecare angajat al OCP a codului deontologic al OCP. Etapa de iniiere a unui proces de certificare const din transmiterea oficial de ctre solicitant la OCP a cererii de certificare i a chestionarului de autoevaluare, completate corect i integral i semnate de persoanele ndrituite ale acestuia. Procesul de certificare se consider iniiat n mod oficial numai dup semnarea de ctre ambele pri a documentelor contractuale. 14
n forma sa cea mai complet, procesul de evaluare n vederea acordrii a certificrii include urmtoarele activiti (a se vedea Anexa 5): a) analiza cererii de certificare i a chestionarului de autoevaluare (a se vedea Anexa 2 i Anexa 3), n vederea stabilirii dac produsul n cauz intr n domeniul de activitate al OCP i dac acesta deine competenele necesare pentru acceptarea cererii; b) n cazul n care cererea poate fi acceptat, obinerea de la solicitant a dosarului tehnic al produsului n cauz (a se vedea Anexa 4); c) analiza preliminar a dosarului tehnic, ntocmirea i transmiterea ctre solicitant pentru punere de acord i semnare a contractului de certificare, avnd ca anexe programul de certificare, programul de ncercare, planul de eantionare (dac este cazul) i devizul; d) dup semnarea documentelor contractuale de ctre solicitant: vizita preliminar la locaia (locaiile) solicitantului, dac este solicitat de acesta, examinarea documentaiei tehnice aferente produsului i, dup cum este aplicabil, examinarea documentaiei sistemului de fabricaie, a SMC sau a CPF, stabilirea de corecii i aciuni corective (dac sunt necesare) de ctre furnizor i verificarea de ctre OCP a aplicrii i a eficacitii acestora; e) inspecia iniial, care include: examinarea documentaiei tehnice aferente produsului i, dup cum este aplicabil, examinarea documentaiei sistemului de fabricaie, a SMC sau a CPF, stabilirea de corecii i aciuni corective (dac sunt necesare) de ctre furnizor i verificarea de ctre OCP a aplicrii i a eficacitii acestora; vizita de evaluare (de audit/inspecie) la furnizor, pe baza unui plan de audit/inspecie convenit, prelevarea de eantioane ale tipului de produs, n conformitate cu prevederile documentului normativ aferent (dac exist) sau dup un plan sau o procedur stabilit de personalul OCP; f) ncercri iniiale de tip pe eantioanele de produs prelevate, efectuate n laboratorul convenit cu solicitantul (n condiii justificate, ncercrile se pot efectua i n laboratorul solicitantului, n prezena unui reprezentant al OCP); g) evaluarea rezultatelor inspeciilor iniiale (rapoartelor de audit/inspecie), validarea rapoartelor de ncercare i evaluarea rezultatelor ncercrilor i, dac sunt necesare, stabilirea de corecii i aciuni corective ctre solicitant i/sau laborator i verificarea de ctre OCP a aplicrii i a eficacitii acestor msuri; h) examinarea de sintez a tuturor documentelor i nregistrrilor din dosarul de certificare, de ctre ES, un expert de produs care nu a participai sub nici o form n procesul de evaluare aferent i propunerea unei decizii privind certificarea; i) examinarea de ctre ADE a propunerii de decizie formulat de ES, luarea deciziei privind certificarea i informarea corespunztoare a solicitantului (n cazul unei decizii negative, explicarea motivelor care au determinat-o); j) emiterea de ctre OCP a certificatului de conformitate i semnarea de ctre solicitant (devenit tutelar de certuificare) a conveniei privind utilizarea certificatului de conformitate i mrcii de conformitate SRAC CERTSERV; k) nregistrarea noului titular n lista titularilor de certificate SRAC CERTSERV. Trecerea de la o etap la alta a certificrii este condiionat de achitarea de ctre solicitant a cheltuielilor implicate de etapa precedent.
15
5.4.2 Analiza cererii de certificare i a chestionarului de autoevaluare Solicitantul completeaz i transmite la OCP, pentru fiecare tip de produs, cererea de certificare (a se vedea Anexa 2), semnat la nivelul de autoritate corespunztor, mpreun cu chestionarul de autoevaluare (a se vedea Anexa 3) i cu alte documente cerute n mod specific de schema de certificare dorit a fi aplicat. Dup primirea i analiza documentelor menionate, OCP poate solicita informaii suplimentare n vederea clarificrii cererii. nainte de a ncepe evaluarea, OCP efectueaz i menine nregistrri referitoare la analiza cererii de certificare i a chestionarului de autoevaluare, pentru a se asigura c: a) cerinele pentru certificare au fost clar definite, documentate i nelese de solicitant; b) OCP are capabilitatea de a efectua serviciul de certificare avnd n vedere obiectul certificrii solicitate i, dac este cazul, locul de amplasare a activitilor solicitantului i orice cerine particulare, cum ar fi limba vorbit de solicitant; c) a fost rezolvat orice diferen de nelegere ntre OCP i solicitant; Dac, n final cererea este acceptat, solicitantul transmite la OCP dosarul tehnic al produsului (a se vedea Anexa 4). Pe baza informaiilor cuprinse n Anexele 2, 3 i 4, OCP numete RL, care stabilete programul de certificare i ntocmete documentele contractuale, pe care le comunic solicitantului spre punere de acord i semnare. 5.4.3 Efectuarea vizitei preliminare la sediul solicitantului (locaiile fabricantului), numai dac este solicitat Vizita preliminar la sediul solicitantului (locaiile fabricantului) are ca obiectiv: a) evaluarea sediului solicitantului (fabricantului) i a condiiilor specifice locaiei, derularea unor discuii cu personalul pentru a determina nivelul de pregtire pentru etapa urmtoare a procesului de certificare; b) analiza stadiului solicitantului (fabricantului) n raport cu cerinele documentelor normative aplicabile i a nelegerii acestor cerine; c) colectarea informaiilor necesare privind sistemul de management i procesele de fabricaie aplicate de fabricant (SMC, CPF, documentaia proceselor de fabricaie etc.), riscurile asociate de fabricaia produsului i aspectele legale i de reglementrile aplicabile produsului i proceselor n cauz; d) identificarea exact a competenelor necesare pentru EE a OCP i pentru ES implicat n procesul de decizie privind certificarea; e) stabilirea, de comun acord cu solicitantul, a detaliilor pentru vizita de evaluare iniial. Constatrile vizitei preliminare (inclusiv identificarea oricrui subiect susceptibil de a fi clasificat ca neconformitate n timpul auditului/inspeciei iniiale - a se vedea cap. 5.4.5 - se documenteaz n fie de constatri i se comunic solicitantului, iar n funcie de posibilitile acestuia de a rezolva subiectele susceptibile identificate, OCP poate propune i conveni cu solicitantul modificri de activiti i de termene ale programului de certificare. 5.4.4 Examinarea documentaiei tehnice a produsului EE a OCP examineaz n detaliu documentaia din dosarul tehnic al produsului, pentru a verifica dac aceasta este complet i corespunztoare cu cerinele specificate de documentaia normativ aplicabil produsului n cauz. Dup examinare, OCP transmite solicitantului un raport de evaluare a documentaiei, care conine eventualele observaii i/sau neconformiti identificate n documentaie. Solicitantul trebuie s transmit ctre OCP, n termenul convenit prin programul de certificare, msurile pe care fabricantul intenioneaz s le adopte n vederea eliminrii 16
