Proiectarea

i managementul programelor
educaionale
CURS 3 - 4
3.1. Elementele cheie ale proiectului
Dezvoltarea ideii proiectului

Pentru a putea defini bine proiectul, trebuie rspuns la o serie de ntrebri:
! De ce trebuie iniiat acest proiect ?
! Care sunt potenialele beneficii, cine i ce anume va avea de ctigat ?
! Care sunt rezultatele concrete ale proiectului ?
! Care va fi costul total din punct de vedere financiar, material sau de resurse
umane?
! Care din costuri poate fi recuperat ?
! Ct de realiste sunt obiectivele necesare a fi atinse pentru a putea obine rezultatele
sau rezultatul ?
! Exist resursele i expertiza necesar ducerii la ndeplinire a proiectului sau trebuie
fcut apel la resurse adiionale?
! Care sunt riscurile care pot fi acceptate de ctre instituii ?

Condiii care pot influena decizia de iniializare a unui proiect

CONDIII

UOARE DAC

DIFICILE DAC

Numrul grupurilor

Mic

Mare

Sensibilizare

Ridicat

Sczut

Prioritate

Ridicat

Sczut

Grad de interes

Ridicat

Sczut

Resurse de timp

Mult

Limitat

Resurse financiare

Muli

Puini

Impact asupra organizrii

Nicio schimbare

Schimbri radicale

Repartiia resurselor

Nicio schimbare

Schimbri radicale

Caracterul organizaiei care

se afl n frunte

Are putere, autoritate,

responsabilitate, experien

Puin putere, autoritate,

sim de responsabilitate,
fr antecedente

Personal

Numeros i calificat

Puin numeros i necalificat

Mediu

Stabil

Turbulent


Toate proiectele au la baz o idee, sunt iniiate n urma contientizrii unei nevoi practice, a
unei probleme importante care pretinde dezlegare. Definirea clar a problemei/nevoii permite:
Descrierea clar a naturii problemei i sprijinirea acestei descrieri cu date solide;
Stabilirea scalei / magnitudinii problemei;
Identificarea ct mai exact a grupurilor afectate, la momentul actual, dar i prin
intervenia preconizat;
Stabilirea clar a cauzelor problemei;
Prezentarea sintetic a evoluiei problemei n timp i a modului n care aciunile /
msurile curente nu reuesc s o rezolve;
Agumentarea nevoii de intervenie prin intermediul proiectului;
Estimarea riscurilor i a incertitudinior referitoare la problema n cauz;
prim aproximare a costurilor interveniei.


A. Nevoia i analiza de nevoi

Conform Dicionarului Explicativ al Limbii Romne, termenul nevoie este definit ca ceea ce
se cere, se impune s se fac; trebuin, necesitate, cerin (DEX, 1998). ns o asemenea definiie
pare oarecum vag i de aceea am considerat necesar s clarificm substantivul nevoie prin
folosirea de expresii, locuiuni adjectivale i adverbiale, precum i sinonime.
n DEX (1998) gsim: loc. adj. i adv. de nevoie -(strict) necesar, trebuincios, util; loc. adv.
la nevoie -n caz de trebuin; cnd trebuie, cnd este necesar; expr. de voie, de nevoie vrnd-
nevrnd, silit, a avea (sau a fi) nevoie de cineva (sau de ceva) a(i) fi necesar, trebuincios, util
cineva (sau ceva), a avea (sau a fi) nevoie s... a considera sau a fi necesar s.... Referitor la
sinonime relevante pentru termenul nevoie enumerm urmtoarele: 1. v. cerin; 2. v. trebuin,
3. necesitate, trebuin, (nv.i pop.) treab, (nv.i reg.) lips, caren (DEX, 1998).
Pe parcursul activitilor realizate, fiecare dintre noi manifestm anumite nevoi, sub forma a
ceea ce considerm ca este necesar pentru viaa de zi cu zi. Expresia a avea nevoie de... arat o
situaie de tensiune, un sentiment de frustrare i, n consecin, o dorin, care rezult dintr-un
dezechilibru.
Nevoile reprezint o constant a naturii umane, omul fiind purttorul unor trebuine
motenite, imuabile, care pot fi determinate, clasificate i ierarhizate. Nevoile umane sunt, n
esen, nevoi de bunuri i servicii. Unele bunuri i servicii sunt consumate n vederea satisfacerii
unor nevoi biologico-materiale, asigurnd supravieuirea fiinei umane. Aici sunt incluse nevoile de
hran, adapost i mbrcminte.
Conform opiniei autorilor Farla, Ciolan i Iucu (2007) nevoile de formare reprezint nevoi de
nvare ale membrilor unei organizaii care pot fi satisfcute prin activiti de formare i de
dezvoltare profesional. Astfel, autori ne propun o definiie pentru acest concept, ntlnit frecvent
n viaa cotidian, dar i n cea profesional:
Nevoia este discrepana sau diferena (distana) dintre stadiul actual de dezvoltare al unui
grup sau al unei situaii i stadiul dorit (posibil de atins). Nevoia reflect existena unei probleme
care necesit intervenie n vederea soluionrii, o problem care trebuie tratat.
Dup cum subliniaz Witkin et. al. (1995, n Farla, Ciolan, Iucu, 2007, p. 7) analiza nevoilor
ncearc s identifice astfel de goluri, s le analizeze caracteristicile i cauza i s stabileasc
prioritile aciunilor viitoare.


