ACADEMIA NAVALĂ ,,MIRCEA CEL BĂTRÂN” CONSTANŢA

MASTERAT: MANAGEMENTUL SISTEMELOR LOGISTICE

DISCIPLINA: MANAGEMENTUL APROVIZIONĂRII ŞI ACHIZIŢIILOR

STUDIU PRIVIND ORGANIZAREA

SISTEMULUI DE ACHIZIŢII ŞI
APROVIZIONARE LA SOCIETATEA
„ S.C. ALEXICOS S.R.L.”

Masterand: ALBOIU Alexandu-Cosmin

- 2019 –
 CUPRINS:

Capitolul I. Prezentarea S.C. ALEXICOS S.R.L.:

1.1 Denumirea, forma de proprietate, sediul, asociaţii şi capitalul..................................3

1.2 Obiectul de activitate şi personalul............................................................................4
1.3 Scurt istoric................................................................................................................6
Capitolul II. Descrierea proceselor logistice din cadrul societăţii:

2.1 Conducerea societăţii şi organigrama........................................................................7

2.2 Serviciile funcţionale şi atribuţiile lor........................................................................9
2.3 Depozite şi unităţi de desfacere................................................................................10
2.4 Descrierea generală a proceselor de aprovizionare..................................................11
2.5 Descrierea generală a proceselor de achiziție...........................................................12
2.6 Descrierea generală a proceselor de depozitare/gestiune inventar...........................14
2.7 Descrierea generală a proceselor de producție/servicii............................................15
2.8 Descrierea generală a proceselor de distribuție/desfacere........................................15
Capitolul III. Analiza politicilor de achiziție și aprovizionare în cadrul societăţii:

3.1 Prezentarea procedurii și politicii de aprovizionare.................................................16

3.2 Strategii privind managementul relațiilor cu furnizorii............................................18
Capitolul IV. Analiza strategiilor de aprovizionare în cadrul societăţii

4.1 Furnizori de bunuri şi prestaţii.................................................................................19

4.2 Clienții unității..........................................................................................................20
4.3 Metodele de lucru cu furnizorii și clienții, concurența.............................................21
Capitolul V.Studiu de caz privind contabilitatea achiziţiilor:

5.1 Achiziţii de imobilizări..............................................................................................23

5.2 Achiziţii de bunuri de natura stocurilor.....................................................................24
5.3 Achiziţii de servicii....................................................................................................25
5.4 Registrul jurnal..........................................................................................................26
5.5 Jurnal de achiziții.......................................................................................................27
Capitolul VI. Concluzii şi propuneri

6.1 Concluzii......................................................................................................................28
6.2 Propuneri......................................................................................................................29
Bibliografie........................................................................................................................30

2
 Capitolul I. Prezentarea “S.C. ALEXICOS S.R.L.” Constanța

1.1. Denumirea firmei de organizare, a sediului, asociaţii şi capitalul.

Societatea este persoană juridică cu capital integral privat înregistrat în registrul comerţului sub
numărul J05/836/1994 cu denumirea oficială societate comercială “SC ALEXICOS SRL” având codul
unic de înregistrare CUI “9697395” cu prefix RO, care indică faptul că este plătitoare de taxa pe valoarea
adăugată în conformitate cu codul fiscal aprobat prin legea 571/2003 cu modificări şi completări
ulterioare. Sediul societăţii este în Constanța.
Formele de organizare sunt: Societate cu răspundere limitată “S.R.L” proprietate integral private,
cod 35..
Formă de proprietate SRL înseamnă că răspunderea asociaţiilor pentru datoriile sale se limitează
la nivelul capitalului social.
La sediul societăţii:
 funcţionează conducerea executivă a unităţii şi serviciile funcţionale;
 se încheie contracte de cumpărare de la furnizor, contracte de vânzare cu clienţi, se negociază
cantităţile de bunuri ce se achiziţionează şi se livrează;
 se ţine evidenţa contabilă privind patrimonial societăţii( imobilizări, stocuri,mijloace băneşti,
datorii şi creanţe) a veniturilor şi cheltuielilor şi se stabileşte rezultatul exerciţiului.

Capitalul social este de 1.000.000. ron împărţit în 100.000 părţi sociale, cu valoarea nominală de
10 lei pentru fiecare parte socială. Capitalul subscris este vărsat în întregime.
Din capitalul social subscris şi vărsat, 70% reprezintă aportul în numerar adică în LEI, circa 30%
reprezentată aport în natură. Deci structura capitalului după vărsarea să se prezintă astfel:

- Capital vărsat în numerar – lei – 700.000

- Capital vărsat în natura – lei – 300.000
- Total 1.000.000 Ron.

3
 1000000

800000 Capital varsat in

numerar
600000
Capital varsat in
400000 natura
Total
200000

Societatea S.C. ALEXICOS S.R.L. are patru asociaţi persoane fizice de naționaliate română.

În conformitate cu actul de constituire a societăţii, asociaţii au dreptul de a participa la Adunarea

Generală a Asociaţiilor şi individual în raport cu capitalul social subscris-vărsat.

În conformitate cu bilanţul contabil încasat la 31.12.2018 „SC ALEXICOS SRL” dispunea de un

capital propriu de 1.411.349 lei din care:
 Imobilizări : 983.000 lei
 Stocuri : 519.300 lei
 Creanţe : 392.230 lei
 Disponibilităţi : 30.339 lei
 Datorii : 513.130 lei

1.2. Obiectul de activitate şi personalul

SC ALEXICOS SRL are ca obiectiv principal de activitate comerţul cu amănuntul şi cu ridicată.

Se aprovizionează cu mărfuri de la unităţi producătoare din ţările Uniunii Europene din import şi din
afara Uniunii Europene precum şi de la producători interni şi importatori direcţi. Mărfurile achiziţionate
din sursele prezentate mai sus se revând la clienţii săi prin comerţ , cu ridicată ,precum şi către populaţie
cu amănuntul.
Aproximativ 70% din cifra de afaceri reprezintă vânzarea cu amănuntul către populaţie.
Activitatea sa se încadrează în codul CAEN 4.711 , comerţ cu amănuntul în magazine
nespecializate cu vânzare predominanta în produse alimentare, şi nealimentare.
Aprovizionare se face ritmic în baza contractelor economice încheiate cu furnizorii prin serviciul
comercial. Contractele înnoite de semnarea lor în calitate de cumpărător sunt văzute de afişul public a
unităţi pentru asigurarea legalităţilor. Urmărirea executării drepturilor şi achiziţiilor din contracte este în
sarcina serviciului comercial.
Din bunurile achiziţionate 90% reprezintă mărfuri.
4
 Mărfurile se aduc în unitate de regulă cu mijloacele de transport auto ale furnizorilor dar se aduc
şi cu mijloacele de transport auto ale unităţi. Transportul pe calea ferată nu este utilizat pentru că nu are
linie de cale ferată proprie până la depozit.
Mărfurile achiziţionate sunt aduse într-un depozit de repartizare unde sunt recepţionate cantitativ
şi calitativ de către comisia de recepţie formată din 3 persoane care au calificare de “merceolog”. Cu
ocazia recepţiei se calculează şi preţul de vânzare. Pentru mărfurile destinate vânzării cu ridicată , preţul
de vânzare este format din preţul de achiziţie plus adaosul comercial.
Preţul mărfii destinate vânzării cu amănuntul ,preţul de vânzare cu amănuntul este format din
preţul de achiziţie plus adaosul comercial pentru unităţile proprii cu amănunt şi T.V.A neexigibila.
În cazul în care se constată diferenţe cantitative şi calitative la recepţie ,acest fapt se înscrie în
formularul nota de intrare-receptie şi se anunţă furnizorul pentru a trimite un delegat pentru constatarea
faptei şi satbilirea modului de rezolvare.
Sunt cazuri dese în care mărfurile achiziţionate destinate vânzării cu amănuntul se transporta
direct la magazinele de desfacere cu amănuntul. În acest caz recepţionarea mărfurilor sosite se execută de
către vânzătorii din magazinele proprii de desfacere cu amănuntul.
În cazul în care la operaţia de recepţie se constată diferenţe , anunţa serviciul comercial pentru
rezolvarea cazului.