neconformit ilor. Trecerea la etapa urmtoare se face numai dup ce OCP analizeaz i consider adecvate toate msurile propuse i aplicate de solicitant. 5.4.5 Vizita de evaluare iniial la solicitant (fabricant) Organizarea vizitei Cu cel puin dou sptmni nainte de data planificat a vizitei iniiale, OCP transmite solicitantului planul de audit/inspecie, coninnd detaliile activitilor desfurate. Solicitantul comunic imediat OCP eventualele sale observaii i obieciuni n ceea ce privete planul i componena echipei de audit/inspecie, mpreun cu motivaia respectiv. Dac furnizorul (fabricantul) i desfoar activitatea n mai multe locaii, stabilirea locaiilor vizitate constituie parte a programului de certificare se fundamenteaz de ctre OCP n mod adecvat. Efectuarea vizitei Echipa de audit/inspecie a OCP, incluznd personal calificat i competent pentru activitile evaluate, efectueaz vizita iniial a locaiei (locaiilor) de producie sub responsabilitatea CE, spre a verifica, dup caz, conformitatea sistemului de producie (cu planurile, procesele, tehnologiile, inspeciile i ncercrile finale asociate), a SMC i/sau a CPF, cu prescripiile schemei de certificare specifice. n acest scop, fabricantul trebuie s colaboreze cu echipa OCP n timpul tuturor activitilor de audit/inspecie, desemnnd un reprezentant (nsoitor) responsabil i asigurndu-i accesul la toate informaiile solicitate. Solicitantul poate cere EE consimmntul pentru prezena unor eventuali consilieri i observatori ai si pe lng echip. Durata vizitei se stabilete prin programul de certificare i prin planul de audit/inspecie n funcie de numrul de locaii de producie vizitate i de complexitatea proceselor evaluate. Dac fabricantul a implementat i aplic un SMC care acoper produsul care constituie obiectul cererii de certificare, OCP i rezerv dreptul de a evalua adecvarea acestuia prin examinarea ultimului raport de audit elaborat de organismul de certificare a SMC i a ultimului raport de audit intern, i de a verifica dac domeniul de certificare acoper produsul n cauz, fr a trece ns la un audit direct al SMC. La sfritul vizitei, EE se reunete pentru a analiza, sistematiza i sintetiza constatrile auditului/inspeciei. n timpul edinei de nchidere, CE prezint fabricantului concluziile auditului/inspeciei, astfel nct acestea s fie nelese i nsuite, i face aprecieri asupra gradului de conformitate i/sau de neconformitate al elementelor auditate/inspectate cu referenialele aplicabile. Eventualele opinii divergente se discut i, pe ct posibil, se rezolv pe loc. Eantionrile Eantionrile din fabric se efectueaz de regul n timpul vizitei de evaluare la productor n conformitate cu cerinele documentelor normative aplicabile produsului (dac exist) sau cu planurile i cu procedurile de eantionare elaborate de OCP n acest scop. n unele scheme de certificare, prelevarea de eantioane se poate face i de pe piaa liber sau, dup caz, de pe antiere sau locurile de utilizare. Eantioanele sunt trimise la laboratorul de ncercri convenit, prin grija i pe cheltuiala solicitantului (fabricantului). Operaiile de ambalare, sigilare, marcare i transport trebuie efectuate astfel nct s se evite confuziile n ceea ce privete identificarea furnizorului i s se asigure confidenialitatea, trasabilitatea i integritatea fizic a eantioanelor. OCP decide dac, dup ncercare, eantioanele se pstreaz o perioad de timp stabilit sau sunt restituite furnizorului. nregistrarea rezultatelor vizitei Pe baza informaiilor colectate de echipa de audit/inspecie, CE elaboreaz i prezint la OCP, n termenul stabilit, un raport de audit/inspecie avnd, dup caz, anexate rapoarte de 17
neconformitate, o copie a crora se remite i solicitantului (fabricantului). Raportul de audit/inspecie i rapoartele de neconformitate pot constitui o simpl prelucrare a informaiilor comunicate deja solicitantului n edina de nchidere, sau pot diferi de acestea prin modificri i completri aduse ulterior, n care caz, modificrile i/sau completrile trebuie evideniate i argumentate n mod adecvat. n rapoartele de neconformitate, se consemneaz termenele convenite pn la care solicitantul (fabricantul) trebuie s stabileasc i s aplice coreciile i aciunile corective i preventive necesare pentru eliminarea neconformitilor identificate. Verificarea implementrii i a eficacitii coreciilor si aciunilor corective i preventive propuse de solicitant (fabricant) poate constitui obiectul unei vizite de evaluare suplimentar (a se vedea 5.6), pe cheltuiala solicitantului. Evaluarea rezultatelor auditului/inspeciei Rezultatele evalurii, consemnate n raportul de audit/inspecie, sunt incluse n dosarul de certificare, spre a fi analizate ulterior de un ES, care nu a participat la auditul/inspecia respectiv, n ceea ce privete (a se vedea capitolul 5.4.7): a) ndeplinirea integral i competent de ctre personalul OCP implicat n procesul de evaluare a tuturor etapelor i activitilor stabilite de planul de audit/inspecie pe baza procedurii de certificare aplicabil schemei utilizate; b) asigurarea, dac este cazul, c solicitantul (fabricantul) a stabilit, a implementat i aplic n mod eficace un sistem de control (inclusiv prin procedurile SMC sau CPF) al procesului de producie, astfel nct produsele introduse pe pia s ndeplineasc integral i n mod continuu cerinele specificate; c) asigurarea c toate msurile ntreprinse de solicitant (fabricant) pentru eliminarea eventualelor neconformiti identificate de EE au fost aplicate integral i sunt eficace. 5.4.6 ncercarea iniial (de tip) a eantioanelor de produs Efectuarea ncercrii ncercarea se efectueaz sub coordonarea EE a OCP, n conformitate cu programul de ncercare stabilit de RL, ce are n vedere cerinele documentelor normative aplicabile produsului n cauz (standarde internaionale, standarde europene, standarde naionale, standarde de firm etc.), n laboratorul de ncercri acceptat de OCP i convenit prin programul de certificare, care trebuie s fie: acreditat sau autorizat de autoritile competente implicate n domeniu sau evaluat i supravegheat de OCP n conformitate cu procedura specific aplicabil. n condiii justificate i documentate n mod corespunztor, ncercarea se poate efectua n laboratorul fabricantului, n prezena unui reprezentant al EE a OCP. ncercarea se efectueaz cu stricta respectare a regulilor de confidenialitate stabilite de OCP (a se vedea cap. 6.15). nregistrarea rezultatelor ncercrii Rezultatele ncercrii sunt consemnate de laboratorul de ncercri implicat ntr-un raport de ncercare emis n conformitate cu prevederile SR EN ISO/CEI 17025:2005 [15] i transmis OCP. Validarea raportului de ncercare i evaluarea rezultatelor ncercrii RL examineaz raportul de ncercare i ntocmete fia de validare a raportului de ncercare i de evaluare a rezultatelor ncercrii, n care: a) se menioneaz dac ncercarea a fost efectuat de laboratorul implicat n mod complet i corect, n conformitate cu programul de ncercare stabilit,
18
b)
se identific abaterile de la, adugirile la sau excluderile din metoda de ncercare specificat de documentul normativ de referin aplicabil sau de programul de ncercare (cum ar fi, de exemplu, condiiile de mediu); c) se fac aprecieri, dac este cazul, asupra incertitudinii de msurare estimat; d) rezultatele obinute prin ncercare sunt analizate n comparaie cu cerinele specificate de documentul normativ de referin aplicabil; e) sunt discutate opiniile i interpretrile laboratorului n legtur cu rezultatele ncercrii. Pe aceast baz, se apreciaz dac ncercrile au fost efectuate de laborator n mod adecvat, iar rezultatele atest (sau nu) conformitatea cu cerinele specificate de documentul normativ de referin aplicabil. Dac alineatele a)-c) de mai sus au fost ndeplinite, raportul de ncercare de valideaz. n caz contrar, ncercrile trebuie refcute, total sau parial, pe cheltuiala laboratorului. Dac, pe baza informaiilor de la alineatele d)-e), se constat neconformiti ale produsului, se poate accepta ca, dup efectuarea de ctre furnizor a unor corecii i aciuni corective, s se repete ncercarea, pe acelai eantion sau pe eantioane modificate, la sfritul creia laboratorul emite un nou raport de ncercare - definitiv. Cheltuielile pentru repetarea ncercrilor sunt suportate n acest caz de solicitant (fabricantul produsului).