Starea dezirabil

Diferen /
discrepan
semnificativ

Starea actual

= Nevoie

Analiza nevoilor este un instrument care vine n ajutorul procesului decizional n proiectarea
i planificarea serviciilor educaionale.
Analiza nevoilor este prima etap, necesar n procesul de planificare i dezvoltare a
serviciilor. Importana sa deriv din faptul c o bun analiz a nevoilor are calitatea de a contribui la
o alocare eficient a resurselor pentru programele educaionale vizate.
Analiza nevoilor ncearc s identifice astfel de limite, s le analizeze caracteristicile i
cauzele i s stabileasc prioritile aciunilor viitoare.
n general metodologia procesului de AN presupune urmtoarele etape:
Pregtirea plasarea AN n contextul grupului int vizat;
Implementarea indicarea modului de organizare a AN efectiv aplicarea
instrumentelor de cercetare;
Procesarea datelor, analiza i interpretarea rezultatelor.

Alternativa / opiunile
Alternativa reprezint un set de intervenii i aciuni posibile care pot fi realizate n scopul
rezolvrii problemei i atingerii obiectivului politicii publice.
(SGG: Manual de metode folosite n planificarea politicilor publice i evaluarea impactului, 2006,
p.57)
Alternative / opiuni:
1. meninerea strii de fapt (non-intervenie sau modul curent de abordare a
problemei);
2. soluia moderat (mbuntirea strii de fapt, a modului existent de abordare i /
sau adugarea unor noi sub-seturi de aciuni / intervenii care nu presupun
modificri majore de sistem legislativ, instituional, financiar i de resurse umane);
3. soluia radical (o intervenie complex, cu consecine semnificative la nivel de
schimbri legislative, instituionale, de alocri financiare i de resurse umane).
Principii generale de identificare a alternativelor
trebuie s se defineasc i s se analizeze mai multe soluii pentru o problem;
trebuie s se ia n considerare opiunea de a nu face nimic;
soluiile trebuie s corespund problemelor i obiectivelor;
alternativele trebuie s fie cuprinztoare.


