Modulul VII:Sistemul informațional în unitatea

comercială
UC.7.1 Sistemul informațional
Sistemul informaţional permite cunoaşterea situaţiei existente într-o întreprindere,
a situaţiei trecute şi anticiparea evoluţiei viitoare a acesteia, contribuind astfel la
elaborarea şi îndeplinirea obiectivelor stabilite. Prin intermediul său se obţin
informaţiile necesare fundamentării deciziilor, implementării acestora precum şi
cele necesare adaptării continue a întreprinderii comerciale la schimbările interne
şi externe.

Sistemul informational cuprinde totalitatea elementelor ( date,informații,circuite și

fluxuri informaționale,procedure și mijloace de tartare a informațiilor) din cadrul
firmei,avînd drept scop să asigure suportul informational necesar îndeplinirii
obiectivelor stabilite.

Sistemul informaţional afectează major atât funcţiile întreprinderii, cât şi

proiectarea structurilor pe care aceste funcţii se bazează, prin urmare organizaţia în
ansamblul ei.

Resursele informaționale ale întreprinderilor cuprind ansamblul informațiilor

disponibile și refolosibile.

Supravieţuirea firmelor, adaptarea lor la un mediu tot mai dinamic şi complex sunt
condiţionate de resursele informaţionale de care dispun, de capacitatea de a le
îmbogăţi continuu.

În consecință,întreprinderile trebuie să-și organizeze un sistem eficient de

captare,prelucrare,stocare și transmitere a informațiilor,transformîndu-le în resurse
disponibile și refolosibile,în vederea unei fundamentări corespunzătoare a
deciziilor privind activitatea curentă și de perspectivă.
84
Devine de domeniul evidenţei că acele firme care reuşesc să maximizeze
oportunităţile create de stăpânirea capitalului informaţional, pot crea o oportunitate
marginală care să le permită să se menţină înaintea rivalilor lor. În acest context,
problema informaţiilor trebuie abordată atât din punct de vedere static, cât şi
dinamic.

În plan static, se pot decanta informaţiile interne (din cadrul întreprinderii) şi

externe (din mediul de acţiune). Aceste două categorii trebuie înţelese în dinamica
lor, favorizând circulaţia lor în ambele sensuri şi permiţând poziţionarea
întreprinderii în mediul ei de afaceri.

Activitatea firmei poate fi monitorizată prin intermediul fluxurilor de comunicaţii

şi de informaţii. Prin urmare, este es cine ?, cum ?, unde ? şi când ? culege şi
înregistrează informaţiile.

85
 3.Proiectarea unui sistem informational eficient
Proiectarea unui sistem informaţional eficient se face având la bază o serie de
principii, a căror respectare îi condiţionează funcţionalitatea şi eficienţa.

a) subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului informaţional cerinţelor

conducerii;
b) corelarea sistemului informaţional cu sistemul decizional şi structura
organizatorică a firmei;
c) principiul asigurării unităţii metodologice a tratării informaţiilor;
d) principiul concentrării asupra abaterilor esenţiale;
e) principiul asigurării unui maximum de informaţii finale din fondul de informaţii
primare;
f) asigurarea unui timp corespunzător de reacţie decizională şi operaţională pentru
toţi beneficiarii de informaţi;
g) asigurarea flexibilităţii sistemului informaţional, astfel încât să fie posibilă
modificarea, adaptarea rapidă şi uşoară a caracteristicilor sale în funcţie de
necesităţi;

h) principiul eficienţei.

Proiectarea sau reproiectarea sistemului informaţional are ca:

1) asigurarea calităţii informaţiilor în sistem, astfel încât acestea să fie

semnificative, corecte, actuale, complete, oportune şi precise;
2) o circulaţie continuă a informaţiilor şi generarea feed-back-ului;
3) circulaţia economicoasă a informaţiilor prin eliminarea fluxurilor neraţionale,
neeconomicoase sau inutile şi evitarea redundanţei;
4) construcţia raţională a suporţilor de date astfel încât să fie asigurate operativ
informaţiile, succesiunea logică a acestora, gruparea lor pe tipuri, la costuri cât mai
mici;
5) asigurarea numărului şi calităţii personalului necesar;
6) asigurarea siguranţei în funcţionare, a stabilităţii sistemului
informaţional;

7) informatizarea integrată a proceselor şi operaţiilor întreprinderii.

