Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
4. INTERFAŢA CU UTILIZATORUL
4.1. Funcţia Help
Funcţia de Help se
activează folosind butonul
Ajutor Excel, ,
afişat în colţul din dreapta-
sus al ferestrei de
document sau tasta F1.
Se va afişa o fereastră în
care, în zona de editare test
de lângă butonul
Căutare, vom tasta
cuvântul sau cuvintele-cheie pe care le căutăm, apoi vom folosi tasta Enter sau butonul
Căutare.
Sistemul va afişa o listă cu legături spre toate capitolele de Help care conţin textul
căutat.
Fereastra Ajutor Excel e o fereastră distinctă şi, de aceea, o putem minimiza sau,
dacă nu mai avem nevoie de ea, o vom închide ca pe orice fereastră.
Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat în orice altă fereastră.
5. TABELE
Un tabel dintr-o bază de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rânduri (numite
înregistrări sau articole) şi coloane (numite câmpuri).
Tabelele pot fi considerate, într-o oarecare măsură, analoage cu foile de calcul dintr-un
registru Excel iar baza de date analoagă cu întregul registru.
Câmpurile, împreună cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezintă structura
tabelului.
Câmp 1 Câmp 2 Câmp 3 ... Câmp n
Structura Nume Prenume Data_n ... Telefon
Articol 1
Articol 2
Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce orice
valoare în orice celulă, în Microsoft Access 2007 trebuie să specificăm de la început ce fel
de valori vom introduce în fiecare coloană, urmând ca acesta să interzică, ulterior,
introducerea valorilor de alt tip decât cel stabilit.
De exemplu, într-o coloană dintr-un tabel Word sau Excel puteam introduce o dată
calendaristică într-o celulă şi, în celula de dedesubt un text; în Access, odată stabilit tipul
dată calendaristică pentru acea coloană (câmp), nici una din „celulele“ din ea nu vor putea
conţine texte.
Această comportare se concretizează în conceptul de tip de dată.
4
Din păcate, la ştergerea unui articol, valoarea unui astfel de câmp nu se actualizează automat (ea nu
reprezintă numărul de articol decât la introducere). De exemplu, dacă un câmp are, în ordine, valorile 1, 2, 3
pentru primele trei articole şi se şterge articolul cu valoarea 2, valoarea 3 nu va deveni 2 (deşi valoarea 2,
ştearsă, nu se va mai atribui vreodată altui articol).
Access 2007 – Modul A – Pagina 8
9
Se foloseşte mai ales când numele câmpului este „codificat“ – de exemplu, un câmp care conţine un
nume de persoană se numeşte C04. În acest caz, la crearea ulterioară a unui raport/formular sau la afişarea
conţinutului tabelului, Access va folosi, în locul lui C04, numele specificat la Legendă ca etichetă pentru
câmp.
Access 2007 – Modul A – Pagina 11
Exemple:
Să se creeze tabelele PERSONAL şi FUNCŢII cu următoarele structuri:
PERSONAL FUNCŢII
Nume câmp Tip de date Lungime Nume câmp Tip de date Lungime
Nr crt AutoNumerotare Incremental Funcţia Număr Întreg lung
Marca Text 3 Denumire funcţie Text 15
CNP
Nume Text 15
Prenume Text 20
Data naşterii Dată/Oră
Data angajării Dată/Oră
Studii Da/Nu
Adresa Memo
Funcţia Număr Întreg lung
Salariul Număr Simplă precizie
poziţia dorită;10
Modificarea caracteristicilor unui câmp (tip/subtip de dată, lungime,
numărul de zecimale etc.) – folosim elementele de control din zona
Proprietăţi câmp (Field Properties).
La închiderea ferestrei de modificare a structurii, Microsoft Access 2007 ne întreabă
dacă dorim ca modificările efectuate să rămână valabile.
OBSERVAŢII
1. Sunt posibile orice modificări, cu condiţia să avem grijă la schimbarea
tipurilor de date (Microsoft Access 2007 încearcă să convertească valorile
existente la noul tip de date dar nu orice conversie e posibilă) şi la
scurtarea câmpurilor (cazuri în care, valorile existente ar putea fi
trunchiate).
