Access 2007 PDF

Access 2007 Modul A Pagina 1
MICROSOFT ACCESS 2007

1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE
Evoluia diferitelor metode i tehnici de organizare a datelor pe suporturi de memorie extern a fost determinat de necesitatea de a avea un acces ct mai rapid i mai
uor la un volum ct mai mare de date. Datele stocate i prelucrate sunt foarte complexe, cu foarte multe interdependene, lucru care a fcut necesar apariia bazelor de
date.
O baz de date reprezint un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu
o redundan minim, accesibile ct mai multor utilizatori n acelai timp. Deci o baz
de date este un ansamblu de colecii de date, cunoscute sub numele de tabele (pentru
bazele de date relaionale) i obiecte (pentru bazele de date orientate pe obiecte).
Lumea real conine diferite obiecte care, la nivelul pe care le vom numi entiti,
care au anumite caracteristici (proprieti) pe care le vom numi atribute, acestea putnd lua anumite valori. n acest context, informaia se poate defini ca fiind format
din:
Entitate obiectul informaiei
Atribut proprietile entitii
Valoare msura proprietii
De exemplu, entitatea angajat este format din atributele: nume, vrst, ani vechime, care au diferite valori.
Toate aceste date sunt organizate n tabele. O baz de date e format din mai
multe tabele, cu diferite legturi ntre ele.
1.1. Noiunea de SGBD

Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD) reprezint sisteme informatice
specializate n stocarea i prelucrarea unui volum mare de date (din aceast categorie
face parte i Microsoft Access 2007, parte a pachetului Microsoft Office 2007).
Termenul de gestiune se refer la modalitile de memorare i prelucrare a acestor
date iar termenul de Baz de Date se refer la datele de prelucrat i la modul de organizare a lor pe suport fizic.
Funciile unui SGBD sunt urmtoarele:
A. Descrierea bazei de date, care asigur:
definirea tabelelor din baza de date;
definirea relaiilor care exist ntre tabele;
definirea condiiilor de acces la informaii;
B. Manipularea datelor:
adugarea de date la un tabel din baza de date;
modificarea unor date dintr-un tabel din baza de date;
tergerea unor date dintr-un tabel;
cutarea datelor;
ordonarea (sortarea) datelor;
C. Interogarea bazei de date:
vizualizarea total sau parial a datelor, n funcie de satisfacerea uneia

sau mai multor condiii;
generarea de rapoarte, forme, etichete etc.
Pentru utilizatorii neprofesioniti au fost create interfee care s asigure lucrul cu
ferestre, meniuri, obiecte de control, precum i subpachete de programe speciale pentru generarea de rapoarte, formulare, interogri etc.
2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007

O baz de date n Microsoft Access 2007 este un fiier cu extensia .accdb
(ACCess DataBase) care conine datele din baz, descrierea lor, i obiecte pentru
manipularea acestora.
Un fiier baz de date poate conine:
tabele conin, de fapt, informaiile din baza de date;
interogri conin condiii impuse unor linii din tabele pentru a fi incluse n
rezultat;
formulare conin obiecte de control care permit introducerea i modificarea datelor din tabelele din baza de date;
rapoarte sunt obiecte ale bazei de date care permit obinerea unei liste, mai
mult sau mai puin complexe, care conin liniile i coloanele din tabelele bazei de date;
macro-uri i module Visual Basic.1
3. PRIMII PAI N LUCRUL CU BAZELE DE DATE

3.1. Deschiderea i nchiderea aplicaiei Microsoft Access 2007
3.1.1. Deschiderea aplicaiei
Se poate face cu:
Start All Programs Microsoft Office Microsoft Access 2007;
clic dublu pe pictograma asociat aplicaiei Microsoft Access 2007 (pe
desktop, dac exist);
Se va deschide fereastra aplicaiei, care conine:
1. Panoul Categorii de
abloane (n stnga) din
care putem selecta ce ablon dorim s folosim pentru crearea noii baze de date;
2. Un panou n mijlocul ferestrei, din care putem alege fie crearea unei baze de da1
Visual Basic este limbajul de programare folosit de Microsoft Access pentru proiectarea aplicaiilor complexe.
te (Baz de date necompletat), fie un ablon dorit pentru noua baz

de date;
3. Panoul Deschidere baz de date recent (n dreapta), n care putem alege baza de date pe care dorim s o deschidem.
3.1.2. nchiderea aplicaiei
Clic pe butonul de nchidere al ferestrei2 sau butonul Office
din Access.
Ieire
3.2. Crearea unei baze de date

Pot exista dou situaii:
1. Creare imediat dup intrarea n Microsoft Access 2007:
a. Butonul Baz de date necompletat
b. La Nume fiier, n panoul din dreapta, specificm discul, calea i numele bazei de date (eventual, folosim butonul
alturat
pentru a alege discul i folderul n care vom salva baza).
c. Butonul Creare.
2. Creare ulterioar:
1. Butonul Office
Nou.
2. Se procedeaz ca mai sus.
Dac intenionm s folosim baza de date ntr-un format compatibil cu versiunile
anterioare ale Microsoft Access, vom salva fiierul baz de date n format .mdb.3
3.3. nchiderea unei baze de date

Butonul Office nchidere baz de date sau cu nchiderea ferestrei
bazei de date sau la ieirea din Access 2007.
3.4. Deschiderea unei baze de date Access 2007

Exist mai multe variante:
1. Dac e deschis fereastra iniial Microsoft Access 2007 i n panoul din
dreapta (Deschidere baz de date recent) apare numele bazei
de date respective, se d clic pe numele bazei.
2. Dac baza de date nu e afiat, clic n panoul Deschidere baz de
date recent legtura Mai multe n dialogul afiat alegem discul
i folderul n care se afl baza de date, apoi baza de date n sine.
3. FileOpen sau clic pe butonul Open
sau Ctrl+O (n toate cazurile).
2
Spre deosebire de alte aplicaii (de exemplu Excel sau Word), la nchiderea ferestrei nu se va mai
cere confirmare pentru salvare (n afara cazului n care e deschis o fereastr intern de proiectare a
unei tabele, interogri, a unui formular sau raport).
3
Aceast variant nu funcioneaz la trimiterea fiierului .mdb prin mail sau printr-o reea intranet;
n acest caz, el trebuie copiat local folosind alt mediu (CD, DVD, stick etc.).
4. Dac e deschis fereastra

Windows Explorer i fiierul
baz de date e afiat, se d
un clic dublu pe fiier.
5. Dac am lucrat recent la baza de date, o putem alege direct de la nivel de Windows
de la Start Recent
Items.
6. Dac avem deschis fereastra Access 2007 i baza dorit e printre ultimele 4 accesate, o putem alege direct
din partea inferioar a meniului File.
Indiferent de varianta folosit, se va afia aceeai fereastr cu obiectele bazei de
date, clasificate pe tipuri.
4. INTERFAA CU UTILIZATORUL
4.1. Funcia Help
Funcia de Help se activeaz folosind butonul
Ajutor Excel,
, afiat n colul din dreapta-sus
al ferestrei de document
sau tasta F1.
Se va afia o fereastr n
care, n zona de editare test
de lng butonul Cutare, vom tasta cuvntul sau
cuvintele-cheie pe care le cutm, apoi vom folosi tasta Enter sau butonul Cutare.
Sistemul va afia o list cu legturi spre toate capitolele de Help care conin textul
cutat.
Fereastra Ajutor Excel e o fereastr distinct i, de aceea, o putem minimiza
sau, dac nu mai avem nevoie de ea, o vom nchide ca pe orice fereastr.
Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat n orice alt fereastr.
4.2. Bara de instrumente Acces Rapid

Iniial, bara Acces Rapid
, prin intermediul creia putem avea executa rapid anumite operaii este afiat sub filele afiate de meniu i conine doar cteva butoane (Salvare, Anulare etc.) dar i putem aduga i altele,
astfel nct s avem acces rapid la operaiile respective.
Pentru aceasta:
1. Clic dreapta pe unul
din butoanele din bara
Acces Rapid, apoi
Particularizare
bar de instrumente Acces Rapid.
2. n
lista
ascuns
Afiare comenzi
de la alegem categoria n care se afl
comanda dorit (comenzile dintr-un anumit meniu, comenzile
care nu apar n barele
de instrumente, toate comenzile etc.)
3. Cutm comanda n lista din stnga, o selectm i folosim butonul Adugare pentru a o aduga n lista din dreapta.
4. Confirmm cu OK.
Eliminarea unui buton din bara Acces rapid se face asemntor, dar folosind
opiunea Eliminare din bara de instrumente Acces Rapid.
Revenirea la configuraia standard a unei bare de instrumente se face din acelai
dialog, folosind varianta Reiniializare.
OBSERVAIE
Unele bare de instrumente se afieaz, automat, la deschiderea unei ferestre
de proiectare (pentru tabele, rapoarte, interogri, formulare) i se nchid, tot
automat, la nchiderea ferestrei respective.
5. TABELE
Un tabel dintr-o baz de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rnduri
(numite nregistrri sau articole) i coloane (numite cmpuri).
Tabelele pot fi considerate, ntr-o oarecare msur, analoage cu foile de calcul
dintr-un registru Excel iar baza de date analoag cu ntregul registru.
Cmpurile, mpreun cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezint structura
tabelului.
Cmp 1
Cmp 2
Cmp 3
...
Cmp n
Structura
Nume
Prenume
Data_n
...
Telefon
Articol 1
Articol 2
Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce
orice valoare n orice celul, n Microsoft Access 2007 trebuie s specificm de la nceput ce fel de valori vom introduce n fiecare coloan, urmnd ca acesta s interzic,
ulterior, introducerea valorilor de alt tip dect cel stabilit.