Pe lângă mărfuri din unitate mai achiziţionează de la furnizori încă:

1. Bunuri de natura imobilizărilor (necorporale) de exemplu : programe informatice, licenţe pentru
programe.
2. Bunuri de natura imobilizărilor corporale de exemplu : mijloace de transport , clădiri ,terenuri
,etc. În present este în construcţie , în antrepriza un depozit unde materiale de construcţie fiind
achiziţionate direct de către SC”Dandeli”SRL şi apoi puse la dispoziţia antreprenorului.
3. Valori de natura imobilizărilor financiare ca de exemplu : acţiuni de la alte societăţi în scopul de a
obţine dividende pe termen lung.
4. Materiile auxiliare : pentru curăţenie, pentru întreţinere şi mici reparaţii,obiecte de
inventar,combustibilii,materiale de ambalat de ex: hârtie de ambalat,pungi,piese de schimbat
pentru utilaje şi mijloacele de transport propriu.
5. Unitatea mai achiziţionează serviciile necesare funcţionării sale ca de exemplu:servicii de
telefonie, de internet , reparaţii auto,servicii de transport, etc.

În vederea realizări obiectului sau de activitate, unitatea are angajat cu contract de muncă
individual ,mai multe persoane care asigura conducerea unităţii , realizarea activităţilor funcţionale şi cea
de comerţ.

5
 Aceştia sunt : ingineri,economişti,gestionari, merceologi,casieri,vânători,şoferi,stivuitoristi,etc.

1.3. Scurt istoric

Societatea a fost înfiinţată în anul 1994 , de către două persoane fizice ,cu capital social subscris
de 1000 lei (ron). La început a avut un singur magazin de desfacere cu amănuntul prin care se vindeau
mărfuri alimentare şi nealimentare către populaţie.
Valoarea mărfurilor vândute s-a ridicat la 130.000 lei (ron) în primul an de activitate. Activitatea
de comerţ s-a desfăşurat într-un magazin luat cu chirie într-un cartier de locuinţe din Constanța. Afacerea
mergea din ce în ce mai bine.
O mare parte din profitul net realizat a fost repartizat la fondul de dezvoltare. Din acest fond s-au
cumpărat diferite spaţii comerciale, mijloace de transport auto, utilaje comerciale şi a finanţat creşterea
stocului cu mărfuri.
Capitalul social depus de către cele două persoane fizice în anul 1994 , s-a majorat esenţial în
anul 1999 prin intrarea în societate a unui asociat persoană juridică străină ,care a subscris şi a vărsat cu
titlul de capital social în valută ,echivalent cu 800.000 lei (ron). Astfel la sfârşitul anului 1999 , capitalul
social subscris-varsat a ajuns la 900.000 lei(ron).
Ca urmare a majorării capitalului social şi a reinvestiri unei părţi a profitului obţinut, în prezent
valoarea netă a imobilizărilor se ridică la 983.000 lei.
Valoarea stocurilor la 519.300 lei, capitalul social subscris –varsat la 1.000.000 lei, capitalul
propriu are o valoare de 1.411.739 lei.

Din datele prezentate mai sus rezultă dinamica dezvoltării societăţii astfel:
Creştere în suma
Denumirea Indicatorilor La 30.12.1994 La 30.12.2018
absolută
Capital social 1.000 1.000.000 +999.000
Capital propriu 1.100 1.411.739 +1.410.639
Imobilizări - 983.000 +983.000
Stocuri 5.500 519.300 +513.800
Disponibilităţi 500 30.339 +29.839
Cifră de afaceri 130.000 5.971.400 +5.841.400

6
 6000000
5000000
Capital social
4000000
3000000 Capital propriu
2000000 Im obilizari
1000000 Stocuri
0 Disponibilitati
30.12.1994 30.12.2018
30.12.2010 Crestere in
Cifra de afaceri
sum a
absoluta

Deci capitalul social în perioada 1994-2018 a crescut cu aproape 1.000.000 lei , valoarea
imobilizărilor a crescut cu 983.000 lei , valoarea stocurilor de marfă a crescut cu 513.800 lei. Un salt
considerabil are cifra de afaceri, adică volumul vânzărilor care a crescut cu 5.841.400 lei , adică de
aproape 46 ori mai mult.
Analizând evoluţia principalilor indicatori trebuie să avem în vedere şi faptul că unitatea are şi
datorii, reprezentând furnizorii neachitaţi, credite bancare. Suma acestora la data de 31.12.2018 este de
513.000 lei.
În decursul anilor societatea a apelat şi la credite bancare mai ales pentru aprovizionare pe care
le-a achitat la termenele consemnate de bănci.
În prezent suma datoriilor totale de 513.130 lei este o sumă acceptabilă în comparaţie cu volumul
de activitate, deci nu există riscul de a intra în incapacitate de plată , respective faliment.
În concluzie dezvolatrea rapidă şi considerabilă a societăţi SC ALEXICOS SRL, se datorează
unui management sănătos, de achiziţionării de mărfuri de bună calitate, solicitate de populaţie la preţuri
rezonabile.

Capitolul II. Descrierea proceselor logistice din cadrul societăţii

“S.C. ALEXICOS S.R.L.” Constanța

2.1. Conducera societăţii şi organigrama:

Structura organizatorică a unei societăţi comerciale este întotdeauna în funcţie de obiectul său
de activitate. După cum se zice “funcţia crează organul” cea ce este valabil atât în natura cât şi în
societate.
Principală activitate a societăţii fiind comerțu cu ridicată şi cu amănuntul de produse alimentare,
produse chimice, de uz casnic, produse cosmetice şi alte bunuri necesare populaţiei, în structura sa

7
organizatorică găsim: compartimentul comercial, economic şi administrativ, nivelele ierarhice şi
ponderea societăţii.
Organul suprem de conducere a societăţii este Adunarea Generală a Asociaţilor (AGA). AGA se
întruneşte cel puţin o dată pe an în adunarea generală ordinară pentru a analiza şi aproba bilanţul
contabil, contul de profit şi pierdere și decide asupra raportări profitului. Se pot aduna ori de câte ori este
necesar, conform legii 31/1990 şi a actului constitutiv al societăţii.
În cazul societăţi SC “Dandeli”SRL – Adunarea Generală a ales un consiliu de administraţie
format din cinci membri.
Consiliul de administraţie, dintre cei cinci membri a ales un preşedinte a consiliului de
administraţie, care de fapt, este considerat ca și administratorul societăţii și este practica persoana care
conduce societatea. El răspunde de activitatea societăţii faţă de toate organele de stat, client, furnizori,
bănci, etc. Este persoana care semnează contractele de achiziţii de bunuri, de servicii şi de vânzări, și
răspunde de executarea acestora. În activitate se sprijină pe juristul unităţii în domeniul respectării
legislaţiei, şi de celelalte servicii funcționale după cum rezultă din oragnigrama prezentată mai jos.
Organigrama societăţii SC ALEXICOS SRL se prezintă astfel:

Adunarea generală a asociaților

(AGA)

Consiliul de
administrație

C. financiar Presedintele
Oficiul juridic
intern (CFI) consiliului de
administratie

Servicii
Serviciifunctionale
functionale

Director comercial Director economic Director Compartiment de

administrativ informatica

Depo Ser Serv Biroul de Birou Biro

zite si vici iciul contabilitate si de admi u cu
unitat ul de analiza nistra resur
i de de defa economica tiv ese
desfa apr cere uma
cere eci ne
ere

Fig.1. Organigrama S.C. ALEXICOS S.R.L.

