Manual de utilizare Lotus Notes

Autor: SOFTNET DEVELOPMENT & CONSULTING

Lotus Notes

Noiuni prezentate in acest manual:

Lotus Notes ca aplicaie de acces la informaii

Scopul acestui manual:

familiarizarea utilizatorului cu lucrul n Lotus Notes

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
CUPRINS

1. Introducere............................................................................3
1.1. Ajutorul n Lotus Notes.....................................................4
1.2. Fereastra Welcome...........................................................5
1.3. Securitatea lucrului n Notes............................................6
2. Lucrul n Lotus Notes.............................................................7
2.1. Mail...................................................................................7
2.2. Calendar.........................................................................10
2.3. Contacts.........................................................................13
2.4. To_Do_List (Definirea de activiti)...............................15
2.5. Personal Journal.............................................................17

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 1. Introducere

IBM Lotus Notes versiunea 6 este un pachet software cu aplicaii multiple care
funioneaz pe calculatoare cu sisteme de operare Windows i MacIntosh i ofer accesul
instantaneu la informaii. Face parte din aplicaiile de tip groupware, aplicaii care
faciliteaz comunicarea, colaborarea i coordonarea activitilor unui grup mai mare de
persoane. Informaiile de interes sunt stocate pe un server Domino, iar utilizatorii care le
acceseaz de pe calculatoare personale sunt clieni Lotus Notes. Notes ofer posibiliti
de partajare a informaiei ntre utilizatori i grupuri de utilizatori i poate fi utilizat pentru
trimiterea i primirea de mesaje electronice (email), programarea de ntlniri, navigarea
pe Internet, participarea la grupuri de discuii pe Internet, transmiterea i primirea rapid
a informaiilor i notificrilor. Datele despre utilizatori se pstreaz ntr-o baz de date
guvernat de anumite reguli de securitate.

Exist mai multe categorii de baze de date Notes:

Approval (aprobare), pentru vizualizarea informaiilor sau a cererilor de aprobare,
Discussion (discuie), pentru schimbarea informaiilor de interes comun,
Broadcast (difuzare), pentru furnizarea de informaii destinate grupurilor de
utilizatori,
Reference (referire), pentru difuzarea de informaii mai puin urgente dect cele
din baza de Broadcast,
Tracking (urmrire), pentru informaii despre activiti aflate n derulare.

Crearea bazelor de date se face prin parcurgerea secvenei File/Database/New, cu

introducerea numelui bazei de date, a server-ului pe care va fi rezident, a ablonului
(tipului) selectabil din cele existente (discussion, mail, personal journal etc.) etc. Setarea
proprietilor bazelor de date se face din File/Database/Properties.

Cu Lotus Notes versiunea 6, utilizatorul se poate conecta la un server IBM Lotus Domino
versiunea 6 sau la un server de Internet (al unui furnizor de servicii Internet, Internet
Service Provider, ISP) pentru a primi i trimite pot electronic. Pentru a afla adresa de
email a altui utilizator, Notes ofer asisten n cutarea pe Internet a listelor de
persoane. De asemenea, se pot trimite mesaje spre grupurile de pe Internet, se pot
vizualiza fiiere HTML de pe orice server de Web, se pot utiliza certificri de securitate
speciale, toate acestea prin intermediul unei singure interfee, prin comenzi simple.

Lansarea n execuie a aplicaiei Lotus Notes, din Start->All_Programs-

>Lotus_Applications sau prin shortcut-uri, aduce pe ecran pagina Welcome (Bine ai
venit) (Figura G.1).

Figura G.1.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
Se observ c organizarea acestei pagini ofer acces rapid la modurile de lucru din Notes
(pota electronic (mail), calendar, contacte, lista de activiti, notie personale) att n
fereastra principal ct i n meniul vertical din partea stng.

1.1. Ajutorul n Lotus Notes

Ajutorul n Lotus Notes se apeleaz din meniul Help (Figura G.2), sau apsnd tasta F1.

Figura G.2.

Fereastra de ajutor este organizat n mai multe pagini (Figura G.3): Contents (cuprins),
Index (lista alfabetic a comenzilor i opiunilor), Search (cutarea dup un cuvnt cheie
introdus de utilizator), Tips (despre utilizarea mai inteligent a ajutorului).

Figura G.3.