B. Studiu de fezabilitate

Studiul de fezabilitate se poate defini ca un mijloc de a ajunge la decizia de a investi.
Studiu de fezabilitate trebuie s ofere o baz tehnic, economic i financiar pentru o astfel

de decizie. ntr-un astfel de studiu, se definesc i se analizeaz elementele critice legate de

realizarea unui produs dat, mpreun cu variante de abordare ale acestuia.
Studiul de fezabilitate reprezint documentaia n care sunt prezentate principalele
caracteristici tehnico-economice ale investiiei, prin care se asigur utilizarea raional i eficient a
capitalului i acoperirea cheltuielilor materiale ntr-un mod ce satisface cerinele economice i
sociale.
Conceptul de studiu de fezabilitate presupune efectuarea unei analize complexe de
marketing, comerciale, tehnice, de management i financiare a unui obiectiv de investiii, privit ca
un sistem dinamic i deschis de producie i comercializare de bunuri i servicii, precum i a
factorilor angajai (resurse umane, capital, resurse materiale i energetice etc.), cu menionarea
aspectelor juridice definitorii, desfurat pe un anumit orizont de timp, lund n consideraie
inclusiv factorii de risc i incertitudine.

Necesitatea elaborrii unui studiu de fezabilitate apare n urmtoarele cazuri:
- implementarea pe scar larg a unui produs / tehnologie / serviciu nou sau
modernizat; n general, acest caz este rezultatul activitii de cercetare-dezvoltare ca
proces anterior sau ce urmeaz a se finaliza n cadrul proiectului, dup cum s-a artat
anterior;
- extinderea unei ntreprinderi, ca urmare fie a diversitii produciei generate de un
proces de tipul celui descris anterior, fie a creterii cererii pe pia a produselor
curente; i n acest caz, componenta de dezvoltare tehnologic este esenial n
crearea unor capaciti de producie de nivel tehnologic competitiv;
- nfiinarea de noi uniti de producie sau sevicii; este un proces complex ce implic
multiple activiti, incluznd cercetarea i dezvoltarea;
- extinderea pieei unui / unor produse n interiorul / nafara rii de origine, fapt care
reprezint un proiect mai degrab comercial, dect tehnologic.

Obiectivele proiectului

Obiectivele sunt rezultatele pe care proiectul le va produce. Acestea pot avea ca obiect
produse, servicii sau rezultate obinute n urma utilizrii acestor produse i servicii.
Cu ct obiectivele sunt mai bine definite, cu att ansele de a le atinge sunt mai mari.
ncercai s facei referire la urmtoarele elemente atunci cnd definii obiectivele:
" scurt descriere narativ a ceea ce dorii s atingei;
" indicatorii care vor fi utilizai pentru evaluarea rezultatului atins;
" specificarea performanei, n sensul de valoare/valori pentru fiecare indicator care
definete succesul.

Definirea obiectivelor SMART
SMART este un acronim al caracteristicilor considerate eseniale pentru formularea corect
a unui obiectiv. Aceste caracteristici sunt urmtoarele:
S specific;
M msurabil;
A (de) atins/abordabil;
R relevant;
T ncadrat in timp.
Exist mai multe versiuni/variante ale acestor caracteristici i, implicit, ale acronimului
SMART. Diferenele dintre versiuni apar fie datorit traducerilor din limba englez, fie din cauza
modului de aplicare a lui.

Specific nseamn c un obiectiv indic exact ceea ce se dorete a se obine.

Un obiectiv specific este foarte clar exprimat, nu las loc de ndoieli. Un obiectiv specific
difer n primul rnd de unul general. El vizeaz rezultate concrete, iar nu rezultate n general.
Ex: obiectiv general organizarea unui curs de formare pentru angajaii instituiei
X Ex: obiectiv specific organizarea unui curs de formare pe tema pentru
angajaii din Departamentul X al organizaiei Y.
Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu Specific, utilizai ntrebri precum:
Cine?
Ce?
Cnd?
Cum?
Care este grupul int?
Nu este ns obligatoriu ca un obiectiv s rspund, n mod obligatoriu, la toate ntrebrile
de mai sus n acelai timp.

Msurabil nseamn c un obiectiv poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ.
Un obiectiv msurabil este cel care permite stabilirea cu exactitate a faptului c a fost atins
ori nu sau n ce msur a fost atins. De asemenea, un obiectiv msurabil permite monitorizarea
progresului atingerii lui.
Ex: obiectiv specific organizarea unui curs de formare pe tema pentru 30 de
angajai din Departamentul X al organizaiei Y.
Prin compararea situaiei la un moment dat cu obiectivul, se poate msura dac a fost atins
sau nu i n ce msur a fost atins (ex.: 50%, daca la curs au participat doar 15 angajai)
Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu Msurabil, utilizai ntrebri precum:
Ct de mult()?
Ct de muli(e)?