5.4.7 Decizia privind certificarea i eliberarea certificatului de conformitate Decizia privind certificarea unui un produs este luat pe baza informaiilor culese n timpul evalurii iniiale i ncercrii iniiale de tip, consemnate n raportul de audit/inspecie i fia de validare a raportului de ncercare i de evaluare a rezultatelor ncercrii, incluse de CE i respectiv de RL n dosarul de certificare. n cazul n care n procesul de certificare au avut loc evaluri (audituri/inspecii) iniiale suplimentare, pentru verificarea implementrii i eficacitii unor corecii i aciuni corective ale CPF (elementele apalicabile ale SMC) ntreprinse de fabricant sau repetri ale ncercrii iniiale de tip efectuate de laboratorul de ncercri implicat, se au n vedere ultimele dintre rezultatele obinute. Examinarea final a documentelor i nregistrrilor din dosarul de certificare se efectueaz de un ES care nu a fost implicat sub nici o form n procesul de certificare respectiv i cruia RL i pune la dispoziie toate informaiile suplimentare solicitate privind modul de desfurare a procesului de certificare n cauz. Pe baza acestei examinri, ES completeaz o fi de analiz de sintez, la finalul creia formuleaz propunerea de decizie privind acordarea/neacordarea certificrii, pe care o include n dosarul de certificare, ce se nainteaz SDE pentru avizare i apoi SDE pentru validarea deciziei. Solicitantul este informat n scris despre decizia adoptat i despre aciunile pe care le poate ntreprinde n cazul n care certificarea a fost refuzat. Dac unele informaii pe baza crora a fost propus i luat decizia privind certificarea provin din alte surse dect din procesul de certificare ca atare, acestea sunt aduse la cunotina solicitantului, concomitent cu informaiile rezultate din procesul de evaluare. Solicitantului i se d posibilitatea s-i spun prerea asupra acestor aspecte. 5.4.8 Eliberarea documentelor de certificare O decizie de acordare a certificrii conduce la eliberarea de ctre OCP a certificatului de conformitate, semnat de ADE, i a conveniei privind licena de utilizare a mrcii de conformitate SRAC CERTSERV. La certificatul de conformitate se poate anexa i raportul de ncercare (final), care confirm c rezultatele obinute dovedesc conformitatea cu cerinele specificate aplicabile. Un certificat se elibereaz numai pentru un produs (o categorie de produse) i pentru o locaie de fabricaie a produsului. 19
n certificat sunt incluse informaii care s permit identificarea urmtoarelor elemente: a) numele organismului de certificare a produselor (SRAC CERTSERV) i marca (sigla), protejat n conformitate cu documentul normativ [23]; b) marca organismului naional de acreditare a OCP (RENAR), i eventual a altor organisme de la care OCP a mai obinut acreditarea; c) numele i adresa solicitantului al crui produs a fost supus certificrii; d) adresa locaiei n care a fost fabricat produsul; e) domeniul de aplicare a certificrii acordate, inclusiv, dup caz: 1) produsele (categoriile de produse) certificate, 2) documente normative (de exemplu, standardele internaionale, standatrdele europene, standardul de produs sal orice alt document normativ) fa de care este certificat produsul (categoria de produse), 3) sistemul de certificare aplicabil, 4) menionarea dac domeniul de aplicare a certificrii acordate de OCP este acreditat; f) data efectiv a certificrii i termenul de valabilitate, dac este cazul. Modelele de certificat de conformitate (formatul i coninutul) sunt specifice fiecrui sistem (fiecrei scheme) de certificare. La certificat se poate anexa raportul de ncercare (final) care atest conformitatea produsului cu cerinele specificate. Durata de valabilitate a unui certificat de conformitate este de trei ani pentru sistemul de certificare nr. 1 i nr. 1B, cu condiia continurii ndeplinirii cerinelor pe baza crora a fost acordat certificarea (a se vedea capitolul 5.5), iar valabilitatea este confirmat prin vizarea anual a certificatului, dup efectuarea evalurii de supraveghere corespunztoare. Pentru sistemul de certificare nr. 2 (certificarea pe tip), durata de valabilitate a certificatului este de ase luni, cu condiia nedepirii a termenului de garanie al produselor din lot. 5.4.9 nregistrarea titularilor de certificate Datele referitoare la emiterea unor certificate se nscriu n lista titularilor de certificate. Acest registru conine lista furnizorilor i a produselor certificate i este fcut public. Lista este actualizat de ctre OCP n lunile ianuarie i iulie ale fiecrui an. 5.5 Supravegherea furnizorilor certificai i meninerea certificrii 5.5.1 Generaliti n conformitate cu cerinele sistemelor de certificare 1 i 1B (sistemele 3 i 5 din SR Ghid ISO/CEI 67:2006), n timpul perioadei de valabilitate a certificatelor, OCP efectueaz, n conformitate cu o procedur documentat, audituri/inspecii de supraveghere, n scopul verificrii meninerii de ctre produsul certificat i de ctre sistemul de producie (SMC sau CPF aferent) a conformitii cu cerinele regulilor schemei de certificare aplicate. La ntocmirea i convenirea cu titularul de certificat a programului de supraveghere, OCP adapteaz cerinele de supraveghere (modul de aplicare a procedurii specifice) n funcie de: a) complexitatea produsului n cauz i costurile ncercrilor; b) experiena furnizorului n fabricaia produsului respectiv; c) durata ciclului de via al produsului; d) schimbrile de tehnologie; e) maturitatea documentului normativ aplicabil; f) reclamaiile de la clieni nregistrate n legtur cu produsul. 20
Pentru sistemele de certificare nr. 1 si nr. 1B, prima evaluare de supraveghere se efectueaz la 6 luni, a doua la 18 luni iar a treia la 30 de luni 6 luni de la eliberarea certificatului, cu posibilitatea unor decalri n plus sau n minus de maximum dou luni. Cu consimmntul titularului, cea de-a treia evaluare de supraveghere poate fi asociat cu evaluarea de rennoire a certificrii. La sistemele de certificare nr.2 (certificarea pe lot), nu sunt aplicabile activiti de supraveghere. Activitile periodice de supraveghere aplicate de OCP implic: a) vizite periodice de de audit/inspecie la fabricant; b) eantionri de produse prelevate de la fabricant, de pe pia i, dac este cazul, din antiere; c) examinri i ncercri ale eantioanelor de produs; d) evaluarea rezultatelor vizitelor, examinrilor i ncercrilor; e) stabilirea i aplicarea de corecii i aciuni corective i preventive de ctre fabricant; f) verificarea de ctre OCP a implementrii i eficacitii coreciilor i aciunilor corective i preventive ntreprinse de fabricant; g) decizia de confirmare/infirmare a meninerii certificrii. Dup ncheierea activitilor de supraveghere, titularul de certificat primete din partea OCP raportul de evaluare i decizia de meninere, suspendare, restrngere sau retragere a certificrii. 5.5.2 Obiectivele i planificarea evalurilor de supraveghere Evalurile de supraveghere se planific n aa fel nct fiecare audit/inspecie s acopere cte o parte a sistemului de producie (dup caz, a SMC i/sau a CPF), astfel ca pe durata de valabilitate a certificatului se se asigure reexaminarea integral a sistemului. n timpul evalurilor se examineaz i realizarea de ctre fabricant a programelor de mbuntire a produsului care constituie obiectul certificrii i, dac este prevzut, se preleveaz eantioane pentru ncercare, ce se transmit de fabricant la laboratorul de ncercri convenit. De asemenea, se verific i modul n care furnizorul produsului utilizeaz certificatul de conformitate i licena de aplicare a mrcii de certificare. Dac schema de certificare prevede, evalurile de supraveghere sunt corelate cu ncercri de eantioane de produs, prelevate n conformitate cu documentele normative aplicabile pentru acesta sau cu planul de eantionare stabilit de OCP. 5.5.3 ncercri prin sondaj ale unor eantioanelor de produs n funcie de prevederile regulilor schemei de certificare i ale documentelor normative de referin aplicabile, numrul i tipul de ncercari efectuate pot diferi fa de cele adoptate la ncercrile iniiale. Rezultatele ncercrilor de supraveghere se consemneaz n rapoartele de ncercare eliberate de laboratorul care a efectuat ncercrile; rapoartele de n cercare sunt validate, iar rezultatele ncecrilor sunt evaluate de ctre RL conform procedurii descruise la capitolul 5.4.6. 5.5.4 Examinarea rezultatelor evalurilor de supraveghere i ale ncercarilor prin sondaj Informaiile consemnate n timpul evalurilor de supraveghere periodice i ale unor posibile evaluri i ncercri suplimentare, consemnate n raportul de audit/inspecie i n fia de validare a rapoartelor de ncercare i de evaluare a rezultatelor ncercrilor, sunt examinate n mod independent de un ES care nu a participat la procesul de supraveghere, iar pe baza propunerii acestuia ADE decide mentinerea, restrngerea, suspendarea sau retragerea certificrii. 5.5.5 Stabilirea i aplicarea de corecii i aciuni corective i preventive de ctre fabricant
