Unitatea de invatamant_________________ Aprobat, Ordonator de credite

PLANUL DE ACIUNE PENTRU IMPLEMENTAREA RECOMANDRILOR privind misiunea de audit public intern cu tema Evaluarea procesului i a stadiului de implementare a sistemelor de control intern/managerial n administraia public local realizat n anul 2012 la solicitarea UCAAPI - MFP Termen de implementare/ Data implementrii

Nr. crt. 1.

Recomandarea

Aciuni/ Msuri

Persoane responsabile

Observaii

Conductorul entitii publice va analiza i va stabili msuri, acolo unde nu este organizat activitatea de audit intern, pentru asigurarea funciei de audit intern, n conformitate cu prevederile art.11 din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare.

Nu este cazul

2.

Pentru creterea independenei auditului intern n cadrul entitilor publice, auditorii interni din cadrul acestora vor desfura aciuni de contientizare a managementului cu privire la obiectivele i aria de competen a auditului intern i modul cum auditul intern contribuie la funcionalitatea proceselor de management al riscurilor, de control i de guvernan.

Nu este cazul

Institutia noastra se afla in coordonare a serviciului audit intern din cadrul ordonatorul ui principal de credite Institutia noastra se afla in coordonare a serviciului audit intern din cadrul ordonatorul

Pagina 1 din 11

3.
Pentru creterea contribuiei auditului intern la buna gestionare a resurselor financiare ale entitii publice, planificarea i derularea misiunilor de audit intern se vor face cu prioritate n sectoarele de activitate ale entitii unde exist riscuri semnificative.

Nu este cazul

4.
Asigurarea pregtirii profesionale a auditorilor interni din unitile administrative teritoriale, care reprezint o condiie de baz, avnd n vedere c o bun pregtire profesional conduce la creterea calitii activitii de audit intern.

Nu este cazul

ui principal de credite Institutia noastra se afla in coordonare a serviciului audit intern din cadrul ordonatorul ui principal de credite Institutia noastra se afla in coordonare a serviciului audit intern din cadrul ordonatorul ui principal de credite
Presedinte comisie prof. __________ Membrii: ________ Secretar comisie __________

5.
Conductorul entitii publice va dispune constituirea structurii cu atribuii de coordonare, ndrumare i monitorizare a procesului de implementare a sistemului de control intern /managerial, n cadrul entitii n care aceast comisie nu a fost constituit.

La nivelul institutiei a fost constituita comisa cu atributii de coordonare,indrumare si monitorizare a procesului de implementare a sistemului de control intern/managerial

Decizia nr. _____/______. 2012

Pagina 2 din 11

6.
Cuprinderea atribuiilor i sarcinilor referitoare la coordonarea/ ndrumarea i monitorizarea implementrii sistemului de control intern /managerial n fiele posturilor persoanelor implicate n comisiile de monitorizare.

Au fost cuprinse in fisa postului persoanelor implicate in comisia de moitorizare atributiile si sarcinile referitoare la indrumarea si monitorizarea implemenatriei la nivelul entitatii a sistemului de control intern/managerial La nivelul institutiei noastre structura comisiei nu a suferit modificari

La data consitituirii comisiei

Conducatorul institutiei Director Prof. ___________

7.

Actualizarea actelor de decizie intern emise, privind componena i atribuiile comisiei de monitorizare, n entitile unde structura comisiei a suferit modificri i documentele nu sunt actualizate. Instruirea n mod corespunztor a membrilor comisiei de monitorizare pentru a asigura ndrumarea metodologic necesar n vederea implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern /managerial i monitorizarea progreselor nregistrate. Consemnarea n procesele verbale ncheiate, a rezultatelor i hotrrilor adoptate de comisia de monitorizare n cadrul ntrunirilor de lucru, n toate cazurile n care acest lucru nu se realizeaz n prezent Elaborarea i aprobarea Programului de dezvoltate a sistemului de control intern/managerial, conform prevederilor OMFP 946/2006, republicat, responsabilitatea fiind n sarcina conductorului entitii publice, care va monitoriza procesul Actualizarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, n funcie de modificrile organizaionale care impun revizuirea obiectivelor.

8.

A fost Presedintele elaborata comisiei Dir. Adj. La nivelul institutiei noastre membrii Metodologia de Prof. comisiei de motinorizare sunt instruiti organizare i ___________ periodic de care presedintele funcionare a comisiei comisiei de monitorizare
In cadrul intrunirilor de lucru a membrilor comisiei , rezultatele si hotararile adoptate de comisie sunt consemnate in procese verbale. La nivelul institutiei a fost intocmit si aprobat Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, conform prevederilor OMFP 946/2006 republicat De la data intocmirii Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, la nivelul institutiei nu au intervenit modificari Pagina 3 din 11 La data intrunirii comisiei Secretarul comisiei __________ Conducatorul institutiei Director Prof. _________

9.

