Norme arhivistice de organizare a documentelor din fondurile personale şi familiale

Piesele documentare care intră în structura fondurilor personale şi familiale au fost

create în epoci diferite, începâ nd din Evul mediu, continuâ nd cu perioada modernă pâ nă în
epoca contemporană . Indiferent de anul emiterii acestora, de limitele istorice sau politice,
fondarea documentelor trebuie să aibă la bază principiul respectului faţă de creatorul
acestora.
Organizarea documentelor în funcţie de apartenenţa acestora la un anume creator este
una dintre cele mai utilizate tipuri de clasificare atâ t în arhivistica româ nească , câ t şi în cea
internaţională , ea putâ nd fi apreciată şi ca o clasificare după conţinut, caracteristică oferită
chiar de structura arhivelor personale şi familiale, care grupează documentele şi pe criteriul
conţinutului acestora.
După cum am vă zut, arhivele personale şi familiale au fost create de persoane şi familii
diverse, în epoci istorice diferite şi au intrat în depozitele Arhivelor Naţionale, de asemenea, la
intervale de timp diferite. În general, astfel de arhive nu se mai pă strează astă zi potrivit
sistemelor de ordonare utilizate de creator (cu excepţia celor create în Transilvania), după
intrarea lor în depozitele Arhivelor Naţionale, documentele fondurilor familiale şi personale
fiind în mare parte supuse ordonă rii şi inventarierii pe baza principiilor arhivistice moderne,
menţinâ ndu-se în forma iniţială doar cele care au intrat astfel în circuitul ştiinţific.
În Arhivele Naţionale, preocupă rile pentru organizarea fondurilor personale şi
familiale, potrivit unor metodologii speciale, sunt destul de recente. Acestea apar în anul 1959
şi s-au concretizat în publicarea şi aplicarea Instrucţiunilor pentru ordonarea, inventarierea şi
expertiza materialelor documentare din depozitele Arhivelor Statului, din anul 1965, care la
capitolul IV tratează şi problema ordonă rii şi inventarierii fondurilor personale şi familiale.
Metodologia de prelucrare a documentelor clasate în acest tip de fonduri a fost reluată
în Normele tehnice privind desfăşurarea activităţii în Arhive elaborate de specialiştii instituţiei
în anii 1976, 1984 şi 1996. În principiu, acestea au ră mas stabile şi nu au impus modifică ri
majore la capitolul privind ordonarea şi inventarierea fondurilor personale şi familiale, fapt ce
a determinat aplicarea unei metode unitare de tratare şi prelucrare arhivistică a unor astfel de
arhive, Normele tehnice fiind acceptate ca standard de lucru.
Spre deosebire de arhivele create de instituţii pentru care, în general, s-a folosit ca
schemă de ordonare a documentelor însă şi structura respectivei instituţii, pentru arhivele
personale şi familiale stabilirea locului unei piese documentare este un proces mai complex.