21
Fabricantul unui produs certificat are responsabilitatea de a stabili i de a comunica la OCP n termenele convenite coreciile i aciunile corective pe care intenioneaz s le ntreprind pentru eliminarea neconformitilor identificate n procesul de supraveghere (audituri/inspecii i ncercri prin sondaj). Dup caz (de exemplu, la semnalarea unor reclamaii), OCP poate dispune efectuarea unei noi audituri/inspecii sau a unor noi ncercri prin sondaj, pe spezele titularului de certificare, pentru a verifica eliminarea real a neconformit ilor i eficacitatea coreciilor i a aciunilor corective i preventive ntreprinse n acest scop sau poate face aceste aprecieri pe baza unor nregistrri puse la dispoziie de fabricant. Dac dup nainte de constatarea unor neconformiti au fost deja furnizate produse neconforme, acestea trebuie retrase de pe pia i nlocuite sau remediate, conform unui program stabilit de fabricant. 5.6 Meninerea certificrii
n cazul unor rezultate pozitive ale evalurii de supraveghere i, dup caz, ale ncercrilor prin siondaj, pe baza propunerii ES, ADE decide reconfirmarea certificatului de conformitate i a dreptului de utilizare a mrcii SRAC CERTSERV. Reconfirmarea certificrii este consemnat prin viza anual a certificatului. 5.7 Extinderea certificrii Un titular de certificare poate solicita extinderea certificrii la alte produse, sau pentru alte locaii de fabricaie trimind n acest sens o cerere pe formularul tipizat (a se vedea Anexa 3). La cerere, titularul (fabricantul) trebuie s anexeze documentaia tehnic i ilustrativ referitoare la produsele care constituie obiectul extinderii i documenia descriptiv a sistemului de producie i, dup caz, a SMC sau CPF al acestora (procesele de fabricaie, inspeciile i ncercrile finale corespunztoare etc.). Pe aceast baz, OCP decide dac este oportun efectuarea unor evaluri suplimentare pentru a verifica conformitatea noilor produse sau poate s-si limiteze intervenia la prelevarea i ncercarea unor eantioane ale noilor produse pentru care s-a solicitat extinderea. La sfritul unei evaluri de extindere a certificrii cu rezultate pozitive, OCP emite un nou certificat de conformitate. 5.8 Suspendarea certificrii
OCP are dreptul de a suspenda, parial sau total, pe o perioad de maximum ase luni, o certificare acordat, din motive serioase i aduse n scris la cunostina furnizorului. Suspendarea poate fi aplicat, de exemplu, atunci cnd n urma unei evaluri de supraveghere, OCP a apreciat c exist abateri importante de la cerinele din regulile schemei de certificare specifice, care nu au ns gravitatea care s conduc la retragerea certificrii sau dac titularul: a) refuz efectuarea supravegherilor programate; b) nu a tratat n mod corect reclamaiile primite de la clieni sau de la alte entiti interesate; c) nu a ndeplinit n mod eficace coreciile i aciunile corective i preventive stabilite; d) a adus modificri eseniale produsului/sistemului de fabricaie (sau SMC) fr notificarea din timp a OCP i/sau fr aprobarea acestuia; e) nu a asigurat adaptarea produsului/sistemului de fabricaie (sau SMC) la apariia unor noi prevederi; 22
nu a comunicat OCP msuri eficace n cazul unei utilizri inadecvate a certificatului, a mrcii de certificare sau a marcajului CE de conformitate; g) nu i-a achitat obligaiile financiare (redevenele etc.); h) a contravenit altor prescripii ale prezentelor RG; i) a solicitat suspendarea din motive justificate. n cazul unei suspendri, OCP notific n mod oficial titularul, comunicndu-i de asemenea condiiile n care aceasta poate fi revocat. n cazul certificrii voluntare, OCP are dreptul de a face public o asemenea notificare. Dac o certificare a fost suspendat OCP cere ca titularul: s nu fac declaraii care s induc n eroare n ceea ce privete situaia certificrii; s-i ntiineze colaboratorii existeni i poteniali n legtur cu statutul certificrii i s nceteze s aplice marca de certificare pe produsele fabricate dup data notificarii suspendrii. De asemenea, OCP cere titularului ca pentru produsul certificat sau sistemul cu neconformit i care au condus la o suspendare: s se stabileasc i s se aplice corecii i aciuni corective adecvate, incluznd, dac este cazul, retragerea produsului de pe pia; s se mpiedice prin toate mijloacele practice, introducerea lui pe pia dup ce a fost comunicat suspendarea. Dac furnizorul restabilete ndeplinirea condiiilor impuse de OCP nainte de expirarea termenului de ase luni, suspendarea este revocat, comunicndu-i-se acest lucru furnizorul, iar n caz contrar OCP va proceda la retragerea certificrii (sau la restrngerea ei, n cazul unei suspendri pariale). Dac notificarea de suspendare a certificatului a fost fcut public, se va face de asemenea public i revocarea suspendrii. f) 5.8 Restrngerea certificrii Restrngerea certificrii este decis de OCP la cererea expres a titularului sau dac, de exemplu, furnizorul nu se conformeaz condiiilore stabilite de OCP privind retragerea unei suspendri pariale a certificrii. Ca urmare a restrngerii, se elibereaz un nou certificat de conformitate. 5.10 Retragerea certificrii Retragerea certificrii poate avea loc dac: a) Titularul nu ndeplinete condiiile stabilite de OCP pentru revocarea unei suspendri a certificrii i a dreptului de utilizare a mrcii de certificare SRAC CERTSERV; b) evalurile de supraveghere au evideniat abateri critice de la cerinele specificate n regulile din schema de certificare specific; c) fabricantul i-a ntrerupt activitatea de producie sau de introducere pe pia a produsului menionat n certificat o perioada de timp mai mare de 12 luni; d) OCP a modificat regulile sistemului de certificare, dar furnizorul a refuzat s se conformeze noilor cerine; e) titularul a utilizat n mod intenionat neautorizat i abuziv certificatul i marca SRAC CERTSERV, marcajul CE de conformitate sau numrul su de organism notificat, sau a fcut declaraii inexacte sau abuzive privind certificarea primit din partea OCP; f) titularul nu trateaz n mod corespunztor reclamaiile primite de la clieni; g) titularul renun la certificare, nainte de expirarea termenului de valabilitate a certificatului (a se vedea cap. 6.13). 23
