Manual

Charisma Online pentru Angajat /Manager

Contents
I.Autentificare............................................................................................................................1
II.Meniuri..................................................................................................................................2
1. Charisma Online - Meniul Home...................................................................................2
1.1. Meniul Lista cu anunturi................................................................................................2
1.2 Meniul Datele mele – Date Personale.............................................................................2
III.Meniul Fluxuri –..................................................................................................................3
2.1 Declaratie de Etica...........................................................................................................3
IV.Format declaratie.................................................................................................................9
V.Rapoarte...............................................................................................................................12
VI. Iesire din aplicatie (Logout)................................................................................................12

I.Autentificare
Pentru a putea intra in CharismaHCMPortal, se completeaza campurile Utilizator si Parola din pagina
de autentificare: http://pontaj/charismaonline.
Accesarea se va face din Google Chrome.

Logarea in CharismaHCMPortal se va face utilizand:

- userul: nume1.nume2.prenume1.prenume2.prenume3 (exact ca in actul de identitate) si
- parola de conectare ultimele 4 cifre din CNP.

Se poate selecta limba in care se vor afisa informatiile. Dupa completarea acestor campuri se executa
click pe butonul Login. O masura de securitate a CharismaHCMPortal prevede necesitatea unei noi
autentificari dupa o perioada de neutilizare de 30 de minute. Astfel, daca in decursul acestui interval
de timp aplicatia nu este folosita, la reluarea utilizarii (ex: in momentul in care se face click pe o
optiune) utilizatorul va fi trimis in pagina de autentificare, unde va fi nevoit sa reintroduca parola,
userul fiind cel folosit la autentificarea anterioara sau sa recompleteze campurile Utilizator si Parola
si sa execute click pe butonul Login.

1
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

In cazul autentificarii cu succes, in cadrul aplicatiei numele utilizatorului va fi afisat in coltul din dreapta
sus al ecranului.

Logarea in CharismaHCMPortal va permite accesarea versiunii in limba romana, atunci cand Limba
selecatata este RO – Romanian, sau engleza atunci cand Limba selectata este US – English.

Dupa autentificare (introducere user si parola), utilizatorul este trimis in Pagina principala, pagina cu
modulele pe care userul are dreptul sa le acceseze.

II.Meniuri

1. Charisma Online - Meniul Home

2
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

1.1. Meniul Lista cu anunturi

In pagina Datele mele - Lista cu anunturi, se pot vedea diverse informatii ce se doreste a fi
transmise in catre angajati prin CharismaOnline. Spre exemplu din acest meniu se pot descarca
manualele de utilizare ale aplicatiei pentru fiecare tip de user ce va accesa aplicatia.

1.2 Meniul Datele mele – Date Personale

Selectand optiunea Datele mele - Datele personale din meniul principal utilizatorul poate doar
vizualiza datele angajatului asociat userului conectat in CharismaOnline.
In cadrul meniului Datele mele, utilizatorul isi poate accesa datele proprii, grupate pe tipuri de date:
date personale, functie, departament, locatie, etc.

III.Meniul Fluxuri –

2.1 Declaratie de Etica

Completarea Declaratiei de Etica poate fi fi facuta accesand meniul Fluxuri – Declaratie de etica

3
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

In partea de sus a acestui nou ecran exista o serie de filtre care ajuta utilizatorul sa caute pentru a
accesa mai usor o declaratie din acest flux.
In tabul Stare curenta, se pot vedea starile in care se afla cererile acestui flux: Initiata, In aprobare
manager, Aprobata, Escaladata sau Anulata.
In tabul Tip inregistare afisate se pot vedea cecerile In asteptare, Active, Inactive sau Toate cererile.
La initializarea unui flux, fiecare angajat pentru care se face acest lucru, va primi o notificare pe mail
cu urmatorul mesaj
“Draga coleg,
A fost generat formularul pentru declaratia de etica aferenta anului current.
Va rugam accesati formularul, completati-l si ulterior trimiteti-l catre managerul direct spre
aprobare.
Formularul trebuie completat si trimis catre manager pana la data de yyyy.mm.dd
Multumesc
Echipa Resurse Umane”
Angajatul trebuie sa intre pe inregistarea declaratiei aflata in starea Initiata si sa o completeze.
Cererea poate fi deschisa apeland butonul din partea dreapta jos a ecranului de mai sus numit
Editeaza sau dublu clik pe inregistarea de flux.
In acest moment se va deschide un alt ecran in care se vor afisa:
1. Numele si Prenumele Angajatului
2. Functia Interna a Angajatului
3. Departamentul Angajatului
4. Personal Area a Angajatului
5. Nivel HAY/INJEP
6. Data Angajarii
7. Data ocuparii pozitiei actuale
8. Nume si Prenumele Managerului,
9. Functia Interna Managerului
10. Departamentul managerului
11. Personal Area a Managerului

