MIP Ed2 Rev1

Programul “Dezvoltare locală, reducerea sărăciei și creșterea incluziunii romilor”
finanțat prin Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021
MANUAL DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR
Ediția 2, Revizia 1
Data aprobării: 31.03.2020
Fondul Român de Dezvoltare Socială

Manual de implementare a proiectelor
Conținut:
1. INTRODUCERE.................................................................................................................... 5
2. GLOSAR DE TERMENI ...................................................................................................... 5
3. ABREVIERI ........................................................................................................................... 7
4. ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE A PROIECTULUI ........................ 8
5. MANAGEMENTUL GENERAL AL PROIECTULUI ....................................................... 8
5.1. Echipa de proiect............................................................................................................. 9
5.2. Parteneri și colaboratori ................................................................................................ 9
5.3. Protecția datelor ............................................................................................................ 10
5.4. Ajutorul de stat............................................................................................................... 10
5.5. Conflictul de interese ................................................................................................... 10
5.6. Achiziția de clădiri/terenuri ......................................................................................... 11
5.7. Spații de derulare a proiectului identificate ulterior ............................................ 11
5.8. Activitățile bilaterale ..................................................................................................... 12
6. MONITORIZAREA ȘI RAPORTAREA LA NIVELUL PROIECTULUI ...................... 12
6.1. Raportarea la nivelul proiectului ............................................................................... 13
6.4.1. Raportul intermediar/raportul final ....................................................................... 13
6.1.1.1. Primirea și înregistrarea raportului intermediar/raportului final ......................... 14
6.1.1.2. Verificarea raportului intermediar/raportului final ................................................ 15
6.1.1.3. Informarea PP privind aprobarea/respingerea raportului intermediar/final și
efectuarea plății........................................................................................................................... 15
6.4.2. Raportul de progres .................................................................................................. 15
6.4.3. Raportul ad-hoc.......................................................................................................... 15
6.2. Monitorizarea proiectelor la fața locului ................................................................. 15
6.3. Monitorizarea sustenabilității proiectului ............................................................... 16
6.4. Sistemul de management și control la nivelul proiectului ................................. 17
7. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI ................................................... 17
7.1 Generalități ...................................................................................................................... 17
7.2 Principii generale privind eligibilitatea cheltuielilor proiectului ....................... 18
7.3 Cheltuieli eligibile ale proiectului .............................................................................. 20
7.3.1. Cheltuieli directe ........................................................................................................ 20
7.3.2. Cheltuielile indirecte ................................................................................................. 21
7.3.3. Cheltuielile excluse și cheltuieli neeligibile ....................................................... 22
7.4 Plățile în cadrul proiectului ......................................................................................... 22
7.5 Raportarea financiară ................................................................................................... 24
7.6 Dubla finanțare ............................................................................................................... 25
2
7.7 Reîntregirea contului proiectului și recuperarea sumelor acordate în avans

și nejustificate ........................................................................................................................... 25
8. CERINȚE PRIVIND INFORMAREA ȘI COMUNICAREA LA NIVELUL
PROIECTULUI ............................................................................................................................ 26
8.1 Implementarea planului de comunicare și promovare a proiectului ............... 26
8.2 Organizarea evenimentelor de informare și comunicare ................................... 27
8.4.1. Comunicarea cu mass-media ................................................................................. 27
8.4.2. Comunicarea online .................................................................................................. 27
8.4.3. Publicitatea la locația proiectului/activităților.................................................... 28
8.4.4. Editarea materialelor de informare și comunicare ........................................... 28
8.4.5. Publicații/Livrabile ..................................................................................................... 31
8.4.6. Materiale în format electronic/ online ................................................................... 33
8.4.7. Materiale audio-video ............................................................................................... 34
8.4.8. Avizarea materialelor de informare și comunicare și autorizarea
cheltuielilor ................................................................................................................................ 34
8.3 Evaluarea Planului de comunicare și promovare a proiectului ........................ 36
8.4 Modificarea Planului de comunicare și promovare a proiectului..................... 36
9. MANAGEMENTUL ACHIZIȚIILOR ................................................................................. 37
9.1. Legislația aplicabilă ...................................................................................................... 37
9.2. Proiecte derulate în parteneriat ................................................................................. 37
9.2.1. Parteneriat între două sau mai multe entități juridice care au calitatea de
autoritate contractantă............................................................................................................ 38
9.2.2. Parteneriat între două sau mai multe entități juridice fără calitatea de
autoritate contractantă............................................................................................................ 38
9.2.3. Parteneriat între una sau mai multe autorități contractante și una sau mai
multe entități juridice fără calitatea de autoritate contractantă ................................... 39
9.3. Principii generale........................................................................................................... 40
9.4. Etapele de pregătire și derulare ale procesului de achiziție .............................. 41
9.4.1. Etapa de planificare a procesului de achiziție ................................................... 41
9.4.1.1. Întocmirea programului de achiziții al proiectului (PAP)..................................... 41
9.4.1.2. Elaborarea referatului de necesitate și a notei privind determinarea valorii
estimate 42
9.4.1.3. Elaborarea documentației de atribuire/specificațiilor tehnice ............................ 43
9.4.2. Organizarea procedurii și atribuirea contractului/acordului-cadru ............. 43
9.4.3. Executarea și monitorizarea implementării contractului/acord-cadru ........ 43
9.4.4. Întocmirea şi definitivarea dosarului de achiziţie ............................................. 44
9.5. Raportare și corespondența cu Operatorul de Program .................................... 44
9.5.1. Programul achizițiilor ............................................................................................... 44
9.5.2. Raportul privind achizițiile ...................................................................................... 44
9.5.3. Dosarul achiziției ....................................................................................................... 44
3
9.5.4. Clarificări ...................................................................................................................... 44

10. MANAGEMENTUL COMPONENTEI DE CONSTRUCȚII A PROIECTULUI ....... 45
10.1. Legislația aplicabilă .................................................................................................. 45
10.2. Pregătire documentații tehnice .............................................................................. 45
10.3. Managementul contractelor de lucrări ................................................................. 46
10.4. Cerinţe specifice pentru echipa de implementare ............................................ 47
10.5. Întocmirea rapoartelor pentru componenta de construcții ............................ 48
11. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE ................................................ 50
11.1. Generalități .................................................................................................................. 50
11.2. Cerințe generale privind notificarea modificărilor ............................................ 50
11.3. Modificările minore.................................................................................................... 51
11.4.1. Modificări minore de tip administrativ ............................................................. 51
11.4.2. Modificări minore care nu necesită aprobarea prealabilă a OP ................ 51
11.4.3. Modificări minore aprobate în prealabil de OP .............................................. 52
11.4. Modificări majore ....................................................................................................... 53
11.4.1. Modificarea duratei de implementare a proiectului ...................................... 53
11.4.2. Redistribuiri între capitole bugetare care depăşesc 10% ........................... 53
11.4.3. Transferuri bugetare între parteneri care depășesc 10% ............................ 53
11.4.4. Modificări în parametrii intervenţiei, atunci când acestea au un impact
major asupra obiectivelor şi rezultatelor proiectului...................................................... 53
11.4.5. Modificări în structura parteneriatului.............................................................. 54
11.5. Modificarea contractului de finanţare la iniţiativa OP...................................... 55
11.6. Rezilierea contractului de finanţare a proiectului, la cererea PP, înainte de
începerea efectivă a împlementării proiectului ................................................................ 55
12. MANAGEMENTUL RISCULUI ..................................................................................... 55
13. NEREGULI ....................................................................................................................... 57
14. PĂSTRAREA ȘI ARHIVAREA DOCUMENTELOR PROIECTULUI ...................... 58
4
1. INTRODUCERE
Prezentul manual este menit să ofere îndrumare Promotorilor de Proiecte (PP) și partenerilor
acestora pe parcursul implementării proiectelor care beneficiază de finanțare din Mecanismele
Financiare SEE/Norvegian 2014-2021, fonduri acordate prin intermediul Programului „Dezvoltare
locală”.
Manualul oferă informații practice cu privire la implementarea proiectului, monitorizarea
proiectului și raportarea față de OP, managementul proiectului, modificarea contractului de
finanțare etc.
Manualul este orientativ și nu înlocuiește prevederile contractuale sau legislația în vigoare. În
situația în care există neconcordanțe între prezentul manual și legislația aplicabilă ori contractul
de finanțare a proiectului, prevederile acestora din urmă prevalează.
FRDS acceptă semnarea documentelor aferente proiectelor finanțate din programul Dezvoltare
Locală cu semnătură electronică bazată pe un certificat digital calificat emis în condițiile Legii
455/2001, cu modificările și completările ulterioare. Costurile de achiziție a kitului de semnătură
electronică sunt eligibile în cadrul cheltuielilor proiectului finanțat. Facem precizarea că certificatul
trebuie să aparțină reprezentantului legal al entității (PP/partener) sau persoanei împuternicite în
relația cu FRDS, în vederea asigurării raportului de angajare a răspunderii cu privire la
documentele prezentate.
Astfel, documentele aferente proiectelor FRDS vor putea fi semnate utilizând semnătura
electronică bazată pe un certificat digital, asigurând autenticitatea, integritatea și non-repudierea.
În cazul în care solicitanții de fonduri nerambursabile prin FRDS doresc să utilizeze semnătura
electronică, dar nu dețin un certificat digital calificat, vor trebui să obțină unul de la un furnizor
acreditat. Lista tuturor furnizorilor de certificate digitale acreditați în România poate fi consultată
pe pagina de internet a Ministerului Comunicațiilor și Societății Informaționale.
PP și partenerii vor fi informați cu privire la eventualele completări/modificări ulterioare ale
prezentului document.
2. GLOSAR DE TERMENI1
Cheltuieli eligibile - cheltuieli efectuate de către PP şi partenerii acestora aferente proiectelor,

care pot fi finanţate atât din granturile SEE/Norvegian, cât şi din cofinanţarea publică/contribuția
proprie, potrivit regulilor de eligibilitate a cheltuielilor stabilite în Regulamente, Acordul de
program, Acordul de implementare, Contractul de finanțare
Cheltuieli autorizate - cheltuieli care respectă condițiile de eligibilitate prevăzute în
Regulamente, legislația aplicabilă și contractul de finanțare și sunt aprobate de OP
Cheltuieli neeligibile - cheltuieli care nu respectă toate condițiile de eligibilitate conform
Regulamentelor, legislației aplicabile și contractului de finanțare și care sunt respinse de la
autorizare
Cheltuieli în curs de clarificare - cheltuieli care nu au fost încadrate în categoria cheltuielilor
autorizate sau a cheltuielilor neeligibile, urmând a fi reanalizate cu ocazia verificării unui raport
ulterior în care aceste cheltuieli au fost incluse, împreună cu toate informațiile necesare
1
Cuvintele care indică singularul includ și pluralul, iar cuvintele care indică pluralul includ și singularul;
cuvintele care includ un gen includ toate genurile.
5
Cofinanţare - finanțarea unui program, proiect, subproiect, obiectiv și altele asemenea, parțial
prin credite bugetare, parțial prin finanțarea provenită din surse externe
Cofinanțare publică - sumă asigurată de către operatorii de programe, instituții
publice/organismul de interes public, corespunzătoare valorii totale a costurilor eligibile pe
program, stabilită conform acordurilor de program (în cadrul Programului Dezvoltare locală, este
de 15%)
Cofinanțare privată - totalul sumelor, altele decât cofinanțarea publică, asigurate de
PP/beneficiari și de către partenerii acestora, alții decât instituțiile publice, după caz, pentru
implementarea proiectelor, reprezentând sume aferente cheltuielilor eligibile, conform
contractelor de finanțare (în cazul Programului Dezvoltare locală, este vorba de PP ONG-uri care
contribuie cu minim 10% din totalul cheltuielilor eligibile). Cofinanțarea privată poate fi sub formă
de numerar sau numerar și contribuție în natură sub formă de muncă voluntară (contribuția în
natură nu va depăși 50% din cofinanțarea privată).
Corecție financiară - măsură administrativă luată de autorităţile competente, în conformitate cu
prevederile ordonanţei de urgenţă 66/2011, care constă în excluderea de la finanțare a
cheltuielilor pentru care a fost constatată o neregulă
Contract de finanţare a proiectului – acord încheiat între OP și PP care reglementează
implementarea unui proiect specific, precum și condițiile de sustenabilitate după încheierea
perioadei de implementare a proiectului
Consiliu Director - organ de conducere al OP care, potrivit legii 129/1998, este constituit din 11
membri: șapte reprezentanți din partea Guvernului României (un reprezentant al prim-ministrului,
cinci reprezentanți numiți de ministerele menționate în art. 13 din Legea 129/1998 republicată, cu
modificările și completările ulterioare precum și un reprezentant al Agenției Naționale pentru
Romi) și patru 4 reprezentanți ai Societății civile, numiți prin decret de președintele României. OP
aprobă prin CD finanţarea proiectelor rezultate în urma procesului de evaluare, la recomandarea
Comitetului de Selecție a proiectelor și a subcomitetelor.
Fraudă - infracţiune săvârşită în legătură cu obţinerea ori utilizarea fondurilor europene sau
asimilate acestora şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente, incriminată de Codul Penal ori
de alte legi speciale.
Grantul proiectului - sumă acordată cu titlu gratuit formată din fonduri externe nerambursabile
(85%) și din cofinanțarea publică (15%) care se acordă pentru implementarea proiectului
Neregulă - încălcare a unei prevederi a:
a. cadrului legal al Mecanismului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021, indicat în articolul
1.5 al Regulamentelor;
b. a oricărei prevederi a legislației UE; sau
c. oricărei prevederi a legislației naționale a Statului Beneficiar,
care afectează sau prejudiciază orice fază a implementării Mecanismului Financiar
SEE/Norvegian 2014-2021, în special, dar fără a se limita la acestea, implementarea și/sau
bugetul unui program, proiect sau al altor activități finanțate prin Mecanismul Financiar
SEE/Norvegian 2014-2021.
Operator de Program - entitate publică sau privată, comercială sau necomercială, precum și
organizaţie neguvernamentală având responsabilitate în pregătirea şi implementarea unui
Program. Responsabilitățile OP sunt prevăzute cu precădere la art. 5.6. din cadrul
Regulamentelor. În cazul Programului Dezvoltare locală, FRDS este operatorul de program.
Oficiului Mecanismului Financiar SEE - oficiul care asistă Comitetul Mecanismului Financiar și
Ministerul Norvegian al Afacerilor Externe în gestionarea Mecanismelor Financiare
SEE/Norvegian 2014-2021. OMF, care este din punct de vedere administrativ o parte din
Asociația Europeană a Liberului Schimb, este responsabil pentru derularea operațiunilor curente
ale celor două mecanisme în numele CMF și îndeplinește funcția de punct de contact.
6
Promotor de Proiect - persoană juridică publică sau privată (ONG), înregistrată fiscal în
România, care este beneficiar al finanţării nerambursabile acordate prin contractul de finanțare
al proiectului şi îşi asumă pe deplin responsabilitatea legală privind gestionarea grantului primit
în cadrul Mecanismelor Financiare SEE/Norvegian 2014-2021, precum şi pentru pregătirea și
implementarea unui proiect
Partener de proiect - persoană juridică implicată activ în implementarea unui proiect ce împarte
cu PP un scop social și economic comun, care urmează să fie realizat prin implementarea acelui
proiect, în conformitate cu acordul de parteneriat încheiat cu PP
Pista de audit - stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiile şi responsabilităţile referitoare la
acestea, precum şi arhivarea documentaţiei justificative complete, pentru toate stadiile
desfăşurării unei acţiuni, care să permită totodată reconstituirea operaţiunilor de la suma totală
până la detalii individuale şi invers
Punctul Național de Contact - entitate publică națională desemnată de statul beneficiar ce
deține responsabilitatea generală pentru atingerea obiectivelor Mecanismului Financiar SEE
2014-2021, precum și pentru implementarea prevederilor Memorandumurilor de Înțelegere. Rolul
și responsabilitățile PNC sunt stabilite cu precădere la art. 5.3 din cadrul Regulamentelor.
Reducere procentuală - măsură administrativă luată de OP care constă în aplicarea unei
diminuări a cheltuielilor pentru care se constată abateri de la reglementările din domeniul
achizițiilor sau cu privire la realizarea indicatorilor, identificate înainte de autorizarea sumelor
raportate
Statele Donatoare - Regatul Norvegiei, prin Ministerul Afacerilor Externe, care acordă
asistență financiară nerambursabilă României prin MFN 2014-2021; State din cadrul Asociației
Europene a Liberului Schimb, respectiv Norvegia, Islanda și Liechtenstein, care asigură asistența
nerambursabilă acordată României prin mecanismele financiare
3. ABREVIERI
ACP - Autoritatea de Certificare şi Plată

CC - Comitetul de Cooperare al Programului
CD - Consiliul Director al FRDS
CMF - Comitetul Mecanismului Financiar
CoE - Consiliul Europei
DAI - Departament Achiziții și Infrastructură
DBCR - Departament Relații Bilaterale, Comunicare, Raportare
DFCV - Departament Financiar, Contabilitate, Verificare Cheltuieli, Recuperare Debite
DIP - Departament Implementare Proiecte
FRDS - Fondul Român de Dezvoltare Socială
KS - Asociația Norvegiană a Autorităților Locale și Regionale
MAEN - Ministerul Afacerilor Externe Norvegian
MFE - Ministerul Fondurilor Europene
OMF - Oficiului Mecanismului Financiar
OP - Operator de Program
PP - Promotor de Proiect
PNC - Punctul Naţional de Contact
Regulamente - Regulamente de implementare a Mecanismului Financiar SEE/Norvegian 2014-
2021
7
SEE - Spaţiul Economic European

