CUPRINS

INTRODUCERE........................................................................................................2 BAZE DE DATE........................................................................................................4 1.1. Prezentare general..........................................................................................4 1.2. Avantajele bazelor de date...............................................................................5 3. GENERALITI...................................................................................................7 3.1 DEFINIII........................................................................................................7 3.2. Limbajele bazelor de date................................................................................8 3.3 COMPONENTELE UNUI SGBD....................................................................9 3.4. MODELAREA BAZELOR DE DATE.........................................................11 3.5. Baze de date relaionale.................................................................................12 3.6. Interogarea Bazelor de Date...........................................................................13 4. Analiza i proiectarea bazei de date: Evidena EduDen......................................14 4.1.Formularea problemei.....................................................................................15 4.2. Proiectarea conceptual................................................................................15 5. PROIECTAREA FIZIC A BAZELOR DE DATE............................................19 (SGBD Microsoft ACCESS) ...............................................................................19 5.1. Prezentare general a bazei de date...............................................................20 EDUDEN.............................................................................................................20 CONCLUZII ..................................................................................................................................43 Bibliografie ..............................................................................................................44

Sistem informatic pentru evidena colar

INTRODUCERE

n prezenta lucrare mi - am propus s prezint etapele analizei, proiectrii i implementrii unei baze de date de evident colar. Astfel baza de date EduDen este folositor strict unitilor colare. . Lucrnd n nvmnt cunosc problemele cu care se confrunt att diriginii ct i secretarii din unitile colare fie la nceput sau la sfrit de an colar. Aceast baz de date are menirea de a uura lucrul dnilor i a oferii un grad nalt de sigurant a datelor precum i o implementare modern. Mi-am propus s creez o baz de date pentru o eviden mai riguroas a elevilor ,cadrelor didactice din colile generale precum i pentru evidena absenelor i notelor elevilor prin care s satisfac cerinele informaionale a conducerii unitilor colare Baza de date va fi creat cu posibilitatea introducerii mai multor coli de aceleasi nivel ( coli generale) i se poate folosi mai ales in Unitile colare- centre de care aparin mai multe uniti inferioare. Pentru implementarea programului meu am ales SGBD Access din pachetul Microsoft Office. n prezent exist o multime de programe de baze de date i fiecare folosete diferite limbaje. Personal m-am orientat spre Acces din dou motive : accesibilitate i simplitate. 96% din colile din Romnia dein cte o versiune a pachetului Ms Office (care include si Access) astfel acest SGBD cel puin teoretic este accesibil unitilor colare dar este i un program pentru folosirea creia utilizatorii nu au nevoie de cunotine avansate de programare dar tot atuncea mulumit limbajului de interogare SQL putem rezolva i probleme foarte complexe. Lucrarea mea se compune din patru pri i ncearc s ofere un suport teoretic pentru folosirea bazei de date. n prima parte voi ncerca o scurt prezentare general a bazelor de date i avantajele acestor. Partea a doua este dedicat prezentrii bazelor de date relaionale, a SGBului, i a limbajului de interogare.. n urmtorul capitol voi ncerca s prezint analiza i proiectarea conceptual a bazei de date EduDen pentru evidena colar.

Sistem informatic pentru evidena colar Ultimul capitol este dedicat exclusiv pentru prezentarea bazei de date creat de mine paralel cu principalele probleme a programului Access. Cu acest prilej in s-i mulumesc profesorului coordonator Dr. Ion Cozac care cu informaiile preioase a contribuit la finalizarea lucrrii mele

Sistem informatic pentru evidena colar

BAZE DE DATE
1.1. Prezentare general
Baza de date (BD, Database - DB) constituie o aplicaie fundamental n toate domeniile de activitate, civile sau de aprare: financiar, administrativ, educaional, informaional, de comunicaii i, nu n ultimul rnd, cel al calculatoarelor. Iniial a aprut necesitatea computerizrii sistemului de ndosariere. O prim soluie a acestei probleme a constituit-o sistemul bazat pe fiiere, cu mai multe programe de aplicaie care ofer diverse servicii utilizatorilor, printre care i generarea de rapoarte. Dei foarte folosit, acest sistem se dovedete a fi extrem de redundant i greu de actualizat prin dublarea datelor i complexitatea relativ mare. n acest context, bazele de date au oferit o modalitate eficient de tratare distribuit a datelor, ntr-o resurs comun partajat n care se include i descrierea acestora n aa-numitul catalog de sistem sau dicionar de date sau meta-date. BD asigur independena program-date dar i controlul accesului i manipulrii datelor. Sistemele de baze de date, ca aplicaie software, reprezint cea mai important realizare din domeniul ingineriei programrii pe calculator. Complexitatea i dimensiunea BD evolueaz rapid, determinnd reproiectarea algoritmilor de stocare i acces al fiierelor i chiar schimbarea unor principii de administrare a acestora. Simultan este necesar pregtirea de personal specializat n domeniul bazelor de date: administratori proiectani programatori. Scopul ntregii activiti de proiectare, programare i administrare a BD const n punerea la dispoziia utilizatorului final a unor BD permanent actualizate, coerente i uor accesibile. Cele patru categorii de persoane implicate n mediul BD necesit o anumit pregtire i diferite abiliti. Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD, Database Management System DBMS) administreaz i controleaz accesul la acestea. n funcie de aplicaia pe care 4

Sistem informatic pentru evidena colar o deservete, BD pot fi centralizate sau distribuite n reea, iar modalitile de gestionare difer de la caz la caz.

1.2. Avantajele bazelor de date

O baz de date este o colecie de date persistente utilizate de sistemul de aplicaii al unei instituii. Colecia de date este concretizat printr-un ansamblu de fiiere pe disc care au o anumit stabilitate n timp, deci care nu snt date de intrare, de ieire sau de manevr. Un sistem de gestiune a bazelor de date (n englez DBMS: DataBase Management System) este un pachet unitar de programe care ofer faciliti de descriere a datelor i de prelucrare a acestora. Aplicaiile de baze de date se caracterizeaz n primul rnd prin faptul c majoritatea prelucrrilor care se fac snt cele de memorare i regsire a datelor, efectuate asupra unor volume mari de date. n general operaiile de prelucrare snt destul de simple, spre deosebire de alte domenii ale informaticii cum este de exemplu domeniul tehnic, unde predomin operaiile de calcul care au o complexitate destul de ridicat. Cea mai frecvent operaie care apare ntr-o aplicaie de baze de date este aceea de consultare a datelor: ntr-adevr, pentru ce crem o baz de date dac nu o folosim? Alte operaii care apar pe lng cea de consultare: introducerea unor noi date, modificarea unor date existente, tergerea unor date perimate. Prin organizarea datelor n baze de date se asigur centralizarea acestora, fapt care conduce la o serie de avantaje. 1) Reducerea redundanei datelor. Dac fiecare aplicaie lucreaz cu fiiere proprii este posibil ca aceleai date s apar de mai multe ori n fiiere diferite. n cazul centralizrii datelor administratorul bazei de date poate organiza datele n aa fel nct toate aplicaiile s foloseasc aceleai fiiere. Astfel se obine o economie important a spaiului de memorie, i nu numai att. 2) Evitarea inconsistenei datelor. Duplicarea datelor n fiiere diferite poate crea probleme la actualizare: este posibil ca prin actualizri pariale (din omisiune sau datorit unor accidente neprevzute) s avem valori diferite pentru una i aceeai

Sistem informatic pentru evidena colar entitate (de exemplu, un client poate avea mai multe nume: nu mai tim care este cel real). 3) Posibilitatea partajrii datelor. Aceasta se refer la posibilitatea utilizrii datelor n comun de mai muli utilizatori i la posibilitatea dezvoltrii de noi aplicaii folosind datele deja existente. 4) ncurajarea utilizrii unor standarde. Administratorul bazei de date poate impune alinierea la anumite standarde, fapt care permite ulterior un transfer rapid al datelor de pe o platform (hardware sau software) pe alta. 5) Posibilitatea protejrii datelor. Administratorul bazei de date, avnd un control centralizat al datelor, poate introduce restricii diferite de acces la date pentru fiecare categorie de utilizatori. 6) Meninerea integritii datelor. Baza de date trebuie s conin n permanen date corecte; aceasta presupune date coerente i plauzibile, fapt care poate fi garantat de procedurile de validare utilizate. 7) Independena datelor. ntr-o aplicaie scris ntr-un limbaj clasic de programare, cunotinele despre structura datelor i tehnicile de accesare a acestora snt zidite n programe. Orice schimbare n modul de reprezentare sau accesare face imposibil utilizarea aplicaiei: toate programele care refer aceste date trebuie rescrise. Independena datelor, garantat de utilizarea bazelor de date, presupune independena aplicaiei de modul de reprezentare a datelor i de tehnicile de acces utilizate.