10.

Nr. _____/_______ 2012

11.

organizationale 12. Urmrirea de ctre compartimentele de audit intern, prin sistemul propriu de monitorizare, a activitilor privind actualizarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial la nivelul acestor structuri funcionale care nregistreaz deficiene n implementare. 13. Comisiile de monitorizare vor analiza periodic modul de elaborare i stadiul de realizare a etapelor i termenelor de implementare a programelor de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial i vor stabili msurile adecvate pentru realizarea unui sistem de control intern eficient. Conductorul entitii publice va monitoriza elaborarea/actualizarea/aprobarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial elaborat, precum i stadiul de realizare a msurilor/aciunilor cuprinse n respectivele programe i va propune luarea de msuri cu privire la nlturarea eventualelor disfuncionaliti Includerea n programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial a aciunilor de pregtire profesional, att pentru personalul de conducere, ct i pentru cel de execuie i realizarea aciunilor de pregtire profesional n conformitate cu cerinele stabilite n cadrul Programului.

Monitorizarea se efectueaza de catre compartimentul de audit intern constituit la nivelul ordonatorului principal de credite.

Institutia noastra se afla in coordonare a serviciului audit intern din cadrul ordonatorul ui principal de credite
Cu ocazia intalnirilor de lucru periodice a comisiei de monitorizare constituita la nivelul entitatii Presedintele si membrii comisiei

La nivelul enitatii comisioa analizeaza periodic stadiul de realizare a etapelor si termenelor de implementare a programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial aprobat.

14.

Conducatorul institutiei Director Prof. __________

15.

In anul 2013 vor fi incluse actiuni de pregatire profesionala, att pentru personalul de conducere, ct i pentru cel de execuie i realizarea aciunilor de pregtire profesional n conformitate cu cerinele stabilite n cadrul Programului. Pagina 4 din 11

16.

17.

18.

19.

Conductorul entitii publice va dispune structurilor responsabile stabilirea obiectivelor specifice sau redefinirea/revizuirea/reanalizarea celor existente, astfel nct acestea s ndeplineasc cerinele SMART, inclusiv la nivelul entitilor aflate n subordine. Conductorul entitii publice va monitoriza procesul de definire a unor obiective clare, concrete, msurabile cu respectarea concordanei ntre obiectivele strategice, obiectivele generale-obiectivele specificeobiectivele individuale, respectiv: - obiectivele strategice - vor fi definite la nivelul strategiei; - obiectivele generale - se vor defini la nivelul domeniilor de activitate ale entitii; - obiectivele specifice - se vor defini la nivelul compartimentelor funcionale; - obiectivele individuale - se vor defini la nivelul posturilor. n realizarea procesului de definire se va urmri ca obiectivele definite la nivel inferior s derive din obiectivele definite la nivel superior. mbuntirea capacitii de definire a obiectivelor, prin includerea personalului cheie, implicat n implementarea sistemului de control intern/managerial, n programe de instruire profesional, necesare n acest sens. Includerea n Planul compartimentului de audit intern de misiuni de audit intern, pentru examinarea modului de stabilirea a obiectivelor generale i specifice, a concordanei acestora cu misiunea entitii, a gradului n care sunt ndeplinite cerinele SMART, precum i pentru a analiza indicatorii de performan asociai

La nivelul entitatii obiectivele specifice sunt prevazute

La niveulul entitatii nu avem compartiment de audit intern

Pagina 5 din 11

20.

21.

22.

obiectivelor i activitilor i formularea de recomandri. Conductorul entitii publice va dispune identificarea activitilor sau redefinirea/reanalizarea acestora n cazurile n care nu au fost identificate corespunztor, inclusiv la nivelul entitilor aflate n subordine. Activitile inventariate se vor asocia obiectivelor definite la nivelul structurilor funcionale, astfel nct s fie omogen repartizate i s contribuie la realizarea n totalitate a obiectivului cruia iau fost ataate. Conductorul entitii publice va dispune stabilirea indicatorilor de performan sau redefinirea/revizuirea/reanalizarea celor existeni, astfel nct acetia s poat fi asociai obiectivelor i s contribuie la msurarea complet a acestora. Procesul cu privire la stabilirea sau redefinirea/revizuirea/reanalizarea indicatorilor de performan va lua n considerare urmtoarele : a) asigurarea coerenei dintre strategieobiective generale-obiective specifice activiti-indicatori de performan; b) corelarea ntre indicatorii stabilii i rezultatele planificate; c) corelarea i stabilirea limitelor n care se pot defini indicatorii de performan asociai obiectivelor i activitilor, precum i indicatorii de performan individuali stabilii posturilor, avnd n vedere confuziile care exist ntre aceste dou categorii de indicatori, precum i limitele de aplicabilitate a fiecruia dintre acetia;