UCAAPI - Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, Ministerul Finanţelor
Publice
UE - Uniunea Europeană
4. ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE A PROIECTULUI
Pentru fiecare proiect aprobat pentru finanțare, după îndeplinirea de către PP a condițiilor stabilite
pentru contractare și furnizarea documentelor solicitate, OP va încheia un contract de finanţare a
proiectului.
Contractul de finanțare va fi semnat de reprezentantul legal al PP sau de persoana împuternicită
în acest sens. Reprezentantul legal va prezenta OP documentul care atestă faptul că este
reprezentant legal al PP și are dreptul de a semna contractul de finanțare. Persoana împuternicită
va prezenta OP inclusiv împuternicirea, în original, și specimenul de semnătură al persoanei
împuternicite.
Pentru înţelegerea corectă a implicaţiilor semnării unui contract de finanțare şi implementării unui
proiect, trebuie făcută distincţia între următorii termeni: perioada de valabilitate a
contractului/durata contractului şi perioada de implementare a proiectului.
Contractul de finanțare intră în vigoare și produce efecte de la data semnării de către ultima parte
(coincide cu data de începere a perioadei de implementare a proiectului).
Contractul de finanțare își încetează valabilitatea la data executării integrale a obligaţiilor pe care
contractul şi/sau legislaţia aplicabilă le stabilesc în sarcina părţilor contractante în legătură cu sau
decurgând din implementarea proiectului şi/sau acordarea finanţării nerambursabile.
Perioada de implementare a proiectului este exprimată în luni calendaristice şi specificată în
cererea de finanţare, secţiunea “Durata proiectului”, precum și în contractul de finanțare semnat.
Ulterior semnării contractului de finanţare, în situații bine justificate, perioada de implementare
poate fi modificată (prin aprobarea unui act adițional), fără însă a depăşi data limită stabilită pentru
derularea proiectelor finanțate în cadrul programului.
Data finalizării implementării proiectului se calculează în funcție de durata proiectului și data de
începere a implementării acestuia. Toate activităţile proiectului trebuie să fie efectuate şi finalizate
nu mai târziu de ultima zi din perioada de implementare.
După finalizarea implementării, PP și partenerii, după caz, vor elabora raportul final, cu includerea
tuturor cheltuielilor din ultima perioadă de raportare.
Perioada de eligibilitate a cheltuielilor începe odată cu intrarea în vigoare a contractului, dacă nu
este stipulat altfel în contract, și se încheie la 3 luni după finalizarea implementării, dacă nu este
stipulat altfel în contract. În cele 3 luni de după finalizarea implementării, în cazuri deosebite, pe
baza documentelor justificative aferente activităților realizate în perioada de implementare, se pot
face plăți, inclusiv pentru activitatea de auditare a proiectului aferentă raportului final.
După verificarea raportului final de către OP, notificarea PP cu privire la autorizarea cheltuielilor
și aprobarea acestuia, restituirea sumelor necheltuite de PP sau plata balanței finale a proiectului,
după caz, se consideră că proiectul este închis din punct de vedere administrativ și financiar, dar
contractul de finanțare rămâne în vigoare, potrivit prevederilor acestuia.
5. MANAGEMENTUL GENERAL AL PROIECTULUI
PP și partenerii săi, după caz, vor depune toate eforturile în vederea derulării și finalizării cu
succes a proiectului.
8
Din punct de vedere tehnic şi financiar, proiectul trebuie să îşi atingă indicatorii propuşi în cererea
de finanţare (sau în actul adițional, dacă au fost aprobate modificări ulterioare).
PP implementează proiectul pe propria răspundere, în conformitate cu prevederile contractului
de finanțare, regulamentelor, legislației naționale și europene în vigoare, precum şi cu
procedurile, manualele, ghidurile şi instrucţiunile emise de OP sau organismele abilitate.
5.1. Echipa de proiect
PP are obligaţia să asigure un management eficient al proiectului, inclusiv prin asigurarea

resurselor umane materiale şi financiare necesare obținerii, în termenele stabilite prin contractul
de finanțare, a rezultatelor proiectului. În acest sens, PP implementează proiectul cu toată atenţia,
eficienţa, transparenţa şi diligenţa necesare, în concordanţă cu: regulile bunei practici din
domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu legislaţia aplicabilă.
Echipa de proiect trebuie dimensionată astfel încât să asigure o utilizare eficientă a resurselor
financiare alocate, dar și atingerea obiectivelor și rezultatelor proiectului în condiții de calitate,
atât la nivelul PP, cât și al partenerului.
Echipa de management a proiectului aparține PP și poate fi constituită, de exemplu, din
coordonator de proiect, responsabil financiar, responsabil achiziții (incluși în buget la subcapitolul
1.1. Echipa de management). Partenerul de proiect poate include în echipa proprie un
coordonator al activităților partenerului (care nu face parte din echipa de management), decontat
la cheltuieli directe, și, în funcție de activitățile derulate, responsabili de achiziții/contabilitate,
proporțional cu activitățile ce sunt atribuite partenerului și cu bugetul alocat.
Principiul proporționalității trebuie să guverneze atât dimensionarea echipei, cât și alocarea
resurselor financiare pentru plata salariilor. Trebuie avut în vedere faptul că doar timpul lucrat
pentru proiect poate fi luat în considerare la autorizarea cheltuielilor și, în acest sens, PP și
partenerii trebuie să țină o evidență clară a alocării timpului între activitățile proiectului și eventuale
alte activități pe care le desfășoară personalul din echipa de proiect, evidență care să poată fi
prezentată în orice moment persoanelor cu atribuții de verificare sau audit.
Nominalizarea/înlocuirea unor experţi în echipa de proiect poate fi realizată de PP/partener fără
aprobare prealabilă a OP, cu condiția ca persoanele propuse să fie experți a căror pregătire,
calificare și experiență să respecte nivelul descris în Structura echipei de proiect (Anexa 4 la
Cererea de finanțare) și să se păstreze condițiile de angajare și plată menționate în proiect. PP
transmite notificare către OP cu privire la nominalizarea/înlocuirea experţilor cu ocazia prezentării
raportului intermediar sau cu cel mult cu cel puțin 20 de zile lucrătoare înainte de finalizarea
perioadei de implementare a proiectului (în cazul modificărilor operate în perioada de raportare
aferentă raportului final).
Înlocuirea coordonatorului de proiect se face cu aprobarea prealabilă a OP (modificare minoră).
Poziția de coordonator al proiectului nu poate fi externalizată/subcontractată de PP.
Angajarea cu contract de muncă a unei/unor persoane dinafara entității în echipa de proiect nu
este considerată externalizare/subcontractare.
Orice proces de angajare în echipa de proiect trebuie să fie bazat pe o competiție deschisă,
desfășurată transparent.
Fiecare membru al echipei trebuie să aibă rol, sarcini/atribuții concrete în vederea implementării
proiectului, definite în fișele de post. În cazul personalului din administrația publică națională,
trebuie să reiasă clar din fișele de post atribuțiile suplimentare aferente proiectului în comparație
cu atribuțiile pe care le executa anterior existenței proiectului. Pentru justificarea timpului efectiv
lucrat în cadrul proiectului, PP și partenerii vor furniza documente justificative (decizie de
desemnare în echipa de proiect şi/sau contract de muncă, pontaje, decizii de acordare a unor
drepturi bănești conform legii etc.).
5.2. Parteneri și colaboratori
9
PP și partenerii săi (dacă este cazul) sunt responsabili pentru implementarea deplină a tuturor
activităţilor proiectului, având în vedere că decizia de acordare a finanţării a fost luată şi pe baza
evaluării capacităţii operaţionale şi financiare a parteneriatului ca întreg şi nu pentru fiecare
membru în parte.
Partenerii răspund individual față de PP (lider de parteneriat), de realizarea activităților, de
cheltuirea corectă a sumelor din bugetul alocat, de respectarea tuturor condițiilor contractuale, iar
PP răspunde faţă de OP pentru realizarea proiectului și îndeplinirea prevederilor contractului de
finanțare de către partenerii săi. De aceea, este bine ca, în Acordul de parteneriat, să fie
prevăzute toate drepturile și obligațiile partenerului/partenerilor, inclusiv cele reieșite din
prevederile cadrului legal aplicabil (regulament, legislație, contract de finanțare).
În cazul în care în Acordul de parteneriat nu au fost incluse toate obligațiile, responsabilitățile și
căile de soluționare a litigiilor, în cazul unor încălcări ale condițiilor parteneriatului ori dacă s-a
identificat pe parcursul implementării proiectului, nevoia de completare a condițiilor în care se
implementează parteneriatul, PP și partenerul/partenerii pot completa acordul/acordurile,
notificând OP despre această modificare.
Orice modificare în structura parteneriatului constituie modificare majoră și necesită aprobarea
prealabilă a OP.
Colaboratorii sunt entități care nu au statut de parteneri și nu dețin un buget din grantul
proiectului, dar care sprijină derularea proiectului și sunt implicați în implementare (spre exemplu,
școli, autorități ale administrației publice locale sau centrale, servicii publice deconcentrate).
Aceștia sunt identificați fie înainte de depunerea aplicației, fie pe parcursul derulării proiectului. În
cazul în care colaboratorii sunt identificați pe parcursul derulării proiectului, PP se va asigura că
încheie cu aceste entități un Acord de colaborare, acord pe care îl va transmite inclusiv la OP,
împreună cu notificarea privind selecția noilor colaboratori.
5.3. Protecția datelor
PP și partenerii au obligaţia de a respecta prevederile Regulamentului (UE) nr. 679/2016 privind

protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind
libera circulaţie a acestor date, precum și respectarea legislației naționale în materie, Legea nr.
190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului
European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce
privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de
abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor), în scopul
implementării, monitorizării și realizării obiectivului proiectului, precum și în scop statistic. PP
și/sau partenerii, în cazul parteneriatelor, au obligația obținerii și întocmirii evidențelor activităților
de prelucrare conform art. 30 din Regulamentul (UE) 679/2016, precum și a consimțământului
persoanelor vizate (inclusiv personal propriu, persoane din grupul țintă, persoane din cadrul OP
cu care intră în legătură etc.), făcând dovada acestora în scris și format electronic ori de câte ori
vor fi solicitate de către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter
Personal (ANSPDCP).
5.4. Ajutorul de stat
PP și partenerii trebuie să se asigure că, în timpul implementării proiectului, nu sunt incluse

activităţi care pot intra sub incidența ajutorului de stat/de minimis.
În cazul în care, în timpul implementării proiectului sau după finalizarea sa, PP înregistrează
venituri, acestea vor fi utilizate în beneficiul proiectului şi/sau pentru asigurarea sustenabilităţii,
respectiv pentru acoperirea cheltuielilor eligibile prevăzute în bugetul proiectului şi/sau a celor
necesare continuării activităţilor în perioada de sustenabilitate, şi vor fi susţinute de documente
justificative.
5.5. Conflictul de interese
10
Prin conflict de interese se înțelege orice situație definită ca atare în regulamentele aplicabile și
legislația națională.
Pe toată perioada implementării proiectului, PP/partenerii respectă prevederile legale în vigoare
privind conflictul de interese și regimul incompatibilităților. În cazul apariției unui astfel de caz,
PP/partenerul trebuie să ia măsuri și să informeze în scris OP cu privire la orice situație care dă
naștere sau e posibil să dea naștere unui conflict de interese/incompatibilități.
5.6. Achiziția de clădiri/terenuri
Costul de achiziție a proprietăților imobiliare, însemnând clădiri construite sau în curs de

construire și drepturile corespunzătoare asupra terenului pe care sunt construite acestea, precum
și terenuri fără construcții poate fi eligibil cu respectarea următoarelor condiții și dacă nu
contravine regulilor naționale:
a) să existe o legătură directă între achiziție și obiectivele proiectului;

b) achiziția de proprietăți imobiliare și/sau terenuri nu poate reprezenta mai mult de 10% din
cheltuielile eligibile totale ale proiectului, în afară de cazul în care, în Acordul de Program și în
decizia de acordare a grantului de proiect, este stabilit în mod explicit un procent mai mare;
c) înainte de achiziție, se va obține un certificat de la un evaluator calificat independent sau de la
o entitate oficială autorizată corespunzător, prin care să se confirme că prețul de achiziție nu
depășește valoarea de piață și este liber de orice obligații în sensul ipotecilor și altor sarcini,
îndeosebi cu privire la daunele în legătură cu poluarea. În caz de achiziționare a unor proprietăți
imobiliare, certificatul trebuie fie să confirme că respectiva clădire este în conformitate cu
reglementările naționale, fie să specifice ce anume nu este în conformitate cu reglementările
naționale, dar urmează a fi remediat de către PP în cadrul proiectului;
d) proprietatea imobiliară și/sau terenul trebuie să fie utilizate în scopul și pe perioada specificată
în decizia de acordare a grantului pentru proiect. Dreptul de proprietate trebuie transferat PP sau
celor desemnați în mod explicit de PP în cererea de finanțare ca destinatari ai proprietății
imobiliare și/sau ai terenului, înainte de terminarea proiectului. Proprietatea imobiliară și/sau
terenul nu pot fi vândute, închiriate sau ipotecate în decurs de cinci ani de la terminarea proiectului
sau mai mult, dacă în contractul de proiect este stipulată o perioadă mai lungă.
e) proprietatea imobiliară și/sau terenul pot fi utilizate numai în conformitate cu obiectivele
proiectului. În mod particular, clădirile pot fi utilizate pentru a găzdui servicii ale administrației
publice numai dacă această utilizare este în conformitate cu obiectivul proiectului; și
f) cumpărarea proprietății imobiliare și/sau a terenului trebuie să fie aprobată în mod explicit de
către OP, anterior achiziției, fie în contractul de finanțare a proiectului, fie printr-o decizie
ulterioară. Restricțiile la care se face referire în paragraful 1(d) se referă și la clădirile construite,
reconstruite sau renovate printr-o contribuție financiară din Mecanismele Financiare SEE și/sau
Norvegian 2014-2021.
Cheltuielile cu pregătirea șantierului și construcției, care sunt esențiale pentru implementarea
proiectului, pot fi eligibile, dacă respectă condițiile de eligibilitate aplicabile proiectului.
Costul proprietăților imobiliare și/sau terenurilor deja deținute, direct sau indirect, de către PP,
sau achiziționarea de proprietăți imobiliare și/sau terenuri, deținute direct sau indirect, de către
partenerul de proiect sau de către o administrație publică nu sunt eligibile. În niciun caz
proprietățile imobiliare și/sau terenurile nu se vor achiziționa în scopuri speculative. Proprietățile
imobiliare și/sau terenurile trebuie să nu fi primit în ultimii 10 ani un grant național sau de la un
donator extern, care ar putea să dea naștere unei finanțări duble/la o duplicare de finanțare.
OP are dreptul de a verifica respectarea condiţiilor de achiziție, prin sondaj sau în totalitate.
5.7. Spații de derulare a proiectului identificate ulterior
11
În situația în care sunt puse la dispoziția proiectului spații/terenuri care au fost ulterior identificate
de PP/parteneri/colaboratori, PP se va asigura că transmite la OP toate documentele necesare
pentru justificarea disponibilității spațiului, după cum au fost solicitate în documentele de apel
(respectiv documente de proprietate, documente privind punerea la dispoziția proiectului,
declarație spațiu/teren, dovezi că spațiul respectiv este potrivit cu specificul proiectului, după caz).
5.8. Activitățile bilaterale
Programul “Dezvoltare locală” încurajează și oferă suport entităților din România și din Statele
Donatoare care activează în ariile programului, în vederea dezvoltării de relații de colaborare, de
parteneriat și de schimb/transfer de informații, experiențe și bune practici. Colaborarea și
parteneriatele bilaterale sunt menite să contribuie la atingerea obiectivului major al Granturilor
SEE și Norvegiene, de întărire a relațiilor bilaterale dintre Statele Donatoare şi România. Prin
întărirea relațiilor bilaterale, finanțatorii înțeleg creșterea cooperării și îmbunătățirea cunoașterii și
înțelegerii reciproce între Statele Donatoare şi România.
La nivel de proiect, cooperarea dintre PP din România și partenerii de proiect din Statele
Donatoare presupune implicarea în/derularea de activități comune, în scopul realizării unor
livrabile/ furnizării unor servicii care să aibă un impact concret asupra beneficiarilor/ grupurilor
țintă ale proiectului. Cooperarea la nivel de proiect trebuie să aducă beneficii ambelor părți și să
aibă un impact pozitiv asupra proiectului.
Astfel, prin activități bilaterale la nivelul proiectelor se înțelege acele activități derulate în comun
de PP și parteneri/entități din Statele Donatoare care contribuie la atingerea obiectivelor și
rezultatelor proiectului (inclusiv a celor vizând întărirea relațiilor bilaterale), indiferent de linia de
buget de la care sunt finanțate respectivele activități (resurse umane, costuri de deplasare, costuri
de furnizare a serviciilor către beneficiarii, alte costuri ale proiectului - studii etc.).
Partenerul din Statele Donatoare trebuie să fie implicat activ și să contribuie efectiv la
implementarea proiectului. Parteneriatul trebuie să pornească de la premisa că input-ul ambilor
parteneri este necesar în vederea atingerii obiectivelor proiectului.
PP trebuie să asigure partenerilor din Statele Donatoare fonduri suficiente pentru a asigura
implicarea lor activă în proiect, ținând cont de diferențele semnificative dintre costuri între
România și Statele Donatoare.
Cheltuielile de deplasare în România (cazare, transport și diurnă – în care sunt cuprinse
cheltuielile legate de masă, transport local, asigurare de călătorie, convorbiri telefonice,
comisioane de schimb valutar, diferențe de tarif) ale reprezentanților partenerilor din Statele
Donatoare pot fi acoperite utilizând cotele forfetare stabilite prin Ordinul ministrului fondurilor
europene nr. 348/2018, pentru aprobarea Regulilor de aplicare a sumelor forfetare pentru
deplasări finanțate din Fondul pentru relații bilaterale și Fondul de asistență tehnică din cadrul
mecanismelor financiare SEE/Norvegian 2014-2021 (Monitorul Oficial nr. 429 din 21.05.2018).
Celelalte costuri eligibile ale partenerilor din Statele Donatoare vor fi asigurate utilizându-se
metoda costurilor reale. Partenerul din Statele Donatoare trebuie să prezinte un raport de audit
pentru cheltuielile efectuate, cu respectarea prevederilor Regulamentelor (art. 8.12).
Rezultatele cooperării bilaterale la nivel de proiect vor fi documentate în cadrul rapoartelor de
progres furnizate de PP. Rezultatele măsurate prin indicatorii referitori la ”nivelul de satisfacție
privind parteneriatul”, ”nivelul de încredere între entitățile din Statul Beneficiar și Statele
Donatoare, care cooperează” și, respectiv ”procentul entităților care cooperează, care aplică
cunoștințele dobândite în cadrul parteneriatului bilateral” vor fi evaluate direct de finanțatori
(pentru detalii, vezi Anexa 14).
6. MONITORIZAREA ȘI RAPORTAREA LA NIVELUL PROIECTULUI
Monitorizarea proiectului vizează observarea și colectarea de informaţii cantitative și calitative