Cuprinsul este organizat arborescent, structurat pe aciuni. n seciunea din partea

dreapt a ferestrei se afieaz explicaiile nsoite de imagini adnotate. Apelarea
ajutorului de pe Internet deschide site-ul Lotus la adresa: http://www-10.lotus.com/ldd/.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 1.2. Fereastra Welcome

n afar de lansarea principalelor moduri de lucru, n fereastra Welcome (Figura G.1)

exist o serie de butoane i icoane de comenzi rapide, grupate dup cum urmeaz:
bara de instrumente rapide, cuprinde scurtturi ctre comenzile cele mai uzuale
din meniuri (Figura G.4): Properties (proprieti ale obiectului selectat), Save,
New (mesaj nou, fil nou n calendar, persoan de contact nou, activitate nou),
Forward as Mail (trimitere ca mesaj la o adres specificat), Print (tiprire) etc.

Figura G.4.

comenzi de navigare rapid pe Internet (Figura G.5): Back (napoi), Forward

(nainte), Stop, Refresh (F9), Search (cutare).

Figura G.5.

replicarea bazei de date: prin apsarea icoanei Replication (Figura G.6) se

deschide o ferastr (Figura G.7) n care utilizatorul poate s selecteze ce anume
s duplice din baza de date proprie (local) pe orice server. n timpul operaiei de
salvare se poate continua lucrul n Lotus Notes.

Figura G.6.

Figura G.7.

accesul la documente i la baze de date: cu Bookmark Folders, directoare care

cuprind marcatori (bookmarks) sau alte directoare de locaii favorite structurate
pentru a fi mai uor accesate.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 Favorite Bookmarks (Figura G.8): este locul n care se
stocheaz cile favorite.
Figura G.8.
Databases (Figura G.9): cuprinde cpii ale workspace-urilor
(pagini, spaii de lucru) utilizate, n care bookmark-urile
Figura G.9. apar ca icoane.
More Bookmarks (Figura G.10): este un director de link-uri
(legturi), care cuprinde legturile spre domenii Lotus, un
Figura G.10.
director de site-uri Internet (Internet Search Sites, cu
bookmark-uri spre locaiile Web pe care se fac cutri) i un
director Create, care conine marcatori pentru directoarele
cele mai folosite n Lotus (de exemplu, crearea unui memo,
a unei notaii noi n calendar, a unei activiti noi).
History (Figura G.11): conine lista cronologic a
marcatorilor pentru toate documentele, vederile, bazele de
Figura G.11.
date i paginile de web vizitate.
Internet Explorer Links (Figura G.12): conine legturi spre
locaiile favorite definite n Internet Explorer.
Figura G.12.

bara de stare: apare n partea de jos a ferestrei Notes i este sensibil la context
(n ea apar opiuni specifice aplicaiei n care se lucreaz). Primul buton este
Communication, pe care apare un semn disctinctiv (ca un traznet galben) cnd
Notes acceseaz reeaua. Butonul cel mai lung este cel de Status (stare). Prin
apsarea sgeii corespunztoare apare o fereastr n care este listat activitatea
aplicaiei. Celelalte butoane sunt:

Security (Figura G.8): deschide fereastra de utilizatori

Figura G.13. i grupuri.
Location (Figura G.9): arat locaia curent, iar prin
apsarea sgeii n sus ofer posibilitatea alegerii
Figura G.14. rapide a unei alte locaii.
Quickpick (Figura G.10): pentru activiti comune,
cum ar fi crearea de mesaje, cutarea de
Figura G.15.
coresponden necitit etc.

n Lotus Notes, ca i n alte aplicaii care funcioneaz sub Windows, prin staionarea un
timp suficient a cursorului deasupra unui buton sau a unei icoane, fr a se apsa nici un
buton al mouse-ului, sistemul va afia o caset de informaii despre entitatea respectiv.

1.3. Securitatea lucrului n Notes

Pentru accesarea unei baze de date Notes, utilizatorul trebuie s introduc o parol care
s i autentifice dreptul de acces.

Parola se definete n:
File/Security/User_Security/Security Basics (Figura G.16).

Fereastra de securitate mai cuprinde i alte pagini n care se definesc:

identitatea utilizatorului i tipul de acces al acestuia la date (nume alternative,
certificate, smart card),
identitatea altor utilizatori i relaiile de ncredere ntre acetia i utilizatorul
contului,
tipurile de aciuni permise celorlali utilizatori n cont,
utilizarea criptrii pentru notiele personale i pentru mesajele email etc.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 Figura G.16.

