Managementul Calitii n Proiecte

Calitatea reprezint ansamblul de caracteristici ale unui produs sau serviciu care i ofer acestuia
proprietatea de a satisface nevoile exprimate sau implicite.
Crearea i meninerea calitii procesului i produsului ntr-un proiect necesit o abordare
sistematic. Aceast abordare ar trebui ndreptat n scopul asigurrii c necesitile exprimate i
implicite ale clientului sunt nelese i ndeplinite, c necesitile altor pri interesate sunt nelese i
evaluate i c politica referitoare la calitate a organizaiei iniiatoare este luat n considerare pentru
implementarea n managementul proiectului.
Fiecare proiect este influenat de cerine specifice privind calitatea, costul i durata de execuie.
Satisfacerea concomitent a acestor trei cerine (reducerea costurilor i a duratei de execuie n paralel cu
creterea calitii) este greu de realizat deoarece este posibil doar n situaia unor modificri tehnice sau
organizatorice spectaculoase. Managerul de proiect are rolul de a asigura realizarea calitii impuse n
condiii de costuri i durate acceptabile.
Este recunoscut faptul ca exist dou aspecte referitoare la aplicarea managementului calitii n
proiecte: acela al proceselor proiectului i acela al produsului proiectului. O nereuit n realizarea
acestor aspecte duale poate avea efecte semnificative asupra produsului proiectului, clientului proiectului
i altor stakeholderi, i organizaiei de proiect.
Procesele managementului calitii proiectului trebuie s aib n vedere

managementul

proiectului i produsul proiectului. n timp ce managementul calitii se aplic n toate proiectele,

indiferent de natura produselor lor, msurtorile i tehnicile privind calitatea produselor sunt specifice
tipului particular de produse de proiect. De exemplu, managementul calitii produselor software
determina abordri i msurtori diferite fa managementul calitii n construcii sau n activitatea de
cercetare-dezvoltare, n timp ce abordrile

managementului calitii proiectelor se aplic n toate

cazurile. Dac nu se ndeplinesc standardele de calitate n fiecare dimensiune, pot aprea consecine
negative serioase pentru unii dintre sau toi stakeholderii proiectului. Spre exemplu :
satisfacerea cerinelor consumatorilor prin lucrul suplimentar al echipei de proiect poate produce
consecine negative sub forma epuizrii angajailor, a erorilor nedepistate i a repetrii unor
activiti sau faze ;
respectarea termenelor proiectului prin reducerea intensitii inspeciilor planificate asupra
calitii poate produce consecine negative cnd erorile nu sunt nedetectate.
Potrivit ghidului editat de Project Management Institute, managementul modern al calitii
completeaz managementul proiectului deoarece ambele discipline recunosc importana :

Satisfaciei consumatorilor. nelegerea, evaluarea, definirea i gestionarea ateptrilor astfel nct

cerinele consumatorului s fie ndeplinite. Aceasta necesit o combinaie de conformitate cu
cerinele (proiectul trebuie s produc ceea ce se menioneaz c va produce) i potrivire pentru
uz (produsul / serviciul trebuie s satisfac nevoi reale).

Prevenirii nc din timpul inspeciei. Costul prevenirii erorilor este n general mult inferior
costului corectrii lor ca urmare a detectrii n timpul inspeciei.

Responsabilitii manageriale. Ciclul planific execut verific acioneaz.

n plus,

iniiativele privind ameliorarea calitii preluate de organizaia prestatoare, precum TQM i Six
Sigma, pot mbunti calitatea managementului de proiect precum i calitatea produselor
proiectului.
Managementul calitii proiectului include toate procesele necesare
pentru asigurarea c proiectul va satisface cerinele pentru care a fost
lansat.
Standardul 13465 definete managementul calitii proiectelor ca ansamblul
activitilor funciei generale de management care determin politica referitoare la
calitate, obiectivele i responsabilitile pe care le implementeaz n cadrul
sistemului calitii prin mijloace cum ar fi: planificarea, controlul asigurarea i
mbuntirea calitii.
Rodney Turner1 apreciaz c un proiect are o calitate corespunztoare dac :
satisface cerinele beneficiarului i/sau sponsorului proiectului;
respect specificaia;
rezolv problema;
corespunde condiiilor de utilizare.

La nceputul oricrui proiect clientul poate avea o relativ informare asupra

problemei pe care ncearc s o rezolve sintetiznd-o sub forma unor condiii i
deziderate

care

vor

deveni,

formal,

specificaia

proiectului.