privind implementarea proiectului, din punct de vedere tehnic și financiar, în vederea verificării
progresului înregistrat în direcția obținerii rezultatelor așteptate și a identificării la timp a
eventualelor probleme, pentru adoptarea de măsuri corective.
12
OP monitorizează continuu proiectele, atât la birou (în principal prin verificarea rapoartelor
prezentate de către PP), cât şi în teren (vizite de verificare la faţa locului).
De asemenea, în procesul de monitorizare a proiectelor, OP poate organiza, ori de câte ori este
necesar, la sediul său sau într-o altă locaţie, întâlniri de progres cu participarea unuia sau a mai
multor PP. Cu ocazia întâlnirilor, se vor prezenta şi discuta stadiul proiectelor, perspectivele de
implementare, probleme/deficienţe/riscuri identificate şi măsuri corective, după caz. De
asemenea, OP poate invita PP/partenerul de proiect la sediul OP pentru efectuarea unor verificări
a documentelor aferente proiectelor.
Procesul de monitorizare a proiectelor finanţate începe din momentul semnării contractului de
finanțare și se finalizează la data încheierii perioadei de sustenabilitate.
La rândul său, PP este obligat să monitorizeze proiectul, astfel încât să își respecte obligațiile
asumate prin contract și să se asigure un control adecvat al utilizării fondurilor.
După semnarea contractului de finanțare, OP va comunica PP numele și datele de contact ale
ofițerului de proiecte desemnat, care va monitoriza proiectul și care va reprezenta principala
persoană de contact pentru PP în relația cu OP.
6.1. Raportarea la nivelul proiectului
Principalele instrumente de monitorizare la birou a proiectelor de către OP sunt Rapoartele de

proiect prezentate de către PP.
Pe parcursul derulării finanțării, PP depune la OP următoarele tipuri de rapoarte:
 Raport intermediar/Raport final al proiectului (RI/RF)
 Raport de progres
 Raport ad-hoc
Rapoartele trebuie să respecte structura şi indicaţiile din formatele predefinite ale fiecărui tip de
document. Formatul rapoartelor și liste ale documentelelor suport sunt prezentate în anexele
prezentului manual de implementare a proiectului.
Nerespectarea termenelor de raportare poate avea consecințe asupra derulării proiectului
(începând cu întârzierea eliberării tranșelor din grant și până la
suspendarea/rezilierea/desființarea contractului de finanțare, după caz). În cazuri justificate, PP
poate solicita OP amânarea termenului de depunere a raportului (cererea se tratează ca
modificare minoră a contractului de finanțare a proiectului, pentru care este necesară aprobarea
prealabilă a OP).
6.4.1. Raportul intermediar/raportul final
Raportul intermediar este structurat în mai multe secțiuni (documente de înaintare, secțiunea
legată de cererea de plată, secțiunea tehnică, secțiunea financiară, secțiunea achiziții, secțiunea
construcții), fiecare conținând un set de documente obligatorii. Prin raportul intermediar, PP
descrie progresul tehnic şi financiar al proiectului, inclusiv procesele de achiziții, realizare de
lucrări de construcții, alte componente specifice ale proiectului, după caz, pe parcursul
implementării, cu menționarea realizărilor, constrângerilor și problemelor.
De regulă, PP transmite rapoarte intermediare către OP de două ori pe an (fiecare corespunzător
unei perioade de 6-8 luni). Datele exacte privind depunerea acestor rapoarte sunt menționate în
contractul de finanțare a proiectului.
După terminarea perioadei de implementare a proiectului, PP transmite raportul final al proiectului
(în maxim 60 de zile de la această dată).
Depunerea unui raport de către PP nu echivalează cu autorizarea cheltuielilor declarate, cu
aprobarea acestuia sau cu obligativitatea privind eliberarea tranșei următoare reprezentând
prefinanțare.
13
Autorizarea cheltuielilor, aprobarea rapoartelor intermediare/finale și eliberarea sumelor din

prefinanțare în baza cererii PP se realizează doar în condițiile în care sunt îndeplinite toate
cerințele de raportare stabilite de OP.
Rapoartele intermediare/raportul final vor furniza OP toate informațiile (datele) și sursele de
verificare (documente) necesare demonstrării respectării cerințelor contractuale, în special
privind:
- îndeplinirea obiectivului general și obiectivelor specifice;
- îndeplinirea indicatorilor de program (de outcome și de output);
- îndeplinirea indicatorilor specifici de proiect;
- respectarea graficului și metodologiei de derulare a activităților;
- respectarea bugetului aprobat al proiectului.
PP va redacta rapoartele în așa fel încât acestea să descrie cu acuratețe evoluțiile înregistrate la
nivel de proiect în perioada de raportare, în raport cu aspectele planificate în cererea de
finanțare, oferind informații justificative acolo unde s-au înregistrat diferențe între planificat și
realizat.
PP va putea solicita autorizarea unor cheltuieli aferente unor activități doar dacă aceste cheltuieli
au fost declarate într-un raport financiar, ca secțiune a raportului intermediar/final, activitățile au
fost raportate într-un raport tehnic, ca secțiune a raportului intermediar (în unul anterior sau în cel
curent) sau ca secțiune a raportului final și există o corespondență clară între cheltuielile declarate
și activitățile raportate.
Documentele aferente unui raport intermediar/final vor fi organizate și transmise de PP ținând
cont de informațiile furnizate de OP în anexele Manualului de implementare a proiectelor.
6.1.1.1. Primirea și înregistrarea raportului intermediar/raportului final
Rapoartele însoțite, după caz, de cererea de plată și/sau de documentele suport se primesc la
sediul OP din Bucureşti, fie prin depunere personală, fie prin poștă/curierat, la Biroul Suport al
OP.
Documentele de raportare se înregistrează în Registrul de corespondență al OP. În termen de
maxim trei zile lucrătoare de la data înregistrării, OP verifică dacă raportul îndeplinește condițiile
minime de conformitate. Astfel, se verifică dacă:
 există OPIS-ul documentelor de raportare;
 există varianta electronică a raportului, iar aceasta conține documentele de raportare
organizate conform cerințelor din prezentul manual (documentele sunt structurate pe
secțiuni - documente de înaintare, secțiunea legată de solicitarea de plată, secțiunea
tehnică, secțiunea financiară, secțiunea achiziții, secțiunea construcții; există raport tehnic
cu anexele obligatorii și surse de verificare/livrabile aferente stadiului raportat de derulare
a activităților; există raport financiar, raport de audit și documente care justifică plățile;
există documente legate de componenta de construcții, după caz - situaţii de lucrări/plată,
inclusiv centralizatorul situaţiilor de lucrări etc.; există raport privind achizițiile și dosare
ale achizițiilor efectuate în perioada de raportare, după caz etc.), iar fișierele sunt
accesibile;
 există documentele solicitate în format tipărit, conform cerințelor din prezentul manual
(ex., cererea de plată, raportul narativ, declarația PP, centralizatorul cheltuielilor etc.).
Rapoartele care îndeplinesc condițiile minime de conformitate sunt înregistrate în Registrul
electronic de intrări-ieșiri al rapoartelor al OP, fiind considerate acceptate pentru verificare.
În cazul în care se constată că raportul nu corespunde din punct de vedere al conformității, OP
va solicita PP, prin e-mail, să transmită raportul complet din punct de vedere al conformității, în
termenul stabilit de către OP. Abia după completarea conformă/redepunerea completă a
documentației de raportare, raportul și după caz, cererea de plată sunt înregistrate în Registrul
electronic de intrări-ieșiri al rapoartelor la nivelul OP (după care începe verificarea).
14
OP va comunica PP, prin e-mail, numărul și data de înregistrare a raportului intermediar/final.
6.1.1.2. Verificarea raportului intermediar/raportului final
Pentru verificarea fiecărui raport, OP are la dispoziție 45 de zile de la data primirii documentelor
de raportare conforme (data înregistrării în Registrul electronic de intrări-ieșiri al rapoartelor).
Termenul se suspendă în perioada necesară obținerii de clarificări cu privire la documentele
aferente proiectelor.
Verificarea unui raport cuprinde în principal: verificarea tehnică (incluzând verificarea aspectelor
administrative ale proiectului, progresul general al activităților, achizițiile, componenta de lucrări
de construcții, după caz) și verificarea financiară.
În cadrul verificării RI/RF, OP poate solicita PP clarificări/ajustări/completări/corectări/alte situaţii,
prin transmiterea unei Cereri de clarificări. PP trebuie să furnizeze şi să pună la dispoziţia OP
toate informaţiile / documentele solicitate în ceea ce priveşte implementarea proiectului şi
executarea contractului de finanţare, inclusiv cele pentru partenerul de proiect național și extern,
la termenele și în formatele stabilite, completate cu informații corecte și complete, asigurându-se
astfel implementarea proiectului în condiții optime.
Respingerea raportului intermediar/final
Chiar și după înregistrarea în Registrul electronic de intrări-ieșiri al rapoartelor, în urma analizei
detaliate a documentelor depuse de PP, un raport poate fi respins. Respingerea raportului în
această etapă vizează în special aspecte de formă privind respectarea cerinţelor de raportare
tehnică (completitudinea și acuratețea, lizibilitatea, furnizarea tuturor elementelor), dar pot viza și
aspecte de fond privind progresul activităţilor şi eligibilitatea cheltuielilor în raport cu elementele
de buget aprobat şi cu activităţile desfăşurate, în condițiile în care, ca urmare a cererii de
clarificare a OP, documentele/informațiile necesare nu sunt furnizate în termenul indicat. În acest
sens, se urmăreşte existența și corespondența cheltuielilor în bugetul aprobat și
proporționalitatea față de activități.
6.1.1.3. Informarea PP privind aprobarea/respingerea raportului intermediar/final și

efectuarea plății
Dacă, după verificare, RI/RF este acceptat de OP, se efectuează plata intermediară/plata soldului
final către PP, în termen de 15 zile de la autorizarea cheltuielilor.
PP va fi informat în scris de OP cu privire la rezultatul verificării raportului și efectuare/respingerea
plății, după caz.
6.4.2. Raportul de progres
Raportul de progres se transmite de către PP, electronic, la adresa office@frds.ro, pe un format

furnizat de OP (vezi Anexa 15), cu respectarea termenelor stabilite. De regulă, acest raport se
transmite între două rapoarte intermediare (așa cum a fost stabilit în graficul de raportare - în
general, la jumătatea perioadei de raportare).
6.4.3. Raportul ad-hoc
Raportul ad-hoc se transmite de către PP, la cererea OP, electronic, pe formatul furnizat de OP
(formatul va fi furnizat de OP odată cu solicitarea), până la termenul solicitat de OP. Aceste
rapoarte pot viza o descriere generală a stadiului implementării proiectului sau o anumită
componentă a acestuia.
6.2. Monitorizarea proiectelor la fața locului
15
Verificările la birou efectuate de OP sunt completate de verificări în teren, la locul de implementare

a proiectelor, potrivit unui plan de monitorizare care ia în considerare dimensiunea și
complexitatea proiectelor, riscurile în implementare, dar și proiectele care nu întâmpină dificultăți.
Scopul principal al vizitelor în teren este de a verifica autenticitatea operațiunilor efectuate,
aplicarea corectă a legislației și verificarea stadiului fizic al implementării proiectelor.
Se va verifica în particular:
- Realitatea/existența fizică a proiectului;
- Furnizarea produselor sau serviciilor, în concordanță cu contractul proiectului;
- Progresul fizic, inclusiv al diverselor tipuri de lucrări, dacă este cazul;
- Respectarea regulilor de publicitate și vizibilitate;
- Existența documentelor suport în original (mai ales când PP implementează mai multe
proiecte în același timp sau primește fonduri și din alte surse);
- Acuratețea informației privind implementarea fizică și financiară a proiectului.
Data vizitei este adusă la cunoștință PP de către specialiștii OP în scris, într-un termen rezonabil
care să permită pregătirea documentelor și prezența persoanelor cheie (de regulă, 3 zile).
Corespondenţa dintre specialiștii OP şi PP se va face de obicei prin e-mail, dar și prin fax sau
poştă, după caz, cu condiţia confirmării primirii documentului.
De regulă, vizitele vor avea o durată de una-două zile/proiect, în funcție de complexitatea
verificărilor.
La sfârşitul vizitei, specialiștii OP întocmesc un Proces-verbal al vizitei de monitorizare în teren
care cuprinde principalele constatări și recomandări făcute în urma vizitei (inclusiv deficienţe/
probleme/ neconformităţi identificate, măsuri/ propuneri de remediere a acestora, cu termene de
rezolvare), precum şi opinia PP, după caz. Documentul este semnat de participanţii la
discuţii/reprezentantul PP. O copie a documentului este înmânată reprezentanţilor PP.
Recomandările făcute în urma vizitelor în teren şi modul de implementare a măsurilor de
remediere a deficiențelor/problemelor constatate vor fi urmărite de specialiștii OP, de obicei cu
ocazia verificării rapoartelor intermediare/finale, ocazie cu care PP furnizează aceste informaţii.
În funcţie de tipul/urgența problemelor constatate, dacă este menționat în procesul-verbal al
vizitei, PP poate fi solicitat să transmită OP o notificare privind rezolvarea acestora (eventual
însoțită de documente doveditoare), în termenul solicitat.
În cazuri justificate, OP poate efectua vizite înafara planului de monitorizare, vizite ad-hoc, cu
anunțarea prealabilă a PP. De asemenea, atunci când există suspiciuni de fraudă, OP poate
efectua vizite în teren fără informarea prealabilă a PP.
6.3. Monitorizarea sustenabilității proiectului
Perioada de sustenabilitate începe de la momentul aprobării raportului final al proiectului și se

întinde, de la caz la caz, pe o perioadă de până la 5 ani, potrivit prevederilor contractului de
finanțare.
Prin intermediul procesului de monitorizare, OP urmărește ca în perioada de sustenabilitate
PP/partenerii să continue furnizarea serviciilor către grupurile țintă și să utilizeze produsele
intelectuale (metodologii de lucru, manuale, suporturi de curs etc.) dezvoltate în cadrul proiectului,
în vederea asigurării faptului că sprijinul financiar acordat generează beneficii maxime grupurilor
țintă și beneficiarilor finali.
În acest sens, OP poate efectua vizite de monitorizare sau poate solicita informații de la PP privind
respectarea obligațiilor de sustenabilitate asumate.
PP/partenerii sunt responsabili de menținerea rezultatelor, precum și de păstrarea documentelor
proiectului, în conformitate cu prevederile contractului de finanțare.
16
6.4. Sistemul de management și control la nivelul proiectului
Pentru a asigura gestionarea eficientă şi eficace a proiectului, PP trebuie să instituie un sistem

pentru managementul și controlul acestuia. Descrierea sistemului de management și control al
proiectului (SMC), elaborată de PP după modelul prezentat în Anexa 5 și asumată de
reprezentantul legal al acestuia, va fi transmisă OP, prin poșta electronică, pe adresa
office@frds.ro, cel târziu odată cu primul raport intermediar.
Scopul este de a asigura respectarea principiilor responsabilității, economiei, eficienței, eficacității
în gestionarea proiectului.
Pentru stabilirea SMC, este important ca sarcinile și responsabilitățile fiecărei entități implicate
/ale fiecărui membru al echipei să fie clar stabilite, iar SMC să includă o descriere a modului în
care acestea vor fi realizate.
SMC va descrie sistemul utilizat pentru fluxul de fonduri (inclusiv între parteneri), coordonarea
între parteneri, luarea deciziilor, monitorizarea rezultatelor, verificare cheltuielilor, elaborarea și
verificarea rapoartelor intermediare și a raportului final, derularea auditului, alte sisteme de
control, care asigură corecta utilizare a fondurilor, potrivit specificului entităților implicate în
implementarea proiectului, unde și sub ce formă se vor stoca informațiile privind monitorizarea
proiectului, sistemul utilizat pentru prevenirea neregulilor și stabilirea pistei de audit.
SMC va reflecta prevederile regulamentelor aplicabile și ale contractului de finanțare a proiectului.
Descrierea va respecta principiul proporţionalităţii în raport cu complexitatea şi dimensiunea
financiară a proiectului, astfel încât să acopere toate aspectele relevante implementării acestuia
şi să ofere suficiente garanţii privind respectarea contractului de finanţare.
La cererea OP, PP va modifica/completa SMC, în termenul solicitat.
7. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI
7.1 Generalități
Bugetul proiectului reprezintă un instrument de planificare și control financiar, contribuind la

planificarea și controlul cheltuielilor. Este esențial ca bugetul proiectului să reflecte în mod
corespunzător cheltuielile în raport cu obiectivele, activitățile și rezultatele proiectului.
Costurile menționate în buget conțin taxa pe valoare adăugată (TVA). Aceasta este eligibilă în
măsura în care este nedeductibilă, conform legii.
Bugetul proiectului cuprinde atât grantul proiectului, cât și cofinanțarea privată, după caz.
Rata grantului. În cazul PP instituție publică sau organizație internațională, rata grantului este
100%. În cazul PP reprezentat de o organizație neguvernamentală (ONG), rata grantului este de
maxim 90%, fiind necesară cofinanțare privată de minim 10%.
Cofinanțarea privată poate fi în totalitate în bani sau în bani și contribuție în natură (sub formă de
muncă voluntară). Contribuția în natură sub formă de muncă voluntară poate reprezenta până la
50% din cofinanțarea necesară pentru proiect. Aceasta trebuie să fie identificabilă și verificabilă:
munca pe bază de voluntariat trebuie să fie justificată prin contracte de voluntariat (la care se
anexează fișa postului din care să reiasă tipul activităților pe care le desfășoară), foi de pontaj și
rapoarte de activitate.
Contribuția în natură sub formă de muncă voluntară se va raporta de PP/parteneri potrivit tipului
de activitate desfășurată, la valorile stabilite prin documentele apelului, astfel încât să se respecte
rata grantului stabilită la semnarea contractului de finanțare a proiectului.
Cu ocazia fiecărui raport intermediar/final, PP va raporta cofinanțarea privată în valoare de ~10%
din valoarea cheltuielilor raportate sau după caz, în valoare cumulată (atunci când cofinanțarea
privată a depășit 10% în rapoartele anterioare).
17
Evidenţa contabilă a proiectului

