CUPRINS

AUDITUL PERFORMANEI, ELEMENT ESENIAL AL PERFECIONRII MANAGEMENTULUI ORGANIZAIILOR SECTORULUI PUBLIC

Prof. univ. dr. Eugeniu urlea - Academia de Studii Economice Bucureti, e-mail: aura_ase@yahoo.com Rezumat: In the middle of the globalization process, the performance of the companies in the public sector becomes more and more interesting. In this context, internal auditing is an instrument of raising performance, of detecting the main risk at which companies are vulnerable, trying to permanently respond to the necessities that always change. What is in fact a performance audit? It is a type of internal audit aimed at examining to what extent the criteria established for implementing the objectives and tasks of the organization are correct for evaluating the results, and none the less, for establishing if the results coincide with the objectives. Este necesar efectuarea unui audit al performanei n organizaiile sectorului public? Cu siguran da, ndeosebi n plin proces de globalizare, cnd performana organizaiilor din sectorul public suscit un interes tot mai mare, iar preocuparea pentru modul n care au fost cheltuii banii publici i gsete numeroi protagoniti. Astfel, auditorul evalueaz pe baza raionamentului profesinal, rezultatele organizaiei din punct de vedere al economicitii, eficienei i eficacitii, calitatea managementului, examinnd modul n care organizaiile utilizeaz fondurile alocate. Cum este definit conceptul de audit al performanei? n viziunea Standardelor Internaionale de Audit INTOSAI, auditul performanei reprezint o evaluare sau o examinare independent a msurii n care o activitate, un program sau o organizaie funcioneaz n mod eficient i eficace, cu respectarea economiciii. Care sunt obiectivele auditului performanei? Standardele Internaionale de Audit INTOSAI precizeaz c acestea sunt definite de legislaie, dar i de Instituiile Supreme de Audit. n acest sens, menioneaz urmtoarele obiective generale: Efectuarea unor examinri independente necesare legislativului i organizaiilor auditate privind economicitatea, eficiena i eficacitatea practicilor de implementare a programelor guvernamentale i a mijloacelor utilizate pentru realizarea acestora. Identificarea i analiza problemelor privind economicitatea, eficiena i eficacitatea programelor guvernamentale i a domeniului n care performana este diminuat, sprijinind astfel organizaia auditat n adoptarea unor decizii manageriale corecte. Raportarea impactului programului i analizarea msurii n care obiectivele ateptate au fost realizate, iar dac acestea nu au fost atinse, trebuie identificate cauzele. Furnizarea ctre legislativ sau organizaia auditat a rezultatelor unor analize independente referitoare la valabilitatea i gradul de ncredere a indicatorilor de performan stabilii, precum i o apreciere a gradului de ncredere a indicatorilor de auto-evaluare stabilii i raportai de ctre organizaiile care administreaz fonduri publice. Formularea de recomandri pentru legislativ i organizaia auditat, pe baza constatrilor i concluziilor rezultate din activitatea de audit. Reglementrile naionale n domeniu, prevd c scopul auditului performanei este de a oferi informaii relevante privind maniera de implementare i consecinele activitilor publice. Astfel, am deduce c auditul performanei se concentrez numai pe rezultatele obinute de organizaiile