De exemplu, ntr-o coloan dintr-un tabel Word sau Excel puteam introduce o dat
calendaristic ntr-o celul i, n celula de dedesubt un text; n Access, odat stabilit
tipul dat calendaristic pentru acea coloan (cmp), nici una din celulele din ea nu
vor putea conine texte.
Aceast comportare se concretizeaz n conceptul de tip de dat.
5.1. Tipuri de date n Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 accept urmtoarele tipuri de date:
Date
Tip de dat
Descriere i proprieti
Text
Sunt cele mai folosite, aa c Microsoft
Access consider acest tip ca fiind prestabilit.
Un cmp de tip Text poate conine cel
mult 255 de caractere (implicit, 255). Pot
Alfanumerice
exista i texte de lungime 0.
Memo
Se folosete pentru a aduga ntr-un cmp
texte mai lungi de 255 de caractere (maximum 65.535 sau texte care difer foarte mult,
de la o nregistrare la alta, ca lungime.
Numr
Pentru datele numerice sunt disponibile
Numerice
mai multe subtipuri de date:
Octet valori ntregi, 0...255;
ntreg valori ntregi cuprinse ntre
32.768 i +32.767;
ntreg lung valori ntregi cuprinse
ntre
2.147.483.648
i
+2.147.483.647;
Simpl precizie valori cu
maximum 7 zecimale, n intervalul
3.4*1038;
Dubl precizie valori cu maximum 15 zecimale, n intervalul
1.797*10308;
ID reproducere Identificator
global unic (16 octei);
Zecimal valoare numeric cu numr cu fix de zecimale, n intervalul
1028...1028.
Moned
Este un tip numeric special, fix, cu precizie de 4 zecimale, conceput pentru a preveni
erorile de rotunjire la operaiile de contabilitate acolo unde valoarea trebuie s se potriveasc exact cu calculele fcute (8 octei).
AutoNumerotare
Un cmp de tipul AutoNumerotare conine
Da/Nu
(Yes/No)
Date calenda- Dat/Or

ristice
Obiecte mari Obiect OLE
o valoare ntreag pe care Microsoft Access

2007 o completeaz automat pentru fiecare
nregistrare adugat la tabel.
Completarea se poate face n dou moduri:
Incremental crete cu 1 de la un
articol la urmtorul;
Aleator fiecare articol primete o
valoare aleatoare pentru acel cmp.
Indiferent de variant, Microsoft Access
2007 ne asigur c nu vor exista dou articole cu aceeai valoare pentru un cmp de tip
AutoNumerotare 4 dar valorile nu pot fi
actualizate.
Atenie! Nu pot exista dou cmpuri de
tip AutoNumerotare n acelai tabel,
chiar dac se folosesc variante distincte pentru ele.
Cmpurile de tip Da/Nu sunt cmpuri
folosite pentru a exprima cazuri n care nu
exist dect dou situaii: DA sau NU, de
exemplu: Adevrat/Fals, Da/Nu, Activat/Dezactivat.
Indiferent de variant, Microsoft Access
2007 consider un astfel de cmp drept cmp
numeric, folosind valoarea 1 pentru DA i 0
pentru NU.
Pentru date calendaristice, n domeniul 1
ianuarie 100...31 decembrie 9999.
Cmpurile obiect OLE creeaz imagini
bitmap ale documentului original sau a obiectului respectiv, apoi afi eaz acea imagine bitmap n cmpurile din tabel i n controalele raportului sau formularului.
Documentul poate fi un desen, un fiier
audio, o foaie de calcul etc.
Cmpurile de acest tip nu pot fi cheie i
nu pot participa la un index. Obiectele din
aceste cmpuri pot fi nglobate n cmp sau
legate de cmp.
Din pcate, la tergerea unui articol, valoarea unui astfel de cmp nu se actualizeaz automat (ea
nu reprezint numrul de articol dect la introducere). De exemplu, dac un cmp are, n ordine, valorile 1, 2, 3 pentru primele trei articole i se terge articolul cu valoarea 2, valoarea 3 nu va deveni 2 (dei
valoarea 2, tears, nu se va mai atribui vreodat altui articol).
Adrese Inter- Hyperlink

net
Ataare
Informaii
legate
Este un text sau o combinaie numere-text,

stocat ca text i folosit ca adres a unei pagini de Web sau drept cale spre un fiier spre
harddiscul local/un harddisc din intranet-ul
local.
Ataare
Permite crearea unui cmp n care se realizeaz o legtur spre un fiier de pe disc.
Folosind un cmp de acest tip, putem modifica direct fiierul respectiv.
Expert cutare
De fapt, nu este un tip adevrat de date.
Creeaz cmpuri care permit utilizatorului s
aleag o valoare din alte tabele sau dintr-o
list de valori.
5.2. Crearea unui tabel

Crearea tabelului nseamn, de fapt, descrierea structurii tabelului, adic specificarea urmtoarelor elemente pentru fiecare cmp:
nume;
tipul de dat;
lungime.
Definirea structurii unui tabel se face astfel:
1. Deschidem fereastra bazei de date n
care vom crea tabelul.
2. Meniul Creare fila Tabele butonul Tabel.
3. Dm clic dublu pe varianta Creare
tabel n modul Vizualizare proiect
(Create table in Design
view5).6 Access 2007 va deschide fereastra pentru descrierea structurii noului tabel.
4. n aceast fereastr, vom specifica, obligatoriu, pentru fiecare cmp urmtoarele:
n coloana Nume cmp (Field name) vom introduce numele fiecrui
cmp; acesta este folosit la identificarea ulterioar a cmpului, poate avea
maxim 64 de caractere i poate conine i spaii;7
la Tip de date (Data type) vom alege tipul de date pentru cmpul
respectiv.
OBSERVAII
1. n cazul tipului Text, Access 2007 ne propune lungimea de 50 de ca5
Celelalte variante nu permit specificarea direct a tipurilor de date ale cmpurilor.

Se poate folosi i butonul Nou (New) din bara de instrumente i, n dialogul afiat, se alege varianta Vizualizare proiect (Design view).
7
Numele nu poate conine puncte (.), semnul exclamrii, paranteze mari, spaii iniiale i caractere
neimprimabile.
6
ractere pentru cmp, valoare care poate fi modificat la Dimensiune cmp (Field Size).
2. n cazul tipului principal Number, subtipul se alege de la Dimensiune cmp (Field Size).
Caracteristicile opionale pentru cmpul curent pot fi specificate n partea
inferioar a ferestrei, n zona Proprieti cmpuri (Field
Properties):
Dimensiune cmp (Field Size) numrul maxim de poziii ce
pot fi memorate n acel cmp (pentru valorile posibile pentru fiecare tip
de dat, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus);
Format formatul de afiare ulterioar a datelor, cum ar fi:8
Zecimale (Decimal Places) numrul de poziii din partea zecimal (pentru cmpurile numerice);
Masc intrare (Input Mask) o machet prin care putem impune un anumit format de introducere a datelor n cmp; n acest caz,
pentru fiecare caracter (poziie) din cmp, la introducere, putem specifica unul dintre caracterele urmtoare:
Caracter
Efect
#
Permite orice cifr, un semn (+/-) i un spaiu
L
Permite numai litere n poziia respectiv
?
Permite o liter sau nimic
A
Numai liter sau cifr
9
Numai cifre
a
Orice liter sau cifr sau nimic
&
Numai un caracter sau un spaiu
C
Permite orice caracter, un spaiu sau nimic
<
Convertete toate literele urmtoare n litere
mici
>
Convertete toate literele urmtoare n litere
mari
\
Insereaz caracterul urmtor, ca i cum ar fi
introdus
8
Nu toate tipurile de date admit, aici, variante de format de afiare (de exemplu, tipurile Text i
Memo).
!
Aliniaz valoarea introdus la dreapta
De exemplu, dac pentru cmpul Nume folosim masca
>L<??????????????, atunci prima liter din nume va fi convertit
la liter mare, urmtoarele la litere mici i nu se vor permite mai mult
de 15 caractere n acest cmp; un alt exemplu: pentru cmpul CNP, de
tip Text pe lungime de 13, masca 9999999999999 va permite doar
introducerea de cifre n poziiile respective; alt exemplu: pentru cmpul
Buletin, masca >LL999999 va permite doar litere pe primele dou
poziii i cifre pe urmtoarele ase;
Legend (Caption) permite specificarea unui nume atribuit cmpului cnd acesta este folosit ntr-un raport sau un formular;9
Valoare implicit (Default Value) valoarea care se atribuie, automat, cmpului, cnd utilizatorul nu introduce nici o valoare
pentru acel cmp;
Regul de validare (Validation Rule) un criteriu care
trebuie ndeplinit de valoarea cmpului pentru a putea fi acceptat (v.
mai jos);
Text de validare (Validation Text) textul care se va afia n bara de mesaje cnd valoarea introdus n cmp nu se respect
criteriul specificat la Regula de validare;
Obligatoriu (Required) dac este activat, utilizatorul nu va
putea trece de acel cmp fr s-l completeze;
Se permite lungimea zero (Allow Zero Length) se
permit sau nu valori vide n cmpurile text sau memo;
Indexat (Indexed) se creeaz sau nu un index pentru acel cmp
(v. capitolul despre indexare, mai jos).
5. La nchiderea ferestrei, suntem ntrebai dac dorim s salvm noul tabel i,
dac folosim Yes, se va afia un dialog n care trebuie s introducem numele
noului tabel.
6. Vom fi ntrebai dac dorim s indexm tabelul dup un anumit cmp. Deoarece indexarea va fi discutat mai jos, vom rspunde cu No la aceast ntrebare.
Dup aceti pai, n lista afiat n fereastra principal a bazei de date, la folosirea
butonului Tabele (Tables), se va afia, ca pictogram, noul tabel.
Se folosete mai ales cnd numele cmpului este codificat de exemplu, un cmp care conine
un nume de persoan se numete C04. n acest caz, la crearea ulterioar a unui raport/formular sau la
afiarea coninutului tabelului, Access va folosi, n locul lui C04, numele specificat la Legend ca
etichet pentru cmp.
Exemple:
S se creeze tabelele PERSONAL i FUNCII cu urmtoarele structuri:
Nume cmp
Nr crt
Marca
CNP
Nume
Prenume
Data naterii
Data angajrii
Studii
Adresa
Funcia
Salariul
PERSONAL
Tip de date
AutoNumerotare
Text
Text
Text
Dat/Or
Dat/Or
Da/Nu
Memo
Numr
Numr
Lungime
Incremental
3
Nume cmp
Funcia
Denumire funcie
FUNCII
Tip de date
Numr
Text
15
20
ntreg lung
Simpl precizie
5.3. Adugarea, modificarea i tergerea nregistrrilor dintr-un tabel

Accesul la un cmp al unei nregistrri se poate face numai dup ce a fost accesat
nregistrarea respectiv. Pentru aceasta, Microsoft Access 2007 dispune de o structur
de date numit indicator (pointer) de nregistrri care, la un moment dat, se afl pe o
anumit nregistrare numit nregistrare curent (ea este marcat n fereastra prezentat mai jos printr-un caracter n stnga).
Pentru a opera cu nregistrri ntr-un tabel (adugri, modificri, tergeri):
dm clic dublu pe numele tabelului n fereastra Tabele (Tables);
selectm tabelul i folosim butonul Deschidere (Open)
.
Se va afia o fereastr stil Excel n care vom face operaiile dorite:
1. Adugarea de nregistrri se face mutnd pointerul pe ultima nregistrare,
pe ultimul cmp i folosind tasta Tab sau butonul
din bara de stare. n
ambele cazuri, va aprea o nregistrare nou, goal, n care vom tasta valorile
dorite.
2. Modificarea valorilor din nregistrrile dintr-un tabel se face innd cont
de urmtoarele reguli generale:
Trecerea de la un cmp la altul n aceeai nregistrare se face fie cu tastele
Tab (la urmtorul) sau Shift+Tab (la precedentul), fie cu un clic pe cmpul dorit.
Trecerea de la o nregistrare la alta se poate face:
cu tastele sgei verticale
cu clic pe nregistrarea dorit
folosind barele de defilare
folosind butoanele din partea inferioar a ferestrei.
Trecerea la primul sau ultimul cmp din nregistrarea curent se face cu
tastele Home respectiv End.
Trecerea la primul cmp din prima nregistrare se face cu Ctrl+Home iar
la ultimul cmp din ultima nregistrare cu Ctrl+End.
Copierea n nregistrarea curent a valorii din nregistrarea precedent se
face cu Ctrl+apostrof.
Lungime
ntreg lung
15
Valorile de tip AutoNumerotare se confirm cu Enter.