Responsabilitatea pentru organizarea și conducerea evidenței contabile revine PP/partenerului
de proiect național, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, republicată. Partenerii externi respectă
legislația aplicabilă.
PP/partenerul de proiect național va menține un sistem de contabilitate separat pentru toate
operațiunile proiectului prin utilizarea unui cod contabil separat/conturi analitice, fără a aduce
atingere regulilor de contabilitate naționale, care să furnizeze toate informațiile necesare și să
demonstreze transparența tranzacțiilor, PP va demonstra respectarea acestei obligații prin
transmiterea, la cererea OP, în timpul verificării raportului financiar, a fișelor de cont sau notelor
contabile, după caz și prin punerea la dispoziția experților OP a acestor documente, în timpul
vizitelor în teren, precum și la solicitarea altor entități cu atribuții de verificare, audit, control.
Reconcilierea contabilă între OP şi PP
Conform art. 7 Secțiunea I alin (33) din contractul de finanțare, în vederea efectuării reconcilierii
contabile între conturile OP și cele ale PP/Partener de proiect, după caz, aferente proiectului, PP
are obligația de a completa și transmite Anexa 3.3 Notificare cu privire la reconcilierea contabilă,
care respectă prevederile OUG nr. 2840/6560/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor OUG nr. 34/5 mai 2017.
7.2 Principii generale privind eligibilitatea cheltuielilor proiectului
Cheltuielile eligibile sunt cele efectuate în mod real de către PP/Partenerul de proiect pentru şi în
cadrul proiectului şi care:
a) au fost efectuate între data inițială și data finală de eligibilitate a cheltuielilor proiectului;
Conform prevederilor contractului de finanțare încheiat între OP și PP, perioada de eligibilitate a
cheltuielilor începe la data intrării în vigoare a contractului și se termină la 3 luni de la data
finalizării perioadei de implementare a proiectului, dar nu mai târziu de 31.12.2023 sau la o altă
dată stabilită de OP.
Cheltuielile sunt considerate ca fiind efectuate atunci când costul a fost facturat, plătit și obiectul
acestora a fost livrat (în cazul bunurilor) sau executat (în cazul serviciilor și lucrărilor). Ca urmare,
în perioada de eligibilitate a proiectului, bunurile/serviciile/lucrările au fost recepționate/puse în
funcțiune/executate, după caz, facturile/alte documente de decontare au fost emise, iar plățile au
fost efectuate.
Cheltuielile cu amortizarea sunt considerate a fi efectuate atunci când au fost înregistrate în
contabilitate, în conturile PP și/sau ale partenerului de proiect.
Toate cheltuielile și plățile aferente trebuie făcute în perioada de implementare, pentru activități
aferente proiectului, cu excepția celor prezentate mai jos.
EXCEPȚII:
- în situații justificate, în următoarele două luni de eligibilitate care curg după finalizarea
perioadei de implementare, se pot emite documente și efectua plăți pentru cheltuieli legate
de activități derulate în perioada de implementare (de regulă, aferente ultimei luni de
implementare a proiectului), pentru salariile personalului, deplasări, contracte încheiate
cu terțe părți pentru utilități, chirie, traduceri, audit, comisioane bancare etc.;
- în ultima lună de eligibilitate (respectiv a treia lună de după finalizarea perioadei de
implementare), în cazuri excepționale, se pot efectua doar plăți pentru cheltuieli legate de
activități derulate în perioada de implementare și pentru care documentele de plată au
fost emise în lunile precedente.
Pentru a fi considerate eligibile, aceste cheltuieli și plăți trebuie cuprinse în Raportul final:
b) au legătură cu obiectul contractului de finanțare și sunt menționate în bugetul proiectului;
Cheltuielile eligibile trebuie să fie cuprinse în bugetul proiectului. Cheltuielile eligibile nu pot depăși
sumele din bugetul proiectului aprobat. Orice modificare justificată trebuie să respecte condițiile
18
stipulate în contractul de finanțare și prezentate în prezentul manual (capitolul 11) pentru a putea
fi aplicabilă.
Important!
Existența unei cheltuieli în bugetul proiectului aprobat de OP nu este în mod obligatoriu
considerată o cheltuială eligibilă în sine. Pentru ca o cheltuială să fie considerată eligibilă, aceasta
trebuie să respecte toate celelalte criterii de eligibilitate prevăzute în contractul de finanțare și
Regulamentul Mecanismului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021 și să fie justificată cu
documente (de ex., contract individual de muncă/act administrativ, stat plată, fișă de post, fișă de
pontaj, raport de activitate, contract/comandă, factură/factură fiscală, documente de recepție,
extras de cont, după caz).
c) sunt proporționale și necesare pentru implementarea proiectului;
d) sunt utilizate în unicul scop al atingerii obiectivului sau obiectivelor proiectului și al realizării
rezultatului sau rezultatelor așteptate ale proiectului, conform principiilor economiei,
eficienței și eficacității;
Principiul economiei: minimizarea costurilor cu resursele utilizate pentru realizarea unei activități,
ținând cont și de un nivel adecvat de calitate.
Principiul eficienței: eficiența se referă la livrarea unui serviciu sau produs fără a pierde materiale,
timp sau energie.
Principiul eficacității: eficacitatea costurilor se referă la măsura în care costul suportat contribuie
la atingerea unui anumit rezultat sau obiectiv.
e) sunt identificabile și verificabile, în special prin faptul că:
 sunt incluse în evidențele contabile ale PP/partenerului de proiect și justificate cu
documente;
 procedurile interne de contabilitate și de audit interne ale PP/partenerului de proiect
național trebuie să asigure reconcilierea directă a veniturilor și cheltuielilor declarate în
corespondență directă cu documentele contabile și documentele justificative;
 documentele justificative sunt reprezentate de documente de decontare şi de plată,
contracte/comenzi, acolo unde e cazul, inclusiv documentele contabile, conform legislației
aplicabile;
 sunt stabilite conform standardelor contabile aplicabile în țara în care este stabilit PP/
partenerul de proiect;
 sunt în conformitate cu principiile de contabilitate general acceptate;
 sunt incluse în Raportul Financiar.
Potrivit prevederilor art. 8.12.4 al Regulamentului, pentru cheltuielile efectuate de PP/partenerul
de proiect a cărui locație primară se află într-unul dintre Statele Donatoare sau care este
organizație internațională (inclusiv organisme sau agentii ale acestuia) este considerat suficient
ca document justificativ un raport întocmit de un auditor independent, calificat pentru a efectua
audituri statutare ale documentelor contabile, care certifică faptul că cheltuielile respective sunt
efectuate în conformitate cu Regulamentul, legislația națională și practicile contabile naționale
relevante. Un raport emis de un funcționar public competent și independent, recunoscut de
autoritățile naționale relevante ca având capacitatea de control financiar și bugetar asupra entității
care a efectuat cheltuielile și care nu a fost implicat în realizarea situațiilor financiare, care certifică
faptul că cheltuielile respective sunt efectuate în conformitate cu Regulamentul, legislația
națională relevantă și practicile contabile naționale este de asemenea considerat document
justificativ. Raportul va fi emis, de regulă, în limba engleză. Dacă raportul este întocmit în altă
limbă decât limba engleză, acesta va fi tradus în limba română de PP.
În acest caz:
 cheltuielile cu elaborarea raportului de audit, inclusiv cu traducerea în limba română, sunt
considerate cheltuieli eligibile;
19
 la cererea Comitetului Mecanismului Financiar, Consiliului de auditori AELS,

PP/partenerul de proiect a cărui locație primară se află într-unul dintre Statele Donatoare
sau este o organizație internațională va facilita accesul la documentele justificative pe
baza cărora a fost emis raportul de audit.
Important!
Regulile privind eligibilitatea cheltuielilor se aplică tuturor cheltuielilor proiectului indiferent
de sursa de finanțare (grant sau cofinanțare privată, după caz) și indiferent de cine le
efectuează PP sau partenerul de proiect.
7.3 Cheltuieli eligibile ale proiectului
Cheltuielile eligibile la nivelul proiectului sunt: directe şi indirecte.
7.3.1. Cheltuieli directe
Pentru a fi eligibile, cheltuielile directe ale proiectului trebuie să îndeplinească cerinţele de la art.
8.3 al Regulamentului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021.
Exemple de cheltuieli directe: cheltuieli cu personalul implicat în proiect; cheltuieli cu deplasările;
amortizarea echipamentelor; cheltuieli cu investițiile: echipamente, dotări, electronice,
electrocasnice, lucrări de construcții/renovări; cheltuieli cu materialele consumabile; audit și alte
cheltuieli specifice proiectului. Sunt considerate cheltuieli directe inclusiv cheltuielile cu chiria,
utilitățile, paza etc., dacă ele sunt aferente proiectului și sunt identificabile.
a) Cheltuielile cu personalul implicat în proiect:
Pentru justificarea acestor cheltuieli, se va ține cont de următoarele aspecte:
 este eligibil costul salarial total (respectiv salariile nete, asigurările sociale, impozit pe venit
și alte cheltuieli obligatorii datorate de angajat și angajator), astfel:sunt eligibile din bugetul
proiectului (grant și contribuție privată) doar costurile salariale totale pentru timpul efectiv
lucrat. În acest caz, concediile de odihnă, concediile medicale, concediile de creștere și
îngrijire a copilului, concedii pentru evenimente deosebite (înmormântări, naștere copil,
căsătorii etc.) nu sunt eligibile, în conformitate cu prevederile Ghidului financiar al OMF;
 este necesară existența unui contract de muncă pe perioadă determinată/act adițional la
contractul individual de muncă/decizie a ordonatorului de credite/alt act administrativ al
ordonatorului de credite prin care se menționează explicit legătura cu proiectul (numele
proiectului, cod de identificare, finanțare) și condițiile de muncă aplicabile proiectului
(normă de timp, poziție în proiect, durata, locația etc.) și fișa de post anexată;
 statul de plată se va întocmi separat pe proiect pentru cheltuielile aferente capitolului
bugetar „Resurse Umane”
 pentru norma de lucru aferentă proiectului, se vor întocmi foi de pontaj individuale (vezi
Anexa 8.3), inclusiv pentru justificarea cofinanțării private; în acest sens:
- se va ține cont ca norma de lucru să respecte legislația specifică;
- foile de pontaj individuale sunt aprobate de către superiorul direct (de ex.,
coordonatorul de proiect/responsabilul de proiect din partea partenerului de proiect
național);
- dacă un expert lucrează în cadrul a două sau mai multe proiecte, în aceeași perioadă,
la același angajator sau la angajatori diferiți, foaia de pontaj individuală păstrează o
situație de ansamblu a timpului efectiv lucrat de expert, cu evidențierea timpului lucrat
pentru fiecare proiect. PP/partenerul de proiect național trebuie să se asigure că nicio
cheltuială pentru niciun expert nu este decontată de două sau mai multe ori, pentru
aceeași muncă, efectuată în același timp, din surse diferite.
20
 PP/partenerul național va întocmi de asemenea o foaie colectivă de prezență lunară pe

proiect, semnată de reprezentantul legal;
 având în vedere că, potrivit regulamentelor aplicabile, “costurile cu salariile personalului
din administrațiile naționale sunt eligibile în măsura în care acestea sunt legate de costul
activităților pe care autoritatea publică relevantă nu le-ar fi suportat dacă proiectul
respectiv nu ar fi fost executat”, în cazul entităților publice, sunt eligibile costuri salariale
pentru personalul din entitățile publice în următoarele situații:
- persoana este angajată pentru proiect, în afara organigramei - caz în care este eligibil
întregul cost salarial aferent (conform orelor lucrate în interesul proiectului și în acord
cu prevederile bugetului proiectului);
- persoana este deja angajată a entității publice (având calitate de funcționar public sau
personal contractual) și derulează activități în interesul proiectului (activități care nu
intră în mod normal în atribuțiile sale) - caz în care este eligibil doar procentul de
majorare salarială ce se acordă personalului din cadrul entităților publice, nominalizat
în echipele de proiecte, conform legislației în vigoare privind salarizarea personalului
plătit din fonduri publice (calculat proporțional cu timpul alocat proiectului și în acord
cu prevederile bugetului proiectului).
Important!
Atribuţiile/responsabilităţile din fişele de post trebuie să fie în corelaţie cu obiectivele individuale
ale persoanelor implicate în derularea proiectului, cu fondul de timp alocat şi cu activităţile
proiectului, astfel încât fişele de post să constituie o bază corectă şi completă pentru raportarea
activităţii fiecărui angajat al echipei de management/echipei de implementare, ţinându-se cont
totodată de respectarea legislaţiei aplicabile, a principiului separării atribuţiilor şi de limitele de
competenţă pentru atribuţiile repartizate.
b) Cheltuielile de deplasare pentru personal și voluntari trebuie să fie efectuate folosind
metoda aprobată de OP, menționată în bugetul proiectului (de regulă, metoda ratei
forfetare).
Pentru justificarea acestor cheltuieli, se va ține cont de următoarele aspecte:
 cheltuielile trebuie să fie în mod clar legate de implementarea proiectului și să fie efectuate
de personalul sau de voluntarii PP/partenerului de proiect;
 în cazul decontării cheltuielilor de transport prin utilizarea metodei costurilor ratei forfetare,
PP/partenerul de proiect va adopta la nivel administrativ (printr-o hotărâre/ prevedere în
Regulamentul de organizare și funcționare sau în alt document), regulile prevăzute pentru
acordarea sumelor forfetare, a;a cum sunt ele prevăzute în documentele apelului de
proiecte publicat pe site-ul programului;
 în caz cu totul excepțional, când nu se poate utiliza metoda ratei forfetare și se utilizează
metoda costurilor reale pentru calcularea distanței de deplasare, se va utiliza site-ul
https://www.viamichelin.com
c) Cheltuielile pentru investiții Cheltuielile cu materiale consumabile
Important!
Materialele consumabile trebuie să fie necesare și utilizate în totalitate pe perioada implementării
proiectului.
d) Cheltuielile pentru furnizarea serviciilor către beneficiari
e) Alte cheltuieli ale proiectului
7.3.2. Cheltuielile indirecte
21
Cheltuielile indirecte pentru PP/partenerul național pot fi decontate pe baza metodei costurilor
reale, conform art. 8.5., alin (1), pct. (a) al Regulamentului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021
sau a metodei ratei forfetare, conform art. 8.5., alin. (1), pct. (c) al Regulamentului Financiar
PP/partenerul extern poate să deconteze cheltuieli indirecte pe baza metodei ratei forfetare,
conform art. 8.5., alin. (1), pct. (a)-(e) al Regulamentului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021.
Metoda de calcul a cheltuielilor indirecte, valoarea maximă, precum si procentul aferent acestor
cheltuieli sunt stabilite în contractul de finanţare eligibilitatea cheltuielilor fiind stabilită în baza
acestora. De asemenea, metoda de calcul a cheltuielilor indirecte ale unui partener de proiect
este stipulată în acordul de parteneriat încheiat între PP şi partenerul de proiect, eligibilitatea
cheltuielilor fiind stabilită având în vedere aceste considerente.
Odată stabilită prin acord de parteneriat și preluată în contract, metoda aleasă pentru decontarea
cheltuielilor indirecte va fi păstrată pe întreaga durată a proiectului.
Pentru decontarea cheltuielilor indirecte pe baza metodei costurilor reale, PP/partenerul de
proiect național va transmite documente justificative la RI/RF (de ex., contracte, după caz, facturi,
bonuri fiscale, alte documente cu valoare probativă contabilă).
În cazul decontării cheltuielilor indirecte conform ratei forfetare, PP/partenerul de proiect trebuie
să aibă în vedere încadrarea, la fiecare raport, în procentul ratei forfetare, stabilită conform
contractului de finanțare (rezultată din bugetul proiectului, parte a contractului de finanţare), l. În
acest sens, în cadrul fiecărui raport financiar raportarea sumei se va face pe o singură linie,
indiferent de câte plăți au fost efectuate și nu se va depăși valoarea rezultată prin aplicarea
procentului ratei forfetare. Plățile acestor cheltuieli se vor face din contul/conturile dedicate
proiectului. Pentru aceste cheltuieli nu se vor anexa documente justificative, însă PP/partenerul
are obligația să păstreze, arhiveze și să pună la dispoziția OP/altei instituții abilitate, la cerere
sau cu ocazia vizitei în teren documentele justificative din care să rezulte cota parte aferentă
cheltuielilor indirecte decontate din proiect din totalul sumelor aferente cheltuielilor indirecte, în
valoare egală cu sumele declarate în raport. În plus, asemănător celorlalte cheltuieli, pe
documentele justificative trebuie să se aplice cele două sintagme menționate la pct. 7.6. al
Manualului, iar cheltuielile să fie înregistrate în evidența contabilă, în conturile analitice stabilite
pentru proiect.
Se recomandă PP/partenerilor să emită dispoziţii/proceduri interne din care să rezulte
cotele/procentele/sumele care stau la baza decontării cheltuielile indirecte aferente proiectului din
totalul cheltuielilor indirecte ale PP/partenerului, prin raportarea la cheltuielile salariale realizate,
cote/procente/sume care trebuie să se regăsească pe documentele justificative aferente
cheltuielilor indirecte.
7.3.3. Cheltuielile excluse și cheltuieli neeligibile
Cheltuielile excluse sunt menționate la art. 8.7 din Regulamentului Mecanismului Financiar
Orice cheltuială care nu respectă cerințele prevăzute la capitolul 8 al Regulamentului
Mecanismului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021 este considerată neeligibilă.
PP va avea în vedere faptul că încălcarea regulilor de eligibilitate poate conduce la declararea ca
neeligibile a cheltuielilor respective şi/sau la rezilierea/rezoluţiunea contractului de finanțare, în
conformitate cu prevederile contractului de finanţare, regulamentelor și legislaţiei aplicabile,
precum şi ale procedurilor, ghidurilor, manualelor şi instrucţiunilor emise de OP sau organismele
abilitate în interpretarea şi detalierea prevederilor Regulamentului Mecanismului Financiar
7.4 Plățile în cadrul proiectului
22
Plățile de la OP către PP se efectuează sub formă de avans, plăți intermediare și plata soldului
final (dacă este cazul).
Plățile efectuate de OP către PP se realizează pe principiul prefinanțării, transferând sumele
înaintea efectuării cheltuielilor, pe întreaga durată a proiectului, pe baza previziunilor/cererilor de
plată și în urma autorizării cheltuielilor declarate/raportate de PP în RI (cu excepția avansului sau
a situațiilor de excepție privind lipsa resurselor financiare necesare continuării proiectului, potrivit
reglementărilor OUG nr. 34/2017).
OP transferă grantul proiectului/finanţarea nerambursabilă (grantul SEE şi cofinanţarea publică
de la bugetul de stat), în conturile în lei ale PP deschise exclusiv încasării finanțării
nerambursabile aferente proiectului, în urma primirii cererii de avans/plată intermedială/plată sold
final, după caz, dacă proiectul îndeplinește cumulativ următoarele condiţii:
a) utilizează formularele standard de raportare și cerere de plată, sunt complete ca
documente solicitate, sunt completate corect și respectă cerințele generale de raportare;
b) numai după și ținând cont de rezultatul autorizării cheltuielilor justificate aferente perioadei
de raportare, cu excepția avansului, precum și a cazurilor justificate de constrângeri
bugetare ale PP, când OP poate face plățile în timpul verificării documentelor de
raportare, înaintea autorizării cheltuielilor;
c) respectă contractul de finanţare, Regulamentele Mecanismelor Financiare
SEE/Norvegian 2014-2021 şi legislația naţională aplicabilă;
d) justifică corespunzător sumele solicitate.
Pentru operațiunile din grantul proiectului, PP/partenerul de proiect vor deschide și vor utiliza
conturi/subconturi distincte/separate de alte finanțări, în conformitate cu prevederile contractului
de finanțare, OUG nr. 34/2017 și Normelor de aplicare ale acesteia respectiv, OMF nr.
2840/6560/2017.
Plăţile în cadrul proiectului se efectuează doar din conturile deschise pentru implementarea
proiectului.
Pentru cofinanțarea privată în bani, acolo unde e cazul, nu este obligatorie deschiderea unui
cont/subcont special pentru cofinanțarea proiectului, sumele putând fi gestionate într-un cont
existent al PP/partenerului de proiect, altul decât contul proiectului, cu luarea în considerare a
evitării dublei finanțări.
După primirea finanţării de la OP, PP lider de parteneriat transferă partenerilor sumele alocate
pentru derularea activităților planificate, în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea sumelor de
la OP.
Liderul de parteneriat are obligația transmiterii unei notificări scrise atât partenerilor, cât și OP cu
privire la efectuarea viramentului, în termen de 5 zile lucrătoare de la data virării, notificare la care
anexează o copie a extrasului de cont.
În situația în care partenerul de proiect este o persoana juridică înregistrată fiscal într-un Stat
Donator sau este o organizație internațională și nu are cont deschis la o instituție de credit din
România, sumele se virează către partenerul extern, în euro, de către liderul de parteneriat, cu
respectarea termenului de 10 zile lucrătoare de la data încasării, într-un cont deschis pe numele
partenerului la o bancă comercială din străinătate, prin intermediul contului propriu al liderului de
parteneriat deschis la o bancă comercială din România.
PP/partenerul de proiect național entitate publică are obligația să efectueze fiecare plată din
grantul proiectului, conform OUG nr. 34/2017 și a Normelor de aplicare, respectiv OMFP nr.
2840/2017, respectând principiile de finanțare 85% pentru finanțare externă și 15% pentru
cofinanțare publică. În cazul excepțional în care nu s-a respectat acest principiu, PP/partenerul
de proiect va face regularizarea între cele două conturi înainte de efectuarea raportării către OP,
astfel încât cheltuielile să îndeplinească cerințele de eligibilitate aplicabile.
Important!
23
La închiderea financiară a anului, PP entitate publică restituie suma reprezentând cofinanţarea

