Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Sisteme de administrare a
continutului

Francisc Andrei-Angelo
Grupa 102 ID
 Ce este un sistem de administrare al conținutului
Un sistem de administrare a conținutului sau CMS (în engleză Content
Management System, CMS) este un sistem software creat pentru automatizarea cât
mai deplină a gestiunii conținutului, în special a site-urilor web. Scopul este de a
reduce sau elimina intervenția programatorilor la editarea și administrarea site-
urilor lor. CMS-ul facilitează organizarea, controlul și publicarea de documente
sau alt tip de conținut, cum ar fi imagini și resurse multimedia. Un CMS facilitează
adesea crearea in comun de documente. Un "CMS web" este un CMS cu facilități
adiționale pentru ușurarea publicării de conținut pe diversele site-uri.

Date fiind complexitatea site-urilor web și inexistența unui model standard,

definirea unitară a CMS precum și a părților sale componente este foarte greu de
realizat. Granițele dintre portale, sisteme CMS, DMS (Document Management
System – Sistem de Administrare a Documentelor) și ECS (E-commerce Systems –
Sisteme de Comerț Electronic) nu sunt evidente și acestea adesea se suprapun.

Sistemele de administrare a conținutului web sunt folosite adesea pentru

stocarea și controlul documentelor cum ar fi articole, manuale tehnice sau de alte
naturi, ghiduri de vânzări și broșuri de marketing. Un CMS poate avea următoarele
funcții:

 Crearea și transferul de documente și material multimedia

 Identificarea utilizatorilor cheie și a rolului lor în gestionarea conținutului

 Atribuirea de roluri și responsabilități diferitelor categorii de conținut

  Definirea de sarcini de lucru, adesea cuplate cu trimiterea de mesaje în
funcție de eveniment, astfel încât managerii de conținut sunt alertați automat
când intervin schimbări ce îi privesc

 Urmărirea și organizarea mai multor versiuni ale aceluiași element de

conținut.

 Publicarea conținutului într-o bibliotecă, pentru a sprijini accesul la conținut.

În ultima vreme biblioteca (bază de date) este o parte tot mai importantă a
sistemului; ea poate fi ușor interogată.

Sisteme de administrare a conținutului web (CMS)

De obicei un asemenea sistem oferă unelte software prin care utilizatorii fără
cunoștințe de programare pot totuși crea și organiza conținutul cu relativă ușurință.
Majoritatea sistemelor folosesc o bază de date pentru stocarea conținutului, și
un layer de prezentare pentru afișarea acestuia vizitatorilor obișnuiți, bazat pe un
set de modele sau mostre (templates). Administrarea se face în mod normal printr-
un browser web, dar unele sisteme pot fi modificate și pe alte căi.

Un CMS web difera de creatoare de site-uri precum FrontPage sau

Dreamweaver prin faptul că un CMS permite utilizatorilor fără cunoștințe tehnice
să facă schimbări în site cu training puțin sau deloc. Un CMS este ușor de folosit și
permite utilizatorilor autorizați să administreze un site web. Un CMS este mai mult
o unealtă de întreținere decât de creare de site-uri.
 Un sistem de administrare a conținutului web oferă următoarele facilități
cheie:

 Template-uri automate - Creează template-uri vizuale standard care pot fi

aplicate automat conținutului nou și existent, creând un punct central pentru
schimbarea interfeței unui site web.
 Conținut ușor editabil - Odata ce conținutul e separat de reprezentarea
vizuală a site-ului, editatul și manipulatul devin de obicei mult mai ușoare și
mai rapide. Cele mai multe CMS-uri includ unelte de editat WYSIWYG ce
permin personalului non-tehnic să creeze și să editeze conținut.
 Scalable feature sets - Cele mai multe CMS-uri au plugin-
uri sau module care pot fi instalate ușor pentru a extinde funcționalitatea.
 Upgrade-uri după standardele web - Soluțiile active de administrare a
conținutului primesc de-obicei update-uri regulate care includ noi facilități și
țin sistemul la standardele web.
 Administrarea workflow-ului - Workflow-ul este procesul creării de sarcini
secvențiale și paralele care trebuiesc indeplinite de către CMS. De exemplu,
un creator de conținut scrie un articol care nu este publicat pe site până cand
nu este curățat de editorul de copii și aprobat de editorul șef.
 Administrarea documentelor - CMS-urile pot veni cu mijloace de gestionare
a ciclului de viață al unui document, de la creare, prin revizii, publicare,
arhivare și distrugere.
 Operarea