Abordabil/de Atins nseamn c un obiectiv poate fi ntr-adevar atins.
n acest sens, trebuie luate n considerare mai multe aspecte:
- Prin definirea obiectivului nu se propune realizarea a ceva imposibil de atins n
condiiile date;
- Obiectivul n cauz poate fi atins n condiiile proiectului, de ctre organizaia sau
persoana care este responsabil de realizarea lui. n acest sens, trebuie inut cont de
resursele existente, capacitatea organizaiei, timpul disponibil necesar.
Ex: obiectiv de atins/realizabil organizarea unui curs de formare pe tema de 15
ore pentru 30 de angajai din Departamentul X al organizaiei Y
Ex: obiectiv nerealizabil: organizarea unui curs de formare pe tema de 2 ore
pentru 30 de angajai din Departamentul X al organizaiei Y, in conditiile in care acestia nu
au nici o referin anterioar.

Relevant nseamn c realizarea obiectivului contribuie la impactul vizat de proiect.
Realizarea unui obiectiv trebuie s contribuie n mod nemijlocit la atingerea unui obiectiv
mai mare, mai general. n acest sens, el trebuie s vizeze un anumit impact.
Ex: n cazul de mai sus, n care obiectivul este organizarea unui curs de formare pe
tema pentru 30 de angajai din Departamentul X al organizaiei Y, impactul proiectului
este creterea calitii activitilor n raport cu care este realizat formarea.
Dac impactul vizat ar fi altul spre exemplu: organizaia X s i creasc calitatea acestei
activiti dar care este externalizat atunci obiectivul mentionat nu ar mai fi relevant deoarece
angajatii mentionati nu ar scrie ei insisi proiectele.

Relevana unui obiectiv se evalueaz n raport cu obiectivul general al acelui proiect.

ncadrat n Timp nseamn c obiectivul conine i data pn la care este prevzut a se
realiza.
Legat de un obiectiv ncadrat n Timp, tim ct ar trebui ca acesta s se realizeze.
Pentru a verifica dac un obiectiv este sau nu ncadrat n Timp, utilizai ntrebri precum:
Cnd?
Pn cnd?
n ce perioad?
Ex: obiectiv ncadrat n timp organizarea n perioada unui curs de formare pe
tema pentru 30 de angajai din Departamentul X al organizaiei Y.

! Limite n definirea obiectivelor
nelegerea categoriilor de limite care intervin n definirea obiectivelor:
- Rezultate: produsele sau efectele proiectului;
- Intervalul de timp/cadrul temporal;
- Resurse;
- Performarea activitilor strategiile implicate n desfurarea diferitelor
sarcini de lucru.

Parteneriatul i categoriile de audiene

4 pai simpli pentru cutarea de parteneri:

a. Actualizai-v i mprosptai-v profilul, facilitai-le celorlali eforturile de a v gsi.
b. Definii-v ateptrile: ce partener ai vrea s gsii?
c. Cutai un partener.
d. Pstrai legtura: odat ce v-ai hotrt s colaborai, este esenial s comunicai pe
toat durata proiectului.
Rolurile participanilor n consoriul de parteneri:
COORDONATOR (CO) / SOLICITANT (SO) realizeaz coordonarea proiectului (tiinific,
financiar, adminis- trativ, management), supervizarea proiectului, menine legtura cu
Finanatorul i nainteaz rapoartele periodice, este beneficiarul iniial al fondurilor de la
Finanator, informeaz Finanatorul asupra transferurilor ntre diferite capitole bugetare
ale proiectului, nu poate subcontracta coordonarea (fonduri pentru coordonare 8-10%);
PARTENER (P), (sunt mai muli parteneri) are responsabilitatea semnturii, asigur
legtura din punct de vedere tehnic cu coordonatorul, rspunde numai de partea de
proiect care i-a fost repartizat n mod specific n anumite faze ale proiectului, are drept
de utilizare a rezultatelor proprii, are drepturi pariale de acces la rezultatele proiectului;
SUBCONTRACTANT (dac solicit mai puin de 5% din buget nu se menioneaz) nu este
considerat participant direct la contract (nu semneaz contractul), ndeplinete doar o
sarcin precis pe o durat determinat.
Categorii de audiene:
Categorii interesate (stakeholders): instituii/organizaii sau categorii de instituii care sunt
interesate de proiect (din perspectiva activitilor pe care le desfoar, a politicilor
sociale/publice/educaionale pe care le susin).
Grupul int direct/beneficiari: persoanele crora li se adreseaz direct activitile
proiectului, implicate direct n atingerea obiectivelor.