publică (15%) rămasă neutilizată la sfârşitul anului, către OP, până la data de 27 decembrie a
anului curent.
În cazul proiectelor implementate în parteneriat, partenerul de proiect național care este entitate
publică virează suma reprezentând cofinanțarea publică (15%) rămasă neutilizată la sfârșitul
anului în contul de disponibil al liderului de proiect (PP) din care a fost primită suma, până la data
de 22 decembrie a anului curent.
După încasarea sumei de la partenerul de proiect național, liderul de proiect restituie sumele
acestea, împreună cu cofinanțarea publică (15%) proprie rămasă neutilizată (în cazul în care PP
este entitate publică), la sfârșitul anului, către OP, până la data de 27 decembrie a anului curent.
Suma restituită la sfârșitul anului precedent de către PP reprezentând cofinanțarea publică (15%)
este virată de OP în contul/conturile proiectului, în primele 10 zile lucrătoare ale anului următor,
potrivit OUG nr. 34/2017 și ale OMFP nr. 2840/6.560/2017.
Suma primită de PP și/sau partenerul de proiect entitate publică, reprezentând grantul SEE
(85%), rămasă neutilizată la sfârșitul anului, se reportează în anul următor și se utilizează cu
aceeași destinație (deci nu se restituie la OP la sfârșitul anului).
În cazul ONG (în calitate de PP și/sau partener de proiect național), nu se aplică prevederile mai
sus menționate privind restituirea sumelor neutilizate din cofinanţarea publică. La închiderea
proiectului PP are obligația să restituie neîntârziat sumele neutilizate către OP prin două ordine
de plată, respectiv 85% și 15%.
7.5 Raportarea financiară
Raportul financiar se transmite de PP pe formatul tip aprobat de OP și este însoțit de documente

justificative, conform Instrucțiunilor de transmitere a raportului (Anexa 13). Cheltuielile efectuate
de PP/parteneri naționali sunt incluse de PP în raportul financiar și sunt certificate de auditorul
proiectului, prin raportul de audit, al cărui format trebuie să respecte minim cerințele din Anexa 7.
Scopul principal al auditului efectuat de auditorul angajat de PP este acela de a sprijini PP în
respectarea cerinţelor privind declararea cheltuielilor şi de a asigura o primă verificare a acestora,
înaintea depunerii raportului la OP.
OP verifică, la rândul său, raportul şi documentele justificative anexate, analizând şi concluziile
auditorului.
Cheltuielile partenerilor de proiect efectuate în altă monedă decât lei, a căror locație primară se
află într-unul dintre Statele Donatoare, se raportează în moneda în care s-a efectuat plata, și, în
mod obligatoriu în euro, utilizând cursul InforEuro din luna plății. Aceste cheltuieli sunt certificate
de auditorul partenerului ca fiind în conformitate cu Regulamentul, legislația națională și practicile
contabile naționale relevante (așa cum este menționat la punctul 7.2 e) din regulamentele
aplicabile și va utiliza Anexa_8.4._Foreign partner expenditure pentru detalierea cheltuielilor
efectuate pe linii bugetare. Cheltuielile partenerului străin vor fi incluse de PP în raportul financiar
fără a se anexa documentele justificative și fără a fi incluse în raportul auditorului român al
proiectului.
PP va include în raportul financiar în lei, cheltuielile raportate în euro de partenerii străini utilizând
cursul InforEuro din luna efectuării plăților.
În cadrul verificării raportului financiar, OP poate solicita PP clarificări/ajustări/completări/
corectări/alte situaţii, prin transmiterea unei Note de clarificare, cu menţionarea termenului pentru
primirea acestora. Durata verificărilor se prelungește cu perioada în care OP așteaptă clarificările.
PP trebuie să furnizeze şi să pună la dispoziţia OP, toate informaţiile, documentele solicitate în
ceea ce priveşte implementarea proiectului şi executarea contractului de finanţare, inclusiv cele
pentru partenerul de proiect național și extern, precum și pe cele solicitate prin nota de clarificare,
24
la termenele și în formatele stabilite, completate cu informații corecte și complete, asigurându-se

astfel verificarea raportului în condiții optime și la termen.
În cazul în care PP nu transmite răspuns la clarificările solicitate în termenul menționat în Nota
de clarificare sau dacă documentele transmise nu oferă date relevante pentru clarificarea
eligibilității cheltuielilor, OP va considera cheltuielile respective ca fiind cheltuieli în curs de
clarificare sau neeligibile, după caz.
În urma verificării raportului financiar, cheltuielile declarate de OP ca fiind autorizate (aprobate),
cheltuielile în curs de clarificare, cheltuielile neeligibile, inclusiv corecțiile financiare și reducerile
procentuale, pot fi contestate de PP la OP, în termen de 30 de zile de la transmiterea Notificării
OP privind rezultatele verificării raportului către PP.
Important!
 În cazul în care, la verificarea unui raport, o cheltuială a fost declarată de OP în curs de
clarificare, aceasta poate fi raportată de PP, de regulă, în următorul raport (se înregistrează
ca prima cheltuială în cadrul raportului următor și se vor atașa documentele justificative
aferente cheltuielii). Dacă PP nu declară/raportează astfel cheltuielile în curs de clarificare,
OP poate solicita refacerea raportului cu includerea cheltuielilor respective. Dacă PP
raportează cheltuielile în curs de clarificare, însă acestea nu îndeplinesc condițiile de
eligibilitate, OP le va considera neeligibile.
 În cazul în care, la verificarea unui raport, rezultă cheltuieli neeligibile, sumele aferente
acestor cheltuieli se returnează de către PP/partenerul de proiect, din bugetul propriu, în
conturile proiectului, urmând a fi utilizate pentru alte activități în cadrul proiectului (vezi
capitolul 7.7).
7.6 Dubla finanțare
Cheltuirea grantului proiectului și a cofinanțării private, acolo unde e cazul cu respectarea

principiului evitării dublei finanțări revine în sarcina PP/partenerului de proiect.
În acest scop, toate documentele justificative originale aferente plăților legate de proiect, atât
din grant, cât și din cofinanțare privată (de ex., factura, statul de plată, bon fiscal, ordine de
deplasare, alte documente), trebuie să conțină următoarele sintagme:
a. Programul Dezvoltare locală + cod proiect + Decontat .......lei
b. Bun de plată pentru suma de ...., inclusiv semnătura persoanei responsabile cu
atribuții/responsabilități în domeniu din cadrul PP/partenerului de proiect naţional
Astfel, PP/partenerul de proiect va menționa pe ordinele de plată și codul proiectului, pe lângă
explicația clară și completă a plății (de ex., contravaloare serviciu audit, RI1, PNP001, în care RI
este referirea la raport, iar PNP001 este referirea la codul proiectului), pentru fiecare plată
aferentă proiectului.
Tot în scopul evitării dublei finanţări, PP/partenerii vor ţine o evidenţă strictă a timpului efectiv
lucrat de întregul personal, astfel încât să poată demonstra cu documente faptul că persoanele
ale căror salarii sunt plătite din proiect au desfăşurat numai activităţi aferente proiectului şi
activităţile cu grupul ţintă finanţate din proiect nu beneficiază de alte fonduri în acelaşi timp.
7.7 Reîntregirea contului proiectului și recuperarea sumelor acordate în avans și

nejustificate
Reîntregirea contului proiectului se aplică în situația în care au fost identificate cheltuieli neeligibile
(inclusiv reduceri procentuale, în procesul de verificare a cheltuielilor înaintea autorizării
cheltuielilor de către OP); PP/partenerii transferă din surse proprii sumele declarate neeligibile în
conturile proiectului. Reîntregirea contului permite utilizarea sumelor respective pentru alte
cheltuieli decât cele declarate neeligibile.
25
Pentru sumele neeligibile, OP notifică PP să restituie sumele respective în conturile aferente

proiectului (după caz, partenerul va returna sumele neeligibile în conturile proiectului), în termenul
stabilit în notificare. PP va informa OP cu privire la reîntregirea contului, prin transmiterea, prin e-
mail, a unei copii a extrasului/extraselor de cont, în 2 zile de la expirarea termenului de reîntregire.
În cazul în care PP/partenerul de proiect nu reîntregește conturile proiectului în termenul stabilit,
OP va proceda la emiterea notificării prealabile conform art. 14 alin. (2) din Ordinul
2840/6.560/2017 de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2017
privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului
financiar al Spaţiului Economic European 2014-2021 şi Mecanismului financiar norvegian 2014-
2021.
Sumele care nu sunt reîntregite în contul proiectului cel mai târziu ca urmare a notificării
prealabile, vor fi tratate ca suspiciuni de neregulă/fraudă, vor face obiectul activității de constatare
și stabilire a creanțelor bugetare rezultate din nereguli conform dispozițiilor OUG nr. 66/2011 și
vor fi recuperate ca și creanțe bugetare rezultate din nereguli.
Sumele primite ca prefinanțare rămase neutilizate la finalizarea proiectului sau la rezilierea
contractului, respectiv sumele nedeclarate în RF/nejustificate de PP și parteneri, se virează în
termenul comunicat de OP, în conturile OP, nerespectarea termenului conducând la suspiciunea
de neregulă (se consideră că aceste sume există în conturile PP/parteneri, în caz contrar se naște
suspiciunea că au fost utilizate în alte scopuri decât cele legate de realizarea proiectului) și vor fi
investigate în acest sens, conform dispozițiilor OUG nr. 66/2011.
Recuperarea creanțelor rezultate din nereguli se realizează prin modalitățile stabilite de OUG nr.
66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi
utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu
modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare.
În situațiile mai sus descrise, PP/partenerul de proiect asigură din bugetul propriu cheltuielile
neeligibile ale proiectului, inclusiv cheltuielile devenite neeligibile ca urmare a constatării unei
nereguli/fraude, conform OUG nr. 34/2017, ale OMFP nr. 2840/6560/2017 și ale contractului de
finanțare.
8. CERINȚE PRIVIND INFORMAREA ȘI COMUNICAREA LA NIVELUL PROIECTULUI
Pe parcursul implementării proiectelor care beneficiază de finanțare în cadrul Programului, PP și

partenerii de proiect vor asigura, pe de o parte, promovarea adecvată a imaginii Statelor
Donatoare (Norvegia, în cazul Granturilor Norvegiene, respectiv Islanda, Liechtenstein și
Norvegia, în cazul Granturilor SEE), a Operatorului de Program (FRDS) și a organizațiilor
partenere în proiect, iar, pe de altă parte, diseminarea realizărilor și rezultatelor proiectului.
Toate acțiunile de informare și comunicare ale PP vor sprijini obiectivele generale ale Granturile
SEE și Norvegiene 2014 – 2021, respectiv:
 reducerea inegalităților economice și sociale din Spațiul Economic European;
 consolidarea relațiilor bilaterale dintre Statele Donatoare și Statele Beneficiare.
Toate măsurile de informare și comunicare derulate de PP vor fi în concordanță cu prevederile
Manualului de implementare a proiectelor și a următoarelor documente:
 Anexa 3 la Regulamentele SEE și Norvegian;
 Manualul de Comunicare și Design pentru Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021.
În cazul în care sunt identificate prevederi contradictorii între prezentul material și Manualul de
Comunicare, vor prevala prevederile acestuia din urmă.
8.1 Implementarea planului de comunicare și promovare a proiectului
PP sunt responsabili pentru implementarea activităților de informare și comunicare la nivel de

proiect. În acest sens, PP vor derula activitățile prevăzute în Planul de comunicare și promovare
26
a proiectului, aprobat de către OP, în scopul informării publicul larg cu privire la proiect și la
rezultatele acestuia.
PP va informa OP cu minim 2 săptămâni în avans de organizarea de activități/evenimente de
informare publică. De asemenea, în Planul de Comunicare, PP vor da detalii privind structurile
administrative ale PP/proiectului responsabile cu implementarea măsurilor de informare și
comunicare, inclusiv numele unei persoane de contact.
PP trebuie să se asigure că cei care participă la proiect sunt informați cu privire la faptul că
finanțarea este oferită de Programul Dezvoltare locală și de Statul Donator/Statele Donatoare,
prin intermediul Granturilor SEE și/sau Norvegiene.
8.2 Organizarea evenimentelor de informare și comunicare
PP vor organiza obligatoriu cel puţin 3 (trei) activităţi de informare privind progresul, realizările
și rezultatele proiectului. Printre acestea se pot număra: un seminar sau o conferință cu
participarea factorilor interesați, o conferință sau un eveniment de presă, inclusiv o activitate de
lansare și/sau de încheiere a proiectului. Pentru proiectele cu valoarea grantului sub 500.000 de
euro, sunt suficiente două activități de informare, care pot fi de mai mică amploare, proporțional
cu obiectivele și valoarea proiectului.
8.4.1. Comunicarea cu mass-media
PP care nu au inclus în Planul de comunicare și promovare a proiectului o conferinţă pentru

lansarea proiectului și una de închidere a acestuia vor fi obligaţi să marcheze începutul și
încheierea proiectului prin intermediul unui anunţ sau comunicat de presă publicat în mass-media
de la nivel național, regional și/sau local.
Începutul, progresul, respectiv realizările importante și rezultatele proiectului vor fi marcate prin
anunţuri/comunicate de presă remise/transmise mass-media de la nivel național, regional și/ sau
local.
8.4.2. Comunicarea online
PP sunt obligați să ia măsuri prin care să facă disponibile informații online despre proiect și
despre stadiul activităților, fie prin intermediul unui website dedicat proiectului, fie a unei pagini
web dedicat proiectului pe website-ul PP, cu link între cele două pagini.
Toate proiectele care beneficiază de un sprijin financiar de minim 150.000 de euro din Granturile
SEE și/sau Norvegiene și/sau care au un partener de proiect din Statele Donatoare sunt obligate
să aibă un site dedicat proiectului, care să conțină informații atât în limba engleză, cât și în limba
română.
Informaţiile publicate online vor face referire la proiect, stadiul implementării acestuia, realizări şi
rezultate, cooperarea cu entităţi din Statele Donatoare (dacă este cazul) şi vor fi însoţite, după
caz, de materiale foto/ video, date de contact şi referinţe clare privind Programul şi Mecanismele
Financiare. Informația referitoare la proiect trebuie actualizată periodic, inclusiv în limba engleză,
dacă e cazul.
Important!
Informații în legătură cu proiectele finanțate trebuie să fie vizibile și ușor accesibile pe website-ul
promotorului chiar și în cazul în care pagina de internet sau website-ul dedicate proiectului sunt
în construcție. Este recomandat ca sprijinul financiar oferit de Granturile SEE și/sau Norvegiene
să fie vizibil pe prima pagină a website-ului PP, prin amplasarea logo-ului Granturilor cu link către
www.eeagrants.ro.
În cazul proiectelor finanțate prin Schema de granturi mici „Acces la finanțare”, PP are obligația
de a realiza, cumulativ, următoarele activități de promovare:
27
- două activităţi de informare, una aferentă lansării/ marcării începerii proiectului, cealaltă
aferentă încheierii proiectului. Cele două evenimente/ activități de informare obligatorii pot
fi evenimente locale (de exemplu, adunări/ ședințe/ întâlniri publice cu factorii interesați
de la nivel local), de tipul celor organizate uzual de autorități cu reprezentanții comunității
locale, planificate la începutul și la sfârșitul proiectului. Pentru astfel de evenimente, PP
poate aloca fonduri în vederea acoperirii unor costuri aferente unei tratații specifice
pauzelor de cafea și/ sau producției unor materiale informative cu privire la proiect și
rezultatele așteptate/ obținute (de exemplu, pliante, afișe etc.). Având în vedere specificul
și amploarea acestui tip de proiecte, OP nu consideră oportună alocarea de fonduri pentru
realizarea unor materiale de informare mai complexe (panouri informative, broșuri etc.)
sau producția/ inscripționarea unor obiecte promoționale (de exemplu: pix, breloc, bloc-
notes, USB-stick etc), în scopul promovării finanțării/ activităților/ rezultatelor;
- informarea publicului larg cu privire la lansarea/ demararea activităților proiectului și la
finalizarea acestora, prin elaborarea si transmiterea către presa de la nivel național,
regional și/sau local a două anunțuri/ comunicate de presă (câte unul pentru fiecare
etapă). Acestea vor conține toate informațiile relevante legate de proiect, finanțatori,
rezultate (așteptate) etc. PP trebuie să demonstreze că a trimis anunțul/ comunicatul cât
mai multor organe de presă. Se recomandă ca aceste anunţuri să fie publicate gratuit.
- informarea membrilor comunității și a publicului larg cu privire la derularea proiectului, prin
publicarea periodică, în mediul online (site-uri web, conturi de social media etc.) a unor
informații relevante despre proiect şi evoluția/ activităţile/ rezultatele acestuia. Astfel, PP
sunt obligați să publice, cel puțin pe pagina de internet/ website-ul propriu, cel puțin două
știri/ articole/ anunțuri, una la începutul și alta la sfârșitul proiectului, referitoare la
obținerea finanțarii, respectiv realizarea documentațiilor tehnice. În măsura în care PP nu
are site web propriu, acesta va publica anunțurile/ comunicatele de presă cel puțin pe
paginile proprii de social media (Facebook, Twitter etc.).
Bugetul maxim care poate fi alocat activităților de promovare-comunicare a proiectului este de
500 de euro (echivalent în lei la data semnării contractului de finanțare), fonduri care vor fi
cheltuite în corelare cu prevederile planului de comunicare și cu activitățile proiectului.
Atenție! Nu este obligatorie includerea în bugetul proiectului a unor costuri de comunicare,

