Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
pentru fiecare nivel şi entitate organizatorică în parte, obiective care trebuie să se armonizeze
într-un sistem ce asigură funcţionarea eficientă a instituţiei sau firmei.
În stabilirea obiectivelor este important să se cunoască următoarele:
care sunt obiectivele globale stabilite pentru proiect în documentele de planificare şi în
documentele conexe;
care sunt obiectivele cheie în acest sector;
care este politica guvernamentală declarată pentru acest sector şi care sunt obiectivele
declarate ale guvernului.
Un obiectiv poate fi definit ca un deziderat care, în urma implementării proiectului, poate
fi realizat și, totodată, reprezintă un pas în atingerea scopului propus. Obiectivul proiectului
trebuie să fie atât de concret, încât măsura îndeplinirii sale să fie cuantificabilă. Un obiectiv este
o stare imaginată, viitoare, selectată și dorită conștient, care poate fi obținută printr-o secvență de
activități.
De multe ori se lucrează după principiul potrivit căruia, nedefinirea clară a obiectivelor
permite o abordare mai flexibila a problemelor. Atâta timp cât obiectivele nu sunt clar definite,
orice soluţie poate fi considerată corectă. Fiecare îşi imaginează însă altfel soluţia, după cum îl
avantajează şi astfel, cu siguranţă se va ajunge la diferenţe de opinie între beneficiar şi
realizatorul proiectului. Stabilirea obiectivelor este deseori anevoioasă, deoarece cei implicaţi în
derularea proiectului pot să aibă puncte de vedere diferite. Obiectivele se vor stabili împreună cu
cei implicaţi sau vizaţi, pentru ca ei să se poată ulterior identifica cu acestea şi pentru a depista
din timp eventualele piedici care stau în calea îndeplinirii obiectivelor.
Obiectivele trebuie să fie clar formulate, măsurabile şi verificabile. De aceea de cele mai
multe ori se formulează mai întâi obiectivele calitative, apoi cele cantitative. Pentru derularea cu
succes a unui proiect trebuie ca toţi cei implicaţi să înţeleagă şi să accepte atât obiectivele
organizaţiei, cât și cele concrete ale proiectului. Obiectivele organizaţiei şi cele de dezvoltare se
stabilesc de către conducerea instituţiei, ele constituind baza tuturor activităţilor şi acţiunilor
organizaţiei. Formularea obiectivelor proiectului se face împreună cu managerul de proiect şi
eventual cu membrii din echipa de proiect, pe baza specificaţiei proiectului. În cazul în care
proiectul se execută pentru un beneficiar, deci nu este un proiect intern, obiectivele trebuie să fie
formulate de către beneficiar sau, cel puţin, împreună cu acesta.
Problemele tipice care apar în definirea obiectivelor sunt:
obiectivele nu convin tuturor parţilor implicate;
obiectivele proiectului sunt prea rigide şi nu se pot adapta priorităţilor de schimbare;
nu există suficient timp pentru a defini clar, în totalitate, obiectivele;
3
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
4
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
personal mai numeros pot grăbi executarea unor sarcini, dar duc, de regulă, la costuri mai
ridicate. Cuantificarea costurilor presupuse de implementarea proiectului se face prin intermediul
bugetului.
În cadrul literaturii de specialitate funcţiei de planificare a bugetului i se atribuie
următoarele caracteristici:
a. bugetul cuantifică activităţi – adică le conferă valoare în bani;
b. bugetele dirijează cheltuielile astfel încât resursele să fie cheltuite numai pentru
activităţi care sprijină obiectivele proiectului;
c. bugetele identifică ce resurse sunt necesare şi când sunt solicitate;
d. bugetele permit examinarea obiectivelor şi activităţilor unui proiect din punct de
vedere al costului lor actual;
e. bugetele clarifică relaţia dintre cheltuielile directe necesare derulării proiectului şi
cheltuielile de susţinere sau administrative (chirie, personal de specialitate, etc.);
f. un buget realist şi actualizat permite evaluarea financiară a proiectului.
Sumele incluse în buget trebuie să reflecte realitatea, ele trebuie să fie adaptate
necesităţilor reale. De exemplu, în cazul salariilor acestea trebuie adaptate standardelor naţionale
– dacă activitatea nu necesită o specializare deosebită, un coodonator nu poate să primească
multiplul sumei medii la nivel naţional pentru această sumă.