Pentru a copia/muta valoarea dintr-un cmp dintr-o nregistrare ntr-un
cmp din alt nregistrare putem folosi EditCopy/Cut dup ce am
selectat valoarea-surs, urmat de EditPaste n celula destinaie. Se
pot folosi i butoanele corespunztoare din bara de instrumente.
Introducerea datelor calendaristice se face, n mod standard, n formatul
zz/ll/aa dar se recomand ca anul s fie tastat pe 4 cifre, chiar dac, n
final, Microsoft Access 2007 l va afia, eventual, doar pe dou cifre.
Activarea/dezactivarea comutatorilor care apar pentru cmpurile de tip
Da/Nu se face fie cu bara de spaiu, fie cu mouse-ul.
Oricare ar fi modificarea fcut, putem anula ultima operaie folosind
EditAnulare
cmp/nregistrare
curent
(EditUndo) sau butonul cu acelai nume
imediat dup operaia
respectiv.
3. tergerea unei nregistrri se face prin selectarea ei urmat de tasta Delete
sau cu EditDelete Record sau folosind butonul Delete
din
bara de instrumente, dup care se confirm tergerea (Atenie, nu exist Undo!).
Exemplu: S se introduc n tabelul PERSONAL cel puin
10 nregistrri, cu dubluri pentru cmpul Funcia. n tabelul FUNCII vor exista attea nregistrri cte coduri
distincte de funcii exist n tabelul PERSONAL.
5.4. Modificarea structurii unui tabel

Pentru a modifica structura unui tabel:
1. Deschidem baza de date.
2. Deschidem fereastra de dialog Tabele (Tables).
3. Alegem tabelul dorit.
4. Folosim butonul Proiect (Design). Se va afia aceeai fereastr ca la
crearea tabelului, n care vom efectua modificrile dorite, adic:
Inserarea unui cmp ntre dou cmpuri existente se face selectm
cmpul deasupra cruia dorim s apar cel nou i folosim InsertRows sau butonul Insert Rows
din bara Table Design, dup care specificm numele noului cmp, tipul de date i lungimea cmpului.
tergerea unui cmp selectm cmpul cu un clic pe butonul gri din
stnga numelui lui
i folosim EditDelete sau tasta Delete sau bu-
tonul Delete Rows

din bara Table Design. Dac acel cmp
particip la vreun index, se va terge i acel index.
Mutarea unui cmp n alt poziie se face trgnd cu mouse-ul pe ver-
tical butonul gri aflat n stnga numelui lui, pn cnd acesta ajunge n
poziia dorit;10
Modificarea caracteristicilor unui cmp (tip/subtip de dat, lungime,
numrul de zecimale etc.) folosim elementele de control din zona Proprieti cmp (Field Properties).
La nchiderea ferestrei de modificare a structurii, Microsoft Access 2007 ne ntreab dac dorim ca modificrile efectuate s rmn valabile.
OBSERVAII
1. Sunt posibile orice modificri, cu condiia s avem grij la schimbarea
tipurilor de date (Microsoft Access 2007 ncearc s converteasc valorile existente la noul tip de date dar nu orice conversie e posibil) i
la scurtarea cmpurilor (cazuri n care, valorile existente ar putea fi
trunchiate).
2. Oricare ar fi modificrile fcute, putem anula ultima operaie folosind
EditAnulare... (EditUndo...) sau butonul dar numai imediat
dup operaia respectiv i numai pn la nchiderea ferestrei de proiectare.
5.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un cmp
La introducerea unei valori ntr-un cmp putem s interzicem tastarea de valori
eronate n acel cmp, impunnd o regul de validare. n general, regula de validare
const n evaluarea unei expresii logice (a unei condiii) impuse valorii introduse de
utilizator n cmp.
Operatorii de comparare folosii, de obicei, la crearea unei condiii sunt:
=
egal cu
>, <
mai mare respectiv mai mic
<=, >=
mai mare sau egal, respectiv mai mic sau
egal
<>
diferit de
De exemplu, dac dorim ca salariul persoanelor din tabel s fie mai mare de
5.000.000 ROL, condiia impus asupra cmpului Salariu va fi >5000000.
Pentru aceasta:
1. Deschidem fereastra de proiectare a tabelului.
2. Selectm cmpul cruia vrem s-i stabilim condiia de validare.
3. Dm clic pe zona Regul de validare (Validation Rule) din
partea inferioar a ferestrei i folosim una din urmtoarele variante:
Tastm direct condiia dorit (n acest exemplu, >5000000) i nchidem
fereastra.
Folosim butonul din dreapta zonei Regul
de validare, ceea ce va deschide dialogul
Generator
de
expresii
10
De fapt, mutarea cmpului nu afecteaz cu nimic tabelul deoarece, ulterior, vom putea schimba
ordinea cmpurilor n ferestre, rapoarte, formulare etc.
(Expression Builder) n care putem crea condiia respectiv fie

prin tastare direct, fie folosind butoanele aflate sub zona de construire a
condiiei.11
4. Se confirm cu OK n dialog i se nchide fereastra de proiectare a bazei.
Dac tabelul conine deja valori, Access 2007 testeaz dac acestea se conformeaz
restriciei impuse i, dac nu, afieaz un mesaj de avertizare cu urmtoarele variante:
Yes regula de validare se pstreaz i testarea continu;
No regula nu se pstreaz i se continu
testarea;
Cancel ntrerupe
testarea.
Dac folosim Yes, valorile actuale din tabel sunt pstrate dar, ulterior, dac ncercm s modificm o valoare astfel nct ea s rmn incorect sau s introducem o
valoare incorect n acel cmp, Acces va refuza acest lucru i va afia un mesaj de
eroare care conine fie un text standard, fie textul specificat de noi la Text validare (Validation Text) n fereastra de proiectare a tabelului.
5.5. tergerea unui tabel din baza de
date
Dac decidem c nu mai avem nevoie de unui tabel, putem folosi, dup selectarea
lui din fereastra principal a bazei de date, EditDelete sau tasta Delete sau butonul Delete
din bara de instrumente a ferestrei principale a bazei de date.
Access 2007 va cere confirmare pentru tergerea tabelului.
Atenie! NU exist Undo pentru aceast operaie! n plus, dac tabelul ters
particip la o relaie cu alte tabele, relaia se desfiineaz.
6. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE

OBSERVAIE
Oricare ar fi modificrile discutate n subcapitolele de mai jos, la nchiderea
ferestrei Microsoft Access 2007 ne va ntreba dac dorim s pstrm modificrile fcute. Dac vom rspunde cu Yes (nerecomandabil) la urmtoarea afiare
a coninutului tabelului aspectul va fi acelai cu cel actual; n caz contrar, aspectul va fi cel standard.
6.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor i liniilor

Exist dou metode:
1. Prin tragere:
11
Valorile constante tip dat calendaristic trebuie specificate ntre caractere # (ca n #05/07/1964),
cele de tip text ntre ghilimele (ca n "Popescu") iar cele de tip Da/Nu ca -1 sau 0 (corespunztor lui Da
respectiv Nu).
Pentru
coloan,
plasm
cursorul
de
mouse
ntre numele coloanelor pentru care dorim
s modificm limea de afiare pn cnd are forma unei bare verticale
cu dou sgei orizontale i tragem spre stnga sau spre dreapta pn cnd
coloana are limea dorit.12
Pentru o linie, plasm cursorul de mouse pe linia separatoare dintre
dou nregistrri din stnga ferestrei i tragem n sus sau n jos pn
cnd linia capt nlimea dorit. Toate liniile din fereastr vor primi noua nlime.
2. Din meniu:
Pentru o coloan, plasm cursorul n coloan i folosim
FormatColumn
width. Se va afia
un dialog n care, la
Lime coloan
(Column
width)
vom specifica limea dorit pentru coloan, n numr de caractere. Revenirea la limea standard se face activnd Lime standard (Standard width). Dac dorim o ngustare/lire a coloanei astfel nct s
poat fi cuprins cea mai lung valoare, folosim Potrivire (Fit).
Pentru o linie, plasm cursorul n linie i folosim FormatRow
Height. Se va afia un dialog n care, la nlime rnd (Row
height) stabilim nlimea dorit pentru linii, n puncte. Revenirea la
nlimea standard se face activnd nlime Standard (Standard
height).
6.2. Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor

Iniial, ordinea de afiare a cmpurilor este cea n care ele apar n structura tabelului. Putem modifica ordinea de afiare selectnd coloana respectiv (clic pe nume
cnd indicatorul de mouse are forma unei sgei n jos ) i trgnd cu mouse-ul de
nume spre stnga sau spre dreapta pn cnd coloana apare n poziia dorit.
Operaia nu afecteaz ordinea n care cmpurile au fost definite n structura tabelului.
6.3. Blocarea unui cmp pe ecran

Dac vrem ca un anumit cmp s nu dispar de pe ecran la o defilare stngadreapta n tabel, dm un clic oriunde n coloana cmpului respectiv i folosim FormatFreeze Columns. Cmpul respectiv va fi mutat n prima poziie din fereastr i va rmne fixat acolo astfel nct s fie ntotdeauna vizibil, celelalte cmpuri
12
Aceast operaie nu are nici un efect asupra lungimii cu care cmpurile au fost definite n tabel.
defilnd spre stnga sau spre dreapta pe sub el.

Se pot bloca mai multe cmpuri.
Deblocarea se face folosind FormatUnfreeze All Columns, dar coloana
respectiv nu-i va relua vechiul loc din fereastr.
6.4. Ascunderea i reafiarea cmpurilor

Pentru a ascunde un cmp vom selecta coloana corespunztoare i vom folosi FormatHide Columns. Coloana respectiv va disprea din fereastr. Se pot ascunde
mai multe cmpuri, cu condiia s fie vecine.
Reafiarea cmpurilor ascunse se face cu FormatUnhide Columns, care va afia un dialog n care
vom activa comutatorii corespunztori coloanelor pe care
dorim s le vedem din nou.
6.5. Liniile de gril i culoarea de fond

Plasm cursorul undeva n tabel i folosim FormatFoaie de date (FormatDatasheet). Se va afia un dialog n care vom specifica urmtoarele:
Efect celul (Cell effect) stabilim efectele vizuale pentru celule;
dac dezactivm Orizontale (Horizontal) sau Verticale (Vertical), liniile de gril respective nu se vor afia;
Culoare linii de gril (Gridline color) culoarea liniilor de gril;
Culoare fundal (Background color) culoarea de umplere;
de la Stiluri linie i chenar selectm tipul
de linie pentru fiecare latur n parte;
de la Direcie (Direction) putem impune ordinea n care vor fi preluate cmpurile din structura tabelului (de exemplu, pentru Orientul Mijlociu, unde unele
popoare citesc de la dreapta la stnga).
pentru a previzualiza aspectul celulelor din fereastr se
folosete zona Eantion (Sample).
Parametrii privind liniile de gril se pot stabili numai pentru ntregul tabel, nu i
pentru anumite coloane, celule, linii, domenii de celule.
6.6. Modificarea parametrilor de font pentru cmpurile din fereastr

Se plaseaz cursorul undeva n tabel i se folosete
FormatFont, dup care se aleg parametrii dorii.
Dialogul afiat este asemntor celui de la Word i Excel, dar sunt mai puine opiuni.
Se poate folosi i bara de formatare, care se activeaz cu

ViewToolbarsFormatting (Datasheet).
Parametrii privind fontul se pot stabili numai pentru ntregul tabel, nu i pentru
anumite coloane, linii, celule, domenii etc.
6.7. Sortarea nregistrrilor din tabel

