Sunteți pe pagina 1din 94

Ghidul Pas cu Pas

pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Autor: Lucia Uurelu Consultan n comunicare: Fabrica de imagine Machetare: Fabrica de imagine Chiinu, mai 2013 Publicaie creat de Proiectul ENTRANSE, cu suportul nanciar al Bncii Mondiale, n cadrul proiectului infoDev Consolidarea ntreprinderilor inovatoare n faz incipient, prin creterea capacitilor Incubatoarelor de Afaceri existente n Moldova

Cuprins:
07. 08. 10. 10. 12. 14. 14. 16. 18. 19. 20. 22. 24. 26. 28. 30. 32. 32. 34. 36. 38. 40. 42. Incubatorul de afaceri instrument cheie n dezvoltarea economiei regionale Pentru cine este util Ghidul Pas cu Pas Contribuia incubatoarelor de afaceri la creterea economic Factori sociali, politici i macroeconomici Bune practici n gestionarea incubatoarelor de afaceri Importanta proiectrii practice a incubatorului de afaceri Mediul local, partenerii i regulile de joc Remarci practice. Experiena Incubatorului de Afaceri din Soroca Studiu de caz 1. Incubatorul de Afaceri din Soroca primii pai Observaii de proiect Procesul de incubare. Concepte Studiu de caz 2. Modelul de incubare la Incubatorul de Afaceri din Soroca Training i dezvoltare. Valori-cheie n IAS Studiu de caz 3. Cum sunt selectai trainerii pentru instruirile din Incubatorul de Afaceri din Soroca Modelul de incubare. Tipurile de incubatoare Studiu de caz 4. Cum s-au implicat factorii de decizie n organizarea Incubatorului de Afaceri din Soroca 8 pai eseniali n crearea i dezvoltarea unui incubator de afaceri 1. Analiza pieei antreprenoriale factor decisiv n selectarea tipului de incubator Studiu de caz 5. Analiza pieei antreprenoriale din Soroca 2. Baza nanciar, proprietatea i managementul Studiu de caz 6. Cine administreaz Incubatorul de Afaceri din Soroca 3. Cum selectm companiile rezidente Studiu de caz 7. Cum au fost selectai rezidenii IAS

44. 46. 48. 50. 52. 54. 56. 58. 60. 62. 64. 66. 68. 70. 72. 74. 76. 80. 82. 82. 85. 86. 88. 89. 90.

Studiu de caz 8. Riscuri legate de selectarea companiilor rezidente n IAS 4. Cum alegem cldirea incubatorului Studiu de caz 9. Incubatorul de Afaceri din Soroca selectarea i renovarea cldirii 5. Cadrul Legal Studiu de caz 10. Reguli de conduit n Incubatorul de Afaceri din Soroca 6. Planul operaional al incubatorului Studiu de caz 11. Cum evalum succesul Incubatorului de Afaceri din Soroca 7. Recrutarea angajailor i selecia nal a rezidenilor Studiu de caz 12. Recrutarea angajailor n Incubatorul de Afaceri din Soroca 8. Lansarea Incubatorului Studiu de caz 13. Rolul training-urilor n activitatea economic a rezidenilor Sustenabilitatea incubatorului i a companiilor rezidente Sustenabilitatea factor critic pentru continuitatea IAS Studiu de caz 14. Comunicarea i promovarea Incubatorului de Afaceri din Soroca Cum i cnd rezidenii prsesc incubatorul Studiu de caz 15. Planicarea ieirii rezidenilor la Incubatorul de Afaceri din Soroca Lista de vericare a activitilor Cronologia Incubatorului Monitorizarea i evaluarea performanelor incubatorului de afaceri Sistemul de evaluare al incubatorului Raportarea i obligaiile contractuale Planicare i Follow-up Extindere i Networking Concluzii i recomandri Anexa 1. Termeni utilizai n activitatea incubatorului

Lista de abrevieri
IA Incubator de Afaceri ENTRANSE Proiectul ENTRANSE TO NEW MARKETS Infrastructure of entrepreneurial and SME development in the Republic of Moldova IAS Incubatorul de Afaceri din Soroca InfoDev Un program de granturi global administrat de Banca Mondial pentru a promova proiecte inovative ce utilizeaz tehnologiile informaiei i comunicaiilor. MG Manager General ODIMM Organizaia pentru Dezvoltarea Sectorului ntreprinderilor Mici i Mijlocii OECD Organizaia pentru Cooperare i Dezvoltare Economic FEED Forumul Antreprenoriatului i Dezvoltrii Antreprenoriale / OECD NIAA National Business Incubation Association ROI ntoarcerea Investiiei IMM ntreprinderile Mici i Mijlocii

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Incubatorul de afaceri instrument cheie n dezvoltarea economiei regionale


ntreprinderile mici i mijlocii (IMM) au un rol important n dezvoltarea economiei naionale a Republicii Moldova.

IMM-urile, mai ales ntreprinderile micro i mici, n rile n curs de dezvoltare, nu dispun de resursele necesare pentru a-i extinde afacerea. Aceste companii pot crea valori ntr-o economie subdezvoltat. Ele ofer posibiliti deosebite pentru inovaii i angajri. Totodat, cercetrile economice au demonstrat c incubatoarele de afaceri pot constitui un instrument ecient n susinerea inovrii locale i n crearea de business. Incubatoarele reduc substanial rata de eec a IMM-urilor.

Procesul de incubare a afacerilor reprezint o abordare economic global i sistematic, vericat pe durata a cinci decenii. Iniial, era orientat spre creterea ntreprinderilor aate n faza de nceput, prin utilizarea ecient a resurselor afacerii. Scopul incubrii este de a crea companii durabile i competitive. n plus, n ultimii ani, procesul de incubare a afacerilor aduce un plus de valoare i ntreprinderilor deja consolidate, care au nevoie de o schimbare.

Motivul principal al crerii incubatoarelor de afaceri este, bineneles, cel economic. Incubatoarele de afaceri sunt o nou entitate business de dezvoltare. Prin intermediul lor se vrea sporirea ratei de ntemeiere a afacerilor, dar i a probabilitii de supravieuire a celor care transpar din ele. Scopurile nanatorilor pot i altruiste. De exemplu, atenuarea omajului regional. Dar de cele mai multe ori, nanatorii urmresc un beneciu economic de lung durat pentru ei nii sau pentru comunitatea din care fac parte.

Incubatoarele de afaceri trebuie s fie proiectate i dirijate de experi

Pentru cine este util Ghidul Pas cu Pas


Obiectivul principal al Ghidului Pas cu Pas este iniierea cititorilor n cele mai bune practici de ninare i dezvoltare a celor mai durabile i prospere incubatoare de afaceri din regiunile Moldovei.

hidul este o foaie de parcurs inteligibil asupra planicrii, dezvoltrii i funcionrii unui incubator de afaceri. Acesta are drept int patru categorii de beneciari: Cel care are nevoie de nelegerea practic i cunoaterea incubatoarelor de afaceri n faza lor incipient, a implementrii i n faza lor de evaluare; Cel care are nevoie de o scurt introducere i o viziune larg asupra domeniului incubatoarelor de afaceri; Cel care vrea s lupte cu omajul i s susin dezvoltarea ntreprinderilor mici i mijlocii, prin construirea incubatoarelor de afaceri; Cel care este interesat de industria incubatoarelor de afaceri; Ghidul este elaborat de o manier uor de citit i de neles. Abordarea practic se mbin cu cea analitic. Conine referine la nivelul actual

de cercetare. Se bazeaz pe cele mai bune practici din ntregul proces de planicare, ninare i dezvoltare a incubatoarelor de afaceri. n continuarea celor mai bune practici actuale, ghidul include aspecte practice i concluzii, reieind din teoriile cercetate i practicile revzute. Aceste aspecte pot cu greu gsite n literatura curent. Din acest motiv, sperm c vom capta interesul industriei de incubatoare de afaceri. n elaborarea acestui ghid am inut cont, n primul rnd, de criteriul aplicabilitii. Pentru a-i ajuta pe cititori s evite capcanele tipice i nenelegerile, am inclus astfel: Un cadru analitic asupra complexitii proiectrii i lansrii unui incubator; Precondiiile practice necesare pentru dezvoltarea incubatoarelor de afaceri; Descrierea fazelor de dezvoltare a incubatorului i a companiilor

rezidente, cu recomandri pentru ecare faz; Fiecare pas n procesul de dezvoltare a incubatorului de afaceri este prezentat n strict legtur cu capcanele care pot interveni; O list complet de vericare pentru implementarea incubatorului; Sugestii practice i operaionale pentru managementul incubatorului; Studii de caz despre procesul de implementare a Incubatorului de Afaceri din Soroca Recomandri. Ghidul este scris de profesioniti cu experien n sectorul IMM, antreprenoriat i n industria incubatoarelor. Coninutul se bazeaz, n special, pe experiena nvrii din Incubatorul de Afaceri din Soroca (IAS). Acesta a fost ninat i dezvoltat sub tutela Programului ENTRANSE n Republica Moldova.

nfiinarea incubatorului de afaceri poate fi mult mai complicat dect era iniial presupus.

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Contribuia incubatoarelor de afaceri la creterea economic


Factori sociali, politici i macroeconomici
OECD i publicaiile Programului InfoDev al Bncii Mondiale atrag atenia asupra procesului de industrializare ca ind esenial n prosperarea economic a rilor industrializate i dezvoltate, dar i a rilor n tranziie.

reterea productivitii muncii asigur standarde de via mai nalte. n consecin, are loc dezvoltarea economic, reducerea srciei i se creeaz noi locuri de munc. Guvernele i decidenii politici din toat lumea implementeaz diverse politici publice, pentru a promova i susine crearea unor companii de succes i a celor cu capital de risc. Muli antreprenori doresc s-i realizeze oportunitile de afaceri. Multora nu le este uor s treac peste etapele extreme ale competiiei i, n acelai timp, nesigure, ale

dezvoltrii afacerii. Lipsa de legitimitate, de resurse la ndemn i de cunotine, sunt problemele cu care se confrunt antreprenorii n primele etape ale dezvoltrii afacerii. Acestea devin pietre de hotar n recunoaterea i surprinderea unei oportuniti de afacere. Antreprenorii care abia au nceput o afacere au multe obstacole de depit: planicarea, asigurarea unui birou, recrutarea personalului cu arie distinct de expertiz, etc. Cu toate acestea, antreprenoriatul reprezint un element-cheie n stimularea local, naional i internaional a pieelor economice. Antreprenorii

care au nceput o afacere i au reuit, sunt generatorii creterii economice, ai investiiei de capital, ai inovrii i ai expertizrii. Aceasta se calculeaz, de obicei, prin numrul de ntreprinderi create ntr-o regiune sau o ar anumit. n ultimii ani, sectorul IMM a contribuit n mod decisiv la creterea ratei de angajare n rile OECD. Afacerile i micii antreprenori i-au adus aportul la consolidarea comunitii locale i dezvoltrii regionale. Pentru a eciente, afacerile pornite i antreprenoriatul necesit organizare i modernizare. Aceasta se refer

Incubatoarele de afaceri sunt instrumente verificate de a impulsiona dezvoltarea regional i de a crea noi locuri de munc

10

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

ndeosebi la rile n tranziie. O agenie specializat a Naiunilor Unite, care vizeaz mbuntirea condiiilor economice n rile n dezvoltare i n cele n tranziie, susine sectorul dezvoltrii private i cel al dezvoltrii industriale durabile. Ea pune accent pe promovarea IMM-urilor. Antreprenoriatul i crearea de noi companii, n special afaceri mici, sunt elemente cheie pentru dezvoltarea economic i social a unei ri. Cel puin, acesta este motivul prin care Comisia European justic cercetarea acestui fenomen. Antreprenoriatul contribuie la: Crearea noilor locuri de munc; Creterea economic; Dezvoltarea local i regional; Coeziunea social; mbuntirea competitivitii; Realizarea potenialului individual; Explorarea interesului social. Antreprenoriatul i un sector IMM dinamic sunt generatorii de drept ai creterii economice. Mai mult,

competitivitatea IMM-urilor ar putea spori datorit politicilor de IMM i aducerea lor n conformitate cu alte politici naionale, dar i cu programele internaionale existente. n regiunile cu un mediu antreprenorial subdezvoltat, incubatoarele sunt deosebit de importante. n economiile de tranziie ele au rol esenial n direcionarea atitudinilor spre iniiativa personal, creativitate, inovaie i afacerile de tip startup. Ele contribuie i la dezvoltarea unei culturi antreprenoriale. Procesul de incubare a afacerilor poate ajuta la constituirea i creterea companiilor mici. Cetenilor dornici s nceap i s dezvolte o afacere proprie li se ofer un mediu de nvare ncurajator, supraveghere i alte servicii de asisten. Ofer plusvaloare unei serii de procese de dezvoltare a afacerii. Este vorba mai puin de ncperile de care dispun companiile i mai mult despre procesul care are loc n aceste ncperi. Asigurarea unui spaiu de lucru bine organizat, cu un regim de rent exibil, este un pas important n procedura de incubare.

Note

11

Bune practici n gestionarea incubatoarelor de afaceri

Incubatoarele de Afaceri n Dezvoltarea Sectorului IMM


Strategii IMM Finanare Nivel de control, vericare, cooperare, platform comun

onform OECD i a Forumului pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului i ntreprinderilor (FEED), incubatoarele de afaceri sunt denite ca arii speciale pentru afacerile noi, n curs de dezvoltare. Acestea asigur premize, infrastructur i o serie clar de servicii i utiliti pentru forticarea capacitilor de a pune pe roate mecanismul de funcionare a afacerii pe parcursul unui an de dezvoltare. Companiile rmn n incubatoarele de afaceri pe un termen mediu de 2,5 3 ani i trec, n mod obligatoriu, prin urmtoarele faze: Perioada de pre-incubare pentru nregistrarea i crearea companiei; Perioada de incubare pentru progresul i dezvoltarea companiei; Perioada de post-incubare pentru monitorizarea i susinerea companiilor care au prsit incubatorul. Companiile de tip startup, dezvoltate n incubatoarele de afaceri, au o rat mai mic de predispunere la eec, dect ntreprinderile independente.

Obiective de dezvoltare

Produse/Servicii

Piee/Regiuni

Factori de impact Cantitate Calitate Monitorizare

Incubatoarele de afaceri contribuie la dezvoltarea spiritului antreprenorial i creterea cooperrii ntre antreprenorii din acelai sector. Ele pot crea, de asemenea, cunotine specializate sau centre de producere. Pot s devin surs a avantajului competitivitii regionale i s atrag atenie i investiii suplimentare. Incubatoarele de afaceri sunt deseori simboluri evidente ale succesului regional, ale progresului i loialitii fa de antreprenoriat. Ceea ce le face atractive i din punct de vedere politic.

12

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Liniile directoare i cele mai bune practici privind incubatoarele de afaceri sugerate de FEED i NIAA sunt formulate dup cum urmeaz: Recunoaterea rolului incubatoarelor de afaceri n impulsionarea antreprenoriatului i realizarea rolului lor potenial n susinerea dezvoltrii regionale/sectoriale; Obinerea consensului asupra misiunii care denete rolul incubatorului n comunitate. Elaborarea planului strategic, care va conine obiective cuanticabile n realizarea misiunii; ninarea unui consiliu director ecient, loial misiunii incubatorului. Maximizarea rolului managementului n dezvoltarea companiilor de succes; Cererea sprijinului din partea partenerilor naionali i internaionali n timpul concentrrii asupra activitii incubatorului de afaceri, asupra antreprenorilor i nevoilor locale; Alegerea locaiei, selectarea meticuloas a spaiului i asigurarea acestuia cu infrastructura i facilitile de rigoare; Recrutarea managerilor competeni i aplicarea unor proceduri operaionale specice afacerii. Acetia trebuie s aib o viziune pozitiv asupra antreprenoriatului, care s promoveze o nou cultur antreprenorial i s creeze reele; Asigurarea transparenei costurilor/ taxelor i a serviciilor incubatorului de afaceri pentru companii; nvarea din practicile internaionale extinse legate de incubatoarele de afaceri. Comunicarea i distribuirea

liniilor directoare pentru asigurarea implementrii acestora; Structurarea durabilitii nanciare prin dezvoltarea i implementarea unui business plan realist; Managementul timpului pentru a pune accentul pe asistena clientului, inclusiv pentru consiliere i ghidare proactiv. Aceasta va avea drept rezultat succesul companiei rezidente i crearea de bunuri; Dezvoltarea asistenei din partea stakeholderului, care include o reea de resurse ce va ajuta companiile din cadrul programului de incubare. Va duce la realizarea misiunii i a procedurilor specice incubatorului; Meninerea unui sistem de management al informaiilor i colectarea statisticilor i a altor informaii necesare pentru evaluarea programului n derulare. Prin aceasta, eciena programului va mai mare i i va permite s evolueze conform cerinelor clientului. Utilizarea unei serii de instrumente calitative i cantitative de evaluare a performanei n raport cu misiunea incubatorului. Incubatorul de afaceri ENTRANSE este proiectat, ninat i dezvoltat n baza acestui cadru analitic. Experiena practic a acestui proces va mprtit n capitolele urmtoare. Ghidul Pas cu Pas este elaborat n baza principiilor expuse i a celor mai bune practici, utiliznd experiena i leciile nvate din incubatoarele n cretere.