- obiectivele specifice, , sunt in conformitate cu actele normative in vigoare, avand termene de realizare si indicatori de rezultat/performanta obiectivele specifice sunt actualizate in functie de modificarile legislative

s-au stabilit/actualizat obiectivele specifice, conform cerintelor SMART, activitatile individuale care sa conduca la atingerea obiectivelor specifice, indicatorii de rezultat/performanta, asociati obiectivelor, prin intermediul activitatilor si s-au identificat principalele riscuri proprii activitatilor asociate obiectivelor specifice; - activitatile compartimentelor au fost repartizate personalului prin fisele posturilor;
Pagina 6 din 11

23.

24.

25.

26.

d) asigurarea unui echilibru n stabilirea setului de indicatori care msoar un obiectiv sau o activitate i urmrirea ca indicatorii s msoare un obiectiv din punct de vedere cantitativ, calitativ i al rezultatului. Conductorul entitii publice va monitoriza procesul de stabilire a indicatorilor de performan i va urmri c acetia s se regseasc n cadrul documentelor specifice, respectiv: strategie, politici de dezvoltare, documentele de organizare, Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, planuri de activitate, .a mbuntirea capacitii de definire i stabilire a indicatorilor de performan prin includerea personalului n programe de instruire profesional pentru dezvoltarea abilitilor necesare n acest sens. Managementul entitii publice va dispune structurilor responsabile s procedeze la identificarea, evaluarea, tratarea i monitorizarea riscurilor n conformitate cu cerinele standardului de control intern/managerial Managementul riscului. Pentru ca procesul s asigure o bun gestionare a riscurilor, prin meninerea lor n limitele acceptabile, conducerea entitii publice va asigura urmtoarele : a) o cultur organizaional adecvat managementului riscului; b) un set de proceduri adecvate privind gestionarea riscurilor; c) o comisie de gestionare a riscurilor, cu rolul de a analiza i evalua fiecare risc raportat i de

- in procedurile operationale pentru principalele activitati ale compartimentelor se descrie (in amanunt) pasii necesari pentru realizarea acestora.
Conducatorul institututiei Director. Prof. ____________

La nivelul entitatii indicatorii de performanta se regasesc in cadrul documentelor specifice: Plan Managerial, ROF,ROI,

La nivelul entitatii s-a intocmit P.S privind Managementul riscurilor La niveului entitatii a fost constituita comisia privind EGR, responsbilul cu riscurile la nivelul structurilor functionale, proceduri privind gestionarea riscurilor

Conducatorul institutiei Conducatorii compartimentelo r

Pagina 7 din 11

a stabili msurile de control adecvate pentru minimalizarea riscurilor; d) un responsabil cu riscurile la nivelul fiecrei structuri funcionale a entitii i cu ntocmirea Registrului riscurilor.

27.

28.

29.

30.

Asigurarea unei pregtiri profesionale pentru personalul implicat n implementarea Standardului Managementul riscului, n scopul realizrii unei nelegeri unitare a acestui proces, n vederea evitrii interpretrilor diferite ce pot avea loc. Conductorul entitii publice va dispune structurilor responsabile ca pentru toate activitile procedurabile identificate s elaboreze proceduri operaionale, precum i redefinirea/revizuirea/reanalizarea procedurilor existente n cazurile n care condiiile de realizare a activitilor procedurabile s-au modificat. Conductorul entitii publice va monitoriza procesul de elaborare a procedurilor, dar i procesul de actualizare a procedurilor, dac este cazul Conductorul entitii publice va dispune msurile organizatorice i funcionale necesare n vederea creterii nivelului de implementare al standardelor de control intern. Astfel, n toate cazurile n care standardele nu sunt implementate va dispune msuri adecvate de implementare, termene, responsabili i va

La niveul entitatii exista proceduri oparationale la nivelul fiecarui compartiment, acestea fiind revizuite ori de cate ori, conditiile de realizare a activitatilor se modifica

Conducatorul institutiei; Conducatorul fiecarui compartiment functional

La niveului entitatii a fost intocmit Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial care cuprinde masuri adecvate de implementare, termene de realizare precum si responsabili.

13.07.2012

Conducatorul institutiei

Pagina 8 din 11

31.

32.

33.

