Sunteți pe pagina 1din 21

Entitatea public

Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

PROCEDUR DE SISTEM PENTRU IMPLEMENTAREA


STANDARDULUI 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
COD: P.S. 2
Ediia 1
Revizia 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a


reviziei n cadrul ediiei procedurii de sistem

1.1.

Elemente privind
responsabilii/operaiunea
1
Elaborat/Revizuit

1.2.
1.3.

Verificat
Aprobat

Numele i
prenumele
2

Funcia

Data

Semntura

Viceprimar
Referent res umane
Inspector
Referent
Inspector
Inspector
Inspector
Referent
Casier
Referent

Secretar
Primar

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii de sistem


Ediia sau, dup caz,
revizia n cadrul
ediiei

Componenta revizuit

Modalitatea
reviziei

2.1.
2.2.

Ediia I
Revizia 1

2.3.

Revizia 2

Revizia .

.
.
2.n

Ediia a II a
Revizia 1

Modificarea,
completarea H.G. nr.
(privind organizarea i
funcionarea . ... )
Modificarea,
completarea sau
abrogarea
Modificarea,
completarea sau
abrogarea

Data de la care se
aplic prevederile
ediiei
sau reviziei ediiei
4
12.01
12.03

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul
ediiei procedurii de sistem
Scopul
difuzrii
1
3.1. aplicare

3.2.
.

...
..

aplicare

informare
..
eviden
..
arhivare

.. alte
scopuri
3.n

Exemplar Compartiment
nr.
2
3
Administrativ
Res. Umane
Agricol
Agricol
Sit. Urgenta
Contabilitate
Contabilitate
Taxe si imp
Taxe si imp
Asistenta soc
Cultura
Sit urgenta
Sit urgenta
Administrativ
Administrativ

Funcia
4
Viceprimar
Ref.res um
Inspector
Referent
Inspector
Inspector
Inspector
Inspector
Casier
Referent
Bibliotecar
Sofer PSI
Sofer PSI
Muncitor
Guard

Numele i
prenumele
5

Data
Semntura
primirii
6
7

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

4. Scopul procedurii de sistem


4.1. Stabilete modul de derulare a procesului privind implementarea i dezvoltarea Standardului 2
Atribuii funcii, sarcini, prin intermediul cruia conducerea Primariei Bicles va asigura ntocmirea i
actualizarea permanent a documentului privind misiunea entitii publice, a regulamentelor interne i a
fielor de post, care sunt comunicate angajailor.
4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate pentru implementarea Standardului 2
Atribuii funcii, sarcini.
4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului.
4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager l
sprijin n luarea deciziei.

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

5. Domeniul de aplicare a procedurii de sistem


5.1. Procedura de sistem pentru implementarea Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini stabilete
activitile ce trebuie realizate n vederea implementrii i dezvoltrii acestui standard.
5.2. n implementarea i dezvoltarea Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini sunt implicate toate
compartimentele din cadrul Primariei Bicles pentru identificarea tuturor activitilor derulate n cadrul
fiecrei structuri i cuprinderea activitilor n Regulamentul de organizare i funcionare al entitii
publice, precum i n fiele de post.
5.3. Principalele activiti derulate n vederea implementrii Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini
sunt urmtoarele:
Stabilirea misiunii ncredinate entitii publice i aducerea la cunotin ntregului personal al
entitii publice;
Elaborarea Regulamentului de organizarea i funcionare al entitii publice;
Elaborarea fielor de post.
5.4. Compartimentele furnizoare de date i/sau care depind de implementarea Standardului 2 Atribuii,
funcii, sarcini:
Conducerea Primariei Bicles
Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i/sau
dezvoltrii sistemului de control intern/managerial;
Toate compartimentele din cadrul Primariei Bicles
Compartimentul resurse umane;

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate


6.1. Reglementri internaionale
................................................................
6.2. Legislaie primar
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar
preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romniei i a ministerelor, cu
modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Conveniei Naiunilor Unite mpotriva corupiei, adoptat
la New York la 31 octombrie 2003;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor msuri de reorganizare n
cadrul administraiei publice centrale, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.
228/2004, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor msuri privind nfiinarea,
organizarea, reorganizarea sau funcionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al
Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale administraiei publice centrale i a
unor instituii publice, aprobat cu modificri prin Legea nr. 194/2004, cu modificrile ulterioare.
6.3. Legislaie secundar
Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entitilor publice;
Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea
carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor funcii de sprijin
pe care le asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind
prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen;
Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;

Alte reglementri n domeniul muncii.