13

Importana proiectrii practice a incubatorului de afaceri


Mediul local, partenerii i regulile de joc
Un incubator de afaceri este o parte component a comunitii locale, naionale, economice, politice i sociale. Acesta este motivul pentru care la crearea unui incubator trebuie luai n considerare anumii factori dinafara vieii lui interne cu beneciarii, prin susinerea dezvoltrii businessului tradiional. Urmtoarele seciuni descriu factorii externi care pot deveni critici n procesul dezvoltrii unui incubator:
Aplicarea la nivel local i naional a unei abordri participative, care implic toate prile interesate (stakeholders) n timpul procesului de ninare i dezvoltare. n cazul proprietii locale, exist necesitatea pstrrii unui echilibru ntre aspectele legale i obiectivele denite de proiect. Mai mult, echilibrul ntre proprietatea local i donatorii externi/autoritatea de control, trebuie denit i respectat. Dac Programul este susinut de fondurile donatorilor, este important asigurarea nanrii, att la nivel local, ct i la nivel naional. Aceasta, la rndul ei, va garanta sustenabilitatea nanciar i va spori responsabilitatea privitor la dreptul de proprietate asupra proiectului. Trebuie asigurat trasabilitatea locaiei i apoi, este necesar de a supune reexaminrii ntreg procesul. Un alt imperativ este o atitudine politic proactiv, n acord cu statutul juridic al incubatorului. Dac incubatorul de afaceri este de nivel local, atunci suportul politic i al stakeholderilor, prin acorduri strategice, ct i sprijinul la nivel operaional, este o condiie obligatorie. Datoriile i responsabilitile prilor interesate trebuie denite clar, n form scris, de la nceput. Aceasta va preveni problemele care pot aprea pe parcurs. Prile implicate pot s nu aib aceleai ateptri fa de produs. Mai mult, participanii trebuie s e antrenai n procesul de dezvoltare propriu-zis. n acest context, este nevoie de a stabili clar care sunt limitele de funcionare a incubatorului ca unitate independent n luarea deciziilor. Dar i asupra cazurilor n care el se supune deciziilor dinafara mandatului su. Aceasta va nlesni executarea politicilor donatorului, care ar trebui s decid gradul su de control asupra incubatorului i s-l fac ocial. Partenerii ar trebui s se neleag asupra instrumentelor de msurare a dezvoltrii sistemului, asupra formatului de raportare i asupra persoanei care raporteaz, cu statut de angajare temporar. Este foarte important denirea unui sistem determinat de msurare a indicatorilor afacerii. Participarea prilor interesate n acest proces este necesar, fapt conrmat de multiple experiene. Relaia ntre incubatorul de afaceri i mediul acestuia ar trebui vizualizate prin prezentarea informaiei bine structurate. Marketingul incubatorului va trebui orientat spre prile interesate existente i noi, dar i spre alte grupuri de interes. Compania incubatoarelor de afaceri trebuie promovat prin setul de benecii pe care le ofer i prin rezultatele sale pozitive.

14

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

15

Remarci practice. Experiena Incubatorului de Afaceri din Soroca


Varietatea de ci prin care programele de incubatoare opereaz i relaioneaz cu clienii lor joac un rol important n cele mai bune practici ale incubatorului.

und n calcul experiena de succes n proiectarea, dezvoltarea conceptului i implementarea incubatorului ENTRANSE din Soroca, urmtoarele aspecte trebuie puse n eviden: Chiar dac dezvoltarea este deseori bazat pe donatori externi, incubatoarele trebuie s se axeze pe necesitile locale. S porneasc de la analiza pieei locale. Dup denirea prolului de pia al incubatorului, ar trebui s se cerceteze existena unor idei antreprenoriale valide. Analiza va oferi posibilitatea de a selecta tipul de incubator i de a prognoza sustenabilitatea acestuia. Suportul politic, simul proprietii, infrastructura i locaia sunt, n mod suplimentar, raportate la studiul pieei; Procesele care dureaz cel mai mult sunt legate de crearea unui mediu activ. De exemplu, aspecte politice, de proprietate i negocierile legate de locaia cldirii. Restaurarea propriu-zis a cldirii a fost un proces destul de facil;

Probleme specice ale incubatorului, cum ar recrutarea, denirea i implementarea structurii de suport, cumprarea echipamentului de producie pentru beneciari, stabilirea conceptelor de training i angajarea personalului incubatorului de afaceri cer timp i resurse; Incubatorul de afaceri trebuie s-i deneasc obiectivele. S dezvolte sisteme legate de modul propriu de operare. La acestea se refer indicatorii de performan, planicarea sustenabilitii, condiiile de ieire din incubator i planurile de dezvoltare. Aceste detalii nu sunt disponibile i trebuie dezvoltate pe intern; Dup ce beneciarii incubatorului au nceput producia, compania incubat trebuie s treac printr-o perioad de stabilizare. Cu noi beneciari, noul management, echipament, sisteme de suport, practici stabilite i incubatorul propriu-zis, privit ca un nou business, este nevoie de timp pentru stabilizare, acomodare, schimbare i dezvoltare;

Pe perioada stabilizrii, compania incubat nu este destul de dezvoltat, ca s devin o entitate independent. Este sarcina componentei management s aminteasc n permanen mediului despre aceasta. S evite ateptrile prea mari i nerealiste din partea lumii externe. Incubatorul de afaceri are nevoie de un timp determinat pentru dezvoltare. nvnd prin a face este probabil cea mai indicat linie de urmat; n poda dezvoltrii continue, a schimbrilor i a acomodrii, o atenie special trebuie acordat de la bun nceput sustenabilitii incubatorului. Cum incubatorul va genera prot? Care este planul de aciuni atunci cnd se va ntrerupe nanarea? Care sunt sursele suplimentare de venit disponibile? Beneciarii vor prsi incubatorul. Alii vor veni n loc i vor avea nevoie de nanare. Cum se va rezolva problema? Prile interesate i managementul incubatorului trebuie s elaboreze o strategie de abordare a ntrebrilor de mai sus nc de la nceputul proiectului.

16

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

17

STUDIU DE CAZ 1.
Incubatorul de Afaceri din Soroca primii pai
Incubatorul de Afaceri din Soroca a fost implementat de proiectul Entranse, iniiat n Moldova de guvernul Norvegiei, n colaborare cu Ministerul Economiei al Republicii Moldova i ODIMM.

isiunea proiectului este s susin creterea economic, s contribuie la apariia locurilor de munc noi i, prin aceasta, s contribuie la reducerea srciei. Pentru a atinge aceste obiective, Entranse susine sectorul ntreprinderilor mici i mijlocii. Primele sarcini aprute n procesul de implementare a unui incubator de afaceri n Moldova au fost legate n special de conceperea modelului de incubator care urma s e lansat. Prolul incubatorului trebuia adaptat la economia local. Donatorul norvegian inteniona s creeze un incubator axat pe producere i pe dezvoltarea tehnologiilor moderne. Dar, dup consultrile cu administraia raionului i ntlnirile cu potenialii oameni de afaceri, s-a decis c incubatorul trebu-

ie s aib parametrii tehnici i pentru producere i pentru servicii. Pe parcurs, au intervenit i factori politici, pe care nimeni nu i-ar putut anticipa. Circumstanele care au survenit, au fcut ca preedintele raionului, cu care s-a nceput colaborarea, s nu-i mai poat exercita funcia. n consecin, au fost organizate alegeri locale anticipate. Pn noul preedinte a fost numit i a nceput s se implice n proiect, a trecut mai mult de jumtate de an. ntr-un proiect care se realiza n premier n Moldova, era nevoie de experi n domeniile cheie construcii, drept, tehnologii moderne. Au fost poziii n care, pn la deschiderea incubatorului, au fost schimbate persoanele i de cte 3 ori. Noi cutam oameni care s aib cuno-

tinele, atitudinea i experiena de care aveam nevoie Lucia Uurelu, director executiv Entranse. Incubatorul de Afaceri din Soroca se a n centrul oraului, locul unde i au sediul majoritatea companiilor private, administraia public local, aproape de obiective turistice de importan naional i local, avnd acces uor la transportul public i la uniti de alimentaie public. Deschiderea ocial a Incubatorului de Afaceri din Soroca a avut loc n decembrie 2009, cu participarea reprezentanilor donatorului, administraiei raionului, ODIMM, Ministerul Economiei, rezidenii incubatorului i echipa Entranse.

Planificarea prealabil trebuie s ocupe o treime din intervalul de timp prevzut de la nfiinare pn la implementarea incubatorului.

18

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Observaii de proiect
Leciile nvate din managementul de proiect al incubatorului funcional: n majoritatea cazurilor, activitile iau mai mult timp dect a fost planicat. Deci, este necesar s planicm timp suplimentar pentru ecare activitate de proiect. Aceast rezerv trebuie lsat pentru rezolvarea problemelor neprevzute i a activitilor realizate pe parcursul implementrii Programului; Sta-ul proiectului trebuie s e pe teren sau la sediu, pentru a monitoriza realizarea obiectivelor; Este de dorit asigurarea accesului clienilor la persoane cu experien n crearea i dezvoltarea unei noi afaceri; Este necesar distribuirea permanent a informaiei despre progresul realizat, rezultatele obinute, dar i despre problemele nfruntate de toate prile interesate; Este important s e angajai manageri care apreciaz interaciunea cu clienii i cu reeaua i sunt capabili s faciliteze derularea acestor procese; Este important s se acorde timp pentru a reecta i a compara scopurile denite anterior, cu cele aprute pe parcursul implementrii Programului.

Comentariu general ntemeierea incubatorului este un proces antrenant, complex. El necesit timp i include o serie vast de activiti. Cea mai uoar parte este implementarea aciunilor planicate. Sarcina cea mai provocatoare i solicitant este s rezolvi situaiile neprevzute care apar.

Note

19

Procesul de incubare. Concepte


Programele de incubare a afacerilor sunt proiectate pentru a accelera dezvoltarea de succes a companiilor antreprenoriale. Se pun la dispoziie resursele i serviciile de suport n afaceri, dezvoltate sau organizate de managementul din incubator. Ele sunt oferite att n incubator, ct i prin reeaua de contacte.

copul principal al unui program de incubare a afacerilor este producerea unor companii de succes. Acestea vor prsi programul nanciar viabile i independente. Cea mai important parte n denirea unui incubator de afaceri este asigurarea cu asisten tehnic, consiliere managerial i consultare adaptat companiilor tinere n formare. Un incubator poate conceput ca un business productor de businessuri. Are misiune, scopuri, obiective, strategii, salarizare, angajai, circuit nanciar i alte caracteristici ale afacerilor. Mai mult, incubatorul este un business care contribuie la crearea i alimentarea altor afaceri. Produsele nale ale incubatorului sunt companiile sustenabile. ncepe cu recrutarea antreprenorilor, transformarea lor n beneciari i dezvoltarea acestora n entiti economice sntoase. Acest lan de dezvoltare este deseori numit proces de incubare. Pentru a avea sigurana c procesul de incubare este proiectat ca s produc rezultate i s realizeze obiective, incubatorul trebuie s aib la baz

un concept concret i adaptat. Conceptul trebuie s conin urmtoarele componente, care sunt importante pentru funcionarea incubatorului: Modelul de incubator; de exemplu: servicii, high-tech, producere etc.; Proprietatea; Cadrul legal; Finanarea; Ideea incubatorului de afaceri; Perioada de incubare; de exemplu: pre-incubarea, incubarea i post-incubarea, cu descrierea perioadelor; Faciliti concrete, servicii i sprijinul oferit ntreprinderilor; Training i dezvoltare; Structura managerial; Coninutul planului de afaceri; Planul de sustenabilitate; Condiii de exit; Structura i Membrii Consiliului; Reeaua extern, cum ar instituii sau universiti, autoriti politice; Msurarea; Leadership i monitorizare.

Conceptul descrie parametrii specici i ariile incubatorului. Baza lui o reprezint dezvoltarea antreprenorilor i modul de realizare a acestei sarcini. Mai mult, conceptul indic direcia dezvoltrii i funcionrii incubatorului. El reprezint cadrul de ghidare pentru managementul incubatorului. Procesul de incubare este un instrument important de dezvoltare economic, care, pus n concordan cu cele mai bune practici i bazat pe hrnicie, poate impulsiona crearea de noi locuri de munc i creterea bunstrii. Poate contribui la dezvoltarea economiei naionale. Astfel, incubarea i-a demonstrat eciena i a jucat un rol important n dezvoltarea economic. Chiar dac proiectarea incubatorului trebuie s se bazeze pe cele mai bune practici, ntemeierea lui nu este o operaie copy-paste. Diferite incubatoare vor nfrunta diferite piee, condiii de dezvoltare i vor avea antreprenori diferii. Deci, ele trebuie adaptate la aceste particulariti. n consecin, ecare incubator ine de un concept unic i diferit. S-a demonstrat c pentru funcionarea reuit a unui incubator de afaceri, un concept bine denit este o necesitate.

20

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

21

STUDIU DE CAZ 2.
Modelul de incubare la Incubatorul de Afaceri din Soroca
IAS este un incubator de tip mixt, adic are i spaii de producere i ocii. Incubatorul este o instituie public creat de Consiliul Raional Soroca. Cldirea este dat n gestiune ODIMM, care, la rndul su, a transmis-o incubatorului n scopul crerii i funcionrii incubatorului.

rincipalele obiective ale Incubatorului de Afaceri din Soroca sunt: crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltrii i creterii IMM; facilitarea accesului IMM-urilor la sursele de nanare, creterea numrului de activiti economice competitive, ntrirea climatului investiional i reducerea ratei omajului n regiune. Pentru a facilita dezvoltarea companiilor rezidente, n IAS au fost create condiii prefereniale. n primul an, incubaii pltesc pentru chiria spaiului doar 10% din preul de pia. n al doilea 40%, iar n anul III 80% din pre. Termenul de aare n incubator este de 3 ani. Rezidenii pleac atunci

cnd ating indicatorii de performan trasai. Totui, companiile pot s-i prelungeasc termenul de incubare, dac reuesc s conving administraia incubatorului i membrii consiliului de administraie. Momentul ieirii se discut cu ecare rezident n parte. Unele companii au absolvit incubatorul chiar i cu jumtate de an nainte de termenul stabilit. Altele rmn pentru a-i ncheia procesele de producie sau comenzile importante. La aniversarea a 3 ani de la deschiderea IAS, 9 din cei 17 rezideni din prima generaie, deja absolviser incubatorul.

22

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Incubarea este procesul de producere al afacerilor. Rezultatele incubatorului sunt noile afaceri.