8
 2.2. Serviciile funcţionale şi atribuţiile lor

 Din organigrama prezentată mai sus ,rezultă că pe lângă preşedintele consiliului de administraţie
funcţionează controlul financiar, care are ca sarcina controlul planificat asupra tuturor compartimentelor
funcţionale şi asupra gestiunilor unităţii,deasemenea pe lângă preşedintele consiliului de administraţie
funcţionează oficiul juridic care se ocupă de încheierea contractelor economice, şi de reprezentarea
unităţii la reformele jurisdicţionale.
 Directorul comercial are în subordine depozitele şi unităţile de desfacere a societăţi în care se
primesc, se eliberează şi se păstrează bunuri materiale precum şi serviciul de aprovizionare care se ocupă
de aprovizionarea depozitelor şi magazinelor de desfacere cu amănuntul cu mărfuri.
 Serviciul de desfacere se ocupă cu vânzarea mărfurilor cu ridicată şi cu amănuntul, întocmirea
facturilor de vânzare, de marketing, de găsire de noi pieţe de desfacere (noi clienţi) şi împreună cu biroul
de contabilitate se ocupă cu numărarea încasării facturilor emise de la clienţi.
În compartimentul comercial sunt încadraţi 35 de persoane.
 Directorul economic se ocupă de organizarea şi conducerea contabilităţii, de asigurarea resurselor
financiare necesare activităţii normale a societăţii, de asigurarea echilibrului financiar între încasări şi
plăti, de întocmirea bugetului anual de venituri şi cheltuieli, de întocmirea statelor de salarii, de
întocmirea bilanţului contabil, şi de prezentarea sa Adunării Generale a Asociaţilor pentru analiza şi
aprobare.
 În subordinea directorului economic este biroul de contabilitate şi de analiza economică conduse
de un şef de birou. Acest birou ţine evidenţa contabilă existenta şi mişcării elementelor patrimoniale şi de
întocmirea situaţiilor financiare anuale.
 Biroul de contabilitate se ocupă de întocmirea bugetului de venituri şi de cheltuieli al societăţii şi
de analiza respectări prevederilor bugetului .
În acest compartiment sunt încadrate cinci persoane cu studii medii şi superioare.
 Directorul administrativ se ocupă de asigurarea condiţiilor normale de funcţionare a societăţi, de
asigurarea necesarului de utilităţi(energie electrică, apă, telefon) de întreţinerea şi repararea spaţiilor
unităţii, respectiv de aprovizionarea tehnico-materială.
 În cadrul biroului administrativ funcţionează şi compartimentul de resurse umane care are ca
sarcina recrutarea, selectarea şi evidentă personalului societăţii ,de încheierea contractelor de muncă, în
acest scop la biroul de resurse umane sunt încadrate trei persoane.
 Compartimentul de informatică se ocupă de întreţinerea şi repararea aparaturi de calcul, de
imprimare, de copiere, de scanare existente în dotarea unităţi, de întreţinerea şi actualizarea programelor
informatice, de instruirea personalului în domeniul folosinţei calculatoarelor şi a programelor
informatice, de asemenea acorda asistenţă de specialitate în domeniul tehnici de calcul.

9
 Din cele prezentate mai sus rezultă că organigrama este corespunzătoare obiectului de activitate.
Obiectul principal de activitate fiind de comerţ şi cei mai mulţi angajaţi lucrează în acest
compartiment, adică 35, din tabelul de 43 de angajaţi în servicii funcționle.
În final se menţionează că întreaga activitate a societăţii este informatizată cuprinzând activitatea
de aprovizionare, desfacere, contabilitate, evidenţa, existența şi mişcarea stocurilor.
Elaborarea și actualizarea sistemului informatic integrat se realizează de către compartimentul de
informatică.

2.3. Depozite şi unităţi de desfacere cu amănuntul

Sc ALEXICOS SRL, după cum am prezentat în capitolele anterioare se ocupă cu precădere de

vânzarea bunurilor alimentare prin comerţ cu ridicată (en gross) şi prin comerţ cu amănuntul (en detail).
Baza tehnico-materială a acestei activităţi reprezintă stocul de mărfuri, clădirea depozitelor şi ale
unităţilor de desfacere cu amănuntul, utilaje specifice pentru manipularea bunurilor şi pentru expunerea
acestora spre vânzare.
Unitatea are 2 depozite unul central pe strada Unirii, şi un alt depozit pe strada Ștefan cel Mare,
ambele în municipiul Constanța.
Rolul depozitelor se poate grupa în două categorii şi anume:
1) Primirea, recepţionarea, gestionarea şi repartizarea mărfurilor către unităţile cu amănuntul.
2) Primirea, recepţionarea, gestionarea şi vânzarea mărfurilor prin sistemul comercial cu ridicată
(en gross).
Depozitele sunt dotate cu stivuitoare, transpaleți, rafturi, tejghele, mese de birou. Mărfurile sunt
aşezate pe rafturi cu ajutorul stivuitoarelor și a transpaleților pe grupe de produse.
Stivuitoarele funcţionează pe bază de curent electric, deci sunt dotate cu acumulator electric
pentru a nu polua atmosfera internă şi pentru a nu afecta calitatea mărfurilor.
Transpaleti sunt hidraulici şi se manevrează manual.
Depozitele sunt dotate cu personal suficient pentru gestionarea şi manevrarea mărfurilor.
Deasemenea la fiecare depozit este o persoană cu pregătire medie care se ocupă cu întocmirea notelor de
intrare-receptie, de calcularea preţurilor şi de evidentă intrării şi ieşirii şi a stocului de mărfuri.
Prin gestionare înţelegem primirea, păstrarea şi eliberarea bunurilor materiale. Această operaţiune
cade în sarcina gestionarului, care are o răspundere totală pentru bunurile aflate în gestiunea sa.
Deci, un depozit are următorul personal :
 Gestionar : 2 persoane, câte unu pe fiecare schimb.
 Stivuitoriști : 2 persoane, câte unu pe fiecare schimb
 Muncitori necalificaţi :4 persoane, câte două pe fiecare schimb.
 Contabil de materiale: 1 persoană.

10
 Evidența tehnico-operativă a intrării, ieşirii şi a stocului de mărfuri se ţine cu ajutorul tehnici de
calcul. Pentru fiecare sortiment de marfă se întocmeşte o fisă în care se înregistrează cantitativ intrările,
ieşirile şi se stabileşte despre fiecare operaţiune stocul de marfă. La fiecare sfârşit de lună se întocmeşte
un raport cu cantitatea şi valoarea mărfurilor intrate, ieşite şi rămase în stoc, care se predă la contabilitate
pentru verificare soldului contului 371 “Mărfuri”.
Pe lângă cele 2 depozite , unitatea mai are 3 magazine de desfacere cu amănuntul în diferite zone
ale municipiului Constanța.
Magazinele de desfacere cu amănuntul au aproximativ aceași măsură şi sunt conduse de către un
gestionar care are şi calitatea de vânzător. Magazinele de desfacere cu amănuntul au în dotare, rafturi
pentru depozite şi expunerea mărfurilor şi tejghele pentru servirea clienţilor persoane fizice, eventual şi
juridice. La un magazin de desfacere cu amănuntul lucrează câte 3 persoane, rezultă un total de 9
persoane în cele 3 magazine.
Aprovizionarea magazinelor are loc din depozit, însă unele mărfuri, mai ales cele perisabile
(pâine, lapte, produse lactate) se aprovizionează direct de la producători.

2.4. Descrierea generală a proceselor de aprovizionare

Procedura are scopul de a stabili un proces de aprovizionare a cărui desfăşurare să asigure că
toate materialele, software-ul, echipamentele, piesele de schimb, accesoriile şi serviciile aferente
achiziţionate îndeplinesc condiţiile specificate.
Activitatea de aprovizionare în cadrul organizaţiei SC ALEXICOS SRL se desfăşoară în mod
controlat de către departamentul logistic/responsabilul pentru aprovizionare care asigură, prin depozitul
central, menținerea stocurilor necesare de produse specifice proceselor de producție și vânzare pentru
organizațiile partenere.
Aprovizionarea se face în interiorul grupului de către responsabilii cu aprovizionarea pe divizii
sau de către personalul direct implicat în procesul de vânzare - agenții de vânzări și gestionării din
magazinele specializate, procesul de service - fiecare tehnician service în parte. În acest scop
funcționează depozite pe divizii și se asigură transportul la nivelul fiecărei divizii în parte.
Sistemul informatic integrat implementat la nivelul grupului asigură cadrul logistic pentru
realizarea procesului de aprovizionare a produselor pentru vânzare din depozitul central sau din
depozitele diviziilor.
Responsabilii cu aprovizionarea pe divizii și personalul direct implicat în procesele de producție,
vânzare și service stabilesc necesarul de aprovizionare și în limita competențelor delegate, direct sau prin
persoanele desemnate, comada produsele necesare conform procedurilor de lucru ale programului
Entersoft Business Suite.

