Cursul 4 Iniţiere în Access 1

Crearea unui formular

O alternativă la introducerea datelor în tabele este utilizarea unui formular. Formularele sunt
interfeţe grafice pe care le utilizaţi pentru a lucra cu datele într-o bază de date, în vederea
vizualizării, introducerii şi editării datelor din tabele, şi deseori conţin butoane de comandă care
efectuează diverse comenzi. În acest scop, ele conţin elemente grafice numite controale, care sunt
asociate câmpurilor din tabelele bazei de date sau diferitelor operaţiuni cu aceasta. Un control este
un obiect grafic al interfeţei cu utilizatorul, cum ar fi o casetă text, o casetă de selectare, o bară de
defilare sau un buton de comandă, care permit utilizatorului să controleze programul. Controalele
sunt utilizate pentru a afişa date sau opţiuni, a executa o acţiune sau a face interfaţa cu utilizatorul
mai uşor de citit.
Access oferă trei moduri de creare a formularelor - formulare automate, formulare create cu
aplicaţia Expert şi formulare necompletate - prezentate în continuare.

Crearea unui formular automat

În acest caz Access ia toate câmpurile unui tabel şi creează un formular. În fila Creare,
grupul Formulare sunt furnizate câteva instrumente pentru crearea formularelor automate, care se
pot utiliza pentru a crea rapid un formular. În acest scop, selectaţi tabelul utilizat ca sursă de
câmpuri pentru formular şi faceţí clic pe unul din următoarele instrumente:
o Formular
Crează un formular care vă permite să introduceţi informaţii pentru o înregistrare la un moment
dat.
o Formular divizat
Crează un formular divizat care afişează o foaie de date în secţiunea inferioară şi un formular în
partea de sus pentru a introduce informaţii despre înregistrarea selectată în foaia de date.
o Elemente multiple
Crează un formular care afişeză mai multe înregistrări într-o foaie de date, având câte o
înregistrare pe rând.
Înainte de închidere, formularul trebuie salvat prin acţionarea butonului Save şi specificarea
unui nume în fereastra Save As.

Crearea unui formular utilizând aplicaţia Expert

Aplicaţia Expert permite selecţia câmpurilor din unul sau mai multe tabele ale bazei de date,
şi alegerea modului de aşezare a controalelor pe suprafaţa formularui și al stilului formularului.
Pentru a crea un formular utilizând aplicaţia Expert se urmează pașii:
1. În fila Creare, în grupul Formulare, în lista derulantă Mai multe formulare, faceţi clic
pe Expert Formular .
Access deschide prima fereastră din lanţul de pași ce permit stabilirea opţiunilor pentru
crearea formularului.
2. Din lista derulantă Tabele / Interogări alegeţi tabelul ce constituie sursa de câmpuri
pentru formular.
Lista Câmpuri disponibile afișează numele câmpurilor tabelului selectat.
3. Din lista Câmpuri disponibile alegeţi câmpurile care vor face parte din formular. Prin
urmare, includeţi câmpurile considerate în lista Câmpuri selectate făcând clic pe butonul
Adaugă (>) pentru a adăuga un câmp selectat sau pe butonul Adaugă tot (>>) pentru a
adăuga toate câmpurile tabelului. Dacă regretaţi includerea unor câmpuri în lista
Câmpuri selectate, faceţi clic pe butonul Şterge (<) pentru a şterge câmpul selectat sau
pe butonul Şterge tot (<<) pentru a şterge toate câmpurile din listă.

1
Cursul 4 Iniţiere în Access 2
Dacă doriţi includerea în listă a unor câmpuri dintr-un alt tabel, acesta se selectează din
lista derulantă Tabele / Interogări şi apoi se adaugă câmpurile alese în acelaşi mod.
4. În următoarea fereastră de dialog alegeţi modul de aşezare a controalelor pe suprafaţa
formularui. Variantele posibile sunt: Coloane, Tabel, Foaie de date sau Stânga-dreapta.
5. În următoarea fereastră de dialog alegeţi un stil pentru formular dintre cele oferite de
aplicaţie.
6. În ultima fereastră de dialog introduceţi un titlu pentru formular şi apoi faceţi clic pe
butonul Finalizare.

