Capitolul 22 Sistemul informational al intreprinderii 1.

Resursele informationale
Sistemul informaional permite cunoaterea situaiei existente ntr-o ntreprindere, a sit
uaiei trecute i anticiparea evoluiei viitoare a acesteia, contribuind astfel la ela
borarea i ndeplinirea obiectivelor stabilite. Prin intermediul su se obin informaiile
necesare fundamentrii deciziilor, implementrii acestora precum i cele necesare ada
ptrii continue a ntreprinderii comerciale la schimbrile interne i externe. Sistemul
informaional cuprinde totalitatea elementelor (date, informaii, circuite i fluxuri
informaionale, proceduri i mijloace de tratare a informaiilor) din cadrul firmei, a
vnd drept scop s asigure suportul informaional necesar ndeplinirii obiectivelor stab
ilite. Sistemul informaional afecteaz major att funciile ntreprinderii, ct i proiectar
a structurilor pe care aceste funcii se bazeaz, prin urmare organizaia n ansamblul e
i. Resursele informaionale ale ntreprinderilor disponibile (obinute i/sau generate) i
refolosibile. cuprind ansamblul informaiilor
Supravieuirea firmelor, adaptarea lor la un mediu tot mai dinamic i complex sunt c
ondiionate de resursele informaionale de care dispun, de capacitatea de a le mbogi co
ntinuu. n consecin, ntreprinderile trebuie s-i organizeze un sistem eficient de captar
e, prelucrare, stocare i transmitere a informaiilor, transformndu-le n resurse dispo
nibile i refolosibile, n vederea unei fundamentri corespunztoare a deciziilor privin
d activitatea curent i de perspectiv!

2.Componentele sistemului informational

Devine de domeniul evidenei c acele firme care reuesc s maximizeze oportunitile create
de stpnirea capitalului informaional, pot crea o oportunitate marginal care s le per
mit s se menin naintea rivalilor lor. n acest context, problema informaiilor trebuie a
ordat att din punct de vedere static, ct i dinamic. n plan static, se pot decanta inf
ormaiile interne (din cadrul ntreprinderii) i externe (din mediul de aciune). Aceste
dou categorii trebuie nelese n dinamica lor, favoriznd circulaia lor n ambele sensuri
permind poziionarea ntreprinderii n mediul ei de afaceri. Aa cum afirma Peter Drucker
, managerul are ca unealt specific informaia, el este un mnuitor de informaii. El nu
manipuleaz oamenii dar i motiveaz, i orienteaz s-i ndeplineasc sarcinile. Singurul i
ment cu care poate realiza acest lucru este cuvntul scris, vorbit i limbajul cifre
lor.

Activitatea firmei poate fi monitorizat prin intermediul fluxurilor de comunicaii i

de informaii. Prin urmare, este es cine?, cum?, unde? i cnd? culege i nregistreaz inf
ormaiile. Decizia strategic de baz a firmei const n a extrage rapid, efectiv i la cost
uri ct mai mici, valoarea cuprins n informaie. Devine astfel un imperativ punerea in
formaiilor la ndemna angajailor potrivii, la locul potrivit astfel nct acestea s devi
ilizabile i s creeze valoare. Legtura direct, nemijlocit cu clienii constituie un pril
ej favorabil de a culege i transmite gratuit informaii. De aceea, vnztorii, ca "inte
rfa" ntr-o ntreprindere comercial, trebuie s fie instruii corespunztor astfel nct s
un volum ct mai mare de informaii de la clieni. Tot mai multe categorii de informai
i devin mrfuri i ptrund pe piaa informaiilor fiind destinate vnzrii/cumprrii. Ele se
"la liber" ntr-o proporie din ce n ce mai redus. Pe aceast pia, se consider c infor
re o valoare inclus, dar nu ntotdeauna este uor de decelat informaia bun de cea lipsi
t de credibilitate, iar verificarea ultimei poate fi costisitoare. Vnzarea de info
rmaii nu poate oferi mostre ca n cazul bunurilor materiale, deoarece informaia este
un bun saturat, odat oferit nu mai este necesar pentru c poate fi memorat. Exclusivi
tatea asupra unei informaii se poate cumpra. Dreptul de folosin asupra unei informaii
poate face obiectul unei cumprri separate.

3.Proiectarea unui sistem informational eficient

Proiectarea unui sistem informaional eficient se face avnd la baz o serie de princi
pii, a cror respectare i condiioneaz funcionalitatea i eficiena. a) subordonarea conce
erii i funcionrii sistemului informaional cerinelor conducerii; b) corelarea sistemul
ui informaional cu sistemul decizional i structura organizatoric a firmei; c) princ
ipiul asigurrii unitii metodologice a tratrii informaiilor; d) principiul concentrrii
asupra abaterilor eseniale; e) principiul asigurrii unui maximum de informaii final
e din fondul de informaii primare; f) asigurarea unui timp corespunztor de reacie d
ecizional i operaional pentru toi beneficiarii de informai; g) asigurarea flexibiliti
istemului informaional, astfel nct s fie posibil modificarea, adaptarea rapid i uoar
racteristicilor sale n funcie de necesiti; h) principiul eficienei. Proiectarea sau r
eproiectarea sistemului informaional are ca obiective : w asigurarea calitii inform
aiilor n sistem, astfel nct acestea s fie semnificative, corecte, actuale, complete,
oportune i precise; w o circulaie continu a informaiilor i generarea feed-back-ului;
w circulaia economicoas a informaiilor prin eliminarea fluxurilor neraionale, neecon
omicoase sau inutile i evitarea redundanei; w construcia raional a suporilor de date a
stfel nct s fie asigurate operativ informaiile, succesiunea logic a acestora, grupare
a lor pe tipuri, la costuri ct mai mici; w asigurarea numrului i calitii personalului
necesar;

w asigurarea siguranei n funcionare, a stabilitii sistemului informaional; w informati

zarea integrat a proceselor i operaiilor ntreprinderii.