11
 Pentru materialele comune necesare funcţionării organizaţiei lista cu necesarul de materiale este
întocmită de responsabilul pentru aprovizionare/persoana desemnată pe baza solicitărilor şefilor de
compartimente.
Lista cu necesarul de materiale include date ce descriu clar produsele/serviciile comandate şi
lucrările pentru care se achiziţionează.
Activităţile aferente procesului de aprovizionare sunt prezentate schematic în figura de mai jos.

Fig. 2. Activităţile aferente procesului de aprovizionare

2.5. Descrierea generală a proceselor de achiziție

Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune de etape, după parcurgerea cărora se obţine
produsul său dreptul de utilizare al acestuia, serviciul său lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de
achiziţie publică.
Demararea procedurilor de achiziţii publice, concesionări terenuri şi de încheiere a contractelor
de folosinţă, trebuie să ţină cont de:

12
  Programul anual de achiziţie publică aprobat;
 Referatele de necesitate aprobate;
 Documentaţiile de atribuire aprobate
Cu ajutorul următoarelor documente:
 Referate de necesitate;
 Caiete de sarcini/Documentaţii descriptive-Serviciile şi compartimentele societăţii
 Note justificative privind:
A) valoarea estimată a contractului de achiziţie publică;
B) impunerea unor cerinţe de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară ori la
capacitatea tehnică şi/sau profesională.
C) Impunerea criteriilor privind atribuirea contractului
Succesiunea etapelor procesului de achiziţie:

Fig. 3. Succesiunea etapelor procesului de achiziţie

13
 2.6. Descrierea generală a proceselor de depozitare/gestiune inventar

Fişă de magazie
1. Serveşte ca:
 Document de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu
una sau cu două unităţi de măsură, după caz;
 Document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe şolduri).
2. Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de
către:
 Compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din antet) şi la verificarea
înregistrărilor (data şi semnătura de control). În coloana „Data şi semnătura de control “semnează şi
organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;
 Gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi
stoc. Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale
ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe
distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
În scopul ținerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul
financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele de
magazie, după caz.
Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după
fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
 Denumirea formularului; numărul paginii;
 Denumirea unităţii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul,
dimensiunea;
 U/M; preţul unitar, după caz;
 Data (ziua, lună, anul), numărul şi felul documentului; intrări; ieşiri; stoc;
 Data şi semnătura de control.

14
 2.7. Descrierea generală a proceselor de producție/servicii
Pentru a preveni folosirea de produse/servicii neconforme cu specificaţiile de referinţă, SC
ALEXICOS SRL achiziţionează produsele/serviciile ce urmează să fie utilizate în procesul de producţie
sau pentru bună funcţionare a organizaţiei numai de la furnizori consacraţi, care îndeplinesc criteriile
impuse pentru a fi declaraţi furnizori acceptaţi.
Organizaţia identifică cerinţele ce permit realizarea produselor/serviciilor. În cazul unor
activităţi complexe sau la cererea clientului poate realiza un plan al calităţii ce cuprinde criteriile de
performanţă pe fiecare fază pentru a ţine cont de posibilităţile tehnologice şi de cerinţele corespunzătoare
în scopul satisfacerii clientului şi răspunderii la necesităţile de execuţie, de verificare şi de post-procesare.
Pentru a realiza o producţie/furnizare de servicii eficace, se au în vedere următoarele:
· regulile de funcţionare a sistemului integrat implementat la nivelul societății
· introducerea unui sistem de feed-back în urma execuţiei/livrării pentru culegerea şi tratarea
datelor relative la calitatea produsului/serviciului
· instruire şi asistenţă la client în vederea asigurării unei utilizări optime a produsului.
În general elementele de ieşire ale proceselor sunt verificabile prin măsurători, probe de casă
şi/sau monitorizări ulterioare pentru a se asigura ca produsele/serviciile răspund cerinţelor clienţilor şi nu
necesită validare.
Având în vedere că organizaţia efectuează, după caz, şi procese de proiectare, fabricare şi
reparare repere hidraulice şi pneumatice, care implică operaţii de asamblare inclusiv prin sudură, s-a
decis să nu se excludă cerinţa privind validarea proceselor. Prin urmare responsabilul de proiect/proces va
stabili, după caz, modul de validare pornind de la instrucţiunile de lucru specifice, criteriile de acceptare
în lucru a echipamentelor şi sistemelor şi cerinţele legale şi reglementate aplicabile. Înregistrările
validării vor fi menţinute în procesele verbale de validare/punere în funcţiune sau în alte documente puse
de acord cu clientul.

2.8. Descrierea generală a proceselor de distribuție/desfacere și managementul

clienţilor/servicii pentru clienţilor
SC ALEXICOS SRL monitorizează şi măsoară periodic satisfacţia clienţilor săi. Această
monitorizare şi măsurare are la bază aşteptările clienţilor, exprimate prin următoarele întrebări: - acest
produs/serviciu este ceea ce mi-am dorit (specificaţie)? - Face el ceea ce eu am presupus că face
(conformitate)? - Lucrează el cum vreau eu (fiabilitate)? - Am plătit pentru el cât face (valoarea
percepută)? - Îl voi primi la timp, în bune condiţii (livrare)? - Cat de uşor poate fi utilizat (utilitate)? - Cat
mă va ţine (durabilitate)? Monitorizarea şi măsurarea se fac prin analiza şi prelucrarea datelor şi
informaţiilor obţinute de la clienţi. Sursele acestor date şi informaţii sunt: - sugestiile şi reclamaţiile

15
clienţilor; - comunicarea directă cu clienţii; - chestionare trimise clienţilor; - numărul clienţilor fideli, care
revin să cumpere produse/servicii.

Capitolul III. Analiza politicilor de achiziție și aprovizionare în cadrul

societăţii “S.C. ALEXICOS S.R.L.” Constanța

3.1. Prezentarea procedurii și politicii de aprovizionare a societăţii S.C. ALEXICOS S.R.L.

a) Scop
Procedura are scopul de a stabili un proces de aprovizionare a cărui desfăşurare să asigure că toate
materialele, software-ul, echipamentele, piesele de schimb, accesoriile şi serviciile aferente achiziţionate
îndeplinesc condiţiile specificate.

b) Domeniu de aplicare
Procedura se aplică produselor/serviciilor achiziţionate de S.C. ALEXICOS S.R.L, urmărindu-se:
• evaluarea, selectarea şi acceptarea furnizorilor;
• elaborarea şi transmiterea comenzilor;
• încheierea şi derularea contractelor cu furnizorii;
• recepţia produselor/serviciilor aprovizionate.

c) Documente de referință
 Manualul calităţii, MC-STI-01 şi documentele sale de referinţă;
 PO-STI-10 – Analiza cerințelor clientului;
 PO-STI-12 – Controlul proceselor de producție;
 PO-STI-14 – Controlul proiectării;
 PO-STI-15 – Controlul procesului de vânzare.

d) Derularea activitatilor aferente procesului de aprovizionare

Asigurarea unui management de calitate al lanțului de aprovizionare-furnizare, presupune o
viziune integratoare nu numai asupra activităților care constituie componente interne ale sistemului
logistic ci și asupra activităților aflate la interfața cu operatorii din amonte și din aval, respectiv cele care
implică furnizorii și clienții, astfel încât să se asigure creșterea eficientei și competitivității întregului lanț
valoric.
Managementul lanțului de aprovizionare-livrare include planificarea și managementul tuturor
activităților implicate de alegerea furnizorilor, aprovizionarea si toate activitătile de management logistic.