4
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

Ecranul fluxului va avea 6 zone editabile, primele 4 pentru userul Angajat, cea a cincea si a sasea
doar pentru Aprobatorul fluxului(Manager). In fiecare zona va exista dupa caz un tabel in care se vor
putea introduce texte sau checkbox pentru a putea fi bifate:

Zona 1
Declararea potentialelor conflicte de interese:

Apasand pe butonul Adauga se pot insera linii in care se pot completa date. Tabelul are urmatoarele

coloane: Numele si prenumele (membrului de familie/ partenerului), Tipul de relatie cu angajatul,

Numele companiei, Pozitia/ Interesul, Tipul de interes

Zona 2
Declaratie privind rudenia/ alt tip de relatie personala cu alt angajat din alt departament din
companie:

5
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

Tabelul va avea posibilitatea insera linii pe parcursul completarii lor. Tabelul are urmatoarele coloane
Numele si prenumele; Tipul de relatie cu angajatul; Pozitia/ Interesul; Tipul de interes

Zona 3
Este zona in care se gasesc 2 checkbox care nu pot fi bifate concomitent.
 Declar ca nu am nici un grad de rudenie/ afinitate cu un alt/-i angajat/-i din cadrul URSUS Breweries
sau compania Asahi Breweries Europe Ltd.
 Declar gradul de rudenie/ afinitate/ relatie de parteneriat civil cu un alt/-i angajat/-i din cadrul
URSUS Breweries sau compania Asahi Breweries Europe Ltd.:

Daca se bifeaza a doua posibilitate, se va putea edita in tabelul ce se va afisa mai jos, informatiile
necesare. Tabelul are urmatoarele coloane: Numele angajatului cu care exista grad de rudenie/
afinitate/ parteneriat civil; Tip de Rudenie/Afinitate; Departament; Locatie; Pozitie; Managerul
angajatului

Zona 4
Pentru a putea parcurge mai departe declaratia, trebuie avute in vedere actiunile solicitate si bifarea
celor 2 checkbox.

 Declar ca am citit materialul explicativ dedicat politicii de etica

 Declar ca am efectuat testul specific zonei de etica.

Angajatul are posibilitatea Salvarii datelor in orice moment al completarii lor.

Cand a finalizat de introdus toate informatiile, poate trimite fluxul la aprobare catre Manager apasand
pe butonul Trimis la Aprobare.
In acest moment Managerul va primi o notificare pe mail prin care este anuntat ca un membru al
echipei sale a completat Declaratia de Etica si a trimis-o catre aprobare.

“Draga coleg,

Ati primit o cerere pentru Declaratia de conformitate cu Politica de Etica din partea angajatului NumeAngajat
Va rugam accesati linkul http://pontal/charismaonline si aprobati sau respingeti fluxul.

Multumesc,
Echipa Resurse Umane
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Dear colleague,

6
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

You have received Declaration of compliance with Ethics Policy from employee NumeAngajat

Please access the link http://pontal/charismaonline and approve or reject the flow.

Thank you,
Human Resources Team”

Zona 5 si Zona 6 vor fi disponibile pentru editare numai Managerului care are rol de Aprobator in
flux.
Zona 5

Tabelul Masuri de control are avea urmatoarele coloane; Masuri de control; Responsabil /(nume &
prenume); Data finalizare (dd/ mm/ yyyy)
.
Zona 6
Alte informatii
Aceasta zona va fi disponibila pentru editare numai actorului Aprobator din flux si managerul va putea
introduce un mesaj adresat angajatului.
Managerul va mai avea posibilitatea de asemenea de a completa un camp cu data cand ar dori sa
programeze o discutie cu angajatul in situatia respingerii fluxului.
De asemenea Managerul are posibilitatea salvarii datelor introduse in orice moment.
Managerul poate aproba fluxul apand pe butonul Aproba si ulteriori Angajatul va primi o notificare pe
mail:
“Draga NumeAngajat

Declaratia de conformitate cu Politica de Etica a fost aprobata de catre managerul tau.  