Un sistem de administrare a continutului unui site web rulează des

pe serverul site-ului. Majoritatea sistemelor oferă acces controlat pentru diferite
ranguri de utilizatori cum ar fi administratorii, editorii si creatorii de conținut.

Accesul se face de obicei prin browser-ul web, posibil combinat cu FTP

pentru uploadarea conținutului.

Creatorii de conținut incarcă documentele lor in sistem. Editorii acceptă sau

resping documentele, editorii de layout aranjează site-ul. Editorul șef este deci
responsabil cu publicarea conținutului pe site-ul live. CMS-ul controlează și ajută
la controlarea fiecărui pas din workflow, incluzând partea tehnică a publicării
documentelor pe unul sau mai multe servere web.

Conținutul și toate informațiile care au legătură cu site-ul sunt de-obicei

stocate într-o bază de date relaționala pe server. CMS-ul ține în mod normal
evidența edițiilor anterioare ale site-ului și a edițiilor nepublicate încă. Paginile
controlate și publicate printr-un CMS pot fi apoi văzute de vizitatorii site-ului.

Terminologie

Următorii termeni sunt adesea folosiți referitor la CMS-urile web, dar nu

sunt nici standard nici universali:

 Bloc - Un bloc este un link către o secțiune din site-ul web.

Blocurile pot de-obicei fi setate sa apară în toate paginile site-ului (de exemplu
pe un meniu de navigație) sau doar în pagina principală.
 Modul - Un modul de conținut este o secțiune a site-ului, de
exemplu o colecție de articole de știri, o secțiune FAQ, etc.
 Temă - O temă definește aparența fiecărei pagini din site,
controlând proprietăți cum ar fi culori și fonturi.

Tipuri de CMS-uri

 CMS-uri bazate pe module - Majoritatea sarcinilor din ciclul de viață al unui

document sunt îndeplinite de module ale CMS-ului. Module comune sunt
crearea și editarea de documente, transformarea și publicarea.
 TODDS CMS - TODDS (din engleza "Totally Organic Data Driven
System"). E o unealtă nouă care ajuta departamentele IT să-și facă slujba mai
eficient, în special când ar trebui să aparțină unei organizații de tip marketing.
 CMS bazat pe web - O altă apropiere față de construirea de CMS-uri
folosește baze de date cum ar fi PostgreSQL, MySQL sau MS SQL, și limbaje
de scripting cum ar fi Coldfusion, PHP, JSP sau ASP pentru interacțiuea cu
datele, pentru a le introduce în conținutul vizual. Datele sunt compilate în
pagini HTML sau alte documente și transformate folosind CSS. Aceste sisteme
pot include un număr de alte funcții, cum ar fi forumurile, blogurile sau
newsletterele e-mail.

 
Cele mai populare platforme CMS
Unul dintre cele mai cunoscute sisteme de management conținut este
Wordpress, care permite crearea website-urilor, adăugarea de articole blog, pagini,
texte și publicarea acestora pe internet. Dacă vorbim doar de web, Wordpress este
fără îndoială cel mai răspândit (se estimează că aproape 30% din site-urile de pe
intern et sunt administrate de Wordpress), de când a fost lansat în
2003. Mai mult de atât, Wordpress este gratuit și „deschis”, permițând oricui să îl
modifice și să îl extindă cum dorește.

Imediat după Wordpress se situează Joomla și Drupal, urmate de multe

altele cu audiență mai redusă.