Crearea unui formular necompletat

Dacă aceste instrumente nu se potrivesc necesităţilor
dumneavoastră, aveţi posibilitatea să utilizaţi instrumentul Formular
necompletat. După cum arată numele, acest instrument deschide un
formular nou, necompletat, care se poate particulariza şi formata
după cum doriţi.
Pentru crearea unui formular necompletat urmaţi paşii:
1. În fila Creare, în grupul Formulare, faceţi clic pe
Formular necompletat .
Access deschide un formular necompletat în vizualizarea
Aspect şi afişează panoul Listă de câmpuri.
2. În panoul Listă de câmpuri, extindeţi tabelul sau tabelele
care conţin câmpurile pe care le doriţi să apară în
formular.
3. Pentru a adăuga un câmp la formular, glisaţi-l în formular
sau faceţi dublu clic pe el. Pentru a adăuga mai multe
câmpuri simultan, ţineţi apăsată tasta CTRL, faceţi clic pe
câmpurile pe care doriţi să le adăugaţi, apoi glisaţi-le în formular.
NOTĂ Ordinea tabelelor din panoul Listă de câmpuri se poate modifica în funcţie de
partea selectată a formularului. Dacă nu se poate adăuga un câmp în formular, încercaţi
selectarea unei alte părţi a formularului, apoi încercaţi din nou adăugarea câmpului.
4. Utilizaţi instrumentele din grupul Controale din fila
Format pentru a adăuga în formular o siglă, un
titlu, numere de pagină sau data şi ora.
5. Dacă doriţi să adăugaţi o varietate mai mare de
controale în formular, comutaţi la
vizualizarea Proiect făcând clic cu butonul
din dreapta pe formular, apoi făcând clic pe
Vizualizare Proiect . Apoi utilizaţi
instrumentele din grupul Controale din fila Proiectare.
După plasarea tuturor controalelor în formular trebuie salvată structura formularului
selectând butonul Save şi tastând un nume pentru formular în fereastra de dialog Save As.

Adăugarea de câmpuri la formulare sau rapoarte folosind panoul Listă de

câmpuri
Aveţi posibilitatea să adăugaţi câmpuri la un formular sau un raport prin utilizarea panoului
Listă de câmpuri. În acest scop, urmaţi paşii:
1. Deschideţi formularul în modul de vizualizare Aspect sau în modul de vizualizare
Proiectare.