Sistem informatic pentru evidena colar

3. GENERALITI

3.1 DEFINIII
Prin baz de date se nelege orice colecie partajat de date, ntre care exist relaii logice, cu o descriere a datelor, proiectat pentru a satisface necesitile informaionale ale unei organizaii sau grup de utilizatori. BD este gndit ca o resurs unic, utilizat simultan de mai muli utilizatori, n care datele sunt integrate mpreun cu o descriere a lor, cu o dublare minim n scopul reducerii redundanei i meninerii coerenei lor. BD include o definiie intern a fiecrui obiect, folosit de programele de aplicaie, i o definiie extern a obiectului oferit utilizatorilor. Acest fapt reprezint procesul de abstractizare a datelor n BD i asigur transparena pentru utilizatorii finali, interesai doar de anumite vizualizri externe i nu de modalitile de stocare i manipulare a datelor. Totoadat este permis modificarea structurii datelor sau a modalitilor de stocare a lor fr a afecta vederile externe. Numai eliminarea anumitor elemente (cmpuri, atribute etc) poate deranja eventualele programe de aplicaii care le utiliza la momentul respectiv. Acest neajuns este evitat prin tratarea corespunztoare a tranzaciilor n BD. Pentru realizarea unei BD este necesar identificarea urmtoarelor elemente specifice: entiti atribute relaii. O entitate este un obiect distinct inclus n BD (persoane, locuri, firme, documente, concepte etc). De exemplu, angajaii unei organizaii pot fi inclui n BD ca o entitate distinct denumit personal. Un atribut este o proprietate care descrie un anumit aspect al unei entiti. De exemplu, numele, prenumele, salariul constituie atribute ale entitii personal. O relaie reprezint o asociaie ntre mai multe entiti. De exemplu, entitatea personal gestioneaz entitatea contracte pentru o firm.

Sistem informatic pentru evidena colar BD poate fi modelat grafic sub forma unei diagrame Entitate-Relaie (ER) n care entitile sunt reprezentate, prin convenie, sub form de dreptunghiuri, relaiile ca romburi iar atributele ca ovale, toate legate ntre ele sub forma unui graf neorientat. Sistemul de programe software care permite definirea, crearea, administrarea i accesarea bazei de date este numit sistem de gestiune a bazei de date (SGBD). Dintre funciile unui SGBD se remarc: asigurarea securitii i confidenialitii accesrii BD; personalizarea BD simultan cu realizarea independenei program-date; meninerea coerenei BD chiar i n cazul efecturii unor tranzacii concurente. n prezent, se dezvolt SGBD multiutilizator pentru BD cu capaciti mari de stocare pentru aplicaii grafice, video, multimedia n general, cu interfee grafice de utilizator (GUI Graphic User Interface) attractive.

3.2. Limbajele bazelor de date

Implementarea i utilizarea BD includ mai multe aspecte: definirea bazei de date folosind un limbaj de definire a datelor (DDL Data Definition Language) pentru descrierea BD n schema bazei de date; manipularea datelor din BD prin intermediul unui limbaj de manipulare a datelor (DML Data Manipulation Language); controlul accesului la BD, prin politica de securitate implementat, reguli de integritate, controlul concurenei i al refacerii BD n cazul apariiei unor defeciuni hardware sau software. DDL reprezint un limbaj descriptiv utilizat pentru denumirea entitilor BD i a relaiilor logice dintre acestea, specificarea tipurilor i structurilor de date precum i a modurilor de vizualizare personalizate. Rezultatul compilrii instruciunilor DDL este un set de tabele care se constituie n catalogul de sistem. DML este folosit pentru efectuarea operaiilor specifice de manipulare a datelor din BD: inserarea de noi date;

Sistem informatic pentru evidena colar modificarea datelor existente; extragerea de date din BD; tergerea unor date din BD.

Limbajele de manipulare a datelor din BD sunt de dou tipuri: DML procedurale care definesc procedurile prin care se efectueaz anumite operaii; DML neprocedurale sau declarative care specific numai ce operaii trebuie efectuate asupra datelor. Acea parte a unui limbaj DML utilizat pentru regsirea datelor n BD se numete limbaj de interogare. SQL este un exemplu de limbaj de interogare a BD neprocedural, care constituie limbajul standard pentru SGBD relaionale. DDL i DML sunt considerate sublimbaje de date care pot fi ncorporate ntr-un limbaj de nivel nalt denumit i limbaj gazd. Un alt limbaj de manipulare a datelor din BD este limbajul QBE ( Query by Example). SQL i QBE sunt limbaje din a patra generaie (4GL Fourth Generation Language) care definesc ce trebuie fcut i nu cum se procedeaz. Limbajele din generaia a treia sunt procedurale i complicate sintactic. Limbajele 4GL sunt de mai multe tipuri: limbaje de prezentare (de interogare, generatoare de rapoarte, generatoare grafice etc) limbaje de specialitate (de exemplu, pentru calcul tabelar) generatoare de aplicaii (care construiesc aplicaii folosind datele din BD) limbaje de nivel foarte nalt (care genereaz codul-surs al aplicaiei).

3.3 COMPONENTELE UNUI SGBD

SGBD se aplic ntr-un anumit mediu care include diferite componente hardware i software, date, proceduri i persoane.

Sistem informatic pentru evidena colar Ca elemente hardware, se utilizeaz reele de calculatoare i servere dedicate acestor BD. Componenta software cuprinde programele SGBD i cele de aplicaii, scrise ntr-un limbaj de nivel nalt, din generaia a treia (Pascal, C, C++, Turbo C etc) sau a patra (SQL, MySQL i altele), mpreun cu sistemul de operare propriu-zis ( OS Operating System) i componenta sa de reea (NOS Network Operating System), folosind modelul client-server. Datele constituie componenta principal a oricrui sistem de BD. Structura BD se numete schema BD. Aceasta stocheaz n mai multe fiiere tabelele din BD. Pentru tabel se folosete i termenul echivalent de relaie. n tabel, apar mai multe nregistrri sau linii, fiecare cu un anumit numr de cmpuri sau coloane n care se introduc valorile atributelor. BD include i meta-datele care descriu datele propriu-zise, de exemplu, tipul datelor (ntreg, ir de caractere etc), lungimea cmpului etc. Meta-datele sunt stocate n catalogul de sistem care conine: denumirile, tipurile i dimensiunile articolelor din BD; denumirile relaiilor sau tabelelor; constrngerile de integritate impuse datelor; numele utilizatorilor autorizai s acceseze BD; indexurile i structurile de stocare folosite.