sectorului public, caracterizate prin determinarea celor trei E-uri, respectiv economicitate, eficien, eficacitate : Economia, este definit ca limit i condiionare n cadrul creia o organizaie din sectorul public i achiziioneaz resursele materiale i umane; o organizaie public econom i achiziioneaz aceste resurse n cantitatea i de calitatea corespunztoare la cele mai sczute costuri. n efectuarea auditului performanei, problema esenial este dac resursele au fost alocate, administrate i utilizate cu economie. ntrebarea creia ncearc s i gseasc rspuns este dac mijloacele alese reprezint modul cel mai economic de utilizare a resurselor alocate. Eficiena este definit prin relaia dintre bunurile i serviciile produse i resursele folosite pentru realizarea acestora. O organizaie public eficient realizeaz maximum de servicii sau produse din resursele materiale i umane intrate, sau minimizeaz intrrile necesare pentru a realiza n condiii de calitate aceeai cantitate de servicii sau produse, scopul managementului fiind acela de a crete productivitatea pe fondul reducerii costurilor unitare. n cazul unui audit al eficienei, subiectul central l reprezint examinarea resurselor utilizate. Tocmai de aceea, problema principal o constituie utilizarea optim a resurselor. ntrebarea care apare este dac n urma aciunilor ntreprinse, organizaia obine rezultatul optim din punct de vedere al calitii i cantiti. Auditul eficienei poate fi efectuat i prin compararea unor activiti similare realizate n perioade de timp diferite, sau prin raportarea la anumite standarde specifice, iar n cazul n care problemele sunt complexe i nu exist standarde, examinrile se efectueaz pe baza celor mai bune practici n domeniul respectiv. Eficacitatea este msura n care o organizaie a sectorului public i atinge obiectivele declarate n raport cu costurile generate. Dei auditorul poate s determine sau s msoare eficacitatea prin compararea rezultatelor cu scopurile stabilite n cadrul obiectivelor, totui, este recomandat ca la auditarea eficacitii s se ncerce determinarea msurii n care aciunile ntreprinse au contribuit la atingerea obiectivelor. n realizarea auditului eficacitii unei activiti, organizaii sau program guvernamental, auditorul ncearc s gseasc rspunsuri urmtoarelor ntrebri: sunt atinse obiectivele de politic managerial cu mijloacele utilizate, respectiv, sunt obinute rezultatele programate?, mijloacele utilizate i rezultatele obinute sunt compatibile cu obiectivele politicii manageriale ?, reprezint impactul programat un rezultat direct al politicii manageriale i nu unul datorat altor circumstane ?. Examinrile privind eficacitatea trebuie s arate dac obiectivele de politic managerial au fost atinse i dac rezultatele obinute pot fi atribuite politicii manageriale. Auditul performanei se focalizeaz numai pe analiza concertat a celor trei E-uri? n mod cert, nu, deoarece complexitatea examinrilor celor 3E este dependent n mare parte de obiectivele auditului. n cazul n care auditul performanei are ca obiectiv formularea unor concluzii privind economicitatea i eficiena, auditorul trebuie s aib n vedere i o analiz a eficacitii. n cazul unui audit al eficacitii, auditorul va trebui s in seama i de aspectele referitoare la ecoonomicitate i eficien. Aadar, putem afirma c msurarea performanelor n raport cu obiectivele propuse n concordan cu cei 3E reprezint o necesitate pentru managerii de la toate nivelele. Auditul performanei ncearc s ofere rspuns la dou ntrebri :S-a lucrat n mod corect? Aceasta se refer n principal la furnizorul de servicii i intereseaz dac deciziile strategice au fost implementate corespunztor. Auditorul urmrete s cunoasc dac managementul general a respectat reglementrile i cerinele strategiei stabilite sau opereaz n concordan cu buna practic n domeniu. S-a fcut ceea ce trebuia? Aceasta vizeaz eficacitatea sau impactul activitilor desfurate de organizaie n vederea realizrii obiectivelor societii. Auditorul performanei poate s constate c una dintre msurile alese este ineficient. Atunci cnd, efectund un audit al performanei, auditorul ncepe s se ntrebe dac un angajament public este n totalitate fezabil, el va trebui s dea dovad de precauie, s nu-i depeasc mandatul i obiectivele stabilite prin extinderea procedurilor de examinare n zona politicului.

Un alt reper conceptual esenial al auditului performanei este reprezentat de actorii acestui proces: ordonatorul de audit, managerul auditat i auditorul. Aceast abordare este util deoarece aceti actori, sunt distinci, profund interesai de procesul de audit, dar uneori n mod diferit i antitetic, ndeosebi n ceea ce privete rezultatele auditului. Ordonatorul de audit reprezint persoana ndrituit conform legii s defineasc potrivit intereselor i responsabilitilor sale fundamentale, obiectivele misiunii de audit. Acesta este primul interesat ca o organizaie subordonat s aib un management funcional, competitiv i eficient. Managerul auditat este conductorul sau echipa managerial a crei prestaie privind modul cum a fost condus organizaia n perioada analizat este supus auditrii. Cel mai adesea, acesta va avea tendina de a prezenta numai rezultatele pozitive i de a face opoziie la constatrile care evideniaz aspecte negative n raport cu activitatea desfurat de acesta. n acest context, lrgirea cmpului de investigaie i a evalurilor n direcia funcionalitii organizaiei sectorului public este nu numai necesar ci i obligatorie, impunndu-se abordarea managerului, a sistemului condus i a rezultatelor obinute ca ntreg. Auditorul este specialistul, expertul, echipa multidisciplinar care n mod individual sau colectiv posed cunotinele necesare pentru a evalua din punct de vedere al performanei, managementul. Muli dintre noi se ntreb dac orice auditor poate realiza un audit de performan. La modul general, rspunsul este afirmativ, ns, specialitii n domeniu sunt de alt prere. Acetia ncearc s stabileasc trsturile eseniale care trebuie s fac obiectul instruirii, metodele, pentru a demonstra obiectiv, coerent i global, pentru toate culturile, c auditorii care efectueaz un audit de performan au atins nivelul dorit de competen. Printre trsturile necesare se regsesc capacitatea de a asigura un nivel ridicat de schimb de informaii, de a formula ntrebri, de a clarifica lucrurile i de a rezuma constatrile. Pentru a audita performana unei organizaii din sectorul public, realiznd audituri de un nivel ridicat, auditorii, dar i cei care formeaz, evalueaz sau folosesc auditori vor trebui s acorde importan unui set suplimentar de abiliti. Una dintre acestea este aceea de a fi n msur s-i formeze o privire de ansamblu asupra funcionrii organizaiei; pentru aceasta, ei trebuie s posede un nivel minim de cultur managerial. Fr aceasta, este dificil s credem c un auditor va fi capabil s aprecieze performana general a organizaiei. Obiectivul principal al auditului performanei, acela de aduga valoare i credibilitate opiniei exprimate n rapoartele de audit, este atins dac misiunea de audit se desfoar n condiii de independen total i cu respectarea urmtoarelor principii: existena unui mandat bine definit al auditului performanei, libertatea de selecie a domeniilor n cadrul mandatului de audit, caracterul ex-post al auditului i asigurarea rezonabil. La acestea se adaug principiile specifice care ghideaz activitatea auditorilor:responsabilitatea, integritatea, obiectivitatea i independena, valoarea adugat ca urmare a implementrii recomandrilor auditului, competena, rigurozitatea, perseverena, comunicarea clar. Tipologia auditului performanei difer n funcie de natura organizaiei asupra creia este chemat s se pronune. Astfel, auditul performanei poate fi abordat n raport de funciunile organizaiei, de funciile managementului i de subsistemul de management. Abordarea auditului performanei n raport cu funciunile organizaiei are n vedere proiectarea auditului innd seama de funciunile organizaiei sectorului public. Structurarea activitilor specifice auditului managementului, prin prisma modului cum sunt delimitate i compartimentate activitile organizaiei sectorului public sub forma unor funciuni, impune abordarea pe scurt, a noiunii de organizare. Organizarea const, n general, n ansamblul elementelor prin care managementul asigur organizaiei o arhitectur intern n deplin concordan cu totalitatea scopurilor fundamentale i concomitent o procesualitate adecvat, astfel nct organizaia s-i poat ndeplini menirea pentru care a fost nfiinat. Procesul auditrii unei funciuni n cadrul organizaiei sectorului public concur la exprimarea unei opinii i oferirea unei asigurri competente privind entitatea supus evalurii.