34.

supraveghea ca acestea s fie duse la ndeplinire. De asemenea, va stabili pentru fiecare standard, cerine minime, astfel nct dup realizarea lor standardul s poat fi considerat implementat. Raportrile se vor face n funcie de nivelul de realizare al cerinelor minime stabilite. Conductorul entitii publice va stabili un sistem de evaluare a implementrii standardelor de control intern, bazat pe criterii de apreciere a nivelului de implementare n funcie de aciunile realizate i va monitoriza ca evaluarea stadiului implementrii standardelor de control intern/managerial s se realizeze n mod obiectiv la nivelul structurilor funcionale, iar raportrile efectuate urmare a autoevalurilor realizate, s reflecte situaia real. Conductorul entitii publice va responsabiliza i va monitoriza personalul implicat, n limita competenelor fiecruia, astfel nct s realizeze aciunile necesare pentru implementarea standardelor. Conductorul entitii publice va asigura condiiile necesare astfel nct personalul implicat n procesul de implementare a sistemul de control intern/managerial s fie instruit i pregtit corespunztor, astfel nct s neleag principiile procesului, modalitile i scopurile fiecrui standard de control intern, astfel s poat iniia aciuni corespunztoare n vederea implementrii acestor standarde n funcie de competenele de care dispune. Compartimentul de audit intern va continua s desfoare activiti de monitorizare privind implementarea standardelor de control

La niveul entitatii sistemul de evaluare a implemanetarii standardelor se face pe baza chestionarelor de autoevaluare intocmite de catre fiecare compartiment functional

Pagina 9 din 11

35.

36.

37.

intern/managerial, va semnala disfunciile care se manifest n cadrul entitii publice i va formula recomandri n vederea corectrii deficienelor existente. Conductorul entitii publice va dispune msurile necesare n vederea aplicrii prevederilor art.4, alin(3) din OMFP nr.946/2005, pentru aprobarea Codului controlului intern, republicat, respectiv ntocmirea i depunerea situaiilor centralizatoare semestriale i anuale, la termenele stabilite de acest ordin i aprobarea acestora. Entitile publice aflate n subordine vor transmite semestrial aceste situaii nivelurilor ierarhic superioare. Conductorul entitii publice va dispune msurile necesare n vederea elaborrii Raportului anual asupra sistemului de control intern/managerial. Raportul va cuprinde declaraii ale conductorului entitii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entitii, la data nchiderii exerciiului financiar i informaii n legtur cu gradele de conformitate a sistemelor de control intern/managerial, pe baza numrului de standarde implementate, inclusiv pentru entitile aflate n subordine. Formularea declaraiei de ctre conductorul entitii publice trebuie realizat pe baza datelor Raportului anual asupra sistemului controlului intern/managerial, controale ex-post, rapoartelor de audit intern i audit extern Transmiterea de ctre toate entitile publice a situaiilor financiare anuale nsoite de Raportul anual asupra sistemului de control intern/managerial.

Conducatorul institutiei La nivelul entitatii se vor intocmi situatiile prevazute de OMFP nr. 946/2005 si se vor transmite ordonaatorului principal de credite

Semestrial/anual

Conducatorul institutiei

A fost intocmit Raportul anual asupra sistemului de control intern/managerial

Data depunerii situatiilor financiare anuale

Situatiile financiare intocmite la data de 31.12 2012 au fost insotie de Raportul anual asupra sistemului de control intern/managerial

Data depunerii situatiilor financiare anuale

Conducatorul institutiei

Pagina 10 din 11

38.

39.

Avnd n vedere faptul c Raportul anual asupra sistemului de control intern/managerial constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale de ctre conductorul entitii publice i pentru a avea o imagine corect asupra gradului de implementare a sistemelor de control intern/managerial, este necesar ca structurile de audit intern de la nivelul entitii, cu ocazia misiunilor de audit, s evalueze pertinena informaiilor din situaiile centralizatoare ntocmite i aprobate, pentru a oferi o asigurare rezonabil cu privire la conformitatea i eficacitatea sistemului de control intern/managerial existent Conductorul entitii publice va ntreprinde aciuni adecvate pentru asigurarea perfecionrii profesionale a personalului cu responsabiliti n domeniul controlului intern/managerial la nivelul entitii publice, astfel nct acest proces s fie implementat i dezvoltat la nivelul entitii publice, inclusiv la entitile aflate n subordine.

Evaluarea informatiilor din cuprinse in rapoartele trimiestriale si anuale se efectueaza de catre compartimentul de audit intern constituit la nivlul ordonatorului principal de credite

Not - Recomandrile sunt cele din Sinteza raportului de audit public intern, iar n cazul n care anumite recomandri formulate de UCAAPI au fost deja implementate, Planul se va completa cu aciunile/msurile ce au fost ntreprinse i va raporta data la care entitatea public a implementat recomandarea, persoana care a rspuns de implementarea recomandrii. ntocmit, Prof.___________, _________________ Verificat, Presedinte comisie monitorizare, Prof. _______________

Pagina 11 din 11