Retragerea certificatului este notificat titularului n mod oficial i este fcut public de ctre OCP. Titularul i produsul certificat n cauz se elimin din registru. Dup retragerea unui certificat, titularul trebuie: s nu fac declaraii care s induc n eroare n ceea ce privete situaia real a certificrii; s ntiineze colaboratorii existeni i poteniali n legtur cu statutul (retragerea) certificrii; s restituie originalul documentelor de certificare, n vederea anulrii; s nu foloseasc eventualele copii i reproduceri ale certificatului; s nceteze utilizarea mrcii de conformitate a OCP; s elimine din documentaia de reclam tehnic orice referire la certificare. Dac, dup anularea certificatului, titularul mai face referire la acesta ntr-un anumit fel, OCP are dreptul s recurg la cile de atac legale. OCP poate stabili oricnd i alte reguli de salvgardare. 5.11 Renunarea la certificare Titularul poate renuna la certificarea obinut pentru un produs n urmtoarele cazuri: a) la ncetarea fabricaiei sau a introducerii pe pia a produsului certificat; b) la expirarea valabilitii certificatului, notificnd renunarea; c) dac nu accept noile prescripiuni rezultate din schimbrile adoptate de OCP la regulile de certificare; d) dac nu accept deciziile luate de OCP privind modificrile pe care le-a adus produsului su certificat sau sistemului su de producie elementele aplicabile ale SMC. Renunarea la certificare ntr-una din etapele procesului de certificare iniial trebuie adus n mod oficial la cunotina OCP nainte de nceperea etapei urmtoare. 5.12 Rennoirea certificrii ntr-o comunicare transmis cu cel putin ase luni nainte de data ncetrii valabilitii unui certificat, OCP informeaz titularul despre formalitile ce urmeaz a fi ndeplinite n vederea rennoirii valabilit ii acestuia pentru o nou perioad. OCP acord rennoirea valabilitii certificrii prin repetarea, cu rezultate pozitive, a acelora i determinri i examinri care sunt prevzute pentru eliberarea iniial a certificatului, aplicnd aceleai cerine (examinarea documentaiei, vizita de inspecie la fabricant a ntregului sistem, eantionarea i ncercarea de produse). Noul certificat este eliberat cu evidenierea datei curente i a datei primei eliberri. Furnizorul care nu intenioneaz s-i rennoiasc certificarea produsului trebuie s informeze OCP n mod oficial, cu patru luni nainte de expirare, expunndu-i motivele. 5.13 Evaluri suplimentare OCP poate efectua, cu anunarea prealabil n scris a titularului, evaluri (audituri/inspecii, examinri i ncercri) suplimentare. Acestea pot avea loc, de exemplu: a) pentru colectarea de informaii suplimentare n vederea justificrii unor decizii; b) pentru verificarea implementrii i a eficacitii coreciilor i aciunilor corective i preventive ntreprinse de fabricant; c) n cazul unor modificri ale standardelor sau ale altor documente normative aplicabile produsului; d) n cazul unor modificri ale proiectului produsului care pot avea efecte semnificative asupra conformitii acestuia cu cerinele specificate; e) n eventualitatea unor modificri ale structurii de proprietate sau ale conducerii titularului; 24
n prezena unor indicii credibili privind lipsa de conformitate a produselor introduse pe pia; g) n vederea revocrii unei suspendri a certificatului; h) la primirea unor informaii i reclamaii privind defeciuni grave ale produselor certificate; i) la cererea titularului. La sfrsitul evalurilor suplimentare, titularul primete de la OCP rapoartele de evaluare aferente i deciziile corespunztoare. f) 5.14 Modificri ale certificrii 5.14.1 Modificarea cerinelor pentru certificare aplicate de OCP Dac intenioneaz s aduc modificri ale cerinelor sale pentru certificare n domeniile de certificare voluntar, OCP: a) informeaz despre acest lucru pe toi titularii nregistrai n lista furnizorilor titulari de certificate, solicitanii de certificare, precum i alte pri interesate; b) ia n considerare, n msura posibil, punctele de vedere exprimate de titularii de certificate, de solicitani sau de alte pri interesate, n ceea ce privete forma definitiv i data efectiv a introducerii modificrilor; c) face publice noile cerine i informeaz toate prile interesate despre coninutul i data intrrii n vigoare a modificrilor; d) verific dac toi titularii de certificate sau furnizorii cu produse aflate n curs de certificare efectueaz toate adaptrile necesare n termenul stabilit, dac este cazul prin evaluri suplimentare, pe cheltuiala furnizorului. Nealinierea unui titular pn la termenul comunicat la noile prevederi poate conduce la aplicarea prevederilor privind suspendarea sau retragerea certificrii (a se vedea capitolele 5.8 i 5.9). Titularul care nu accept noile cerine poate renuna la certificare n conformitate cu capitolul 5.11. Pe de alt parte, OCP ia msurile de documentare necesare (prin controlul documentelor externe), pentru meninerea n pas cu evoluia (modificrile) cerinelor reglementrilor tehnice specifice aplicabile, asigurnd implementarea acestora att de ctre OCP, ct i de toi titularii pe care i supravegheaz n virtutea recunoaterii, desemnrii i notificrii. 5.14.2 Modificri introduse de fabbricant la produs i/sau la sistemul de producie Titularul de certificat trebuie s informeze n prealabil OCP despre schimbrile majore pe care fabricantul intenioneaz s le aduc la produs, la sistemul su de fabricaie (i, dac este cazul, la SMC i CPF) i/sau despre orice alte modificri de natur a influena ntr-o msur semnificativ factorii care determin conformitatea produsului cu cerinele specificate aplicabile. OCP analizeaz modificrile i comunic furnizorului decizia sa motivat n termen de 30 de zile de la primirea propunerii de modificri. Titularul trebuie s accepte decizia OCP privind eventuale evaluri suplimentare necesare, despre suspendarea certificatului sau despre o repetare integral a procesului de certificare. Titularul care nu accept decizia OCP poate renuna la certificare n conformitate cu capitolul 5.11. 5.15 Utilizarea certificatului i a mrcii de conformitate SRAC CERTSERV Utilizarea certificatului i mrcii de conformitate SRAC CERTSERV este permis numai n condiiile respectrii regulamentului de utilizare a certificatelor i a mrcii SRAC CERTSERV, pus la dispozitia titularilor de certificare odat cu nmnarea documentelor de certificare. 25
Titularul poate face referiri la certificare utiliznd copii integrale de pe certificate (dac este cazul, mpreun cu raportul de ncercare aferent) i/sau reproduceri ale mrcii SRAC CERTSERV. Marca poate fi mrit sau micorat n mod proporional i poate fi imprimat monocolor n toate culorile, cu condiia s fie clar i lizibil. Pe ntreaga perioad de valabilitate a unui certificat, titularul poate face referire la certificare n publicaiile proprii, n coresponden i n activitile sale promoionale i de publicitate etc., cu condiia ca: a) s identifice n mod univoc produsul certificat i locaia de producie; b) s menioneze n mod clar c certificatul privete numai produsele verificate de OCP n conformitate cu regulile schemei de certificare aplicate; c) s ia toate msurile pentru ca din referirile sale s nu rezulte c marca de certificare se refer la produse i la locaii de fabricaie/depozitare neincluse n certificat; d) s nu aduc OCP o reputaie proast i s nu fac nicio declaraie referitoare la certificarea produsului su pe care OCP o poate considera abuziv sau neautorizat. Referirile incorecte la sistemul de certificare sau utilizarea abuziv a certificatului sau mrcii de certificare sunt tratate de OCP prin aciuni corespunzatoare (aciuni corective, suspendarea sau retragerea certificatului, publicarea abaterii etc.), inclusiv prin aciuni legale. Din acest motiv, este recomandat ca n toate cazurile n care titularul nu este sigur c procedeaz strict n conformitate cu prezentele RG i apreciaz c pot aprea interpretri greite, s solicite clarificri din partea OCP. Titularul trebuie s nceteze imediat orice referire la certificat i la marca SRAC CERTSERV: dup expirarea, suspendarea sau retragerea certificrii; n orice situaii ce ar putea afecta negativ valoarea certificrii. n cazul produselor din domeniile reglementate, utilizarea marcajului de conformitate CE se supune prevederilor reglementrilor tehnice specifice aplicabile. OCP verific utilizarea corect a certificatului i a mrcii cu ocazia vizitelor de supraveghere, prin vizitarea adresei de web a titularilor etc. 5.16 Rspunderea juridic a titularului de certificat Titularul de certificat de conformitate i licen pentru utilizarea mrcii SRAC CERTSERV pentru un produs poart ntreaga rspundere pentru activitile proprii, documentele emise, calitatea i conformitatea produsului certificat i nu se poate prevala de documentele de certificare obinute de la OCP pentru a fi exonerat de rspunderea ce i revine pentru produs n baza documentelor contractuale i/sau legilor n vigoare. 5.17 nregistrarea reclamaiilor Furnizorul titular al unui certificat de produs trebuie: a) s nregistreze toate reclamaiile primite referitoare la conformitatea produsului cu cerinele standardului relevant i s pun la dispoziia OCP, la cererea acestuia, nregistrrile cerute; b) s ntreprind aciunile adecvate obiectului unor astfel de reclamaii n vederea eliminrii oricror deficiene care afecteaz conformitatea cu cerinele specificate depistate la produs; c) s documenteze aciunile ntreprinse. 5.18 Reclamaii, contestaii i apeluri