Abordarea auditului performanei n raport de funciile managementului are n vedere faptul c orice proces de management presupune o transformare i, de aceea, n demersul su, auditorul va investiga i evalua modul n care a fost proiectat i cum a decurs aceasta, concentrndu-se pe: identificarea input-urilor, output-urilor i a fazelor, descrierea i evaluarea transformrilor specifice fiecrei faze individual, nominalizarea sau caracterizarea actorilor i examinarea relaiilor de serviciu ce se stabilesc ntre acetia, identificarea caracteristicilor procesului i a factorilor care determin influene notabile, detectarea neconformitilor si a punctelor forte. Abordarea auditului performanei n raport de subsistemul de management presupune definirea ansamblului de relaii de management ce urmeaz a fi investigat i evaluat, nc din momentul formulrii mandatului pentru misiunea de audit intern. Auditorul urmrete stabilirea factorului activ, a executantului care duce la ndeplinirea sarcina trasat, a coninutului raporturilor de serviciu, constnd n drepturi, obligaii, competene, responsabiliti, termene, a circuitelor i fluxurilor informaionale aferente relaiilor de management. Trebuie menionate i alte particulariti ale auditului performanei i anume, examinarea efectelor neintenionate ale politicii manageriale i a efectelor neateptate. Dac primul caz este un proces amplu datorit att diversitii acestora ct i faptului c ele nu privesc anume strict obiectivele politicii manageriale, n cazul al doilea, auditorii trebuie s delimiteze aria lor de manifestare, innd cont c ele se pot propaga i n unele domenii care nu se includ n competena i atribuiile de audit ale Instituiei de Audit. Ct de important este rolul ce revine auditului performanei organizaiilor sectorului public? Consecinele funcionrii lipsite de economicitate, eficacitate i eficien a organizaiilor sectorului public, ale nerespectrii conformitii cu prevederile legale i implicit ale unui management defectuos au implicaii la nivelul ntregii societi i se concretizeaz n: utilizarea necorespunztoare a resurselor disponibile, cu ample efecte negative privind realizarea obiectivelor; derularea fr repere i performane notabile, a proceselor interne care alctuiesc domeniul specific de activitate; amplificarea tensiunilor n plan social ca urmare a deciziilor subiective, insuficient fundamentate; compromiterea procesului de atingere a obiectivelor predeterminate. Pe de alt parte, creditorii i finanatorii, Guvernul i administraiile, Uniunea European, Fondul Monetar Internaional, Banca Mondial, sunt interesai de modul n care deciziile manageriale genereaz rezultate organizaiilor sectorului public precum i de obinerea asigurrilor privind calitatea procesului de conducere, de cheltuire a banului public. Teoria i practica auditului intern, traducere, Ed. Ministerului Finanelor Publice, Bucureti, 2002 tefan S, Mitea A, Bncu A, Auditul public intern de la funcia de control la funcia de Tnase D. consiliere n cadrul asistenei manageriale, Ed. Ministerului de Interne, Bucureti, 2005 Curtea de Conturi a Romniei Auditul performanei- ghid, Bucureti, 2003 *** Standarde de Audit Intern *** Revista Finane Publice i Contabilitate *** www.mfinante.ro *** www.mie.ro *** www.cafr.ro BIBLIOGRAFIE: Renard J.