6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice
Regulamentul privind organizarea i funcionarea Primaria Bicles
Instruciuni (se vor meniona Instruciuni ale entitii publice);
Decizii (se vor meniona Decizii ale entitii publice);

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

..................................

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura de sistem


7.1. Definiii ale termenilor
Nr.
crt.
1.

Atribuie

2.

Funcie

3.

Sarcina

4.

Fia postului

5.

Procedura de sistem

6.

Ediie a unei proceduri


de sistem
Revizia n cadrul unei
ediii

7.

Termenul

Definiia i/sau, dac este cazul,


actul care definete termenul
Un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru
realizarea unei anumite activiti sau unei pri a acesteia,
care se execut periodic sau continuu i care implic
cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific
Totalitatea posturilor care au caracteristici asemntoare din
punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenelor,
responsabilitilor i procedurilor
Cea mai mic unitate de munc individual i care reprezint
aciunea ce trebuie efectuat pentru realizarea unui obiectiv
primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fr atribuirea
de competene adecvate nu este posibil; atribuirea de sarcini
presupune fixarea de responsabiliti
Document care definete locul i contribuia postului n
atingerea obiectivelor individuale i organizaionale,
caracteristic att individului, ct i entitii, i care precizeaz
sarcinile i responsabilitile care i revin titularului unui post.
Procedur care descrie o activitate sau un proces care se
desfoar la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor
dintr-o entitate public
Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri de
sistem aprobat i difuzat
Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele
asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale
unei ediii a procedurii de sistem, aciuni carea au fost
aprobate i difuzate

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

7.2. Abrevieri ale termenilor


Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
.
n

Abrevierea
P.S.
E
V
A
Ap.
Ah.

Termenul abreviat
Procedur de sistem
Elaborare
Verificare
Aprobare
Aplicare
Arhivare

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

8. Descrierea procedurii de sistem


8.1. Generaliti
Prezenta procedur de sistem stabilete un set de reguli i operaiuni unitare, precum i
responsabiliti n activitatea de implementare a Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini.
Atribuiile, funciile, sarcinile fiecrui angajat se stabilesc n concordan cu misiunea instituiei,
care stabilete identitatea instituiei publice i legitimitatea existenei sale n mediul organizaional
public, contribuind la crearea imaginii interne i externe a instituiei.
Misiunea instituiei publice detaliaz raporturile dintre management, salariai, mediul actual i
viitor i permite s se neleag motivul existenei i rolul fundamental al acesteia, funcia sa economic
i social care o difereniaz de celelalte instituii publice.
Etapele necesare stabilirii misiunii instituiei publice sunt urmtoarele:
analiza misiunilor precedente, a valorilor instituiei i verificarea concordanei lor cu trendurile
sectorului de activitate i cu influenele mediului economic al instituiei;
descrierea valorilor pe care instituia le recunoate, a domeniilor de activitate i a rolului asumat
n cadrul societii, urmrindu-se ca cerinele angajailor s fie satisfcute;
informarea ntregului personal cu privire la misiunea propus i actualizarea acesteia cu
eventualele corecii ce se impun ca urmare a schimbrii politicilor instituiei publice.
Personalul instituiei trebuie s cunoasc misiunea ncredinat instituiei i componena structural
din care face parte, rolul fiecruia n cadrul componenei structurale, precum i obiectivul pe care l are
de atins instituia.
Postul aferent unei funcii publice reprezint suma atribuiilor stabilite pentru o poziie din
structura unei autoriti sau instituii publice.
Posturile aferente funciilor publice i repartizarea acestora pe compartimente se stabilesc pe baza:
atribuiilor i funciilor stabilite prin acte normative pentru instituia public;

structurii organizatorice aprobate;


activitilor care implic exercitarea prerogativelor de putere public.