26
Un solicitant sau titular de certificare care utilizeaz serviciile de certificare ale OCP sau oricare alte pri interesate n activitatea acestuia au dreptul de a depune reclamaii i contestaii scrise fa de deciziile luate de OCP n legtur cu certificarea (a se vedea 5.3.3). De asemenea, petenii pot face apel n cazul n care sunt nemulumii de rezolvarea reclamaiilor i contestaiilor lor. Termenul de depunere a unei reclamaii, contestaii sau apel este de zece zile lucrtoare de la primirea de ctre furnizor a unei decizii a OCP care l privete. Pentru tratarea reclamaiilor, contestaiilor i apelurilor, OCP: a) dispune de o procedur adecvat pentru primirea, examinarea i luarea deciziilor referitoare la reclamaii, contestaii i apeluri, disponibil la cerere oricrei pri interesate; b) analizeaz i confirm dac o reclamaie, contestaie sau apel se refer la activitile de evaluare a conformitii pentru care este responsabil, i n acest caz trebuie s o trateze; c) ntreprinde i documenteaz activitile corespunzatoare, n conformitate cu procedura aplicabil, dup caz informnd petentul despre stadiul procesului de tratare; d) permite petenilor (apelanilor) s-i prezinte personal cazul n faa Consiliului de Apel; e) informeaz petenii despre finalizare procesului de tratare a reclamaiilor, contestaiilor i apelurilor, despre deciziile luate i despre aciunile ntreprinse; f) pstreaz o nregistrare a tuturor reclamaiilor, contestaiilor i apelurilor precum i a aciunilor de remediere ntreprinse i eficacitatea acestora. n cazul n care petentul nu este de acord cu rspunsul OCP sau cu decizia CA, acesta poate apela la organismul de acreditare sau se poate adresa direct instanei competente. 5.19 Confidenialitate Prin aranjamente executorii adecvate, OCP i asum responsabilitatea pentru managementul tuturor informaiilor obinute sau create pe parcursul realizrii activitilor de evaluare i atestare a conformitii. OCP i asigur clienii c toate informaiile obinute sau create n cursul activitilor de certificare referitoare la un anumit produs sau la un anumit furnizor, cu excepia informaiilor pe care furnizorul nsui le face publice, sau atunci cnd se convine ntre OCP i furnizor (de exemplu, n scopul de a rspunde la reclamaii), sunt considerate proprietate i, prin urmare, confideniale. Sunt considerate i tratate ca fiind confideniale i informaiile referitoare la un furnizor obinute din alte surse dect furnizorul (de exemplu, de la un reclamant sau de la un organism de reglementare). Nu sunt considerate confideniale informaiile specifice solicitate de organismul de acreditare (RENAR) i de organismele de certificare a personalului, n conformitate cu sistemul de comunicare existent n infrastructura naional pentru evaluarea conformitii. Informaiile confideniale nu sunt dezvluite unei tere pri fr consimmntul scris al furnizorului. Atunci cnd legea prevede ca informaiile obinute n cursul activitilor de certificare s fie dezvluite unei tere pri, furnizorul este ncunotiinat n avans despre informaiile furnizate conform prevederilor legale, dac acest lucru nu este interzis de lege. Pn cnd sunt fcute publice, informaiilor nedestinate publicitii le este asigurat totala confidenialitate. 6 ANEXE Lista produselor (categoriilor de produse) pentru care SRAC CERTSERV deine acreditarea Sistemele de certificare aplicate de SRAC CERTSERV 27
Anexa 1 Anexa 2
Anexa 3 Anexa 4 Anexa 5 Anexa 6
Cererea de certificare de produs Chestionarul de autoevaluare Coninutul Dosarului tehnic al produsului Diagrama flux a procesului de certificare complet (etapele semnificative) Sfritul regulamentului
28
ANEXA 1 Lista produselor (categoriilor de produse) pentru certificarea crora SRAC CERTSERV a solicitat acreditarea
Sistemul de atestare a conformitii conform Ghidului ISO/IEC 67:2004
Nr. crt.
Grupa (familia) de produse
Specificaia tehnic (standardul armonizat aplicabil)

SR EN 206-1:2002 SR EN 206-1:2002/A1:2005 SR EN 206-1:2002/A2:2005 SR EN 206-1:2002/C91:2008 SR 13510:2006 SR 13510:2006/C91:2008 CP 012/1-2007 SR EN 1338:2004 SR EN 1338:2004/AC:2006 SR EN 1339:2004 SR EN 1339:2004/AC:2006 SR EN 1340:2004 SR EN 1340:2004/AC:2006 SR EN 1916:2003 SR EN 1916:2003/AC:2008 SR 754:1999 SR 8877-1:2007 SREN 12591:2001 SR EN 14023:2006 SR 174-1:2009 SR 7970:2001
Beton
Pavele i dale, borduri i elemente de borduri, tuburi i accesorii de beton
3, 1a
Bitumuri pentru drumuri i liani bituminoi Mixturi asfaltice i mbrcmini bituminoase
3, 1a
3, 1a
29
ANEXA 2 Sistemele de certificare aplicate de SRAC CERTSERV

Sistemul de certificare 2, conform sistemului 1b al SR Ghid ISO/CEI 67:2006 (certificarea pe lot) 3 X X X X X X X -
Denumirea sistemelor de certificare
Activitilr aferente aplicrii sistemelor de certificare
Num rul de identificare al sistemului de certificare 1) Aplicarea unui sistem de eantionare a produselor pentru ncercare 2) Determinarea caracteristicilor produsului, prin: a) ncercri b) inspecii c) evaluarea proiectului 3) Analiza (evaluarea) rezultatelor determinrilor 4) Decizia referitoare la certificare (acordarea, meninerea, extinderea, suspendare i retragerea certificrii) 5) Acordarea documentului de atestare a conformitii, cu informaii privind procedura de meninere, extindere, suspendare i retragere a certificrii 6) Supravegherea, prin: a) evaluarea procesului de producie (CPF) b) ncercarea sau inspecia unor eantioane de produs prelevate de pe linia de producie c) ncercarea sau inspecia unor eantioane de produs prelevate de pe piaa liber d) auditul SMC combinat cu ncercri sau inspecii aleatoare
1 X
X X X X X X
X X X X X
X X X X
Sistemul de certificare nr. 1B (certificarea betonului) conform sistemului 3 al SR Ghid ISO/CEI 67:2006 2 X X X X X
Sistemul de certificare nr. 1 (certificarea complet) conform sistemului 5 al SR Ghid ISO/CEI 67:2006
30
NOT - Toate informaiile coninute n prezenta cerere vor fi tratate confidenial
ANEXA 3
CERERE PENTRU CERTIFICARE

Pentru completare, a se vedea ndrumrile de pe pag. 43. Nr. _______ / _______
(formularul cod FP01.01) 1. Identificarea solicitantului1) (productorul, furnizorul sau reprezentantul su autorizat)
Solicitantul Numele: Adresa: Adresa de web: Numele: Adresa: Adresa de web: Numele i adresa locaiei de fabricaie a produsului: Numele i prenumele: Funcia: Telefon, mobil, fax, e-mail:
Fabricantul produsului
Persoana de contact
2. Identificarea produsului pentru care se solicit certificarea2)

Denumirea Codul CPSA Tipul, marca Standardul aplicabil Reglementarea tehnic specific aplicabil3) Statutul produsului
Prototip4)
De serie
Unicat
Lot2)
3. Sistemul de certificare dorit5) 4. Declaraie
Solicitantul declar c: nu a solicitat acreditarea aceluiai produs la alt organism; va pune la dispoziia SRAC CERTSERV toate informaiile necesare pentru certificare; se va conforma termenelor i condiiilor de certificare convenite cu SRAC CERTSERV; va folosi marca de certificare numai pe produsele acoperite de certificat i n conformitate cu regulamentul privind utilizarea certificatului i a mrcii de certificare SRAC CERTSERV sau de aplicare a marcajului CE; va achita ctre SRAC CERTSERV toate cheltuielile implicate de procesul de certificare prevzute n procedurile, specificaiile tehnice, standardele i reglementarile tehnice specifice aplicabile produsului.