Dac dorim ca tabelul s fie sortat (ordonat) dup valorile dintr-un cmp, vom plasa cursorul n cmpul respectiv i vom folosi:
butoanele Sort Ascending respectiv Sortare descendent
, dup cum dorim ca sortarea s fie cresctoare sau descresctoare;
RecordsSortSort Ascending respectiv Sortare descendent.
Sort Ascending respectiv Sortare descendent din meniul
contextual al cmpurilor selectate.
OBSERVAII
1. Dac dorim sortarea dup mai multe criterii, vom muta cmpurilecriterii astfel nct s fie vecine n fereastr, n ordinea importanei lor
ca i criterii,13 le vom selecta i vom folosi aceleai butoane, n funcie
de ordinea dorit.
2. Nu putem impune pentru fiecare din cmpurile selectate o anumit ordine (de exemplu, pentru primul o selectare cresctoare i pentru al
doilea una descresctoare).
3. Aceeai metod se poate aplica i dac e vorba de o fereastr cu rezultatele unei interogri.
Revenirea la ordinea iniial se face cu RecordsRemove Filter/Sort,
nainte de a nchide fereastra.
La nchiderea ferestrei, vom fi ntrebai dac ordinea n care sunt afiate nregistrrile este cea dorit i pe viitor. Dac rspundem cu Yes, Microsoft Access 2007 va
modifica ordinea lor i n tabel astfel nct, la o ulterioar deschidere a acestuia, s le
gsim n aceast ordine.14
Exemplu: S se sorteze descresctor nregistrrile dup
cmpurile Studii i Nume.
6.8. Cutarea unei valori ntr-un tabel

Putem cuta o anumit valoare fie ntr-un anumit cmp dintr-un tabel, fie n ntregul tabel. Pentru aceasta, plasm cursorul n cmpul n care vrem s facem cutarea i
folosim EditFind sau butonul Find
13
din bara de instrumente Baza de
Ordinea n care sunt afiate cmpurile selectate este esenial, n sensul c al doilea criteriu va
avea efect numai dac pentru primul exist dou nregistrri cu aceeai valoare.
14
Atenie! n acest caz, la viitoarea deschidere a ferestrei Access nu va ti care a fost ordinea iniial.
date sau Ctrl+F. n toate cazurile se va afia un dialog n care vom specifica urmtoarele:
la De cutat (Find What) valoarea pe care o cutm;
la Privire n (Look in) putem alege Tabel (Table) pentru a efectua cutarea n ntregul tabel (n caz contrar, cutarea se va efectua numai n
cmpul n care se afla cursorul la nceperea cutrii);
la Potrivire se poate stabili
modul de cutare, selectnd una
din urmtoarele opiuni:
Orice parte din cmp
(Any
Part
of
the
Field)
Cmpul ntreg (Whole
Field)
nceput de cmp (Field
Start)
La Cutare (Search) se stabilete direcia de cutare n raport cu poziia
indicatorului de nregistrri: n sus (Up), n jos (Down), Toate (All).
dac activm Potrivire litere mari i mici (Match Case),
Microsoft Access 2007 va ine cont, la cutare, de diferena ntre litere mari
i litere mici;
Declanarea operaiunii de cutare se face cu butonul Urmtorul (Find
Next). Putem folosi acest buton i pentru continuarea cutrii.
OBSERVAIE
Nu se pot face cutri pentru cmpuri de tip DA/NU.
Exemplu: S se caute toate nregistrrile pentru care
cmpul Funcia are valoarea 2.
6.9. Filtre
Cnd lucrm cu un tabel cu multe nregistrri, putem stabili un filtru prin care vom
obliga Microsoft Access 2007 s afieze numai nregistrrile care ndeplinesc o anumit condiie (de exemplu, dorim ca n tabelul afiat s apar numai nregistrrile pentru care prenumele este Nicolae).
Exist mai multe tipuri de filtre:
Filtre care afieaz numai nregistrrile care, n cmpul curent, au valoarea
respectiv se creeaz dup plasarea cursorului ntr-un articol cu valoarea
respectiv, n acel cmp, folosind RecordsFilter by Selection
sau butonul Filter By Selection
din bara de instrumente Baza
de Date.15 n fereastr vom vedea numai nregistrrile pentru care e ndeplinit condiia.
Filtre care afieaz numai nregistrrile care n cmpul curent, au alte valori
dect cea curent se creeaz dup plasarea cursorului ntr-un articol cu valoarea respectiv, n acel cmp, folosind RecordsFilter
Excluding Selection. 16 n fereastr vom vedea numai nregistrrile
pentru care nu e ndeplinit condiia.
Revenirea la afiarea tuturor nregistrrilor se face cu RecordsRemove
Filter/Sorts sau cu butonul Eliminare filtru
(Remove Filter) din
aceeai bar de instrumente.
Exemple: S se creeze un filtru pe cmpul Nume, apoi un
filtru care s afieze numai pe cei nscui n alte luni
dect octombrie.
7. INDEXAREA UNUI TABEL

Prin indexare, Microsoft Access 2007 menine liste ascunse de intrri, numite indeci, care conin toate valorile unui cmp, ordonate cresctor sau descresctor.
Dup creare, indecii permit executarea mai rapid a interogrilor, cutrilor i sortrilor n funcie de cmpul pe baza cruia a fost definit indexul.
De asemenea, una dintre principalele utilizri ale indecilor const n stabilirea
unor relaii ntre dou sau mai multe tabele.
Cu ct valorile cmpului pe baza cruia a fost definit indexul sunt mai variate, cu
att indexul este mai eficient.17
Cheia unui tabel reprezint un ansamblu minim de cmpuri care identific n mod
unic o nregistrare din tabel.
Ea poate fi format dintr-un singur cmp (cheie simpl) sau din mai multe cmpuri
(cheie compus).
La un moment dat, ntr-un tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c pot
identifica n mod unic o nregistrare, acestea numindu-se chei candidate. Dintre acestea putem alege o cheie care se folosete efectiv, ea fiind numit cheie primar.
n Microsoft Access 2007 se pot crea dou tipuri principale de indeci:
un index cheie primar este unic la nivelul fiecrui tabel i nu permite
existena de valori duplicate sau valori nule n cmpul pe care a fost creat;
15
De exemplu, pentru a vedea numai nregistrrile pentru care prenumele este Nicolae, vom da clic
n cmpul Prenume pe o astfel de nregistrare i vom folosi butonul Filter By Selection.
Atenie: la cmpurile de tip dat calendaristic, putem face filtrarea i pentru zi, lun, an, cu condiia s
selectm, nainte, poriunea respectiv din data calendaristic.
16
De exemplu, pentru a vedea nregistrrile pentru care prenumele nu este Nicolae, vom da clic n
cmpul Prenume pe o astfel de nregistrare i vom folosi butonul RecordsFilter
Excluding Selection.
17
Dei crearea unor indeci poate mri semnificativ viteza unor operaii, existena multor indeci
pentru o baz de date ncetinete viteza de lucru la adugrile i modificrile datelor, deoarece, pe lng
baza de date, Microsoft Access trebuie s actualizeze i indecii.
unul sau mai muli indeci normali. La rndul lor, acetia pot fi de dou
subtipuri:
Da (cu dubluri) permit existena valorilor duplicate n cmpul respectiv;
Da (fr dubluri) nu pot exista dou nregistrri cu aceeai valoare
sau valori nule pentru cmpul respectiv.
7.1. Crearea, modificarea i tergerea unui index cheie primar

Pentru creare, dup deschiderea bazei de date vom da un clic pe butonul
Tabele (Tables), vom alege tabela dorit i vom folosi butonul Proiect (Design). n partea superioar a ferestrei vom selecta cmpul pentru
care dorim s fie creat un index cheie primar i vom folosi butonul
Primary Key
din bara Table Design.
OBSERVAIE
Dac cheia primar e format din mai multe cmpuri, selectarea lor se face
innd apsat tasta Shift. n acest caz, simbolul de cheie va aprea lng fiecare cmp selectat.
Lng numele cmpului selectat va aprea o cheie care va indica faptul c
pentru acel cmp a fost definit un index cheie primar.
La nchiderea ferestrei de structur a tabelului, Access 2007 va verifica
dac n acel cmp exist valori duplicat i/sau valori nule i, dac da, va refuza crearea indexului. n acest caz, vom nchide fereastra de structur fr salvare, vom reparcurge tabelul pentru a elimina valorile duplicat i/sau a completa valorile nule dup care ne vom ntoarce la crearea indexului.
Modificarea unui index cheie primar se face asemntor: clic pe butonul
Primary Key dup selectarea cmpului. Dac exist deja un index cheie
primar, cheia se va muta pe noul cmp.
tergerea unui index cheie primar se face selectnd cmpul i dnd clic pe
butonul Primary Key.
Exemple: 1. S se creeze un index cheie primar pe cmpul Funcia n tabelul FUNCII.
2. S se ncerce crearea unui index cheie primar pe
cmpul Funcia n tabelul PERSONAL.
7.2. Crearea, modificarea i tergerea unui index normal

Pentru a crea un index normal:
1. Selectm tabelul din fereastra bazei de date i folosim butonul Proiect
(Design). Se va afia fereastra de definire a tabelului.
2. Selectm cmpul pentru care dorim s crem indexul i folosim lista ascuns
Indexat (Indexed) din subfereastra inferioar, n care stabilim tipul de
index:
Da (Cu dubluri) Yes (Duplicates OK) cmpul respectiv
poate conine valori duplicat;
Da (Fr dubluri) Yes (No duplicates) cmpul nu poate conine valori duplicat.18
3. Se nchide fereastra.
Modificarea caracteristicilor unui index normal se face n mod asemntor.
tergerea unui index se face la fel, dar folosind varianta Nu (No) n lista ascuns
Indexat.
Exemple: S se creeze un index normal, cu dubluri, pe
cmpul Funcia i unul fr dubluri pe cmpul Marca.
8. RELAII NTRE TABELELE DINTR-O BAZ DE DATE

