Reguli eseniale pentru a trimite ct mai corect e-mail-uri

Modul n care ne redactm e-mail-urile de afaceri poate spune multe despre noi i
profesionalismul nostru. Un e-mail nengrijit, trimis unui potenial partener de afaceri, v poate
tirbi ireparabil reputaia i i poate crea impresia destinatarului c suntei nite persoane
nepstoare sau dezorganizate.
Completai ntotdeauna subiectul mail-ului (Subject). Sintetizai n cteva cuvinte ce vei
transmite n e-mail-ul respectiv i completai-le cu grij n cmpul corespunzator. Este important
ca subiectul s fie ct mai scurt posibil i scris corect din punct de vedere ortografic i
gramatical. Subiectul unui e-mail este esenial: de cele mai multe ori depinde de el dac e-mailul
vostru va fi deschis sau nu.
Folosii formule de salut i de ncheiere. Sunt reguli de politee simple, care nu trebuie omise
nici n comunicarea prin e-mail. "Buna ziua!", "O zi frumoasa", "Multumesc", "Toate cele bune"
par, poate, simple formaliti, nsa, absena lor denot lips de profesionalism.
Acordai atenie sporit coninutului unui e-mail. Verificai de dou ori nainte de a trimite un
e-mail dac mesajul este corect i nu conine greeli gramaticale, ortografice sau de punctuaie.
Chiar dac pota electronic este rapid, un e-mail ar trebui s fie la fel de atent redactat ca
nvechita scrisoare (V amintii cte ciorne scriai pn ajungeai s "trecei totul pe curat?")
Dac este posibil, nainte de a trimite un e-mail, salvai-l ca ciorn i recitii-l mai trziu. Cnd l
vei reciti, v vei da seama mai bine dac ai folosit tonul potrivit i dac ce ai scris este corect.
Fii foarte ateni la cum arat e-mail-ul, nu doar la ce ai scris n el. Folosii acelai tip de
caractere (ca form, mrime, culoare) de la nceputul mesajului pn la final. Optai pentru culori
nchise, uor de citit. Aliniai paragrafele i spaiai-le corespunzator (mai ales dac ai trimis un
e-mail lung, o spaiere adecvat va uura citirea textului).
Nu scriei mesaje cu MAJUSCULE i nu abuzai de semnele de exclamaie! E CA I CUM
AI IPA LA INTERLOCUTOR!!! n plus, un mesaj scris numai cu majuscule este mai puin
lizibil. Nu v pozitionai nici la polul opus, scriind totul cu litere mici: e neprofesionist. Nu uitai
de regula elementar c primul cuvant din orice propoziie/fraz se scrie ntotdeauna cu
majuscul.

Evitai abrevierile i emoticonurile pentru c nu toat lumea este familiar cu ce semnific ele.
Chiar dac e important s fii ct mai concii ntr-un e-mail, la fel de important este s fii clari,
astfel nct mesajul pe care l transmitei s fie neles exact aa cum l-ai gndit.
Verificai-v setrile la clientul de e-mail astfel nct la cmpul "expeditor" s v apar
numele, i nu adresa de e-mail sau, i mai grav, un spaiu gol.
Pentru un e-mail profesionist, setai-v o semnatur care s apar automat la finalul fiecrui
mesaj pe care l expediai. Pentru comunicarea de afaceri, semntura ar trebui s conin mcar
numele vostru i compania pentru care lucrai. i mai profesionist ar fi s oferii i alte date de
contact, poate un numr de telefon la care putei fi gsii sau chiar adresa sediului companiei.
Evitai glumele sau ironiile n scris, mai ales dac persoana creia i scriei nu v cunoate prea
bine. Exist anse mari ca glumele sau ironiile voastre s fie percepute greit i apoi va fi foarte
greu s convingei destinatarul c ai vrut s spunei cu totul altceva.
Nu folosii adresele de e-mail ale colegilor de serviciu sau ale partenerilor de afaceri
(clieni, colaboratori, furnizori, etc.) pentru a le transmite glume, e-mail-uri n lan sau alte
fleacuri fr legatur cu afacerile. Vei da dovad de lips de profesionalism.
Verificai de dou ori adresa creia i trimitei e-mail-ul. V putei scuti de multe neplceri
dac acordai atenie sporit cui trimitei mesajul. Doar nu ai vrea ca un e-mail destinat soului
sau soiei s ajung n inbox-ul efului, nu-i aa?
Mare atenie la ataamentele trimise prin e-mail. Nu ataati fiiere foarte mari, dect dac
destinatarul tie c le va primi sau le-a solicitat. Tot referitor la ataamente, este indicat s le
denumii ct mai corect, n funcie de ce reprezint, i s le anunai n corpul mail-ului. De
asemenea, avei grij ce tip de fiier ataai, deoarece este posibil ca cel cruia i este trimis s nu
aib instalat programul necesar vizualizrii.
Ce alte reguli credei c nu pot fi nclcate n comunicarea electronic?