6. GESTIUNEA OBIECTELOR REPORTS 6.1.

Noiuni generale
Rapoartele sunt obiecte ale bazelor de date Access destinate pentru afiarea/tiprirea datelor i/sau rezultatelor prelucrrii acestor date din tabele sau cereri de interogare. Prin coninutul i forma de prezentare, rapoartele sunt produsele finite ale aplicaiilor cu obiecte ale bazelor de date Access. n consecin, spre deosebire de formulare, datele din rapoarte nu pot fi editate. Rapoartele se pot clasifica dup diferite criterii: Dup sursa de date: rapoarte legate (bound), care conin date provenind din tabele sau cereri de interogare; rapoarte nelegate (unbound), care nu sunt asociate unor surse de date, fiind folosite, de regul, ca nite containre pentru subrapoarte construite din tabele i/sau interogri ntre care nu au fost definite relaii;

Furnizati mai multe detalii despre clasificarea rapoartelor. Folosii drept principal surs de informare Internetul.

Dup forma de afiare: rapoarte de tip Columnar, n care se afieaz datele din nregistrri pe o singur coloan; rapoarte de tip Tabular, care afieaz datele din fiecare cmp de date ntr-o coloan distinct; rapoarte de tip Chart, care conin diferite tipuri de grafice, folosite ca form de reprezentare a datelor. Rapoartele au o structur asemntoare cu aceea a formularelor, existnd elemente comune i anume: Seciunile din formulare sunt prezente i n rapoartele ce conin elementele: Report Header/Footer, care conine date ce se afieaz pe prima pagin, respectiv ultima pagin; 1

 Page Header/Footer, care conine date ce se afieaz la nceputul, respectiv sfritul fiecrei pagini; Detail, n care se afieaz nregistrrile din sursa de date a raportului; Controalele folosite pentru proiectarea formularelor sunt disponibile, n general, i pentru crearea rapoartelor; Subrapoartele pot fi definite n acelai mod n care sunt definite formularele. ntre rapoarte i formulare exist i deosebiri, care, n principal, sunt urmtoarele: rapoartele sunt obiecte ale bazei de date Acce ss destinate numai pentru afiarea sau tiprirea de date sau de rezultate ale prelucrrii acestor date din tabele i/sau interogri, deci coninutul rapoartelor nu poate fi editat; unele dintre controalele folosite pentru proiectarea formularelor nu sunt funcionale i pentru crearea rapoartelor (de exemplu, butoanele de comand, casetele list, etc), deoarece nu au nici un fel de utilitate n cadrul rapoartelor; proprietile din categoria Event nu sunt disponibile pentru controale, ci pentru rapoarte i seciunile din rapoarte.

6.2. Crearea i modificarea rapoartelor

Crearea rapoartelor Crearea rapoartelor constituie o activitate tipic de exploatare a unei baze de date MS-Access care, ca i n cazul formularelor, poate s fie permanent asistat de wizard. Astfel create, rapoartele satisfac, n general, i cele mai complexe cerine ale utilizatorilor, aa nct sunt foarte rare situaiile n care este necesar modificarea unui raport generat n mod automat. Pentru crearea unui raport se poate proceda astfel: Din fereastra afiat Open se selecteaz sursa (baza) de date; Din toolbar-ul CREATE se acioneaz butonul de comand Report (fig.6.1);

Fig.6.1. Toolbar-ul Create afind grupul de obiecte Reports Din fereastra afiat New Report se selecteaz i se execut una din opiunile (variantele) urmtoare (fig.6.2): Report Design, dac crearea raportului se execut fr asisten Wizard, adic de ctre utilizatorul nsui;

 Report Wizard, dac crearea raportului este asistat de Wizard, ndrumnd utilizatorul pentru efectuarea aciunilor necesare (alegerea cmpurilor de date, gruparea datelor etc.); Dintre aceste opiuni cea mai frecvent folosit n practic este Report Wizard, deoarece utilizatorul are posibilitatea s selecteze cmpurile de date care vor fi afiate n raport, s aleag formatul de afiare a datelor etc.