4.Informatizarea activitatilor intreprinderilor

Resursele informaionale ale ntreprinderii, coninnd informaii legate de pia, furnizori,
beneficiari, preuri, stocuri, sortimente etc., pot fi gestionate rapid i eficient
cu ajutorul calculatorului, printr-o exploatare modular a diverselor sale aplicaii
. Cele mai frecvent informatizate tipuri de activiti sunt cele specifice funciei fi
nanciar-contabile (A), celei de personal (B) i celei comerciale (C). (A) poate cu
prinde: w operarea situaiilor contabile lunare respectiv: introducerea operaiilor n
registrul jurnal; vizualizarea jurnalului; raportri contabile; generarea automat
a nregistrrilor de jurnal; nregistrarea n sintetic a rulajelor din jurnal; schimbare
a gestiunii pentru care se opereaz; schimbarea lunii contabile de operare; w oper
area extraselor de cont prin: introducerea operaiilor de extras de cont; rapoarte
extras de cont i vizualizari; schimbarea indexului de operare; ajustarea automat
a soldurilor iniiale; w operarea registrului de cas prin: introducerea operaiilor d
e registru de cas; rapoarte registru de cas i vizualizri; schimbarea indexului de op
erare; ajustarea soldurilor iniiale automat; preluarea chitanelor n cas; w recepii-in
trri (inclusiv generarea documentelor primare aferente): recepii prin factur de la
furnizori; recepii prin aviz de nsoire furnizor; recepii n consignaie de la populaie;
lusuri de inventar; recepie prin factur la amnuntul (pentru ntreprinderile comercial
e cu activitate mixt); recepii prin aviz la amnuntul; generarea stocurilor la zi; s
chimbarea gestiunii de lucru; rapoarte i vizualizri de documente; w vnzri-ieiri (incl
usiv generarea documentelor primare aferente): vnzarea prin factur; vnzarea prin av
iz de expediie; minusuri de inventar; predare obiecte de inventar; factur retur la
furnizor; retur marf din consignaie; minus inventar la amnuntul (pentru ntreprinder
ile comerciale cu activitate integrat); bonuri de consum; generarea stocurilor la
zi; schimbarea gestiunii de lucru; rapoarte i vizualizri de documente; w mijloace
fixe-operaiuni de eviden a acestora. (B) poate cuprinde: w operare stat de plat ava
ns i respectiv lichidare; w iniializarea statelor de plat; w rapoarte i vizualizri de
personal; w calculul salariului brut din net i invers. (C) poate cuprinde: w con
sultarea informativ a stocului disponibil; w consultarea stocului i negocierea com
enzilor; w centralizarea notelor de comand n vederea lotizrii; w listarea centraliz
atoarelor notelor de comand; w editarea automat a avizelor de expediie; w consultar
ea i modificarea cantitilor n boxpalete; w listarea spaiilor de depozitare libere; w
preluarea recepiilor i actualizarea fiierelor. Elementelor componente prezentate li
se adaug i o list a cataloagelor de sistem ce pot fi elaborate, consultate i totoda
t permanent reactualizate. ntre acestea, mai importante sunt: cataloagele de contu
ri-cuprinznd planul general de conturi;

catalogul de tipuri de produse; catalogul de tipuri de documente de intrare/ieire

; catalogul de parteneri actuali i poteniali (inclusiv adresele acestora, utile pe
ntru coresponden); catalogul de alte taxe pentru comer, servicii; catalogul cu nume
rele de facturi privind vnzrile; catalogul de comisioane i adaosuri comerciale prac
ticate la vnzare; catalog pe tipurile de operaii prevzute la extrasul de cont i la r
egistrul de cas; catalogul cu casele i conturile contabile aferente; catalogul cu
tabela de personal etc. Lista principalelor documente tipizate utilizate n ntrepri
nderile comerciale: *Delegaia pentru ridicarea mrfurilor i ambalajelor *Proces-verb
al de deschidere a vagonului *Proces-verbal preliminar (pentru sistarea recepiei)
*Proces-verbal de diferene la recepie *Fia de recepie-calculaie *Nota de transfer *D
ispoziie de livrare *Avizul de nsoire a mrfii *Factura *Chitana *Borderou de vnzare *J
urnal pentru vnzri *Jurnal pentru cumprri *Instrumente n operaii de decontare cu parte
nerii *Proces-verbal de scdere *Referat privind diferenele n distribuie *Proces-verb
al de probe de laborator *Proces-verbal pentru propuneri de casare *Proces-verba
l de clasare sau casare *Proces-verbal de punctaj *Bon colectiv de consum materi
ale *Bilet de inventar