Fia postului aferent unei funcii publice definete i delimiteaz, n principal, urmtoarele
elemente:
contribuia la realizarea scopurilor, funciilor, atribuiilor i obiectivelor instituiei;

coninutul i rezultatele preconizate ale muncii care va fi prestat;


limitele de autoritate aferente exercitrii funciei publice;
cerinele i condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o persoan pentru a ocupa postul
respectiv.

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

Fia postului reprezint documentul care definete locul i contribuia postului n atingerea
obiectivelor individuale i organizaionale, caracteristic att individului, ct i entitii, i care precizeaz
sarcinile i responsabilitile care i revin titularului unui post.
Structura fielor de post trebuie stabilit astfel nct s devin un instrument pentru organizarea i
gestionarea ntregului personal, util n evaluarea performanelor i responsabilizarea angajatului.
Fia postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenele,
responsabilitile, relaiile cu alte posturi, cerinele specifice privind pregtirea, calitile, aptitudinile i
deprinderile necesare realizrii obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.
Obiectivele individuale sunt exprimri cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost
creat i funcioneaz postul respectiv. Aceste obiective se realizeaz prin intermediul sarcinilor, ca
urmare a competenei profesionale, a autonomiei decizionale i a autoritii formale de care dispune
persoana angajat pe postul respectiv.
Funcia reprezint totalitatea posturilor care au caracteristici asemntoare din punctul de vedere
al sarcinilor, obiectivelor, competenelor, responsabilitilor i procedurilor.
Funcia poate fi:
de conducere caracterizat printr-o sfer larg de responsabiliti i competene n legtur cu
misiunea ce trebuie ndeplinit i presupune previziunea, organizarea, antrenarea, stimularea i
controlul altor persoane;
de execuie caracterizat prin obiective individuale limitate, crora le sunt asociate
competene i responsabiliti mai reduse, iar sarcinile ncorporate nu implic luri de decizii
asupra activitii altor persoane.
Sarcina este cea mai mic unitate de munc individual i reprezint aciunea ce trebuie efectuat
pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fr atribuirea de
competene adecvate nu este posibil; de asemenea, atribuirea de sarcini presupune fixarea de
responsabiliti.
Competena este capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Responsabilitatea este obligaia de a ndeplini sarcina atribuit a crei nendeplinire atrage
sanciunea corespunztoare tipului de rspundere juridic.
Responsabilitatea asociat unui post reprezint obligaia moral i legal ce revine angajatului de a
ndeplini obiectivele, la nivelul cerinelor de calitate i eficien necesare.
Atribuia reprezint un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei anumite
activiti sau unei pri a acesteia, care se execut periodic sau continuu i care implic cunotine
specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.
Activitatea const n totalitatea atribuiilor de o anumit natur, care determin procese de munc
cu un grad de omogenitate i similaritate ridicat, cunotinele necesare realizrii activitii din domenii
limitate, personalul utilizat putnd avea astfel o pregtire profesional sensibil unitar.
Activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin compartimentelor instituiei.

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

8.2. Documente utilizate


8.2.1. Lista i proveniena documentelor utilizate
Fia postului;
Procedura operaional privind elaborarea, aprobarea i difuzarea Regulamentului de organizare
i funcionare al Primaria Bicles
Actul administrativ prin care se aprob Regulamentul de organizare i funcionare;
Procedura operaional privind elaborarea, aprobarea i difuzarea fiei de post.
8.2.2. Coninutul i rolul documentelor utilizate
Procedura operaional privind elaborarea, aprobarea i difuzarea fiei de post;
Fia postului, care prevede atribuiile aferente postului i este pus la dispoziia persoanei care
ocup postul;
Procedura operaional privind elaborarea, aprobarea i difuzarea Regulamentului de organizare
i funcionare al Primariei Bicles care prevede paii ce trebuie urmai n vederea elaborrii,
aprobrii i difuzrii Regulamentului de organizare i funcionare;
Actul administrativ prin care se aprob Regulamentul de organizare i funcionare;
Regulamentul de organizare i funcionare.
8.2.3. Circuitul documentelor
Fiele de post sunt ntocmite de compartimentul resurse umane, se aprob de conducerea entitii
publice i se comunic persoanei care ocup postul respectiv.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
Resursele materiale necesare implementrii Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini sunt: calculatoare
personale, birourile, rechizite.
8.3.2. Resurse umane
Resursele umane necesare implementrii Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini sunt: Comisia de
monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i/sau dezvoltrii sistemului de
control intern/managerial, Compartimentul Resurse Umane.
8.3.3. Resurse financiare
Resursele financiare necesare implementrii Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini sunt stabilite prin
bugetul entitii publice.
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii
Pentru implementarea Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini, Comisia de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic a implementrii i/sau dezvoltrii sistemului de control intern/managerial va
proceda la:

