INIIEREA AUDITULUI

n cadrul Etapei de pregtire a misiunii de audit intern, conform cadrului normativ, se vor parcurge urmtoarele proceduri: 1.Iniierea auditului 2.Colectarea i prelucrarea informaiilor 3.Identificarea i analiza riscurilor 4.Elaborarea programului de audit 5.edina de deschidere INIIEREA AUDITULUI Dup preluarea din Planul de audit intern pe anul 2008 a misiunii planificate, care urmeaz s fie efectuat, eful echipei de auditori interni stabilete obiectivele misiunii, mpreun cu eful compartimentului de audit intern. Procedura de iniiere a auditului implic elaborarea documentelor care autorizeaz misiunea de audit intern (Ordinul de serviciu), informeaz entitatea auditat despre misiunea planificat (Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern) i se asigur de existena independenei auditorilor interni fa de cei auditai (Declaraiile de independen). a.n cadrul procedurii de iniiere a auditului, primul document care se elaboreaz este Ordinul de serviciu , care autorizeaz efectuarea misiunii de audit i se ntocmete de ctre e ful compartimentului de audit intern pe baza planului anual de audit intern, aprobat de conductorul entitii , avnd drept scop repartizarea sarcinilor auditorilor interni nominalizai pentru efectuarea misiunii si stabilirea supervizorului acesteia. Ordinul de serivicu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea, definirea domeniului si sferei de intervenie i informarea responsabililor implicai n misiunea de audit intern i cuprinde: -cadrul juridic; -domeniul auditului; -obiectivele misiunii de audit intern; -modalitile de intervenie la faa locului; -perioada efectuarii misiunii de audit intern; -numele i prenumele auditorilor.

n sintez, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezint astfel: eful compartimentului Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte i de audit intern stabilete supervizorul misiunii de audit ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern Personalul de secretariat Aloc un numr Ordinului de serviciu Asigur copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de audit Supervizorul Auditorii Avizeaz sau propune modificri la Ordinul de serviciu Iau la cunotin despre emiterea Ordinului de serviciu i modul de repartizare a sarcinilor n cadrul acestuia ndosariaz ordinal de serviciu n Dosarul permanent, seciunea A.

Modelul privind completarea Ordinului de serivicu este urmtorul: Procedura P01:Iniierea auditului D.G.F.P. a Judeul X Serviciul de Audit Intern Nr... din ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Dispoziiei DGFP a judeului X nr 111/2008 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2008,se va efectua o Misiune de audit intern a Activitii juridice, n perioada 15.07.2008-31.08.2008. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii juridice i reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor entitii ,n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: -Cauzele care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate; -Reprezentarea entitatii in instantele de judecata; -Conducerea evidenelor, cauyelor la care societatea este parte -ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie -Solicitarea declansarii lichidarii juridice in vederea recuperarii debitelor -Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare. Menionm c misiunea care se va efectua va fi un audit de conformitate al modului de organizare a activitii juridice i reprezentrii intereselor entitii n faa instanelor. Echipa de auditori interni este format din: 1.Tomescu Viorel, coordinator 2.Stnescu Ioana ef serviciu de Audit Intern, Cristescu Gabriel

n practic, Ordinul de serviciu se mai utilizeaz i n etapa de urmrire a recomandril or pentru verificarea stadiului implementrii acestora la termenele stabilite, mai ales atunci cnd cei auditai nu respect procedurile stabilite de norme cu privire la raportarea modului de implementare a recomandrilor. n cadrul misiunilor ad-hoc, Ordinul de serviciu trebuie s fie aprobat i de conductorul instituiei publice, avnd n vedere c misiunea nu este cuprins n planul anual de audit intern. b.n cadrul procedurii de iniiere a auditului se elaboreaz al doilea document Declaraia de independen de ctre auditorii interni. Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv pentru care fiecare membru al echipei de audit intern va trebui s ntocmeasc Declaraia de independen i n acest sens, s i verifice incompatibilitile personale pe care le-ar putea avea pentru derularea misiunii. eful compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor , acolo unde exist incompatibiliti personale, dect dac aceasta devine imperios necesar i pentru care trebuie s furnizeze o justificare rezonabil , pentru demonstrarea obiectivitii fa de entitatea auditat. Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen eful compartimentului de audit intern. Declararea independenei se realizeaz de ctre auditorii interni n faa efului compartimentului de audit intern, nainte de nceperea fiecrei misiuni, prin care l asigur pe acesta c este independent fa de misiunea repartizat , nu se afl n niciuna din situaiile de incompatibilitate, prevzute de cadrul normativ, i, n consecin, pe parcursul derulrii misiunii vor putea fi obiectivi. n sintez, procedura de elaborare a Declaraiei de independen se prezint astfel: Auditorii eful compartimentului de audit intern: Completeaz Declaraia de independen Verific Declaraia de independen Identific incompatibilitatea semnalat de ctre auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate fi atenuat sau eliminat Aprob declaraiile de independen ndosariaz Declaraia de independen n Dosarul permanent, Seciunea A Informeaz de urgen conducerea dac, n timpul misiunii, apare o incompatibilitate, real sau presupus