La

finalizarea

proiectului produsul sau serviciul predat trebuie s corespund specificaiei i sa-l

satisfac pe beneficiarul proiectului.
n realitate este practic imposibil ca la nceputul proiectului un beneficiar s-i
poat defini cu exactitate cerinele sau s fi exprimat suficient de clar ceea ce
gndete. n plus este posibil ca la ntocmirea specificaiei s nu fie disponibile
1 J.Rodney Turner Manualul Gower de management de proiect

toate datele necesare.De aceea, managerii de proiect se pot confrunta, n procesul

de management al calitii, cu urmtoarele probleme:
pot

considera

stabilit la iniierea

specificaia

satisfacere

pot

i nu trebuie modificat,fapt ce

accepta

modificarea

specificaiilor stabilite iniial dar

conduce deseori, n condiiile

specificaii

cerinelor

beneficiarului;

proiectului

trebuie respectat cu orice pre

unor

dac acestea sufer tot timpul

iniiale

modificri atunci proiectul risc

imperfecte, la un grad redus de

se

prelungeasc

mod

nejustificat.

Managementul calitii proiectelor are ca fundament cele opt principii de

management al calitii prevzute de standardele ISO. Aceste principii generice
trebuie s fie respectate pentru a se asigura calitatea proiectelor.
1.Principiul orientrii ctre client - conform cruia satisfacerea
cerinelor clienilor i altor pri implicate este necesar pentru succesul
proiectului. Stabilirea obiectivelor proiectului trebuie s ia n considerare
necesitile i ateptrile clientului i altor pri interesate.
2. Principiul leadershipului managerii de proiect trebuie s acioneze
ca lideri, stabilind unitatea dintre scopul proiectului, obiectivele proiectului
i aciunile echipei de proiect. Managerul de proiect este persoana care are
definite

autoritatea

formal

responsabilitatea

pentru

conducerea

proiectului i implicit pentru asigurarea c managementul calitii este

stabilit, implementat, meninut i mbuntit.El trebuie s-i asume
leadershipul dezvoltnd o cultur favorabil calitii proiectului prin:
stabilirea

politicii

referitoare

la

responsabilizarea

motivarea

calitate i identificarea obiectivelor

ntregului personal al proiectului

pentru proiect (inclusiv obiectivele

pentru a mbunti procesele i

calitii)

produsele proiectului;

asigurarea
resurselor

infrastructurii
pentru

se

asigura

planificarea

aciunilor

preventive

viitoare.

realizarea obiectivelor proiectului;

3.Principiul implicrii personalului membrii echipei sau organizaiei de

proiect trebuie s aib bine definite autoritatea i responsabilitatea pentru

participarea lor la proiect. Pentru a mbunti performana proiectului

personalul trebuie s dispun de instrumente, tehnici i metode adecvate
pentru a putea s monitorizeze i s controleze procesele proiectului.
4.Principiul abordrii bazate pe proces potrivit cruia rezultatul dorit
este obinut atunci cnd activitile sunt tratate ca procese, iar procesele
proiectului trebuie identificate i documentate. Echipa de proiect ar trebui s
stabileasc care procese sunt unice n cadru proiectului. Abordarea bazat pe
proces poate fi realizat prin:
identificarea
proceselor
corespunztoare proiectului;

anticiparea proceselor viitoare n

ciclul de via al proiectului;

identificarea elementelor de intrare,

elementelor de ieire i obiectivelor
proceselor proiectului;

definirea
interrelaiilor
interaciunilor ntre procese.

5.Principiul abordrii managementului ca sistem potrivit cruia

identificarea, nelegerea i conducerea proceselor corelate ca un sistem,
contribuie la eficacitatea i eficiena proiectului n raport cu obiectivele sale.
6. Principiul mbuntirii continue prin prisma cruia performana
global a proiectului trebuie s fie un obiectiv permanent al managementului
proiectului.Pentru a putea nva din experien conducerea proiectelor ar
trebui tratat mai degrab ca un proces dect ca o sarcin izolat. Ar trebui
implementat un sistem pentru a nregistra i analiza informaia dobndit pe
parcursul proiectului, pentru a fi utlizat ntr-un proces de mbuntire
continu.
7. Principiul abordrii bazate pe fapte n luarea deciziilor conform
cruia deciziile n domeniul calitii se bazeaz

pe analizarea datelor i

informaiilor. Informaiile referitoare la evoluia i performana proiectului ar

trebui nregistrate ntr-un jurnal al proiectului. Informaiile din rapoartele
intermediare i finale ale proiectelor anterioare ar trebui analizate i utilizate
pentru a susine mbuntirea proiectelor curente i viitoare.
8.Principiul relaiilor reciproc avantajoase cu furnizorii potrivit cruia
organizaiile ce particip la realizarea proiectului i furnizorii proiectului sunt
entiti interdependente i o relaie reciproc avantajoas crete abilitatea
ambelor de a crea valoare. Managementul proiectului trebuie s determine

capacitatea unui furnizor de a-i ndeplini cerinele referitoare la procese i

produse i s ia n considerare o list de furnizori preferai sau criterii de
selecie.