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

Stabilirea i comunicarea misiunii instituiei ntregului personal;


Stabilirea structurii funcionale n vederea ndeplinirii misiunii instituiei, astfel nct s acopere
ntregul spectru de activiti i s distribuie aceste activiti astfel nct s se evite suprapunerile
i paralelismele;
Elaborarea/actualizarea Regulamentului de organizare i funcionare/Regulamentului de ordine
interioar, n funcie de legislaia aplicabil activitilor generale i specifice instituiei sau n
funcie de modificrile legislative;
Stabilirea modalitii de comunicare, ctre toate persoanele angajate, a prevederilor
Regulamentului de organizare i funcionare, n funcie de modificrile legislative;
Asigurarea respectrii unitii de conducere la fiecare nivel, astfel nct fiecare subordonat s
aib un singur ef direct;
Stabilirea atribuiilor fiecrui post;
Asigurarea continuitii n realizarea activitilor;
ntocmirea, aprobarea i comunicarea fielor de post;
Asigurarea flexibilitii, n cazul diferitelor situaii, cum ar fi: amplificri n cazul dezvoltrii
entitii, reduceri de posturi n cazul restructurrii ori comasrii unor compartimente.

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii


Implementarea i dezvoltarea Standardului 2 Atribuii, funcii, sarcini presupune derularea
urmtoarelor activiti:
Stabilirea misiunii instituiei;
Stabilirea structurii funcionale corespunztoare;
ntocmirea fielor de post;
Asigurarea continuitii activitii;
ndeplinirea misiunii instituiei.
8.4.3. Verificarea rezultatelor activitii privind implementarea Standardului 2 Atribuii, funcii,
sarcini
Exist un sistem prin care sunt aduse la cunotina personalului documentele
elaborate/actualizate privind misiunea entitii, regulamentele interne i fiele de post.
Exist un sistem prin care sunt identificate i inventariate funciile considerate ca fiind n mod
special expuse la corupie.
Exist un sistem prin care sunt stabilite msuri suficiente i adecvate pentru a reduce la un nivel
acceptabil riscurile asociate funciilor sensibile.
Indicator de evaluare
Numr fie de post / Numr posturi x 100

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii


Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.

Compartimentul
(postul)/aciunea
I
(operaiunea)
0
1
a
E
b
c
d

5.
6.

e
f

II

III

IV

VI

V
A
Ap.
Ap.
Ah.

10. Anexe, nregistrri, arhivri


Nr.
Denumirea Elaborator Aprob Numr de
anex
anexei
exemplare
0
1
2
3
4
1.
2.

Difuzare
5

Arhivare
Loc
Perioad
6
7

Alte
elemente
8

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

11. Cuprins
Numrul
componentei
n cadrul
procedurii
de sistem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Denumirea componentei din cadrul procedurii de sistem


Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau,
dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii de sistem
Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii de sistem
Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz,
revizia din cadrul ediiei procedurii de sistem
Scopul procedurii de sistem
Domeniul de aplicare a procedurii de sistem
Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate
Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura de sistem
Descrierea procedurii de sistem
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
Anexe, nregistrri, arhivri
Cuprins

Pagina

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

PROCEDURA
Pas

Responsabil(i)

Descriere

Timp
alocat*

Termen*
*

Riscuri

I. STABILIREA MISIUNII INSTITUIEI I COMUNICAREA ACESTEIA CTRE NTREGUL PERSONAL


1.