Auditorii

Prezentm n continuare Declaraia de independen, ntocmit de auditorul care va coordona aceast misiune.

Procedura PO 2:Iniierea auditului D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume:Tomescu Viorel Misiunea de audit intern: Actualizarea activitii juridice Nr.crt. 1. Incompatibiliti n legtur cu entitatea/ strcutura auditat Ai avut/ avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s va limiteze msura n care putei s v interesai, sa descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/ avei funcii sau ai fost / suntei implicat() n ultimii 3ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/ structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/ soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/ structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume , sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/ structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la structura/ entitatea ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/ structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? DA -

Data:14.07.2013 NU X

2. 3.

X X

4. 5. 6.

X -

7.

8.

X X X

9. 10. 11.

Auditor intern, Tomescu Viorel

ef serviciu audit intern, Cristescu Gabriel

1. Incompatibiliti personale: a) Cu aproximativ 2 ani n urm am lucrat la compartimentul personal innd evidena crilor de munc. b) Auditorul nu are experien juridic, cu privire la analiza hotrrilor judectoreti formulate la cauzele la care entitatea a fost parte i interpretarea deciziilor date n comparaie cu punctele de vedere sau ntmpinrile formulate pe timpul derulrii aciunilor n instan. 2. Pot fi negociate/ diminuate/ eliminate incompatibilitile: a) Da b) Nu Dac da, explicai cum anume: a) Misiunea planificat nu are nici o tangen cu activitatea de personal, obiectivul su fiind organizarea activitii juridice i modul cum sunt susinute interesele societii n faa instanelor. b) Pentru evaluarea hotrrilor judectoreti i a punctelor de vedere prin ntampinrile formulate pe timpul derulrii aciunilor n instan, echipa de control se va suplimenta cu un specialist cu experien n domeniul juridic, salariat al ordonatorului principal de credite, n cadrul Direciei Juridice a forului superior, respectiv Ionescu Mircea. ef serviciu audit intern, Cristescu Gabriel

Data:14.07.2013

n continuare, prezentm modelul Declaraiei de independen, ntocmit de cellalt membru al echipei de audit intern:

D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume:Stnescu Ioana Misiunea de audit: Actualizarea activitii juridice Incompatibiliti n legtura cu entitatea/ structura auditat Ai avut/ avei vreo relaie oficial , financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s va influeneze n misiunea de audit? Ai avut/ avei funcii sau ai fost/ suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/ structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/ structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so / soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii / structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la un grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea / structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea / structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea / structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale , notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Data:14.07.2013

Nr. crt. 1.

DA

NU

2.

3.

X X X

4. 5. 6.

7.

X X X X

8. 9. 10. 11.