Multumesc,
Echipa Resurse Umane
---------------------------------------------------
Dear NumeAngajat

Your Declaration of compliance with Ethics Policy was approved by your manager.

Thank you,
Human Resources Team”

Managerul poate respinge declaratia completata de subaltern,. In acest caz Angajatul va primi
urmatoarea notificare:
“Draga NumeAngajat

7
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

Declaratia de conformitate cu Politica de Etica a fost respinsa de catre managerul tau. 

Va rugam sa accesati linkul http://pontal/charismaonline si sa refaceti declaratia. 

Multumesc,
Echipa Resurse Umane
---------------------------------------------------------------------------
Dear NumeAngajat

Your Declaration of compliance with Ethics Policy was rejected by your manager.
Please access the link http://pontal/charismaonline and redo the statement.

Thank you,
Human Resources Team”

In aceasta situatia Angajatul are obligatia de a revizui datele introduse in declaratie si apoi de a o
trimite din nou la aprobare catre Manager.
In orice flux aflat in starea Aprobat se va gasi un formular conform modelului agreat de companie sub
forma unui fisier pdf care va putea fi printat de catre orice actor din flux.

Escaladare flux:
Daca dupa aprobare, daca se doreste a se reveni, din diverse motive, asupra infomatiilor din flux si nu
a deschide o noua sesiune nominala, Aprobatorul (Managerul) poate initia o actiune de Escaladare
pentru Redeschiderea fluxului.
Fluxul isi va schimba starea din Aprobat in Escaladat. In acest pas fluxul va merge catre HR BP.
Managerul va trebui sa completeze intr-un camp text, motivul revenirii asupra celor initial agreate.
In acest moment HRBP care are rolul de Supervizor pentru acest angajat va primi o notificare cu
textul:
“Draga coleg,
Declaratia de conformitate cu Politica de Etica a angajatului NumeAngajat fost escaladata de catre
managerul NumeManager
Va rugam sa accesati linkul http://pontal/charismaonline si aprobati sau sa respingeti cererea.

Multumesc,
Echipa Resurse Umane
--------------------------------------------------------------------------------------------
Dear colleague,
Declaration of compliance with Ethics Policy NumeAngajat was escalated by its manager NumeManager
Please visit the http://pontal/charismaonline link and approve or reject the request.

Thank you,
Human Resources Team”

De asemenea Angajatul va primi o notificare cu textul

Draga NumeAngajat

Declaratia de conformitate cu Politica de Etica a fost escaladata de catre managerul tau NumeManager
catre HRBP. 

Multumesc
Echipa Resurse Umane
--------------------------------------------------------------------
Dear NumeAngajat

Your Declaration of compliance with Ethics Policy has been escalated by your manager NumeManager to
HRBP.

Thank you

8
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

Human Resources Team

Daca HRBP Aproba cererea de Escaladare fluxul va trece in starea Initiat, astfel angajatul si
managerul poate relua fluxul de la capat.
Angajatul va primi o notificare cu textul
“Draga NumeAngajat
Declaratia de conformitate cu Politica de Etica a fost escaladata de catre managerul tau NumeManager
catre HRBP. 

Multumesc
Echipa Resurse Umane
--------------------------------------------------------------------
Dear NumeAngajat,

Your Declaration of compliance with Ethics Policy has been escalated by your manager NumeManager to
HRBP.

Thank you
Human Resources Team”

Daca HRBP Respinge cererea de redeschidere si fluxul va trece in starea Aprobat.

Managerul va primi o notificare cu textul
“Draga coleg,

Cererea de escaladare a Declaratiei de conformitate cu Politica de Etica pentru angajatul NumeAngajat a

fost respinsa.

Multumesc,
Echipa Resurse Umane

--------------------------------------------------------
Dear colleague,

The request to escalate Declaration of compliance with Ethics Policy for employee NumeAngajat was
rejected.

Thank you,
Human Resources Team”

Angajatul va primi o notificare cu textul

“Draga NumeAngajat

Cererea de escaladare a Declaratiei de conformitate cu Politica de Etica a fost respinsa.