2
Cursul 4 Iniţiere în Access 3
Dacă nu se afişează panoul Listă de câmpuri, în fila Format, în grupul Controale,
respectiv în fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceţi clic pe Adăugare câmpuri
existente .
2. În panoul Listă de câmpuri, găsiţi tabelul care conţine câmpul de adăugat.
Pentru a afişa sau a ascunde lista de câmpuri din fiecare tabel, faceţi clic pe semnul plus (+)
sau pe semnul minus (-) de lângă numele tabelului.
NOTĂ Dacă baza de date nu conţine nici un tabel, atunci panoul Listă de câmpuri este
gol.
3. Când găsiţi câmpul de adăugat, efectuaţi una din următoarele acţiuni pentru a adăuga
câmpul la formular sau la raport:
 Faceţi dublu clic pe câmp.
 Glisaţi câmpul din panoul Listă de câmpuri în formular sau în raport.
 Menţineţi apăsată tasta CTRL şi faceţi clic pe câteva câmpuri, apoi glisaţi-le în acelaşi
timp pe toate în formular sau în raport.
NOTĂ Această tehnică se poate utiliza numai pentru câmpurile din secţiunea
Câmpuri disponibile pentru această vizualizare din panoul Listă de câmpuri.
 Adăugaţi un interval de câmpuri din panoul Listă de câmpuri la formular sau la raport
prin efectuarea următoarelor acţiuni:
1. Faceţi clic pe primul câmp din interval.
2. Apăsaţi şi menţineţi apăsată tasta SHIFT, apoi faceţi clic pe ultimul câmp din
interval.
Access selectează câmpurile pe care s-a făcut clic, dar şi toate câmpurile dintre ele.
3. Glisaţi toate câmpurile selectate în formular sau în raport.
NOTĂ Această tehnică se poate utiliza numai pentru câmpurile din secţiunea
Câmpuri disponibile pentru această vizualizare din panoul Listă de câmpuri.
Când se adaugă un câmp la un formular sau un raport din panoul Listă de câmpuri, Access
creează controlul adecvat pentru a afişa câmpul - de exemplu, o casetă text sau o casetă de
selectare - şi apoi leagă controlul la câmpul respectiv. În plus, Access creează o etichetă ataşată
pentru control. Aveţi posibilitatea să editaţi eticheta, dacă faceţi dublu clic pe ea.
Dacă doriţi afişarea unui câmp într-un tip de control diferit de cel pe care Access îl creează
automat, aveţi posibilitatea să modificaţi tipul de control. Însă, modificarea controlului se poate face
numai într-un tip de control care este adecvat câmpului respectiv. De exemplu, aveţi posibilitatea să
modificaţi o casetă combo într-o casetă text sau într-o casetă listă, dar nu se poate modifica o casetă
combo într-un buton de comandă.

Modificarea tipului unui control

Modificarea tipului unui control se face în modul de vizualizare Proiectare. În acest scop
urmaţi paşii:
1. Deschideţi un formular sau un raport în modul de vizualizare Proiectare, făcând clic cu
butonul din dreapta pe el în panoul de navigare, apoi făcând clic pe modul de vizualizare
Proiectare .
2. Faceţi clic cu butonul din dreapta pe controlul de modificat, apoi faceţi clic pe Înlocuire cu.
Dacă meniul Înlocuire cu nu este disponibil, înseamnă că nu există alte tipuri de controale
care sunt adecvate pentru acest câmp. În alte circumstanţe, Access afişează o listă de tipuri
de controale.
3. Faceţi clic pe unul dintre tipurile de controale disponibile pentru a modifica respectivul
control la acel tip.
Controlul rămâne legat de câmp, dar este posibil să fie necesară setarea unor proprietăţi
pentru a determina noul control să funcţioneze după cum doriţi. Pentru a afişa foaia de

3
Cursul 4 Iniţiere în Access 4
proprietăţi a unui control, faceţi clic pe control cu butonul din dreapta şi apoi selectaţi
comanda Proprietăţi din meniul local deschis.

Inserarea unui titlu într-un formular sau într-un raport

Pentru inserarea unui titlu într-un formular sau într-un raport urmaţi paşii:
1. Deschideţi formularul sau raportul în modul de vizualizare Aspect, făcând clic cu butonul
din dreapta pe el în panoul de navigare, apoi făcând clic pe modul de vizualizare Aspect .
2. În fila Format, în grupul Controale, faceţi clic pe Titlu .
La secţiunea Antet a formularului sau a raportului se adaugă o etichetă nouă, iar numele
formularului sau al raportului se afişează ca titlu.
3. Când se creează eticheta, textul din etichetă se selectează automat, făcând posibilă
modificarea textului prin tastarea titlului dorit.
4. Apăsaţi ENTER după ce terminaţi.

Editarea titlului unui formular sau raport existent

1. Plasaţi cursorul în eticheta care conţine titlul, făcând dublu clic pe etichetă.
2. Tastaţi textul care doriţi să apară ca titlu.
3. Apăsaţi ENTER după ce terminaţi.