2. Lucrul n Lotus Notes

2.1. Mail

Prin apsarea icoanei Mail din Figura G.1. se deschide fereastra de lucru n pota
electronic (Figura G.17).

Figura G.17.

Corespondena n Notes este stocat ntr-o baz de date pe server. Fiecare utilizator are
un nume de identificare i o parola de acces.

Directoarele n care este organizat corespondena electronic sunt conforme

standardului cunoscut:
167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 - Inbox (mesaje primite),
- Drafts (mesaje n curs de pregtire),
- Sent (mesaje trimise),
- Trash (mesaje marcate pentru tergere).

Pentru crearea unui mesaj nou se apas pe butonul New_Memo, apoi pe Addresses sau
pe To pentru a selecta adresele destinatarilor din agenda personal (Figura G.18).
Agenda personal se definete n modul de lucru Contacts.

Figura G.18.

Dup completarea corpului mesajului, trimiterea se face cu Send. Pentru setarea

opiunilor de trimitere exist butonul Delivery_Options care aduce pe ecran tableta
Delivery Options din Figura G.19.

n aceast tablet se definesc:

importana mesajului (normala sau mare),
raportarea de primire i condiiile n care se face raportarea,
prioritatea (normal, mare),
opiuni de securitate,
Mood_Stamp (o indicaie despre starea de spirit a expeditorului).

Pagina Advanced (Figura G.20) ofer i alte opiuni cum ar fi:

livrarea nainte de o dat specificat,
arhivarea dup data specificat,
cui se adreseaz rspunsurile la acest mesaj,
definirea setului de caractere MIME (Multipurpose Internet Mail Extentions, pentru
trimiterea i salvarea mesajului pe Internet, cu pstrarea caracteristicilor
Rich_Text_Format cnd destinatarul utilizeaz alt aplicaie de pot electronic
dect Lotus Notes).

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 Figura G.19.

Figura G.20.

Se observ c n funcie de ceea ce se face n Notes, bara de instrumente rapide se

modific, pe ea aprnd diverse butoane de scurtturi ale unor comenzi din meniuri. Prin
staionarea un timp suficient a cursorului deasupra unui buton sau a unei icoane, fr a
se apsa nici un buton al mouse-ului, sistemul va afia o caset de informaii despre
comanda respectiv.

La mesajul compus astfel se pot ataa alte fiiere (de orice tip) prin apsarea butonului
Attachment (notat standard cu imaginea unei agrafe de birou, ) sau prin parcurgerea
secvenei de comenzi File/Attach.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
Pentru formatarea textului mesajului se folosete meniul Text sau lista de comenzi care
apare prin apsarea pe butonul din dreapta al mouse-ului n spaiul de lucru.

Arhivarea corespondenei se face la intervale de timp prestabilite, pentru a proteja baza

de date la distrugere sau la tergeri accidentale. Baza de date va avea extensia .nsf i
va fi definit prin parcurgerea secvenei Action/Archive/Settings...

Apare astfel o tablet cu mai multe file, n care se vor specifica:

numele i locaia arhivei,
criteriile dup care vor fi introduse obiectele n arhiv,
programul de arhivare,
pstrarea legturilor ierarhice ntre obiecte,
nregistrarea operaiilor de arhivare ntr-un fiier jurnal etc.

Cutarea n arhiv se face cu File/Database/Open i specificarea numelui fiierului .nsf.

Se pot cuta astfel i alte tipuri de baze de date, de exemplu de bookmark-uri.

n File/Database/Properties se deschide o tablet de definire a proprietilor bazei de

date (indeci, compactare etc.).

Directorul Stationery (din Figura G.17) conine mesaje cu formatri standard. Pentru
adugarea unui format standard pentru mesaje se face click pe directorul Stationery,
apoi se apas butonul New i se selecteaz opiunea Stationery-Memo. Se deschide o
fereastr de creare de mesaj n care se introduce formatul standard i grupul cruia i
este adresat, dup care se salveaz.

Pentru utilizarea formatului standard, se selecteaz New/Memo-Using_Stationery, apoi se

alege documentul dorit, se completeaz datele i se trimite.

Personalizarea contului de pot electronic se face prin parcurgerea secvenei

Actions/Tools.../Preferences, respectiv prin apsarea pe butonul Tools (Figura G.17) i
selectarea opiunii Preferences. Setrile pentru Mail cuprind:
definirea proprietarului contului, opiuni de securitate,
corectarea automat a ortografiei,
moduri de tergere pentru mesajele trimise,
aspectul literelor i al fundalului n cont,
semntura automat n mesaje,
culori de folosit n mesaje.