16
Un aspect important este faptul că include, totodată, coordonarea și colaborarea cu partenerii grupului,
care pot fi furnizori, intermediari, prestatori terți de servicii și clienți. În esență, managementul lanțului de
aprovizionare-livrare integrează managementul livrării/cererii în cadrul companiilor și între acestea.
S.C. ALEXICOS S.R.L integrează într-un ansamblu unitar de depozite fluxul și controlul
resurselor materiale de la momentul inițierii procesului de aprovizionare și până la transformarea lor în
produse destinate vânzării. În concordanță cu specificul activității există un depozit central care
aprovizionează depozitele de divizie din punctele de lucru și depozite partenere integrate, în acest lanț
care completează gama de produse.
Directorul general numește prin decizie internă persoanele care se ocupă de logistica
aprovizionării la nivel de depozite centrale și de divizie. De asemenea stabilește grilele de competență
pentru valorile de achiziție și aprobă planul de aprovizionare anual propus de șefii de depozite centrale în
baza unei analize cu depozitele de divizii și responsabilii de aprovizionare pentru produsele tipice care
fac obiectul activității S.C. ALEXICOS S.R.L.
Stocurile sunt active circulante, adică valori disponibile realizabile în termen scurt, cu următoarele
caracteristici: durată mică și pondere foarte mare în totalul activelor circulante. Ca elemente patrimoniale,
participă la un singur circuit economic, modificându-și permanent forma. Necesarul de aprovizionare ține
cont de mărimea lor și trebuie să fie optime, stocurile prea mari antrenând imobilizări de capital, iar
stocurile prea mici determinând rupturi în activitate. Stocurile trebuie să fie continue, susținute de faptul
că atât fluxul intrărilor (achizițiilor), cât și fluxul ieșirilor (vânzărilor) pot prezenta discontinuități.
Furnizorii de produse/servicii sunt cei acceptați în urma unei selecții riguroase și se găsesc în lista
furnizorilor acceptabili iar prețurile de achiziție sunt cele din listele de prețuri din Entersoft Business
Suite acceptate de ambele părți. Orice modificare a acestor liste se face numai în urma notificărilor
primite de la furnizori și cu aprobarea Directorului General.
Agreerea unui nou furnizor de produse tipice de stoc identice sau noi se face dacă:
- produsele corespund tehnic și calitativ în urma testării și sunt însoțite de certificate de
conformitate;
- prețurile practicate sunt egale sau mai mici coparativ cu furnizorii acceptați;
- termenele de livrare de la comanda fermă sunt respectate;
- raportul de eligibilitate ca nou furnizor este aprobat de Directorul General.
Pe lângă furnizorii tradiționali de produse tipice pentru stoc mai sunt și furnizorii de produse
atipice ,necesare proceselor de producție pentru realizarea de subansamble sau ansambluri solicitate de
clienți. Selectarea lor se face tot conform algoritmului descris sau dacă sunt deja în sistem pot fi solicitați
pentru selecția de oferte.

17
 3.2. Strategii privind managementul relațiilor cu furnizorii
S.C. ALEXICOS S.R.L. funcţionează ca un integrator de procese şi menţine permanent nivele
de performanţă care permit doar relaţii de câştig pentru toţi partenerii, acţionând ca un liant în crearea de
valoare prin sistemele de parteneriat dintre clienţii şi furnizorii săi.
În acest spirit conducerea societății menţine cu furnizorii şi partenerii prin relaţii bazate pe
avantajul reciproc, pe promovarea comunicaţiei şi acţiunii în dublu sens, în scopul îmbunătăţirii eficienţei
proceselor şi creerii de profit.
Managementul resursei furnizorilor şi partenerilor se efectuează având în vedere următoarele:
- Menţinerea unui număr optim de furnizori şi parteneri, selectând în special furnizori şi
parteneri recunoscuţi pe piaţă;
- Stabilirea de căi bilaterale de comunicaţie, la nivele adecvate de conducere din partea ambilor
parteneri, în vederea soluţionării rapide a problemelor şi evitării sau diminuării întârzierilor costisitoare
sau a disputelor;
- Cooperarea cu furnizorii pentru validarea sau evaluarea capabilităţii proceselor acestora;
- Încurajarea furnizorilor (după caz) în a-şi implementa programe de îmbunătăţire a
performanţelor;
- Comunicarea reciprocă a cunoştinţelor şi informaţiilor în vederea îmbunătăţirii proceselor de
realizare şi livrare a produselor şi serviciilor;
- Implicarea partenerilor în identificarea cerinţelor de aprovizionare şi dezvoltarea unor strategii
comune.
Furnizorii de produse/servicii sunt cei acceptaţi în urma unei selecţii riguroase şi se găsesc în
lista furnizorilor acceptabili iar preţurile de achiziţie sunt cele din listele de preţuri din Entersoft Business
Suite acceptate de ambele părţi. Orice modificare a acestor liste se face numai în urma notificărilor
primite de la furnizori şi cu aprobarea Directorului General.
Agreerea unui nou furnizor de produse tipice de stoc identice sau noi se face dacă:
- Produsele corespund tehnic şi calitativ în urma testării şi sunt însoţite de certificate de
conformitate;
- Preţurile practicate sunt egale sau mai mici comparativ cu furnizorii acceptaţi sau piaţa;
- Termenele de livrare de la comanda fermă sunt respectate;
- Raportul de eligibilitate ca nou furnizor este aprobat de Directorul General.

18
 Capitolul IV. Analiza strategiilor de aprovizionare în cadrul societăţii “S.C.
ALEXICOS S.R.L.” Constanța

4.1. Furnizori de bunuri şi prestaţii

Sc ALEXICOS SRL achiziţionează bunuri de la furnizori interni (din ţară) din comunitatea
Europeană şi din afară comunităţi europene, însă marea majoritate a bunurilor sunt achiziţionate din ţară.
Prin bunuri înţelegem, bun de natura imobilizărilor, şi de natura stocurilor ca de exemplu mărfuri,
materiale auxiliare, combustibil.
Unitatea are următori furnizori permanenţi mai importanţi:
a) Furnizori interni:
- SC ”Tecsa” SRL
- SC “ Vandana” SRL
- SC “Gi&Co” SRL
- SC “Maialex” SRL
- SC “Dobrogea” SRL
- SC “Metro” SRL
- SC “West Palace” SRL
- Fabrica de zahăr Tulcea
b) Furnizori externi din Uniunea Europeană:
- SC “Metro” Bulgaria
- SC “Tesca” Bulgaria
- SC “Lidl” Bulgaria
c) Furnizori în afară Uniuni Europene :
- SC “Podrefka” Serbia
- SC “Dreplal” Serbia

De la furnizori menţionaţi sus şi de la alţi furnizori nenominalizați SC ALEXICOS SRL

achiziţionează printre altele: zahăr, faină, produse de patiserie, produse lactate, răcoritoare, detergenţi,
produse cosmetice, pâine, cafea, băuturi alcolice, dulciuri, ulei.
La SC ALEXICOS SRL în prezent are loc extinderea şi modernizarea unui spaţiu pentru birouri.
Lucrarea se execută în antrepriză conform contractului de antrepriză unde materialele necesare extinderi
şi modernizări se achiziţionează de către beneficiarul lucrări adică SC ALEXICOS SRL. Printre aceste

19
materiale sunt şi instalații sanitare. Aceste materiale se achiziţionează de la SC “Metro”SA Constanța ,şi
de la SC”Practiker”SA Constanța.
Aceste materiale sunt depozitate la sediul central al societăţii, unde urmează să fie predate
antreprenorului după ce se termină lucrările de construcţii.
De asemenea unitatea a mai achiziţionat în decembrie 2017 un teren şi o clădire de la o persoană
fizică, la preţul de 126.000 lei, din care preţul terenului este de 26.000 lei, iar valoarea clădirii este de
100.000 lei, conform unui raport de evaluare întocmit de un evaluator autorizat.
Terenul şi clădirea sunt considerate fiecare în parte imobilizări corporale, iar persoana fizică de la
care s-a cumpărat imobilul sub aspect contabil este considerat ca şi furnizor de imobilizări. Această
clădire urmează să fie extinsă şi modernizată ca să corespundă nevoilor societăţii. În anul 2018 unitatea a
avut mai multe achiziţii intracomunitare de la diferiţi furnizori din Bulgaria, astfel a cumpărat faină de la
Sofia, de mai multe ori . În aceste cazuri facturarea s-a făcut în preţul exprimat în Euro, iar transportul s-a
făcut de către o firmă specializată de transport internaţional.
De asemenea în anul 2018 unitatea a achiziţionat de la SC”Podrevka” SA ,Serbia, vegeta şi alte
condimente produse de această unitate apreciată şi căutată pe piaţa internă. Achiziţiile directe de la
producătorii din ţară, din Uniunea Europeană, respectiv de la furnizori din afara Uniunii Europene s-au
dovedit că sunt mai ieftine decât dacă se cumpără de la importatori, întrucât importatorii pe lângă preţul
de achiziţie mai adăugă la preț şi adaosul lor.
Printre furnizorii de prestaţii figurează SC’Romtelecom” SA pentru convorbiri telefonice şi
internet, societatea “Orange”pentru telefonie mobilă, ”Automecanica”pentru reparaţii auto, SC”Fulger
Taxi” şi SC”Frigoexpress” SA pentru transport marfă.

