Sunteți pe pagina 1din 10

Denumire curs: SISTEME INFORMAIONALE DE GESTIUNE

Program de studiu: ECTS


An de studiu: III
TEMA 1 - INFORMAIA O NOU RESURS ORGANIZAIONAL
1.1. Informaia economic resurs organizaional (curs1+curs2)
1.2. Sistemul cibernetic al organizaiei (curs3)

1.1.

Informaia economic resurs organizaional

Dezvoltarea tehnologiei informaionale a condus la includerea informaiei printre


resursele organizaionale alturi de resursa uman, maini, resursele financiare, materiale i
management. Dac ar fi s clasificm aceste resurse n funcie de importana lor din punct de
vedere managerial, pe locul doi dup factorul uman se afl calitatea si periodicitatea informaiei
economice.
Organizaia apare n tripl ipostaz: ca generator de informaie, consumator de
informaie i purttor de informaie.
Prin participarea firmei la activitatea economic, prin comportamentul su, prin produsele
i serviciile pe care le creeaz i le desface pe pia, firma este un generator de informaii,
informaii care pot fi grupate astfel:
informaii despre starea de ansamblu a firmei;
informaii despre activitile i proiectele individualizate;
informaii destinate instituiilor din afara firmei cu atribuii n eviden, urmrire i
control;
informaii destinate acionarilor privind activitatea firmei;
informaii destinate potenialilor clieni.
Ca receptor de informaie, firma trebuie s fie interesat s-i asigure un flux constant de
informaii despre evoluia domeniului principal n care activeaz.
Informaia economic este sursa multiplelor clasificri generate de complexitatea
proceselor ce au loc n activitatea economic, precum i de sursele generatoare de informaii.

a. Dup modul de exprimare, informaiile economice se pot clasifica n:


Informaii orale care rezult din comunicrile directe dintre oameni:
Informaii scrise care se afl n documente, note contabile, dri de seam,
registre.
Informaii audio-vizuale care se obin prin intermediul telefonului, fax-ului, radio-ului,
filmelor grafice.
b. Dup mediul de provenien, informaiile economice pot fi:
Informaii economice interne sunt informaii pe care firma le produce n
mod obligatoriu i sunt folosite de aceasta. n aceast categorie de informaii se regsesc:

informaii transmise de la nivele ierarhice inferioare ctre nivele ierarhice


superioare sub forma de informri, comunicri, rapoarte scrise;

informaii transmise de la nivele ierarhice superioare ctre nivelele


ierarhice inferioare sub forma de instruciuni, hotrri, decizii;

informaii care se schimb ntre nivelele ierarhice similare.

Informaii externe care provin din exteriorul firmei de la instituiile de stat, de la ceilali
ageni economici cu care firma are relaii.Acestea sunt informaii privind conjunctura
pieei internaionale,contracte ncheiate cu furnizorii i beneficiarii, informaii legate de
progresul tehnic n ramur,costurile concurenilor.
c. n funcie de nivelul organizatoric la care se concentreaz i se utilizeaz datele exist
dou categorii de informaii:
Informaii la nivel microeconomic care cuprind informaii ce provin de la agenii
economici i se folosesc att n activitatea firmei, ct i pentru raportare.
Informaii la nivel macroeconomic care se obin, n mare parte, prin centralizarea datelor
raportate de ctre firme la nivelul ministerelor i la nivel de ramur.
d. n raport cu gradul lor de prelucrare, informaiile economice se grupeaz n:
Informaii primare care se regsesc n documente fr nici un fel de prelucrare.