Foarte frecvent, stocarea ntr-un singur tabel a tuturor datelor implicate n problema de rezolvat este fie anevoioas, fie impune, ulterior, prelucrri suplimentare i
greoaie. De aceea, a aprut posibilitatea de a mprtia datele n mai multe tabele, n
ideea de a se economisi spaiu i de a se evita repetarea acelorai valori.
De exemplu, putem crea o relaie ntre tabelul PERSONAL i tabelul FUNCII,
prin intermediul cmpului Funcie, relaie prin care, ulterior, putem avea la dispoziie
valori din ambele tabele.
Relaia ntre dou tabele e o relaie de subordonare i, de aceea, la crearea unei relaii trebuie s decidem care dintre tabele este tat (tabelul conductor) i care tabel
fiu (tabelul condus).
Odat relaia creat, la mutarea pointerului de articol de pe un articol pe altul n tabelul tat, se va muta, automat, i pointerul de articol din tabelul fiu pe articolul corespunztor.
OBSERVAII
1. Un tabel considerat ca tabel-tat poate avea mai multe tabele-fiu care, la
rndul lor, pot avea tabele-fiu.
2. Un tabel aflat mai jos n structur (fiu, nepot etc.) nu poate fi tabel-tat
pentru tabelul-tat iniial.
Din punct de vedere al Microsoft Access 2007, pot exista trei tipuri de relaii:
unul-la-mai-multe (One-to-Many) unei nregistrri din tabelul-tat i
pot corespunde mai multe nregistrri n tabelul-fiu (nu este obligatoriu);
unul-la-unul (One-to-One) unei nregistrri din tabelul-tat i poate
corespunde o singur nregistrare din tabelul-fiu; este un tip de relaie rar
folosit;
mai-multe-la-mai-multe (Many-to-Many) o nregistrare din tabelultat poate avea mai multe nregistrri corespondente n tabelul-fiu i viceversa.
Pentru crearea unei relaii ntre dou tabele trebuie ca n fiecare tabel care particip
la relaie s existe un index pentru cmpul de legtur, cmp ce trebuie s fie de acelai tip de dat i de aceeai lungime n ambele tabele.
Tipul de relaie care poate fi stabilit depinde de tipul indexului pe cmpul de legtur din fiecare tabel n parte:
18
n acest caz, la nchiderea ferestrei Access face aceeai verificare ca la indexul cheie primar.
unul-la-mai-multe indexul din tabelul tat trebuie s fie de tip cheie

primar sau normal fr dubluri iar cel din tabelul-fiu de tip normal, cu Da
(cu dubluri);
unul-la-unul ambii indeci (din tabelul tat i din tabelul fiu) trebuie s
fie cheie primar sau de tip normal, cu Da (fr dubluri);
mai-multe-la-mai-multe indecii pe cmpurile de legtur din tabelul
tat i tabelul fiu trebuie s fie de tip normal, cu Da (cu dubluri).
8.1. Crearea, modificarea i tergerea unei relaii ntre tabele

Vom lucra pe un exemplu: avnd tabelele PERSONAL i FUNCII, unei
nregistrri din tabelul FUNCII i pot corespunde mai multe nregistrri din tabelul
PERSONAL (pot exista mai multe persoane cu aceeai funcie). Ne propunem s
crem o relaie tip unul-la-mai-multe ntre cele dou tabele.
1. Deschidem baza de date i alegem tabelul PERSONAL. Vom crea pentru el
un index normal pe cmpul Funcia, cu Da (cu dubluri) (deoarece pot
exista mai multe persoane cu aceeai funcie).
2. Alegem apoi tabelul FUNCII i crem pentru el un index cheie primar sau
un index normal cu Da (fr dubluri) pe cmpul Funcia (deoarece
nu pot exista mai multe denumiri de funcii cu acelai cod de funcie).
3. Folosim ToolsRelationships sau butonul Relationships
din bara de instrumente. Se va deschide un dialog n care apar tabelele bazei
de date.
4. Selectm pe rnd fiecare tabel ce va participa
la relaie i folosim, pentru fiecare, butonul
Adugare (Add) dup care nchidem dialogul.
5. Se
va
afia
fereastra
Relaii
(Relationships) n care apar mici
subferestre pentru fiecare tabel din baza de date.19
6. Vom trage cu mouse-ul dinspre cmpul de relaie din tabelul-tat (Funcia
din tabelul PERSONAL) spre cmpul din tabelul-fiu prin care se stabilete
relaia (Funcia din FUNCII). Se va afia un dialog prin care ni se cere,
eventual, alegerea cmpurilor prin care se face legtura dintre tabele. Vom
confirma cu butonul Creare (Create) deoarece cmpurile au fost, deja,
alese.
7. n fereastra Relaii (Relationships) afiat, ntre cele dou tabele va
aprea o linie prin care se sugereaz noua relaie.
Modificarea ulterioar a tipului de relaie
i/sau a cmpurilor prin
19
Cmpurile pentru care a fost definit un index cheie primar sunt afiate cu bold.
care se face asocierea se realizeaz dnd un clic dreapta pe linia de relaie i folosind
Edit Relationships din meniul contextual al liniei de relaie. Se va afia acelai dialog, n care putem alege tabelele din relaie i cmpurile de legtur din fiecare.
tergerea relaiei se face printr-un clic pe linia de relaie i folosirea tastei Delete.
9. INTEROGRI
O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul
sau mai multe tabele a nregistrrilor care satisfac anumite criterii. 20 Dup crearea interogrii, ea poate fi executat ori de cte ori este nevoie, obinnd ca rezultat doar
cmpurile dorite i/sau nregistrrile care satisfac o anumit condiie.
9.1. Crearea unei interogri

Pentru a crea o interogare:
1. n fereastra bazei de date folosim butonul Interogri (Queries),
apoi:
dm clic dublu pe varianta Creare interogare n modul vizualizare proiect (Create query in Design view);
folosim butonul Nou Vizualizare
proiect
OK
(NewDesign viewOK).
2. n dialogul afiat selectm, pe rnd, fiecare tabel ce va participa la interogare i folosim, pentru fiecare, butonul
Adugare (Add), dup care nchidem dialogul.21
n acest moment se va afia fereastra generatorului de interogri, mprit
n dou subferestre:
cea de sus conine subferestre pentru tabelele selectate, cu relaiile deja
stabilite;
cea de jos permite specificarea celorlalte elemente ale interogrii (cmpuri,
criterii etc.).
9.1.1. Specificarea cmpurilor care vor aprea n rezultatul interogrii
Exemplu: Ne propunem s crem o interogare care s afieze cmpurile Nume, Prenume, CNP, Data Naterii, Studii, Funcia i Adresa din tabelul PERSONAL i cmpul Denumire funcie din tabelul
FUNCII.
Specificarea cmpurilor se face alegnd, pe rnd, fiecare cmp, din listele ascunse
de pe linia Cmp (Field).
20
21
Dac e nevoie de date din mai multe tabele, ele trebuie legate prin relaii.
Dac, ulterior, vrem s mai adugm un tabel la interogare putem face acest lucru cu
QueryShow table sau cu butonul Show table

dup care, din dialogul afiat, alegem
tabelul dorit. De asemenea, dac un tabel devine inutil ntr-o interogare, l putem elimina selectndu-l
din subfereastra superioar i folosind QueryRemove Table sau tasta Delete.
OBSERVAII
1. Dac la interogare particip dou sau mai multe tabele, n listele ascunse de la Cmp Acces va prefixa numele fiecrui cmp cu numele
tabelului din care provine cmpul respectiv (de exemplu, personal.funcia nseamn c se va afia cmpul Funcia din tabelul
PERSONAL iar functii.funcia nseamn c se va afia cmpul
Funcia din tabelul FUNCII).
2. Numele tabelului din care provine fiecare cmp este afiat pe linia
Tabel (Table).
3. Ordinea n care sunt alese cmpurile are importan, n sensul c va fi
ordinea n care vor fi afiate cmpurile n rezultatul interogrii. Dac
actuala ordine nu e cea dorit, putem muta cmpurile ca pe orice coloan dintr-o fereastr de date.
Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date.
9.1.2. Testarea interogrii
Se recomand ca de oricte ori facem o modificare asupra unei interogri s verificm dac rezultatele sunt cele dorite.
Pentru aceasta putem folosi QueryRun sau butonul Run
din bara de instrumente. Se va afia o fereastr cu rezultatul interogrii.
Revenirea la fereastra de proiectare se face cu ViewDesign View sau cu butonul Vizualizare (View)
din bara de instrumente.
OBSERVAIE
Se va evita, dup testare, nchiderea ferestrei cu rezultate, operaie care ne
va ntoarce la fereastra principal a bazei de date.
9.1.3. Ordonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii
Dac dorim ca n rezultatul interogrii nregistrrile s fie ordonate dup unul sau
mai multe criterii, vom folosi lista ascuns Sortare (Sort) pentru cmpul care
constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea n care se face sortarea (Ascendent Ascending, Descendent Descending, nesortat
unsorted).
Putem alege mai multe cmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie s inem cont
c:
Ordinea n care sunt alese aceste criterii este important, n sensul c al doilea criteriu va avea efect numai dac pentru primul exist valori duplicat.
Cmpul care este criteriu principal de sortare trebuie s fie n stnga cmpului criteriu secundar (nu neaprat vecine).
Exemplu: S se ordoneze rezultatele interogrii cresctor dup Studii i descresctor dup Nume.
9.1.4. Ascunderea/reafiarea unor cmpuri din rezultat
Putem impune ca anumite cmpuri s nu se afieze, dezactivnd comutatoarele co-
respunztoare cmpurilor respective din linia Afiare (Show).

Reafiarea se face prin activarea comutatoarelor.
9.1.5. Specificarea nregistrrilor care vor aprea n rezultatul interogrii
n mod normal, n rezultatul interogrii apar toate articolele din tabelele selectate
iniial. Putem impune prezentarea n rezultat numai a articolelor care satisfac anumite
condiii.
Pentru aceasta, n linia Criterii (Criteria) de sub cmpul respectiv vom
specifica o condiie de selectare a nregistrrilor. n rezultat vor aprea numai nregistrrile care satisfac condiia respectiv.
Condiia const, n general, n compararea a dou valori: cea din cmp i valoarea
pe care o specificm.
REGUL
Constantele de tip text trebuie introduse ntre ghilimele iar cele de tip dat
calendaristic ntre caractere diez (#).
Pentru comparare se pot folosi urmtorii operatori:
= valoare
Rezultatul va conine numai articolele pentru care
cmpul are valoarea specificat.
Exemplu: =2 sub cmpul Funcia i va extrage
numai pe cei care au funcia 2.
< valoare
cmpul are o valoare mai mic dect cea specificat.
Exemplu: <3 sub cmpul Funcia i va extrage
numai pe cei care au funcia 1 sau 2.
> valoare
cmpul are o valoare mai mare dect cea specificat.
Exemplu: >2 sub cmpul Funcia i va extrage
numai pe cei care au funcia cel puin egal cu 3.
<= valoare
cmpul are o valoare cel puin egal cu cea specificat.
>= valoare
cmpul are o valoare cel mult egal valoarea specificat.
<> valoare
cmpul nu are valoarea specificat.
Exemplu: <>2 sub cmpul Funcia i va extrage numai pe cei care nu au funcia 2.
IN (val_1;val_2;...)
cmpul are una din valorile specificate n list.
Exemplu: IN("popescu";"ionescu") sub
cmpul Nume i va extrage numai pe cei care se
numesc popescu sau ionescu.