Procedurile sunt reprezentate de regulile i instruciunile utilizate pentru implementarea, ntreinerea i accesarea BD: pornirea i oprirea SGBD; deschiderea sesiunilor de lucru; utilizarea programelor de aplicaie pentru accesarea BD; tratarea defeciunilor hardware i software prin identificarea componentei defecte, eventual depanarea automat a acesteia, i refacerea BD; reorganizarea BD prin modificarea structurii tabelelor i optimizarea modului de stocare a datelor prin arhivare n capacitatea de stocare secundar. Persoanele implicate n mediul SGBD se mpart n patru categorii: proiectani;

10

Sistem informatic pentru evidena colar programatori; administratorii de date i de BD; utilizatori.

Proiectanii BD se ocup fie de proiectarea logic reprezentat de identificarea entitilor, atributelor, relaiilor i constrngerilor din BD, att la nivel conceptual independent de modalitatea de implementare sau de orice considerent de ordin fizic, ct i pe baza unui model de date relaional, n reea, ierarhic sau orientat pe obiect, fie de proiectarea fizic, constnd n transpunerea modelului de date n tabele i stabilirea constrngerilor de integritate, alegerea structurilor de stocare i a metodelor de acces i impunerea msurilor de securitate. Programatorii realizeaz aplicaii specifice care ofer diverse servicii utilizatorilor finali ai BD (interogare a BD, generare de rapoarte, formulare, de vizualizri grafice sau de aplicaii). Administratorii de date se ocup de gestionarea datelor (planificare, dezvoltare i ntreinerea resurselor de date). Administratorul BD sunt rspunztori de realizarea i ntreinerea fizic a acesteia, avnd o orientare mai tehnic dect administratorul de date. Utilizatorii reprezint clienii BD, beneficiarii datelor stocate n BD. Marea majoritate a acestora nu cunosc detaliile SGBD i folosesc pentru accesarea BD diverse aplicaii software cu menu-uri accesibile. Utilizatorii specializai utilizeaz limbaje de interogare a BD de nivel nalt i pot s i dezvolte propriile aplicaii software.

3.4. MODELAREA BAZELOR DE DATE

Un model de date este alctuit din totalitatea conceptelor utilizate pentru descrierea datelor din BD, a relaiilor dintre ele i a constrngerilor impuse lor. La nivel extern se utilizeaz modele logice de date bazate pe nregistrri: modelul de date relaional, bazat pe conceptul de relaii matematice, reprezint datele din BD i relaiile dintre ele sub form de tabele; modelul de date n reea reprezint datele ca o colecie de nregistrri (noduri) iar relaiile dintre acestea prin direciile sau muchiile unui graf. 11

Sistem informatic pentru evidena colar modelul de date ierarhic, similar modelului n reea, folosete conceptul de nod-printe i permite unui nod din graf s posede numai un singur printe, realiznd o structur arborescent. Pe nivelul conceptual se folosesc modele de date bazate pe obiecte, dintre care cele mai utilizate sunt: modelul Entitate-Relaie (ER), tehnic principal de proiectare conceptual. modelul orientat pe obiecte, care extinde definiia entitii prin luarea n considerare i a comportamentului acesteia, pe lng atributele care descriu starea ei. Pe nivelul intern se folosesc modele fizice al BD care descriu modul de stocare a datelor n memoria calculatorului, structurile, ordinea i cile de accesare ale nregistrrilor. Diferit de aceast etap de modelare logic pe cele trei nivele, procesul de modelare a datelor independent de modul de implementare, de SGBD int, programe aplicaie, limbaje de programare sau aspecte fizice, reprezint modelarea conceptual a BD.

3.5. BAZE DE DATE RELAIONALE

Bazele de date relaionale sunt un tip de baza de date (sau DBMS) care stocheaz informaia n tabele (rnduri si coloane de date) i realizeaz cutrile folosind datele din anumite coloane ale unui tabel pentru a gsi date suplimentare ntr-un alt tabel. n bazele de date relaionale, rndurile unui tabel reprezint nregistrri (coleciile de informaii despre obiecte de acelai tip), iar coloanele reprezint cmpurile (atributele particulare ale unei nregistrri). Cutarea unei anumite informaii intr-o baz de date relaional trece prin etapa in care, informatiile din - sa zicem - doua astfel de tabele sint puse in corespondenta pe baza unor chei iar rezultatul este prezentat sub forma unui al treilea tabel care combina informatii din cele doua tabele. Cele doua tabele initiale trebuie sa contina cel putin o coloana - un cimp deci - identica, numita cheie. Cele mai multe baze de date pentru PC sint baze de date relationale. Exemple de astfel de baze de date sunt : Dbase , FoxPro , Clipper, Access , etc. Trebuie s fac o precizare: simplul fapt de a utiliza un SGBD n vog la un moment dat nu ne garanteaz automat obinerea acestor avantaje! Administratorul

12

Sistem informatic pentru evidena colar bazei de date trebuie s aib o viziune de ansamblu asupra problemei care trebuie rezolvat, s cunoasc toate datele problemei (ce se d, ce se cere, cum se prelucreaz) i s cunoasc facilitile oferite de SGBD-ul folosit pentru a putea beneficia de avantajele de mai sus. i n primul rnd trebuie s aib cunotine serioase despre proiectarea aplicaiilor de baze de date.

3.6. INTEROGAREA BAZELOR DE DATE

Un sistem de management al bazei de date necesita un limbaj de interogare pentru a permite utilizatorului sa acceseze datele. SQL (limbaj de interogare structurata) este limbajul utilizat de majoritatea sistemelor de baza de date relational. SQL, acronim de la Structured Query Language, este un limbaj pentru interogare structurata a bazelor de date. SQL este derivat dintr-un proiect de cercetare dezvoltat la IBM (SEQUEL) in 1970 si a devenit un standard acceptat in produsele de tip baze de date. Este folosit pentru interogarea, actualizarea si manipularea bazelor de date. Cu toate ca nu este un limbaj de programare in sensul in care este de pilda limbajul Pascal sau C, SQL poate fi folosit nu numai pentru formularea de interogari interactive dar poate fi integrat si in aplicatii sub forma unor instructiuni pentru manipularea datelor. Standardul SQL contine de asemenea componente pentru definirea, modificarea, controlarea si/sau securizarea datelor. SQL poate fi usor utilizat atit de catre utilizatorii obisnuiti, cit si de catre programatori. La inceput sistemele de management a bazei de date a utilizat un limbaj separat pentru fiecare categorie in parte.SQL le-a unificat pe toate acestea intr-un singur limbaj. SQL a devenit un limbaj standard industrial pentru bazele de date relationale . Institutul National American de Standarde(ANSI) a adoptat SQL ca limbaj standard pentru RDBMS in anul 1986.Organizatia Internationala de Standarde (ISO) a adoptat deasemenea SQL ca limbaj standard pentru RDBMS.Toate RDBMS-urile suporta unele forme de SQL si toti vinzatorii de RDBMS intentioneaza sa se alinieze la standardele ANSI.

13

Sistem informatic pentru evidena colar

4. ANALIZA I PROIECTAREA BAZEI DE DATE: EVIDENA EDUDEN

n acest capitol voi prezenta etapele analizei si proiectrii bazei de date simultan cu implementarea problemei n SGBD Access. n prezent exist o mulime de programe de baze de date i fiecare folosete diferite limbaje. Cum am mai menionat Access face parte din pachetul MS. OFFICE i astfel nu necesit un program auxiliar dar limbajul de interogare este SQL. Deoarece baza de date creat de mine este realizat strict pentru evidena elevilor si cadrelor didactice din unitile colare i pornind de la premiza c 96% din colile din Romnia dein cte o versiune a pachetului Ms Office 1 (care include si Access) m-iam ales crearea bazei de date cu acest soft. Proiectarea unei baze de date presupune urmtoarele etape: formularea problemei; analiza cerinelor informaionale i definirea datelor de ieire i a datelor de intrare; definirea tabelelor, a structurii acestora i a relaiilor dintre tabele; optimizarea structurii bazei de date. proiectarea procedurilor tehnologice, pentru prelucrarea bazei de date; elaborarea programelor; testarea programelor; definitivarea documentaiei.