Informaii intermediare care sunt rezultate prin calcule i centralizri ale informaiilor
primare i au mai multe surse de provenien, regsindu-se, de exemplu, sub forma
mrimilor absolute, medii sau relative.
Informaii finale care reprezint informaii cu caracter complex de analiz i sintez i
sunt necesare elaborrii de decizii i de prognoze asupra activitii viitoare. Determinarea
informaiilor finale se bazeaz att pe informaiile primare, ct i pe cele derivate.
Informaiile finale sunt utilizate la aprecierea de ansamblu a activitii sau a diferitelor
componente, la aprecierea eficienei economice i pentru gsirea cilor de cretere a
acestora.
e. Din punctul de vedere al utilitii informaiilor materializate n activitatea firmei,
regsim cinci grupe de informaii:
Informaii de prognoz care estimeaz evoluia viitoare i consecinele anumitor
fenomene i procese pe o perioad mai ndelungat de timp.
Informaii de planificare operativ care sunt necesare elaborrii bugetelor operative la
nivelul activitilor desfurate n cadrul firmei.
Informaii de pregtire i lansare care sunt folosite n procesele de alocare a resurselor i
ncepere a lucrrilor.
Informaii de control i de reglare care sunt utilizate n scopul reglrii operative a
deficienelor ce apar n procesul execuiei produciei.
Informaii de evaluare i raportare a consumurilor de resurse i a rezultatelor obinute la
nivelul firmei.
f. Dup natura lor informaiile pot fi: economice, financiare, tiinifice, tehnologice,
tehnice, de marketing, juridice, sociologice, ecologice, politice.
g. Dup criteriul posibilitilor de culegere i prelucrare, informaiile pot fi:
Informaii msurabile care deriv din procese repetabile i pot fi bine exprimate cu
ajutorul cifrelor, a simbolurilor, a indicatorilor.
Informaii nemsurabile care mbrac, de fapt, forma informaiilor orale i care nu sunt
lipsite de utilitate n procesul conducerii.

h. Dup sfera lor de cuprindere exist:


Informaii sintetice care sunt folosite pentru caracterizarea general a proceselor din
interiorul unei firme.
Informaii analitice care sunt necesare cunoaterii n amnunt a tuturor activitilor
desfurate n cadrul ntreprinderii.
i. n funcie de unitile de msur folosite pentru exprimarea lor, informaiile
economice pot fi:
Informaii cantitative care definesc fenomenele i procesele economice sub aspect
cantitativ pe baza unitilor fizice.
Informaii valorice care folosesc pentru exprimarea activitii firmei etalonul bnesc.
j. Dup gradul de prelucrare n procesul utilizrii de ctre factorii de decizie,
informaiile se pot clasifica n:
Informaii neprelucrate i folosite direct n starea n care au fost culese din documentele
firmei.
Informaii prelucrate care se ncadreaz n categoria informaiilor derivate i care
presupun un ansamblu de calcule, prelucrri i corelaii a datelor primare. Datele sau
informaiile pot fi prelucrate manual cu ajutorul calculelor, interpretrilor, corelrilor,
determinrilor de indicatori prin procedee tehnice cu ajutorul echipamentelor electronice
de calcul i de eviden.
k. Din punct de vedere funcional, informaiile utilizate n conducerea i funcionarea
unitilor economice pot fi clasificate astfel:
Informaiile de stare care caracterizeaz procesele i fenomenele economice care se
desfoar n interiorul firmei pe parcursul evoluiei lor i care ofer date despre
capacitatea de producie a firmei, despre productivitate, etc.
Informaiile de intrare caracterizeaz din punct de vedere calitativ i cantitativ nivelurile
intrrilor n firm, respectiv cel al resurselor alocate pentru desfurarea activitii.

Informaiile de ieire sunt informaii care conin date referitoare la volumul consumului
de resurse i la rezultatele firmei.
Informaiile de cooperare sunt utilizate pentru caracterizarea legturilor dintre firm i
mediul su intern i extern.
Informaiile de execuie care sunt utilizate n procesele informaionale pentru execuia
lucrrilor.
l. n raport cu rolul informaiei n procesul conducerii, informaiile pot fi:
Informaii active care se refer la activitatea curent a firmelor i care pot genera msuri
i aciuni concrete de reglare a activitii n timpul desfurrii fenomenelor i proceselor
economice.
Informaii pasive care se refer la informaii istorice ale ntreprinderii, care reflect
fenomene i procese economice trecute, dar care sunt necesare n fundamentarea
deciziilor privind dezvoltarea viitoare a unitilor economice.
m. n funcie de modalitile de obinere, informaiile se mpart n:
Informaii deschise care sunt furnizate de reviste, cotidiene, periodice,
conferine, congrese, expoziii, trguri, bnci de date.
Informaii nchise care sunt obinute prin vizite, ntlniri, relaii cu clienii, reeaua
proprie a firmei, relaii cu furnizorii, relaii cu firmele concurente.
n. n raport cu locul de unde se regsesc i se extrag, informaiile solicitate se pot
clasifica n trei categorii:
Informaiile contabile sunt formate din totalitatea datelor nregistrate n conturile
contabile sintetice i analitice i n lucrrile de postcalcul. Aceast categorie de informaii
prezint un grad nalt de certitudine. Ele sunt controlabile n orice moment.
Informaiile statistice cuprind date existente n documentaia primar i de eviden
operativ i sunt culese i prelucrate prin metode i procedee specifice statisticii.
Informaiile tehnic-operative sunt informaii care rezult din procesul de realizare a
programelor de activitate i care sunt consemnate n formulare i dri de seam periodice.