Paşii care trebuie parcurşi în elaborarea unui buget pentru o cerere de finanţare sunt
următorii:
stabilirea perioadei de lucru pentru fiecare etapă şi pentru proiectul în ansamblu;
realizarea estimărilor pentru toate costurile;
estimarea valorii cheltuielilor;
estimarea veniturilor;
justificarea cheltuielilor – prin intermediu bugetului narativ.
5
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
6
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
realizeze respectivul proiect, care sunt ipotezele cheie, cum vor fi monitorizate şi evaluate out-
put-urile şi impactul. Matricea cadru logic constituie punctul de plecare în dezvoltarea altor
instrumente ca: bugetul detaliat; alocarea responsabilităţilor; planul de implementare; planul de
monitorizare.
Matricea Logică este deci principalul element de lucru care sumarizează aspectele
esenţiale din design-ul proiectului, cu ajutorul a patru coloane şi patru sau mai multe linii. Este o
matrice de 4 x 4 care leagă şi sintetizează elementele cheie ale proiectului şi relaţiile dintre ele:
7
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
8
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
Matricea cadru logic este o metodă de prezentare a conținutului unui proiect într-un mod
în care este posibilă stabilirea logică și sistematică a obiectivelor proiectului. Matricea cadru
logic se elaborează în faza de pregătire a proiectului (chiar înaintea conceperii lui), dar este
utilizată și joacă un rol important și în toate celelalte faze ale proiectului (inclusiv în
implementare și evaluare).
9
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
1
Mocanu, Maria, Schuster, Carmen – Managementul proiectelor – Calea spre creşterea competivităţii, Editura ALL
BECK, Bucureşti, 2001.
10
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
proiect este acela de coordonare a echipei de proiect în vederea realizării activităţilor prevăzute,
printr-o implicare directă şi o evaluare continuă.
6.2.2. Managementul financiar
O altă componentă a activităţii managerului de proiect constă din managementul
financiar folosit în perioada implementării. Şi aici activitatea începe din momentul elaborării
proiectului când se stabileşte necesarul şi disponibilul de resurse. Prin resurse necesare ne
referim atât la cele care vor fi atrase prin proiect, cât şi la contribuţia proprie a solicitantului în
vreme ce prin disponibil de resurse înţelegem contribuţia locală a solicitantului, adică acele
resurse pe care acesta le poate pune la dispoziţia proiectului. Este obligatoriu ca managerul de
proiect să cunoască modul de alocare al resurselor. De exemplu, este ştiut că, în cazul
finanţărilor primite de la organisme internaţionale din fondurile nerambursabile, finanţarea
primită este disponibilă în mai multe tranşe. Este posibil ca ultima tranşă de finanţare care
reprezintă aproximativ 10-15% din cea acordată să devină disponibilă abia după decontarea
integrală a proiectului. În cazul unei asemenea situaţii managerul de proiect trebuie să cunoască
situaţia de la început şi să ştie modalităţile prin care poate avansa această sumă.
Un alt exemplu este plata TVA-lui din finanţările obţinute. Foarte mulţi finanţatori, de
fapt, majoritatea acestora, nu acceptă TVA-ul ca şi o cheltuială eligibilă. În acest caz
managerului de proiect îi rămân două posibilităţi:
prima este obţinerea cotei 0 de TVA;
a doua este plătirea în avans a acestei taxe şi recuperarea ulterioară.
Fără o previziune exactă a acestor costuri se pot întâmpla situaţii neplăcute cum ar fi
imposibilitatea de a finaliza proiectul. Primul pas în asigurarea managementului financiar de
succes este participarea coordonatorului de proiect la elaborarea bugetului sau cunoaşterea foarte
bine a acestuia. Următorul pas este reprezentat de cunoaşterea cu exactitate a procedurilor
financiare aplicate de către finanţator. Un alt aspect pe care coordonatorii de proiect trebuie să îl
trateze cu seriozitate este cointeresarea financiară a echipei de proiect, beneficiile materiale ale
echipei de proiect trebuie adaptate în funcţie de resursele avute în cadrul proiectului.
Primul pas în asigurarea managementului financiar de succes este participarea
coordonatorului de proiect la elaborarea bugetului sau cunoaşterea foarte bine a acestuia.
