Filtrarea datelor

CAPITOLUL 10

FILTRAREA DATELOR

10.1. Filtrarea datelor dintr-o list!

Filtrarea datelor dintr-o list[ este o opera\ie prin care sunt afi=ate doar acele ]nregistr[ri
din list[ care corespund unor criterii specificate =i ascunderea celorlalte ]nregistr[ri care nu
mai sunt afi=ate. }n Excel exist[ dou[ metode de filtrare: comanda Auto Filter pentru a
efectua o filtrare rapid[ a datelor din list[ =i comanda Advenced Filter pentru a filtra pe baza
unor criterii suplimentare.

10.2. Utilizarea comenzii Auto Filter

Comanda Auto Filter ofer[ o putere deosebit[ de gestionare a listelor. Informa\iile care
nu trebuie vizualizate sau tip[rite pot fi filtrate rapid doar aplic`nd clicuri. Liniile de date
(]nregistr[rile) care nu ]ndeplinesc criteriile specificate sunt ascunse. Din aceast[ cauz[ atunci
c`nd se face o filtrare numerele de linie apar pe s[rite =i sunt afi=ate cu culoare albastr[.
Pentru a filtra o list[ cu comanda Auto Filter se execut[ urm[torii pa=i:
1. Se selecteaz[ o celul[ din lista ce trebuie filtrat[.
2. Din meniul Data se aplic[ comenziile Filter, Auto Filter.
Excel va insera s[ge\i de derulare ]n dreptul fiec[rei celule din capul de tabel.
3. Se aplic[ un clic pe s[geata de derulare din coloana ]n care se va introduce criteriul. Se
selecteaz[ criteriul pentru coloana respectiv[. Sunt posibile urm[toarele op\iuni:
All Permite afi=area tuturor ]nregistr[rilor cu acest c`mp.
(Top 10) Permite selectarea unui subset de ]nregistr[ri pornind de sus sau de jos
]ntr-o list[. Se poate specifica fie num[rul de elemente, fie procentul de
elemente ce vor fi filtrate. La selectarea acestei op\iuni apare caseta de
dialog Top 10 Autofilter (figura 10.1).



Figura 10.1 caseta de dialog Top 10 Autofilter

Din prima list[ derulant[ se selecteaz[ Top /Bottom, ]n func\ie de
direc\ia ]n care se va face filtrarea de sus (Top) sau de jos (Bottom).
}n a doua list[ derulant[ se introduce sau se selecteaz[ un num[r care
indic[ c`te ]nregistr[ri (dac[ ]n a treia list[ derulant[este selectat[
op\iunea Items) sau ce procent din num[rul total de ]nregistr[ri (dac[
]n a treia list[ derulant[ este selectat[ op\iunea Percent) vor rezulta
din filtrare.
Custom Permite crearea unor criterii definite cu condi\ii =i/sau. La selectarea
acestei op\iuni apare caseta de dialog Custom AutoFilter (figura
10.2).
Modelarea deciziilor utiliznd foile de calcul


Figura 10.2 caseta de dialog Custom AutoFilter

Pentru a introduce criterii comparative se selecteaz[ un operator din
prima list[ derulant[, apoi se introduce o valoare ]n caseta al[turat[.
Dac[ exist[ un al doilea criteriu se selecteaz[ una din op\iunile AND
(=i) sau OR (sau) =i se introduce ]n mod similar al doilea criteriu.
Blanks Afi=eaz[ toate ]nregistr[rile cu spa\ii ]n acest c`mp.
Non Blanks Afi=eaz[ toate ]nregistr[rile care nu con\in spa\ii ]n acest c`mp
(]nregistr[ri ce con\in date).
}n plus apare o list[ cu toate valorile distincte din coloana curent[. La selectarea acestor
valori vor fi afi=ate doar ]nregistr[rile care au exact aceast[ valoare ]n c`mpul
specificat. Numele coloanelor dup[ care s-a f[cut filtrarea apar cu albastru.
4. Se aplic[ pa=ii 1-3 pentru a filtra datele =i ]n func\ie de alte criterii. Pe m[sur[ ce se
selecteaz[ mai multe criterii ele sunt combinate =i cu criteriile anterioare. Pentru ca o
]nregistrare s[ fie afi=at[ ea trebuie s[ ]ndeplineasc[ criteriile pentru toate c`mpurile.

Dac[ trebuie anulat rezultatul filtr[rii dup[ un anumit c`mp se selecteaz[ s[geata de
derulare pentru acel c`mp =i se selecteaz[ op\iunea All. Pentru a afi=a toate ]nregistr[rile =i a
]nl[tura criteriile din toate c`mpurile se aplic[ comanda Data, Filter, Show All. Atunci c`nd
comanda AutoFilter este activ[, ]n meniu, ]n dreptul comenzii apare un marcaj de validare.
Pentru a dezactiva aceast[ facilitate se aplic[ din nou comanda Data, Filter, AutoFilter.