2. Oricare ar fi modificările făcute, putem anula ultima operaţie folosind
EditAnulare... (EditUndo...) sau butonul dar numai imediat
după operaţia respectivă şi numai până la închiderea ferestrei de
proiectare.
5.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un câmp
La introducerea unei valori într-un câmp putem să interzicem tastarea de valori eronate
în acel câmp, impunând o regulă de validare. În general, regula de validare constă în
evaluarea unei expresii logice (a unei condiţii) impuse valorii introduse de utilizator în
câmp.
Operatorii de comparare folosiţi, de obicei, la crearea unei condiţii sunt:
= egal cu
>, < mai mare respectiv mai mic
<=, >= mai mare sau egal, respectiv mai mic sau
egal
<> diferit de
De exemplu, dacă dorim ca salariul persoanelor din tabel să fie mai mare de 5.000.000
ROL, condiţia impusă asupra câmpului Salariu va fi >5000000.
Pentru aceasta:
1. Deschidem fereastra de proiectare a tabelului.
2. Selectăm câmpul căruia vrem să-i stabilim condiţia de validare.
3. Dăm clic pe zona Regulă de validare (Validation Rule) din partea
inferioară a ferestrei şi folosim una din următoarele variante:
Tastăm direct condiţia dorită (în acest exemplu, >5000000) şi închidem
fereastra.
Folosim butonul din dreapta zonei Regulă de validare, ceea ce va
deschide dialogul Generator de
expresii (Expression Builder)
în care putem crea condiţia respectivă fie
prin tastare directă, fie folosind butoanele
10
De fapt, mutarea câmpului nu afectează cu nimic tabelul deoarece, ulterior, vom putea schimba
ordinea câmpurilor în ferestre, rapoarte, formulare etc.
Access 2007 – Modul A – Pagina 14
11
Valorile constante tip dată calendaristică trebuie specificate între caractere # (ca în #05/07/1964), cele
de tip text între ghilimele (ca în "Popescu") iar cele de tip Da/Nu ca -1 sau 0 (corespunzător lui Da respectiv
Nu).
Access 2007 – Modul A – Pagina 15
12
Această operaţie nu are nici un efect asupra lungimii cu care câmpurile au fost definite în tabel.
Access 2007 – Modul A – Pagina 16
următoarele opţiuni:
Orice parte din câmp (Any Part of the Field)
Câmpul întreg (Whole Field)
Început de câmp (Field Start)
La Căutare (Search) se stabileşte direcţia de căutare în raport cu poziţia
indicatorului de înregistrări: În sus (Up), În jos (Down), Toate (All).
dacă activăm Potrivire litere mari şi mici (Match Case),
Microsoft Access 2007 va ţine cont, la căutare, de diferenţa între litere mari şi
litere mici;
Declanşarea operaţiunii de căutare se face cu butonul Următorul (Find Next).
Putem folosi acest buton şi pentru continuarea căutării.
OBSERVAŢIE
Nu se pot face căutări pentru câmpuri de tip DA/NU.
Exemplu: Să se caute toate înregistrările pentru care
câmpul Funcţia are valoarea 2.
6.9. Filtre
Când lucrăm cu un tabel cu multe înregistrări, putem stabili un filtru prin care vom
obliga Microsoft Access 2007 să afişeze numai înregistrările care îndeplinesc o anumită
condiţie (de exemplu, dorim ca în tabelul afişat să apară numai înregistrările pentru care
prenumele este Nicolae).
Există mai multe tipuri de filtre:
Filtre care afişează numai înregistrările care, în câmpul curent, au valoarea
respectivă – se creează după plasarea cursorului într-un articol cu valoarea
respectivă, în acel câmp, folosind RecordsFilter by Selection sau
butonul Filter By Selection din bara de instrumente Baza de
15
Date. În fereastră vom vedea numai înregistrările pentru care e îndeplinită
condiţia.
Filtre care afişează numai înregistrările care în câmpul curent, au alte valori decât
cea curentă – se creează după plasarea cursorului într-un articol cu valoarea
respectivă, în acel câmp, folosind RecordsFilter Excluding
Selection.16 În fereastră vom vedea numai înregistrările pentru care nu e
îndeplinită condiţia.