Alexandru Iordache: Un calculator pentru fiecare, in . Tribuna nvmntului Bucureti, 2006, nr.3

14

Sistem informatic pentru evidena colar

4.1.FORMULAREA PROBLEMEI
Formularea problemei presupune stabilirea obiectivelor aplicaiei informatice care asigura actualizarea i exploatarea bazei de date n concordan cu cerinele managementului activitii economice pentru care este proiectat baza de date. Obiectivele unei aplicaii in-formatice sunt legate de asigurarea informaional a desfurrii proceselor decizionale specifice actului de conducere. Deci, noi trebuie s ne gndim ca, prin existena unei baze de date, s asigurm fondul de informaii, ntr-o structur i de o calitate corespunztoare cu cerinele mana-gementului instituiei. Baza de date trebuie s permit att obinerea unor informaii de detaliu, elementare, ct i calculul i prezentarea unor indicatori sintetici, agregai. Dac am lua doar dou obiective: evidena elevilor i profesorilor, atunci o baz de date trebuie s furnizeze informaii despre personalul didactic i elvi. Aceste informaii vor servi conducerii la identificarea eficienei i competivitii a elevilot i a cadrelor didactice. Dup aplicarea msurilor n practic, informaiile stocate n baza de date trebuie s permit de data aceasta i o analiz comparat a rezultatelor noi cu cele vechi. Am ales acest mic exemplu didactic pentru a accentua nc o dat complexitatea procesului de proiectare a bazei de date.

4.2. PROIECTAREA CONCEPTUAL

Mi-am propus s creez o baz de date pentru o eviden mai riguroas a elevilor ,cadrelor didactice din colile generale precum i pentru evidena absenelor i notelor elevilor prin care s satisfac cerinele informaionale a conducerii unitilor colare. . Lucrnd n nvmnt cunosc problemele cu care se confrunt att diriginii ct i secretarii din unitile colare fie la nceput sau la sfrit de an colar. Aceast

15

Sistem informatic pentru evidena colar baz de date are menirea de a uura lucrul dnilor i a oferii un grad nalt de sigurant a datelor precum i o implementare modern. Baza de date va fi creat cu posibilitatea introducerii mai multor coli de aceleasi nivel ( coli generale) i se poate folosi mai ales in Unitile colare- centre de care aparin mai multe uniti inferioare. Analiza cerinelor informaionale:

Cerinele informaionale ale conducerii Unitilor colare vor fi satisfcute dac se elaboreaz urmtoarele situaii/rapoarte: situaia general a notelor si mediilor elevilor; situaia elevilor ; situaia cadrelor didactice situaia colilor

Pentru obinerea acestor situaii sunt necesare datele primare coninute de urmtoarele documente : registrul marticol al elevilor; catalogul clasei; crile de munc a angajailor unitii datele unitilor colare

Avnd la dispoziie situaiile de ieire, prin tehnicile de analiz prezentate, rezult cmpurile care vor descrie structura tabelelor bazei de date.

Definirea i optimizarea structurii bazei de date n acest subcapitol voi prezenta entitile (tabel) bazei de date relational.

16

Sistem informatic pentru evidena colar SCOLI: (COD_SCOALA, SCOALA, DIRECTOR, LOCALITATEA, TEL, ADRESA). ELEVI: (CNP, NUMELE, PRENUMELE, E_MAIL. COD_RELIGIE, COD_SCOALA,

ADRESA, LOCALITATEA, JUDE, COD_POSTAL, TELEFON, COD_DIRIGINTE, DATA_NASTERII, POZA,) DIRIGINTI (COD_DIRIGINTE, DATA_NASTERII, COD_GR, POZA, NUMELE_PRENUMELE, ADRESA, JUDET, COD_MAT, TELEFON,

LOCALITATEA,

SCOALA, DIRIGINTE, CLASA) CLASE (COD_CLASA, CLASA)

ABSENTE

(CNP, MOTIVATE, NEMOTIVATE, TOTAL)

RELIGIA GRAD_DID LOCATII MATERII

( COD_RELIGIE, RELIGIE) (COD_GRAD, GRAD) (LOCALITATI, COD_POSTAL, JUDET) ( CNP, LB_ROM, MATEMATICA, ENGLEZA, FIZICA, CHIMIE, ISTORIE, GEOGRAFIE, BIOLOGIE, TECHNOLOGIE, DESEN, MUZICA, ED. FIZICA, DESEN, PURTARE, MEDIA)

MATERII_PROF (COD_MAT, MATERII) PARINTI (CNP, TATAL, MAMA).

17

Sistem informatic pentru evidena colar Determinarea cardinalitilor Pentru ELEVI: un elev trebuie s aib un CNP unic un elev trebuie s fie doar intr-o clasa trebuie sa aiba un diriginte trebuie sa apartina unei scoli o localitat poate conine cel mult n coli are un cod unic

Pentru SCOLI:

Pentru DIRIGINTI: are cel mult 1 clas are un cod unic are un grad

18

Sistem informatic pentru evidena colar

5. PROIECTAREA FIZIC A BAZELOR DE DATE (SGBD MICROSOFT ACCESS)

Microsoft Access este un instrument puternic pentru dezvoltarea i gestionarea bazelor de date relaionale de capacitate mic/medie. Sub aspectul performanelor n funcionare, acestea scad o dat cu creterea volumului bazei de date; astfel, cnd numrul nregistrrilor depete ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul celei oferite de sistemele de gestiune a bazelor de date Oracle, Microsoft SQL Server sau Informix. Totodat, Microsoft Access ndeplinete cele mai multe dintre cerinele sistemelor de baze de date de tip client/server. n ciuda complexitii sale, este un sistem uor de utilizat chiar i de cei care nu sunt programatori, fiind echipat cu numeroase programe Wizard, aplicaii auxiliare ce controleaz multe dintre operaiile uzuale ale activitilor de creare i editare ale tabelelor, interogrilor, formularelor i rapoartelor. Microsoft Access are o structur de baz de date capabil s combine ntr-un singur fiier de tip .mdb toate obiectele cu care lucreaz: tabelele, interogrile, formularele, rapoartele, comenzile macro i codul Visual Basic. Unul din principalele avantaje din perspectiva client/server l constituie creterea vitezei de lucru i minimizarea traficului de reea, garantnd c att clientul ct i serverul lucreaz la parametri optimi.