4.2. Clienţii unităţii

SC ALEXICOS SRL în decursul anilor de activitate şi-a format o clientelă relativ permanentă,
atât din rândul persoanelor juridice cât şi din rândul persoanelor fizice. Cu toate că în prezent există o
vastă reţea comercială care aşteaptă clienţii să-i cumpere mărfurile, SC ALEXICOS SRL are un număr
însemnat de clienţi fideli, care în mod repetat vin la unitate să-şi cumpere mărfurile.
Persoanele juridice sunt de regulă comercianţii cu amănuntul care cumpără mărfuri de la
SC ALEXICOS SRL în scopul de a le revinde consumatorilor finali.
Motivul existenţei clienţilor fideli este calitatea bună a mărfurilor, preţuri reduse, deservire
promptă cu mărfuri în sortimente variate. În actualele condiţii, unităţile comerciale îşi asigură profitul nu
prin preţuri ridicate ci prin creşterea volumului de vânzări.
Printre clienţi mai importanţi ai SC ALEXICOS SRL Constanța sunt:
 SC”Livela” SRL care cumpără produse de patiserie şi cafea.
 SC”SPinex” SRL care cumpără făină, ulei, zahăr, bere şi alte băuturi alcolice.

20
  SC”Valcris” SRL care cumpără răcoritoare, cafea, etc.
 SC”Raluana” SRL achiziţionează faină, cafea, zahăr, napolitane, produse de patiserie.
 SC”Cobra” SRL care cumpăra zahăr, ulei, faină, dulciuri.
 SC”Alex&Cris” SRL se aprovizionează cu ulei, faină, zahăr, produse de patiserie.
Pe lângă clienţi persoane juridice care cumpără mărfuri pentru vânzare, uniattea mai are şi clienţi
persoane fizice, adică consumatori finali. După cum putem observa, în municipiul Constanța funcţionează
un număr mare de unităţi comerciale de la micile Abc-uri până la marile supermarketuri care oferă
mărfurile lor spre vânzare.
Din această imensă reţea de unităţi comerciale în care între participanţi există o concurenţă acerbă
pentru clienţi, respectiv pentru o vânzare cât mai mare, face parte şi SC ALEXICOS SRL, care şi în
aceste condiţii a rezistat şi funcţionează în continuare cu rezultate economico-financiare destul de bune
de câţiva ani.

4.3. Metodele de lucru cu furnizorii şi clienţii, concurenţa

Relaţiile cu furnizorii şi clienţi se desfăşoară de regulă pe baza contractelor de vânzare-
cumpărare. Însă sunt cazuri când vin clienţi ocazional cu nota de comandă în formă scrisă sau şi foaie,
aceste documente se fac pe bază de cerere verbală.
Legislaţia prevede obligativitatea întocmirii contractelor de vânzare-cumpărare sau existenţa unei
comenzi în formă scrisă. Contractele atât cu furnizori cât şi cu clienţi se încheie pe o durată
nedeterminată.
În contractele de vânzare-cumpărare printre altele se prevăd următoarele elemente: părţile
contractante, adică vânzătorul şi cumpărătorul, denumirea mărfurilor, cantităţile, preţul de vânzare,
termenul de livrare, obligaţiile vânzătorului şi cumpărătorului, termen şi modalitate de plată, garanţia
plăti. Termenele de plată de obicei sunt fixate atât cu cumpărătorii cât şi cu furnizorii la 30 de zile
calendaristice de la dara livrării. De la clienţii rău platnici şi care nu prezintă garanţie morală se solicită
garanţie ipotecară sau garanţie bancară. Garanţia bancară constă în faptul că o bancă garantează plata
datoriilor în cazul în care clientul nu le achita în termen la solicitarea documentată a furnizorului.
Transportarea mărfurilor de la furnizori la SC ALEXICOS SRL în calitate de cumpărător, în cele
mai multe cazuri, se asigură de către furnizor. Însă sunt cazuri când transportul se face pe contul
cumpărătorului cu mijloacele sale proprii de transport, sau cu mijloace de transport ale persoanelor terţe,
de exemplu SC”FrigoExpress”SA.
Mărfurile achiziţionate pe pieţe externe ca de exemplu din Bulgaria sau Serbia sunt aduse prin
mijloace de transport ale unor transportatori autorizaţi pentru transport internaţional.
Aceşti transportatori pe lângă factura aferenta prestaţiei de transport depun la clienţi lor şi foaie de
parcurs internaţional cunoscută cu denumire de C.M.R prin care se dovedeşte că marfa ajunge pe

21
teritoriul României. Este foarte important acest document pentru scutirea de la plata taxei pe valoarea
adăugată (TVA în România sau AFA în Bulgaria) se acordă numai în baza codului fiscal European şi a
documentului C.M.R în cazul livrărilor intracomunitare. De fapt începând cu 01.01.2007 când a intrat şi
România în Uniunea europeană, cumpărările din ţările membre ale Uniuni Europene se numesc achiziţii
intracomunitare în loc de import, respectiv vânzările către ţările Uniuni Europene se numesc livrări
intarcomunitare în loc de export. Noţiunile de import şi export se folosesc numai în cazul cumpărărilor şi
vânzărilor în şi din afară ţărilor Uniuni Europene, de exemplu în Serbia.
În cazul achiziţiilor din aceste ţări taxa pe valoarea adăugată se achită în România la Ministerul
Finanţelor în momentul sosiri mărfurilor în vamă.
Plata furnizorilor interni se face prin CEC sau ordin de plată, iar plata furnizorilor externi se face
prin Dispoziţie de plată valutară. Decontările cu furnizori interni are loc în leu(ron), cu ţările Uniuni
Europene în euro, iar în ţările din afară Uniuni Europene în dolari.
În unele cazuri plata facturilor de cumpărări sau de vânzări se încasează, respectiv se achită în
numerar.
La SC ALEXICOS SRL de regulă la vânzarea bunurilor o parte din factură se încasează în
numerar la data livrări, iar restul de plată prin transfer bancar adică CEC sau Ordin de plată. La livrare de
mărfuri în toate cazurile se întocmeşte factura fiscală, nu se utilizează avizul de însoţire marfă.
Acest lucru este posibil întrucât depozitul lucrează în două schimburi, astfel încât dacă clientul
vine după amiază există personal să întocmească pe loc factura şi să încaseze o parte din suma de plată.
În ultimi ani atât pe plan mondial cât şi în ţările Uniuni Europene din care face parte şi România
există o abundenţă de mărfuri care se oferă cumpărătorilor, iar prin reducerea puterii de cumpărare a
populaţiei, s-a redus simţitor consumul. În acest contex asistăm la o concurenţă din partea furnizorilor în
găsire de cumpărători, care are ca efect şi aplicarea unor avantaje celor ce cumpără mai ales în cantităţi
mai mari ca de exemplu, preţuri mai mici, reduceri de preţuri dacă cumpără o cantitate de marfă peste un
nivel stabilit, precum şi bonusuri la sfârşitul anului în cazul depăşirii unui plafon de cumpărări în decursul
anului.
În cazul societăţi SC ALEXICOS SRL în calitatea sa de vânzători şi ea foloseşte acest sistem
pentru impulsionarea vânzărilor. Făcând cumpărături observăm că în municipiul Constanța apar noi şi noi
unităţi comerciale care concurează mai ales în privinţa preţurilor de vânzare, dar nu numai.
Toate acestea sunt efectul concurenţei dintre comercianţi, ei caută fel şi fel de metode pentru
atragerea cumpărătorilor în vederea impulsionării vânzărilor pentru a rămâne pe linia de plutire, respectiv
pentru a obţine un profit acceptabil. Efectul concurenţei se resimte şi în activitatea SC ALEXICOS SRL.
Ea trebuie să concureze cu ceilalţi participanţi pe piaţa privind: calitatea, preţul, avantaje oferite
clienţilor.