BETWEEN
val_max
val_min
AND

cmpul are valoarea specificat.
Exemplu: BETWEEN 400 AND 650 sub cmpul Salariu i va extrage numai pe cei care au
salariul ntre aceste valori (inclusiv).
NOT valoare
cmpul nu are valoarea specificat (n acest caz,
operatorul este echivalent cu <>).
El este mai des folosit pentru a nega operatorii IN
i BETWEEN, de exemplu:
NOT IN ("george";"vasile") sub
cmpul Prenume va extrage pe cei la care
prenumele nu e george sau vasile;
NOT BETWEEN 200 AND 375 sub
cmpul Salariu i va extrage pe cei la
care salariul este mai mic de 200 sau mai
mare de 375.
NOT NULL sau IS NOT Rezultatul va conine numai articolele pentru care
NULL
cmpul sub care se afl operatorul nu este gol.22
NULL sau IS NULL
cmpul sub care se afl operatorul este gol.
Pentru a introduce un criteriu de selectare avem dou posibiliti:
1. Introducerea criteriului prin tastare direct sub cmp, n linia Criterii
(Criteria) din fereastra de proiectare a interogrii.
2. Plasnd cursorul sub cmp, n linia
Criterii din fereastra de proiectare
a interogrii i folosind butonul Build
din bara de instrumente. Se va afia dialogul Generatorului de expresii,
n care vom putea construi condiia dorit. Dialogul conine:
o zon n care vom construi condiia, n partea superioar;
un set de butoane din care putem
alege operatorii care apar n condiie;
o list cu tabelele din care putem prelua cmpuri i cu operatorii posibili;
o list cu cmpurile din tabelul selectat n prima list;
o list cu formatul de afiare.
OBSERVAII
22
Atenie! Un cmp de tip Text nu este considerat gol dac conine numai spaii iar un cmp numeric nu este gol dac conine valoarea 0.
1. Dac dorim s specificm mai multe condiii de selectare, le putem lega,

n zona expresiei, prin doi operatori logici:
And pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat trebuie ca ea
s ndeplineasc ambele condiii (de exemplu, dac specificm
Functia>=3 And Funcia<=5, n rezultat vor aprea toate persoanele pentru care codul de funcie are o valoare 3...5.
Or pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat, trebuie s ndeplineasc mcar una dintre condiiile respective (de exemplu, dac
specificm Nume="Ionescu" Or Nume="Popescu", n list
vor aprea toate persoanele numite Ionescu sau Popescu.23
2. Putem nega o anumit condiie folosind operatorul Not, care va determina afiarea n rezultat a articolelor care nu satisfac condiia specificat. De exemplu, dac dorim s afim persoanele pentru care prenumele nu este Nicolae, vom specifica drept condiie Not Prenume="Nicolae"24.
La nchiderea dialogului Generatorului de expresii, Access 2007 va afia condiia
sub cmpul selectat iniial.
Indiferent de metoda folosit (scriere direct a condiiei n fereastra de interogare
sau folosirea Generatorului de expresii), efectul va fi acelai.
9.1.6. Specificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri
n mod normal, condiiile specificate pentru diferite cmpuri sunt legate prin And,
n sensul c, pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat, trebuie ca acea nregistrare s ndeplineasc toate condiiile.
Dac dorim ca o nregistrare s fie inclus n rezultat dac ndeplinete cel puin
una din condiii, vom plasa o condiie pe linia Criterii (Criteria) sub cmpul
corespunztor iar cealalt pe linia Sau (Or) sub cmpul respectiv.
De exemplu, dac dorim ca n rezultat s apar toate nregistrrile pentru care prenumele este Nicolae sau nregistrrile pentru care funcia este 2, vom plasa n linia
Criterii de la cmpul Nume condiia Nume="Nicolae" iar n linia Sau de la cmpul Funcia condiia Funcia=2.
EXEMPLE
1. S se creeze, folosind Generatorul de expresii, o interogare care s extrag
numai persoanele nscute dup 1 ianuarie 1960 i la care codul de funcie
este 2. Pentru aceasta:
a. n fereastra de proiectare vom plasa cursorul n linia Criterii sub
cmpul Data nasterii i vom folosi butonul Build din bara de instrumente. n dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi, n lista de cmpuri, pe cmpul
Data naterii. Vom tasta, apoi, n zona de expresie, >01/01/1960
23
24
De fapt, echivalent cu IN("Popescu";"Ionescu).

De fapt, echivalent cu <>"Nicolae".
i vom confirma cu OK. 25

b. Vom plasa apoi cursorul n linia Criterii sub cmpul Funcia i
vom folosi butonul Build din bara de instrumente. n dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi pe cmpul Funcia. Vom tasta, apoi, n zona de expresie, =2
i vom confirma cu OK.
La executarea interogrii, vom observa c n rezultat sunt afiate numai nregistrrile care satisfac ambele condiii specificate.
2. S se creeze, folosind prima scrierea direct n fereastra de proiectare, o interogare care s aib ca rezultat articolele la care Funcia este 1 sau Numele este mai mare dect Radu.
a. n fereastra de interogare, sub cmpul Funcia, scriem condiia =1.
b. Sub cmpul Numele scriem condiia >"Radu".
9.2. Salvarea interogrii

Se face la nchiderea ferestrei sau cu butonul
Save
din bara de instrumente. Dac e vorba
de o interogare nou, se va cere un nume pentru ea,
care nu poate fi identic cu al unui tabel din baza de
date.
9.3. Modificarea unei interogri

Se folosete butonul Interogri (Queries) din fereastra Baza de Date i se
folosete butonul Proiect (Design). Se va afia acelai dialog ca la creare, n care
vom face modificrile dorite.
9.3.1. tergerea unor cmpuri din interogare
Se face prin selectarea coloanei cmpului respectiv i folosirea tastei Delete.
9.3.2. Adugarea unor cmpuri la o interogare
Se selecteaz coloana n stnga creia vrem s apar noul cmp i se folosete InsertColumns, dup care alegem cmpul dorit i caracteristicile sale.
9.4. Executarea unei interogri

Ulterior, ori de cte ori dorim s executm interogarea, vom da clic dublu pe ea n
fereastra Baza de Date, dup ce am folosit butonul Interogri (Queries).
9.5. tergerea unei interogri

Dac decidem c nu mai avem nevoie de o interogare, putem folosi, dup selectarea ei din fereastra a bazei de date, EditDelete sau tasta Delete sau butonul
25
Datele calendaristice vor fi afiate, ulterior, la Criteria, ntre caractere diez (#).
Delete
din bara de instrumente a ferestrei bazei de date.
Access 2007 va cere confirmare pentru tergerea interogrii.
Atenie! NU exist Undo pentru aceast operaie!
10. FORMULARE
Formularele reprezint interfaa
principal ntre utilizator i o baz de
date Access 2007. Ele sunt obiecte
componente ale bazei de date care
permit introducerea i modificarea
datelor ntr-o manier mai atractiv
dect modul de afiare Datasheet View, discutat mai sus.
10.1. Crearea unui formular

Pentru crearea unui formular:
1. Folosim butonul Formulare (Forms) a ferestrei Baza de Date, apoi
folosim una din urmtoarele variante:
Creare formular utiliznd expertul (Create by
using wizard);
NouExpert FormularOK (NewForm WizardOK).
n ambele cazuri va ncepe un set de dialoguri
(wizard) n care vom meniona coninutul i aspectul noului formular.
2. Din
lista
Tabele/Interogri
(Tables/Queries) selectm tabelul din care
provin cmpurile i apoi, din lista Cmpuri
disponibile (Available fields) selectm cmpurile respective. Ele se vor muta n lista Cmpuri selectate
(Selected fields). Putem alege, pe rnd, cmpuri din mai multe tabele,
legate prin relaie n baza de date. Transferul cmpurilor ntre cele 2 liste se
face cu ajutorul butoanelor > , >> , < , <<. Pentru trecerea la pasul
urmtor vom folosi Next.
OBSERVAIE
Ordinea n care selectm cmpurile este ordinea n care
vor fi ele afiate n formular.
3. Dac am ales cmpuri din mai multe tabele, vom fi ntrebai care dorim s fie tabelul conductor n viitorul formular (dac am
ales cmpuri att din FUNCII ct i din PERSONAL, vom alege, de exemplu, prin personal). Trecerea la dialogul urmtor se face cu
Next.
4. Ni se va cere s alegem modul de aezare a
cmpurilor n formular, prin butoanele radio alturate. Cel mai frecvent utilizat este modul Columnar (cmpurile aezate unul sub altul). Trecerea la dialogul urmtor se face cu Next.
5. Aici alegem stilul de afiare pentru formular. Dei exist mai multe variante,
se recomand alegerea variantei Standard. Trecerea la dialogul urmtor se
face cu Next.
6. n dialogul final vom specifica numele formularului
i vom specifica dac dorim s deschidem formularul pentru a ncepe introducerea i/sau editarea datelor. La terminare, vom confirma cu Finish, care va deschide formularul pentru nceperea afirii/introducerii datelor respectiv va deschide generatorul de formulare pentru modificarea formularului.
Exemplu: S se creeze un formular care s
conin cmpurile Nume, Prenume, CNP, Data naterii,
Studii, Adresa, Salariu i Funcia din tabelul PERSONAL i cmpul Denumire funcie din tabelul FUNCII.
10.2. Utilizarea unui formular

Dup creare, putem utiliza formularul ori de cte ori avem nevoie pentru a aduga
nregistrri n baza de date sau pentru a le modifica pe cele existente.
Pentru aceasta, n fereastra Baza de Date alegem butonul Formulare
(Forms) i dm un clic dublu pe numele formularului sau selectm formularul i folosim butonul Deschidere (Open). Access 2007 va afia formularul i, n partea
inferioar, o bar de butoane
pentru deplasare la o anumit nregistrare sau pentru adugarea unora noi.
Adugarea unui articol se face prin completarea valorilor din cmpuri dup folosirea butonului
din bara afiat sau cu InsertNew Record.
tergerea unui articol se face dup deplasarea la el, folosind butonul Delete
Record
din bara de instrumente sau cu EditDelete Record. Access
2007 va cere confirmare pentru tergere.
10.3. Adugarea i modificarea textului din antetul sau subsolul formu-
larului
Pentru a aduga un text n antetul/subsolul unui formular:
1. Folosim butonul Formulare (Forms) din fereastra bazei de date i apoi
butonul Proiect (Design)
din bara de instrumente. Access
2007 va deschide fereastra Constructorului de formulare, n care vom putea
efectua modificrile dorite. n plus, se va afia i bara de instrumente
Toolbox.
2. Pentru a putea introduce text n antet, va trebui s modificm, nti, nlimea
sa (iniial 0). n acest scop, tragem cu mouse-ul n jos de bara separatoare
aflat ntre linia Antet Formular (Form Header) i linia Detaliere (Detail), atunci cnd cursorul de mouse are forma unei linii orizontale
cu dou sgei verticale.
3. Din bara de instrumente Toolbox vom alege butonul Label (
).
4. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, un dreptunghi n care scriem textul antetului.
5. Tastm textul i confirmm cu un clic n afara lui.
Pentru un subsol procedm la fel, cu deosebirea c tragem cu mouse-ul de linia
aflat sub bara Subsol formular (Form Footer).
10.4. Introducerea unei imagini ntr-un formular

Pentru a insera o imagine ntr-un formular:
1. Folosim butonul Image
din bara de instrumente Toolbars.
2. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, zona n care va aprea imaginea (indiferent c e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol).
3. n acest moment apare un dialog n care alegem fiierul imagine pe care vrem
s-l inserm.
n mod normal, Acces insereaz n dreptunghiul descris fie
doar o poriune din imagine, fie imaginea ntreag dar lsnd
spaiu liber pe lng ea. Pentru a avea ntreaga imagine, dm clic
dreapta pe imagine, operaie care va afia un dialog n care, la
Mod afiare, alegem:
Zoom Access 2007 va afia ntreaga imagine, pe cea
mai mare dimensiune posibil n dreptunghiul descris;
Lrgit Access 2007 va umple cu imaginea ntregul
dreptunghi, chiar dac o va deforma.
10.5. Modificarea unui formular