Următorul pas este reprezentat de cunoaşterea cu exactitate a procedurilor financiare
aplicate de către finanţator. Un alt aspect pe care coordonatorii de proiect trebuie să îl trateze cu
seriozitate, este cointeresarea financiară a echipei de proiect. Beneficiile materiale ale echipei de
proiect trebuie adaptate în funcţie de resursele avute în cadrul proiectului.
11
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
2
Adrian Bădila, - Managementul de proiect şi elaborarea cererilor de finanţare
12
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
13
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
motivaţi să lucreze din greu pentru realizarea proiectului. Una din cele mai des folosite structuri
organizaţionale este cea matriceală. Organizarea matriceală permite utilizarea cât mai optimă a
resurselor umane într-o instituţie/companie. Totuşi una din dificultăţile acestui tip de organizare
îl constituie faptul că membrii echipei pot să lucreze într-un proiect şi să raporteze realizările la
persoane din afara acestuia (din punct de vedere al ierarhiei organizaţionale şi a distribuţiei
resurselor umane). Acesta înseamnă că este mai dificilă obţinerea resurselor pentru realizarea
lucrurilor care sunt planificate, şi uneori există tendinţa normală ca membrii echipei să urmeze
mai degrabă instrucţiunile managerilor funcţionali decât pe cele ale managerului de proiect.
Echipa implicată într-un proiect trebuie să fie capabilă să ia decizii de ordin
organizaţional şi financiar şi, în acelaşi timp, să insufle un sentiment de energie şi încredere în
cadrul proiectului, fiind astfel extrem de importantă în dezvoltarea proiectului. Unul dintre
elementele cheie ale muncii în echipă este cooperarea eficientă. Majoritatea problemelor apărute
în cadrul procesului de cooperare se referă la aspectele de ordin relaţional şi pragmatic (practic).
Cei patru poli ai cooperării vizează: individul, echipa, structura și obiectivele.
Pentru ca o echipă să aibă succes şi să fie eficientă trebuie ca aceşti patru poli să fie în
echilibru. Un model de succes de muncă în echipă presupune existenţa trinomului produs –
procedeu – oameni. Acest trinom simbolizează faptul că, pentru a fi eficientă, o echipă are
nevoie de existenţa unui echilibru între produse, procedee şi oamenii din cadrul ei. O prea mare
atenţie acordată procedeelor sau existenţa unor reguli prea stricte vor îngrădi creativitatea şi
14
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
15
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
16
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
17
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
18
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
Tabelul 6.1. Grafic GANT de planificare a activităţilor proiectului (model demonstrativ) - (luna
„0” se consideră de pregătire a activităţilor proiectului care va începe efectiv cu luna „1”)
SP 1 AN 1 AN 2
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Act.
1.1
Act.
1.2
Act.
1.3
Act.
1.4
SP 2
Act.
2.1
Act.
2.2
Act.
2.3
Act.
2.4
Act.
2.5
Act.
2.6
Act.2.7
SP 3
Act.
3.1
Act.
3.2
Act.
3.3
Act.
3.4
Act.
3.5
Act.
3.6
Act.
3.7
Act.
3.8
SP 4
Act.
4.1
Act.
4.2
Act.
4.2
Act.
4.2
SP 5
Act.
5.1
Act.
5.2
Act.
5.3
Act.
5.4
Act.
5.5
Act.
5.6
Act.
5.7
SP 6
19
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
Tabelul 6.2. Grafic GANT realizat cu Microsoft Project Management sau PRIMAVERA Project Management (model demonstrativ)
20
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
21
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
Indicatorii de
performanţă Surse şi mijloace
Operaţia logică Ipoteze
verificabili în mod de verificare
obiectiv
Care este poziţia
obiectivelor proiectului
Care este obiectivul Care sunt indicatorii Care sunt sursele de
Obiective faţă de mediul strategic al
general la care va cheie pentru informare pentru
generale proiectului? Consorţiul
contribui proiectul? obiectivul general? aceşti indicatori?
proiectului poate realiza
obiectivele propuse?