23

Training i dezvoltare. Valori-cheie n IAS


Dezvoltarea incubatorului i conceptul de training sunt eseniale n ideea de afaceri sau esena incubatorului i se bazeaz pe faptul c un incubator trebuie s produc afaceri; este o baz pentru dezvoltarea antreprenorilor. Ar trebui s prezinte direcia pentru dezvoltarea i funcionarea unui incubator, precum i liniile directoare ale managementului.
Incubatorul de Afaceri din Soroca ofer training, dezvoltare, resurse i suport pentru afaceri tuturor antreprenorilor IAS, n toate privinele. Filosoa care mobilizeaz beneciarii este: Ofer-i omului un pete i l vei hrni o zi. nva-l s pescuiasc i se va putea hrni toat viaa independent. Programul de Training a demonstrat c, pentru a avea un incubator de succes, este nevoie de un concept substanial. Conceptul de training ENTRANSE se axeaz pe crearea i dezvoltarea antreprenorilor i a ideilor de afaceri: Figura 1 ilustreaz dou ci de dezvoltare pe care trebuie s le urmeze un antreprenor care vrea s-i ating scopul: Dezvoltarea competenelor profesionale ale antreprenorului, a capacitilor individuale i acumularea experienei; Dezvoltarea ideii de afaceri. Argumentul din umbr este c cineva poate avea o idee bun de afaceri, fr s aib cunotine sau experiena pentru punerea n aplicare a ideii. Iar altcineva poate avea o mare experien, dar ideea de afaceri s nu e la fel de bun. Conceptul de training este proiectat pentru a mbina ambele posibiliti. Conceptul de training implic o nou abordare a sectorului de dezvoltare privat, prin mijloace de dezvoltare, training antreprenorial i incubare structurat. Acesta este realizat prin combinarea training i dezvoltare a ecrui antreprenor, cu nivelul de dezvoltare al companiei. Incubatorul asigur dezvoltarea corect prin observarea antreprenorului, a ideii de afaceri i nivelul de dezvoltare al companiei: Faza de Pre-incubare antreprenorii i afacerile noi trec printr-o dezvoltare timpurie; Faza de incubare afacerile iniiate sunt transformate n companii care cresc prin sprijin i dezvoltare;

Competena Antreprenorului Ideea de afaceri

Figura 1. Trainingul ENTRANSE

Faza de post-incubare companiile de succes prsesc incubatorul i devin parte a reelei; Aceste trei faze diferite sunt ilustrate n gura 2. La ecare nivel, antreprenorii vor avea nevoie de diferite tipuri de suport, training i dezvoltare. Piaa va cere reacie din partea ntreprinderilor. Acest concept va combina cele dou cerine prezentate mai sus cea antreprenorial i cea a ntreprinderii, avnd n vizor cererea pieei i a individului. Conceptul de training ENTRANSE este susinut de valori cheie n formarea antreprenorilor i dezvoltarea ntreprinderilor. Aceste valori cheie sunt: Sincronizarea temporal asigurarea dezvoltrii ntreprinderii n concordan cu planurile. Indiferent de provocrile temporale legate de

24

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

lansarea unui nou produs, timpul de livrare a produsului ctre client trebuie respectat. Termenii de plat trebuie respectai; Relaiile dezvoltarea relaiilor de care are nevoie o ntreprindere pentru a de succes. Este nevoie de o relaie bun cu clienii, prestatorii, sursele de nanare i alte pri interesate; Perspectiva dezvoltarea unei perspective realiste i strategice pentru oportuniti i capcane care pot interveni pe parcurs. Strategia trebuie s se axeze pe dezvoltare, s e de lung durat, dar realist i practic; Loialitate crearea ncrederii n ntreprindere i mediul su intern sau extern. Afacerea trebuie s e sigur i demn de ncredere. Loialitatea fa de sine i de ideea dvs. de afacere este important; Aciune crearea i asigurarea micrilor i rezultatelor. Aciunile pentru realizarea afacerii trebuie s e realiste, clare, bine intite i planicate. Ele trebuie s produc rezultate. Toate cele cinci categorii de valori cheie conin un anumit numr de pachete de training. Prin denirea i combinarea valorilor cheie de care are nevoie antreprenorul i nivelul de dezvoltare dorit, se va ajusta coninutul necesar pentru training. Pot utilizate diferite ci de identicare a necesitilor. Valorile cheie sunt o alternativ pentru a asigura dezvoltarea individual. Se utilizeaz diferite abordri: consultarea particular a ecrui beneciar, antreprenor i deintor de afaceri, dar i instruirea n grup, n cadrul incubatorului.

Instruirea la faa locului include: Planicarea afacerii; Marketing; Vnzri; Tehnologii; Management nanciar; Resurse umane i Legislaia muncii; Contabilitate; Legislaie i contracte; Impozite i situaii nanciare; Serviciul Clieni; Creditarea; Cele mai bune practici de management;

n ENTRANSE, pentru a desemna suma tuturor activitilor i schemelor de suport oferite rezidenilor pe perioada de incubare, se folosete termenul Training integral (Embedded Training). Se refer la trainingul i dezvoltarea antreprenorilor la faa locului. Trainingul, pe lng expertiza legal, contabilitate, acces la infrastructur, marketing i suport nanciar, este o parte esenial a conceptului de incubare.

Post-incubare Companii independente

Conceptul de training va oferi antreprenorilor formare practic i relevant, bazat pe metode i teorii bine cunoscute. Trainingul este direcionat pe ecare antreprenor Incubare IMM i n parte, prin coaching (ghidare) i consultare. antreprenori

Pre-incubare Antreprenori individuali

Noi companii incubate

Figura 2. Fazele incubatorului ENTRANSE

25

STUDIU DE CAZ 3.
Cum sunt selectai trainerii pentru instruirile din Incubatorul de Afaceri din Soroca
Experiena de implementare a incubatorului de afaceri din Soroca a creat un precedent n Moldova. Sistemul de instruiri de la Soroca este aplicat cu succes n toate celelalte incubatoare. Pe parcursul activitii, programul de instruiri a fost adaptat la necesitile rezidenilor, urmrind activitatea lor de zi cu zi.
Cea mai important calitate a unui trainer bun este s posede abilitatea de a transmite informaia necesar, avnd cunotine temeinice, att teoretice, ct i practice n domeniul de specializare. S poat explica rezidenilor prin exemple, s poat rspunde la ntrebrile concrete din activitatea lor, n limbaj ct mai accesibil, n concordan cu genul de activitate al rezidenilor, cu vrsta i nivelul lor de cunotine Dumitru Ursu, coordonator instruiri Entranse. La baza selectrii trainerilor stau calitile lor profesionale. Pentru a alege cei mai potrivii specialiti, echipa Entranse a primit recomandri din partea unor proiecte de asisten, a unor parteneri, ceea ce a facilitat procesul de identicare a trainerilor. Totui, factorul decisiv este experiena, reectat n CV-uri. Majoritatea trainerilor au i experien practic, ind administratori de rme, consultani sau angajai la companii din sectorul real al economiei. Acesta este un avantaj la selectarea trainerilor. Aceti profesori pot nu doar s explice accesibil materialul teoretic, dar i s vin cu exemple reale din mediul de afaceri din Moldova i din experiena personal de afaceri. n IAS rezidenii nva s elaboreze un business-plan, s in evidena contabil i s fac rapoarte scale, ce nseamn marketing i la ce servesc studiile de fezabilitate, arta comunicrii i negocierii n afaceri, managementul timpului, cum se obine un credit i ce oportuniti de nanare exist, aspecte din managementul resurselor umane i legislaia muncii, vnzri i promovare etc. La toate seminarele organizate de Entranse, la sfrit, participanii completeaz un chestionar de evaluare n care apreciaz aptitudinile profesionale ale trainerului i ct de util a fost informaia. Analiznd aceste chestionare, echipa proiectului, mpreun cu trainerul, lucreaz asupra mbuntirii materialului prezentat, abordnd, dup caz, aspecte noi i mai aproape de necesitile rezidenilor.

26

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Trainingul trebuie s conin partea aplicativ relevant fiecrui tip de afacere.

27

Modelul de incubare. Tipurile de incubatoare


n concordan cu cerinele economiei bazate pe cunoatere i cu trsturile de succes ale programelor de incubare, un model de incubare trebuie s aib trei pri interesate-cheie:
faptul c modelul de incubare are nevoie de investiii.

Companii noi
Aciuni Servicii

$$$

Succes
Balana riscurilor Taxa de incubare

Chirie

Toate modelele de incubare a afacerilor necesit investiii. Scopul investiiilor este ctigul monetar, dar nu numai. Intenia modelului este de a crea locuri de munc sustenabile, de lung durat. Ele vor crea avuie i vor da valoare dezvoltrii economiei locale, prin schimbarea pieei i iniiativei antreprenoriale. Pentru a facilita dezvoltarea de succes a companiilor cu ajutorul incubatoarelor de afaceri, este extrem de important ca incubatorul s neleag i mprteasc viziunea companiilor pe care le gzduiete. Modelul de incubare trebuie s e structurat astfel nct interesele celor trei pri implicate (companii noi, investitori i faciliti) s e orientate spre dezvoltarea sustenabil a companiilor. Incubatorul n sine trebuie s e sustenabil, pentru a-i putea realiza scopurile sale i ale rezidenilor.

Investitori

Infrastructura

Figura 3. Conceptul clasicrii prilor interesate-cheie n Incubatorul de Afaceri

Afaceri noi (companii bazate pe cunoatere); Faciliti, i Investitori (Figura 3). Incubatorul va exista ntr-un ecosistem mult mai vast n economia regional. Sunt trei pri interesate-cheie. Va exista un acord ncheiat ntre ei. Dar elementul de baz care i unete, este succesul companiei beneciare.

Succesul nseamn protabilitate, nanare i achiziie. Rezultatele succesului vor crea avuie i valoare pentru dezvoltarea regional. Incubatoarele de afaceri sunt instrumente dinamice ale Dezvoltrii Economice Regionale. Fiecare incubator de afaceri este o entitate unic. Deci un incubator regional de afaceri ar putea crea condiii mai bune pentru antreprenori. Dar nu se poate ignora

Arhitectura incubatoarelor de afaceri


Chiar dac nu exist dou incubatoare identice, este posibil identicarea unor similariti n iniiativele incuba-

28

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

toarelor. Setul de Valoare adugat, prezentat n tabelul 1, permite clasicarea lor ntr-o serie de grupe. Incubatoarele din aceast categorie sunt similare prin misiune, politici, servicii i performane, cu alte programe de incubare din diferite grupe. Exist de dou tipuri importante de incubatoare. Pe de o parte, incubatorul funcioneaz ca o operaie imobiliar n dezvoltare. Pe de alta, incuba-

torul funcioneaz ca o ntreprindere care se dezvolt. Se poate presupune c incubatoarele din partea dreapt sunt mai capabile s aduc valoare adugat economiilor locale, pentru c pune accentul pe dezvoltarea afacerii mai mult dect cel din partea stng a tabelului. n tabel sunt prezentate patru tipuri de incubatoare.

Incubatoarele de tip pro-profit caut s genereze prot din afaceri imobiliare. Acesta este scopul lor primar. Corporaiile Non-profit se orienteaz spre crearea de locuri de munc. Incubatoarele Universitare tind s-i comercializeze propriile tehnologii i, n acelai timp, s genereze benecii pentru dezvoltarea economic local. Incubatoarele de tip capital de risc ofer maximum de atenie portofoliului de investiii. Alte dou tipuri de incubatoare sunt i ele evidente: incubatoarele hibrid, care sunt o combinaie dintre acestea i orice tip de pri interesate.

Valoarea adugat <-------Imobiliare Proprietate Pro-prot Indicatori de dezvoltare ----------> Dezvoltarea afacerilor Non-Prot Corporaii de incubatoare de dezvoltare Creare de locuri de munc; Declaraii favorabile n privina potenialului antreprenorial; Generarea veniturilor mari pentru organizaii; Diversicarea bazelor economice, sprijin pentru impozite; Complementaritate pentru programele existente i utilizare a facilitilor existente;

Incubatoare academice

Capital de risc, prot de risc Incubatoare de tip capital Investiii capitalizate; Creterea rapid a ntreprinderii;

Obiectiv primar

Evaluarea imobilelor; Vnzare de proprieti; Servicii pentru incubai;

Colaborarea universitate - industrii; Universitate Antreprenorial; Cercetare; Sporirea misiunii i serviciilor de instruire; capitalizarea oportunitilor de investiii; Crearea relaiilor bune ntre instituie i comunitate;

Obiective secundare

Crearea oportunitilor pentru transferul de tehnologii; Crearea de posibiliti de investiii;

Autosucien; Crearea de avuie;

Tabel 1. Tipul de Incubatoare de Afaceri Business Incubators

29

STUDIU DE CAZ 4.
Cum s-au implicat factorii de decizie n organizarea Incubatorului de Afaceri din Soroca

n proiectul Entranse, ca i n majoritatea proiectelor de asisten extern, este o condiie obligatorie ca beneciarii s se implice. Aceasta contribuie la asigurarea transparenei cnd se iau deciziile importante.
s se axeze pe IT, ind un domeniu solicitat pe piaa internaional. Dar, n rezultatul analizei potenialului pieei, s-a decis ca n incubator s e acceptate ideile de business ale cror produse sau servicii sunt solicitate pe piaa local. Pe parcurs, n proiect s-au implicat activ Camera de Comer i Industrie a RM i Direcia economie a raionului. i viitorii rezideni, vznd c reconstrucia cldirii dureaz mai mult dect s-a planicat, se implicau, prin monitorizarea companiei de construcii i prin insisten la toate etapele, i nainte, i dup deschiderea incubatorului.

onsiliul raional din Soroca s-a implicat activ la toate etapele. Ei au identicat poteniale cldiri pentru viitorul incubator de afaceri. Sta-ul proiectului a beneciat de consultan gratuit din partea arhitecilor din raion. Era vorba despre aspecte juridice legate de cazul concret al cldirii deja selectate, replanicare i alte aspecte tehnice. n prima etap au contribuit activ la identicarea potenialilor oameni de afaceri sau antreprenori nceptori care ar interesai s e rezideni ai incubatorului. Administraia raionului a ajutat i la luarea deciziei asupra prolului afacerilor care vor intra n incubator. Donatorul extern vroia foarte mult

30

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

31

8 pai eseniali n crearea i dezvoltarea unui incubator de afaceri


1. Analiza pieei antreprenoriale factor decisiv n selectarea tipului de incubator
Analiza pieei
Pentru a ndeplini condiiile menionate i a crete rata de succes a antreprenorilor n incubatoarele de afaceri, este foarte important s identicm: 1. care sunt pieele n care gsim companiile de succes n zon; 2. care sunt produsele locale care sunt competitive pe pia; 3.care este numrul i dinamica IMM-urilor active i 4. care este activitatea schemei de suport n zon (spre exemplu, agenii existente IMM, fonduri de micro-creditare, camere de comer, asociaii antreprenoriale sau industriale, scheme de reducere a omajului). Prin urmare, trebuie realizate o serie de cercetri de marketing, cum ar : Identicarea companiilor de succes din zon, a produselor acestora i pieele de desfacere; Identicarea industriilor tradiionale de succes din zon; Identicarea abilitilor specice a forei de munc din zon; Identicarea nevoilor pieei locale i a obiceiurilor de cumprare; Identicarea sectoarelor viabile ale industriei n zon; Studierea strategiei locale/regionale de cretere; Identicarea activitilor de succes ale instituiilor de suport ale IMM; Identicarea schemelor nanciare poteniale pentru IMM n zon; Identicarea conexiunilor dintre universitatea local sau centrele de cercetare cu antreprenoriatul (dac exist); Identicarea oricrei inovaii de succes n zon;

Identific factorii externi din preajma incubatoarelor de afaceri.

32

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

33

STUDIU DE CAZ 5.
Analiza pieei antreprenoriale din Soroca
Pentru a determina dac un potenial incubator de afaceri ar avea succes la Soroca, a fost comandat un studiu de fezabilitate. Acesta urma s dea rspunsuri despre mediul de afaceri din Soroca, oportunitile de dezvoltare a business-ului n regiune, ce tipuri de business s-ar putea ncadra n scopurile proiectului i ale donatorului etc.

tudiul a conrmat capacitatea regiunii de a genera idei i de a iniia afaceri. n perioada de cercetare, n Soroca, 93% din entitile economice erau ntreprinderi mici i mijlocii, iar populaia apt de munc din raion, constituia 64%. Inteniile donatorului norvegian de a deschide un incubator de afaceri erau susinute i prin strategia Guvernului RM de dezvoltare a IMM. Studiul a scos n eviden c, n mare parte, infrastructura de suport a business-ului n regiuni nu este dezvoltat, iar acolo unde aceasta exist, business-ul se dezvolt mai bine. n susinerea proiectului a fost i argumentul c n zona de nord i de sud-est a rii nu exist incubatoare de afaceri. Conform studiului de fezabilitate, incubatorul de afaceri ar trebui s presteze un serviciu care va ajuta

antreprenorii din Soroca s iniieze afaceri i s le dezvolte. n acest context, procesul de incubare al afacerilor poate un model de succes. Recomandarea din partea autorilor cercetrii a fost ca cel puin 60% din rezideni s e orientai spre producere, 30% servicii de asisten tehnic, iar restul s presteze servicii business-ului: servicii de contabilitate, juridice i alte domenii conexe. Lund n consideraie recomandrile din studiul de fezabilitate, a fost luat decizia de a continua proiectul i de a investi n implementarea unui incubator de afaceri anume la Soroca. Studiul mai conine informaii detaliate despre disponibilitatea autoritilor de a se implica, posibilitatea de colaborare cu asociaiile obteti din raion, cu universitile, forma de

proprietate potrivit, modalitatea de rezolvare a conictelor, forme de supraveghere i control din partea donatorului, aspecte legale etc. Dei costurile efecturii unui studiu de fezabilitate sunt foarte mari, aceasta este o investiie durabil. Cercetarea nltur dubiile n ce privete probabilitatea eecului i d un verdict, e pozitiv, e negativ. Studiul de fezabilitate indic asupra punctelor forte, a celor slabe, identic oportunitile de dezvoltare n regiune i riscurile care pot aprea pe parcurs. Astfel, toate prile implicate n proiect au un tablou clar i obiectiv a situaiei economice din regiune i pot folosi studiul ca ghid n activitatea ulterioar.