Comisia de
monitorizare,
coordonare i
ndrumare
metodologic a
implementrii i/sau
dezvoltrii sistemului
de control
intern/managerial

Stabilete misiunea instituiei prin analiza misiunii precedente, a


valorilor instituiei, verificnd concordana acestora cu trendurile
sectorului de activitate i cu influenele mediului economic al
entitii.
Descrie valorile pe care instituia le recunoate, domeniile de
activitate i rolul asumat n cadrul societii, urmrindu-se ca
cerinele angajailor s fie satisfcute.
Informeaz ntregul personal cu privire la misiunea propus i la
actualizarea acesteia cu eventualele corecii ce se impun ca urmare
a schimbrii politicilor instituiei publice.

Misiunea instituiei nu
este stabilit.
Nu sunt identificate toate
domeniile de activitate.
Personalul nu cunoate
misiunea instituiei.

II. STABILIREA STRUCTURII FUNCIONALE


1.

Comisia de
monitorizare,
coordonare i
ndrumare
metodologic a
implementrii i/sau

Stabilete structura funcional pentru ndeplinirea misiunii


instituiei.
Stabilete numrul de posturi necesare pentru acoperirea ntregului
spectru de activiti derulate n cadrul instituiei publice.

Structura funcional nu
asigur ndeplinirea
misiunii instituiei.
Numrul de posturi nu
acoper ntregul spectrul
de activiti.

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Pas

Responsabil(i)
dezvoltrii sistemului
de control
intern/managerial

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

Descriere
Distribuie activitile astfel nct s se evite suprapunerile i
paralelismele.

Timp
alocat*

Termen*
*

Riscuri
Aceleai activiti se
regsesc n mai multe fie
de post.

III. ELABORAREA/ACTUALIZAREA REGULAMENTULUI DE ORGANIZARE I FUNCIONARE/REGULAMENTULUI DE


ORDINE INTERIOAR
1.

Comisia de
monitorizare,
coordonare i
ndrumare
metodologic a
implementrii i/sau
dezvoltrii sistemului
de control
intern/managerial

Elaboreaz/Actualizeaz Regulamentul de organizare i


funcionare/ Regulamentul de ordine interioar n funcie de
legislaia aplicabil activitilor generale i specifice instituiei sau
n funcie de modificrile legislative.
Comunic ntregului personal Regulamentul de organizare i
funcionare/ Regulamentul de ordine interioar.

Regulamentul de
organizare i funcionare/
Regulamentul de ordine
interioar nu este
actualizat n funcie de
modificrile legislative.
Regulamentul de
organizare i funcionare/
Regulamentul de ordine
interioar nu este
comunicat ntregului
personal.

IV. ELABORAREA I COMUNICAREA FIELOR DE POST


1.

Comisia de
monitorizare,
coordonare i

Stabilete unitatea de conducere la fiecare nivel, astfel nct


fiecare subordonat s aib un singur ef direct.

Funciile de conducere nu
sunt stabilite
corespunztor.

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Pas

Responsabil(i)
ndrumare
metodologic a
implementrii i/sau
dezvoltrii sistemului
de control
intern/managerial

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

Descriere

Timp
alocat*

Stabilete atribuiile fiecrui post, astfel nct s se asigure


continuitatea activitii.
ntocmete, aprob i comunic fiele de post, sub semntur,
persoanelor care ocup posturile respective.
Actualizeaz fiele de post, n funcie de modificrile legislative
sau de reorganizarea instituiei.

* Timpul alocat operaiunii l stabilete fiecare entitate public n funcie de specificul acesteia.
** Termenul pentru realizarea operaiunii se stabilete de fiecare entitate public n funcie de specificul acesteia.

Termen*
*

Riscuri
Nu sunt identificate
situaiile generatoare de
ntreruperi de activitate.
Fiele de post nu sunt
comunicate persoanelor
care ocup posturile.
Fiele de post nu sunt
actualizate n funcie de
modificrile legislative
sau de reorganizarea
instituiei.