Multumesc,
Echipa Resurse Umane
------------------------------------------------------------------------
Dear NumeAngajat

The request to escalate Declaration of compliance with Ethics Policy was rejected.

Thank you,
Human Resources Team”

Daca se constata ca un flux trebuie anulat (ex: nu este necesara o noua declaratie) HRAdminTS sau
Administratorul aplicatiei va avea posibilitatea Anularii fluxului, acesta putandu-se afla in orice stare.

9
 Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

IV.Format declaratie
Raportul de declaratie de etica se va putea genera din parte de jos a ecranului pentru fiecare dintre
cererile de flux.

Dupa deschiderea raportului, poate fi exportat in format pdf apeland Export Drop Down (semnul de
disheta albastra) si alegand formatul pdf.

Declaratiei de etica in format pdf va avea urmatorul text:

Numele angajatului: …………………..…………. Numele managerului: …………………..……

Functia: …………………………………………..… Functia: ………………………...……………..
Semnatura: ………………………………………… Semnatura: ………………………..……….
Data declaratiei: …….………… Data declaratiei: …….………………

Declaratia de angajament fata de Politica de Etica in afaceri si fata de Politica Anticoruptie 1

SC Ursus Breweries S.A. are un cod de conduită si etica în afaceri si o politica anticoruptie, precum şi politici
complementare, care subliniază importanţa conduitei in afaceri pentru protejarea şi consolidarea reputaţiei
companiei. Ursus Breweries a adoptat la nivel local aceste politici, devenind parte a Regulamentului Intern.
Având în vedere importanţa în cadrul Grupului a codului de conduită si etica în afaceri, precum şi a politicilor
complementare, solicitam următoarele declaraţii de conformitate de la angajaţi, proces ce se va repeta anual.
1
Informaţiile personale sunt prelucrate cu respectarea normelor de confidenţialitate şi de securitate prevazute in
Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera
circulatie a acestor date

10
 Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

Sunteţi rugaţi să luati în considerare fiecare dintre următoarele declaraţii şi sa confirmati faptul că acestea sunt
corecte sau, în măsura în care acestea nu sunt corecte, sa furnizaţi detalii relevante.

Pe baza cunostintelor si a convingerilor mele, declar că:

1. Am citit Politica de etica în afaceri precum si politica anticoruptie şi confirm faptul că ma conformez si ma voi
conforma acestora.
2. Am citit politicile companiei privind cadourile şi divertismentul, ma conformez si şi ma voi conforma
acestora, prin obţinerea aprobărilor necesare şi declararea oricăror cadouri primite, după cum este necesar.
3. Nici eu si nici un alt membru al familiei mele apropiata (rude/ afini de pana la gradul IV - de exemplu,
părinte, copil, soră/ frate vitreg, văr, partenerului civil) nu avem un interes semnificativ într-o alta afacere, care
este un concurent sau partener de afaceri al URSUS Breweries sau al oricarei alte companii parte din Asahi
Breweries Europe Ltd..
4. În calitatea mea de angajat al companiei, nu am influentat/ nu am incercat sa influentez si nu voi influenţa/
nu voi încerca să influenţez nici o decizie care implică atribuirea unor contracte sau tranzacţii de către companie
în favoarea oricărui membru al familiei mele apropiate sau in favoarea oricarei organizaţii în care eu am un
interes semnificativ .

Declararea potentialelor conflicte de interese:

Prin prezenta declaratie, confirm că:

Eu şi membrii mei de familie avem următoarele potentiale conflicte de interese (definit ca la punctul 3)
Numele si prenumele Tipul de relatie Numele Pozitia/ Tipul de interes
(membrului de familie/ partenerului) cu angajatul companiei Interesul

Declaratie privind rudenia/ alt tip de relatie personala:

Pentru a asigura un tratament corect si echitabil pentru toti angajatii sai, reducerea potentialelor conflicte, decizii
corespunzatoare cu privire la transferul unui angajat in alt department sau o supervizare adecvata in vederea
luarii unor decizii echitabile, Ursus Breweries solicita angajatilor sa declare deschis gradele de rudenie cu alti
angajati din cadrul companiei. (Definitie: prezenta declaratie interna se refera la: ruda/ afin pana la gradul IV
(exemplu var, nepoata, frate vitreg), relatii sentimentale/ de convietuire, relatie de tip nas/ fin, parteneriate (de
exemplu, actionari in aceeasi companie).