Membrii echipei de proiect: format din echipa de management i alte categorii de experi.
Sunt cei care sunt direct implicai n realizarea activitilor, dezvoltarea produselor i atingerea
obiectivelor.

Activitile proiectului

Metoda Gantt este o metod de planificare prin care este prezentat succesiunea
activitilor din cadrul unui proiect, n funcie de rezultatele acestora i timpul necesar desfurrii
lor. Informaiile obinute n urma aplicrii metodei sunt cuprinse ntr-o schem cunoscut i sub
denumirea de schem Gantt.
Aplicarea metodei Gantt cuprinde urmtoarele etape:
- identificarea activitilor care urmeaz a se desfura n cadrul unui proiect;
- identificarea timpului necesar desfurrii lor;
- identificarea momentelor de nceput i de sfrit ale activitilor.
Aceste informaii sunt reprezentate grafic ntr-un tabel.
! n stnga tabelului sunt prezentate activitile care urmeaz s se desfoare n
cadrul proiectului.
! n capul de coloan este prezentat calendarul desfurrii activitilor prezentate pe
coloana din stnga. Poriunile haurate din tabel reprezint perioadele necesare
desfurarii activitilor prezentate n stnga.

Estimarea timpului alocat activitilor
! Definirea clar a activitilor.
! Dividei activitile pn la a le gndi n termeni de dou sptmni sau mai puin.
! Definii clar punctul de start i de finalizare al activitilor.
! Minimizai utilizarea factorilor/variabilelor fali/false (fudge factors). Un astfel de factor
nseamn cantitatea de timp pe care o adugm pentru a estima durata pentru a fi n
siguran. Estimarea automat a unei durate finale cu 50% mai mare dect cea iniial este
un exemplu. Astfel de factori pot compromite planificarea proiectului din urmtoarele
motive:
- Activitatea tinde s se extind pentru a acoperi ntreaga perioad de timp alocat.
- Suntem tentai s introducem astfel de factori pentru a evita s studiem n
profunzime activitile prevzute.
- Membrii echipei i alte categorii interesate de proiect pot s i piard ncrederea n
acurateea i fezabilitate, deoarece senzaia creat poate fi una de superficialitate.


Structura fragmentat de lucru
" Presupune fragmentarea livrabilelor majore n pri mai mici pentru optimizarea acurateei
n estimarea costurilor.
" Ofer un mecanism pentru colectarea i organizarea costurilor efective
" Ofer un mecanism pentru msurarea i controlul performanelor
" Structura fragmentat de lucru ofer o hart a ceea ce trebuie produs n strns legtur cu
obiectivele prestabilite. Nu are legtur cu reperele temporale i, n consecin, nu are o
dimensiune temporal. Livrabilele pot fi urmrite pornind de la lista de activiti.

Cercetare

Stabilirea
obiectivelor i a
metodologiei

Construire
instrumente

Draft 1 -
feedback

Instrumente
;inale

Identi;icare
respondeni

Aplicare
instrumente

Analiza i
interpretarea
datelor

Transmitere si
aplicare
efectiv

colectarea
instrumentelor

Raport de
cercetare