Care sunt factorii şi
Care sunt indicatorii Care sunt sursele de
condiţiile care nu sunt
cantitativi şi calitativi informare existente
direct controlate de
Care este obiectivul care indică dacă şi în sau care pot fi
Scopul proiect, dar care sunt
specifice pe care le ce măsură obiectivele adunate? Care sunt
proiectului necesare pentru realizarea
va realiza proiectul? specifice ale metodele necesare
acestor obiective? Care
proiectului sunt pentru obţinerea
sunt riscurile care trebuie
realizate? acestor informaţii
luate în considerare?
Care sunt rezultatele
concrete prin care se
vizează atingerea
Care sunt factorii externi
obiectivelor Care sunt indicatorii
şi ce condiţii trebuie
specifice? Care sunt care măsoară dacă şi Care sunt sursele de
Rezultate îndeplinite pentru a
efectele şi beneficiile în ce măsură proiectul informare pentru
preconizate obţine rezultate
preconizate ale atinge rezultatele şi ace;ti indicatori?
preconizate conform
proiectului? Ce efectele preconizate?
planificării proiectului?
îmbunătăţiri şi
modificări va
produce proiectul?
Care sunt mijloacele Care sunt condiţiile
necesare pentru solicitate înainte de
Care sunt activităţile
implementarea începerea proiectului? Ce
cheie care vor fi Care sunt sursele de
acestor activităţi (ex. condiţii, aflate în afara
derulate şi în ce informare cu privire
Activităţi personal, echipament, controlului direct al
succesiune pentru a la derularea
perfecţionare, studii, proiectului, trebuie
produce rezultatele proiectului?
aprovizionări, îndeplinite pentru
preconizate?
facilităţi operaţionale implementarea
etc.) activităţilor planificate?
22
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
23
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
24
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
25
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
26
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
27
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
repartiţia valorii adăugate asupra mai multor parteneri (concentrarea acesteia de către
un singur partener ridică nivelul de risc);
eficacitate organizatonică ce permite o împărţire a riscunilor, o limitare a incertitudinii
şi reducerca timpului;
întărirea de către fiecare partener a capacităţii sale de riposta în faţa concurenţei;
Proiectele internaţionale asociază diferiţi producători, producători şi distribuitori sau
producători şi utilizatori, stimulează exigenţa privind calitatea creând legături strânse între toţi
cei care participă la crearea bunăstării sociale. Altfel spus, managementul proiectelor
internaţionale, exploatând facilităţile de comunicaţie şi de stabilire a acordurilor, permite să se
realizeze mai mult şi mai bine cu mai mulţi şi nu singur.
28
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
proiectării, trecând prin aprovizionare cu materii prime şi energie şi, în continuare, prin etapele
producţiei, distribuţiei, utilizării şi post-utilizării, etapă în care trebuie asigurată reutilizarea sau
reintegrarea lui în natură.
Cu prilejul analizei ciclului de viaţă pot fi luate în considerare următoarele elemente, în
fiecare din etapele acestui ciclu:
contribuţia la efectul de seră;
impactul asupra stratului de ozon;
contribuţia la ploile acide (prin emisii de so 2);
utilizarea apei, poluarea apei din pânzele freatice, ape reziduale, impactul asupra
canalizării, sisteme de tratare, apa de răcire;
consumul de energie (electrică, gaze, petrol etc.);
poluarea aerului, gaze toxice;
degradarea peisajului, eroziunea solului, degradarea pădurilor;
zgomot, vibraţii;
praf şi particule;
explozii, deversări, deşeuri solide, deşeuru periculoase.
În urma tuturor celor prezentate, putem evidenția mai multe modalități de proiectare de
noi servicii pe baza unui proiect încheiat.
Tabelul 6.5. Modalități de proiectare de noi servicii pe baza unui proiect încheiat.
Realizatorul Proiectarea unui nou
Oferta de produs
proiectului serviciu
Universitate Organizare de cursuri, seminarii O nouă specializare
Spital Consultaţii operaţii, tratament, terapie Noi metode de consultanţă
Noi metode de consultanţă, de
exemplu implementarea unui
Consultanţă de Organizare, consultanţă în resurse umane, sistem de management al
afaceri şcolarizare calităţii / sistem de
management al mediului
înconjurător
Credite, depozite, plăţi, hârtii de valoare, Activităţi bancare folosind
Bancă
afaceri de comerţ exterior, administrarea Internetul
29
Note de Curs - Conducere şi gestionare de proiecte
30