Utilizarea informaiilor n procesele decizionale din cadrul firmelor presupune existena


anumitor cerine pe care acestea trebuie s le satisfac.
n prezent, cu toate c i-a fost recunoscut informaiei importana n procesul managerial, totui
utilizarea ei n cadrul procesului managerial al organizaiei pune nc destule probleme ce se
refera n general la calitatea i valoarea informaiei, la volumul de informaii transmis
managerilor i la periodicitatea lor.
Pentru a lua decizia corect, managerii trebuie s aib la dispoziie informaii relevante
care duc la creterea cunotinelor, reduc incertitudinea, i sunt utile pentru scopul propus.
Extrem de important pentru manageri este de asemenea i valoarea informaie, valoarea care
deriva din schimbrile n comportamentul decizional provocate de disponibilitatea informaiei. In
aprecierea valorii informaiei trebuie luat ns in calcul si costul producerii ei. Astfel,
achiziionarea, manevrarea, nregistrarea si procesarea datelor, indiferent de mijloacele utilizate,
nu produc valoare ci presupun doar costuri. Valoarea apare doar n momentul n care datele sunt
comunicate si nelese de destinatar transformndu-se astfel n informaii. n evaluarea
informaiei din punct de vedere al valorii create, un rol primordial l deine utilizatorul ei, precum
si modalitatea in care informaia este utilizata pentru a mbunti procesul decizional.
Informaia de calitate este acea informaie care creeaz valoare prin utilizare i este
caracterizata prin urmtoarele elemente: este relevanta pentru scopul sau, este suficient de exacta
pentru scopul sau, este destul de completa pentru problema la care se refera, este dintr-o sursa n
care utilizatorul are ncredere, este comunicata n timp pentru scopul sau, este corespunztor de
detaliata, este comunicata printr-un canal corespunztor si este neleas de ctre utilizator.
Astzi se acord o atenie deosebit calitii informaiei oferite decidenilor. Analiza
calitii informaiei trebuie fcut urmrind trei coordonate:
Coordonata temporal care vizeaz:
oportunitatea
necesitatea actualizrii permanente a informaiei n vederea asigurrii acurateei i
realitii
disponibilitate, necesitatea oferirii informaiei ori de cte ori aceasta este solicitat
segmentul de timp la care se refer informaia solicitat (informaiile putnd fi curente
sau istorice)

valabilitate (grad de perisabilitate) exprimnd intervalul de timp n care informaia


rmne valabil.
Coordonata cognitivitii:
acuratee
relevan
completitudine
scopul pentru care este oferit o anumit informaie (viznd un segment ngust sau
strategic intern sau extern)
Coordonata formei de prezentare:
claritate
nivel de detaliere (informaia urmeaz s fie supus unui proces de sintetizare pe
msur ce beneficiarul acesteia se afl pe niveluri superioare de conducere)
ordonarea informaiei ntr-o secven prestabilit
modalitatea de prezentare: text, grafic, tabelar (n mrimi absolute sau relative) etc.
suportul, informaia poate fi oferit n form tiprit, afiat pe monitor sau oferit pe alte
suporturi.
O alta problema majora cu care se confrunta managerii este volumul mare de informaii.
Un volum ridicat de informaii poate provoca nu numai gtuiri si aglomerri ale sistemului, dar
poate mpiedica managerii n ndeplinirea sarcinilor lor. Sistemele informatice anterioare
conineau un numr foarte mare de date, dar ele erau transformate n informaii numai n
momentul n care erau implicate n procesul de asistare a deciziilor. Din pcate, de multe ori
datele sunt confundate cu informaiile si aceasta conduce la situaii n care managerii sunt forai
sa ia decizii importante n lipsa informaiilor pertinente.
O planificare si un control bun al operaiilor prin decizii efective trebuie sa se bazeze pe
un flux constant de informaii de buna calitate si n timp real. Datele trebuie sa fie procesate si
trimise destinatarului corespunztor ntr-un timp suficient de scurt pentru a putea schimba sau
controla ntregul mediu operaional.