Structura unui sistem CMS

Un sistem de management conținut are două părți:

1. Partea de administrare este aplicația ce permite utilizatorilor crearea

resurselor, articolelor, materialelor, paginilor, și așa mai departe. Această
interfață este bazată pe reguli business, cum ar fi un sistem de permisiuni, o
ierarhie și anumite procese de creare și editare a resurselor.
2. Partea de prezentare constituie interfața care prezintă resursele de la
punctul 1 pentru publicul țintă. În cazul unui CMS pentru administrat
website-uri (gen Wordpress), partea de prezentare constituie site-ul public,
pe care îl accesează vizitatorii, publicul larg.

Funcțiile unui sistem CMS

Un sistem de management de conținut include un minim de funcții care au de-a

face cu accesul utilizatorilor și asistarea lor în a crea, modifica și publica informația cu
care lucrează.
 Funcții de acces
Sistem de login: CMS-urile includ un sistem de autentificare pentru utilizatori.
Partea de administrare trebuie să fie protejată pentru a preveni modificări neautorizate,
astfel că, fiecare utilizator are un cont cu nume de utilizator sau parolă.

Sistem de permisiuni: Nu toți utilizatorii au același tip de acces și aceleași

permisiuni. În orice organizație există diferite ierarhii și tipuri de angajați și creatori de
conținut. În Wordpress, există utilizatori obișnuiți, editori și administratori. Fiecare tip de
utilizator are un alt set de permisiuni.

Utilizatorii obișnuiți nu au aceleași privilegii ca administratorii, care au acces în

întregul sistem pentru a modifica și configurarea acestuia. Este important să analizezi
un sistem prin prisma permisiunilor, în special dacă ai o echipă mai mare de
contribuitori.

Suport limbi multiple: Un CMS care se respectă permite utilizarea în mai multe
limbi. Dacă echipa ta este internațională, această posibilitate este esențială. Utilizatorii
pot schimba limba în care li se afișează interfața de administrare pentru a înlesni
colaborarea.

Limbi multiple se pot folosi și la crearea de conținut: poate că ai o echipă în care

unii creatori scriu articole într-o limbă anume și alții traduc acest conținut în altă limbă.
Un CMS bun permite administrarea conținutului în mai multe limbi, concomitent.

Funcții de administrare conținut

Creare conținut: CMS-urile au capabilități de adăugare articole, pagini, articole
de blog, știri, imagini și altele. Acestea trebuie să aibă o interfață ușor de utilizat și
înțeles, multe din ele ascund funcționalitatea de editare a codului sursă (cum ar fi
HTML), și oferă un editor similar cu Microsoft Word sau ceva mai simplificat. Astfel,
utilizatorii nu trebuie să cunoască programare sau formatare HTML, ci se vor concentra
asupra conținutului.

Indexare și căutare: Un CMS care se respectă are funcții de indexare a

conținutului, de organizare și de re-descoperire prin căutare, filtrare, etc. Este crucial, în
special atunci când lucrezi într-o organizație care produce foarte mult conținut
(companie mare, redacție ziar, agenție de presă), să poată organiza și găsi conținutul
rapid și ușor. Astfel, motorul de căutare este esențial, precum și posibilitatea de a
adăuga informații suplimentare la fiecare articol și piesă de conținut, cum ar fi taguri
meta, descrieri, cuvinte cheie și proprietăți suplimentare (data adăugării, data publicării,
categorii, autor, ș.a.m.d.

Revizii și controlul modificărilor: Sistemele CMS mai avansate includ funcții

de înregistrare a modificărilor survenite asupra conținutului. Pentru fiecare articol sau
document nu se înregistrează doar versiunea cea mai recentă, ci și toate versiunile
anterioare, modificările efectuate. De asemenea se stochează cine a modificat, ce parte
din document, când a survenit modificarea și care a fost versiunea anterioară.