Inserarea unei sigle într-un formular sau într-un raport

Pentru inserarea unei sigle într-un formular sau într-un raport urmaţi paşii:
1. Deschideţi formularul sau raportul în vizualizarea Aspect.
2. În fila Format, în grupul Controale, faceţi clic pe Siglă .
Apare caseta de dialog Inserare imagine.
3. Răsfoiţi până la folderul unde este stocat fişierul siglă, apoi faceţi dublu clic pe fişier.
Sigla este adăugată la secţiunea Antet a formularului sau a raportului. Aveţi posibilitatea să
repoziţionaţi sau să redimensionaţi sigla prin glisare.

Inserarea numerelor de pagină într-un formular sau într-un raport

Pentru inserarea numerelor de pagină într-un formular sau într-un raport urmaţi paşii:
1. Deschideţi formularul sau raportul în vizualizarea Proiectare.
2. În fila Proiectare, în grupul Controale, faceţi clic pe Numere de pagină .
Apare caseta de dialog Numere de pagină.
3. Alegeţi formatul, poziţia şi alinierea pe care o doriţi pentru numerele de pagină.
Debifaţi caseta de validare Afişare număr pe prima pagină dacă nu doriţi să fie
numerotată prima pagină.
4. Faceţi clic pe OK.
Numerele de pagină se vor adăuga la secţiunea Antet pagină a formularului sau a raportului,
dar ele vor fi vizibile numai atunci când imprimaţi formularul / raportul, sau când faceţi clic
pe butonul Microsoft Office , indicaţi spre Imprimare, apoi faceţi clic pe Examinare
înaintea imprimării .

Mutarea şi redimensionarea controalelor

În mod implicit, atunci când creaţi un formular nou utilizând unul dintre instrumentele
pentru formulare din fila Creare sau când adăugaţi câmpuri într-un formular în timp ce acesta este
deschis în vizualizarea Aspect, Access pune casete text şi alte controale în ghiduri denumite

4
Cursul 4 Iniţiere în Access 5
aspecte. Un aspect, indicat printr-o grilă portocalie în jurul controalelor, vă ajută să aliniaţi
controalele pe orizontală şi verticală pentru a da formularului un aspect uniform. Figura următoare
prezintă un aspect „în stivă” dintr-un formular care este deschis în vizualizarea Aspect:

Deşi aspectele vă pot ajuta să creaţi şi să modificaţi rapid un formular, în unele cazuri, este
posibil să preferaţi să aveţi posibilitatea de a muta şi a dimensiona controalele în mod independent.

Eliminarea unui control sau a mai multor controale dintr-un aspect

Pentru eliminarea unui control sau a mai multor controale dintr-un aspect urmaţi paşii:
1. Deschideţi un formular sau raport în vizualizarea Proiectare.
2. Selectaţi controlul pe care doriţi să îl eliminaţi din aspect. Pentru a selecta mai multe
controale, ţineţi apăsată tasta SHIFT, apoi faceţi clic pe controalele pe care doriţi să le
eliminaţi. Pentru a selecta toate controalele din aspect, faceţi clic pe caseta selector din
colţul stânga-sus al aspectului.
3. Alegeţi una dintre următoarele variante:
 Din fila Aranjare, în grupul Aspect control, faceţi clic pe Eliminare .
 Faceţi clic cu butonul din dreapta pe unul dintre controalele selectate, în meniul local
indicaţi spre Aspect, apoi faceţi clic pe Eliminare .
Access elimină controalele selectate din aspect.

Inserarea unui control sau a mai multor controale într-un aspect

Pentru inserarea unui control sau a mai multor controale într-un aspect urmaţi paşii:
1. Deschideţi un formular sau raport în vizualizarea Proiectare.
2. Selectaţi controlul pe care doriţi să îl adăugaţi unui aspect. Pentru a selecta mai multe
controale, ţineţi apăsată tasta SHIFT, apoi faceţi clic pe controalele pe care doriţi să le
adăugaţi.
3. Poziţionaţi indicatorul deasupra controlului sau controalelor selectate până când se
transformă într-un indicator de mutare .
4. Dragaţi controlul sau controalele selectate în interiorul aspectului şi fixaţi-l/le în poziţia
dorită.