4.Informatizarea activitatilor intreprinderilor

Resursele informaţionale ale întreprinderii, conţinând informaţii legate de piaţă,
furnizori, beneficiari, preţuri, stocuri, sortimente etc., pot fi gestionate rapid şi
eficient cu ajutorul calculatorului, printr-o exploatare modulară a diverselor sale
aplicaţii.
86
Cele mai frecvent informatizate tipuri de activități sunt cele specifice funcției A)
Financiar Contabile B) Personale C) Comerciale
A) poate cuprinde:
1) operarea situaţiilor contabile lunare respectiv: introducerea operaţiilor în
registrul jurnal; vizualizarea jurnalului; raportări contabile; generarea automată a
înregistrărilor de jurnal; înregistrarea în sintetic a rulajelor din jurnal; schimbarea
gestiunii pentru care se operează; schimbarea lunii contabile de operare;
2) operarea extraselor de cont prin: introducerea operaţiilor de extras de cont;
rapoarte extras de cont şi vizualizari; schimbarea indexului de operare; ajustarea
automată a soldurilor iniţiale;
3) operarea registrului de casă prin: introducerea operaţiilor de registru de casă;
rapoarte registru de casă şi vizualizări; schimbarea indexului de operare; ajustarea
soldurilor iniţiale automat; preluarea chitanţelor în casă;

4) recepţii-intrări (inclusiv generarea documentelor primare aferente): recepţii

prin factură de la furnizori; recepţii prin aviz de însoţire furnizor; recepţii în
consignaţie de la populaţie; plusuri de inventar; recepţie prin factură la amănuntul
(pentru întreprinderile comerciale cu activitate mixtă); recepţii prin aviz la
amănuntul; generarea stocurilor la zi; schimbarea gestiunii de lucru; rapoarte şi
vizualizări de documente;
5) vânzări-ieşiri (inclusiv generarea documentelor primare aferente): vânzarea
prin factură; vânzarea prin aviz de expediţie; minusuri de inventar; predare
obiecte de inventar; factură retur la furnizor; retur marfă din consignaţie; minus
inventar la amănuntul (pentru întreprinderile comerciale cu activitate integrată);
bonuri de consum; generarea stocurilor la zi; schimbarea gestiunii de lucru;
rapoarte şi vizualizări de documente; w mijloace fixe-operaţiuni de evidenţă a
acestora.

(B) poate cuprinde:

1) operare stat de plată avans şi respectiv
lichidare;

2) iniţializarea statelor de plată;

3) rapoarte şi vizualizări de personal;

4) calculul salariului brut din net şi invers.

(C) poate cuprinde:

1) consultarea informativă a stocului disponibil; 2)
consultarea stocului şi negocierea comenzilor; 3)
centralizarea notelor de comandă în vederea
lotizării;
87
4) listarea centralizatoarelor notelor de comandă; 5)
editarea automată a avizelor de expediţie;
6) consultarea şi modificarea cantităţilor în box
palete;
7) listarea spaţiilor de depozitare libere;
8) preluarea recepţiilor şi actualizarea fişierelor.

Elementelor componente prezentate li se adaugă şi o listă a cataloagelor de sistem

ce pot fi elaborate, consultate şi totodată permanent reactualizate. Între acestea,
mai importante sunt:
1) cataloagele de conturi-cuprinzând planul general de conturi;
2) catalogul de tipuri de produse;
3) catalogul de tipuri de documente de intrare/ieşire;
4) catalogul de parteneri actuali şi potenţiali (inclusiv adresele acestora, utile
pentru corespondenţă);
5) catalogul de alte taxe pentru comerţ, servicii;
6) catalogul cu numerele de facturi privind vânzările;
7) catalogul de comisioane şi adaosuri comerciale practicate la vânzare;
8) catalog pe tipurile de operaţii prevăzute la extrasul de cont şi la
registrul de casă;
9) catalogul cu casele şi conturile contabile aferente; catalogul cu tabela de
personal etc
Lista principalelor documente tipizate utilizate în întreprinderile
comerciale
*Delegaţia pentru ridicarea mărfurilor şi ambalajelor
*Proces-verbal de deschidere a vagonului
*Proces-verbal preliminar (pentru sistarea recepţiei)
*Proces-verbal de diferenţe la recepţie
*Fişa de recepţie-calculaţie
*Nota de transfer
*Dispoziţie de livrare
*Avizul de însoţire a mărfii
*Factura
*Chitanţa
*Borderou de vânzare
*Jurnal pentru vânzări
*Jurnal pentru cumpărări
*Instrumente în operaţii de decontare cu partenerii
*Proces-verbal de scădere
*Referat privind diferenţele în distribuţie
*Proces-verbal de probe de laborator
88
*Proces-verbal pentru propuneri de casare
*Proces-verbal de clasare sau casare
*Proces-verbal de punctaj
*Bon colectiv de consum materiale
*Bilet de inventar

89