22
 Capitolul V. Studiu de caz privind contabilitatea achiziţiilor la
S.C. ALEXICOS S.R.L.

5.1. Achiziţii de imobilizări

Prin imobilizări înţelegem, active generatoare de beneficii economice viitoare şi deţinute de
unitate pe o perioadă mai mare de un an. Cu alte cuvinte imobilizările sunt bunuri pe care unitatea le
foloseşte în propria sa activitate pe o perioadă mai mare de un an.
Active imobilizate sunt: necorporale,de exemplu programe informatice,corporale sub formă de
terenuri,clădiri,utilaje,şi imobilizări financiare ca de exemplu participaţii deţinute la alte unităţi sub formă
de activuri sau părţi sociale.
SC ALEXICOS SRL în luna decembrie 2018, a achiziţionat următoarele imobilizări:

1) În baza facturi numărul S101, din 02 decembrie 2018 a cumpărat programul informatic complet
“SAGA SOFT” la preţul de 350 lei pentru TVA 24%. Această operaţie se înregistrează în contabilitate
prin articolul contabil:

% = 404 (Furnizori de imobilizări) 434

208
(Alte imobilizări necorporale) 350
4426
(TVA deductibila) 84

2) În baza contractului de vânzare-cumpărare autentificat de un notar public a cumpărat un imobil

format dintr-o casa şi un teren de 600 mp, de la o persoană fizică în valoare de 90.000 lei. Conform unui
raport de evaluare terenul are o valoare de 50.000 lei, iar clădirea 40.000 lei. Data achiziţionării 2
decembrie 2018, numărul contractului 5124.

% = 404 (Furnizori de imobilizări) 90.000

2111
(Terenuri) 50.000
212
(Construcţii) 40.000

Suma respectivă se achită prin casa de plată din casierie 120/02.12.2018

404 = 5311 (Casa în lei) 90.000

(Furnizori de

Imobilizări)

23
 3) În luna decembrie 2018 SC ALEXICOS SRL cumpără 1000 acţiuni de la SC”Lotus” Center.
Acţiunile au o valoare nominală de 10 lei, şi un preţ de vânzare de 25 lei/acţiune.
Adică, cele 1000 de acţiuni s-au achiziţionat la preţul total de 25.000 lei. Acţiunile s-au cumpărat pentru a
obţine dividende pe termen lung. Este de menţionat că în cazul achiziţionării de imobilizări financiare în
locul contului 404 (Furnizori pentru imobilizări financiare) se foloseşte contul 269 (Vărsăminte de
efectuat pentru imobilizări financiare).
Documentul este contractul de vânzare-cumpărare nr 1/10.12.2018.
265 = 269 (Vărsăminte de efectuat pentru imobilizări ) 25.000

5.2. Achiziţii de bunuri de natura stocurilor

Bunurile de natura stocurilor sunt: materiale consumabile, mărfuri, produse, animale şi păsări care
se achiziţionează pentru a fi folosite în unitate şi se consuma la prima utilizare sau care se achiziţionează
pentru a fi vândute şi tot în această categorie intră şi produsele obţinute din producţie proprie.
Contabilitatea acestora se realizează cu ajutorul conturilor reunite în clasa 3 de conturi din planul
de conturi conform cu directivele europene. Pentru contabiliattea achiziţiilor de bunuri de natura
stocurilor se foloseşte ca şi cont corespondent creditor contul 401 (furnizori).
Pentru bunurile obţinute din producţie proprie nu se utilizează contul 401 (Furnizori) pentru
aceste operaţii se foloseşte contul 711 (Venituri aferente costurilor stocurilor de produse). În cazul
societăţi SC ALEXICOS SRL operaţiile privind achiziţiile de materiale consumabile sunt mai
nesemnificative întrucât nu are activităţi de producţie. Ponderea cea mai mare a achiziţiilor de bunuri de
natura stocurilor o reprezintă achiziţionarea de mărfuri destinate revânzării.
În cea ce urmează prezint câteva exemple de înregistrări contabile privind achiziţia de bunuri de
natura stocurilor astfel:
1) În baza facturi numărul 00082574/10 decembrie 2018 se achiziţionează de la SC”Metro” SA
Constanța diferite materiale pentru curăţenia spaţiului în valoare de 895 lei plus TVA de 24%.
% = 401(Furnizori) 1109,80
3028
(Alte materiale 895
consumabile)
4426 214,80
(TVA deductibila)

2) La data respectivă în baza bonului de consum numărul 12 se eliberează pentru depozitul

numărul 1, materiale de curăţenie în valoare de 300 lei.
6028 = 3028 (Alte materiale consumabile) 300
(Cheltuieli privind alte
materiale consumabile)

24
 3) De la SC”Automecanica” în baza facturi numărul 805/10.12.2018 se achiziţionează piese de
schimb pentru automobile proprietatea societăţi în valoare de 80 lei+TVA 24%.
% = 401(Furnizori) 99,20
3024
(Piese de schimb) 80
4426
(TVA deductibila) 19.2

5.3. Contabilitatea achiziţiilor de servicii

1) SC”Romtelecom” SA prin factura numărul 868165/15.12.2018 a facturat valoarea
convorbirilor telefonice pe luna noiembrie 2018 în suma de 155 lei plus TVA 24%.
% = 401 (Furnizori) 192,20
626 155
(Chelt poştale şi
taxe de teleomunicatii)
4426(TVA deductibila) 37,20

2)La data de 15.12.2018 SC”Romtelecom” SA a facturat abonamentul la servicii de internet şi

date. Numărul facturi 95445/12.12.2018 în suma de 85,3 lei plus TVA 24%.
% = 401(Furnizori) 105,77
626 85,30
(Chelt poştale şi
taxe de telecomunicaţii)
4426 (TVA deductibila) 20,47

3) Autoturismul societăţii a fost reparat la SC”Dream-Cars” SRL lucrarea a costat 1000 lei+ TVA
24%,conform facturii numărul 785/16.12.2018.
% = 401 (Furnizorii) 1240
611 1000
(Chelt de întreţinere
Şi reparaţii)
4426(TVA deductibila) 240

4) La data de 18.12.2018, primăria Constanței a facturat chiria pentru o clădire aferentă

trimestrului I, 2019 în suma de 400 lei. Numărul facturii 55/18.12.2018
471 = 401(Furnizori) 400
(Chelt înregistrate
În avans)

25
 La încheierea acestui capital prezint documentele de folosite şi evidentă furnizorilor:

A) Documente folosite în contabilitatea achiziţiilor de bunuri.

Documentele respective sunt reglementate prin O.M.E.F numărul 3512/2008 şi cuprinse în
catalogul documetelor financiar-contabile cu excepţia facturii care este reglementată prin codul fiscal
legea 571/2003, documentele sunt:
-Factura furnizorului
-Aviz de însoţire
-Nota de recepţie şi constatare
-Proces verbal de recepţie mijloace fixe.

B) Evidenta analitică a furnizorilor.

Evidenta analitică a furnizorilor este reglementată prin O.M.F.P numărul 3055/2009 la punctual
188 care arata “contabiliattea furnizorilor şi clienţilor” a celorlalte datorii şi creanţe se ţine pe categorii
precum şi pe fiecare persoană fizică sau juridical. În acest sens în retabilitatea analitică, furnizorii şi
clienţi se grupează astfel: interni şi externi, iar în cadrul acestora pe termene de plată respective de
încasare.
În final mai menţionez că datoriile faţă de furnizorii se ţine la valoarea nominală în lei.
Datoriile în valută se înregistrează în contabilitatea atât în lei cât şi în valută. Datoriile în valută
faţă de furnizori se evaluează lunar la cursul BNR la sfârşitul lunii şi se stabilesc şi se înregistrează
diferenţele de curs rezultat din evaluare.