34

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Rezultate scontate
Dac cercetarea menionat mai sus are loc, rezultatele vor sintetizate. Dup care, vor identicate industriile competitive i se vor reduce la cteva activiti. Acestea vor determina tipul de incubator. Concentrarea pe industrii genereaz sinergii ntre beneciarii incubatorului i le permite totodat s e i mai competitivi. Rezultatul Analizei pieei antreprenoriale ar trebui s se materializeze ntr-un document scurt. Acesta Capcane Este foarte important ca pe parcursul derulrii cercetrii s nu se ia ca baz datele statistice. n special, datele ociale despre numrul de IMM-uri din zon i arealul lor de activitate. n majoritatea rilor n tranziie, statistica ocial declar ca ind active IMM-uri nefuncionale. n unele regiuni ale rilor n tranziie exist industrii cu care acestea se mndresc. Dar ele sunt strns legate de companii de tip vechi, socialist, falite n majoritatea lor, dar care au hrnit regiunea. Exist posibilitatea ca multe instituii regionale s vad incubatoarele de afaceri ca o posibilitate de a revigora giganii prin oferirea de locuri de munc angajailor inactivi ai acestora. Echipa care creeaz incubatorul ar trebui s evite aceast capcan i s e ferm n intenia de a se concentra pe industrii viabile i aductoare de prot. S selecteze beneciarii doar n baza unor criterii clar stabilite. Dup cum e menionat mai sus, cercetarea trebuie s msoare activiti i rezultate variate din punct de vedere cantitativ. Chiar dac exist riscul ca prile interesate locale s e decepionate. identic foarte clar grupul-int pentru beneciari, industriile competitive n care vor angajai viitorii antreprenori. Tot aici se vor descrie competenele specice ale forei de munc din zon, schemele de nanare a IMM-urilor disponibile i lista celor mai active instituii de suport ale IMM. Universitile i centrele de cercetare care pot deveni parteneri n diferite faze ale dezvoltrii proiectului.

Note

35

2. Baza nanciar, proprietatea i managementul


Activiti
Pasul doi are ca scop s identice fezabilitatea viitorului incubator, capacitatea regiunii de a genera noi afaceri, de a crea locuri de munc etc. Acest exerciiu (care poate numit studiu de fezabilitate) trebuie realizat mpreun cu potenialii proprietari. Acetia trebuie s neleag c sprijinul acordat unui incubator de afaceri poate implica, pe termen lung, i obligaii nanciare, dac va necesar. La aceast etap va trebui s se decid cine va gestiona incubatorul, ce form de proprietate va avea i structura companiei de incubator de afaceri. Se vor selecta Consiliul Managerial i Managerul General al incubatorului de afaceri (MG). Activitile recomandate sunt: Identicarea unei echipe de dezvoltare local. Membrii acesteia, probabil, vor deveni proprietarii viitoarei companii de incubator de afaceri. Este important ca la baza seleciei s e experiena, recomandrile i impresiile comunitii locale i ale managerilor care sprijin IMM. Echipa trebuie s e funcional, puternic, cu o atitudine onest i pozitiv pentru dezvoltarea de lung durat a companiei de incubator de afaceri; Dup ce se creeaz echipa, ncepe lucrul asupra structurii costurilor i investiiilor. De asemenea, echipa trebuie s identice sursele locale de suport nanciar i s se asigure c nanarea suplimentar este posibil; Pe parcursul procesului menionat, este nevoie ca viitoarea companie de incubator de afaceri s-i deneasc clar structura de proprietate. n majoritatea cazurilor, membrii echipei, motivai incorect, pleac. Iar cei care rmn, sunt potenialii noi proprietari ai companiei de incubator de afaceri; Trebuie denit o structur clar de proprietate, care s corespund cu obiectivele i principiile incubatorului de afaceri. Iar compania s e incorporat n concordan cu aceast structur; Consiliul de Management al companiei trebuie creat. Este recomandat ca experii externi, care eventual vor lucra la crearea incubatorului de afaceri, s devin membri deplini ai Consiliului de Management. Cel puin pentru perioada de absolvire a primei generaii de beneciari. Ceilali membri trebuie s mprteasc viziunea clar a proprietarilor. S e capabili s contribuie la succesul de lung durat a incubatorului de afaceri; Consiliul de Management este responsabil de procesul de selectare al Managerului General al companiei.

Rezultate scontate
Prin implementarea activitilor descrise mai sus, se vor obine urmtoarele rezultate: Va elaborat prognoza structurii investiiilor i a costurilor incubatorului de afaceri; Planurile pentru viitorii proprietari vor pregtite. Se va deni modul n care va susinut incubatorul de afaceri. Vor gata i planurile pentru gsirea nanrii suplimentare de la diferii donatori; Eventualii donatori vor semna Acorduri cu proprietarii companiei de incubator de afaceri. n ele vor specicate clar drepturile i obligaiile ecruia; Compania de incubator de afaceri va integrat, iar toate actele necesare, cerute de lege elaborate; Consiliul de Management al incubatorului va creat; MG al incubatorului va selectat, iar contractul cu el va semnat;

36

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Capcane Unele pri interesate locale pot avea diferite motivaii legate de proiectul incubatorului de afaceri. Este important ca ecare din ei s e de acord cu conceptul n mod clar. Sau s prseasc procesul ct mai repede posibil; Activitile echipei locale de dezvoltare a incubatorului de afaceri pot departe de cei care iau deciziile. Aceasta e o capcan serioas i ar trebui evitat; Planul nanciar al incubatorului de afaceri ar trebui s e realist. Pentru ca orice reacii negative din partea proprietarilor, care pot aprea pe viitor, s e evitate. Consiliul de management trebuie s e format doar din profesioniti cu o experien bogat de afaceri; MG al companiei incubatorului trebuie s e o persoan care are experien profund n business.

Note

37

STUDIU DE CAZ 6.
Cine administreaz Incubatorul de Afaceri din Soroca
Incubatorul de Afaceri din Soroca are statut de instituie public. Administrarea instituiei este asigurat de Consiliul de management sau Comitetul de administrare.

in consiliul de management al IAS fac parte urmtoarele instituii: reprezentantul donatorului, preedintele raionului Soroca, directorul general al ODIMM, conductorul Camerei de Comer i Industrie din raion i un reprezentant al rezidenilor. Membrii Consiliului rspund de dirijarea economico-nanciar a incubatorului i de stabilirea strategiei de dezvoltare a IAS. Tot ei examineaz i aprob chestiuni de ordin organizatoric i managerial al incubatorului.

Este important ca la baza seleciei s fie experiena, recomandrile i impresiile comunitii locale i ale managerilor care sprijin IMM

38

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

39

3. Cum selectm companiile rezidente


Activiti
Scopul acestei etape este producerea unei liste de beneciari poteniali ai incubatorului de afaceri. Atunci cnd capacitile nanciare i zice ale incubatorului sunt deja stabilite, antreprenorii situai pe primele locuri n lista membrilor poteniali, ar trebui invitai n incubator pentru a discuta despre necesitile lor concrete i posibilitile incubatorului. Cei mai buni trebuie evaluai corect. Succesul lor va inuena rata de succes a incubatorului. De facto, spiritul capitalist trebuie exploatat n acest proces. Pentru a atinge acest scop, sunt necesare urmtoarele activiti: Selectai echipa care va realiza preselecia. Ea ar trebui s aib 3-5 membri cu experien important n evaluarea ideilor de business i a antreprenoriatului (de exemplu, cu experien n bncile locale, n microcreditare sau n fonduri de dezvoltare); Esena pieei beneciarului este mai important dect antreprenorul. Acesta vine de pe pia, de aceea piaa are prioritate; Echipa de selecie va elabora criteriile de selectare a viitorilor beneciari, mpreun cu Consiliul de Management al incubatorului. Criteriile trebuie s derive din obiectivele pe termen lung ale incubatorului de afaceri. Ele ar trebui s includ particularitile locale. Cu toate acestea, cel mai important criteriu trebuie s e calitatea ideii de afaceri i capacitile antreprenorului; Echipa de selecie va crea un formular de aplicare i de evaluare pentru acest proces. Ar trebui s e unul foarte simplu. Astfel, viitorii beneciari ar avea posibilitatea s-i exprime clar ideile de afaceri i abilitile practice, pe lng ali factori care vor evaluai de echipa de selecie. n al doilea rnd, formularul ar da posibilitatea echipei de selecie s evalueze clar aplicanii; Echipa de selecie va organiza

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

ex: 200 aplicri, multe din ele coninnd mai multe idei despre ce doresc participanii s fac, puine cunotine despre afaceri sau incubatoarele de afaceri

Aplicarea
Investitori

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Selecia iniial - doar 60-80 de aplicri sunt pre-selectate. Participanii sunt ajutai s aleag o singur idee de afaceri i s o dezvolte - ct de mult sunt dispui s investeasc, unde va gsi afacerea piei etc.

Planuri de business i afacerea


20 de naliti sunt ajutai s dezvolte planuri de afaceri solide, s aplice pentru nanare, s selecteze echipamentul dorit i s continue cu dezvoltarea i planicarea afacerii.

Figura 4. Selecia Incubailor

40

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

un apel public pentru potenialii beneciari ai incubatorului de afaceri. Procesul va transparent i public, pentru a evita eventualele speculaii asupra calitii procesului; Dup expirarea termenului limit i dup ce formularele de aplicare au fost primite, echipa de evaluare se va ntruni pentru evaluarea ecrui formular. Cei care au luat cel mai mare punctaj vor invitai pentru a doua rund. Aceasta include un interviu cu potenialii beneciari; Dup runda a doua, lista cu notele nale va publicat. Eventualele contestri vor soluionate. Dac procedura de notare va transparent, vor puine reclamaii. Una din cele mai mari provocri ale

Programului de Incubare este atragerea antreprenorilor de nalt calitate. O organizaie primete anual 180-200 de aplicaii cu idei de afaceri. Presupunem c 30% dintre acestea sunt selectate i numai jumtate dintre ele au succes la faza de nceput. Antreprenorii trimit formularele completate Comitetului de Selecie. Cele mai importante elemente din formular sunt urmtoarele: Descrierea proiectului/ideii; Descrierea echipei; Progresul realizat de ctre proiect; De ce este nevoie pentru a genera vnzri? Sprijinul necesar din partea Programului de Incubare.

Echipele selectate sunt de acord cu termenii i condiiile fazei Design-ului afacerii i particip la procesul de Tutoriat i Training. Cele mai importante criterii de selecie sunt: Ideile care au un potenial de vnzare de cel puin 100.000 dolari pe parcursul primului an pe pia (n mod normal, n faza de accelerare) i rata de cretere de 20% consecutiv; Un model de business, tehnologii sau servicii extrem de inovatoare; Crearea de locuri de munc i bunstare; Afacerile ecologice; Echip de antreprenori ambiioi, de preferat sunt cei care au experien n afaceri.

Rezultate scontate
Din procesele realizate la aceast etap, ar trebui s apar urmtoarele rezultate: Echipa de evaluare a incubailor este selectat; Criteriile de selecie ale incubailor sunt elaborate i aprobate; Este elaborat formularul de aplicare i evaluare al beneciarilor; Publicitatea pentru apelul la potenialii beneciari este elaborat, plasat, avnd xat o dat limit clar pentru aplicani; Evaluarea formularelor primite ar trebui s rezulte ntr-o list scurt de candidai. Ei vor invitai la interviu; Echipa de evaluare va realiza interviurile cu aplicanii selectai i va ncheia lista de notare a candidailor; Toi participanii vor primi informaia ocial despre notare;

Capcane Procesele de producie trebuie s e adaptate mediului zic al incubatorului; Este important ca beneciarii s e selectai n baza criteriilor obiective. Iar procesul de selecie s nu e axat pe alte motive.

41

STUDIU DE CAZ 7.
Cum au fost selectai rezidenii IAS
Chiar de la nceputul colaborrii cu Soroca, n raion au fost organizate cteva seminare introductive cu membrii comunitii locale de afaceri. Echipa de implementare a proiectului le-a explicat inteniile donatorului, esena i principiile de funcionare a unui incubator de afaceri i cum acesta poate s contribuie la dezvoltarea afacerii lor. Care sunt cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc pentru a deveni rezideni. La sfritul seminarelor, participanii au primit cte un formular n care descriau pe scurt ce afacere ar vrea s iniieze cu suportul proiectului i de ce resurse ar avea nevoie.

in 220 de participani la seminare, 67 au depus formulare cu idei de afaceri. La etapa interviului au fost invitate doar 46 din persoanele care au depus aplicaii. Nu au fost acceptate ideile de afaceri pentru care contribuia iniial depea cu mult posibilitile proiectului. Altele nu au trecut pentru c perioada de recuperare a investiiei depea cu mult termenul de incubare. La interviu candidaii i-au expus viziunea asupra afacerii lor, piaa de desfacere, care ar contribuia solicitat din partea incubatorului echipament i spaiu estimativ. La aceast etap au fost respini cei care aveau nevoie de un spaiu prea mare sau

care nu erau dispui s investeasc sucient n propria afacere, dar mizau foarte mult pe contribuia din partea donatorului. Pentru urmtoarea etap au fost selectate 25 de persoane. Au reuit cei care au muncit mai bine la planul de afaceri, au justicat mai bine cheltuielile, au estimat mai real veniturile, piaa i numrul de locuri de munc pe care le-ar putea crea. Unii din cei care au depus formulare de aplicare iniial, au renunat, alii au fost descalicai, iar o parte din candidai au fost inclui n lista de ateptare. n rezultat, n incubator au fost selectate 17 companii 7 n domeniul producerii, iar 10 n domeniul prestrii de servicii. Astfel, n prima generaie de

rezideni au intrat companii din urmtoarele domenii: producerea hainelor de protecie, a uniformelor, prestarea serviciilor de publicitate, foto/ video, un birou de arhitectur, servicii de amenajare a ncperilor, de alimentaie public, servicii IT, tierea sticlei i salubritate, servicii bancare, producerea mobilei din lemn i a ferestrelor din PVC, producerea furajelor pentru animale, servicii imobiliare, servicii tipograce i contabilitate.

42

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

43

STUDIU DE CAZ 8.
Riscuri legate de selectarea companiilor rezidente n IAS
Ca i n alte procese care dureaz mai mult dect s-a planicat, n cazul implementrii unui incubator de afaceri regional, exist riscul ca, din lipsa de idei foarte bune, s e alese variante de compromis. Adic, idei de afaceri cu o probabilitate mare de eec sau nepotrivite pentru un incubator de afaceri.

a s diminueze riscul de eec al incubatorului, echipa de evaluare a acceptat n incubator i companii deja lansate. ntreprinderi mici care nu aveau capital sucient, cunotine sau experien ca s se dezvolte mai departe. Unele din acestea au devenit mentori pentru companiile startup i un model de urmat. Un principiu de selectare a rezidenilor era ca acetia s nu aib domenii de activitate identice, adic s nu e concureni. n Incubatorul de Afaceri din Soroca exist doi productori de textile. n aparen, ei ar putea concureni aprigi. Dar, din discuiile cu cei doi administratori a devenit clar c, dei afacerile lor au multe puncte comune, nia de pia pe care s-au specializat este diferit. O companie coase uniforme, iar cealalt haine speciale de protecie.

Este vorba despre companiile I Semion mpov i SRL Bevera Nord. Cele dou companii, prin cooperare, au reuit s obin o comand important, la nivel naional s coase haine pentru Armata naional. Au existat i multe idei de servicii care ar fost bine solicitate n Soroca. Dar existau mai multe riscuri legate prezena lor n incubator. Printre aceste afaceri au existat idei de a amenaja un centru de deservire auto, dar exista riscul c ar solicitat prea mult spaiu. Alt idee fabricarea materialelor de construcie, dar exista riscul s produc prea mult zgomot i ar avut nevoie i de un spaiu de depozitare foarte mare. Au existat multe idei de prelucrare a legumelor. Totui, dup ce au fost evaluate celelalte idei de afaceri, experii au constatat c nu este reco-

mandabil s existe n aceeai cldire i spaii de producere non-alimentare i alimentare. Este important c dac selecia rezidenilor se face de dragul procedurii, riscm s nu selectm antreprenorii potrivii i atunci tot proiectul poate s eueze. Acum observm c unii beneciari, chiar dac deja au absolvit incubatorul, i continu activitatea. Nimeni din rezideni nu a euat. Exist din cei care se menin i nu sunt interesai s se extind, dar ei se menin la un nivel constant, care le aduce venituri i le permite s asigure procesul de producie Lucia Uurelu, director executiv Entranse.