Nu ntotdeauna formularul creat ca mai sus corespunde perfect dorinelor noastre.
Pentru a modifica un formular dup ce a fost creat, folosim butonul Formulare
(Forms) n fereastra bazei de date, selectm formularul de modificat i utilizm butonul Proiect (Design). Se va afia o fereastr i o bar de instrumente, cu care
vom putea efectua diverse modificri asupra formularului.
Operaiile uzuale sunt:
mutarea unui cmp sau a unui text se d un clic pe cmp sau text, se
plaseaz cursorul de mouse pe colul din dreapta-sus al dreptunghiului nconjurtor pn cnd capt forma unei mini i se trage pn cnd o
biectul ajunge n poziia dorit.
schimbarea dimensiunii unui cmp sau text se d un clic pe obiect i se
trage cu mouse-ul de unul din cele 8 puncte negre care apar pe laturile i
n colurile obiectului.
fontul, culoare de text, culoarea de fundal, mrimea i faptul c valorile
sunt afiate cu bold, italic i/sau underline se determin, dup selectarea
cmpului/textului, folosind listele ascunse i butoanele din bara de instrumente Formatting.
La nchiderea ferestrei, vom fi ntrebai dac dorim s salvm formularul cu noul
aspect.
10.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul s aib acces numai
la anumite nregistrri
Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la
toate nregistrrile din tabelele selectate.
Dac dorim s crem un formular prin care s avem acces numai la anumite nregistrri, trebuie s parcurgem doi pai majori:
1. Crearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare respective a nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a nregistrrilor.
2. Crearea formularului se procedeaz ca mai sus, singura diferen fiind c la
pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin nregistrrile, ci interogarea respectiv.
Exemplu: S se creeze un formular la care utilizatorul
s aib acces numai la persoanele cu studiile DA (-1).
10.7. tergerea unui formular

Dac decidem c nu mai avem nevoie de un formular, putem folosi, dup selectarea lui din fereastra bazei de date, EditDelete sau tasta Delete sau butonul
Delete
Access 2007 va cere confirmare pentru tergerea formularului.
11. RAPOARTE
Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul
sau mai multe tabele, n general n scopul listrii.
Ca i la interogri i la formulare, pentru crearea i gestionarea rapoartelor exist
butonul Rapoarte (Reports) n fereastra bazei de date care determin afiarea
unei liste cu rapoartele existente n baza de date.
11.1. Crearea unui raport

Exemplu: Ne propunem s crem un raport care s conin
cmpurile Nume, Prenume, CNP, Studii, Data angajrii, Adresa, Funcia, Salariul
din tabelul PERSONAL i Denumirea funciei din tabelul FUNC-
II. Articolele vor fi grupate dup cmpul Studii, la sfritul fiecrui grup fiind afiate suma i media salariilor
pentru acele persoane. Orientarea pe hrtie va fi Portrait.
Pentru crearea unui raport exist dou variante:
Creare raport utiliznd Expertul (Create report by
using wizard);
butonul Nou (New) care deschide fereastra Raport Nou n care selectm
opiunea Expert Raport (Report
wizard).
n ambele cazuri va ncepe un set de dialoguri (wizard) n care vom meniona coninutul i aspectul noului raport:
1. Din
lista
Tabele/Interogri
(Tables/Queries) selectm tabelul din
care provin cmpurile i apoi, din lista
Cmpuri
disponibile
(Available Fields) selectm cmpurile respective. Ele se vor muta n lista
Cmpuri selectate (Selected
Fields). Putem alege, pe rnd, cmpuri
din mai multe tabele, legate prin relaie n baza de date. Transferul cmpurilor ntre cele 2 liste se face cu ajutorul butoanelor > , >> , < , << sau
cu un clic dublu pe cmp n lista respectiv. Pentru trecerea la pasul urmtor,
vom folosi Next.
OBSERVAIE
Ordinea n care vor aprea cmpurile n raport este aceeai cu ordinea n care ele sunt selectate.
2. Dialogul urmtor se afieaz numai dac, n dialogul anterior, am ales dou sau mai multe tabele;
aici putem stabili care
este tabelul conductor. Alegerea acestuia
are importan dac dorim ca n raport articolele s fie grupate dup un anumit criteriu. Vom alege, aici, prin personal i vom confirma cu Next.
3. n dialogul urmtor vom alege, dac dorim, cmpul sau cmpurile care dorim s fie criterii de grupare.
n mod normal, nregistrrile vor
fi incluse n raport n ordinea n care
ele sunt gsite n tabele. Totui, putem impune gruparea lor dup un
cmp, un grup constnd n toate n-
registrrile care au aceeai valoare pentru cmpul-criteriu (de exemplu, la

o grupare dup cmpul Funcia se va crea un grup pentru funcia 1, altul
pentru funcia 2 etc.).
Se pot impune mai multe criterii de grupare, dar vom ine cont c ordinea n care sunt specificate aceste criterii este important, n sensul c
pentru primul criteriu se vor crea grupuri principale, n care se vor crea
subgrupuri pentru al doilea criteriu etc. De exemplu:
dac am ales drept prim criteriu cmpul Studii i ca al doilea criteriu
cmpul Funcia, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu aceleai studii iar n cadrul acestor grupuri se vor crea subgrupuri pentru toate persoanele cu acelai cod de funcie;
dac am ales drept prim criteriu cmpul Funcia i ca al doilea criteriu cmpul Studii, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu acelai cod de funcie iar n cadrul acestor grupuri se vor
crea subgrupuri pentru toate persoanele cu aceleai studii.
Pentru fiecare criteriu se va crea, n raport, cte o band antet de grup
i o band subsol de grup, n care vom putea plasa valori statistice.
Selectarea unui criteriu se face dnd un clic dublu pe numele cmpului
n lista din stnga sau selectnd cmpul i folosind butonul >. Deselectarea se face cu butonul <.
Trecerea la dialogul urmtor se face cu Next.
4. n acest dialog putem stabili 1...4 criterii dup
care dorim sortarea articolelor n cadrul unui
grup (ordinea de stabilire este important).
Pentru aceasta, din listele ascunse 1...4 alegem
cmpul care dorim s fie criteriu de sortare dup care, pentru fiecare, putem stabili ordinea n
care se face sortarea, folosind butonul
Ascending/Descending alturat fiecrei
liste n parte.
Pentru fiecare cmp numeric selectat la pasul 1 putem alege, folosind butonul Summary
Options, dac dorim s se calculeze o sum
(Sum), o medie (Avg), o
valoare minim (Min) sau
o valoare maxim (Max).
Locul unde vor aprea fiecare din aceste valori
statistice se stabilete prin
butoanele radio Detail
and Summary valorile se vor afia att n banda de detalii ct i n banda de rezumat a raportului respectiv Summary Only
numai n banda de rezumat.

Trecerea la pasul urmtor se face cu Next.
5. n acest dialog putem alege modul de aezare n pagin a raportului (butoanele radio de la Layout), orientarea hrtiei pe care se va lista raportul
(Orientation) i o eventual trunchiere a valorilor cmpurilor astfel
nct s ncap toate pe limea hrtiei (dac este activat Adjust the
field width so all fields fit on a page, Microsoft Access 2007 va trunchia unele cmpuri astfel nct toate s ncap pe limea
hrtiei). Trecerea la pasul urmtor se face cu Next.
6. La acest penultim pas vom alege stilul de listare pentru raport. Trecerea la
pasul urmtor se face cu Next.
7. La ultimul pas vom putea stabili un titlu pentru raport i
vom putea impune dac dorim s trecem la previzualizarea
raportului (Examinare raport Preview the
report) sau s modificm raportul n fereastra de proiectare (Modificare proiect formular Modify
the report's design). Terminarea se face cu
Finish.
11.2. Modificarea unui raport

Un raport, odat creat, poate fi modificat conform dorinelor, selectndu-l din fereastra Rapoarte i folosind butonul Proiect (Design). Se va afia o fereastr ce
conine macheta raportului, n care vom face modificri asemntoare cu cele de la
formulare.
Operaiile de modificare a unui raport sunt destul de frecvente, deoarece Access
2007 ncearc s plaseze toate valorile cmpurilor pe aceeai linie i acest lucru nu
este ntotdeauna posibil. n aceste cazuri:
Cmpurile de tip Text sau Memo vor fi trunchiate.
Cmpurile de tip numeric vor fi afiate n format cu exponent.
n ambele cazuri se impune lirea lor (eventual, ngustarea altora) pentru a se afia
ntreaga valoare dorit.
Operaiile uzuale sunt:
mutarea unui cmp sau a unui text se d un clic pe cmp sau text, se
plaseaz cursorul de mouse pe colul din dreapta-sus al dreptunghiului nconjurtor pn cnd capt forma unei mini i se trage pn cnd obiectul ajunge n poziia dorit.
schimbarea dimensiunii unui cmp sau text se d un clic pe obiect i se
trage cu mouse-ul de unul din cele 8 puncte negre care apar pe laturile i
n colurile obiectului.
fontul, culoare de text, culoarea de fundal, mrimea i faptul c valorile
sunt afiate cu bold, italic i/sau underline se determin, dup selectarea
cmpului/textului, folosind listele ascunse i butoanele din bara de instrumente Formatting.
La nchiderea ferestrei, vom fi ntrebai dac dorim s salvm raportul cu noul aspect.
11.3. Adugarea i modificarea textului din antetul sau subsolul rapor-
tului
Pentru a aduga un text n antetul/subsolul unui formular:
1. Folosim
butonul
Reports (Rapoarte) din fereastra bazei
de date i apoi butonul
Proiect (Design)
din bara de
instrumente.
Access
2007 va deschide fereastra Constructorului
de rapoarte, n care
vom putea efectua modificrile dorite. n
plus, se va afia i bara
de
instrumente
Toolbox.
2. Din bara de instrumente Toolbox vom alege
butonul Label (
).
3. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, un dreptunghi n care scriem textul antetului.
4. Tastm textul i confirmm cu un clic n afara lui.
Pentru un subsol procedm la fel.
11.4. Introducerea unei imagini ntr-un raport

Pentru a insera o imagine ntr-un formular:
1. Folosim butonul Image
din bara de instrumente Toolbars.
2. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, zona n care va aprea imaginea (indiferent c e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol).
3. n acest moment apare un dialog n care alegem fiierul
imagine pe care vrem s-l inserm.
n mod normal, Access 2007 insereaz n dreptunghiul descris
fie doar o poriune din imagine, fie imaginea ntreag dar lsnd
spaiu liber pe lng ea. Pentru a avea ntreaga imagine, dm clic
dreapta pe imagine, operaie care va afia un dialog n care, la
Mod afiare, alegem:
Zoom Access 2007 va afia ntreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune
posibil n dreptunghiul descris;
Lrgit Access 2007 va umple cu imaginea ntregul dreptunghi, chiar dac o va deforma.
11.5. Gruparea nregistrrilor dup anumite cmpuri

Dac nu am grupat nregistrrile dup unul sau mai multe cmpuri din faza crerii
raportului, putem face acest lucru n fereastra Constructorului de rapoarte astfel:
1. Folosim ViewSorting and
Grouping sau butonul cu acelai
nume
din bara de instrumente
Formatting (Form/Report).
2. Se va afia un dialog n care stabilim,
prin alegere din listele ascunse din
coloana
Cmp/Expresie
(Field/Expression), cmpurile
care vrem s fie criterii de grupare i
ordinea de ordonare pentru fiecare
coloana Ordinea de sortare (Sort Order).
3. n zona Proprieti grupuri (Group Properties) putem stabili
diferite opiuni privitoare la modul de grupare a datelor.
11.6. Crearea unui raport n care s se afieze numai anumite nregis-
trri
Prin metoda de mai sus, la tiprire se vor obine toate nregistrrile din tabelele selectate.
Dac dorim s crem un raport care s conin numai articolele care ndeplinesc
anumite condiii, trebuie s parcurgem doi pai majori:
1. Crearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare respective a nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a nregistrrilor.
2. Crearea raportului se face ca mai sus, singura diferen fiind c, la pasul 1
nu se aleg tabelele din care provin nregistrrile, ci interogarea respectiv.
Exemplu: S se creeze un raport care s conin cmpurile Nume, Prenume, Funcia, Data naterii i s conin numai persoanele cu Funcia 2.
11.7. tergerea unui raport

Dac decidem c nu mai avem nevoie de un raport, putem folosi, dup selectarea
lui din fereastra bazei de date, EditDelete sau tasta Delete sau butonul Delete
Access 2007 va cere confirmare pentru tergerea raportului.