Planificarea calitii proiectului trebuie realizat n corelaie i n acelai timp cu celelalte

componente ale planificrii proiectului.

Sursele de informaii utilizate n procesul de planificare a calitii
1. Politica de calitate - reprezint inteniile i direciile generale ale
organizaiei n ceea ce privete calitatea, exprimate de conducerea acesteia.
Politica de calitate adoptat de proiect poate fi cea a organizaiei pentru c
aceasta este . n cazul realizrii proiectului prin participarea mai multor
organizaii, echipa de proiect i definete propria politic de calitate. Echipa
de proiect este responsabil de asigurarea c partenerii implicai n proiect
sunt contieni de politica de calitate adoptat.
2. Obiectivele stabilite. Stabilirea obiectivelor reprezint cheia intrrilor n
procesul de planificare a calitii. Obiectivele stabilite nc de la iniierea
proiectului trebuie s serveasc definirii necesitilor partenerilor implicai.
3. Descrierea produsului, lucrrii sau servicului. Descrierea produsului conine
detalii i caracteristici tehnice care ajut la stabilirea obiectivelor i care pot
afecta planificarea calitii.
4. Legislaia existent, standardele i reglementrile aplicabile. Echipa de
proiect rebuie s ia n considerare standardele i reglementrile relevante
pentru proiect pentru c acestea pot afecta calitatea acestuia.

5. Ieirile altor procese. Alturi de obiectivele proiectului si de descrierea

produsului i ieirile altor procese pot fi integrate n planificarea calitii. De
exmplu, planificarea aprovizionrii poate identifica cerinele de calitate
impuse furnizorului, cerine ce sunt reflectate n planificarea calitii.

Metode i tehnici utilizate n procesul de planificare a calitii

1. Analize cost/beneficiu. Acestea presupun estimrile costurilor i beneficiilor
tangibile i intangibile ale diferitelor variante de proiect, utiliznd instrumente
financiare cum ar fi: durata de recuperare a investiiei, valoarea net
actualizat a investiiei, rata intern de rentabilitate.

 Aceste analize sunt utile pentru evaluarea proiectului i identificarea

alternativelor. Cel mai important beneficiu al stabilirii cerinelor de calitate l
reprezint efortul corectiv mai mic, productivitate mai mare, costuri de
realizare a proiectului mai mici, satisfacie din partea partenerilor. Cel mai
important cost se refer la cheltuielile asociate activitilor de management
alcalitii.
2.

Benchmarkingul

este

metod

de

management

care

presupune

compararea proiectului actual cu practicile similare din alte genuri de

proiecte, din organizaie sau din afara ei,avnd ca scop gsirea de soluii i
stabilirea standardelor de msur a performanelor.
3. Diagramele de flux ajut echipa de proiect s anticipeze unde i cnd pot
aprea probleme referitoare la calitate i s identifice modaliti de ale
preveni precum i soluii de rezolvare a lor.
Se pot utiliza :

diagrame cauz efect (diagrame os de pete), care ilustreaz modul n care diferite cauze
i subcauze se relaioneaz pentru a produce un anumit efect.

diagrame de proces sau de sistem, care arat modul n care se relaioneaz diferitele elemente ale
unui sistem.
4. Simulrile pot fi utilizate pentru determinarea impactului anumitor variabile asupra proceselor
i produsului proiectului.
5. Tehnica lui Turner (rezolvarea structurat a problemei) conform creia este necesar un
proces constnd n trei etape ca modalitate de rezolvare a problemelor :
a) Elaborarea deciziei

b) Adoptarea deciziei- alegerea unei

identificarea problemei;

soluii pentru implementare

colectarea datelor relevante ;

c) Implementare:

determinarea cauzelor;

planificarea implementrii;

generarea soluiilor posibile;

comunicarea planurilor;

evaluarea soluiilor.