2.2. Calendar

Pentru stabiliea de termene de ntlniri sau de finalizare a unor aciuni ca i pentru a

reine datele la care au loc anumite evenimente se folosete modul de lucru Calendar
(Figura G.21).

Pagina de calendar este mprit n mai multe seciuni:

fila de calendar cu luna curent, de la care se poate naviga spre lunile trecute i
spre cele viitoare folosind sgeile corespunztoare, i n care se pot selecta zilele
care intereseaz,
Day, n care se afieaz o agend structurat pe ore, cu cmpuri editabile, pentru
ziua curent sau pentru dou zile consecutive. n aceasta se pot face notie pentru
reamintirea unor anumite evenimente, de exemplu ntlniri, aniversri etc.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 Figura G.21.

Week, afieaz o agend pentru sptamna n care se afl ziua de interes

(selectat n calendar, ca n Figura G.21). Printr-un dublu click pe eticheta unei
zile, Notes deschide o agend pe ore pentru ziua respectiv.
Month, afieaz o agend care conine toate zilele lunii selectate. La fel, prin dublu
click pe eticheta unei zile, Notes deschide o agend pe ore pentru ziua respectiv.
Meetings, afieaz lista ntlnirilor i edinelor deja planificate.

Prin apsarea butonului Schedule_a_Meeting se deschide o pagin de planificare a unei

sesiuni de discuii (edin, ntlnire de lucru pe anumite teme etc.) (Figura G.22). Se
definesc:
subiectul discuiei (Subject),
data i ora de ncepere i ncheiere,
durata planificat,
invitai (selectai dintre persoanele de contact, respectiv pe grupuri, vor primi un
mesaj de notificare pentru aceast ntlnire planificat),
cine conduce ntlnirea (Chair),
locul unde va avea loc i categoria din care face parte discuia.

Cu ajutorul butonului Delivery_Options se definesc condiiile de trimitere a notificrii

(confirmarea de primire, opiuni de securitate etc.).

Butonul Find_Room_or_Resource pornete o aplicaie de tip navigator care pune n

contact cu persoanele care se ocup de alocarea slilor i a resurselor (de exemplu, un
proiector) necesare pentru discuie.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 Figura G.22.

Alte genuri de activiti care se definesc cu ajutorul butonului New (Figura G.21):
Appointment (ntlnire) (Figura G.23), cu subiecte pe diverse categorii (clieni,
cltorii, concediu, apeluri telefonice etc.), care transmite noificri la care se pot
ataa fiiere.

Figura G.23.

Anniversary (aniversare) (Figura G.24), n care se poate seta i periodicitatea cu

care acest eveniment se repet, prin apsarea butonului Repeats.

Figura G.24.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 Reminder (noti pentru a nu uita) i All_Day_Event (eveniment care dureaz
toat ziua, de exemplu cursuri, seminar, laborator etc.), cu ferestre de definire
asemntoare. Printr-o bifare a csuei Notify_Me se deschide o fereastr (Figura
G.25) n care se definesc condiiile de notificare: momentul n care va suna
alarma, sunetul distinctiv, apariia unei ferestre cu un mesaj pe ecran, notificarea
altei persoane implicate (selectate din agenda de persoane de contact) etc.

Figura G.25.

Configurarea modului de lucru cu calendarul se face din Tools/Preferences..., respectiv

din Actions/Tools.../Preferences, pagina Calendar_&_To_Do.

Prin setri n pagina Tools/Preferences.../Access_&_Delegation se poate acorda acces de

diferite niveluri la baza de date care conine informaii legate de planificri calendaristice
unor alte persoane sau grupuri. Dac o alt persoan va avea acces deschis la csua
potal, accesul se va extinde i asupra aplicaiilor din calendar i documentelor publice
din baza de date a celui care a acordat accesul. Astfel de accese se acord n general
persoanelor care ofer asisten sau care nlocuiesc proprietarul contului la diferite ocazii.

Pentru cazul n care utilizatorul va lipsi din birou o perioad de timp exist
Tools/Out_of_Office sau Actions/Tools.../Out_of_Office. n ambele situaii se deschide o
fereastr n care se precizeaz:
perioada de absen,
un mesaj ctre toat lumea care anun acest lucru (de exemplu, voi rspunde la
toate mesajele cnd voi reveni la birou),
mesaje speciale ctre anumite persoane,
excepii (de exemplu, s nu se trimit automat confirmarea de primire a unor
mesaje care cer acest lucru) etc.