19

Sistem informatic pentru evidena colar

5.1. PREZENTARE GENERAL A BAZEI DE DATE EDUDEN

Microsoft Access este aplicatia de management al bazelor de date pusa la dispozitie de suita Microsoft Office. Access permite stocare si administrarea de volume mari de date,organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta din urmatoarele obiecte: Tabele contin toate inregistrarile Formulare afiseaza inregistrarile din tabele,una cate una Interogari localizeaza inregistrari specifice Rapoarte tiparesc loturi de inregistrari Pagini de acces la date pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web Macrocomenzi actiuni automate uzuale Module stocheaza declaratii si proceduri Visual Basic, care va permit sa scrieti programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software. Utilitarele de asistenta din aplicatia Access asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor. Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Microsoft Access face parte din pachetul de aplicaii Microsoft Office exploatabil sub sistemele de operare Windows 2000 (service pack 3) i Windows XP. Microsoft Access deine toate caracteristicile specifice unui sistem de gestiune a bazelor de date relaionale; puternic, flexibil i uor de folosit, el

20

Sistem informatic pentru evidena colar reprezint totodat i un instrument complex de dezvoltare a aplicaiilor de baze de date. Microsoft Access include avantajele oferite de sistemul de operare Microsoft Windows; n plus, permite i faciliti de tipul drag and drop. De asemenea, Microsoft Access este deplin compatibil cu tehnicile de legare i ncapsulare din tehnologia OLE a firmei Microsoft. Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access se pot sintetiza n urmtoarele: 11. Posibilitatea crerii unei baze de date care s poat fi utilizat de ctre un utilizator sau mai muli utilizatori n mod partajat; 22. Interogarea bazei de date se poate realiza n mod grafic prin interfaa QBE (Query By Example), sau prin limbajul SQL (Standard Query Language); 33. Automatizarea unor activiti/aciuni prin programare n limbajul VBA sau prin macrocomenzi; 44. Realizarea importului/exportului de date ctre alte aplicaii ale pachetului Microsoft Office sau alte SGBD-uri relaionale; 55. Interfaa utilizator GUI (Graphical User Interface) este uor de folosit i respect principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicaiilor pachetului MS Office, ceea ce face ca utilizatorul s regseasc un mediu de lucru familiar la care s se adapteze cu uurin; 16. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect, proprieti ale obiectelor, eveniment, procedur declanat la apariia unui eveniment, metode la care obiectele reacioneaz n momentul producerii unui eveniment, programare orientat pe obiecte i evenimente; 27. Asisten n dezvoltarea de aplicaii i utilizarea bazei de date; 38. Existena meniului Help i a facilitilor de ajutor contextual; 49. nglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii n dezvoltarea de aplicaii; 510. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de nregistrri. Ce este un tabel? Tabelul este un obiect destinat pastrarii datelor despre un anumit subiect . Subiectul la care se refera datele dintr-un tabel se numeste entitate. Pentru 21

Sistem informatic pentru evidena colar fiecare entitate identificata la analiza sistemului , se va crea cate un tabel . Tabelele sunt identificate printr-un nume si apar in fereastra database cand apasam butonul Table (toate obiectele se identifica printr-un nume in clasa obiectelor din care fac parte). Randurile dintr-un tabel se numesc inregistrari, iar coloanele campuri. Fiecare camp al unui tabel va contine acelasi tip de informatie , avand acelasi tip de date si acelasi caracteristici (de exemplu aceeasi lungime maxima). Introducerea informatiilor in tabele se realizeaza analog ca in Excel. Un tabel contine doua tipuri de informatii : cele care descriu structura tabelului si datele propriu zise. O modalitate de creare a unui tabel Putem crea tabele in baza de date curenta astfel : 1. 2. 3. 4. Trecem in fereastra Database Apasam butonul Tables Apasam butonul New Specificam modul Design View (este unul din modurile in care putem crea un tabel recomandat celor cu experienta in domeniu) in acest moment se afiseaza o caseta de dialog ce contine o foaie cu 3 coloane , si randuri , sub aceasta foaie avand descrierea campului curent (Field Proprietes). Coloanele sunt : Field Name (identificatorul campului de maxim 64 caractere inclusiv spatii) , Data Type (ce valori vor fi memorate in acel camp) , Description (descrie scopul campului in intentia proiectantului ). 5. 6. 7. Specificam campurile (identificatorul , tipul , descrierea ) Stabilim proprietatile campurilor Stabilirea cheii primare.Avem posibilitatea sa specificam o cheie primara in caz contrar se stabileste una. Cheia primara identifica in mod unic inregistrarile, fiind formata din una sau mai multe campuri .

Pentru crearea tabelelor mai avem la dispoziie dou opiuni: Wizard i Entering data.

22

Sistem informatic pentru evidena colar

Tabelul Elevi n modul Design View Tipuri de date (Data type) Tipul de date Numeric Identificatorul Semnificatia Numeric Numere folosite in calcule matematice ele pot sa fie numere intregi : (byte , integer , longInteger) sau reale (Single , Double) Alfanumeric Text Combinatii de litere si cifre sau caractere nefolosite in calcule matematice (lungimea maxima este de 255 charactere ) Comentarii Memo Campuri de text folosite ca note (lungimea maxima este de 64 Koctecti)

23

Sistem informatic pentru evidena colar

Date calendaristice , si timp Contor

Date/Time

Date calendaristice si timp.

AutoNumber

Secvente de numere intregi create si incrementate atomat la adaugarea unei noi inregistrari . Nu pot fi actualizate

Sume de bani

Currency

Valori numerice cu semnificatie de sume de bani . Precizie de 15 cifre la stanga virgulei zecimale si 4 cifre la dreapta.

Logic Obiecte OLE

Yes/No OLE object

Valori logice sau Boolene (adevarat / fals) Obiecte provenite din aplicatii ca Excel , Word . Dimensiunea maxima este in jur de 1 Goctet.

Fiecare camp are un set de proprietati (dupa ce stabilim identificatorul campului si tipul de date ce se memoreaza in acest camp, proprietatile se initializeaza cu valori implicite acestea putandu-se modifica ) . Ele sunt afisate sub foaia de date in momentul selectarii definitiei unui camp . Dintre proprietatile campurilor enumeram :

indicatorul (Caption), lungimea (Field Size ) si indexarea (Indexed ) valoarea implicita (Default Value) si indicatorul de valoare necesara (Required) formatul (Format) si masca de intrare (Input Mask) regula de validare (Validation Rule) si mesajul de eroare afisat in cazul violarii ei (Validation Text)

ex. Crearea tabelului Elevi Nume Cmp Tipul datei CNP TEXT 24 Atribut e PK Lungimea Input mask 13 0.00.00.00.00.0000.;;_

Sistem informatic pentru evidena colar 50 NUMELE PRENUMELE COD_RELIGIE TEXT 50 TEXT Combo TEXT Box 5 Rnd surs: SELECT RELIGIA; 255 ADRESA LOCALITATEA TEXT Combo TEXT Box 50 SELECT LOCATII; Combo JUDET TEXT Box Long COD_POSTAL NR. Integer SELECT LOCATII; Long TELEFON Email COD_SCOALA NR. TEXT Combo TEXT Box Combo COD_DIRIGINTE TEXT Box Medium Data_nasterii POZA D/T OLE Date 0000.00.00.;0;_ 50 SELECT [Diriginti].[Cod diriginte] FROM Diriginti; 50 SELECT [SCOLI].[COD SCOALA] FROM SCOLI; Integer 40 .0000\-000000. [LOCATII]. [COD POSTAL] FROM 20 SELECT [JUDET] [LOCATII]. FROM [LOCATII]. FROM [LOCALITATI] [RELIGIA]. [COD RELIGIE] FROM

LOCATII; Imput masc: 000000

Object Pentru stabilirea proprietatilor unui camp : 1. Actionam orice celula din randul de definitie al campului

25

Sistem informatic pentru evidena colar 2. In macheta pentru proprietati actionam caseta proprietatii si selectam valoarea dorita.