Revenirea la afişarea tuturor înregistrărilor se face cu RecordsRemove
15
De exemplu, pentru a vedea numai înregistrările pentru care prenumele este Nicolae, vom da clic în
câmpul Prenume pe o astfel de înregistrare şi vom folosi butonul Filter By Selection. Atenţie: la
câmpurile de tip dată calendaristică, putem face filtrarea şi pentru zi, lună, an, cu condiţia să selectăm,
înainte, porţiunea respectivă din data calendaristică.
16
De exemplu, pentru a vedea înregistrările pentru care prenumele nu este Nicolae, vom da clic în
câmpul Prenume pe o astfel de înregistrare şi vom folosi butonul RecordsFilter Excluding
Selection.
Access 2007 – Modul A – Pagina 19
să fie creat un index cheie primară şi vom folosi butonul Primary Key
din bara Table Design.
OBSERVAŢIE
Dacă cheia primară e formată din mai multe câmpuri, selectarea lor se face
ţinând apăsată tasta Shift. În acest caz, simbolul de cheie va apărea lângă fiecare
câmp selectat.
17
Deşi crearea unor indecşi poate mări semnificativ viteza unor operaţii, existenţa multor indecşi pentru
o bază de date încetineşte viteza de lucru la adăugările şi modificările datelor, deoarece, pe lângă baza de
date, Microsoft Access trebuie să actualizeze şi indecşii.
Access 2007 – Modul A – Pagina 20
9. INTEROGĂRI
O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul sau
mai multe tabele a înregistrărilor care satisfac anumite criterii. 20 După crearea interogării,
ea poate fi executată ori de câte ori este nevoie, obţinând ca rezultat doar câmpurile dorite
şi/sau înregistrările care satisfac o anumită condiţie.
OBSERVAŢII
1. Dacă la interogare participă două sau mai multe tabele, în listele ascunse
de la Câmp Acces va prefixa numele fiecărui câmp cu numele tabelului din
care provine câmpul respectiv (de exemplu, personal.funcţia
înseamnă că se va afişa câmpul Funcţia din tabelul PERSONAL iar
functii.funcţia înseamnă că se va afişa câmpul Funcţia din tabelul
FUNCŢII).
2. Numele tabelului din care provine fiecare câmp este afişat pe linia Tabel
(Table).
3. Ordinea în care sunt alese câmpurile are importanţă, în sensul că va fi
ordinea în care vor fi afişate câmpurile în rezultatul interogării. Dacă
actuala ordine nu e cea dorită, putem muta câmpurile ca pe orice coloană
dintr-o fereastră de date.
Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date.
9.1.2. Testarea interogării
Se recomandă ca de oricâte ori facem o modificare asupra unei interogări să verificăm
dacă rezultatele sunt cele dorite.
Pentru aceasta putem folosi QueryRun sau butonul Run din bara de
21
Dacă, ulterior, vrem să mai adăugăm un tabel la interogare putem face acest lucru cu QueryShow
table sau cu butonul Show table după care, din dialogul afişat, alegem tabelul dorit. De
asemenea, dacă un tabel devine inutil într-o interogare, îl putem elimina selectându-l din subfereastra
superioară şi folosind QueryRemove Table sau tasta Delete.
Access 2007 – Modul A – Pagina 24
22
Atenţie! Un câmp de tip Text nu este considerat gol dacă conţine numai spaţii iar un câmp numeric
nu este gol dacă conţine valoarea 0.
Access 2007 – Modul A – Pagina 26
din condiţii, vom plasa o condiţie pe linia Criterii (Criteria) sub câmpul
corespunzător iar cealaltă pe linia Sau (Or) sub câmpul respectiv.
De exemplu, dacă dorim ca în rezultat să apară toate înregistrările pentru care
prenumele este Nicolae sau înregistrările pentru care funcţia este 2, vom plasa în linia
Criterii de la câmpul Nume condiţia Nume="Nicolae" iar în linia Sau de la câmpul
Funcţia condiţia Funcţia=2.