5. Confirmarea reprezentantului legal al solicitantului

Numele si prenumele, n clar: ____________________________________________________ Funcia deinut n organizaie: ___________________________________________________ Semntura: ___________________ Locul i data:____________________________________
LS
Cererea se transmite la SRAC CERTSERV, str. Theodor Burada, nr. 6, Bucureti, sectorul 1, fax 0213110082, e-mail gabriel.ionescu@srac.ro.
31
Appendix la ANEXA 3
ndrumri privind completarea cererii pentru certificare

1.
Dac solicitantul pentru certificarea produsului nu este productorul acestuia, este necesar ca i productorul s accepte procesul de certificare. Titularul certificatului va fi considerat solicitantul, dac nu exist alte aranjamente n acest sens. n cazul opiunii pentru schema de certificare pe lot, n vederea identificrii lotului se vor prezenta ntr-un document anexat cererii pentru certificare urmtoarele documente: a) documentele nsoitoare de identificare a lotului, din care s rezulte: 1) numele i adresa productorului sau furnizorului, 2) codul de identificare a lotului, 3) documentele legale i data achiziionrii, 4) mrimea lotului (numrul de exemplare, cantitatea), 5) locaia de depozitare; b) documentele referitoare la produsele din lot, din care s rezulte: 1) numele i adresa productorului, 2) denumirea, codul i marca de fabricaie a produsului, 3) data fabricaiei i numerele de serie ale produselor din lot; 4) documentul normativ pe baza cruia a fost fabricat produsul, 5) informaii relevante privind sistemul de fabricaie a produsului (SMC, CPF), 6) caracteristici constructive i funcionale de baz ale produsului, 7) instruciuni de utilizare, 8) termenul de garanie i/sau data de expirare a produselor din lot (dac este cazul); c) documente referitoare la conformitatea produsului: 1) certificate, autorizaii sau licene acordate produsului i emitentul acestora, 2) rapoarte de inspecie sau de ncercare, 3) marcajele de certificare, 4) declaraiile de conformitate i certificatele de garanie, 5) marcajele de conformitate prevzute de reglementrile tehnice specifice, dac este cazul.
2.
32
ANEXA 4
NOT - Toate informaiile coninute n prezentul chestionar vor fi tratate confidenial
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE
(formularul cod FP01.02) Nr. ______ / ______ A.1 Identificarea solicitantului (productorul, furnizorul sau reprezentantul su autorizat): Denumirea organizaiei solicitantului: _________________________________________________.
Adresa organizaiei solicitantului: localitatea __________________________ , judeul/sectorul ___________________ , str. _______________________ , nr. ________ , codul potal _______ , telefon/fax ____________________ , e-mail ___________________ , adresa web ___________ . nregistrare la Registrul Comerului: Nr. ___________ , Codul de identificare fiscal _________________________________ , Codul IBAN ________________________________ , deschis la banca ________________________________________________________________. Reprezentantul legal al solicitantului: Numele i prenumele: ____________________________________ , funcia _______________ , telefon/fax ____________________ , mobil _________________ , e-mail _________________ .
A.2 Identificarea produsului pentru care se solicit certificarea: _____________________________ _____________________________________________________________________________________ A.3 Motivul pentru care se solicit certificarea:
a)
b) c) d)
pentru creterea competitivitii produsului pentru ndeplinirea prevederilor de reglementare alte motive (se vor prezenta i explica ntr-o anex)
la cererea beneficiarilor
A.4 Alte informaii privind produsul considerate de solicitant ca fiind relevante: _______________ _____________________________________________________________________________________ A.5 Date despre structura organizatoric n conexiune cu realizarea produsului:
Numr de angajai ______, din care, n dezvoltare/proiectare ______, n producie ______ , n activiti de service ______, n inspecii i ncercri ______, n sistemul de management al calitii ____ . a) locaia de producie (denumire i adres): ________________________________________________________
B.1 Date i aprecieri despre sistemul de fabricaie al produsului de certificat1):
b)
aprecieri privind complexitatea procesului de fabricaie: foarte mic mic medie
33
mare foarte mare c) durata procesului de realizare a unui produs: sub 1 zi 1 - 10 zile 11 - 30 zile peste o lun
d)
lista i caracteristicile principale ale echipamentelor speciale i specifice utilizate pentru fabricaie2): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ informaii relevante privind monitorizarea procesului de fabricaie3): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ productorul nu are implementat un sistem de management al calitii (SMC): productorul aplic un SMC certificat: a. b. productorul are implementat un SMC necertificat:
Date i aprecieri despre sistemul de management al calitii4):
e)
B.2
a) b) c)
numrul, data i termenul de valabilitate al certificatului: organismul certificator:
C.1 Persoana de contact, responsabil cu completarea chestionarului: Numele i prenumele: ___________________________ Funcia: ______________________________________ Telefon/fax/mobil/e-mail: ________________________ Data completrii chestionarului: ___________________ Semntura: ____________________________________ Dup completare, prezentul chestionar se transmite la SRAC CERTSERV, str. Theodor Burada, nr. 6, Bucureti, sectorul 1, fax 021310082, e-mail gabriel.ionescu@srac.ro , mpreun cu Cererea pentru certificare, cod FP01.01
___________________________________________________________________________
1) 2) 3) 4)
Dac este cazul, se prezint schema-flux a procesului de producie. Dup caz, se vor anexa liste cu specificaii, prospecte, scheme, fotografii etc. Se vor prezenta principalele mijloace de monitorizare a procesului de fabricaie i specificul acestora (automate integral, automate parial etc.). Dac este cazul, anexat se prezint informaiile relevante privind controlul produciei n fabric.
34
ANEXA 5
NOT - Toate informaiile coninute n prezentul dosar vor fi tratate confidenial
CONINUTUL DOSARULUI TEHNIC AL PRODUSULUI1

(formular cod FP01.05) Nr. crt. 1 2 Documentul2 Lista tuturor documentelor normative de referin aplicabile produsului /standarde internauionale, europene, de firm etc.) Descrierea tehnic complet a produsului i a echipamentelor conexe (dac exist), incluznd toate elementele de control i reglaj al funcionrii, i a modului de instalare (montaj) i de utilizare avut n vedere Prezentarea detaliat a soluiilor tehnice adoptate de fabricant pentru a asigura conformitatea cu cerinele eseniale specificate de reglementrile tehnice aplicabile Schema (desenele) de principiu i funcional a produsului i a elementelor de control i reglaj ale acestuia Desenul de ansamblu (la o scar acceptabil), cu identificarea dimensiunilor eseniale, critice din punctul de vedere al conformitii cu cerinele specificate Lista complet a elementelor sistemului de control i a altor echipamente auxiliare incluse n produs Detaliile referitoare la materialele utilizate pentru produs, mpreun cu informaiile relevante privind conformitatea acestor materiale cu referenialele aplicabile Fotografii caracteristice Memoriul de calcul Locaia (locaiile) de realizare a produsului Informaii relevante privind echipamentele i procesele tehnologice aplicate la realizarea produsului, planurile de control (dup caz, planurile calitii), de inspecie i ncercri finale Instruciuni de instalare i montaj, de utilizare i de ntreinere Condiiile ambientale eseniale specifice utilizrii normale a produsului Cpii de pe certificatele, declaraiile de conformitate, autorizaiile, rapoartele de ncercare i alte documente referitoare la produs emise de productor sau obinute de la entitile abilitate, conform referenialelor aplicabile Orice alte informaii tehnice considerate de proiectant a fi relevante pentru realizarea i utilizarea produsului Observaii
4 5
Se pot asocia descrieri textuale i informaii tabelare. Se pot include i desene de detaliu semnificative pentru nelegerea funcionrii i utilizrii produsului
6 7
8 9 10 11
De preferat n variant electronic, de exemplu n format jpeg Cu adresele corespunztoare Pentru fiecare produs i fiecare din din locaiile de realizare a produsului n limba romn englez Pot fi incluse n instruciunile de utilizare
12 13 14
15
) Documentele din Dosarul Tehnic trebuie redactate n limba romn sau, cu acceptul SRAC CERTSERV, n limba englez. 2 ) Informaiile tehnice din diferitele documente enumerate (de exemplu, de la nr. crt. 2, 3, 4 i 5) pot fi regrupate n alte formate (standarde de firm, caiete de sarcini, cri tehnice etc.), cu condiia cuprinderiii tuturor aspectelor prezentate n tabel.