Neprogramat (neanticipat}
Sintetizat
Aleatorie n timp
Caracter previzional
Vizeaz orizonturi mai largi de timp
Provine i din mediul exterior firmei
Coninut prestabilit
Planificat ca moment al obinerii
Detaliat
Frecvena mare de solicitarea a inf.
Punctual
Intern

Figura 1.3 Informaia i nivelele de management (Surs: J. A. O'Brien - Managing Information


Technology in the Networked Enterprise)

Caracterizarea nivelelor de management ale firmei n funcie de caraxteristicile


informaiilor solicitate:
Nivelul managementului strategic i tactic se caracterizeaz prin solicitarea de
informaii:
Adhoc, neanticipate, determinate de un anumit context creat n care managerul este
obligat s-i fundamenteze decizia;
Sintetizate: pe msur ce urcm treptele ierarhiei manageriale are loc o selecie i o
sintetizare treptat a informaiei;
Previzionale, permind anticiparea tendinelor de evoluie a procesului condus;
Externe care s definesc mediul economic, financiar, concurenial n care firma va
opera.
n cazul managementului operaional, cruia i sunt caracteristice deciziile structurate,
informaiile oferite sunt:
Prestabilite, coninutul lor acoperind nevoia informaional determinat de deciziile
de rutin luate la acest nivel
Detaliate deoarece managerul trebuie s cunoasc n detaliu modul de derulare a
activitii din aria sa de responsabilitate
Interne
Punctuale

Prezint caracter istoric


Se obin cu o anumit frecven, momentul furnizrii informaiilor fiind prestabilit.
Informaia furnizat de ctre sistemul informaional trebuie s se caracterizeze prin:
acuratee i realitate
concizie
relevan
consisten
oportunitate
forma de prezentare adecvat
cost corespunztor n raport cu valoarea acesteia.
Utilizarea informaiilor n procesele decizionale din cadrul firmelor presupune existena
anumitor cerine pe care acestea trebuie s le satisfac:
-

utilitatea informaiei care se determin prin modul cum aceasta servete activitii
de conducere n elaborarea deciziilor care stau la baza desfurrii proceselor i
fenomenelor economice din cadrul firmei;

exactitatea informaiei. Pentru a se realiza aceast cerin este necesar culegerea i


prelucrarea corect a datelor i nlturarea filtrajului subiectiv care pot avea
consecin asupra obiectivitii informaiilor;

profunzimea informaiei care presupune evidenierea relaiilor cauz-efect


contribuind astfel la mbuntirea capacitii de cunoatere n procesul de analiz i
diagnostic;

operativitatea informaiei, respectiv decidenii trebuie s dispun la timp de


informaiile necesare;

valoarea informaiei se atest prin crearea condiiilor pentru conducerea firmei de a


lua deciziile cele mai eficiente privind activitatea firmei;

costul informaiei care constituie elementul care ofer date despre eficiena realizat
de pe urma informaiei.

n concluzie, pentru ca informaia sa poat fi utilizat de ctre o organizaie ca o resursa,


ea trebuie sa ndeplineasc urmtoarele condiii:
Sa rspund ct mai rapid la schimbrile condiiilor competiionale; n acest mod pot fi
exploatate mai rapid noile oportuniti si pot fi reduse punctele competiionale
vulnerabile;
Sa creasc eficienta si productivitatea interna a organizaiei accentund productivitatea
managerilor; acest lucru presupune o mai buna coordonare a elementelor funcionale ale
organizaie.
Sa mbunteasc creativitatea, productivitatea i eficiena decidenilor individuali si de
grup n cadrul organizaiei; acest lucru presupune asigurarea instrumentelor potrivite
pentru a culege informaii reale i la timp, mbuntirea analizei informaiilor i a
calitii deciziilor i expedierea, asistenta i monitorizarea implementrii aciunilor i
deciziilor de management.
In aceste condiii i innd cont de ritmul accelerat al afacerilor, apare nevoia definita de a
utiliza un sistem informatic care sa asiste managerii. Sistemul nu trebuie sa mpiedice procesul
raional al managerilor, dar trebuie sa mreasc capacitatea lor si sa devin o extensie a raiunii
managerilor.