44

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

45

4. Cum alegem cldirea incubatorului


Activiti
n majoritatea rilor n tranziie exist construcii industriale libere. Acestea au fost e ncperi de producere ale unei fabrici a statului, e cazrmi militare, depozite etc. De obicei, aceste construcii nu au fost folosite timp de muli ani, ateptndu-i investitorul (de ex., prin programul de privatizare). De obicei ele sunt potrivite pentru a sediul unui incubator de afaceri; Cea mai bun opiune pentru incubatorul de afaceri ar selectarea cldirilor mpreun cu prile interesate de pe loc i cu proprietarii incubatorului. Cea mai bun construcie pentru un incubator ar trebui s aib urmtoarele caracteristici: S e funcional n termeni de spaiu, parcri, energie electric, nclzire, zgomot, mediu, locaie, poteniale ocii sau ncperi pentru edine, workshop-uri pentru rezideni, prezentri etc.; S e un proiect facil n privina msurilor legale; Spaiul pentru compania incubator trebuie s e gratuit; S e disponibil pentru utilizare cel puin pe 8-10 ani; S aib destul spaiu pentru a gzdui 10 20 companii industriale mici; n momentul n care prile interesate convin asupra construciei adecvate, renovarea poate ncepe. Proiectul de renovare ar trebui s e cheia de turnur. Este nevoie de a acorda atenie tuturor procedurilor i costurilor, pentru ca spaiul s e funcional pentru beneciari. Acetia trebuie doar s-i pun utilajele n priz i s nceap lucrul; Efectuarea i achitarea lucrrilor de renovare;

Renovarea cldirii trebuie s aib costuri rezonabile, procese eficiente i productive

46

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

47

STUDIU DE CAZ 9.
Incubatorul de Afaceri din Soroca selectarea i renovarea cldirii
Administraia raionului Soroca a propus, la solicitarea ODIMM i a proiectului norvegian Entranse 2 Your Business, 12 cldiri din ora pentru a sediul viitorului incubator de afaceri. Cldirea selectat corespundea majoritii criteriilor donatorului.
Prima provocare a fost c 25% din cldire era proprietatea unei societi comerciale ai crei membri erau persoane zice. A fost nevoie ca acetia s delege un singur reprezentant cu care donatorul s negocieze, proces care a durat destul de mult timp, care nici nu a fost planicat iniial. 75% din cldire se aa n gestiunea Ministerului Culturii. S-a decis ca aceasta s e transmis n balana Ministerului Economiei. Apoi cldirea a fost dat n gestiunea ODIMM pentru a utilizat ca incubator de afaceri pe un termen de minim 10 ani. Experii au evaluat starea cldirii. Proiectul de renovare a fost prezentat n 2 luni, iar lucrrile au durat jumtate de an. Valoarea cheltuielilor de reparaie i renovare, estimat de specialitii n construcii, a fost puin depit doar pentru amenajarea teritoriului, lucrri care nu au fost iniial prevzute. nti au fost evacuate toate deeurile, echipamentul vechi, utilajul care nu se mai folosea de foarte mult timp. Cldirea a fost conectat la reeaua de gaz, a fost renovat ntregul sistem de ap i canalizare al cldirii, pentru c cel vechi era uzat, a fost schimbat sistemul de electricitate. Noi am ales varianta clasic de incubator. Este o cldire cu ocii de business, sli i hale de producere. Ele au fost amenajate astfel, ca s corespund tuturor standardelor n construcii, s e ecologic i s respecte normele sanitare. Lucia Uurelu, director executiv Entranse. Cldirea Incubatorului de Afaceri din Soroca are o suprafa total de 1773m2, pe 3 nivele, dintre care 996m2 sunt suprafee de producere, iar 204m2 pentru servicii. Ceilali 573m2 sunt pentru ocii administrative, sanitare, sala de conferine i spaii comune.

48

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Rezultate scontate
Setul de acte care demonstreaz c cldirea ndeplinete cele cinci criterii pentru un incubator de business ar trebui s e pregtit; Proiectul detaliat al renovrii este realizat de o companie specializat; Lucrrile de renovare trebuie realizate de o companie specializat cu cea mai bun ofert. Trebuie pregtit un contract de penalizare a ecrei zile de ntrziere. Dac administraia public local este una dintre prile interesate, folosii experiena acesteia n a ncheia contracte de renovare; Incubatorul de afaceri funcional este deschis i gata s primeasc incubaii; Capcane Renovarea cldirii trebuie s aib costuri rezonabile, procese eciente i productive. Nu i prea solicitani. Obiectivul este crearea unui mediu de munc funcional pentru beneciari/ antreprenori, ct mai repede posibil.

Note

49

5. Cadrul Legal

Contracte i acorduri de ncheiat


Cteva dintre activitile menionate mai jos, trebuie s e implementate la o etap foarte timpurie a proiectului. Aspectele legale vor dezvoltate n mod continuu pe parcursul ntregului proiect. Urmtoarele contracte trebuie pregtite i semnate: Contractul de ninare a companiei de incubator de afaceri. Urmeaz nregistrarea ocial a incubatorului de afaceri drept companie; Contracte care regleaz relaiile ntre proprietarul cldirii i compania de incubator de afaceri. Pentru nceput proprietatea cldirii i relaiile de proprietate i premisele afacerii vor trebui claricate. Documentele relevante vor prezentate; Contractul care reglementeaz relaiile dintre donatori sau investitor i proprietarii companiei incubatorului de afaceri; Contractul care reglementeaz relaiile dintre donatori sau investitor i compania incubatorului de afaceri; Contractul care reglementeaz relaiile dintre beneciari i incubatorul de afaceri; Contractul care reglementeaz cumprarea echipamentului pentru incubatorul de afaceri i beneciari. Numai dac echipamentul va cumprat de altcineva dect beneciarul; Un set de acorduri operaionale, pe care incubatorul de afaceri le ncheie cu angajaii, contracte care stipuleaz securitatea cldirii, contracte pe alte tipuri de servicii, cum ar contabilitate i audit, trainingul antreprenorilor; Documente interne ale companiei.

Un cadru legal foarte strict poate restriciona antreprenoriatul i flexibilitatea

50

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

51

STUDIU DE CAZ 10.


Reguli de conduit n Incubatorul de Afaceri din Soroca
Pe lng actele juridice, contracte i acorduri, n Incubatorul de Afaceri din Soroca este obligatorie i respectarea regulilor de conduit. Este vorba despre comportamentul rezidenilor i al angajailor pe teritoriul incubatorului.
Regulamentul conine cteva reguli generale cu privire la parcare, salubrizare, pstrarea cureniei n ocii, pstrarea echipamentului, folosirea slii de conferine etc. Exist prevederi care stabilesc anumite proceduri. De exemplu:
Vizitatori i oaspei rezidenii IAS sunt obligai s anune preventiv administraia IAS despre vizitatorii ateptai dup orele ociale de lucru al IAS. Holul principal de la etajul 1 este considerat ca recepie i loc de ateptare a vizitatorilor i partenerilor de afaceri.

Un alt compartiment descrie cum se face achitarea serviciilor comunale


Obligaii viznd cheltuielile comunale Rezidenii IAS vor efectua plata lunar n baza conturilor de plat prezentate de IAS pentru: a. Consumul de electricitate (msurat de ecare locatar) b. Consumul de ap i servicii de canalizare (n mediu pe persoan) c. Convorbirile telefonice (n baza facturii spre plat) a. IAS va acoperi costul pentru servicii internet; b. IAS va achita costul pentru nclzire; c. IAS va suporta cheltuielile pentru servicii de curtorie in locurile comune.

Tot aici gsim i reguli de pstrare a echipamentului.


Reguli de folosire a echipamentului transmis n posesie rezidenilor Echipamentul acordat prin grant aparine IAS, cu excepia cazului dac s-a convenit altfel. Echipamentul este n folosina rezidenilor n baza condiiilor prealabile specice i a obligaiilor stipulate n contractul general de locaiune. Rezidenii IAS sunt responsabili pentru ntreinerea echipamentelor i vor suporta riscul de deteriorare i distrugere a bunurilor, vor suporta cheltuielile legate de repararea i ntreinerea bunurilor. Rezidenii IAS sunt obligai s respecte normele de securitate a muncii, instruciunile de exploatare a utilajului i echipamentului, standardele de protecie a mediului, de igien i curenie stabilite de IAS. Rezidenilor nu li se permite retragerea echipamentului ori utilizarea echipamentului pentru alte scopuri dect cele stabilite iniial.

52

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Rezultate scontate
Contientizarea i nelegerea clar a poziiilor mutuale, a cerinelor operaionale i a responsabilitilor.

Capcane Un cadru legal foarte strict poate restriciona antreprenoriatul i flexibilitatea. Antreprenorii ar trebui s aib spaiu pentru manevre. Pe de alt parte, este nevoie ca lucrurile s fie foarte clare. S se asigure o balan. Oamenii trebuie s aib linii directoare care ar preveni nenelegerile, abuzurile i manifestarea autocraiei.

Note

53

6. Planul operaional al incubatorului

Activiti
Pasul ase (se refer i la pasul cinci i la apte) poate implementat n paralel cu renovarea cldirii. Ar trebui s e nalizat nainte ca pasul opt (lansarea incubatorului) s nceap. Urmtoarele activiti trebuie realizate: Compania incubator ar trebui s pregteasc propriul plan operaional. Un accent deosebit se va pune pe oferirea de sprijin pentru beneciari; Planul operaional ar trebui s deneasc clar relaiile dintre compania incubator i beneciari. Mai ales n ce privete msurarea performanei afacerilor rezidenilor. Cum se va oferi sprijinul pentru dezvoltarea afacerii ecruia din beneciari, planul de exit pentru ecare din ei i sistemul de raportare; Planul operaional va acoperi beneciile suplimentare ale incubatorului de afaceri, astfel nct acesta s devin sustenabil.

Rezultate scontate
Managementul companiei incubator ar trebui s elaboreze un plan operaional de 20-30 pagini. n el sunt prezentate obiectivele pentru anul viitor, susinute de planuri de aciune specice. Obiectivele vor specice, msurabile, realiste, relevante i plasate n timp. Ele vor orientate spre dezvoltarea afacerilor beneciarilor i sustenabilitatea companiei incubator. Activitile vor descrie, n detalii, tot sprijinul acordat rezidenilor de compania incubator. Capcane Managementul companiei incubator se va concentra doar pe activitatea de suport a beneficiarilor i a afacerilor lor. Fr s iroseasc timpul pe o mulime de alte activiti.

54

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

55

STUDIU DE CAZ 11.


Cum evalum succesul Incubatorului de Afaceri din Soroca
Exist mai multe forme de evaluare a succesului, aplicate la IAS. n linii generale, dac afacerile rezidenilor sunt viabile i se dezvolt, atunci putem spune c sunt de succes.

entru evaluarea indicatorilor economico-nanciari ai rezidenilor, s-a stabilit c ei vor realiza i trimite rapoarte trimestriale, aa cum le pregtesc i pentru alte instituii, ca de exemplu, Inspectoratul Fiscal, Biroul Naional de Statistic i alte instituii nanciare. n rapoarte se conin cele mai importante informaii i date, care, adunate de la toi rezidenii, creeaz o imagine general despre progresul n incubator. Astfel, n anul 2012, numrul de locuri de munc create n IAS a ajuns pn la 137. Cifra de afaceri a companiilor rezidente a constituit 7 milioane 856 mii de lei, iar taxele i impozitele pltite statului au fost de 1 milion 810 mii de lei. Toi indicatorii sunt n dinamic pozitiv.

Pe lng indicatorii cantitativi, n Incubatorul de Afaceri din Soroca se evalueaz i nivelul de satisfacie al incubailor. Lor li se distribuie un chestionar n care i expun opiniile, ofer soluii la problemele care apar, scriu sugestii constructive. Tot n legtur cu indicatorii de performan se evalueaz i rata de succes a companiilor. Conform acestui parametru, dac business-ul este protabil, nseamn c este de succes. Dac toate companiile sunt viabile i continu s-i mbunteasc indicatorii nanciari, atunci i Incubatorul de Afaceri din Soroca, ca instituie care le ofer asisten, este un proiect implementat cu succes.

56

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

57

7. Recrutarea angajailor i selecia nal a rezidenilor

Activiti
La aceast etap, cldirea este renovat, iar beneciarii sunt pre-selectai. Infrastructura legal este nalizat i planul operaional pregtit. Iat ce activiti urmeaz s e ntreprinse: Recrutarea angajailor companiei incubator de afaceri. Numrul de persoane depinde de volumul de lucru i de numrul de companii beneciare. ntr-un incubator ce va gzdui 12-15 companii, este nevoie de 2-3 angajai. Managerul general, expertul pe relaii cu beneciarul (manager, managerul tehnic, managerul de dezvoltare a afacerii) i o persoan pentru o poziie administrativ. Toi angajaii trebuie s aib experien i carier n domeniul afacerilor; n momentul n care numrul de workshop-uri este stabilit i cldirea incubatorului este pregtit, se va face selecia nal a candidailor. Aceasta presupune ncheierea contractelor pentru antreprenorii care au luat cel mai mare punctaj n procesul de preselecie i invitarea acestora la incubator.

Rezultate scontate
Un incubator de afaceri cu angajai capabili i motivai; Antreprenorii cu cel mai mare punctaj sunt invitai ocial la incubator. Se semneaz contractele de beneciar.

Capcane Managerul general al companiei incubator ar trebui s-i selecteze membrii echipei. Prile interesate nu vor impune nici o persoan la un anumit post. Aceasta poate genera conicte interne i va diminua autoritatea managerului general i leadership-ul.

58

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

59

STUDIU DE CAZ 12.


Recrutarea angajailor n Incubatorul de Afaceri din Soroca
Chiar dac este o instituie public, incubatorul de afaceri trebuie gestionat ca o afacere. Scopul lui este s creasc n direcia obinerii unei sustenabilitii pe termen lung. Iat de ce, pe primul loc n lista de cerine fa de managerul IAS a fost experiena de administrare.

entru selectarea managerului Incubatorului de Afaceri din Soroca a fost anunat un concurs public. n rezultat, au fost depuse 6 dosare. Membri ai comisiei de selectare a managerului IAS au fost reprezentanii donatorului, ODIMM i Consiliul Raional Soroca. Pot s spun c oricine ar face parte din echipa incubatorului, ei trebuie s e oameni competeni n domeniul de care sunt responsabili contabilitate, juridic etc. Liliana Babr, managerul Incubatorului de Afaceri din Soroca.

La moment, personalul incubatorului este format din managerul, contabilul instituiei i un voluntar de la Corpul Pcii. Asistena este acordat de ctre consultanii proiectului Entranse.

Toi angajaii trebuie s aib experien i carier n domeniul afacerilor

60

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

61

8. Lansarea Incubatorului
Activiti
Dup semnarea contractului dintre compania incubator i beneciari, acetia vor trebui s-i mute afacerea n spaiul acordat de incubator. Acest proces se va desfura ct mai repede posibil; e important ca incubatorul s nceap s funcioneze la capacitatea maxim, iar suportul pentru rezideni s e disponibil; Managementul companiei incubator ar trebui s programeze ntruniri ordinare cu rezidenii, n mod individual. Aceasta este modalitatea cea mai bun de rezolvare a problemelor funcionale, de cunoatere a celor implicai i de rezolvare a chestiunilor organizaionale. De exemplu, proceduri comune legate de cldire, mediu, securitate, servicii etc.; Antreprenorii au nevoie s-i organizeze utilajul de producie. Ei ar Capcane Instalarea unui anumit tip de echipament poate prea complicat. Iar anumite utilaje pot neconcordante din punct de vedere ecologic. Beneciarii pot prea ocupai pentru a se prezenta la training. n aceste situaii, sesiunile de training vor organizate smbta sau duminica. putea avea propriul utilaj. Sau o parte din acesta poate donat de ctre investitor sau donatori. n acest caz, managementul incubatorului va avea grij de cumprarea, livrarea i instalarea utilajului ntr-un mod organizat. Astfel nct rezidenii s poat ncepe producerea ct mai repede posibil; Pentru c beneciarii vor amplasai n aceeai cldire, este foarte important ca acetia s aib grij de protecia mediului nconjurtor. S nu se deranjeze unii pe alii cu ciclurile lor de producie; Cnd majoritatea beneciarilor s-au instalat, procesul de training antreprenorial va ncepe. n concordan cu programul i conceptul stabilit. Managementul companiei incubator va responsabil de implementarea activitilor de training.

Rezultate scontate
Aceast etap trebuie s aib urmtoarele rezultate: Beneficiarii vor fi cazai n cldirea incubatorului. Echipamentul de producie va fi instalat i procesul de producere nceput; Se va ncepe prestarea serviciilor de suport a rezidenilor, susinute de compania incubator; Vor fi iniiate ntrunirile ordinare ntre managementul companiei incubator i beneficiari; Standardele generale de mediu vor fi permanent monitorizate i respectate; Programul de training va fi implementat;

Paradoxul incubatorului: ar trebui dirijat ca o afacere privat, dar este adeseori deinut de Autoritile Publice Locale. Aici poate interveni un conflict ntre dou culturi diferite.

62

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

63

STUDIU DE CAZ 13.