Stabilirea corelaiilor ntre tabele

ntr-o baz de date , informaiile sunt memorate n mai multe tabele (informaia care se dorete a se reine este distribuit n mai multe tabele lucru caracteristic bazelor de date relaionale ). Pentru a extrage informaia dorit din aceste tabele trebuie s avem asocieri (legturi) ntre tabele. Aceasta inseamna ca informatia se poate reface pe baza legaturilor dintre tabele (datele vor putea sa fie asociate corect). Cheile primare ale tabelului sunt folosite pentru asocierea datelor intre tabele . Campurile comune , prin care se face corelarea, sunt cheie primar pentru un tabel si cheie extern pentru celelalt . Este recomandat ca numele acestor campuri sa fie identice in tabele corelate , iar tipurile lor sa fie compatibile . In acest fel Access poate sa creeze corelatii automat , atunci cand tabelele vor fi adaugate intr-o interogare. Tipuri de corelaii

1 la n ntr-o corelatie de acest tip o inregistrare din tabelul A (primul tabel) poate avea mai multe inregistrari corespondente in tabelul B (al doilea tabel) , insa o inregistrare din tabelul B are cel mult o inregistrare corespondenta in tabelul A.

26

Sistem informatic pentru evidena colar

n exemplul prezentat exist dou entiti: DIRIGINI, COLI. Ambele au cte un cmp comun : COD_SCOALA. Aicea exist o legtur 1 la n ( one to many). Deoarece o scoala (A) poate avea mai multi profesori (B), dar ( in cazul nostru) un profesor apartine doar de o singur scoal.

n la n Intr-o corelatie de acest tip o inregistrare din A poate avea mai multe inregistrari corespunzatoare in B si invers , o inregistrare din B poate avea mai multe inregistrari corespunzatoare in A.

1 la 1

Intr-o corelatie de acest tip o inregistrare din A poate avea cel mult o inregistrare corespunzatoare in B si reciproc. n exemplul meu astfel de legtur exist ntre entitile, (tabelele) Elevi, Materii, Absente, Parinti deoarec cmpul comun este CNP care e unic.

27

Sistem informatic pentru evidena colar

Crearea corelailor ntre tabele Pentru a vizualiza corelatiile existente intr-o baza de date , procedam astfel : <Tools> , <Relationships> , in acest caz putem vedea corelatiile existente daca s-au stabilit (vedem tipul corelatiei) , putem sterge , modifica corelati , putem fixa tipul. Daca nu exista corelatii intre tabele putem adauga rand pe rand tabele si efectua corelatii.

28

Sistem informatic pentru evidena colar

Interogari (Queries) Interogarea este un obiect Access ce reprezinta o intrebare pe care o formulam in legatura cu informatiile din baza de date. Rezultatul unei astfel de interogari este o multime de inregistrari apartinand unui sau mai multor tabele ale bazei de date. Aceasta multime de inregistrari poarta numele de setul dinamic rezultat. Daca in tabelele sursa apar modificari , automat setul dinamic rezultat se modifica . Rolul interogarii este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatile care sunt necesare la un moment dat. Acest lucru mareste viteza de prelucrare si sporeste eficienta aplicatiei. Modul de functionare al unei interogari este bazat pe conditiile de selectare impuse de proiectant . Mecanismul Access care permite specificarea conditiilor se numeste expresie. O expresie este un enunt alcatuit din operanzi (care reprezinta valorile) si operatori (indica modul de combinare a operanzilor). Conditiile sunt specificate printr-un anumit tip de expresie , care se numeste expresie logica (cu doua valori adevarat sau fals). Aceasta expresie este evaluata pentru fiecare inregistrare si daca

29

Sistem informatic pentru evidena colar valoarea obtinuta este True (adevarat) , campurile selectate din inregistrarea respectiva sunt incluse in setul dinamic rezultat. Interogarile sunt inportante cand se folosesc ca baza pentru crearea machetelor , rapoartelor , sau chiar a altor interogari. Printre posibilitatile oferite de interogari se numara :
o o o

Sortarea datelor dupa valorile unui sau a mai multor campuri: Interogarea tabelelor externe (Foxpro , Paradox ,etc) Efectuarea de calcule pe datele extrase (totaluri, medii , procentaje) si gruparea lor dupa anumite criterii (exista functii specializate pe aceste calcule ) Actualizarea datelor din tabele care stau la baza interogarii.

Pentru a vizuliza toate interogarile existente din baza de date , procedam astfel : in fereastra Database , selectam Queries in acest moment ne apar toate interogarile create in baza de date curenta. Pentru a vizualiza rezultatul unei interogari ne pozitionam pe interogarea dorita , efectuam un dublu clic sau apasam butonul Open din fereastra database. Apare o vizualizare de tip Datasheet View (optiunea Datasheet View din meniul View devine selectata) , ne arata setul dinamic rezultat. In acest moment avem posibilitatea sa vizualizam interogarea sub forma conditilor de selectare ( Design View) , sau codul in limbajul SQL (SQL View) , aceste optiuni se gasesc in bara de meniu View . Daca dorim (si avem drept de acces) putem modifica interogarea in oricare din cele doua moduri. In modul Design View putem trece si altfel prin selectarea interogarii , si apasarea butonului Design din fereastra database. Pentru a crea o noua interogare procedam astfel :
o o o o

Trecem in fereastra Database Selectam clasa Queries Apasam butonul New Specificam modul in care vrem sa cream interogarea

Stergerea unei interogari se efectueaza analog ca stergerea oricarui obiect astfel : se selecteaza obiectul , <Edit> , <Delete>. Obs

30

Sistem informatic pentru evidena colar

Dupa creare, interogarile (asemenea obiectelor Access) se salveaza in baza de date curenta , cu un nume.

Modul Design View ; Zona tabelelor a legaturilor dintre ele (este vizibil si tipul legaturii)

Interogarea anterioar era pt. aflarea elvilor diferitelor clase i scoli grupate n functia religiei.

Codul corespunzator in limbajul SQL (SQL View) este : [Elevi.CNP] AS Expr1, Diriginti.CLASA, SCOLI.[COD SCOALA], Elevi.NUMELE, Elevi.PRENUMELE, Count(RELIGIA.RELIGIE) AS CountOfRELIGIE

SELECT

FROM

SCOLI INNER JOIN (RELIGIA INNER JOIN (Diriginti INNER JOIN Elevi ON Diriginti.[Cod diriginte] = Elevi. [COD DIRIGINTE]) ON RELIGIA.[COD RELIGIE] = Elevi.[COD RELIGIE]) ON SCOLI.[COD SCOALA] = Diriginti.Scoala

31

Sistem informatic pentru evidena colar GROUP BY Diriginti.CLASA, SCOLI.[COD SCOALA], Elevi.PRENUMELE, Elevi.CNP,

Elevi.NUMELE, HAVING

RELIGIA.RELIGIE, RELIGIA.[COD RELIGIE] (((SCOLI.[COD SCOALA])=[introduceti codul scolii ex SOV1l]) AND ORDER BY Elevi.NUMELE; ((RELIGIA.[COD RELIGIE])=[introducei codul religiei ex ORT,REF:]))

In zona Criteria specificam conditile care trebuie indeplinite pentru ca o inregistrare sa se afiseze (in cazul in care optiunea de vizualizare este selecatat , in caz contrar ceea ce nu vrem sa se afiseze). Putem folosi operatori de conjunctie si disjunctie (si , sau) (AND, OR) , cu ajutorul acestora putem compune subexpresii , care au valori boolene , obtinind astfel o expresie care va avea o valoare logica , putem de asemenea folosi functiile puse la dispozitie de limbaj. Exemplu simplu

Avand urmatorul tabel intr-o baza de date :

n Design View avem

Pentru a vizualiza 10 elevi cu cele mai multe absente nemotivate am selectat din tabelul ABSENTE nemotivate, ELEVI numele, prenumele,adresa, SCOLI scoala, DIRIGINTI clasa, grupate in ordinea descresctoare 32

Sistem informatic pentru evidena colar

Iar rezultatul este:

Codul corespunzator in limbajul SQL (SQL View) este : TOP 10 [ABSENTE].[NEMOTIVATE], [Elevi].[NUMELE], [Elevi].[PRENUMELE], [Elevi].[ADRESA], [SCOLI]. [SCOALA], [Diriginti].[CLASA]