Fig.6.2. Fereastra Report Wizard Pentru crearea unui raport, folosind opiunea Report Wizard, se procedeaz astfel: Din fereastra afiat Report Wizard se selecteaz cmpurile de date din sursa de date care trebuie incluse n raport, folosind butoanele de selecie cu simbolul >, respectiv >> apoi se acioneaz butonul de comand Next> (fig.6.2); Din aceeai fereastr afiat Report Wizard se definesc cmpurile de date n funcie de care se vor grupa datele n raport (sunt admise cel mult trei niveluri de grupare), apoi se acioneaz butonul de comand Next >; Din fereastra Report Wizard, din casetele de text cu butoane de derulare, se aleg cmpurile de date n funcie de care vor fi sortate datele, n sens cresctor sau descresctor, n cadrul grupurilor stabilite anterior (se admit cel mult patru cmpuri de sortare). n continuare, se acioneaz butonul de comand Summary Options, dac utilizatorul intenioneaz s se calculeze anumii

indicatori n sumar (sintetici), sau butonul de comand Next >, dac nu dorete s se calculeze astfel de indicatori. Dac s-a acionat butonul Summary Options, din fereastra afiat Summary Options se aleg indicatorii de sumarizat (Sum, Avg, Min, Max) i cmpurile de date n funcie de care s se efectueze sumarizarea datelor, se precizeaz modul de afiare (n detaliu i sumar, numai n sumar) i se valideaz, dac este cazul, calcularea ponderii subtotalurilor n cadrul totalului, apoi se acioneaz butonul de comand OK, avnd ca efect reafiarea ferestrei Report Wizard. Dac nu s-a acionat butonul de comand Summary Options, ci butonul de comand Next > se menine afiat fereastra Report Wizard; Din fereastra Report Wizard se stabilete modul de afiare/tiprire a raportului, selectnd din cele ase moduri prestabilite modul dorit de utilizator (modul implicit este Stepped (n trepte, pe total i subtotaluri)). n aceast etap se mai poate selecta modul de aranjare n pagin a raportului ( Portrait aranjare n pagin orientat vertical, respectiv Landscape aranjare n pagin orientat orizontal). De asemenea, n aceast etap utilizatorul mai poate opta pentru modificarea limii cmpurilor de date, astfel nct toate coloanele raportului s ncap n pagin, activnd caseta de validare Adjust the field width so all field fit on a page. Aceast etap se ncheie prin acionarea butonului de comand Next >. Din aceeai fereastr afiat Report Wizard se alege stilul de afiare i/sau tiprire a raportului din cele ase stiluri predefinite (stilul implicit est e Corporate (corporativ, constituit, organizat)). Aceast etap se ncheie acionnd butonul de comand Next >; Din fereastra nc afiat Report Wizard se stabilesc ultimele detalii ale raportului: titlul raportului (implicit acest titlu este cel al sursei de date), previzionarea raportului sau modificarea proiectrii raportului etc. Aceast etap, i implicit procedura de creare a raportului, se ncheie acionnd butonul de comand Finish. Dup parcurgerea acestor etape ale procedurii de creare a unui obiect Report, folosind opiunea (varianta) ReportWizard, pe ecranul monitorului se afieaz raportul cu elementele structurale stabilite. Raportul poate fi ulterior tiprit la imprimant ca orice alt document, cu opiunea Print din meniul File sau activnd pictograma Print. Crearea rapoartelor folosind opiunea Design View este puin folosit n practic, deoarece solicit utilizatorul s desfoare o activitate laborioas. Totui, dac se folosete aceast opiune, rezultatul obinut este generarea unnui raport gol, n care utilizatorul poate crea controale pentru fiecare cmp de date, controale calculate etc. 6.3. Afiarea i tiprirea rapoartelor Pentru afiarea i vizualizarea unui obiect Report se procedeaz astfel: Dintre numele rapoartelor afiate n grupul de obiecte Reports se selec teaz numele raportului care trebuie afiat; 4

 Dintre cele trei butoane de selecie se acioneaz prin click dreapta butonul Open/Preview, dup care se afieaz pe ecran raportul n cauz.

Fig.6.2. Fereastra Reports Aceast procedur se poate folosi att cnd raportul este deschis n modul Open, ct i n modul Design. Pentru tiprirea la imprimant a unui raport se poate proceda astfel: Dac raportul este nchis, atunci se selecteaz grupul de obiecte Reports, apoi numele raportului de tiprit, dup care se activeaz opiunea Print din meniul File sau Print de pe bara de instrumente; Dac raportul este deschis n modul Design sau n modul Preview, atunci se poate folosi opiunea Print din meniul File sau pictograma Print de pe bara de instrumente.

6.4. Proprietile rapoartelor

Ca i n cazul formularelor, proprietile rapoartelor se pot stabili (seta) prin intermediul ferestrei Properties, iar metodele asociate unui raport pot fi disponibile numai prin intermediul obiectelor de tip macro (macros) sau de tip module VBA (modules). Proprietile folosite frecvent n rapoarte se pot grupa n categoriile: Format (Page Header, Page Footer, Picture); Data (Record Source, Filter, Filter On, Order By On); Event (Open, Close, No Data); Other (Records Locks, Fast Laser Printing.