EXEMPLE
1. Să se creeze, folosind Generatorul de expresii, o interogare care să extragă
numai persoanele născute după 1 ianuarie 1960 şi la care codul de funcţie este
2. Pentru aceasta:
a. În fereastra de proiectare vom plasa cursorul în linia Criterii sub câmpul
Data nasterii şi vom folosi butonul Build din bara de instrumente. În
dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe
tabelul Personal, apoi, în lista de câmpuri, pe câmpul Data naşterii.
Vom tasta, apoi, în zona de expresie, >01/01/1960 şi vom confirma cu OK.
25
b. Vom plasa apoi cursorul în linia Criterii sub câmpul Funcţia şi vom
folosi butonul Build din bara de instrumente. În dialogul Generatorului de
expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi pe
câmpul Funcţia. Vom tasta, apoi, în zona de expresie, =2 şi vom confirma
cu OK.
La executarea interogării, vom observa că în rezultat sunt afişate numai
înregistrările care satisfac ambele condiţii specificate.
2. Să se creeze, folosind prima scrierea directă în fereastra de proiectare, o
interogare care să aibă ca rezultat articolele la care Funcţia este 1 sau Numele
este mai mare decât Radu.
a. În fereastra de interogare, sub câmpul Funcţia, scriem condiţia =1.
b. Sub câmpul Numele scriem condiţia >"Radu".
25
Datele calendaristice vor fi afişate, ulterior, la Criteria, între caractere diez (#).
Access 2007 – Modul A – Pagina 28
10.FORMULARE
Formularele reprezintă interfaţa
principală între utilizator şi o bază de
date Access 2007. Ele sunt obiecte
componente ale bazei de date care
permit introducerea şi modificarea
datelor într-o manieră mai atractivă
decât modul de afişare Datasheet View, discutat mai sus.
(Selected fields). Putem alege, pe rând, câmpuri din mai multe tabele,
legate prin relaţie în baza de date. Transferul câmpurilor între cele 2 liste se face
cu ajutorul butoanelor > , >> , < , <<. Pentru trecerea la pasul următor
vom folosi Next.
OBSERVAŢIE
Ordinea în care selectăm câmpurile este ordinea în care
vor fi ele afişate în formular.
3. Dacă am ales câmpuri din mai multe tabele, vom fi întrebaţi
care dorim să fie tabelul conducător în viitorul formular (dacă am
ales câmpuri atât din FUNCŢII cât şi din
PERSONAL, vom alege, de exemplu, prin
personal). Trecerea la dialogul următor se face cu
Next.
4. Ni se va cere să alegem modul de aşezare a
câmpurilor în formular, prin butoanele radio
alăturate. Cel mai frecvent utilizat este modul
Columnar (câmpurile aşezate unul sub altul).
Trecerea la dialogul următor se face cu Next.
5. Aici alegem stilul de afişare pentru formular.
Deşi există mai multe variante, se recomandă
alegerea variantei Standard. Trecerea la dialogul
următor se face cu Next.
6. În dialogul final vom specifica numele
formularului şi vom specifica dacă dorim să
deschidem formularul pentru a începe introducerea
şi/sau editarea datelor. La terminare, vom confirma
cu Finish, care va deschide formularul pentru
începerea afişării/introducerii datelor respectiv va
deschide generatorul de formulare pentru modificarea
formularului.
Exemplu: Să se creeze un formular care să
conţină câmpurile Nume, Prenume, CNP, Data naşterii,
Studii, Adresa, Salariu şi Funcţia din tabelul
PERSONAL şi câmpul Denumire funcţie din tabelul
FUNCŢII.
10.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul să aibă acces numai la
anumite înregistrări
Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la
toate înregistrările din tabelele selectate.
Dacă dorim să creăm un formular prin care să avem acces numai la anumite
Access 2007 – Modul A – Pagina 32
11. RAPOARTE
Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul sau
mai multe tabele, în general în scopul listării.
Ca şi la interogări şi la formulare, pentru crearea şi gestionarea rapoartelor există
butonul Rapoarte (Reports) în fereastra bazei de date care determină afişarea unei
liste cu rapoartele existente în baza de date.
lista din stânga sau selectând câmpul şi folosind butonul >. Deselectarea se
face cu butonul <.
Trecerea la dialogul următor se face cu Next.