10.3. Aplica"ie

Foaia de calcul urm[toare (figura 10.3) con\ine o list[ cu facturile emise de o firm[.
Pentru fiecare factur[ sunt specificate urm[toarele date:
codul facturii
data emiterii facturii
numele distribuitorului
numele clientului
produs v`ndut
pre\ul unitar
cantitatea v`ndut[
valoarea total[ (pre\ul unitar*cantitatea v`ndut[).

Pentru a calcula valoarea total[ se introduce ]n celula H2 formula =F2*G2. Aceast[
formul[ se va copia pe coloan[.
1. Se selecteaz[ o celul[ din list[.
Filtrarea datelor


Figura 10.3

2. Din meniul Data se aplic[ comanda Filter, Autofilter. }n dreptul fiec[rei celule
din capul de tabel se insereaz[ o s[geat[ de derulare.

Prin filtrare se poate r[spunde la ]ntreb[ri de genul: S[ se vizualizeze toate comenzile
livrate de Popescu.
Pentru aceasta se aplic[ un clic pe s[geata de derulare din coloana Distribuitor =i se
selecteaz[ din lista afi=at[ Popescu.
Dac[ trebuie vizualizate toate comenzile livrate de Popescu cu valoare mai mare de
500000 lei se mai face o filtrare dup[ c`mpul Total. Se aplic[ un clic pe s[geata de derulare
din coloana Total =i se selecteaz[ op\iunea Custom. Din lista de operatori se selecteaz[
operatorul >, iar ]n caseta al[turat[ se introduce valoarea 500000. Se selecteaz[ butonul OK.

10.4. Utilizarea comenzii Advanced Filter

O alt[ metod[ de filtrare este folosirea comenzii Advanced Filter. Cu aceast[
comand[ se pot efectua opera\ii de filtrare bazate pe criterii complexe. Pentru folosirea
comenzii trebuie creat un domeniu de criterii. Domeniul de criterii specific[ condi\iile pe care
datele filtrate trebuie s[ le ]ndeplineasc[. Prima linie din domeniul de criterii con\ine numele
c`mpurilor pentru care se vor specifica criterii. Numele c`mpurilor trebuie scrise exact la fel
ca numele c`mpurilor din list[. }n liniile imediat urm[toare, sub numele c`mpurilor, se
introduc criteriile pentru c`mpurile respective. Domeniul de criterii se va termina cu o linie
goal[. Criteriile care sunt pe aceea=i linie ]n domeniul de criterii vor trebui s[ fie ]ndeplinite
simultan. }ntre criteriile care se g[sesc pe linii diferite aplic[ o rela\ie de tip SAU.
Dup[ preg[tirea domeniului de criterii se execut[ urm[torii pa=i:
1. Se selecteaz[ domeniul de celule care con\ine lista
2. Se aplic[ comanda Data, Filter, Advanced Filter. Pe ecran apare caseta de dialog
Advanced Filter (figura 12.4):
3. Dac[ lista filtrat[ va fi afi=at[ ]n acela=i loc ca =i lista ini\ial[ se selecteaz[ op\iunea Filter
the List, in place. Dac[ datele trebuie plasate ]ntr-o alt[ zon[ a foii de calcul pentru a fi
prelucrate ulterior se selecteaz[ op\iunea Copy To Another Location. }n acest caz ]n
caseta Copy To se specific[ domeniul de celule ce va con\ine lista, dac[ acesta nu a
ap[rut automat.
4. }n caseta List Rangese introduce domeniul de celule care con\ine lista, dac[ acesta nu a
ap[rut automat.

Modelarea deciziilor utiliznd foile de calcul


Figura 12.4 caseta de dialog Advanced Filter

5. }n caseta Criteria Range se introduce domeniul de celule care con\ine domeniul de
criterii.
6. Dac[ prin filtrare trebuie ]nl[turate ]nregistr[rile duble se marcheaz[ op\iunea Unique
Records Only.
7. Se selecteaz[ butonul OK.

10.5. Aplica"ie

}n exemplul din aplica\ia precedent[ s[ se realizeze o filtrare astfel ]nc`t s[ fie
vizualizate doar comenzile ]n valoare de 500.000 de lei livrate de Popescu folosind comanda
Advanced Filter.


Figura 12.5

La sf`r=itul listei (figura 12.5) se las[ o linie liber[ =i se introduce domeniul de
criterii. Se vor introduce ]n foaia de calcul urm[toarele informa\ii:
}n A10 Distribuitor
}n B10 Val. Totala
}n A11 Popescu
}n B11 >500000

Rezolvare:
1. Se selecteaz[ domeniul de celule care con\ine lista A1:H8.
2. Se aplic[ comanda Data, Filter, Advanced Filter.
3. Caseta de dialog Advanced Filter se completeaz[ ]n modul urm[tor:
se selecteaz[ op\iunea Filter the List, in place
List Range A1:H8
Criteria Range A10:B11
se demarcheaz[ op\iunea Unique Records Only.
4. Se selecteaz[ butonul OK.