Vă rugăm să bifaţi varianta corectă şi să completaţi detaliile relevante, dacă este cazul):

 Declar ca nu am nici un grad de rudenie/ afinitate cu un alt/-i angajat/-i din cadrul URSUS Breweries sau
compania Asahi Breweries Europe Ltd.
 Declar gradul de rudenie/ afinitate/ relatie de parteneriat civil cu un alt/-i angajat/-i din cadrul URSUS
Breweries sau compania Asahi Breweries Europe Ltd.:

Numele angajatului cu care exista Tip de Rudenie/ Departament Locatie Pozitie Managerul angajatului
grad de rudenie/ afinitate/ Afinitate
parteneriat civil

5. Mă angajez să informez managerul meu direct si departamentul de Resurse Umane in scris cu privire la orice
schimbare in ceea ce priveste situatia mai sus aratata.
…………………………………………………………………………………………………………………………………

11
 Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

Vă rugăm sa cititi materialul explicativ si sa efectuati testul specific dedicate Politicii de etica, si ulterior
sa bifati casutele de mai jos:

 Declar ca am citit materialul explicativ dedicat politicii de etica

 Declar ca am efectuat testul specific zonei de etica.
………………………………………………………………………………………………………………………………

Zona urmatoare se va completa de catre managerul direct:

1. Am luat cunostinta in ceea ce priveste declaratia de mai sus.

2. Masuri de control (se vor descrie masurile intreprinse, responsabilul si data finalizarii):

Responsabil Data finalizare

Masuri de control
(nume & prenume) (dd/ mm/ yyyy)
     
     
   
   

……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….....................................................

V.Rapoarte
Toti actorii din flux pot genera rapoartele in format xls, pentru el si pentru angajatii pe care ii are in aria
de responsabilitate, acestea se pot rula din orice cerere de declaratie si vor avea urmatoarele coloane:

1.Conflicte de Interese:Marca,Nume Prenume Angajat, Functie Angajat, Departament Angajat,

Nume Prenume Manager, Functie Manager, Departament Manager, Numele si prenumele membrului
de familie, Tipul de relatie cu angajatul, Numele companiei, Pozitia/ Interesul, Tipul de interes
Un angajat se va regasi cu atatea linii in raport cati membrii de familie a enumerat in cerere.
2.Grad rudenia si alt tip relatie: Marca, Nume Prenume Angajat, Functie Angajat, Departament
Angajat, Nume Prenume Manager, Functie Manager, Departament Manager, Numele si prenumele
membrului de familie , Tipul de relatie cu angajatul, Pozitia/ Interesul, Tipul de interes
3.Status Relatie: Marca, Nume Prenume Angajat, Functie Angajat, Departament Angajat, Nume
Prenume Manager, Functie Manager, Departament Manager, Nu am nici un grad de rudenie, Am un
grad de rudenie, Numele angajatului cu care exista grad de rudenie/ afinitate/ parteneriat, Tip de
Rudenie/Afinitate, Departament membru familie, Locati membru familie, Pozitie membru familie,
Managerul angajatului membru familie
4.Raport Traning Etica: Marca, Nume Prenume Angajat , Functie Angajat, Departament Angajat,
Nume Prenume Manager , Functie Manager, Departament Manager, Am citit materialul , Am efectuat
testul specific zonei de etica

12
Ursus Versiunea: 2.0
Manual CharismaOnline Angajat – Flux Declaratie de Etica si Absente Data: 15.08.2017

5.Raport Masuri de control; Marca, Nume Prenume Angajat, Functie Angajat, Departament Angajat,
Nume Prenume Manager, Functie Manager, Departament Manager, Masuri de control, Resposabil
(Nume, Prenume), Data Finalizarii
6.Raport Observatii manager: Marca, Nume Prenume Angajat, Functie Angajat,Departament
Angajat, Nume Prenume Manager, Functie Manager, Departament Manager, Alte informatii

VI. Iesire din aplicatie (Logout)

Dupa ce utilizatorul a efectuat operatiunile dorite, pentru a iesi din Charisma HCM Portal se
selecteaza optiunea Logout din meniul principal. Va fi afisata pagina de autentificare.

13