4. În acest dialog putem stabili 1...4 criterii după
care dorim sortarea articolelor în cadrul unui
grup (ordinea de stabilire este importantă).
Pentru aceasta, din listele ascunse 1...4 alegem
câmpul care dorim să fie criteriu de sortare după
care, pentru fiecare, putem stabili ordinea în
care se face sortarea, folosind butonul
Ascending/Descending alăturat fiecărei
liste în parte.
Pentru fiecare câmp numeric selectat la pasul
1 putem alege, folosind butonul Summary
Options, dacă dorim să se calculeze o sumă
(Sum), o medie (Avg), o
valoare minimă (Min) sau
o valoare maximă (Max).
Locul unde vor apărea
fiecare din aceste valori
statistice se stabileşte prin
butoanele radio Detail
and Summary – valorile
se vor afişa atât în banda de detalii cât şi în banda de rezumat a raportului
respectiv Summary Only –
numai în banda de rezumat.
Trecerea la pasul următor se
face cu Next.
5. În acest dialog putem alege
modul de aşezare în pagină a
raportului (butoanele radio de la
Layout), orientarea hârtiei pe
care se va lista raportul
(Orientation) şi o eventuală
trunchiere a valorilor câmpurilor
astfel încât să încapă toate pe
lăţimea hârtiei (dacă este activat Adjust the field width so all
fields fit on a page, Microsoft Access 2007 va
trunchia unele câmpuri astfel încât toate să încapă pe
lăţimea hârtiei). Trecerea la pasul următor se face cu Next.
6. La acest penultim pas vom alege stilul de listare pentru
raport. Trecerea la pasul următor se face cu Next.
7. La ultimul pas vom putea stabili un titlu pentru raport şi
Access 2007 – Modul A – Pagina 35
(Design) din
bara de instrumente.
Access 2007 va
deschide fereastra
Constructorului de
rapoarte, în care vom
Access 2007 – Modul A – Pagina 36
26
În cazul tabelelor şi formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie să deschidem întâi obiectul.
Access 2007 – Modul A – Pagina 39
Cuprins
1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE................................1
1.1. Noţiunea de SGBD..................................................................................................1
2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007...............................2
3. PRIMII PAŞI ÎN LUCRUL CU BAZELE DE DATE........................................2
3.1. Deschiderea şi închiderea unei aplicaţii de baze de date (Microsoft
Access 2007)........................................................................................................................2
3.2. Crearea unei baze de date.......................................................................................2
3.3. Închiderea unei baze de date...................................................................................3
3.4. Deschiderea unei baze de date................................................................................3
4. UTILIZAREA FUNCŢIEI HELP.................................................................3
5. AFIŞAREA ŞI ASCUNDEREA BARELOR DE INSTRUMENTE......................4
6. TABELE (ENTITĂŢI)................................................................................4
6.1. Tipuri de date în Microsoft Access 2007.................................................................5
6.2. Crearea unui tabel...................................................................................................6
6.3. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr-un tabel........................8
6.4. Modificarea structurii unui tabel............................................................................9
6.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un câmp......................................................................10
6.5. Ştergerea unui tabel din baza de date....................................................................11
7. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE.......................11
7.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor şi liniilor...................................................12
7.2. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor..........................................................12
7.3. Blocarea unui câmp pe ecran................................................................................12
7.4. Ascunderea şi reafişarea câmpurilor.....................................................................13
7.5. Liniile de grilă şi culoarea de fond.......................................................................13
7.6. Modificarea parametrilor de font pentru câmpurile din fereastră........................13
7.7. Sortarea înregistrărilor din tabel..........................................................................13
7.8. Căutarea unei valori într-un tabel.........................................................................14
7.9. Filtre......................................................................................................................15
8. INDEXAREA UNUI TABEL......................................................................15
8.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index cheie primară................................16
8.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index normal...........................................16
9. RELAŢII ÎNTRE TABELELE DINTR-O BAZĂ DE DATE............................17
9.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unei relaţii între tabele....................................17
10. INTEROGĂRI..........................................................................................18
10.1. Crearea unei interogări.........................................................................................18
Access 2007 – Modul A – Pagina 40