Rolul training-urilor n activitatea economic a rezidenilor
Trainingul este o parte component important a procesului de incubare. Prin participarea la instruiri, rezidenii i sporesc cunotinele despre activitatea economic, pot s identice soluii pentru rezolvarea problemelor care survin.

unt frecvente cazurile cnd, n rezultatul training-urilor, rezidenii de la Soroca i schimb viziunea asupra afacerii, descoper instrumente de marketing, iar unii chiar i schimb viaa. Una din companiile de textile din Incubatorul de Afaceri din Soroca, n urma instruirilor, i-a extins piaa i a nceput chiar s coase sub nume propriu. Compania a comandat un studiu de fezabilitate i a nceput s urmeze planul de afaceri scris iniial, dei la nceput l folosea doar ca pe un document cu care se pot obine nanri i cu care se poate aplica la proiecte. i administratorul unei companii de servicii foto i video i-a schimbat unele viziuni i deprinderi n urma unor cursuri de instruire. Avnd obi-

ceiul de a aa singur, de pe teren, informaia de care are nevoie, n cadrul instruirilor a aat c exist instituii specializate care pregtesc acest tip de date i acestea sunt disponibile. n rezultatul participrii la un program de instruiri organizat la incubator, cu suportul unui voluntar al Corpului Pcii, o doamn din Soroca, practic, i-a schimbat viaa. Dup 17 ani de munc n confecii, ea rmsese fr un loc de munc. Ideile i viziunile exprimate la training i-au dat ncredere s-i deschid propria companie. Dup ce a fost acceptat ca rezident IAS din a doua generaie, a nceput activitatea economic. Compania pe care o conduce, coase n lohn halate medicale pentru piaa italian. La un an de la deschidere, rma avea 38 de angajai.

64

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

65

Sustenabilitatea incubatorului i a companiilor rezidente


Dup ce incubatorul de afaceri are un management, antreprenori, sprijin i sisteme la sediu, att incubatorul, ct i rezidenii se vor dezvolta prin stabilizare, cretere i comercializare.

roprietatea spaiilor destinate incubatorului trebuie s e clar denit pentru ntreaga perioad de funcionare a acestuia. Este important ca odat cu deschiderea incubatorului de afaceri statutul lui juridic s e determinat. Incubatoarele de afaceri sunt cel mai bine administrate n mod independent, n raport cu autoritile publice, sau de ctre furnizorul public al nanrii, n condiiile unui management privat.

aceast faz cere timp i resurse. Vor trebui denitivate necesiti de tipul sistemelor nanciare, instrumente de dezvoltare i contracte legale, care nu sunt pregtite dinainte. Incubatorul de afaceri trebuie s funcioneze pe principii comerciale i s-i monitorizeze n mod constant performanele nanciare. Obligaiile nanciare datorate de clieni trebuie cuanticate i contabilizate, pentru a minimalizate riscurile. Datoriile neperformante nu trebuie acceptate.

rului va angajat n toate aspectele progresului rezidentului. Beneciarii vor evaluai. Vericrile de baz asupra naturii afacerilor sunt monitorizate n timp pentru a indica afacerile corect planicate, realizrile i potenialul de extindere sau de creare de noi locuri de munc. Rezidenii absolveni vor nlocuii cu noi companii. Iar cei care nu sunt la nlime i nu respect acordul i standardele de mediu, vor nlocuii. Criteriile de ieire, planurile i procedurile i ghideaz pe beneciarii care pleac din sedii. Unii din ei pot localizai la periferia incubatoarelor, pentru a avea benecii din serviciile i supervizarea incubatorului. Compania de incubator de afaceri va dezvolta, va nva prin a face elemente ca managementul, conceptele i sistemele. Promovarea culturii antreprenoriale este foarte important. De aceea, procesul de management al incubatorului trebuie s e orientat n scopul dezvoltrii afacerilor rezidenilor incubatorului. Acestea vor

Stabilizarea
n aceast perioad, conceptul incubatorului este pe deplin implementat. Planul strategic va elaborat i prezentat, cu accent pe regulile diurne care se instaleaz. Va avea loc monitorizarea beneciarilor i va dat start programului de training. Se va dezvolta managementul, contabilitatea i regulile necesare pentru ca compania s e total funcional. Avnd n vedere c totul este nou, incubaii, managementul, cadrul legal i altele, trebuie menionat c

Creterea
ntreprinderile vor benecia de suport, de training general i de consultare individual n domeniile economic, legal i de marketing, pentru a le asigura creterea. Beneciarii vor , de asemenea, ajutai prin plata unei chirii sub preul pieei. Aceasta va crete n timp. Ei vor monitorizai i observai o dat pe lun n ce privete bugetul i planurile de activitate. Planurile de dezvoltare pentru ecare rezident vor elaborate i respectate. Managementul incubato-

66

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

crete gradual pn la o faz nalt de dezvoltare. Beneciarii pot schimbai. Incubatorul se va fortica i i va modica prolul ntr-o direcie mai potrivit, dect era planicat iniial.

Comercializarea
Comercializarea rezidenilor ine de succesul ntreprinderilor care absolvesc incubatorul. Planul de afaceri al Companiei Incubator, ca i planurile de dezvoltare i de afaceri ale beneciarilor, ar trebui s aib drept rezultat absolvirea cu succes a incubatorului. Obinerea feedback-ului, n mod regulat, din partea clienilor, asupra ecacitii serviciilor asigurate de incubator este o posibilitate de a obine performane n serviciile prestate. Timpul petrecut n incubator a fost

utilizat pentru creterea afacerilor. Succesul fotilor rezideni este indicatorul cel mai bun pentru msurarea succesului incubatorului de afaceri. Chiar dac ntreprinderile au prsit sediul incubatorului, ele rmn parte a reelei de afaceri/tehnologice. La acest moment compania incubator ar putea dori s se extind pn la o nou reea de ntreprinderi localizate n afara sediului. Sau s se instituie ca o corporaie n industrie, sau s devin parc tiinic. Aceasta din urm poate o perspectiv realist, date ind expertiza i resursele dezvoltate pe parcursul ciclului de incubare.

Note

67

Sustenabilitatea factor critic pentru continuitatea IAS


Asigurarea sustenabilitii este unul dintre factorii critici i cei mai importani n conceptul de incubator.
Sustenabilitatea nu este numai un obiectiv n sine, ci este un indicator al msurii n care incubatorul produce afaceri de succes i le asigur stabilitatea. Sustenabilitatea poate conceput pe dou nivele: Nivelul beneciarilor, prin comercializarea i creterea incubatorului; Nivelul incubatorului, prin performan i stabilitate. Att nivelul beneciarului, ct i cel al incubatorului depinde de calitatea managerilor, infrastructur, nanare i politici. Beneciarii vor primii afectai n cazul n care incubatorul nu ar funcional. Sustenabilitatea rezidenilor va , n mare msur, inuenat de urmtorii factori: Recrutarea profesionist a antreprenorilor; Modelarea Pre-incubrii, incubrii i a post-incubrii; Conceptul incubatorului; Planul de training i procedurile individuale de dezvoltare pentru rezideni; Asistena direct ntr-o zon clar i relevant de afaceri; Planicarea pas cu pas a descreterii suportului nanciar pentru pregtirea de ieire; Sistemul de stabilire a scopurilor i monitorizarea realizrii acestora de ctre rezideni; Instrumente i sisteme pentru planicare, monitorizare i dezvoltare a beneciarilor; O platform clar de ieire; Asisten pentru promovare pe extern, marketing i reele. Pentru sustenabilitatea incubatorului, sunt importani urmtorii factori: Generarea de venituri suplimentare din nchirierea spaiilor pentru sesiuni de formare, cantine, spaiu liber etc.; Eventuale venituri din servicii furnizate beneciarilor; Introducerea unor produse sau servicii care vor aduce venituri; Elaborarea conceptului, dezvoltarea i implementarea serviciilor de internaionalizare, att a incubatorului de afaceri, ct i a beneciarilor lui, prin sprijinul oferit n vederea participrii la procesul de globalizare i atragerea potenialilor parteneri; Introducerea surselor de nanare suplimentare sau alternative program de schimbare a donatorilor; Dirijarea activitilor n concordan cu legea i cu Actul de Constituire; Acionarea n concordan cu strategiile, conceptul, cadrul, politicile, standardele i procedurile incubatorului; Acionarea n concordan cu strategiile i politicile de dezvoltare local; Operarea n concordan cu Planul de afaceri i de dezvoltare anual; Determinarea i implementarea sustenabilitii de lung durat i a planului de training de scurt/lung durat pentru incubai; Dezvoltarea culturii antreprenoriale i creterea ratei de participare a ntreprinztorilor locali, inclusiv a tinerilor, femeilor, la viaa social a incubatorului de afaceri; Promovarea dezvoltrii regionale, prin activitatea economic descentralizat i libera circulaie a afacerilor.

68

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

69

STUDIU DE CAZ 14.


Comunicarea i promovarea Incubatorului de Afaceri din Soroca
n dezvoltarea sa, Incubatorul de Afaceri din Soroca a cunoscut 2 faze, din punct de vedere al comunicrii. n prima a fost lipsa de notorietate, cnd populaia i publicul int nu cunotea ce nseamn un incubator. i a doua cnd incubatorul exist, se dezvolt i deja are un potenial enorm de a inuena viaa comunitii, de aceea are nevoie s-i extind aria de inuen i notorietatea.
n primele faze ale implementrii incubatorului, comunicarea are rolul de a informa i de a conferi credibilitate proiectului i ideii de incubator. Comunicarea va explica inteniile donatorului, va prezenta exemple de bune practici de succes din alte incubatoare i va da ct mai multe detalii despre procesul de implementare. Comunicarea la nivel local trebuie s foloseasc toate mass-media disponibile, pentru a conferi legitimitate i susinere proiectului. n Soroca exist 2 ziare locale, un post de televiziune i un post de radio. n prima perioad, la posturile de TV i radio au fost organizate emisiuni cu membrii proiectului i administraia public local. Pentru preselecia incubailor au fost folosite ziarele, n care apreau regulat anunuri n care cititorii erau informai despre posibilitatea de a deveni rezident i condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc. n fazele ulterioare din procesul de comunicare se vor face eforturi susinute de a aduce subiectul incubatoarelor de afaceri, al IMM, proiecte de asisten, dezvoltare regional etc. pe agenda media, prin evenimente, interviuri acordate i articole n mass-media local, regional i naional. Incubatorul de afaceri are un statut dublu, ceea ce i permite s se promoveze n diverse moduri. Pe de o parte, IAS este o instituie public, care prin deniie are notorietate i legitimitate, iar de cealalt, ea se dezvolt i acioneaz ca un business. Aceasta i permite s foloseasc toate mijloacele de promovare accesibile business-ului. Iar faptul c IAS a fost implementat din asistena nanciar i suportul unui donator extern, i permite s se promoveze la nivel nu numai naional, dar i internaional, ca model de succes ntr-o ar n tranziie.

a nceput, n prima faz a existenei proiectului Entranse, scopul comunicrii era, mai ales, de informare. Publicul int erau factorii de decizie din raion, antreprenorii i potenialii oameni de afaceri, comunitatea local i regional. Apoi, dup ce a fost clar c IAS este un model de succes, strategia a fost de a transmite acest mesaj i n alte comuniti, la nivelul administraiei centrale, dar i factorilor de decizie din alte raioane. Mesajul principal pe care l transmite Entranse i IAS prin comunicarea sa, este c incubatorul de afaceri este un instrument ecient de cretere economic i reducere a srciei, iar IAS este un model de succes de susinere a dezvoltrii n Moldova. Spre deosebire de alte procese, care se fac pas cu pas, comunicarea despre incubator este un proces continuu. Acesta ncepe de la anunarea primelor ntlniri cu oamenii de afaceri i nsoete toate celelalte etape.

70

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

71

Cum i cnd rezidenii prsesc incubatorul


Planicarea ieirii (numit i absolvirea incubatorului) este strict legat de sustenabilitatea rezidenilor. Se urmrete crearea confortului pentru beneciarii care prsesc incubatorul. Se va asigura o tranziie de succes de la experiena favorizat din incubator, n lumea exterioar a afacerilor. Planicarea ieirii trebuie s vizeze beneciarii care vor pleca la data expirrii perioadei de incubare, rezidenii de succes, care vor pleca nainte de data planicat, sau cei care trebuie sau vor s plece naintea perioadei planicate.

eterminarea i implementarea planului de ieire este responsabilitatea managementului incubatorului. Plecarea individual a beneciarului se va planica de ctre managementul incubatorului, de comun acord cu managementul antreprenorului. ntreprinztorii trebuie ncurajai s prseasc incubatorul n momentul care s-au dezvoltat, au intrat pe pia i s-au consolidat. Strategia de ieire din incubatorul de afaceri trebuie s includ: Denirea limitei maxime de timp privind perioada de incubare; Stabilirea ratei chiriei, dup nisarea procesului de incubare; Eliminarea subveniilor; Stimularea clienilor pentru a prsi incubatorul de afaceri; Stabilirea unor obiective de cretere economic ce trebuie atinse. Planicarea ieirii ar trebui s nceap

n momentul n care beneciarul intr n incubator. Aceasta este o parte a planului de dezvoltare i sustenabilitate a rezidentului. Planul de ieire va gata cu minim un an nainte de data ieirii, oferind timp pentru pregtirea i realizarea activitilor unei afaceri de succes. Planul de ieire al beneciarului va avea drept rezultat un plan de aciuni care va specica tranziia de la incubare la post-incubare i va conine urmtoarele: Cum se va lucra cu consumatorul ca entitate independent atunci cnd tranzitul se va ncheia? Tranziia presupune schimbri? Cum se va ncadra ntreprinderea n reeaua necesar reprezentat de incubator? Care servicii i suport furnizate de incubator vor nlocuite? Cum vor nanate?

Este deja localizat un nou sediu? Cum vor nlocuite sistemele necesare de planicare i monitorizare pentru bugetare, economie, clieni sau furnizori? Cum vor nlocuite echipamentul, comunicarea i administrarea? Este deja prezent o platform nanciar sigur? Ce planuri are compania referitor la dezvoltarea competenelor? Cum va nlocui training-urile furnizate de incubator? Activitile de marketing vor organizate separat sau vor continua s e realizate mpreun cu incubatorul? Ce tip de cooperare i-ar dori compania cu incubatorul? Este nevoie de revizuirea aspectelor legale? n cazul apariiei necesitii schimbrii contractelor, actelor legale, cum se va rezolva problema? Managementul ntreprinderii a elaborat un plan general pentru toate

72

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

detaliile care trebuie nisate nainte de ieire? Ce este prioritar? Mutarea n sine cere o serie de aciuni. Exist un plan de aciuni n acest sens? A fost elaborat un plan complementar, n eventualitatea apariiei unor probleme? Condiiile de ieire ale rezidenilor sunt, de asemenea, n arealul deciziilor managementului. Incubatorul trebuie s deneasc clar bazele pentru rezidenii care prsesc incubatorul. Cele mai importante motive pentru ieire sunt urmtoarele: Cadrul temporal al incubrii a expirat. Rezidentul trebuie s prseasc incubatorul, dup cum este planicat; Beneciarul realizeaz condiiile pentru ieire nainte de perioada planicat; Compania nu ntrunete sau nu respect o serie de condiii i este nevoit s plece; Rezidentul i schimb direcia strategic original. El nu se mai nscrie n prolul incubatorului; Managementul incubatorului trebuie s elaboreze proceduri pentru

ecare situaie. Una dintre abordrile utilizate mai des este mutarea beneciarului ntr-o arie stabilit de reea. Reeaua implic faptul c ntreprinderile post-incubate nu mai sunt localizate n incubator, dar beneciaz de anumite servicii ale acestuia. Aceste companii, pot, ca i compensaie, s ofere suport, prin experiena i competenele acumulate, noilor venii n incubator. Din motivul c compania incubator este o unitate de business independent, sustenabilitatea i condiiile de ieire sunt ariile strategice cele mai importante. Incubatorul este iniial nanat de donatori sau alte (servicii publice) surse de nanare. El are nevoie de mijloace nanciare pentru a funciona i a susine incubaii cu echipament, servicii i training. n cazul n care suportul nanciar exist de la bun nceput, incubatorul poate cere schimbarea nanrii. Rspunsul la urmtoarele ntrebri i aciuni subsecvente trebuie introduse n planul de afaceri al incubatorului: Incubatorul dispune de resurse nanciare i de un contract de susinere de lung durat? Care sunt condiiile i termenii specici? Care sunt condiiile de ieire?