activitățile minime obligatorii de comunicare și promovare enunțate mai sus putând fi realizate
fără a fi implicate costuri. Dacă PP a optat pentru includerea în bugetul proiectului a unor costuri
de acest tip, necesitatea acestora trebuie justificată în mod convingător din punct de vedere al
oportunității lor și a rezultatelor așteptate, la momentul raportării.
8.4.3. Publicitatea la locația proiectului/activităților
PP trebuie ca, pe durata implementării proiectului, să instaleze un panou informativ la locația

fiecărei operațiuni desfășurate în cadrul proiectului, în conformitate cu cerinţele Manualului de
Comunicare, dacă sunt îndeplinite, cumulat, următoarele două condiții:
- contribuția publică totală (valoarea totală a grantului) pentru respectiva operațiune
depășește 50.000 de euro;
- operațiunea constă în finanțarea unui obiect fizic, obiectiv de infrastructură sau o
operațiune de construcții.
PP va înlocui panoul cu o placă permanentă, vizibilă, de dimensiuni semnificative (detaliile
tehnice le găsiți tot în acest material), care respectă cerinţele Manualului de Comunicare, în cel
mult șase luni de zile de la finalizarea proiectului.
8.4.4. Editarea materialelor de informare și comunicare
A. Tipuri de materiale informative și promoționale utilizate
28
Toate materialele de informare şi promovare realizate de PP/la nivel de proiect trebuie să

respecte cerințele prezentului document și cele prevăzute în Manualul de Comunicare referitoare
la utilizarea de logo-uri, panouri publicitare, plăci, afişe, publicaţii, pagini de internet, materiale
audio-vizuale etc.
B. Cerințe tehnice ale materialelor de informare și promovare
Secțiunea urmărește cerințele tehnice privind utilizarea siglelor, tipografia și culorile. De

asemenea, secțiunea include cerințele tehnice care trebuie urmate pentru realizarea de plăci
permanente, foi cu antet, texte, precum și îndrumare pentru realizarea de materiale de informare,
panouri publicitare, materiale promoționale etc.
Utilizarea siglelor
PP vor folosi in promovarea proiectelor sigla care indică originea finanțării; astfel, dacă proiectul
este finantat din Granturile SEE, proiectul va folosi sigla Granturilor SEE, iar, dacă este finanțat
din Granturile Norvegiene, proiectul va folosi sigla Granturilor Norvegiene; în cazul în care
proiectul este finanțat prin ambele surse, se vor folosi ambele sigle. Regula se aplică și proiectelor
predefinite.
Utilizarea siglei/siglelor Granturilor SEE și/sau Norvegiene pe toate tipurile de materiale realizate
în cadrul proiectului finanțate în cadrul Programului Dezvoltare locală este obligatorie.
Sigle:
Sigla OP
Sigla Granturilor SEE
Sigla Granturilor Norvegiene
Siglele Granturilor SEE

și Norvegiene
Amplasarea siglelor
A. Proiectele finanțate în cadrul Programului Dezvoltare locală prin Granturile SEE vor utiliza
sigla Granturilor SEE, exclusiv în combinația de culori alb-negru. Aceasta va fi poziționată
singular, în partea stângă-sus a paginii, în partea de dreapta-sus urmând a fi plasată sigla OP.
29
Siglele PP, sau în cazul în care se folosesc în combinație cu alte sigle, respectiv cele ale
PP/partenerilor/sigla proiectului, vor fi plasate în partea de jos a paginii.
Ex:
B. Proiectele finanțate în cadrul Programului Dezvoltare locală prin Granturile Norvegiene vor
utiliza sigla Granturilor Norvegiene, exclusiv în combinația de culori alb-negru. Aceasta va fi
poziționată singular, în partea stanga-sus a paginii, în partea de dreapta-sus urmând a fi plasată
sigla FRDS.
Ex:
C. Proiectele finanțate în cadrul Programului Dezvoltare locală prin Granturile SEE și

Norvegiene vor utiliza siglele Granturilor SEE și Norvegiene, exclusiv în combinația de culori alb-
negru. Acestea vor fi poziționate singular, în partea stanga-sus a paginii, în partea de dreapta-
sus urmând a fi plasată sigla OP. Siglele PP, sau în cazul în care se folosesc în combinație cu
alte sigle, respectiv cele alea PP/partenerilor/sigla proiectului, vor fi plasate în partea de jos a
paginii.
Ex:
Important. Atunci când sunt puse pe fond alb, siglele Granturilor SEE și/sau Norvegiene vor avea
întotdeauna culoarea negru, iar atunci cand sunt puse pe fond negru sau colorat (insa doar pe
roșu, verde sau albastru, conform codurilor de culoare), siglele Granturilor SEE și/sau
Norvegiene vor avea întotdeauna culoarea albă. Consultați Manualul de Comunicare, pg. 67-68
pentru exemplificare si paleta de culori.
Siglele PP, sau în cazul în care se folosesc în combinație cu alte sigle, respectiv cele alea
PP/partenerilor/sigla proiectului, vor fi plasate în partea de jos a paginii.
Formulări obligatorii despre finanțator
PP vor folosi următoarea formulare în cadrul comunicatelor/anunțurilor de presă, materialelor de

informare, cât și în cadrul activităților de proiect, evenimentelor, interviurilor și alte acțiuni publice.
Proiectele finanțate prin Granturile SEE vor folosi următoarea formulare:
Proiectul beneficiază de un grant în valoare de € (fără zecimale) oferit de Islanda,

Liechtenstein și Norvegia/Norvegia prin Granturile SEE și/sau Norvegiene în cadrul
Programului Dezvoltare locală. Obiectivul proiectului (utilizați unul relevant) este de a
(obiectiv).
30
Proiectele finanțate prin Granturile Norvegiene vor folosi următoarea formulare:
Proiectul beneficiază de un grant în valoare de € (fără zecimale) oferit de Norvegia prin

Granturile Norvegiene în cadrul Programului Dezvoltare locală. Obiectivul proiectului
(utilizați unul relevant) este de a (obiectiv).
Proiectele finanțate prin Granturile SEE și Norvegiene vor folosi următoarea formulare:
Proiectul beneficiază de un grant în valoare de € (fără zecimale) oferit de Islanda,

Liechtenstein și Norvegia prin Granturile SEE și Norvegiene în cadrul Programului
Dezvoltare locală. Obiectivul proiectului (utilizați unul relevant) este de a (obiectiv).
Disclaimer
PP vor folosi următorul disclaimer în cadrul materialelor de informare, fotografii, video etc. pentru
a se sublinia că finanțatorii nu își asumă conținutul materialelor realizate în cadrul proiectelor.
Material realizat cu sprijinul financiar al Granturilor SEE și/sau Norvegiene 2014 – 2021.
Conținutul acestuia (text, fotografii, video) nu reflectă opinia oficială a Operatorului de
Program, a Punctului Național de Contact sau a Oficiului Mecanismului Financiar.
Informațiile și opiniile exprimate reprezintă responsabilitatea exclusivă a
autorului/autorilor.
Recomandare. PP sunt încurajați să folosească sloganul oficial al Granturilor SEE și Norvegiene

(“Working together for a green, competitive and inclusive Europe”/”Lucrând împreună pentru o
Europă verde, competitivă și incluzivă”) și alte texte standard despre Granturile SEE și/sau
Norvegiene care sunt recomandate a fi introduse în materialele de informare/comunicate de
presă sunt puse la dispoziție de Manualul de Comunicare, pg.62.
Fontul utilizat
Founders Grotesk este fontul oficial al Granturilor SEE și/sau Norvegiene astfel că acest font va
fi utilizat în redactarea tuturor materialelor din cadrul proiectului. În cazul în care Founders
Grotesk nu vă este accesibil, cea de-a doua opțiune este fontul Arial (detalii în Manualul de
Comunicare, pg. 65).
8.4.5. Publicații/Livrabile
A. Pliantele, fluturașii, newsletter-ele, broșurile, rapoartele, materialele de instruire,

documentațiile, metodologiile şi celelalte materiale similare vor conţine:
 Siglele Granturilor SEE și/sau Norvegiene și OP, situate la acelaşi nivel, în partea de sus
a materialului
 Formularea obligatorie despre finanțator
 Menționarea website-urilor www.eeagrants.ro și www.frds.ro
 Sigla PP şi opţional a/ ale partenerului/ ilor
 Disclaimerul
 Date de contact ale proiectului, inclusiv site-ul/ pagina de internet a acestuia, contul de
social media al PP/proiectului și autorul fotografiilor folosite, intr-o casetă de text plasată
pe ultima pagină a materialului
B. Comunicatele de presă, invitaţiile la evenimente şi celelalte materiale similare vor

conține:
a materialului
31

 Sigla PP şi, opțional, a/ ale partenerului/ ilor, situate la același nivel, în partea de jos a
materialului
C. Posterul (afişul) va conține:

a materialului;
 Sigla PP şi, optional, a/ ale partenerului/ ilor, situate la același nivel, în partea de jos a
materialului;
D. Panoul informativ/publicitar, ca și roll-upul, vor conţine, fără a se limita la acestea,

următoarele elemente:
 Siglele Granturilor SEE și/sau Norvegiene și OP, situate la acelaşi nivel, în partea de jos
a materialului;
 Sigla PP şi, opțional, a/ ale partenerului/ilor;
 Titlul proiectului şi sloganul, dacă este cazul;
 Formularea obligatorie despre finanțator;
 Menționarea website-ului www.eeagrants.ro și www.frds.ro
Important. Impactul vizual și lizibilitatea de la câțiva metri distanță sunt foarte importante, astfel
că nu uitați să utilizați o dimensiune adecvată. Panourile informative pot fi de diferite dimensiuni,
în funcție de ceea ce doresc să promoveze și de specificul proiectului.
Model:
E. Placa permanentă
La închiderea proiectului, panoul informativ obligatoriu este înlocuit de o placă permanentă.

Există trei versiuni diferite ale plăcii permanente. Utilizați numai pe cel care este relevant, în
funcție de finanțarea proiectului dvs., respectiv din Granturi SEE, Granturi Norvegiene sau
Granturi SEE și Norvegiene. Linia de jos a textului este dedicată limbii române.
Placa permanentă trebuie să aibă o dimensiune de 200 x 300 mm și să fie tipărită pe un material
adecvat. Placa permanentă trebuie să fie pe un fundal alb, cu sigla și textul în negru.
Model:
32
3. Materialele promoționale
Materialele promoționale, precum mape, bloc-notesuri, agende, calendare, tricouri, umbrele etc.,
vor fi inscripționate cu sigla Granturilor SEE și/sau Norvegiene și OP. Pentru exemplificare,
regăsiți capitolul dedicat acestui subiect în Manualul de Comunicare, pg. 75.
Pe materialele promoționale de mici dimensiuni, cum ar fi pixuri, stick-uri USB, brățări de cauciuc,
lanyard etc., și în cazul în care siglele Granturilor SEE și/sau Norvegiene sunt ilizibile se poate
folosi numai pictograma siglei și site-ul www.eeagrants.ro.
Exemplu:
8.4.6. Materiale în format electronic/ online
A. Materialele în format electronic – website-uri, secțiuni web dedicate proiectului, buletine

informative electronice etc. – vor conţine, fără a se limita la acestea, următoarele elemente:
a paginii web/materialului
33
 Titlul proiectului şi/ sau sloganul, dacă este cazul

 Sigla PP şi/ sau a/ ale partenerului/ilor
 Legătură directă (link) către website-urile www.eeagrants.org și www.frds.ro
 Disclaimer
 Textul: Pentru informaţii oficiale despre Granturile SEE și/sau Norvegiene, accesaţi
www.eeagrants.ro
B. In cazul prezentărilor power-point este obligatoriu să fie plasat logo-ul Granturilor SEE și/sau
Norvegiene în partea de sus a primei pagini a prezentării, și în partea de jos a celorlalte pagini
din prezentare.
C. În cazul conturilor de Social Media (Facebook, Twitter etc.) ale proiectelor este
obligatoriu:
- de utilizat logoul Granturilor SEE și/sau Norvegiene
- ca pagina de Facebook sa fie follower al paginii de Facebook a ‘EEA and Norway Grants’
(http://www.facebook.com/EEANorwayGrants) iar contul de Twitter sa fie follower al contului
similar al EEA Grants (@EEANorwayGrants), administrat de finanțator.
IMPORTANT
Când utilizați fotografiile altor persoane / instituții, asigurați-vă că dețineți dreptul/permisiunea
acestora și că ați creditat corect fotograful și/sau instituția care deține drepturile asupra fotografiei.
8.4.7. Materiale audio-video
A. În cadrul/ conţinutul materialelor audio – spoturi radio vor fi evidenţiate următoarele:

 Formularea obligatorie despre finanţator
 În cazul în care materialele audio sunt postate pe diferite platforme online (ex. YouTube),
în dreptul materialului trebuie menţionată sursa de finanţare a proiectului în cadrul căruia
a fost făcut materialul respectiv
B. În cadrul/ conţinutul materialelor video – spoturi/clipuri video, filme de prezentare etc -

vor fi evidenţiate următoarele:
Se va plasa, la începutul şi la finalul materialului video, o imagine pe care vor fi vizibile siglele
Granturilor SEE și/sau Norvegiene și OP, situate la același nivel, în partea de sus a imaginii,
împreună cu:
 Formularea obligatorie despre finanţator
 Sigla PP şi/ sau a/ ale partenerului/ilor
 Disclaimer
 Website-urile www.eeagrants.ro și www.frds.ro
8.4.8. Avizarea materialelor de informare și comunicare și autorizarea cheltuielilor
A. Solicitarea avizului prealabil al OP asupra materialelor de informare și comunicare
Pe parcursul implementării proiectelor, PP va solicita avizul prealabil al OP asupra materialelor

de informare și comunicare pe care intenționează să le producă. Machetele materialelor de
informare și comunicare vor fi transmise de PP către OP la adresa de e-mail office@frds.ro, cu
cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de data planificată pentru producerea lor, astfel încât
materialele să poată fi modificate de PP la timp, pe baza eventualelor observații formulate de OP.
34
E-mailul prin care PP cere avizul pentru materialele de informare și comunicare va avea
Subiectul: “[cod proiect] - aviz materiale de informare și comunicare”, iar în corpul e-mailului vor
fi menţionate numele PP şi titlul proiectului. Vor fi ataşate, în format .JPEG sau .PDF machetele
materialelor de informare și comunicare pentru care este solicitat avizul.
OP verifică îndeplinirea cerințelor și transmite, după caz, un punct de vedere sau un aviz, prin e-
mail, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea machetelor.
În cazul în care materialele de informare și comunicare nu corespund cerințelor, OP solicită PP,
printr-un punct de vedere, să refacă și să retransmită materialele conform recomandărilor, caz în
care producerea materialelor va fi amânată până la primirea avizului OP.
În cazul/momentul în care materialele de informare și comunicare corespund cerințelor, OP emite
un aviz, transmis PP printr-un e-mail.
B. Demonstrarea producerii materialelor de informare și comunicare
Prezentul document furnizează modelul de Raport privind activitățile de comunicare și promovare

a proiectului derulate de PP. Acest document cuprinde informații referitoare la toate activitățile de
informare și comunicare derulate până la momentul raportării și va fi anexat de PP RI/RF. Pe
baza acestui document, OP verifică stadiul derulării de către PP a activităților de informare și
comunicare, urmărindu-se ca activitățile de informare și comunicare să fie realizate de PP așa
cum au fost asumate în Planul de comunicare și promovare a proiectului.
În plus, pe întreaga durată de implementare a proiectului, PP va transmite direct specialistului
comunicare promovare (SCP), anual, până la data de 20 ianuarie a fiecărui an calendaristic, un
raport anual privind activitățile de comunicare și promovare derulate la nivel de proiect. Raportul
va fi elaborat pe structura Raportului privind activitățile de comunicare și promovare a proiectului
derulate de PP, se va referi la toate activitățile derulate până la sfârșitul anului calendaristic
precedent și va fi transmis pe adresa de e-mail office@frds.ro, cu subiectul: “[cod proiect] - raport
anual privind activitățile de comunicare și promovare a proiectului derulate de PP”.
De asemenea, PP va transmite, odată cu RI/RF, mostre ale tuturor materialelor de informare și
comunicare, inclusiv ale obiectelor promoționale produse (afișe, pliante, mape, pixuri, mape de
presă, etichete autocolante, spoturi audio/video, tricouri și alte materiale textile etc.) și imagini ale
acestora, în format electronic. În cazul unor materiale unice sau de mari dimensiuni, precum
bannere tip roll-up, panouri, plăci permanente sau alte materiale, care nu pot fi trimise în format
fizic, PP va trimite imagini ale acestora, atât tipărite în format A4, pe suport de hârtie, cât și în
format electronic.
OP verifică, în totalitate sau prin sondaj, conform procedurii de monitorizare, îndeplinirea de către
PP a obligaţiilor de informare şi comunicare, în contextul vizitelor în teren (vizite de monitorizare/
supervizare, de control, cu prilejul unor evenimente etc.), la locul de implementare a proiectelor,
inclusiv prin participarea personalului cu responsabilităţi în verificarea şi monitorizarea
materialelor de informare şi comunicare, dacă consideră necesar, pentru verificarea în
profunzime a modului de respectare a regulilor/cerințelor de informare și comunicare stabilite de
Regulamente, Anexa 3 Cerinţe de Informare şi Publicitate şi Manualul de Comunicare.
În cazul în care materialele verificate sunt considerate neconforme cu Manualul de Comunicare,
cheltuielile aferente vor fi considerate neeligibile, indiferent dacă PP a solicitat sau nu avizul OP.
35
Împărtășiți cu Operatorul de Program:
➜ Adresa paginii web