5.4. Registrul jurnal

Nr. Document Simbol cont Sume
Data înregistrării Explicaţii
Crt (felul, nr, dată) Debitoare|Creditoare Debitoare |Creditoare
% | 404
Achiziţie program 350 | 434
1 02.12.2018 FC.S101 208
informatic 84
4426
% | 404
50.000|90.000
2 02.12.2018 Contract 5124 Achiziţie de imobil 2111
40.000
212
3 02.12.2018 Dpl.120 Achitare valoare imobil 404 |5311 90.000|90.000
% |404
Înregistrare factura de 10.000|12.400
4 03.12.2018 FC 875 232
avans antreprenor 2.400
4426
Achitare avanns
5 04.12.2018 Op 776 antreprenor pentru 404 |5121 12400 |12.400
construcţii
Achitare furnizor de
6 10.12.2018 OP 785 404 |5121 434 | 434
program calculator

26
 5.5. Jurnal achiziţii

Simbol cont Sume

Nr. Data Document
Explicaţii Debitoare| Debitoare |
Crt înregistrări (felul, nr, Dată)
Creditoare Creditoare
% |404
Achiziţie program 350 |434
1 02.12.2018 FC.S101 208
informatic 84
4426
% |404
2 02.12.2018 Contract 5124 Achiziţie de imobil 2111 50.000|90.000
212
% |401
Achiziţionare 895 |1109,90
3 10.12.2018 FC 82574 3028
materiale de la Metro 214,80
4426
% |401
Achiziţionare piese de 80|99,20
4 10.12.2018 FC 805 3024
schimb 19,20
4426
Achiziţionare de % |401
80 |99,20
5 11.12.2018 FC 85247 rechizite de birou de la 604
19,20
SC.Real 4426
% |401
Achiziţionare zahăr de 3000|3720
6 13.12.2018 FC 7810 371
la SC Zahărul SĂ 720
426
% |401
4726,25 |5890
Achiziţionare cafea de 371
7 14.12.2018 FC 895 23,75
la SC Vandana SRL 623
1140
4426
% |401
Achiziţionare marfă de 9000 |11.160
8 20.12.2018 FC B1875 371
la MP Băneasa 2160
4426
Achiziţii bere fără % |408
1000|1240
9 21.12.2018 Aviz 250 factura de la SC 371
240
Maialex SRL 4428
Achiziţie autoturism pe
10 37.12.2018 Contract 274 2133 |167 64429 |64429
leasing
Total luna decembrie
178181,2 178181,2
2018

27
 VI. Concluzii și propuneri

6.1. Concluzii

1) SC ALEXICOS SRL în anul 1994 a fost una din cele mai importante societăţi comerciale cu
activitate de comerţ cu ridicată şi cu amănuntul.
Prin cifra de afaceri realizată a deţinut o cotă însemnată în totalul activităţilor comerciale din
municipiul Constanța, însă în umatorii ani au apărut supermarketuri cu capital străin, chiar multinaţionale
cu o puternică baza materială.
În prezent ponderea activităţii comerciale ale SC ALEXICOS SRL din totalul veniturilor
comerciale din municipiul Constanța a scăzut semnificativ, acest fapt este specific şi altor unităţi
comerciale cu capital autohton românesc din cauza lipsei de capital.

2) Contractele economice de vânzare ale SC ALEXICOS SRL sunt pe termen scurt, nu au

contracte pe termen lung 5-10 ani pentru asigurarea stabilităţi clientelei. Totuşi se observă că sunt şi
clienţi fideli care frecventează des unitatea ca urmare a avantajelor pe care le primesc.

3) În cea ce priveşte contabilitatea, această activitate este bine organizată şi condusă de persoane
competente.
Activitatea este asigurată cu sisteme de calcul moderne şi cu programe adecvate, evidente intrări,
ieşiri şi stocul mărfurilor la depozitare cu ridicată se ţine cu ajutorul calculatoarelor.
Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte cu calculator, iar intrările se operează
direct în evidenţă gestionară, la fel şi facturile de vânzare se întocmesc cu ajutorul calculatorului iar
marfa vândută se operează concomitent ca şi ieşirile în evidenţă gestionară. În fiecare sfârşit de lună se
listează din calculator situaţia intrărilor, ieşirilor şi a stocului final pe fiecare sortiment de marfă. Deci
totul merge automat.
În contabilitatea generală de la sediu se preiau datele totale din situaţiile întocmite de depozite în
final necesară introducerea în sistemul de calcul încă o dată a facturilor de achiziti şi de vânzări, reducând
astfel simţitor munca contabilă.
4) În cea ce priveşte folosirea documentelor se constată că acestea sunt adaptate specificului
unităţii şi a sistemului de calcul la programele utilizate, în respectarea conţinutului minim de catalogul
documentelor financiar-contabile.

5) În cea ce priveşte respectarea reglementărilor contabile constatăm că de regulă se respectă, dar

nu în toate cazurile. Astfel furnizori şi clienţi nu sunt grupaţi pe interni şi externi şi pe termene de plată
obligatorii conform OMFP 3055/2009 sau discursurile primate şi acordate se înregistrează greşit în

28
conturile 667”cheltuieli privind sconturi acordate” şi respective 767”venituri din sconturi obţinute”
confundându-se astfel noţiunea de discont cu noţiunea de scont.
De asemenea am constatat că nu se folosesc conturile 609”reduceri comerciale primate”respective
709”reducei comerciale acordate” pentru evidenţa reducerilor comerciale primate sau acordate după
livrare. Acestea sunt înregistrate în conturile de sconturi.
6) Reducerile comerciale în Reglementările contabile conform cu directivele europene aprobate
prin OMFP numărul 3055/2009 sunt:
a) rabaturile
b) remizele
c) risturnele
Această ordine nu se respectă la grupa 23, imobilizări în curs şi avansul pentru imobilizări.
La această grupă ordinea imobilizărilor este tocmai inversă şi anume se începe cu imobilizări
corporale (cont 231) şi la urmă sunt imobilizările necorporale (cont 233).

6.2. Propuneri

1) În vederea eficientizări activităţilor propun extinderea activităţii de achiziţii intercomunitare de

bunuri respectiv de import de bunuri în locul achiziţionări acestora de la alţi comercianți-importatori sau
de la producători direcţi ca de exemplu: cafea, băuturi alcolice, bere.

2) Folosirea pe scară largă a reclamei, reclame luminoase, pliante pentru popularizarea firmei şi a
produselor sale.

3) Respectarea întocmai a noilor reglementări contabile conforme cu directivele europene, aici mă

refer la evidenta corectă a reducerilor de preţ primite şi acordate.

4) În legătură cu reducerile preţ constatăm că de regulă se explică în practică noţiunea de

„discount” conform reglementărilor din Reglamentări contabile conform cu directivele europene aprobate
prin OMFP 3055/2009.

5) Propun ca noțiunile care definesc diferite reduceri comerciale în reglementările contabile să fie
corectate cu noţiunile uzuale folosite în practica comercială.

Toate aceste nereguli constatate cu ocazia întocmirii prezentei lucrări sunt semnificative şi nu
afectează calitatea situaţiilor financiare anuale, care sunt necesare să ofere o imagine fidelă activelor,
datoriilor, poziţiei financiare, profitului sau pierderilor unităţii.

29
 Bibliografie:

1. Baily, P., Farmer (2004), Principiile și managementul achizițiilor, Ed. Arc, București.
2. Borza, A. (2005), Managementul resurselor umane, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca.
3. Legea contabilităţi nr 82/1991 cu modificări şi completări ulterioare.
4. Ordinul MFP nr 3055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conform cu
directivele europene.
5. Codul fiscale aprobat prin Legea 571/2003 cu modificări şi completări ulterioare.
6. Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal aprobat prin Hotărârea
Guvernului nr.44/2004 cu compeltari şi modificări ulterioare.
7. Unele aspecte privind aplicarea Reglementarilor contabile conform cu directive a IV-a
a CEE – ghid practic, ediţia 2010.
8. Internet – Www.Contabilul. ro

30