Scindarea unui aspect în două aspecte

Dacă doar doriţi să separaţi un grup de controale de altul, dar doriţi să păstraţi aspectele,
scindaţi aspectul în două aspecte procedând astfel:
1. Deschideţi un formular sau raport în vizualizarea Proiectare.
2. Ţineţi apăsată tasta SHIFT, apoi faceţi clic pe controalele pe care doriţi să le mutaţi în noul
aspect.
3. Alegeţi una dintre următoarele variante:
 Pe fila Aranjare, în grupul Aspect control, faceţi clic pe tipul de aspect pe care îl doriţi
pentru aspectul nou (Tabelar sau În stivă ).
 Faceţi clic cu butonul din dreapta pe controalele selectate, în meniul local indicaţi spre
Aspect, apoi faceţi clic pe tipul de aspect pe care îl doriţi pentru aspectul nou.
Access creează un aspect nou şi îi adaugă controalele selectate.

5
Cursul 4 Iniţiere în Access 6

Mutarea aspectelor

Pentru a muta un aspect şi odată cu el toate controalele care fac parte din aspect se
procedează astfel:
1. Deschideţi un formular sau raport în vizualizarea Proiectare.
2. Selectaţi aspectul şi odată cu el toate controalele care fac parte din aspect făcând clic pe
selectorul de aspect din colţul stânga-sus al aspectului.
3. Ţinând apăsată tasta CTRL, glisaţi aspectul în poziţia dorită.

SFAT Ţinând apăsată tasta CTRL în timp ce glisaţi un aspect sau un control, împiedicaţi aspectul
sau controlul să se insereze în alte aspecte pe măsură ce îl glisaţi peste acestea.
Redimensionarea aspectelor
Pentru a redimensiona un aspect şi odată cu el toate controalele care fac parte din aspect se
procedează astfel:
1. Deschideţi un formular sau raport în vizualizarea Proiectare.
2. Selectaţi aspectul şi odată cu el toate controalele care fac parte din aspect făcând clic pe
selectorul de aspect din colţul stânga-sus al aspectului.
3. Poziţionaţi indicatorul deasupra controlului până când se transformă într-un indicator de
redimensionare .
4. Glisaţi aspectul până obţineţi dimensiunea dorită.

Mutarea independentă a unui control şi a etichetei sale

Pentru mutarea independentă a unui control şi a etichetei sale urmaţi paşii:

1. Deschideţi un formular sau raport în vizualizarea Proiectare.
2. Eliminaţi controlul din cadrul aspectului care îl conţine.
3. Pentru a muta controlul şi eticheta sa împreună, poziţionaţi indicatorul deasupra bordurii (nu
a pătratului din colţul stânga-sus) până când acesta se transformă într-un indicator de
mutare .
4. Glisaţi controlul şi eticheta sa către noua poziţie. Pentru o deplasare cu paşi mici apăsaţi
tasta CTRL şi tasta săgeată corespunzătoare.
NOTĂ Pentru a muta separat controlul sau eticheta sa poziţionaţi indicatorul deasupra
pătratului din colţul stânga-sus al controlului sau al etichetei până când acesta se transformă
într-un indicator de mutare şi glisaţi controlul sau eticheta către noua poziţie.

Redimensionarea independentă a unui control sau a etichetei sale

Pentru redimensionarea independentă a unui control sau a etichetei sale urmaţi paşii:
1. Deschideţi un formular sau raport în vizualizarea Proiectare.
2. Eliminaţi controlul din cadrul aspectului care îl conţine.
3. Poziţionaţi indicatorul deasupra ghidajelor de redimensionare, din colţuri sau la mijlocul
laturilor, astfel încât să se transforme într-un indicator de redimensionare .
4. Glisaţi ghidajele de redimensionare până când controlul sau eticheta este de dimensiunea
dorită. Pentru mici ajustări ale dimensiunii unui control sau etichete apăsaţi tasta CTRL şi
tasta săgeată corespunzătoare.