6.5. Proprietile seciunilor din rapoarte

Cele mai importante proprieti sunt din categoriile: Format: Force New Page (None, Before Section, After Section, Before & After Eveniment: Format Print Retreat

6.6. Controale calculate

Ca la formulare, controalele calculate sunt create prin nscrierea expresiei de calcul n proprietatea Control Source. Exemple: = [Stoc-iniial] + [Intrri] [Ieiri] expresie pentru calcul stocului final i afiarea n raport a rezultatului obinut; = [Stoc-final]*[Pre-unitar] expresie pentru calculul valorii stocului final i afiarea n raport a rezultatului. Subtotalurile Se obin parcurgnd etapele urmtoare: Se afieaz fereastra Sorting an Grouping executnd opiunea View-Sorting and Grouping din meniul Access; Se selecteaz cmpul (cmpurile) n funcie de care se grupeaz datele n coloana Field/Expresion; Se selecteaz una din proprieti sau ambele proprieti GroupHeader i GroupFooter pe valoarea Yes; Se creaz o caset text n zona subsol (footer) a grupului; Se selecteaz proprietatea Control Source a noului control cu expresia = Sum ( [Nume Cmp] ) Se seteaz proprietatea Running Sum a casetei text pe valoarea No.

Totalurile generale Se obin prin crearea unei casete text cu aceleai proprieti ca ale casetei descris anterior, n zona de subsol a raportului (ReportFooter).

1. Obiectele MS-Access folosite pentru vizualizarea datelor din tabelele unei baze de date MS-Access se numesc: a. Queries b. Forms c. Reports d. Modules 2. Obiectele definite ca documente editate ale bazei de date MS-Access se numesc: a. Reports b. Forms c. Queries d. Tables 3. Obiectele prin care utilizatorul poate s editeze datel e din mai multe tabele, sub form de documente, ale unei baze de date MS-Access se numesc: a. Tables b. Queries c. Forms d. Reports 4. Obiectele unei baze de date MS-Access, care nu pot fi editate se numesc: a. Tables b. Queries c. Forms d. Reports 5. Obiectele MS-Access organizate structural sub form de documente i seciuni de documente pentru a fi tiprite, se numesc: a. Queries b. Forms c. Reports d. Macros 6. Pentru editarea datelor din tabele ale unei baze de date, nsoit de operaii de calcul, MS-Access pune la dispoziia utilizatorilor obiectele: a. Tables b. Queries c. Forms d. Reports 7. Opiunea de creare a unui obiect Report, prin proiectarea de ctre utilizator fr asisten MS-Access, se numete: a. Design View b. Report Wizard c. Chart Wizard d. Label Wizard 8. Obiectele MS-Access care pot fi definite ca produse finite ale aplicaiilor cu baze de date se numesc: a. Queries b. Forms c. Reports d. Modules 9. Folosind obiecte Reports, asupra tabelelor dintr-o baz de date MS-Access se pot efectua operaii de: a. creare b. consultare c. modificare d. tiprire 10. Obiectele de tip Reports, pe care utilizatorul poate s le proiecteze singur, sunt rezultatul folosirii, la crearea lor, a opiunii:

a. Design View

b. Form Wizared

c. Auto Form

d. Chart Wizard

I. Bibliografie obligatorie
1. Florescu V. (coordonator) i colectiv Baze de date. Fundamente teoretice i practice, Editura InfoMega, Bucureti, 2002 2. Popa Gh. i colectiv Baze de date Access, Editura CISON, Buc., 2003 3. Murean M. Baze de date. Aplicaii n MS Access XP, Editura PRO UNIVERSITARIA, Bucureti, 2006 4. Surcel Tr., Mranu R., Avram V., Avram D. Medii de programare pentru gestiunea bazelor de date, Ed. Tribuna Economic, Bucureti, 2004 5. Sagman S. Microsoft OFFICE 2003 pentru Windows (Ghid de nvare rapid prin imagini), Editura Corint, Bucureti, 2004

II. Bibliografie facultativ

1. Murean M. Gestiunea bazelor de date. SGBD Access 2002, Editura CURTEA VECHE, Bucureti, 2004 2. Nstase P. i colectiv Tehnologia bazelor de date Access 2000, Editura Economic, Bucureti, 2000 3. Popa Gh. i colectiv Baze de date Access - Culegere de probleme, Editura CISON, Bucureti, 2002 4. Habracken J. Access 2002 pentru nceptori, traducere de Cora Radulian, Editura Teora, Bucureti, 2002 5. Forta B. SQL n lecii de 10 Minute, Editura Teora, Bucureti, 2006

Rspunsurile corecte la ntrebrile din testul gril: 1. d 2. a 3. d 4. d 5. c 6. d 7. a 8. c 9. d 10. a