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

Anexa 1:
Model pentru Fia postului
Denumirea autoritii sau instituiei publice
Direcia general .
Direcia
Serviciul ..
Biroul/Compartimentul

Aprob1, ..

FIA POSTULUI
Nr. ..

Informaii generale privind postul


1. Denumirea postului ....
2. Nivelul postului ..
3. Scopul principal al postului
Condiii specifice pentru ocuparea postului2
1. Studii de specialitate
2. Perfecionri (specializri)
3. Cunotine de operare/programare pe calculator .
(necesitate i nivel)
4. Limbi strine3 (necesitate i nivel4) de cunoatere ..
5. Abiliti, caliti i aptitudini necesare
6. Cerine specifice5)
7. Competena managerial (cunotine de management, caliti i aptitudini manageriale) .
Atribuiile postului6:
1. .
2. ..
3. ..
4. ..
5. ..
1

Se va completa cu numele i funcia conductorului instituiei publice. Se va semna de ctre conductorul instituiei
publice i se va tampila n mod obligatoriu.
2
Se va completa cu informaiile corespunztoare condiiilor prevzute de lege i stabilite la nivelul instituiei publice
pentru ocuparea funciei publice corespunztoare.
3
Dac este cazul.
4
Se vor stabili pentru fiecare dintre criteriile "citit", "scris" i "vorbit", dup cum urmeaz: "cunotine de baz", "nivel
mediu", "nivel avansat".
5
De exemplu: cltorii frecvente, delegri, detari, disponibilitate pentru lucru n program prelungit n anumite
condiii.
6
Se stabilesc pe baza activitilor care presupun exercitarea prerogativelor de putere public, n concordan cu
specificul funciei publice corespunztoare postului.

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

6. ..
7. ..
8. ..
9. ..
10. .
Identificarea funciei publice corespunztoare postului
1. Denumire ..
2. Clasa .
3. Gradul profesional7...
4. Vechimea n specialitate necesar .
Sfera relaional a titularului postului
1. Sfera relaional intern: .
a) Relaii ierarhice: ..
- subordonat fa de .
- superior pentru ..
b) Relaii funcionale: ..
c) Relaii de control:
d) Relaii de reprezentare: ...
2. Sfera relaional extern:
a) cu autoriti i instituii publice: .
b) cu organizaii internaionale: ..
c) cu persoane juridice private: ...
3. Limite de competen8 ..
4. Delegarea de atribuii i competen ...
ntocmit de9:
1. Numele i prenumele .
2. Funcia public de conducere
3. Semntura ..
4. Data ntocmirii ...
Luat la cunotin de ctre ocupantul postului .
1. Numele i prenumele .
2. Semntura ..

Se stabilete potrivit prevederilor legale.


Reprezint libertatea decizional de care beneficiaz titularul pentru ndeplinirea atribuiilor care i revin.
9
Se ntocmete de conductorul compartimentului n care i desfoar activitatea titularul postului.
8

Entitatea public
Departamentul
SECRETARIAT

Procedur de sistem
pentru implementarea
Standardului 2
Atribuii, funcii, sarcini
COD P.S. 1

Ediia 1 Nr. de exemplare 4


Revizia .. Nr. de exemplare
Pagina din
Exemplar nr. ..

3. Data ....
Contrasemneaz10: ..
1. Numele i prenumele .
2. Funcia
3. Semntura ...
4. Data

10

Are calitatea de contrasemnatar funcionarul public ierarhic superior evaluatorului, potrivit structurii organizatorice a
instituiei publice. n mod excepional, n cazul n care, potrivit structurii organizatorice a instituiei publice, nu exist un
funcionar public ierarhic superior evaluatorului, va fi desemnat contrasemnatar funcionarul public care deine cea mai
nalt funcie public din instituia public respectiv, iar atunci cnd nu este posibil, contrasemnatar va fi adjunctul
conductorului instituiei publice sau un demnitar din subordinea acestuia, conform art. 118 alin. (2) din H.G. nr.
611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i
completrile ulterioare.