SELECT

FROM

SCOLI INNER JOIN ((Diriginti INNER JOIN Elevi ON [Diriginti].[Cod diriginte]=[Elevi].[COD DIRIGINTE]) INNER JOIN ABSENTE ON [Elevi].[CNP]=[ABSENTE].[CNP]) ON [SCOLI].[COD SCOALA]=[Diriginti].[Scoala]

GROUP BY

[ABSENTE].[NEMOTIVATE], [Elevi].[NUMELE], [Elevi]. [PRENUMELE], [Diriginti].[CLASA] [Elevi].[ADRESA], [SCOLI].[SCOALA],

33

Sistem informatic pentru evidena colar ORDER BY [ABSENTE].[NEMOTIVATE] DESC;

Interogrile pe care m-am axat sunt foarte eficient pentru a nlesni evidena personalului si a elvilor: vizualizarea tuturor elevilor sub 8 ani (cea ce este important pentu alocarea Cecurilor pentru alocaia de copii SELECT [Elevi].[NUMELE], [Elevi].[PRENUMELE], [Elevi]. [Data nasterii] FROM Elevi WHERE ((((Date()-[Data nasterii])/365)<8)) GROUP BY [Elevi].[NUMELE], [Elevi].[PRENUMELE],

[Elevi].[Data nasterii]; vizualizarea fetelor i bieilor dintr-o anumit clas ( aicea selectia sa fcut pe baza primuli character din CNP ) SELECT Elevi.CNP, Elevi.NUMELE, Elevi.PRENUMELE,

Diriginti.CLASA FROM Diriginti INNER JOIN Elevi ON Diriginti.[Cod diriginte] = Elevi.[COD DIRIGINTE] GROUP BY Elevi.CNP, Elevi.NUMELE, Elevi.PRENUMELE, Diriginti.CLASA, Left([ELEVI].[CNP],1) HAVING (((Diriginti.CLASA)=[Alegeti clasa dorita ex 7A:]) AND ((Left([ELEVI].[CNP],1))="1")); elevi, coli, religie la car am aplicat dou subcereri (alegeri) : se poate allege scoala i religia. Elevi, numele, coala, media Media pe clase Profesorii care sunt dirigini 34

Sistem informatic pentru evidena colar Profesorii care locuiesc n alte localiti dect localitatea colii

SELECT [Diriginti].[Numel prenumele], [Diriginti].[Data nasterii], [Diriginti].[Localitatea], [Diriginti].[DIRIGINTE], [Diriginti]. [CLASA], [MATERIIPROF].[MATERII], [GRAD DID]. [GRAD], [SCOLI].[SCOALA] FROM SCOLI INNER JOIN (MATERIIPROF INNER JOIN ([GRAD DID] INNER JOIN Diriginti ON [GRAD DID].[COD GRAD]=[Diriginti].[COD GRAD DIDACTIC]) ON [MATERIIPROF].[COD MAT]=[Diriginti].[COD MAT]) ON [SCOLI].[COD SCOALA]=[Diriginti].[Scoala] WHERE ((([Diriginti].[Localitatea])<([SCOLI].[LOCALITATEA]))) GROUP BY [Diriginti].[Numel prenumele], [Diriginti].[Data nasterii], [Diriginti].[Localitatea], [Diriginti].[DIRIGINTE], [Diriginti]. [CLASA], [MATERIIPROF].[MATERII], [GRAD DID]. [GRAD], [SCOLI].[SCOALA], [SCOLI].[COD SCOALA] HAVING (((SCOLI.[COD SCOALA])=[Introduceti codul scolii ex sov1:]));

Obs Interogarile despre care s-a discutat mai sus toate erau interogari de vizualizare . Avem posibilitatea sa cream interogari de actiune , cum ar fi :
o o o o

Adaugarea datelor intr-un tabel Actualizarea datelor Crearea unui tabel Eliminarea inregistarilor

Pentru a crea o interogare de actiune procedam astfel :

o o

Cream o interogare pentru vizualizare in modul precizat mai sus <Query> , selectam actiunea dorita , daca sunt necesare precizam diferiti parametrii (de exemplu in cazul unei interogari de creare a 35

Sistem informatic pentru evidena colar unui tabel trebuie precizat numele tabelului nou creat , in acest caz setul dinamic rezultat se va memora in noul tabel) Machete (Forms) Macheta este un obiect Access destinat introducerii datelor intr-o aplicatie de baze de date. In plus macheta este si un mijloc pentru vizualizarea datelor dintr-o inregistrare a unui tabel sau din setul dinamic rezultat al unei interogari. Afisarea in acest caz se face intr-o forma asemanatoare unui formular tiparit pe hartie . Folosind machetele putem sa efectuam in mod elegant operatiile tipice din bazele de date: vizualizarea , adaugarea , modificarea si eliminarea datelor. In consecinta am putea spune ca macheta constituie principalul mijloc de interfatare dintre aplicatie si utilizator. Machetele sunt alcatuite dintr-un cadru prevazut cu diferite elemente pentru facilitarea operarii asupra datelor. Elementele care alcatuiesc machetele poarta numele de controale. Controalele sunt grupate in sectiuni care sunt diviziunile principale ale unei machete. Pentru proiectarea unei machete trebuie sa determinam ce date intra in aplicatie (baza de date cu ajutorul caror controale vom realiza aceasta introducere, cum amplasam controalele in cadrul machetei , ce aspect vor avea acestea si cum va functiona macheta. La introducerea datelor in baza de date EduDen se vor folosi machetele (forms). Voi descrie procedura de introducere a datelor. n prima etap se va ncrca tabela LOCAII prin machete cu aceai nume deoarece la comletarea urmtoarei machete avem nevoie de informaii din acesta deoarec am inserat un Combo Box pentru usurarea alegerii localiti

36

Sistem informatic pentru evidena colar

Vor urma tabelele CLASA, GRAD_DID, MATERII_PROF, DIRIGINI, RELIGIA.

Doar n ultima faz se vor ncrca tabelele ELEVI, PARINTI,(prin aceai machet) ABSENTE, MATERII deoarece ultimele 4 tabele au n comun CNP-ul care este Cheia primar i tot atuncea i Cheia Strin

37

Sistem informatic pentru evidena colar

n exemplul anterior am putut observa c att tabelul MATERII ct i ABSENTE se completeaz cu ajutorul informaiilor (CNP) din tabelul ELEVI, deoarece n ambele am introdus un Combo Box care vizualizeaz numele si prenumele elevilor di tabelul elevi si selectnd numele corect CNP ul corect se complecteaz automat.