1
 Schemele de ordonare propuse prin Normele tehnice, pentru asemenea fonduri, trebuie
aplicate flexibil, ţinâ ndu-se cont de mai multe elemente, cum ar fi cantitatea documentelor,
conţinutul acestora şi încadrarea lor în grupele prestabilite, tendinţa de a folosi sisteme de
cotare mai simple, care să determine circulaţia rapidă a documentelor din depozite la să lile de
studiu şi, nu în ultimul râ nd, de necesitatea aplică rii informaticii în practica arhivistică .
Fondurile personale se ordonează astă zi în Arhivele Naţionale avâ ndu-se în vedere
elementele urmă toarei scheme generale:
a. Documente personale ale creatorului de fond, precum: actele de stare civilă , de studii,
diplomele nobiliare, actele de numire în diferite funcţii, actele donaţionale,
testamentele, actele proceselor (altele decâ t cele de proprietate), genealogiile,
invitaţiile la congrese şi conferinţe, manifestă ri politice, ştiinţifice, culturale, artistice,
banchete, programele diferitelor manifestă ri, necrologuri, albume de amintiri etc.;
b. Documente rezultate din îndeplinirea de că tre creatorul fondului a unor funcţii de
ră spundere sau misiuni în stat, din activitatea desfă şurată în viaţa politică , militară ,
socială , economică , ştiinţifică , culturală , artistică , de cult etc., respectiv documente
provenite din fondurile unor instituţii sau asociaţii, care nu pot fi integrate la fondurile
respective;
c. Documente originale şi copii rezultate din administrarea şi punerea în valoare a
posesiunilor şi cele referitoare la evoluţia lor, ca: acte de proprietate, acte de vâ nzare-
cumpă rare, de moştenire, de arendare, de ză logire, de ipotecare, procesele de
succesiune şi de proprietate, de administrare a averii, inventarele de bunuri mobile şi
imobile, registre de socoteli, conscripţii, catagrafii, urbarii, recensă minte, hotă rnicii,
regulamente de organizare a domeniilor, dă rile de seamă ale administratorilor,
procese-verbale de inspecţie ale posesiunilor, acte privind drepturile şi obligaţiile
ţă ranilor şi ale personalului angajat, copiile documentelor emise de locurile de
adeverire şi de alte instituţii care deţin sau au deţinut originalele etc. Dacă pentru
moşii sau domenii există un numă r mare de documente, acestea se pot grupa separat,
în ordine alfabetică şi cronologică ;
d. Manuscrise şi copii ale lucră rilor ştiinţifice, literare şi artistice ale creatorului de fond
sau ale altor persoane; în cadrul acestei grupe se ordonează şi jurnalele, memoriile,
carnetele cu însemnă ri etc.;
e. Corespondenţa personală cuprinde: scrisorile primite de creatorul de fond de la
diverse persoane sau organizaţii (cu excepţia celor încadrate la punctele b. şi c.),
inclusiv plicurile cu valoare artistică şi cele cu timbre de deosebită valoare, precum şi

2
 conceptele scrisorilor trimise de creator şi registrele de concepte. Corespondenţa
primită de creatorul de fond se clasează alfabetic, după numele emitenţilor, iar cea
expediată de creatorul de fond se ordonează alfabetic pe destinatari şi în cadrul
acestora în ordine cronologică . Anexele scrisorilor – fotografii, acte etc. – nu se separă
de acestea;
f. Documente despre creatorul de fond: articole, note, memorii, monografii, studii privind
viaţa şi activitatea, precum şi recenzii la lucră rile acestuia;
g. Instrumente contemporane de evidenţă : registre de intrare-ieşire, inventare etc.;
h. Documente ale unor persoane şi familii, altele decâ t creatorul de fond sau familia
acestuia sau ale unor instituţii sau asociaţii;
i. Lucră ri artistice şi reproduceri după operele de artă ca: desene, stampe, gravuri,
diferite reproduceri etc.; tot în această grupă se ordonează şi că rţile poştale ilustrate
care nu sunt cuprinse în corespondenţa altei grupe;
j. Documentele fotografice (plă ci şi filme fotografice, diapozitive, fotografii, precum şi
albume), altele decâ t cele prevă zute la litera e, se includ la colecţia de documente
fotografice. Lista documentelor care se trec la colecţia documente fotografice se
depune la grupa de la litera k.;
k. Evidenţele documentelor care se ordonează la colecţii.

În mod obişnuit la ordonarea şi inventarierea documentelor din fondurile familiale se

aplică urmă toarele principii:
- La începutul fondului se vor ordona documentele referitoare la întreaga familie:
privilegiile şi înscrisurile din care decurg drepturile familiale, protocoale de şedinţe
familiale, actele de proprietate rezultate din administrarea bunurilor în indiviziune,
genealogiile şi actele proceselor susţinute de familie, care vor fi ordonate pe
procese, cronologic;
- Documentele membrilor familiei se vor ordona separat pentru fiecare persoană ,
conform metodei şi schemei utilizate la fondurile personale.