Aceste capabilități, combinate cu regulile și privilegiile menționate mai devreme,

ajută la crearea unui audit referitor la toate persoanele care au lucrat la un anumit
document, cât și revenirea la o versiune anterioară dacă se dorește.

Ingestie și arhivare documente: O altă funcție des întâlnită în sistemele de

management de conținut este aceea de scanare, importare și arhivare a documentelor
tipărite. Se pot încărca diverse formate de document (imagini, documente Word, Excel,
etc.), și se pot organiza pentru a fi recuperate ulterior. O bază de date istorică este
foarte utilă în a ajuta o companie să economisească spațiu dar să aibă acces în același
timp la documente pentru audituri, finanțe, etc.

De multe ori, procesul de ingestie include și recunoaștere optică a conținutului

(OCR) și indexarea acelui text pe lângă fișierele scanate. Astfel, aceste documente nu
mai sunt simple imagini, ci pot fi căutate, filtrate, etc.

Funcții de publicare: Când vine momentul publicării articolelor, postărilor pe

blog, etc., un sistem de management conținut permite aceasta foarte rapid și ușor,
printr-o interfață bazată pe formulare.

Pe site-uri nu este responsabilitatea celor care creează conținutul să îl și publice

și să îl formateze frumos pentru publicare. Sistemele CMS au șabloane/template-uri, pe
care le combină cu articolul la momentul publicării, astfel că pagina web se compune
automat din acestea, fără intervenția în cod.

Wordpress include teme, care pot fi instalate sau înlocuite pe un întreg website,

astfel încât, designul se poate schimba în totalitate cu un clic, iar conținutul rămâne
același. Template-urile abstractizează partea de prezentare de conținut și previn erorile,
asigură consistența designului de la o pagină la alta. Un avantaj mai este și faptul că
persoanele care administrează conținutul nu au nevoie de cunoștințe de programare
sau design web.

Funcții de optimizare (SEO): Majoritatea sistemelor de management de

conținut care au ca scop publicarea informațiilor pe internet, au cel puțin funcții de bază
pentru optimizarea pentru motoarele de căutare. Acestea pot include: adăugarea de
taguri meta (cuvinte cheie, descrieri, titluri), taguri ALT la imagini și modificarea URL-
urilor articolelor.

Wordpress are aceste funcții dar permite și extinderea funcționalității prin

instalarea de pluginuri (module) care pot îmbunătăți sau chiar înlocui funcționalitatea cu
un întreg sistem care preia responsabilitatea aceasta. În domeniul SEO, de exemplu,
poți instala modulul Yoast, care înlocuiește complet funcțiile legate de SEO ale
Wordpressului, oferind mult mai multe posibilități (analiză conținut, verificare densitate
cuvinte cheie, generare sitemapuri și altele).

Funcții specializate
Sistemele de management conținut pot oferi și funcții specializate, în funcție de
necesități. Dacă folosești Wordpress, instalarea simplă a sistemului nu oferă aceste
funcții, ci trebuie să le instalezi prin adăugarea de module (pluginuri).

Astfel, poți transforma aproape în întregime sistemul prin adăugarea de funcții de

comerț electronic, resurse umane, prelucrare imagini, administrare evenimente,
calendar și alte mii de posibilități – tot ce trebuie este să găsești pluginul potrivit (sau să
îl construiești singur).
 Deși Wordpress nu a fost inițial construit pentru așa ceva, arhitectura de pluginuri
permite oricui să extindă capabilitățile după cum dorește – până la posibilitatea instalării
anumitor „frameworkuri” (platforme întregi) care încorporează nu doar teme/șabloane, ci
și module de construit paginile în mod vizual (vezi Divi, Elementor, Gravity, etc.)

Sistemele CMS mai specializate includ aceste funcționalități din start (dacă așa
plănuiești sau dacă o companie dorește să-și construiască propriul CMS și să aibă
control total asupra funcțiilor și a modului de operare), sau poate crește de-a lungul
timpului, după necesități.