implementare;
monitorizarea rezultatelor

Instrumente integratoare utilizate n managementul calitii proiectelor sunt metode

complexe cu caracter integrator. Ele au un caracter predictiv i preventiv analiznd caracteristici sau
aspecte ale calitii nainte ca produsele sau serviciile s fie realizate. Din aceast categorie cele mai
utilizate sunt :

 Metoda Quality Function Deployment (QFD) Metoda Previzionrii i Urmririi n Timp a

calitii;
Metoda Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) - Metoda Modurilor de Defectare i
Analiza Efectelor
1. Metoda QFD
Metoda QFD poate fi utilizat n domeniul proiectelor din domenii nalt inovative ntruct este
focalizat pe studiul calitii produselor noi. Ea abordeaz calitatea noului produs ncepnd de la etapa de
planificare i proiectare pn la cea de introducere n fabricaie, organizare i asigurarea calitii.n cazul
metodei QFD, clientul, prin prisma necesitilor sale exprimate sau implicite este elementul central al
proiectului ce vizeaz crearea de produse sau servicii noi.
Aplicarea metodei QFD presupune parcurgerea mai multor etape :
decizia

strategic

managementului

organizaiei de a se trece la un nou produs

sau serviciu pe baza unui proiect de
cercetare-dezvoltare sau inovare;
definirea

ct

mai

exact

proiectarea

proceselor

tehnologice de realizare;
stabilirea

operaiilor necesare n cazul

fiecrui proces tehnologic sau de execuie;

cerinelor

clienilor;

planificarea

introducerii

fabricaie,

urmrirea realizrii prototipurilor;

planificarea relizrii noului produs sau

serviciu;

verificarea final a modului de satisfacere a

cerinelor clienilor;

stabilirea caracteristicilor noului produs sau

serviciu;

evaluarea permanent a evoluiei cerinelor

clienilor;

stabilirea cerinelor de proiectare;

preocuparea

analiza detaliat a prilor componente ale

caracteristicilor

mbuntirea

permanent
calitii

privind

produsului

la

parametri calitativi peste nivelul solicitat de

noului produs sau serviciu;

stabilirea

conceperea

prilor

clieni.

componente i a cerinelor de proiectare ale

acestora;

Cea mai important etap a a metodei QFD este etapa planificrii realizrii noului produs.Ea
se poate realiza utiliznd aa numita ,,cas a calitii produsului sau ,,matricele de planificare a
produsului.Principalele instrumente de lucru ale matricei de planificare a produsui sunt :
matricea cererilor clienilor;
matricea caracteristicilor de control ale
produsului analizat;
matricea de relaii ntre cele dou
matrici elaborate anterior;

2. Metoda FMEA

matricea ce corelaie privind cerinele

interne ale noului produs n raport cu
firmele

concurente.Ea

are

la

cerinele i preferinele clienilor.

baz

Metoda Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) - Metoda Modurilor de Defectare i

Analiza Efectelor este o care const n prevenirea producerii defectelor i abaterilor printr-o analiz
amnunit a riscurilor, a apariiei acestora, precum i a gradului de severitate sau gravitate a defectelor
posibile.
Scopul metodei este de a stabili cauzele generatoare de greeli, neconformiti, defecte sau

abateri de orice fel de la documentaiile tehnice sau de la procedurile de asigurare a calitii. Aplicarea
FMEA pornete de la principiul c o greeal, o abatere, un defect sau o neconformitate pot aprea dar
ele nu trebuie s se produc.
Iniial metoda a fost aplicat n cazul proiectelor de cercetare din cadrul programelor

spaiale americane ea are astzi un caracter universal fiind aplicat n domenii diferite : concepia i
proiectarea noilor produse, procese industriale, asigurarea serviciilor pentru consumatori, administraie
public. Metoda cunoate dou variante, n funcie de domeniul supus analizei:
FMEA de produs care poate avea n vedere att etapa de concepie proiectare a produsului
ct i etapa de realizare a produsului.
FMEA de proces care implic aplicarea metodei att concepiei procesului ct i procesului
propriu-zis.
n cazul managementului calitii proiectelor metoda FMEA poate fi aplicat n ambele

variante. Aplicarea metodei presupune:

identificarea cauzelor poteniale generatoare
de abateri, greeli i neconformiti n
desfurarea proiectului;
evaluarea

gradului

asupra cauzelor acestora;

aplicarea msurilor stabilite pentru prevenire;

de

severitate

consecinelor diverselor abateri;

prevenirea apariiei greelilor prin aciuni

verificarea eficacitii msurilor preventive;

corecii finale;