Machetele MATERII i ABSENTE au optiuni de calcul: Media generala i totalul absenelor. Acestea l-am realizat cu ajutorul comenzilor Visual Basic:

Exemplu: Dim stAppName As String

38

Sistem informatic pentru evidena colar MEDIA.Value = (CInt(BIOLOGIE.Value) + CInt(CHIMIE.Value) + CInt(DESEN.Value) CInt(ENGLEZA.Value) + CInt(ED_FIZICA.Value) + CInt(FIZICA.Value) + +

CInt(MATEMATICA.Value) + CInt(MUZICA.Value) + CInt(TECHNOLOGIE.Value) + CInt(PURTARE.Value) + CInt(LB_ROM.Value) + CInt(GEOGRAFIE.Value) + CInt(ISTORIE.Value)) / 13

3.1.3. Funcii de baz i funcii suport n ceea ce privete funciile de baz ale Microsoft Access . acestea sunt prezentate n continuare. Organizarea datelor include crearea i manevrarea tabelelor ce cuprind date n format tabelar. Legarea tabelelor i extragerea datelor leag mai multe tabele prin intermediul legturilor dintre date, crend tabele temporare. Pentru crearea acestor legturi, Microsoft Access folosete interogri prin intermediul crora datele alese vor fi stocate ntr-un tabel temporar (recordset). Capacitatea de a lega tabele prin relaii este una dintre deosebirile eseniale dintre bazele de date relaionale i aplicaiile de gestiune a fiierelor. Introducerea i editarea datelor presupune proiectarea i implementarea modului de vizualizare a datelor, a formularelor de introducere i de editare, ca posibilitate de prezentare a datelor n afar de cea sub form tabelar. Majoritatea utilizatorilor prefer formularele pentru introducerea datelor, mai ales cnd sunt implicate date din mai multe tabele. Prezentarea datelor implic existena rapoartelor prin intermediul crora se pot centraliza informaiile necesare tipririi. Funciile suport aplicabile funciilor de baz din Microsoft Access 2003 sunt descrise n continuare. Macrocomenzile constituite din secvene de aciuni ce automati-zeaz operaiile repetitive din cadrul unei baze de date;

39

Sistem informatic pentru evidena colar Modulele sunt funcii i proceduri scrise n Visual Basic, pentru executarea unor operaii ce depesc macroinstruciunile standard; Securitatea este determinat din funciile disponibile ca opiuni ale meniurilor, fiind eseniale ntr-un mediu multiuser; ele permit acordarea de drepturi de citire/scriere unui grup de utilizatori; Tiprirea permite imprimarea a aproape orice este afiat n modul de lucru al Microsoft Access.

Rapoarte (Reports)
Raportul este un obiect al unei baze de date Access pe care-l folosim pentru prezentarea datelor dintr-unul sau mai multe tabele si a rezultatelor prelucrarilor efectuate asupra lor. In plus rapoartele ne permit prezentarea unor informatii care nu sunt memorate in tabele. In functie de necesitati putem sa obtinem si sa prezentam informatii de sinteza prin ordonarea , gruparea si totalizarea datelor. In acest fel , putem sa obtinem totaluri pe grupe, pe subgrupe si totaluri generale. De asemenea putem sa obtinem etichete postale tiparite sau sa includem subrapoarte intr-un raport. Rapoartele pot fi obtinute sub forma unor documente afisate pe ecranul consolei, tiparite pe hartie la imprimanta sau salvate intr-un fisier pe disc. Pentru inbunatatirea calitatii prezentarii intr-un raport se pot folosi diferite controale si obiecte grafice. Toate tehnicile pentru crearea si particularizarea machetelor sunt valabile si la definirea rapoartelor. De asemenea in cadrul unui raport putem sa formatam datele folosind stiluri , formate pentru prezentarea valorilor si atribute de formatare inclusiv prezentari grafice. O astfel de prezentare grafica a datelor poarta numele de diagrama. Ca si in cazul altor obiecte ale bazei de date Access un raport trebuie inteles ca fiind alcatuit din doua tipuri de informatii : de structura si datele propriu-zise . In

40

Sistem informatic pentru evidena colar consecinta un raport odata creat va putea fi refolosit ca un cadru pentru tiparirea datelor curente.

Macro-comenzi (Macros)
O macro-comanda este un obiect al unei baze de date Access , care contine o secventa de activitati pe care Access le executa automat pentru utilizator. Macrocomenzile pot fi atasate unei machete unui raport de control, element de meniu sau unei combinatii de taste. Macro-comada este compusa din actiuni . O actiune indeplineste o anumita sarcina bine definita : deschide /inchide o macheta , tipareste un raport , aplica un filtru , avanseaza la o alta inregistrare dintr-un tabel sau executa o anumita procedura Access Basic. Pentru efectuarea activitatii solicitate , unele actiuni au nevoie de anumite informatii suplimentare. Aceste informatii poarta numele de argumente . De exemplu actiunea OpenForm , care deschide o macheta trebuie sa cunoasca numele machetei pe care o va deschide. De aceea i vom furniza acest nume in argumentul FormName . Avem la dispozitie o intreaga lista de actiuni , pe care le putem utiliza pentru construirea macro-comenzilor intr-un anumit fel , putem sa asemanam macrocomenzile cu niste rutine (secvente de operatii) codificate in limbajul definit de setul de actiuni disponibile. Folosindu-le facem tot o programare dar la un nivel mai rudimentar.

Module (Modules)
Pentru controlul amanuntit si la nivelul detaliilor celor mai intime al operatilor asupra bazei de date avem la dispozitie un limbaj de programare numit Access Basic . Procedurile scrise in acest limbaj pot rezolva problemele de prelucrare complexe , carora macro-comenzile nu le pot face fata. In Acces Basic intentiile de prelucrare ale proiectantului sunt codificate cu ajutorul anumitor enunturi numite instructiuni. Instructiunile sunt grupate in unitati numite proceduri care sunt destinate realizarii unei anumite activitati sau operatii sau

41

Sistem informatic pentru evidena colar calculului unei valori procedurile (function) . Cu ajutorul procedurilor sub putem sa tratam evenimentele ce apar in cadrul unei machete sau al unui raport. Aceste proceduri poarta numele de proceduri pentru tratarea evenimentelor. Modulul este un obiect care contine o colectie de declaratii instructiuni si proceduri Access Basic. De obicei memoram in acelasi modul , proceduri inrudite destinate rezolvarii anumitei probleme (sarcina). Intr-o aplicatie Access de baze de date putem include urmatoarele tipuri de module : module pentru machete , module pentru rapoarte , module globale.

Prelucrarea datelor
Avem posibilitea sa prelucram datele memorate in bazele de date in diferite moduri. Astfel putem :
o o

Sa ordonam datele dupa diferite criterii sau sa le grupam; Putem totaliza datele grupate folosind diferite functii ( de exemplu functia de calculare a sumei SUM , AVG (media) , MIN (valoarea minima) complexe. , MAX (valoarea maxima) , COUNT (numarul inregistrarilor) ) , le putem combina efectuand astfel calcule Putem sa efectuam prelucrari aritmetice , statistice , financiare etc, folosind expresii si proceduri; Putem sa cautam sa selectam date care satisfac anumite conditii; Putem formata datele.

o o

Principalele mecanisme de prelucrare a datelor sunt expresiile si procedurile Function (numite functii).

42

Sistem informatic pentru evidena colar

CONCLUZII

n prezentul proiect mi-am propus realizarea unui SGBD pentru o eviden mai riguroas a elevilor ,cadrelor didactice din colile generale precum i pentru evidena absenelor i notelor elevilor, prin care s satisfac cerinele informaionale a conducerii unitilor colare. Sper c prin proiectul meu, parial mi-am atins scopul deoarece pe lng posibilitatea introducerilor de elevi , cadre didactice etc. Programul nc nu are opiunea de archivare a datelor a elevilor care vor (au) tetmina clasa a 8- a i nici a cadrelr didactice pensionai. Sper c n viitorul foarte apropiat voi reui finalizarea aplicaiei i astfel va pute fi folosit n siguran pentru evidena n colile generale. .

43

BIBLIOGRAFIE

Mihai Anton Cerghizan Introducere in Access 2.0 , , Ed Tehnica Ioan Lungu , Ion Rosca Baze de date reletionale utilizarea limbajului SQL*PLUS , , Ed All Corina Pascu , Adrian Pascu: Totul despre SQL interogarea bazelor de date , , Ed Tehnica Thomas Connoly, Carolin Begg, Anne Strachan: Baze de date proiectare, implementare, gestionare, Ed. Teora, 2001. Steve Johnson: Microsoft Office Acces 2003 Micrisift Office Online: Access 2003 Home Page: www.microsoft.com/office/access

44