12. TIPRIREA CONINUTULUI PENTRU UN TABEL/FORMULAR/REPORT/ O INTEROGARE

Ca i la Word i Excel, listarea ar trebui precedat de o previzualizare a aezrii n
pagin a coninutului.
12.1.1. Previzualizarea coninutului
Indiferent de obiectul selectat (tabel, formular, raport, interogare), se va folosi, dup selectarea acestuia:
FilePrint Preview;
butonul Print Preview
din bara Database.
Se va afia o fereastr asemntoare celei din Word sau Excel cu coninutul paginilor obiectului.
Dac nu ne convin orientarea paginii i/sau marginile, vom
folosi FilePage Setup26 i, n dialogul afiat, putem stabili:
marginile pagina de dialog Margini
(Margins) marginile de pagin (Sus, Jos,
Stnga, Dreapta);
n pagina Pagin orientarea hrtiei (Tip
portret sau Tip vedere) i mrimea acesteia (Dimensiune);
n cazul rapoartelor n pagina Coloane tiprirea pe mai multe coloane a raportului (pentru rapoarte nguste pe hrtie mare Numr de coloane, Dimensiune
coloan, Aspect coloan.
Revenirea la fereastra principal se face cu butonul Close din bara de
previzualizare sau la nchiderea ferestrei de
previzualizare.
Exemplu:
S
se
previzualizeze tabelul PERSONAL i s se ajusteze limile cmpurilor astfel nct s
ncap toate pe o hrtie A4,
orientare Tip vedere.
12.1.2. Tiprirea propriu-zis
Dup ce am efectuat corecturile de rigoare privind orientarea n pagin, marginile,
26
n cazul tabelelor i formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie s deschidem nti obiectul.
mrimea hrtiei etc., vom folosi FilePrint sau butonul Imprimare din bara
de instrumente Baza de date (n cazul folosirii butonului tiprirea va ncepe imediat, fr a mai putea specifica i alte opiuni).
n dialogul afiat la FilePrint vom putea specifica:
domeniul de pagini pe care dorim s-l listm (Interval de imprimare); se
aplic aceleai reguli ca la Word i Excel;
numrul de copii dorite (Copii) i ordinea n care dorim s obinem paginile copiilor (Asamb.);
n cazul formularelor i tabelelor, putem
tipri doar anumite nregistrri (numai consecutive), dar, pentru aceasta trebuie ca nainte
de FilePrint s le selectm dup care, n
dialogul de imprimare, vom folosi butonul radio Selected Records.
Declanarea tipririi se face cu OK.
Cuprins
1.
1.1.
2.
3.
CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE ............................... 1
Noiunea de SGBD ................................................................................................... 1
ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007 ............................... 2

PRIMII PAI N LUCRUL CU BAZELE DE DATE ....................................... 2
3.1.
Deschiderea i nchiderea unei aplicaii de baze de date (Microsoft Access 2007) .................................................................................................................. 2
3.2.
Crearea unei baze de date ....................................................................................... 3
3.3.
nchiderea unei baze de date ................................................................................... 3
3.4.
Deschiderea unei baze de date................................................................................. 3
4.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
bel
6.4.
6.4.1.
6.5.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
7.7.
7.8.
7.9.
8.
8.1.
8.2.
9.
9.1.
10.
UTILIZAREA FUNCIEI HELPEROARE! MARCAJ N DOCUMENT NEDEFIN

AFIAREA I ASCUNDEREA BARELOR DE INSTRUMENTE ..................... 4
TABELE (ENTITI) ................................................................................ 5
Tipuri de date n Microsoft Access 2007 ................................................................. 6

Crearea unui tabel ................................................................................................... 8
Adugarea, modificarea i tergerea nregistrrilor dintr-un ta11
Modificarea structurii unui tabel ........................................................................... 12
Crearea unei reguli de validare pentru un cmp ..................................................................... 13
tergerea unui tabel din baza de date.................................................................... 14
MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE ...................... 14
Schimbarea dimensiunilor coloanelor i liniilor ................................................... 14

Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor .......................................................... 15
Blocarea unui cmp pe ecran ................................................................................ 15
Ascunderea i reafiarea cmpurilor..................................................................... 16
Liniile de gril i culoarea de fond ........................................................................ 16
Modificarea parametrilor de font pentru cmpurile din fereastr ........................ 16
Sortarea nregistrrilor din tabel .......................................................................... 17
Cutarea unei valori ntr-un tabel ......................................................................... 17
Filtre ....................................................................................................................... 18
INDEXAREA UNUI TABEL ...................................................................... 19
Crearea, modificarea i tergerea unui index cheie primar................................ 20

Crearea, modificarea i tergerea unui index normal ........................................... 20
RELAII NTRE TABELELE DINTR-O BAZ DE DATE ........................... 21
Crearea, modificarea i tergerea unei relaii ntre tabele ................................... 22
INTEROGRI .......................................................................................... 23
10.1.
10.1.1.
10.1.2.
10.1.3.
10.1.4.
10.1.5.
10.1.6.
10.2.
10.3.
10.3.1.
10.3.2.
10.4.
10.5.
11.
Crearea unei interogri ......................................................................................... 23
Specificarea cmpurilor care vor aprea n rezultatul interogrii ........................................... 23

Testarea interogrii ................................................................................................................. 24
Ordonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii ........................................................ 24
Ascunderea/reafiarea unor cmpuri din rezultat ................................................................... 24
Specificarea nregistrrilor care vor aprea n rezultatul interogrii ...................................... 25
Specificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri .................................................................. 27
Salvarea interogrii ............................................................................................... 28

Modificarea unei interogri ................................................................................... 28
tergerea unor cmpuri din interogare .................................................................................... 28

Adugarea unor cmpuri la o interogare ................................................................................. 28
Executarea unei interogri .................................................................................... 28

tergerea unei interogri ....................................................................................... 28
FORMULARE .......................................................................................... 29
11.1. Crearea unui formular ........................................................................................... 29

11.2. Utilizarea unui formular ........................................................................................ 30
11.3. Adugarea i modificarea textului din antetul sau subsolul formularului ............................................................................................................................ 30
11.4. Introducerea unei imagini ntr-un formular .......................................................... 31
11.5. Modificarea unui formular..................................................................................... 31
11.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul s aib acces numai
la anumite nregistrri ....................................................................................................... 32
11.7. tergerea unui formular ......................................................................................... 32
12.
RAPOARTE ............................................................................................. 32
12.1. Crearea unui raport ............................................................................................... 32

12.2. Modificarea unui raport......................................................................................... 35
12.3. Adugarea i modificarea textului din antetul sau subsolul raportului ............................................................................................................................... 36
12.4. Introducerea unei imagini ntr-un raport .............................................................. 36
12.5. Gruparea nregistrrilor dup anumite cmpuri .................................................. 37
12.6. Crearea unui raport n care s se afieze numai anumite nregistrri 37
12.7. tergerea unui raport ............................................................................................. 37
TIPRIREA CONINUTULUI PENTRU UN TABEL/FORMULAR/REPORT/ O INTEROGARE ...................................................... 38

13.
13.1.1.
13.1.2.
Previzualizarea coninutului.................................................................................................... 38
Tiprirea propriu-zis.............................................................................................................. 38

Access 2007 PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Access 2007 PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Access 2007 Modul A Pagina 1

MICROSOFT ACCESS 2007

1.1. Noiunea de SGBD

Access 2007 Modul A Pagina 2

vizualizarea total sau parial a datelor, n funcie de satisfacerea uneia

2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007

3. PRIMII PAI N LUCRUL CU BAZELE DE DATE

Access 2007 Modul A Pagina 3

te (Baz de date necompletat), fie un ablon dorit pentru noua baz

3.2. Crearea unei baze de date

3.3. nchiderea unei baze de date

3.4. Deschiderea unei baze de date Access 2007

Access 2007 Modul A Pagina 4

4. Dac e deschis fereastra

4.2. Bara de instrumente Acces Rapid

Access 2007 Modul A Pagina 5

Access 2007 Modul A Pagina 6

ulterior, introducerea valorilor de alt tip dect cel stabilit.

5.1. Tipuri de date n Microsoft Access 2007

Access 2007 Modul A Pagina 7

Date calenda- Dat/Or

o valoare ntreag pe care Microsoft Access

Access 2007 Modul A Pagina 8

Adrese Inter- Hyperlink

Este un text sau o combinaie numere-text,

5.2. Crearea unui tabel

Celelalte variante nu permit specificarea direct a tipurilor de date ale cmpurilor.

Access 2007 Modul A Pagina 9

Access 2007 Modul A Pagina 10

Access 2007 Modul A Pagina 11

5.3. Adugarea, modificarea i tergerea nregistrrilor dintr-un tabel

Access 2007 Modul A Pagina 12

Valorile de tip AutoNumerotare se confirm cu Enter.

5.4. Modificarea structurii unui tabel

i folosim EditDelete sau tasta Delete sau bu-

tonul Delete Rows

Access 2007 Modul A Pagina 13

Access 2007 Modul A Pagina 14

(Expression Builder) n care putem crea condiia respectiv fie

5.5. tergerea unui tabel din baza de

6. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE

6.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor i liniilor

Access 2007 Modul A Pagina 15

6.2. Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor

6.3. Blocarea unui cmp pe ecran

Access 2007 Modul A Pagina 16

defilnd spre stnga sau spre dreapta pe sub el.

6.4. Ascunderea i reafiarea cmpurilor

6.5. Liniile de gril i culoarea de fond

6.6. Modificarea parametrilor de font pentru cmpurile din fereastr

Access 2007 Modul A Pagina 17

Se poate folosi i bara de formatare, care se activeaz cu

6.7. Sortarea nregistrrilor din tabel

6.8. Cutarea unei valori ntr-un tabel

din bara de instrumente Baza de

Access 2007 Modul A Pagina 18

din bara de instrumente Baza

Access 2007 Modul A Pagina 19

7. INDEXAREA UNUI TABEL

Access 2007 Modul A Pagina 20

7.1. Crearea, modificarea i tergerea unui index cheie primar

7.2. Crearea, modificarea i tergerea unui index normal

Access 2007 Modul A Pagina 21