CARACTERISTICILE DELEGĂRII

Delegarea de succes înseamnă atribuirea unor sarcini clare persoanelor potrivite, punându-le la
dispoziție resursele și mijloacele necesare pentru atingerea unui scop bine definit.

Dar mai întâi să vedem când se impune să delegam? Un manager deleagă activități în principal
din două motive:

 Supraîncărcare – cu cât poziția de managament este mai sus într-o organizație, vine cu
atribuții mai multe și sarcini mai complexe. În această situație se impune delegarea
activităților repetitive, a acelora care nu aduc plusvaloare, către alte persoane. În felul
acesta îți faci timp pentru management strategic, pentru îmbunătățirea proceselor, pentru
people management etc.;
 Dezvoltarea subalternilor – delegarea responsabilităților arată încredere în capacitățile
subordonaților (fiind o modalitate de motivare), dar le și dezvoltă, adaugând noi sarcini
de realizat și implicând efort din partea managerului pentru instruire și monitorizare.

Dar nu toate activitățile pot fi delegate. Pot fi delegate activitățile repetitive (în care managerul
nu mai poate aduce nici un plus de valoare), sarcinile cu dead-line îndepartat (care permit
implicarea unui timp și efort din partea managerului pentru a dezvolta persoane din
departament), activități specializate (care nu sunt esențiale, dar cuprind o expertiză), activități tip
hobby (se deleagă anumitor persoane care au aratat un interes deosebit în acea arie).

În schimb, o serie de sarcini sunt specifice activității de management și nu ar trebui delegate:

planificarea strategică; evenimentele deosebite, oficiale, esențiale pentru viitorul organizației;
activități privind personalul (evaluarea performanțelor, motivarea lor etc.), intervenția în situații
de criză sau activități confidențiale. Dar, în afară de aceste activități specifice, un manager nu ar
trebui să delege sarcini doar pentru că nu îi plac sau sunt riscante, încercând să scape de ele.

Pentru a își îndeplini rolul de funcție de management, delegarea trebuie să urmeze anumiți pași
clari:

 Descrierea clară a sarcinii – asta înseamnă în primul rând stabilirea cerințelor și a

termenelor limită. Și pentru că managementul lucrează cu oameni, nu cu roboți, pentru a
ridica nivelul de implicare a acestora, managerul trebuie să le explice și motivația acelei
sarcini, înglobată în planurile pe termen lung ale organizației;
 Asigurarea mijloacelor și resurselor necesare – presupune acordarea resurselor (timp,
buget, oameni etc.) dar și a mijloacelor prin care le poate obține, prin stabilirea nivelului
de autoritate (trebuie să ceară aprobări pentru a cheltui din bugetul atribuit? Cum poate
dispune de oameni care nu sunt în departamentul lui? Poate semna contracte cu furnizori?
etc);
 Setarea standardelor de performanță – implică stabilirea nivelului așteptărilor cu
privire la cât de bine trebuie îndeplinite sarcinile, precum și criteriile pe baza cărora se
realizează această analiză;
 Realizarea unui plan – atunci când delegarea are și rolul de dezvoltare, realizarea
planului este mai amănunțită, cuprinzând etapele cheie, metodologii de realizare, analiza
eventualelor constrângeri și riscuri. În această etapă managerul care deleagă trebuie să fie
deschis la ideile subalternilor și să își înfrângă tendința de a impune. Când delegarea se
realizează către o echipă experimentată, cu rolul strict de îndeplinire a unei sarcini, planul
este doar schițat cu etapele cheie și termene;
 Monitorizarea – înseamnă urmărirea modului în care este îndeplinită sarcina.
Monitorizarea este o etapă foarte fină; făcută în exces poate duce la “dădăceală”, ceea ce
supraîncarcă managerul și frustrează subalternul, anulând rolurile delegării. Ignorarea
acestei etape duce la pasarea responsabilității către subalterni. De aceea, monitorizarea se
face pe etapele cheie din planul realizat la început;
 Evaluarea – orice rezultat final are nevoie de o analiză atât a outcome-ului cât și a
modului în care a fost obținut . În această etapă se identifică ce a mers bine (pentru a se
multiplica), ce trebuie îmbunătățit, se strâng inclusiv feedback-uri privind modul de
organizare a delegării și se oferă credit pentru succesul obținut.