DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA

I. CIRCUITUL DOCUMENTELOR
1.Circuitul documentelor reprezint drumul parcurs de documentele economice
de la ntocmirea lor pn la arhivare.
2.Circuitul documentelor
Documentele justificative parcurg urmatoarele etape: ntocmirea, prelucrarea,
analiza contabil, nregistrarea n contabilitate, clasarea i arhivarea.
Prelucrarea presupune la rndul ei urmtoarele etape:
sortarea
exprimarea valoric
centralizarea datelor
verificarea
nregistrarea n contabilitate se face n ordine cronologic i sistematic.
Schematic, traseul documentelor se prezint astfel

NTOCMIRE
PRELUCRARE

sortare
exprimare valoric
centralizarea datelor
verificare

ARHIVARE

arhiva general

arhiva curent

CLASARE

NREGISTRARE N
3.Organizarea circulaiei documentelor
CONTABILITATE
ANALIZ CONTABIL

cronologic
sistematic

- se face pe baz de grafice de circulaie

- graficul trebuie sa cuprind:
- denumirea documentelor care se ntocmesc i numrul de exemplare
- operaiile i lucrrile de contabilitate care se execut
- termenele de executare
- persoanele care rspund
- compartimentul i persoanele crora se transmit documentele.
- tipuri de grafice:
grafice individuale
grafice de compartimente
grafice generale
4.Clasarea documentelor
- definiie: prin clasarea documentelor n dosare se nelege aranjarea lor ntr-o
anumit ordine strict determinat.
- criteriile de clasare a documentelor
criteriul cronologic, n ordinea ntocmirii (date calendaristice)
felul operaiei (exemplu: operaii bneti)
felul activitii desfurate (exemplu: vnzarea mrfurilor)
felul documentelor (exemplu: facturi, avize de nsoire a mrfii, chitane)
criteriul combinat, avnd la baz cel puin doua criterii (exemplu: dup
natura operaiei i felul activitii desfurate de agentul economic).
II.PSTRAREA DOCUMENTELOR

se face n dosare pegtite prin operaia de clasare

dosarele sunt aranjate n aa fel nct s serveasc utilizatorilor de informaii
n funcie de necesiti
Avem de-a face cu doua categorii de arhive, i anume:
-

arhiva curent este compartimentul unde se pstreaz documentele pentru

anul curent
arhiva general este un compartiment distinct de activitate al ntreprinderii,
unde dosarele cu documente se predau la expirarea anului curent.

III.ARHIVAREA DOCUMENTELOR
1.Definiie arhivarea documentelor este operaia de pstrare a documentelor
din anii anteriori
2.Locul de pstrare a documentelor n arhiva agenilor economici

3.Termene de pstrare a documentelor:

- documentele justificative i contabile este se psreaz 10 ani
- iar statele de salarii de 50 de ani.
4.Regulile generale de arhivare a documentelor:

documentele se grupeaz n dosare numerotate, nuruite i parafate

gruparea documentelor n dosare se face cronologic (dup data
calendaristic) i sistematic (relaia ntre activiti i conturi)
evidena documentelor de arhiv se ine cu ajutorul documentului
Registru de eviden curent, unde se nregistreaz dosarele i
documentele intrate i ieite din arhiv.
5.Observaii
- dup expirarea termenului de pstrare documentele se scot din arhiva
general.

dac prezint o importan deosebit se predau la arhivele

statului

daca nu prezint importan practic ele se elimin

arhivarea se poate face i prin mijloace moderne, cu ajutorul microfilmelor i
a microfielor sau pe ali purttori informatici de date
n cazul documentelor pierdute, sustrase sau distruse, se procedeaz la
reconstituirea lor n termen de 30 de zile. Documentul astfel reconstituit va
purta meniunea RECONSTITUIT.

ELEV: Dadalau Narcis Nicolaie

CLASA: a IX-a C