1
35
ANEXA 6 DIAGRAMA-FLUX A PROCESULUI DE CERTIFICARE NR. 1

(etapele semnificative)
OCP pune la dispozitia celor interesati, pe site-ul su, toate informaiile relevante privind domeniile si sistemele de certificare pe care le aplic.
Solicitantul depune oficial la OCP cererea tip i chestionarul de autoevaluare.
Solicitantul gsete formularele respective pe site sau le poate cere direct de la OCP.
Verificarea vizeaz numai corectitudinea ntocmirii documentelor i completitudinea informaiilor comunicate.
OCP verific dac informaiile comunicate de solicitant sunt complete, confirm c produsul n cauz intr n domeniul su de competen i comunic solicitantului acceptul su preliminar pentru iniierea procesului de certificare.
Solicitantul transmite la OCP dosarul
tehnic al produsului
Verificarea vizeaza numai corectitudinea ntocmirii i completitudinea documentelor.
SDE numete RL, care verific dosarul tehnic i reconfirm acceptul de certificare.
ETAPA DE INIIERE
Dosarul tehnic este complet i documentele sunt ntocmite corect?
NU
Solicitantul este informat i elaboreaz i transmite la OCP completrile necesare ale documentaiei.
DA
36
ETAPA DE INIIERE
RL al OCP: identific personalul competent necesar pentru procesul de evaluare i decizie, identific laboratorul de ncercri care trebuie implicat n certificarea produsului, elaboreaz programul de certificare, programul de ncercare i, dac este cazul, planul de eantionare pentru produsul ncercat, calculeaz devizul de cheltuieli de certificare i ntocmete propunerea de contract, transmite solicitantului pentru aprobare i semnare contractul i programul de certificare.
Solicitantul discut si convine cu OCP asupra unor aspecte privind propunerea de contract (devizul, programul de certificare, laboratorul subcontractat etc.)
Solicitantul semneaz i transmite la OCP contractul i programul de certificare convenite
RL deschide dosarul de certificare, cruia i atribuie un numr de identificare unic.
Echipa de evaluare a OCP include i un expert de produs din domeniul produsului n cauz.
SDE numete echipa de evaluare a OCP i obine acordul solicitantului asupra componenei acesteia.
Solicitantul poate refuza, din motive justificate, o singur dat, componena echipei de evaluare.
ETAPA DE EVALUARE
Echipa de evaluare a OCP efectueaz vizita preliminar (dac e solicitat) la locaiile solicitantului i comunic acestuia un document cu constatrile respective.
Echipa de evaluare a OCP apreciaz c solicitantul este pregtit n vederea desfurrii procesului de certificare?
NU
Solicitantul convine cu OCP modificarea adecvat programului de certificare (etape, termene etc.).
DA OCP nu trece la etapa urmtoare a procesului de certificare pn ce nu au fost eliminate toate neconformitile. Echipa de evaluare a OCP examineaz documentaia tehnic a produsului i documentaia procesului de producie, a SMC sau a CPF i comunic solicitantului un raport de evaluare documentat.
37
OCP nu trece la etapa urmtoare a procesului de certificare pn ce nu au fost eliminate toate neconformitile.
Au fost identificate neconformiti n documentaie? NU RL elaboreaza si pune de acord cu solicitantul planul de audit/inspecie la locaia (locaiile) acestuia.
DA
Solicitantul efectueaza coreciile necesare n documentaie i transmite la OCP documentele corectate.
Prelevarea eantioanelor de ctre echipa de evaluare a OCP se poate face i n afara procesului de audit, dac programul prevede sau permite acest lucru.
Echipa de evaluare a OCP efectueaz auditul/inspecia la locaiile fabricantului conform planului, preleveaz eantioane de produs (pe care solicitantul le transport pentru ncercare la laboratorul de ncercri convenit) i transmite solicitantului un raport de audi/inspecie. Solicitantul stabilete i aplic coreciile i aciunile corective necesare i comunic la OCP dovezile corespunztoare. OCP poate decide efectuarea unei evaluri suplimentare (pe cheltuiala solicitantului) pentru verificarea aplicrii i a eficacitii msurilor adoptate. Dac neconformitile nu au fost eliminate n mod eficace, procesul se sisteaz. n caz favorabil, procesul continu.
Au fost identificate neconformiti n procesul de fabricaie, n SMC sau n CPF?
DA
ETAPA DE EVALUARE
NU
Activitile de ncercare se pot desfura i n paralel cu cele de evaluare a procesului de producie, SMC sau CPF.
Echipa de evaluare a OCP supervizeaz efectuarea ncercrilor de ctre laboratorul de ncercri n conformitate cu prevederile programului de ncercare convenit i ale referenialelor aplicabile. Laboratorul transmite la OCP raportul de ncercare. RL valideaz raportul de ncercare i evalueaz rezultatele ncercrilor.
38
Caracteristicile Determinate ale produsului corespund cu cerinele din specificaia tehnic aplicabil a acestuia? DA
NU
ETAPA DE EVALUARE
ncercrile se repet, pe cheltuiala solicitantului, cu acelai produs, sau cu un alt produs din acelai eantion, sau dup o nou eantionare (n funcie de prevederile programului). Dac rezultatele definitive sunt necorespunztoare, procesul se sisteaz. n caz favorabil, procesul continu.
RL al OCP transmite dosarul de certificare, cu rezultatele definitive ale auditului/inspeciei i rezultatele definitive ale ncercrilor evaluate de el ctre ES.
ES examineaz documentele i nregistrrile din dosarul de certificare, apreciaz dac rezultatele auditurilor i ncercrilor confirm sau nu c produsul ndeplinete cerinele specificate, propune decizia privind acordarea sau refuzul certificatului i transmite dosarul de certificare ctre SDE.
ETAPA DE DECIZIE
SDE analizeaz dosarul de certificare, avizeaz propunerea ES privind decizia i transmite dosarul de certificare ctre ADE
ADE analizeaz propunerea ES, avizul SDE i alte informaii disponibile despre solicitant i despre produsul n cauz.
Decizia ADE este de acordare a certificrii? DA
NU
Solicitantul este informat despre refuzul certificrii. Solicitantul poate contesta decizia n conformitate cu procedura aplicabil a OCP de tratare a contestaiilor.
39
PERIOADA DE VALABILITATE A CERTIFICATULUI I DE SUPRAVEGHERE
Solicitantul este informat despre decizia de acordare a certificrii i i se nmneaz certificatul de conformitate i semneaz convenia privind licena de utilizare a certificatului i a mrcii de certificare, (dup transmiterea ordinului de plat pentru costul certificatului).
Documentele de certificare
OCP elaboreaz i convine cu solicitantul, devenit titular de certificare, programul desupraveghere.
OCP efectueaz evalurile de supraveghere pe perioada de valabilitate a certificrii, n conformitate cu procedura de supraveghere aplicabil.
40

Reguli Generale de Certificare

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Reguli Generale de Certificare

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

REGULI GENERALE DE CERTIFICARE A PRODUSELOR

Codul: R01 Ediia: 3/12.2009 Revizia: 0 Pagina: 1/40

Difuzat n regim controlat/necontrolat