Auditor intern, Stnescu Ioana

ef serviciu audit intern Cristescu Gabriel

1.Incompatibiliti personale: 2.Pot fi negociate / diminuate / eliminate incompatibilitile: Dac da, explicai cum anume: Data: 14.07.2013 ef serviciu audit intern Cristescu Gabriel

Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o situaie de incompatibilitate, eful compartimentului de audit intern va verifica incompatibilitile personale ale auditorilor interni i va proceda la eliminarea sau diminuarea lor, eventual prin transferarea atribuiilor ntre auditorii interni. c.n cadrul procedurii de iniiere a auditului se elaboreaz i se transmite entitii auditate al treilea document, respectiv Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern. Compartimentul de audit intern notific entitatea auditat cu 15 zile calendaristice, nainte de data prevzut n planul annual de audit intern pentru declanarea misiunii. Scopul notificrii entitii auditate despre declanarea misiunii de audit intern are rolul de a asigura inceperea misiunii la data stabilit prin plan si desfurarea corespunztoare a acesteia. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s cuprinda: Domeniul i sfera entitii auditate Informaii privind scopul misiunii de audit intern Principalele obiective stabilite n vederea auditrii Perioada de derulare a misiunii de audit intern Informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior Solicitarea de date, informaii i documente. n sintez, procedura de elaborare a Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern se prezin astfel: Auditorii: eful compartimentului de audit intern Personalul de secretariat Auditorii Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern Verific adresa de notificare Semneaz adresa de notificare Aloc un numr adresei de notificare i o transmite entitii/ structurii auditate Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit ndosariaz copia adresei de notificare n Dosarul permanentSeciunea A.

Prezentm n continuare, modelul documentului Notificare privind declanarea misiunea de audit intern. Procedura 03: Iniierea auditului D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr.. din NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre:Oficiul juridic De la: eful Serviciului de audit intern Referitor la: misiunea de audit intern Actualizarea activitii juridice Stimate domnule :Director Tnsescu Aurel n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2013, urmez ca n perioada 15.07.201331.08.2013 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tem Actualizarea activitii juridice. Echipa de auditori va examina responsabilitile asumate de ctre Oficiul Juridic i va determina dac aceasta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. Obiectivele misiunii de audit intern vor fi reprezentate de: -cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate -reprezentarea entitii n instanele de judecat -conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte -ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie -solicitarea lichidrii judiciare n vederea recuperrii debitelor -investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspect ale misiunii de audit, cuprinznd: -prezentarea auditorilor -prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern -programul interveniei la faa locului -scopul misiunii de audit intern -alte aspecte privind organizarea i desfurarea misiunii. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr , v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane:legile i reglementrile ce se aplic activitilor dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceast tem. Dac avei unele ntrebri privind aceast aciune, v rog s contactai pe domnul Tomescu Viorel- auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe eful compartimentului de audit intern. ef serviciu audit intern, Cristescu Gabriel

Data :30.06.2013

Scopul Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern este acela c entitatea, care urmeaz a fi auditat, s fie ntiinat asupra misiunii si a principalelor obiective care vor fi auditate , durata misiunii, intervenia la faa locului i eventual s efectueze o serie de activiti pregtitoare n vederea desfurrii n bune condiii a misiunii i anume: aducerea la zi a evidenelor, existena titularilor posturilor implicai direct n auditare i pentru asigurarea furnizrii de materiale i informaii necesare auditorilor interni. n acelai timp, dac exist motive ntemeiate, entitatea auditat s aib posibilitatea sa obin o amnare / suspendare a nceperii misiunii de audit intern. n practic, pe lng misiunile de audit intern planificate, n mod excepional, pot s mai fie realizate i misiuni ad-hoc. Misiunile ad-hoc sunt misiuni de audit care se desfoar n conformitate cu cadrul normativ n vigoare si au caracter excepional n sensul c nu sunt cuprinse n planul anual de audit intern, deoarece au fost propuse pe parcursul derulrii planului, dup aprobarea acestuia. Din aceste considerente, pentru misiunile ad-hoc nu se creeaz nici o excepie n cadrul normativ i ele se desfoar cu respectarea cadrului metodologic general i a normelor proprii de exercitare a activitii de audit intern, aprobate de conducerea entitii. Precizm c Direcia de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor a propus scurtarea perioadei de notificare a entitii auditate de la 15 zile la 3 zile lucrtoare, pentru misiunile ad-hoc, modalitate aprobat de UCAAPI i ulterior adoptat i de alte entiti publice. Odat cu Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern entitii auditate i va fi transmis i Carta auditului intern, document prin care i se comunic drepturile i obligaiile pe care le au auditorii pe parcursul desfurrii misiunilor de audit intern.