Incubatorul dispune de posibiliti de schimbare a nanrii? Care sunt planurile de colaborare ulterioar? Pot oare schimbrile de acionari contribui la nanare? Care sunt planurile incubatorului pentru generare de venituri individuale? Care produse sau servicii pot oferite de ctre incubator pe pia? Incubatorul are un plan de publicitate care s-i reecte existena i sprijinul pe viitor? Incubatorul i poate extinde serviciile pentru a oferi suport nanciar IMM-urilor, creare de reele sau alte activiti similare? Poate oare cooperarea cu alte incubatoare, instituii sau parteneri similari rezulta ntr-o funcionare ecient i reducere a costurilor? Pot oare schimbrile de servicii i suport pentru beneciari s reduc din costuri? Ce posibiliti de sprijin exist din partea industriilor sau autoritilor locale? Incubatorul deine un plan de aciuni concrete pentru cazul n care pleac un contribuitor nanciar principal?

Performana unui fondator sau manager al incubatorului se msoar n raportul numrului de companii noi intrate n incubator fa de numrul de ntreprinderi de succes.

73

STUDIU DE CAZ 15.


Planicarea ieirii rezidenilor la Incubatorul de Afaceri din Soroca
Planicarea ieirii, indirect, ncepe chiar din momentul seleciei nale a incubailor. Unul din criteriile decisive la etapa respectiv este ca afacerile selectate s se dezvolte i s e protabile ntr-un timp foarte scurt. Perioada convenional de incubare este de 3 ani de la intrarea companiei n Incubator.
Fiecare companie este deosebit n felul su. Pentru unii rezideni, cei 3 ani de incubare nu sunt sucieni, iar alii sunt gata s absolveasc incubatorul chiar nainte de expirarea termenului. O companie din sfera serviciilor (de exemplu: contabilitate, arhitectur sau servicii menajere) crete i i atinge performanele trasate mai uor, iar una de producere are nevoie de un termen mai mare de incubare. Procesul de producere este mai complex, mai dicil i mai ndelungat dect procesul de creare i acordare a unui serviciu. Liliana Babr, managerul IAS. Una din companiile de succes care au absolvit Incubatorul de Afaceri din Soroca este o companie de micro-nanare SRL Priminvestnord. Dup absolvire aceasta i-a crescut numrul de locuri de munc de la 3 persoane la 8 i a nregistrat i o cretere semnicativ a cifrei de afaceri. Compania s-a pregtit de absolvire timp de 6 luni. Cea mai mare problem era necesarul de spaiu pentru deservirea clienilor si, spaiu de care incubatorul nu dispunea. La moment, compania are propriile ocii n centrul oraului, ceea ce i permite companiei s-i ating scopurile. Dei compania a absolvit incubatorul, ea beneciaz n continuare de suport din partea managementului IAS, atunci cnd are nevoie, pe diferite subiecte nanciar, legal, acces la surse externe de nanare, instruiri etc. O alt companie care a absolvit cu succes IAS, este I Burlacu Vitalie specializat n producerea mobilei din sticl, servicii n domeniul crerii i instalrii vitrinelor din sticl. ntreprinderea a activat n incubator pe parcursul a 2 ani i jumtate. Fiind rezident, antreprenorul, avnd pn la 30 de ani, a aplicat i la Programul Naional de Abilitare Economic a Tinerilor (PNAET), unde a ctigat un credit preferenial de 300 mii lei, care i-a permis mbuntirea bazei tehnico-materiale a ntreprinderii utilaj de producere a sticlei pentru ferestrele termopan. La moment, compania activeaz n spaiile de producere proprii, care au fost procurate i utilate cnd compania se aa n incubator. I Burlacu Vitalie menine legturi cu companiile rezidente ale IAS din domeniul producerii mobilei din lemn natural i din MDF.

74

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

75

Lista de vericare a activitilor


Incubatorul de afaceri. Ghid Pas cu Pas Lista de activiti
Nr. ACTIVITATE Pasul Unu Analiza pieei antreprenoriale 1.1 Identicarea companiilor de succes din zon, a produselor acestora i pieele de desfacere Identicarea industriilor tradiionale de succes din zon 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.1 Identicarea abilitilor specice a forei de munc din zon Identicarea nevoilor pieei locale i a obiceiurilor de cumprare Identicarea sectoarelor industriei viabile n zon Studierea strategiei locale/regionale de cretere Identicarea activitilor de succes ale instituiilor de suport ale IMM Identicarea schemelor nanciare poteniale pentru IMM n zon Identicarea conexiunilor dintre universitatea local sau centrele de cercetare cu antreprenoriatul Identicarea oricrei inovaii de succes n zon Identicarea unei echipe de dezvoltare locale Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA Developer IA, echipa Developer IA, echipa Proprietari IA Proprietari IA Proprietari IA, developer IA Proprietari IA, developer IA CINE? REALIZAT?

Pasul Doi Baza nanciar, proprietatea i managementul 2.2 Lucrul asupra structurii costurilor i investiiilor 2.3 Denirea clar a structurii de proprietate 2.4 Compania este incorporat 2.5 Consiliul de Management al companiei este creat 2.6 Selectarea Managerului General al companiei 3.1 3.2 Selectai echipa care va realiza preselecia candidailor

Pasul Trei Cum selectm companiile rezidente Echipa de selecie, mpreun cu Consiliul de Management al incubatoProprietari IA, developer IA rului vor elabora criteriile de selecie

76

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Nr. 3.3

ACTIVITATE Echipa de selecie va crea un formular de aplicare i de evaluare pentru proces Echipa de selecie va organiza un apel public pentru potenialii candidai ai incubatorului de afaceri

CINE? Proprietari IA, developer IA, Echipa de selecie a incubailor Proprietari IA, developer IA, Echipa de selecie a incubailor Echipa de selecie a incubailor Echipa de selecie a incubailor Proprietari IA, MG IA Proprietari IA, MG IA Proprietari IA, MG IA

REALIZAT?

3.4

3.5 Echipa evalueaz ecare formular primit la timp 3.6 Lista cu notele nale este publicat, contestrile adresate

Pasul Paru. Cum alegem cldirea incubatorului 4.1 Selectai sediul potrivit pentru incubatorul de afaceri Asigurai-v c exist resurse nanciare alternative pentru proiectul de renovare MG IA 4.5 Organizarea deschiderii ociale a incubatorului de afaceri Pasul Cinci Cadrul Legal 5.1 5.2 5.3 Contractul care reglementeaz relaiile dintre donatori sau investitor i proprietarii companiei incubatorului de afaceri este pregtit i semnat Contractul care reglementeaz relaiile dintre donatori sau investitor i proprietarii incubatorului de afaceri este pregtit i semnat Contractul care reglementeaz relaiile dintre donatori sau investitor i compania incubatorului de afaceri este pregtit i semnat Developer IA, MG IA Developer IA, MG IA Developer IA, MG IA Developer IA, MG IA Developer IA, MG IA MG IA 4.2 Determinai proiectul de renovare al sediului 4.3

4.4 Implementarea i plata lucrrilor de renovare

Contractul care reglementeaz relaiile dintre donatori sau investi5.4 tor i managerul general al incubatorului de afaceri este pregtit i semnat 5.5 Contractul care reglementeaz relaiile dintre beneciari i incubatorul de afaceri este pregtit i semnat

77

Nr. 5.6

ACTIVITATE Contractul care reglementeaz cumprarea echipamentului pentru incubatorul de afaceri i beneciari este pregtit i semnat

CINE? Developer IA, MG IA

REALIZAT?

Un set de acorduri operaionale pe care incubatorul de afaceri le ncheie cu angajaii, contracte care stipuleaz securitatea cldirii, con5.7 tracte pe alte tipuri de servicii, cum ar contabilitate i audit, trainingul antreprenorilor sunt pregtite i semnate Pasul ase Planul operaional al incubatorului 6.1 Elaborarea propriului plan operaional

MG IA

MG IA

Planul operaional denete clar relaiile dintre compania incubator i beneciari, n special n ceea ce privete msurarea performanelor 6.2 afacerilor candidailor, oferirea de sprijin pentru dezvoltarea afacerii ecrui incubat, planul de ieire pentru ecare incubat i sistemul de raportare 6.3 Planul operaional acoper venituri suplimentare ale incubatorului de afaceri, astfel nct acesta s devin sustenabil Recrutai angajaii companiei incubator de afaceri Selecia nal a candidailor Pasul Opt Lansarea Incubatorului 8.1 Beneciarul i mut afacerea n spaiul acordat de incubator

MG IA

MG IA

Pasul apte Recrutarea angajailor i selecia nal a rezidenilor 7.1 7.2 IA MG Consiliul de Management IA MG IA MG IA MG IA MG IA MG IA MG

8.2 Organizarea logisticii pentru rezideni 8.3 Programeaz ntruniri ordinare cu rezidenii 8.4 Organizarea utilajului de producie 8.5 Analiza utilajului de producie din punct de vedere al proteciei mediului 8.6 ncepe procesul de training antreprenorial

Creai i utilizai propria list de verificare. O gaur n activitatea de pregtire poate s aib efect de bumerang la o etap ulterioar.

78

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Note

79

Cronologia Incubatorului

Pai n organizarea unui incubator Analiza pieei antreprenoriale Baza nanciar, proprietatea i managementul, inclusiv selecia Managerului General Selectarea companiilor rezidente Alegem cldirea incubatorului, inclusiv renovarea Cadrul legal Planul operaional al incubatorului Recrutarea angajailor i selecia nal a rezidenilor Lansarea Incubatorului

Startul planicrii <-------------> Pornirea incubatorului

Note

80

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

81

Monitorizarea i evaluarea performanelor incubatorului de afaceri


Sistemul de evaluare al incubatorului
Pe lng sustenabilitate, este foarte important s se discute despre evaluarea performanei incubatorului i a sistemului de monitorizare, despre paii de implementare a acestuia i despre utilizarea rezultatelor monitorizrii. Evaluarea i raportarea sunt un pas important pentru a furniza informaii cantitative i calitative despre performana indicatorului ntr-o perioad dat. Evaluarea i raportarea va lua n calcul performanele culturale, economice, sociale i tehnologice ale incubatorului n regiunea n care funcioneaz.

onform Raportului Final al Comisiei Europene Benchmarking of Business Incubators (2002), performana incubatoarelor de afaceri trebuie evaluat, n primul rnd, n baza rezultatelor obinute. De exemplu, impactul acestora asupra afacerilor, dezvoltarea economic regional i alte prioriti. O lecie important de reinut este c evaluarea incubatorului poate realizat doar prin obinerea informaiilor de la companii. Feedback-ul de la companii este foarte important pentru creterea calitii i diversicarea serviciilor n incubator.

trebuie s ia n consideraie dezvoltarea ecrui segment de afaceri al incubatorului i particularitile regionale. Este de preferat sistemul de evaluare a performanelor care adun i analizeaz att date cantitative, ct i calitative. De cealalt parte, ar trebui evitat un sistem care ia n calcul doar raportul succes/eec sau ntrebri negative/armative. Un sistem de evaluare a performanelor continuu va permite identicarea punctelor slabe ale procesului de incubare. Acesta este un beneciu important, pentru c identicarea i predicia decienelor n timp util poate preveni posibile pierderi. Un astfel de sistem trebuie s e util pentru coordonatorul de program, pentru grupul de management i pentru partenerii care ofer suport incubatorului.

n sistemul de evaluare este important s e elaborate criterii de evaluare. Criteriile structurate pot permite ageniilor alocarea de stimulri. De asemenea, criteriile structurate pot ajuta donatorii non-guvernamentali s evalueze eciena nanrii acordate incubatorului de afaceri. Lipsa criteriilor structurate poate conduce la reducerea stimulrilor. Sau la reducerea suportului nanciar din partea structurilor nonguvernamentale. Sistemul de evaluare a performanelor trebuie s includ i indicatori de performan. Indicatorii de performan sunt instrumente pentru planicare i control/luare de decizii. De aceea ar trebui s e simplu s-i aplicai. Msurnd performana activitilor incubatorului, sistemul de evaluare poate util la luarea decizii de continuare, ntrerupere sau modicare a activitilor incubatorului.

Elemente cheie
Elementul cheie este dezvoltarea i adoptarea unui sistem de evaluare a performanelor incubatorului. Sistemul de evaluare a performanelor

82

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

La modul general, un sistem de evaluare include civa pai importani ai activitii incubatorului care trebuie evaluai: Identicarea prilor interesate/ a partenerilor relevani care doresc s e anunai despre rezultatele evalurii; Identicarea beneciilor majore scontate de parteneri /pri interesate; Denirea indicatorilor care se refer la beneciile scontate de parteneri / pri interesate; Denirea indicatorilor care se refer la nevoile incubatorului; Elaborarea i adoptarea indicatorilor i a scopurilor acestora; Elaborarea unui sistem clar de colectare a informaiilor pentru indicatori; Pregtirea unui raport pe ase luni a rezultatelor documentate; Dezvoltarea i implementarea unui Plan de Aciuni de mbuntire/Corectiv pentru perioada urmtoare.

Note

83

Indicatorii de impact ai Incubatorului de Afaceri din Soroca 2010-2012


Indicatorii de business Total venit de la companiile rezidente Perioada medie de reziden Numrul de angajai Cantitate de locuri de munc calicate generate Numrul de produse generate Salarii pltite Numrul sesiunilor de training Taxe scale pltite Indexul costurilor operaionale ale companiilor Rata de cretere a companiilor Procentajul de ocupare Procentajul de non-pli Cifra de afaceri total Numrul de angajai Cantitate de locuri de munc calicate generate Numrul de produse generate Investiii / numr de companii Impactul modernizrii asupra companiilor Costuri operaionale ale incubatorului/ locuri de munc i companii create, etc. Satisfacia echipei de incubare Costurile totale acoperite de incubator Uniti Indicatorii perioadei de reziden mii mdl Luni Locuri de munc Locuri de munc Uniti mii mdl Zile mii mdl % % % % mii mdl Locuri de munc Locuri de munc uniti mii mdl mii mdl 4075 11,7 99 18 23 1558 356 975 17,3 73 50,1 6808 10,5 119 8 24 2478 608 1372 62,1 67 86,7 92,5 7857 19,7 137 10 28 3269 648 1810 75 15,4 95 94 8750 37 8 9 875 650 2010 2011 2012

Indicatorii pentru companiile absolvente 7 4 2 190 81

Indicatorii managementului incubatorului Euro/ loc de munc % 717,73 ok 82,7 540,91 ok 37,9 282,60 ok 31,5

Implementarea sistemului de evaluare a performanelor incubatorului va conduce la creterea ecacitii n luarea deciziilor sau coordonarea grupului de management al incubatorului. Va permite, de asemenea, eliminarea decienelor i evitarea pierderilor dintre incubator i diferii parteneri. Partea responsabil va o echip de profesioniti cu capacitatea i autonomia de a lua decizii strategice bazate pe rezultatele sistemului de evaluare.

84

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Raportarea i obligaiile contractuale


Chiar dac incubatorul de afaceri este deinut i administrat local, donatorul trebuie s aib posibiliti extinse de a inuena strategiile, de a dirija aciunile practice i de funcionare la nivelul Consiliului de Management, prin Directorul General.
Printr-un contract, trebuie s e stabilit clar c incubatorul de afaceri este condus n concordan cu obiectivele programului i cadrul de guvernare, standarde i proceduri convenite. C leadership-ul este responsabil s respecte toi paii i s acioneze n permanen n favoarea dezvoltrii unui incubator de afaceri sustenabil pe termen lung. De exemplu, n contractul ncheiat ntre compania incubator i beneciari poate specicat c liderul responsabil este obligat s lucreze asupra dezvoltrii beneciarilor prin oferirea de suport practic n afaceri. Din punct de vedere practic i operaional managementul incubatorului va ntreprinde urmtoarele aciuni: Va trimite donatorului sau iniiatorului, pentru aprobare, un plan de aciuni anual i propunerile pentru mijloace nanciare bugetul anual necesar pentru asigurarea condiiilor de succes a operaiunilor; La ase luni de la deschiderea incubatorului i nceputul operaiunilor, se trimite donatorului sau iniiatorului primul plan anual de afaceri elaborat pentru realizarea obiectivelor; Pentru a monitoriza afacerea nou, n primele 6 luni se vor trimite rapoarte de activitate a incubatorului i a companiilor rezidente, o dat la dou luni. Dup ase luni, rapoartele scrise vor trimise o dat la trei luni; Rapoartele se vor elabora n funcie de cererile i instruciunile donatorilor; S acioneze i s ia decizii pentru a permite ecrui beneciar s-i conduc afacerea independent i s prseasc incubatorul ct mai repede cu putin; ncheierea contractelor ntre incubator i incubai, precum i clauzele acestora vor clare tuturor angajailor, pentru a asigura monitorizarea conceptului incubatorului;

Note

85

Planicare i Follow-up
ntrunirile ordinare vor organizate cu participarea managementului incubatorului i a prilor interesate/ acionarilor. Principalele probleme discutate vor :
Rezultate lunare ale companiei incubator; Aciuni beneciari performane lunare; Training, dezvoltare incubai; Promovri. Rezultatele i progresul ecrei companii incubate vor revizuite o dat la trei luni. Lucrurile care trebuie dezvoltate i stabilite de compania incubator n faza incipient includ: Planul anual de aciuni i afaceri ale dezvoltrii i activitilor strategice; Propunerea de mijloace nanciare bugetul anual; Planul anual de promovare al incubatorului; Planul de training de scurt/lung durat i planul de lung durat de asigurare a sustenabilitii beneciarilor; Instrumente de planicare, monitorizare i dezvoltare a rezidenilor; Sistemul de msurare al performanelor rezidenilor incubatorului; Planurile de Ieire i Dezvoltare ale rezidenilor, n scopul realizrii obiectivului de creare a unui incubator sustenabil pe termen lung. Cu ajutorul celor menionate, chiar dac la o faz incipient de via a incubatorului, se poate avea o perspectiv asupra modului n care incubatorul este condus i monitorizat. Unele dintre sistemele de monitorizare vor deja elaborate, altele vor urma. Este nevoie ca managementul i proprietarii s accepte c, pe lng importana sistemelor de planicare, a nva prin a face, experiena practic i leciile nvate se pot dovedi la fel de importante. Urmtorul nivel de servicii este un program de incubare proiectat ca s mbunteasc probabilitatea de succes i s dezvolte rata de cretere a unei companii noi. n programul de incubare exist elemente formale i informale. Aspectele informale sunt prezente organic, odat cu facilitarea relaiilor de ctre angajaii responsabili de administrare. Este un beneciu real s ai oameni detepi, adunai n acelai loc. Un rezultat natural al acestui lucru este c se vor ntmpla lucruri bune. Dac vei investi n relaiile

Leadership-ul i dezvoltarea general necesit planificare - implementare secvenial - follow-up posibile ajustri - raportare.