➜ Link-uri către canalele de social media
➜ Materialul promoțional dezvoltat, de ex. publicații și videoclipuri
➜ Fotografii ale activităților dvs. de proiect cu permisiunea scrisă de utilizare a acestora în
publicații
➜ Evenimentele și termenele planificate. Dacă intenționați să beneficiați de participarea OP
la evenimente, trebuie să transmiteți o invitație cu cel puțin 10 zile înainte.
➜ Orice alte informații despre care credeți că ar putea fi utile/ interesante la nivel național
sau paneuropean.
8.3 Evaluarea Planului de comunicare și promovare a proiectului
Planul de Comunicare va conține modalităţile prin care activităţile de informare şi comunicare vor
fi evaluate în ceea ce priveşte vizibilitatea și gradul de cunoaștere a proiectului şi a Granturilor
SEE și/sau Norvegiene, obiectivele şi impactul acestora, precum şi rolul Statelor Donatoare.
Activitățile de informare și comunicare pot fi evaluate și din perspectiva eficacității, urmărindu-se
corelarea cu obiectivele planului de comunicare, cât și a relevanței și congruenței activităților în
raport cu obiectivele planului. De asemenea, evaluarea poate măsura gradul de conștientizare a
publicului larg și/sau a grupurilor-țintă cu privire la proiect prin intermediul instrumentelor tip
chestionar, sondaj etc.
În funcție de natura și tipul activităților de informare și comunicare, PP pot colecta și interpreta
date despre:
- nr. de participanți ai evenimentelor de informare și comunicare organizate
- nr. de vizitatori unici ai paginii/website-ului proiectului
- monitorizarea aparițiilor în mass-media a informațiilor despre proiect/ comunicatelor promovate
- impactul postărilor de social-media etc.
Se recomandă ca activitatea de evaluare a planului de comunicare și promovare a proiectului să
fie realizată de responsabilului cu informarea și comunicarea din cadrul proiectului sau de altă
persoană desemnată din echipa de proiect, fără generarea unor costuri suplimentare.
8.4 Modificarea Planului de comunicare și promovare a proiectului
Cu aprobarea OP sau la solicitarea OP, PP poate modifica/actualiza Planul de comunicare și

promovare a proiectului, în cazul în care, pe parcursul implementării, sunt identificate nevoi sau
oportunități noi de comunicare (organizarea mai multor/altor tipuri de evenimente sau, dimpotrivă,
renunțarea la organizarea anumitor evenimente, care nu mai sunt necesare, editarea mai multor/
altor tipuri de materiale informative etc.) și pentru creșterea impactului activităților de informare-
comunicare asupra rezultatelor proiectului, cu respectarea Cerințelor de Informare și Publicitate.
În funcție de natura și amploarea modificărilor necesare la nivelul proiectului (ex., modificare a
bugetului, a planului de activități etc.), modificarea/actualizarea Planului de comunicare și
promovare se realizează în conformitate cu cerințele descrise la capitolul 11 Modificarea
contractului de finanțare.
36
MAI MULTE INFORMAȚII
Operatorul de Program - Fondul Român de Dezvoltare Socială

Web: www.frds.ro
E-mail: office@frds.ro; SDabu@frds.ro
Telefon/Fax: 004 021 315 34 15; 004 021 315 34 40
Contact: Ştefan Dabu – Specialist comunicare promovare
9. MANAGEMENTUL ACHIZIȚIILOR
9.1. Legislația aplicabilă
Întregul proces de atribuire a contractelor de achiziţie se va derula în conformitate cu prevederile

în vigoare la data iniţierii procedurii de atribuire, ale:
- Regulamentului Mecanismului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021;
- Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare;
- H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicarea a prevederilor
referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului cadru din Legea 98/2016
cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor
de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și
concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea CNSC, cu
modificările și completările ulterioare;
- Ordinele/Instrucțiunile/Ghidurile/Punctele de vedere emise de ANAP/MFE/OP în vederea
aplicării legislației privind achizițiile publice;
- Ordinului MFE nr. 1284/2016 privind aprobarea procedurii competitive aplicabile
solicitanților/beneficiarilor privați pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau
lucrări finanțate din fonduri europene;
- actelor normative și reglementărilor ulterioare privind achizițiile.
Încadrarea sau neîncadrarea în categoria autorităților contractante se va face de către PP, prin
raportare la prevederile:
- art. 4 și art. 6 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările
ulterioare;
- cap. I. “Domeniu de aplicare” al Ordinului MFE nr. 1284/2016 privind aprobarea procedurii
competitive aplicabile solicitanților/beneficiarilor privați pentru atribuirea contractelor de
furnizare, servicii sau lucrări finanțate din fonduri europene.
PP, atât pentru sine, cât și pentru Parteneri, este singurul responsabil pentru realizarea
încadrării de mai sus, precum și pentru stabilirea tipului de procedură de achiziții aplicabilă
de la caz la caz.
9.2. Proiecte derulate în parteneriat
Având în vedere prevederile Regulamentului Mecanismului Financiar SEE 2014-2021 și ale

legislației naţionale privind achiziţiile armonizate cu legislaţia Uniunii Europene în domeniu, există
trei situații aplicabile în cadrul programului, în funcţie de statutul juridic al PP sau al partenerilor.
37
9.2.1. Parteneriat între două sau mai multe entități juridice care au calitatea de
autoritate contractantă
În cazul proiectelor implementate în parteneriat constituit din două sau mai multe entități juridice
care au calitatea de autoritate contractantă, prin raportare la prevederile art. 4 și art. 6 din Legea
98/2016, achiziţiile se vor efectua cu respectarea prevederilor în vigoare la data inițierii achiziției
din:
 Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare;
 H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicarea a prevederilor
referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului cadru din Legea 98/2016
cu modificările și completările ulterioare;
 Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de
achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și
concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea CNSC, cu modificările
și completările ulterioare;
 Ordinele/Instrucțiunile/Ghidurile/Punctele de vedere emise de ANAP/MFE/OP în vederea
aplicării legislației privind achizițiile publice.
În procesul de realizare a achiziţiilor publice orice situaţie pentru care nu există o reglementare
explicită se interpretează conform articolului 8.15 din Regulamentului Mecanismului Financiar
SEE 2014-2021, cu respectarea principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016
privind achiziţiile publice.
9.2.2. Parteneriat între două sau mai multe entități juridice fără calitatea de
autoritate contractantă
În cazul proiectelor implementate în parteneriat constituit din două sau mai multe entități juridice
fără calitatea de autoritate contractantă (beneficiari privați) și în situația în care:
a. nu sunt îndeplinite cumulativ condițiile prevăzute de art. 6 din Legea nr. 98/2016, cu
modificările și completările ulterioare, pentru atribuirea contractelor de achiziție se vor
respecta prevederile în vigoare la data inițierii procedurii de achiziție din:
 Ordinul MFE nr. 1284 privind aprobarea procedurii competitive aplicabile
solicitanților/beneficiarilor privați pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii
sau lucrări finanțate din fonduri europene, publicat în Monitorul Oficial nr. 618 din 12
august 2016, cu modificările și completările ulterioare;
 Ordinele/Instrucțiunile/Ghidurile/Punctele de vedere emise de MFE/OP în vederea
aplicării legislației privind achizițiile.
b. sunt îndeplinite cumulativ condițiile prevăzute de art. 6 din Legea nr. 98/2016, cu
modificările și completările ulterioare, pentru atribuirea contractelor de achiziție se vor
respecta, prevederile în vigoare la data inițierii procedurii de achiziție din:
• Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare,
• HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicarea a
prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului cadru
din Legea 98/2016, cu modificările și completările ulterioare.
Pentru toate cazurile în care PP beneficiar privat aplică prevederile Ordinului nr. 1284/2016 sau
realizează achiziții directe, acesta este obligat să întreprindă toate măsurile pe care le consideră
necesare în vederea respectării prevederilor alin. 3 al art. 8.15 – Achiziții din Regulamentul privind
implementarea Mecanismului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021, precum și principiile
economicităţii, eficienţei şi eficacităţii, incluse în principiului bunei gestionări financiare, pornind
de la premisa că procedează de o manieră similară şi în organizarea activităţii proprii.
38
9.2.3. Parteneriat între una sau mai multe autorități contractante și una sau mai
multe entități juridice fără calitatea de autoritate contractantă
În cazul proiectelor implementate într-un parteneriat constituit din una sau mai multe
autorități contractante și una sau mai multe entități juridice fără calitatea de autoritate
contractantă, se vor respecta prevederile Ordinului MDRAPFE/ANAP nr. 6712/890/2017 privind
aprobarea modului de efectuare a achizițiilor în cadrul proiectelor cu finanțare europeană
implementate în parteneriat, care stabilește că parteneriatul respectiv este considerat autoritate
contractantă în baza art. 4 alin. 1, lit. c din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările
ulterioare și trebuie să achiziționeze produse, servicii sau lucrări în cadrul proiectului respectând
prevederile Legii nr. 98/2016, în vigoare la data inițierii achiziției.
În cadrul parteneriatului se va opta pentru una dintre următoarele modalități de organizare a
procesului/proceselor de achiziție:
a) fiecare dintre membrii parteneriatului va derula achizițiile publice aferente activităților
pentru care este responsabil în cadrul proiectului/contractului de finanțare; sau
b) liderul de parteneriat ori unul dintre membrii parteneriatului, autoritate contractantă sau
entitate juridică fără calitatea de autoritate contractantă, va derula toate achizițiile publice
din cadrul proiectului/contractului de finanțare.
Indiferent de modalitatea de organizare pentru care se optează, parteneriatul are obligația ca,
la alegerea modalității în care se va derula procesul de atribuire a contractului de achiziție publică,
să se raporteze la modul de calcul al valorii estimate a achiziției astfel cum este acesta
reglementat de prevederile art. 9-25 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările
ulterioare.
În aplicarea prevederilor art. 13 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare
la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind
achizițiile publice, aprobate prin H.G. nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare, în
funcție de modalitatea de organizare, pentru elaborarea Programului achizițiilor publice la nivelul
proiectului respectiv se va proceda, după cum urmează:
- pentru modalitatea de organizare descrisă la lit. a), programul achizițiilor va fi elaborat de
către liderul de parteneriat/PP prin centralizarea achizițiilor publice aferente fiecăruia
dintre membrii parteneriatului;
- pentru modalitatea de organizare descrisă la lit. b), programul respectiv va fi elaborat de
către partenerul care va derula toate achizițiile publice din cadrul proiectului, respectiv
liderul sau unul dintre membrii parteneriatului.
În ambele situații descrise mai sus, fiecare dintre membrii parteneriatului contribuie la elaborarea
Programului achizițiilor publice la nivelul proiectului, prin stabilirea achizițiilor publice proprii
derulate/avute în vedere în proiect, cu respectarea prevederilor art. 9-25 din Legea nr. 98/2016,
cu modificările și completările ulterioare, privind modul de calcul al valorii estimate a achiziţiei.
În cazul proiectelor implementate în parteneriat între o autoritate contractantă și o entitate juridică
fără calitatea de autoritate contractantă, pentru atribuirea contractelor de achiziție
publică/acordurilor-cadru care au ca obiect servicii sociale și alte servicii specifice, prevăzute
în anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016, a căror valoare estimată fără TVA, stabilită conform modului
de calcul al valorii estimate a achiziției, reglementat de prevederile art. 9 - 25 din Legea nr.
98/2016, cu modificările și completările ulterioare, este mai mică decât pragul valoric prevăzut la
art. 7 alin. 1 lit. d din lege, realizarea achizițiilor se vor realiza cu respectarea art. 7 al Ordinului
MDRAPFE/ANAP nr. 6712/890/2017 procedându-se după cum urmează:
a) membrii parteneriatului care au calitatea de autorități contractante au dreptul de a derula
propriile proceduri simplificate cu respectarea principiilor de la art. 2 alin. 2 din Legea nr.
98/2016, cu modificările și completările ulterioare, în conformitate cu prevederile art.
101 alin. 2 din Normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 395/2016, cu modificările și
completările ulterioare;
39
b) membrii parteneriatului care sunt entități juridice fără calitatea de autoritate contractantă
au dreptul de a derula procedura competitivă reglementată prin Ordinul MFE nr.
1284/2016 privind aprobarea Procedurii competitive aplicabile solicitanților/ beneficiarilor
privați pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări finanțate din fonduri
europene, cu respectarea principiilor de la art. 2 alin. 2 din Legea nr. 98/2016, cu
modificările și completările ulterioare.
9.3. Principii generale
La nivel de proiect, entitatea responsabilă de coordonarea și verificarea derulării procesului de

achiziţie este PP.
În conformitate cu principiul responsabilităţii, stabilirea condiţiilor procedurilor de achiziţii, inclusiv
de cumpărare directă, este responsabilitatea exclusivă a PP.
PP trebuie să asigure punerea în aplicare a celor mai înalte standarde etice în timpul derulării
achiziţiilor şi executării contractelor.
Procesul de achiziţie este realizat de PP sau de partenerul(i) acestuia, în funcţie de care dintre ei
va fi beneficiarul final al lucrărilor, bunurilor, serviciilor etc. rezultate din încheierea contractului.
Transferarea procedurilor de achiziţii între parteneri pentru a evita punerea în aplicare a unei
legi/proceduri este strict interzisă.
În conformitate cu prevederile alin. 2 al art. 8.15 – Achiziții din Regulamentul privind
implementarea Mecanismului Financiar SEE/Norvegian 2014-2021, orice PP beneficiar privat, va
aplica și va respecta prevederile legislației naționale privind achizițiile publice, ca și cum ar avea
statut de autoritate contractantă, pentru toate contractele finanțate din grant în proporție mai mare
de 50% și a căror valoare este egală sau mai mare decât pragurile Uniunii Europene.
De acest aspect se va ține cont încă de la întocmirea Programului de achiziții al proiectului (PAP).
În considerarea prevederilor art. 2.4 și 2.5 ale Ordinului MFE nr. 1284/2016 privind aprobarea
Procedurii competitive aplicabile solicitanţilor/beneficiarilor privaţi pentru atribuirea contractelor
de furnizare, servicii sau lucrări finanţate din fonduri europene, în cazul procedurilor competitive
derulate de un PP beneficiar privat, documentele achiziţiei trebuie corelate cu prevederile din
ghidurile/manualele realizate de Operatorul de Program și cu reglementările finanţatorului,
precum și cu clauzele contractului de finanţare semnat.
Pentru toate contractele încheiate ca parte din proiect și a căror valoare este mai mică
decât pragurile Uniunii Europene pentru achiziții publice sau pentru cele care nu intră în
sfera de aplicabilitate a legislației privind achizițiile publice, precum și pentru achizițiile
directe, PP beneficiar privat sau autoritate contractantă, va realiza procedurile anterioare
atribuirii, termenii și condițiile contractelor și achiziția efectivă, respectând prevederile
alin. 3 al art. 8.15 – Achiziții din Regulamentul privind implementarea Mecanismului
Financiar SEE/Norvegian 2014-2021, având obligația respectării principiul
proporționalității, a aplicării celor mai bune practici economice, inclusiv principiul
răspunderii, asigurând transparența procedurilor și crearea condițiilor pentru o
concurență deplină și corectă între furnizorii potențiali, de exemplu, prin comparații
efective de prețuri menite să dovedească utilizarea optimă a resurselor Mecanismului
Financiar SEE/Norvegian 2014-2021.
În condițiile în care PP este autoritate contractantă și realizează achizițiile directe prin intermediul
catalogului electronic din SEAP, aplicarea prevederilor alin. 3 al art. 8.15 – Achiziții din
Regulament, se poate concretiza și prin utilizarea (și dovedirea utilizării) funcțiunii disponibile în
SEAP de comparare a ofertelor.
Totodată, PP autoritate contractantă are obligația respectării procedurii proprii de achiziție directă
aprobată la nivelul fiecărei autorități în condițiile în care aceasta există, documentele achiziţiei
40
trebuind corelate cu prevederile din ghidurile/manualele realizate de OP și cu reglementările

finanţatorului, precum și cu clauzele contractului de finanţare semnat.
PP, autoritate contractantă în sensul legii achizițiilor publice, înscris ca utilizator principal sau
secundar în Registrul Utilizatorilor la Oficiul Național pentru Achiziții Centralizate și care optează
pentru achiziția centralizată a unor produse sau servicii necesare derulării proiectului, va face
dovada utilizării serviciilor ONAC, iar achizițiile respective vor fi exceptate controlului realizat de
OP.
În aplicarea procedurilor de achiziţie, PP au obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a
evita situaţiile de natură să determine apariţia unui conflict de interese.
PP trebuie să coreleze documentele achiziţiei cu clauzele contractului de finanţare/acordurilor
semnate/cererii de finanțare.
Dosarul achiziţiei publice (cu toate ofertele primite) se va păstra atât timp cât contractul produce
efecte juridice, dar nu mai puţin de 3 ani de la închiderea Programului.
PP trebuie să asigure respectarea celor mai înalte standarde etice în derularea achiziţiilor publice
şi executarea contractelor, precum şi aplicarea de mijloace adecvate şi eficiente pentru a preveni
practicile ilegale sau corupte.
Procesul de achiziție de bunuri, servicii sau lucrări destinate implementării proiectului, precum și
procesul de verificare de către OP a procedurilor de achiziţii la nivelul proiectelor încep după
momentul demarării proiectului, respectiv după semnarea contractelor de finanţare a proiectelor.
OP se va asigura, prin activităţi de monitorizare la birou şi vizite de control pe teren, de
corectitudinea aplicării regulilor stabilite pentru procesul de achiziţii şi executarea contractelor.
Verificarea ex-post a dosarelor de achiziţie se va face pe măsură ce acestea se primesc la sediul
OP sau odată cu primirea RI/RF la Biroul Achiziții, cu luarea în considerare a Planului de achiziții,
a procedurii aplicate/modalității de achiziţie aleasă, legislației aplicabile, precum şi a calității
PP/partenerilor de autoritate contractantă sau beneficiar privat.
În orice situație, dacă sunt descoperite abateri de la legislația privind achizițiile, vor fi luate măsuri
imediate, astfel că în funcţie de abaterile constatate, pot fi aplicate reduceri procentuale/corecţii
financiare conform OUG nr. 66/2011 și HG nr. 519/2014, actualizate cu modificările și
completările ulterioare, iar în caz de practici ilegale sau corupte, pot fi puse în aplicare măsuri
reparatorii care pot ajunge până la retragerea fondurilor acordate PP.
9.4. Etapele de pregătire și derulare ale procesului de achiziție
9.4.1. Etapa de planificare a procesului de achiziție
Indiferent de calitatea PP/partenerilor de autoritate contractantă sau beneficiar privat, pentru