De exemplu, sistemul meu CMS (CCIDESQ) a început destul de simplu, în 2002,

ca o platformă de administrare a unei baze de date cu produse, controlul stocului și
evidența clienților unui distribuitor de cărți. Am început dezvoltarea lui deoarece pe-
atunci Wordpress nu exista și celelalte sisteme disponibile pe piață erau foarte limitate.
Fiind o persoană înclinată să-mi construiesc singur instrumentele de care am nevoie,
m-am pus pe învățat și pe treabă. Site-ul pe care citești acest articol rulează CCIDESQ,
nu Wordpress!

Pe măsură ce sistemul a fost utilizat și adoptat, au apărut multe idei de extindere,

iar pe parcurs am adăugat foarte multe funcții și module cu noi capabilități: comenzi,
clienți, facturare, coș de cumpărături, administrare resurse umane, furnizori, funcții
fiscale (jurnale TVA, rapoarte de gestiune), integrare cu sisteme POS, servicii poștale și
multe, multe altele!

În câțiva ani, CCIDESQ a devenit mult mai mult decât un sistem de management
de conținut – a devenit aproape o întreagă platformă ERP. În scurt timp, s-a extins în
domenii noi: administrare firme de avocatură, arhivare documente, imobiliare,
scheduling, evenimente, social media, blogging și multe altele.

Funcții de transfer informații

O platformă CMS modernă nu poate funcționa izolat. Fie că dorești publicarea
conținutului pe web (un website sau mai multe), să distribui conținutul pe platforme de
agregare sau dorești ca sistemul de interacționeze cu alte sisteme și aplicații, nu
durează mult până ajungi la concluzia că ai nevoie de o modalitate de a „deschide”
sistemul.

Soluția este să adaugi API-uri la sistem.

În cazul sistemului meu CCIDESQ, după câțiva ani de funcționare izolată, într-o
singură țară, pentru un singur client, a apărut nevoia ca sistemul să funcționeze în mai
multe țări, și nu numai atât, să comunice cu alte copii ale sale instalate la nivel
internațional.

Atunci când dezvolți site-uri de comerț electronic pentru un client care are
operațiuni internaționale, este foarte normal să fie nevoie de interschimb de informații
(informații produse, stocuri, prețuri, traduceri, articole și altele) pentru a reduce munca
repetată și a înlesni comunicarea și eficientizarea operațiunilor.

Astfel, a apărut nevoia dezvoltării unui API (Application Programming Interface),

care să permită sistemelor să „vorbească unul cu altul.”.

De asemenea, a fost nevoie ca API-ul să suporte comunicarea cu aplicații mobile

(iOS, Android, etc.) pentru ca acestea să fie folosite de agenți sau clienți fără acces la
un computer și pentru a permite clienților să își facă un cont, să cumpere produse, să
urmărească starea comenzilor, direct de pe telefonul mobil. Voi discuta într-un articol
ulterior mai multe despre CCIDESQ.

API-ul face parte din stratul de interschimb de date și oferă funcționalități

avansate celor ce doresc să colaboreze cu compania ta. De exemplu, dacă o companie
dorește să construiască un sistem de sincronizare a stocului cu un site sau o bază de
date care este administrată de sistemul tău CMS, un API standardizat permite
companiei respective să formateze datele într-un mod standard și să le transmită, iar
API-ul le va accepta, le va înțelege și le va stoca în sistem – totul fără modificări la
CMS.

Toate aplicațiile distribuite din ziua de azi folosesc API-uri pentru a comunica.
Aplicațiile moderne nu mai sunt monolitice (o aplicație gigant care incorporează toată
funcționalitatea în același loc), ci sunt desprinse, distribuite, modulare și scalabile.
Comunicarea între toate aceste componente disparate se realizează prin API-uri și
protocoale REST.