86

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

bune dintre angajai, vei ncuraja transferul informal de bune practici. Un alt element al programului de incubare este un program formalizat de transfer al cunotinelor i bunelor practici. Este un program structurat, cu experi, traineri i expertiz n domeniul tehnologiilor. Programul structurat de incubare este un subiect aparte i trebuie s e adaptat unei tehnologii specice i a verticalelor de pia spre care tinde un beneciar. Un alt element important este facilitarea de ctre angajaii incubatorului, att a aspectelor formale, ct i a celor informale ale programului de incubare. Comunitatea cere o atenie constant i facilitarea trebuie meninut i ncurajat. Un aspect important al oricrui program de incubare care are oameni este ncurajarea nvrii

reciproce, a antreprenoriatului n comun i a ncrederii. Accesul la reelele naionale i internaionale reprezint unul dintre factorii de succes ai echipei manageriale i anume accesul nediscriminatoriu al tuturor clienilor la resursele externe. Echipa managerial joac un rol vital n ltrarea acestor surse i n controlul calitii acestora. Cele mai bune procese de incubare creeaz pentru potenialii clieni posibiliti de accesare a surselor de nanare, pentru a-i sprijini pe acetia pe parcursul procesului investiional. Managementul incubatorului trebuie s acioneze ca un instrument de acces la noi tehnologii, ajutndu-i propriii clieni s devin mai inovativi, s-i accelereze dezvoltarea propriei afaceri.

Note

87

Extindere i Networking
Cu toate c incubatorul de afaceri este ninat ca o unitate independent, cu propriile scopuri de afaceri, iniiatorii pot avea obiective pe termen lung, care intesc mai departe de premizele iniiale i planurile de dezvoltare ale antreprenorilor. Aceste obiective pot include:
Utilizarea incubatorului de afaceri iniial ca pe un prototip pentru ninarea altor incubatoare ntr-o arie geograc anumit. Prin crearea unei reele se pot re-utiliza experienele i cunotinele i economisi din costurile viitoarelor incubatoare; Dac incubatorul de afaceri este proiectat pe un concept potrivit, acest concept i practicile bune poate utilizat ca baz pentru ninarea altor tipuri de incubatoare. Este posibil, de exemplu, utilizarea unui concept de incubator de producie pentru incubatoare tehnologice sau de servicii, care vor deservi alte piee i vor avea alte scopuri; Incubatorul poate proiectat nu numai pentru a face posibil crearea companiilor noi, ci i pentru a presta servicii de internaionalizare pentru ntreprinderile cu potenial de export sau substituire de import. n aceste cazuri, acestea vor servi strategiilor i scopurilor naionale; Regiunile pot dori s utilizeze incubatoarele ca surse de atragere a investiiilor ulterioare. n acest caz, ele vor dependente de demonstrarea creterii i expansiunii incubatorului. De aici pot crete cerinele i expectanele incubatorului privind extinderea sediului i a funcionalitii, inclusiv prin crearea unei reele asociate de incubatoare. Acestea vor primi diferite tipuri de servicii i de suport; Incubatorul de afaceri poate folosit ca diseminator pentru servicii adiionale de marketing pentru pia, cum ar centre de informare n business, consultan tehnologic, consultan de marketing sau chiar Parcuri de afaceri; Compania incubator poate utilizat pentru extinderea ntr-un parc industrial sau tiinic. n acest caz, infrastructura incubatorului, competena, conceptul i cele mai bune practici vor folosite n lrgirea sistemului de operare al incubatorului; Pentru a de succes, incubatorul trebuie s menin un mediu nalt de ncredere. Iat de ce, trebuie asigurat un nivel nalt de transparen n activitile incubatorului. O strategie de expansiune a incubatorului este legat de mutarea grupului de management, a sistemelor i, parial, a echipamentului administrativ ntr-un nou sediu, pentru recrutarea altor beneciari. Rezidenii existeni vor rmne n locaia veche, cu utilajul necesar. Aceasta poate o abordare de reducere a costurilor.

Note

88

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Concluzii i recomandri
Experiena din ultimii 25 de ani arat c industria incubatoarelor de afaceri este un contribuitor mic, dar important al programelor naionale pentru stimularea antreprenoriatului i crearea ntreprinderilor mici. Totodat, pe lng consensul strategic regional, programele de incubare ale afacerilor au nevoie de suportul centralizat sau guvernamental. Succesul unui incubator de afaceri depinde de capacitatea managementului i de ateptrile realiste fa de scopuri, resurse i provocri.
Economiile de pia, ca i cele n tranziie, utilizeaz tradiional incubatoarele drept catalizatori n stimularea proceselor industriale. Exist sperana c noile experiene vor mprtite prin ghiduri pas cu pas adiionale. Sau cele mai bune practici vor publicate, permind ca rata de succes a incubatoarelor s creasc. Odat stabilite obiectivele de politici ale incubatoarelor, este important s se aplice un sistem de monitorizare i evaluare bun. Astfel, va exista sigurana c aceste faciliti relativ scumpe produc rezultate care justic suportul acordat, n comparaie cu alte metode de suport ale IMM. Sistemele ar trebui nu numai s fac posibil analiza cost-beneciu, dar i s permit identicarea i diseminarea celor mai bune practici n reeaua de incubatoare de afaceri, s identice barierele neateptate, pentru a le nltura cu succes, pentru a atinge obiectivele stabilite. Dei se pot observa asemnri ntre elementele de baz ale sistemului de incubare, este o mare diferen ntre modul de implementare a secvenelor de incubare. Aceast diversitate este dat de specicul regional i de scopurile incubatorului, pe lng ali factori. Pe lng elementele menionate, consilierea i monitorizarea companiilor incubate sunt factori care pot contribui la succesul beneciarilor. Dar acesta depinde i de calitatea proceselor numite mai sus. Chiar dac procesul de selecie nu a fost foarte bun (dei este i el foarte important), consultarea permanent a companiilor incubate permite ca problemele s e identicate i soluionate imediat cum apar. Un coaching ecient permite incubatorului s identice serviciile de care au nevoie companiile. n rezultat, incubatorul i poate planica consultana, trainingul, mentoringul i alte servicii pe care le va oferi companiilor. Similar coachingului, evaluarea performanelor incubatorului este un element critic pentru succesul acestuia. Cu un sistem ecient de evaluare, incubatorul poate continua s-i mbunteasc procesele. S ating i mai bine ateptrile tuturor actorilor participani la proces. Chiar dac Ghidul Pas cu Pas a fost creat n baza experienelor practice cu incubatoarele de afaceri, acesta nu este model strict. Acesta nu poate nlocui cunotinele acumulate prin participarea zilnic la procesul de design i implementare. Ghidul este un document de referin pentru lista de vericare i practici bune.

Cnd incubatorul este creat i funcioneaz, ce vrei s faci cu el mai departe?

89

Anexa 1. Termeni utilizai n activitatea incubatorului


Termen
Birouri Administrative Consiliul Consultativ i/sau Managerial

Deniie
Spaiu n incubator, amenajat pentru ocii i alte necesiti pentru managerul programului de incubare sau pentru personal. Acest spaiu nu este arendabil de ctre rezideni. Un grup de business lideri, profesioniti, pri interesate, i/sau specialiti care ofer, n mod regulat, sfaturi competente i de orientare pentru echipa de management a programului de incubare. Acest grup poate s ofere sfaturi i rezidenilor. Dac consiliul este unul reglementat, atunci acesta are i responsabiliti duciare pentru programul de incubare. Grupuri de persoane de nalt-net-valoare care investesc bani n afaceri noi cu potenial nalt, n schimbul unei poziii de proprietate de capital n cadrul companiei. Ei deseori ofer investiii mai mici i o nanare mai timpurie dect capitalitii de risc. Investitorii-angel obin un randament al investiiilor lor atunci cnd companiile n care ei au investit experimenteaz evenimentul lichiditii; sunt achiziionate, fuzioneaz sau au un IPO de succes (oferta public iniial de stoc); sau sunt cumprate de ctre investitorii later-stage. Grupuri interconectate de persoane de nalt-net-valoare care sunt acreditai drept investitori-angel. Uneori aceste persoane se asociaz n vederea unei investiii colective ntr-o afacere startup cu potenial nalt. Investiiile angel sunt, n general, mai mici i se realizeaz la o etap mai timpurie dect investiiile cu capital de risc. Programe elaborate pentru a accelera dezvoltarea de succes a companiilor antreprenoriale printr-o mulime de resurse de asisten i servicii, dezvoltate i orchestrate de managementul programului de incubare i oferite att n incubator, ct i prin reeaua sa de contacte. Scopul principal al unui program de incubare este producerea companiilor de succes care vor prsi programul nanciar viabile i independente. Esenial n denirea unui program de incubare este asigurarea cu consiliere managerial, asisten tehnic i consultan, adaptat la companiile n cretere. Incubatoarele de obicei ofer clienilor posibilitatea de arendare a spaiului i chirii exibile, echipament i servicii de afaceri, servicii de asisten psihologic i sprijin n obinerea nanrii necesare pentru creterea companiei.

Investitori-Angel

Reele-Angel

Programe de Incubare a Afacerilor

90

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

Termen
Facilitatea Incubatorului de Afaceri

Deniie
Spaiu sau cldire destinat pentru gzduirea serviciilor programului de business incubare, a managementului incubatorului i a companiilor clieni-ancor i clieni-rezideni. Programul de incubare a afacerilor" i incubatorul de afaceri" sunt deseori folosite ca sinonime. Cu toate acestea, echipa de cercetare a acestui proiect a denit incubatorul de afaceri drept o facilitate multitenant, cu management la faa locului, care dirijeaz programul de incubare a afacerilor, aa cum l-am denit mai sus. Consultani profesioniti de asisten n afaceri, care mbuntesc abilitile personalului din programul de incubare. Aceste persoane cu expertiz n domenii specice, cum ar marketing, nane, planicare de afaceri, achiziii i legea brevetelor deseori ofer servicii gratuite sau low-cost. mpreun cu personalul incubatorului, aceste persoane furnizeaz servicii cu valoare adugat care reprezint nucleul unei incubri de afaceri eciente. Aceste persoane pot incluse i n categoria furnizorilor de servicii dinafar". Aceasta nseamn c ei sunt profesioniti asigurai de programul de incubare, dar nu sunt remunerai ca i personalul programului. Participani n programele de incubare care beneciaz de servicii de incubare de la personalul programului i de la reeaua de furnizori de servicii a programului. Exist clieni rezideni i clieni aliai (non-rezideni). Orice benecii care revin unui sponsor al incubatorului sau unui susintor, inclusiv reutilizarea unei faciliti abandonate, iniierea de stagii pentru studeni, accesul la programele de creditare garantate SBA, oportuniti comune de cercetare, etc. Care dispune de o varietate de surse de venit de ncredere, astfel nct dac o surs de nanare este sistat, programul de incubare rmne complet funcional. Clieni care prsesc programul de incubare dup ndeplinirea unui set de obiective de referin. Criteriile de ieire/absolvire sunt adesea parte a contractului de leasing al clientului sau contract de serviciu, care se aplic att pentru companiile clieni rezidente, ct i pentru cele aliate. Companiile care prsesc incubatorul, dar care nu corespund obiectivelor de referin prevzute, nu sunt considerate companii absolvente. Directorul executiv care conduce operaiile programului de incubare. Majoritatea managerilor raporteaz directorului executiv al organizaiei care sponsorizeaz programul, rectorului universitii sau decanului, sau consiliului de directori care conduce programul. Unii manageri ai programului de incubare dein titluri alternative, cum ar titlul de preedinte, CEO sau de director executiv.

Furnizori de servicii de afaceri

Companii Client Benecii Complementare Financiar Sustenabil

Companii Absolvente

Managerul Programului de Incubare

91

Termen
Spaiu arendabil Mentori Totalitatea investiiilor de capital n numerar Tipuri de incubatoare

Deniie
Totalitatea spaiului din facilitatea incubatorului, care este prevzut pentru arend, att pentru beneciarii ancor, ct i pentru clienii rezideni (exclude birourile administrative i spaiul comun, de exemplu). Acest termen este uneori folosit cu acelai sens ca i termenul spaiul net arendabil". Experi din industrie i furnizori de servicii de afaceri care ofer consiliere clienilor incubatorului. Un mentor asigur imperativul experienei pe termen lung, probabil prin dezvoltarea treptat, pe etape, a companiei. Suma tuturor veniturilor n numerar a unei companii, provenit din oferirea de stoc, garanii, sau alte instrumente de proprietate. Capitalul propriu de numerar nu include dreptul de proprietate care este dependent de capitalul-sweat (lucrul n sau pentru o companie n schimbul unui interes de proprietate). Specializarea industrial de ansamblu a unui program de incubare care indic aria de maxim interes a programului. n acest studiu, identicm urmtoarele tipuri principale: de fabricaie, de uz mixt, tehnologic i de servicii. Persoane sau grupuri care ofer lichiditi afacerilor noi cu potenial de cretere, n schimbul unor aciuni n companie. Investitorii caut ntotdeauna o strategie de ieire prin care investitorul i recupereaz investiiile iniiale, cum ar fuzionarea sau scoaterea stocului companiei la vnzare pe pieele bursiere publice. n general, investitorii cu capital de risc profesioniti gestioneaz i investesc sume mari, care nu le aparin, printr-o entitate gestionat n mod profesionist, numit parteneriat cu rspundere limitat. Este folosit cu sens similar cu termenul clieni aliai" pentru clienii care nu sunt rezideni ntr-un incubator. Cu toate acestea, el poate desemna i clienii situai la o anumit distan de managementul programului de incubare, atunci cnd programul nu ofer un spaiu multitenant, dar mai ales clienii deservii prin intermediul calculatorului i a programelor Web, care pun n legtur unele cu altele reele sociale i alte resurse pentru scopul deservirii companiilor; clieni care nu pot gzduii n locaia central. Persoane care lucreaz pentru programul de incubare, dar nu sunt pltite pentru aceasta. Oricine care doneaz timp i presteaz servicii, fr a remunerat nanciar, este voluntar. Clieni care nu mai sunt parte a programului de incubare. Ei nu au ndeplinit criteriile de absolvire i nu au parcurs etapele necesare dezvoltrii unei afaceri.

Investitori cu capital de risc

Clieni virtuali

Voluntari Rezideni neabsolveni

92

Ghidul Pas cu Pas pentru Crearea Incubatoarelor Regionale de Afaceri

ENTRANSe
mun. Chiinu, Republica Moldova bd. tefan cel Mare i Sfnt, 180, ociile 907 i 910. tel. +373 (0 22) 23-37-33 / 83-83-45 tel./fax: + 373 (0 22) 83-83-44 info@entranse.md www.entranse.md/ro Incubatorul de Afaceri din Soroca Soroca, Republica Moldova str. Mihail Koglniceanu, 9 tel./fax +373 (230) 20406 liliana@entranse.md

Publicaie creat de Proiectul ENTRANSE, cu suportul nanciar al Bncii Mondiale, n cadrul proiectului infoDev Consolidarea ntreprinderilor inovatoare n faz incipient, prin creterea capacitilor Incubatoarelor de Afaceri existente n Moldova