Laborator Access 2007. Baza de date VanzareCarti. Partea a 8-a.

Folosirea rapoartelor (reports) pentru prezentarea datelor

Access pune la dispoziie att Report Wizard (care trece utilizatorul prin paii pentru
crearea unui raport), ct i comanda Report (care e mai uor de folosit i la fel de eficient).

1) Crearea unui raport pe baza unui tabel
Folosind comanda Report, urmai paii:
i. Alegei tabelul pe baza cruia s creai raportul
ii. Din tab-ul Create, grupul Reports, alegei comanda Report (Fig. 1)

Fig. 1. Comanda Report

iii. Se genereaz automat raportul Carti (Fig. 2) i include fiecare cmp al tabelului, n
ordinea n care apar n tabel; bara de scroll indic faptul c raportul e mai lat dect
fereastra de afiare. Observai n partea din stnga jos modul de afiare: Layout View.

Fig. 2. Raportul Carti

2) Crearea unui raport pe baza unei interogri
Dac vrei s creai un raport pe baza unei interogri, n care s limitai numrul de
nregistrri din interogare, urmai paii:
i. Deschidei interogarea n Design View
ii. Din tab-ul Query Setup (Fig. 3) selectai Return (opiunile sunt artate orientativ n Fig.
4)

Fig. 3. Comanda Return, tab-ul Query Setup

Fig. 4. Opiunile combo box Return
iii. Clic Run din grupul Results (Fig. 3)
iv. Creai raportul folosind comanda Report din tab-ul Create, grupul Reports (similar cu
crearea unui raport pe baza unui tabel)
v. Formatai raportul aa cum dorii.

3) Gruparea itemilor ntr-un raport
Pentru a aduga un nivel de grupare ntr-un raport, urmai paii:
i. Cu raportul deschis, selectai comanda Group & Sort din grupul Grouping & Totals
al tab-ului Format (Fig. 5).

Fig. 5. Grupul Grouping & Totals
ii. Se deschide fereastra de dialog Group, Sort and Total n partea de jos a ecranului
(Fig. 6)

Fig. 6. Fereastra de dialog Group, Sort and Total
iii. n fereastra Group, Sort and Total selectai Add a group.
iv. Selectai din lista drop down cmpul pe baza cruia facei gruparea (Fig. 7). n cazul
exemplului nostru, vom alege cmpul Categorie.

Fig. 7. Lista drop down cu cmpurile

v. Cnd eliberai butonul mausului, raportul va arata ca n

Fig. 8. Raportul Carti grupat dup cmpul Categorie

vi. Pentru a nchide fereastra de dialog Group, Sort and Total acionai butonul notat
cu 1 n , iar pentru a anula gruparea, acionai butinzl notat cu 2 n .

Fig. 9. nchiderea fereastrei de dialog (1), respectiv anularea gruprii (2)

4) Formatarea raportului n Layout View
n Layout View, putei face urmtoarele:
tergerea coloanelor sau a altor elemente
Mutarea i redimensionarea coloanelor
Adugarea unui logo
Schimbarea titlului i a textului n antetul raportului
Aplicarea unui stil de raport cu AutoFormat
Modificarea page layout

a) tergerea unei coloane sau a altui element:
i. Selectai elementul
ii. Apsai tasta Delete
b) Mutarea unei coloane sau a unui element
i. Selectai elementul
ii. Drag and drop pn n noua poziie
c) Redimensionarea unei coloane sau a unui element:
i. Selectai elementul
ii. Drag and drop conturul elementului
d) Adugarea unui logo:
i. Clic pe comanda Logo din tab-ul Format, grupul Controls (Fig. 10)

Fig. 10. Comanda Logo
ii. Cnd apare fereastra de dialog Insert Picture, selectai pictura dorit,
apoi clic OK.
e) Modificarea titlului raportului:
i. Clic pe comanda Title din tab-ul Format, tab-ul Controls (Fig. 10)
ii. Tiprii noul titlu
f) Modificarea textului n antetul raportului:
i. Selectai textul pe care dorii s-l modificai
ii. Selectai opiunea de formatare dorit (Fig. 11) din grupul Font, tab-ul
Format

Fig. 11. Opiuni de formatare a textului din antetul raportului
g) Aplicarea unui stil AutoFormat:
i. Clic n grupul AutoFormat din tab-ul Format pentru alegerea stilului
predefinit

Fig. 12. Grupul AutoFormat
h) Schimbarea Page layout. Cnd se creeaz un raport, se deschide n Layout View. Pentru
a schimba Page Layout, urmai paii:
i. Schimbai n Print Preview, dnd clic pe comanda View din tab-ul
Format, grupul Views (Fig. 13)

Fig. 13. Comanda View

ii. Selectai opiunile pe care le dorii s le modificai din grupul Page
Layout (Fig. 14)

Fig. 14. Grupul Page Layout

5) Salvarea unui raport
i. Clic dreapta pe tab-ul raportului
ii. Alegei opiunea Save (Fig. 15).

Fig. 15. Opiunile meniului contextual
iii. Completai n fereastra de dialog Save As numele raportului (Fig. 16)

Fig. 16. Fereastra Save As