În acest context, funcționalitatea unui CMS nu are limite! Noua frontieră este
CMS-ul headless (fără interfață pre-definită) ci doar cu o bază de date și un API care
permite adăugarea, căutarea, modificarea și recuperarea datelor în mod transparent.
Cu ajutorul unui CMS headless, echipa care lucrează cu datele nu mai este constrânsă
la o singură interfață de administrare, ci folosind API-ul, protocoalele create în CMS-ul
headless, pot să-și construiască propria interfață și pot consuma datele în ce manieră
doresc.

Avantajele și dezavantajele utilizării CMS-urilor

Sistemele de management al conținutului (CMS-urile) vin în sprijinul
persoanelor care doresc sa devină vizibile în mediul online prin susținerea
procesului de creare și actualizare al unui site.

Platforme celebre precum WordPress, Joomla! sau Drupal oferă posibilitatea

de realizare și dezvoltare a unui site, fără a fi necesare cunoștințe tehnice avansate,
deoarece panourile de control sunt construite pentru facilitarea procesului de
editare, personalizare și publicare și acționează ca o punte între codul sursă și
administratorul site-ului.

Înainte de a-ți construi un site pe o platformă de management al conținutului

ar trebui sa cunoști care sunt avantajele, dar mai ales dezavantajele utilizării CMS-
urilor.
  Avantaje:

 proces de construire facil: cu cât cerințele pentru functionalități, design și

personalizare sunt mai scăzute cu atât site-ul este mai ușor de construit
 funcții suplimentare: foarte multe aspecte pot fi îmbunătățite cu ajutorul
extensiilor
 costuri de realizare și întreținere scăzute: dacă te ocupi personal de aceste
procese;
 asignarea de roluri:  permit accesul și înzestrarea altor utilizatori cu
drepturi diferite, în functie de sarcinile atribuite;
 administrare și actualizare: creare și mentenanță ușor de realizat;
 SEO: există plugin-uri care ajută la o bună indexare în motoarele de căutare

 Dezavantaje:

 nivel scăzut de adaptabilitate: cerințele și nevoile ridicate de personalizare

pot fi acoperite prin crearea site-ului / a platformei de la zero, dar și a unui
plan prestabilit pentru ca proiectul să-și atingă scopul;
 costuri neprevăzute: uneori este necesară achiziția anumitor module, care
să dezvolte functionalitățile site-ului;
 breșe de securitate: cauzate de faptul că absolut toți utilizatorii au acces la
codul sursă;
 realizarea întreținerii în mod constant: necesitatea efectuării actualizărilor
platformei și a plugin-urilor pentru a asigura eliminarea breșelor de
securitate.
 Dacă vei opta pentru un site construit pe baza unui CMS este recomandat să
utilizezi găzduire dedicată platformei respective, dacă este posibil, pentru a-i
îmbunătăți performanțele.
 Concluzii

În general, cel mai mare avantaj al utilizării CMS-urilor pre-construite este

dat de timpul economisit până în faza de lansare a proiectului. Cel mai mare
dezavantaj vine din flexibilitatea limitată, precum și din securitatea slabă.

Platformele CMS (cum ar fi WordPress) oferă mai mult spațiu de

personalizare, dar va trebui să înveți unele codări sau să angajezi un expert în
platformă.

În ceea ce privește timpul de realizare, ar trebui să poți lansa site-ul destul de

rapid în comparație cu dezvoltarea unui CMS custom, dar nu la fel de rapid ca și cu
un constructor.

În plus, va trebui sa faci compromisuri în ceea ce privește personalizarea și

să iei precauții suplimentare împotriva atacurilor.

În sfarșit, sistemele CMS personalizate oferă cea mai buna flexibilitate și

securitate. Totuși, construirea unui site web personalizat necesită mai mult timp în
comparație cu utilizarea unei soluții pre-construite.
 Bibliografie

1. https://ro.wikipedia.org/wiki/Sistem_de_administrare_a_con
%C8%9Binutului
2. https://mura-n-gura.ro/post/ce-este-sistem-management-continut-
cms
3. https://tibis.ro/blog/dezvoltare-web-personalizata/