2.3. Contacts

Pentru organizarea agendei de persoane de contact se utilizeaz modul de lucru

Contacts.

Fereastra care se deschide (Figura G.26) cuprinde persoanele de contact deja definite,
care pot fi sortate pentru vizualizare pe categorii, grupuri, alfabetic etc.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 Figura G.26.

Pentru introducerea datelor unei persoane de contact noi se apas pe New/Contact. n

fereastra care se deschide (Figura G.27) se introduc datele referitoare la noua persoan
de contact:
nume i prenumele,
adresa de email,
date personale i profesionale,
categoria din care face parte etc.

Figura G.27.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
Persoanele de contact pot fi organizate n grupuri, dup diferite criterii (de exemplu,
ctre persoanele dintr-un grup se difuzeaz aceleai documente). Crearea unui grup se
face cu New/Group (Figura G.28). Se introduc datele de baz, iar n fila Administration se
specific utilizatorul care administreaz acest grup de contact.

Figura G.28.

Se poate crea un grup i dintr-o list de destinatari a unui mesaj, prin deschiderea
mesajului respectiv din Inbox i parcurgerea secvenei de comenzi
Actions/Add_Recipients/To_new group_in_Address_Book.

Adugarea unei persoane din list la un grup existent sau nou se face prin selectarea
unui contact din list i parcurgerea secvenei de comenzi
Actions/Tools.../Copy_Into_New_Group. Personalizarea agendei se face din
Actions/Tools.../Preferences. Se definesc urmtoarele date:
cine este proprietarul agendei de adrese,
tipul de sortare a grupurilor i persoanelor din agend,
permisiunea de a se efectua cutare de tip LDAP n aceast agend. LDAP,
Lightweight Directory Access Protocol, este un set deschis de protocoale
pentru accesul la informaii (pe Internet) fr referire la tipul server-ului care
gzduiete directoarele.
formatul numelor persoanelor de contact,
formatul adreselor etc.

2.4. To_Do_List (Definirea de activiti)

Pentru definirea i planificarea activitilor se utilizeaz modul de lucru To_Do_List (lista

lucrurilor care trebuie fcute) (Figura G.29). Activitile pot fi clasificate n mai multe
domenii: activiti personale, de grup, pe categorii, completate, nefinalizate, listarea
tuturor activitilor. Cele definite deja apar n list, nsoite de o serie de atribute: data de
ncheiere, starea prezent (ncheiate sau n curs de desfurare), persoana responsabil
etc.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
Prin apsarea butonului Copy_into_New se poate transfera activitatea respectiv ntr-un
mesaj nou (New_Memo), n data corespunztoare n calendar (New_Calendar_Entry),
respectiv se pot utiliza datele ei ntr-o nou activitate (New_To_Do).

Figura G.29.

tergerea din list a unei activiti se face prin selectarea ei i apsarea butonului Delete.
Introducerea unei activiti noi se face prin apsarea butonului New_To_Do_Item, care
deschide fereastra de definire din Figura G.30.

Figura G.30.

Spaiul i modul de lucru se configureaz din Actions/Tools.../Preferences/Calendar_&_

To_Do, respectiv de la butonul Tools/Preferences.../Calendar_&_To_Do.
167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro
 2.5. Personal Journal

Baza de date din Personal_Journal conine date private, la care ali utilizatori nu au acces
(notie n legtur cu diferite probleme, pagini de jurnal personal on line etc.). Crearea
acestei baze se face cu File/Database/New (Figura G.31).

Baza de date astfel creat se populeaz cu datele pe care utilizatorul le introduce n

fereastra Personal_Journal (Figura G.32).

Pentru introducerea de noi nregistrri se apas butonul New_Journal_Entry. Notiele se

pot organiza pe subiecte prin crearea unei structuri de directoare (Folder/Create_Folder)
i aranjarea nregistrrilor n aceste directoare dup anumite criterii, prin utilizarea
comenzilor Folder/Move_to_Folder..., respectiv Folder/Remove_ from_Folder.

Figura G.31.

Figura G.32.

167 Calea Floreasca, 72321 Bucharest, Romania, Tel: 233.18.26, Fax: 233.18.77, e-mail: office@softnet.ro,
www.softnet.ro