atribuirea contractelor printr-una din procedurile prevăzute de Legea 98/2016 sau Ordinul
1284/2016, de regulă, se vor parcurge următoarele etape distincte:
 etapa de planificare/pregătire a achiziției

 etapa de organizare a procedurii de achiziție și verificarea ex-ante, dacă este cazul,
 etapa de realizare a achiziției și atribuirea contractului/ acordului-cadru
 întocmirea și definitivarea dosarului de achiziție și transmiterea la OP
 etapa post atribuire contract/acord-cadru, respectiv executarea și monitorizarea
implementării contractului/acord-cadru
9.4.1.1. Întocmirea programului de achiziții al proiectului (PAP)
După semnarea contractului de finanţare, PP va întocmi Programul achiziţiilor cuprinse în proiect,

care va conţine toate contractele (grupate pe tipuri de contracte: servicii, furnizare, lucrări) ce
urmează a fi atribuite, cu respectarea modelului prevăzut în Anexa 9.
41
Se interzice divizarea în mai multe contracte de valoare mai mică utilizând metode de calcul care
să conducă la o subevaluare a valorii estimate, cu scopul de a se încadra sub pragurile prevăzute
în Lege sau cu scopul de a evita aplicarea acesteia.
La întocmirea PAP, în vederea stabilirii cantităților, a specificațiilor tehnice, respectiv estimării
costurilor aferente pachetelor de achiziții, PP/partenerii vor avea în vedere specificul proiectului,
bugetul aprobat, necesitatea și oportunitatea achizițiilor, urmărind cu prioritate respectarea
principiilor proporționalității, economiei, eficienței și eficacității costurilor.
Gruparea achiziţiilor și alegerea pocedurilor se va face în funcție de categoria
produselor/serviciilor/lucrărilor şi de scopul urmărit prin achiziţionarea acestora, conform
prevederilor Legii 98/2016.
Modalitatea de achiziţie/procedura aplicată se va alege ţinând cont de valoarea totală a
produselor/serviciilor/lucrărilor care sunt considerate similare ori care se adresează operatorilor
economici ce desfăşoară în mod constant activităţi într-o piaţă de profil relevantă, estimată la
nivelul proiectului pentru întreaga perioadă de implementare fără obligativitatea derulării
unei singure proceduri/achiziţii directe (achizițiile pot fi împărțite pe loturi).
În cazul în care este necesară achiziționarea mai multor produse care au același cod CPV sau
cod CPV diferit, dar necesitatea acestora răspunde aceleiași activități ce caracterizează scopul
principal al contractului, valoarea estimată a contractului se va stabili prin cumularea valorilor
tuturor acestor produse.
În situația obiectivelor de investiții publice noi sau a lucrărilor de intervenție asupra celor existente,
estimarea se va face pe fiecare obiectiv în parte, însumându-se toate valorile aferente serviciilor
de proiectare tehnică și asistență din partea proiectantului și execuție lucrări la nivelul obiectivului,
iar alegerea procedurii de atribuire se va face în baza acestei valori estimate, indiferent dacă
acestea fac obiectul aceluiași contract sau se atribuie contracte diferite.
Prin urmare, se pot atribui toate aceste contracte printr-o procedura unică sau prin proceduri
separate, după cum este necesar în cadrul etapei de proiect, cu condiția ca procedura de atribuire
aplicată pentru încheierea acestor contracte să fie cea rezultată în urma însumării valorilor
aferente PT+ asistență + execuție lucrări la nivelul obiectivului.
La stabilirea calendarului, se va ţine seama de termenele legale prevăzute de legislația în vigoare
pentru fiecare procedură, precum şi de încadrarea în termenul prevăzut pentru implementarea
contractului de finanţare.
Pe parcursul implementării proiectului, PAP se va actualiza ori de câte ori este nevoie sau atunci
când apar modificări în bugetul proiectului cu impact asupra sa. PAP actualizat se va transmite
în format tipărit -conform cu originalul - odată cu raportul intermediar/final și/sau la solicitarea OP.
9.4.1.2. Elaborarea referatului de necesitate și a notei privind determinarea valorii estimate
Referatul de necesitate va cuprinde:

- justificarea necesităţii şi oportunităţii achiziţiei cu referire la cererea de finanţare aprobată,
- denumirea produselor/serviciilor/lucrărilor necesare, conform cererii de
finanţare/bugetului detaliat,
- data la care se doreşte obţinerea produselor/serviciilor/lucrărilor,
- valoarea estimată a achiziţiei respective (exprimată în lei şi euro fară TVA) determinată
prin realizarea analizei de piaţa pentru identificarea preţurilor practicate în mod curent pe
piaţă şi ţinand cont de suma prevăzută în bugetul proiectului, cu respectarea principiului
proporționalității.
Valoarea fiecărei poziții din PAP se va estima (dacă este cazul) pe baza calculării şi însumării
tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea contractului respectiv, fără taxa pe valoarea
adăugată, conform Regulilor de estimare prevăzute in Legea 98/2016, respectiv în Ordinul
1284/2016.
42
Dacă este cazul, valoarea estimată a achiziţiei se se va actualiza astfel încât aceasta să fie
valabilă la momentul iniţierii procedurii.
9.4.1.3. Elaborarea documentației de atribuire/specificațiilor tehnice
Elaborarea documentației de atribuire/specificațiilor tehnice se va face cu respectarea legislației

aplicabile (Legea 98/2016 respectiv Ordinul 1284/2016, în funcție de calitatea de autoritate
contractantă sau beneficiar privat), a prevederilor contractului de finanțare și a celor descrise la
capitolul Principii generale, fiind interzisă introducerea de condiții care să conducă la limitarea
competiției.
9.4.2. Organizarea procedurii și atribuirea contractului/acordului-cadru
Etapa de organizare a procedurii și atribuirea contractului/acordului-cadru se va face cu

respectarea legislației aplicabile (Legea 98/2016, respectiv Ordinul 1284/2016, în funcție de
calitatea de autoritate contractantă sau beneficiar privat) și se va concretiza, de regulă, prin
desfășurarea următoarelor activități:
- publicarea anunțului/invitației/documentației/solicitarea ofertelor;
- constituirea comisiei de evaluare a ofertelor (dacă este cazul);
- depunerea ofertelor de către operatorii economici;
- evaluarea ofertelor depuse de către operatorii economici;
- elaborarea proceselor-verbale de deschidere/evaluare a ofertelor;
- elaborarea și aprobarea notei justificative/ raportului procedurii pentru atribuirea
contractului;
- elaborarea și transmiterea comunicărilor/anunturilor privind rezultatul procedurilor,
după caz;
- rezolvarea, după caz, a notificărilor prealabile și a contestațiilor privind rezultatul
procedurii;
- încheierea contractului/acordului-cadru.
PP care au calitate de autoritate contractantă vor întocmi procesele verbale de evaluare aferente
procedurilor de atribuire cu respectarea ordinului ANAP nr. 1581/2018.
NOTĂ:
În cazul achiziției directe, nu este obligatorie parcurgerea tuturor etapelor menționate mai sus.
Achiziția directă se va realiza conform procedurii proprii de achizitie directă, dacă aceasta există,
și cu respectarea prevederilor pct. 3 și 4 ale art. 8.15 din Regulamentul Mecanismului Financiar
SEE/Norvegian 2014-2021, a HG nr. 395/2016, respectiv a Ordinului MFE nr. 1284/2016, precum
și cu respectarea principiilor prevăzute de Legea 98/2016 și Ordinul MFE nr. 1284/2016.
9.4.3. Executarea și monitorizarea implementării contractului/acord-cadru
Executarea și monitorizarea implementării contractului/acord-cadru va fi asigurată de către un

responsabil de contract care va asigura respectarea prevederilor din contractele /acordurile -
cadru încheiate.
Modificarea contractelelor/acordurilor - cadru încheiate, se va face cu respectarea prevederilor
Legii nr. 98/2016/Ordinului MFE nr. 1284/2016 referitoare la executarea și modificarea
contractului de achiziție publică/acordului-cadru, respectiv a Instrucțiunilor ANAP privind
modificarea contractelor de achiziție publică sau ajustarea prețului acestora.
43
Actele Adiționale care au impact asupra valorii și duratei contractului de achiziție încheiat se vor
transmite și evidenția în Raportul privind achizițiile efectuate în perioada aferentă raportării,
conform instrucțiunilor (Anexa 10). Celelalte Acte Adiționale se vor transmite odată cu Raportul,
dar nu vor fi menționate în Raport.
La întocmirea actelor adiționale se va urmări respectarea legislației naționale și respectarea
criteriilor de atribuire a contractului/acordului-cadru, sens în care se vor respecta prevederile
Instrucțiunii ANAP nr. 3/8.08.2017, privind modificările contractului de achiziţie
publică/contractului de achiziţie sectorială/ acordului-cadru şi încadrarea acestor modificări ca
fiind substanţiale sau nesubstanţiale, publicată în Monitorul Oficial nr. 673/17.08.2017.
9.4.4. Întocmirea şi definitivarea dosarului de achiziţie
După finalizarea procedurii, responsabilul cu achiziţiile va întocmi/definitiva dosarul achiziţiei care

va cuprinde toate documentele (scanate, în format pdf) întocmite/primite în cadrul procedurii de
atribuire, începând de la referatul de necesitate/nota de estimare şi terminând cu contractul de
achiziție, documentul sau procesul-verbal de recepție (dacă este cazul), inclusiv ofertele primite
care nu au fost desemnate câștigătoare.
9.5. Raportare și corespondența cu Operatorul de Program
9.5.1. Programul achizițiilor
PAP, întocmit conform Anexei 9, se va transmite în format electronic, scanat, în format pdf (pe e-
mail, /CD/ Stick), în termen de maxim 30 de zile după semnarea contractului de finanţare.
În cazul în care PAP modificat/actualizat, PP va transmite la OP, în format electronic (pe e-
mail/CD/Stick), odată cu dosarul de achiziție /dosarele de achiziții care au făcut obiectul
modificării, iar pentru cazul în care acesta se actualizează ca urmare a modificării bugetului
privind sumele destinate achizițiilor, PAP modificat se transmite odată cu notificarea prin care se
solicită modificarea bugetului.
9.5.2. Raportul privind achizițiile
Raportul privind achiziţiile efectuate în perioada aferentă raportării, întocmit cu respectarea

tuturor instrucțiunilor de completare, conform modelului din Anexa 10, se va transmite odată cu
RI/RF, în format electronic, pe e-mail/CD/Stick, în format excel editabil și scanat (în format pdf).
În situația în care, în perioada aferentă raportării, nu au fost realizate achiziții, raportul se va
transmite necompletat, având doar mențiunea ”nu au fost efectuate achiziții în perioada aferentă
raportării”.
9.5.3. Dosarul achiziției
Dosarul fiecărei achiziţii se va transmite în format electronic, scanat (în format pdf), pe CD/Stick,
însoţit de opisurile aferente fiecărei proceduri (a se vedea Anexele 11.1-11.5), în termen de max.
15 zile lucrătoare de la atribuirea/semnarea fiecărui contract de achiziţie.
9.5.4. Clarificări
În cazul în care raportul cu achizițiile nu îndeplinește condițiile de formă impuse și/sau dosarul
achiziţiei transmis, spre verificare, este incomplet (nu conține toate documentele conform
opisului), expertul în achiziţii va solicita PP refacerea raportului și/sau completări ale dosarului,
printr-o adresă. PP are obligația de a transmite răspunsul la solicitările de clarificări/completări
ale OP (în format electronic, scanat,în format pdf, pe CD/stick), în termenul specificat în solicitare.
44
10. MANAGEMENTUL COMPONENTEI DE CONSTRUCȚII A PROIECTULUI
10.1. Legislația aplicabilă
Beneficiarii proiectelor finanțate cu componenta de infrastructură au obligația de a respecta în

implementarea proiectelor legislația aplicabilă în domeniul construcțiilor, protecției mediului, fără
a se limita la:
- Hotărârea nr. 907/2016 privind etapele de elaborare şi conţinutul-cadru al documentaţiilor
tehnico-economice aferente obiectivelor/ proiectelor de investiţii finanţate din fonduri publice;
- Legea nr. 50/1991 privind autorizarea executării lucrărilor de construcţii, cu modificările şi
completările ulterioare;
- Ordinul nr. 839/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 50/1991
privind autorizarea executării lucrărilor de construcții, cu modificările și completările
ulterioare;
- Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcţii, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea nr. 925/20.11.1995 pentru aprobarea Regulamentului privind verificarea şi
expertizarea tehnică a proiectelor, expertizarea tehnică a execuţiei lucrărilor şi a
construcţiilor, precum şi verificarea calităţii lucrărilor executate, cu modificările și completările
ulterioare;
- Hotărârea nr. 273/1994 privind aprobarea Regulamentului de receptie a lucrărilor de
construcții și instalații aferente acestora, cu modificările şi completările ulterioare;
- OUG nr. 195/2005 privind protecția mediului, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea nr. 292/2018 privind evaluarea impactului anumitor proiecte publice și private asupra
mediului;
- Legea nr. 448/2006 privind protecția și promovarea drepturilor persoanelor cu handicap, cu
modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul nr. 189/2013 pentru aprobarea reglementării tehnice “Normativ privind adaptarea
clădirilor civile și spațiului urban la nevoile individuale ale persoanelor cu handicap, indicativ
NP 051-2012 – Revizuire NP 051/2000.
De asemenea, în situația finanțării unei componente de infrastructură pe un domeniu specific
(social, educațional, sănătate etc.), PP/partenerul va respecta standardele obligatorii aplicabile în
domeniul respectiv și va avea în vedere ca, încă din faza de proiectare, să obțină avizele
necesare și să țină cont de toate condițiile necesare acreditării activității specifice în construcția
finanțată.
10.2. Pregătire documentații tehnice
O atenție deosebită se va acorda etapei de pregătire a documentaților tehnice necesare

implementării proiectelor care includ obiective de investiții. Un proiect matur, bine fundamentat,
ce a integrat toate prevederile acordurilor/avizelor obținute, asigură implementarea lucrărilor în
valoarea bugetată și în timpul estimat.
PP va selecta prin procedură de achiziție publică un operator economic sau o persoană fizică
autorizată care prestează servicii de proiectare în domeniu.
Elaborarea documentațiilor se va face în etapele și conform conținutului cadru reglementat de
Hotărârea nr. 907/29.11.2016 privind etapele de elaborare şi conţinutul-cadru al documentaţiilor
tehnico-economice aferente obiectivelor/ proiectelor de investiţii finanţate din fonduri publice.
45
Pentru obținerea unor construcții de calitate, este obligatoriu ca în toate etapele de realizare ale
construcției, de la proiectare, verificare tehnică, execuție, recepție până la utilizare, să se
realizeze şi menţină pe întreaga durată de existenţă a construcţiilor, cerinţele fundamentale
aplicabile:
- rezistenţă mecanică şi stabilitate;
- securitate la incendiu;
- igienă, sănătate şi mediu înconjurător;
- siguranţă şi accesibilitate în exploatare;
- protecţie împotriva zgomotului;
- economie de energie şi izolare termică;
- utilizare sustenabilă a resurselor naturale.
Pentru proiectele finanțate în cadrul apelurilor în care realizarea unui obiectiv de investiții a fost
aprobată în baza unor Studii de fezabilitate/ Documentații de avizarea unor lucrări de intervenții
(DALI), PP va avea în vedere următoarele aspecte:
- proiectul tehnic va respecta scenariul/opţiunea tehnică aleasă în cadrul studiului de
fezabilitate/documentaţiei de avizare a lucrărilor de intervenţii aprobat prin cererea de
finanțare;
- elaborarea proiectului tehnic de execuţie este condiţionată de aprobarea prealabilă a
indicatorilor tehnico-economici şi emiterea autorizaţiei de construire/desfiinţare a
executării lucrărilor;
- se va/vor încheia contract/contracte de verificare tehnică a proiectelor cu verificatori de
proiecte atestați pe domenii /subdomenii de construcții și specialități pentru instalații
aferente pentru toate cerințele fundamentale aplicabile precizate de proiectant în proiect;
- pentru activitatea de verificare a proiectelor se vor încheia contracte distincte de cele de
elaborare a proiectului tehnic pentru a se asigura independența verificării;
- contractul de prestări servicii de elaborare proiect tehnic și detalii de execuție va include
prevederi clare privind responsabilitatea proiectantului inclusiv pentru componenta de
asistență tehnică din partea proiectantului pe durata execuției, elaborarea/avizarea
dispozițiilor de șantier, participarea la recepția la terminarea lucrărilor și elaborarea
referatul de prezentare cu privire la modul în care a fost executată lucrarea.
Pentru proiectele finanțate în cadrul apelului “Acces la finanțare”, având în vedere că obiectivul
de investiție a fost aprobat în baza Notei concept, PP vor demara, în cel mai scurt timp, elaborarea
temei de proiectare pentru studiul de fezabilitate/DALI, ce va fi parte a contractului de prestări
servicii de proiectare. Tema de proiectare va dezvolta intențiile investiționale și nevoile funcționale
evidențiate prin nota conceptuală aprobată prin cererea de finanțare, determinând concepția de
realizare a obiectivului de investiții, în funcție de condiționalitățile tehnice, urbanistice generale
ale amplasamentului, de protecție a mediului și a patrimoniului cultural sau de alte condiționalități
specifice obiectivului de investiții.
10.3. Managementul contractelor de lucrări
La încheierea contractelor de lucrări, PP trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte:

- la data stabilită pentru semnarea contractului de lucrări, autorizația de construire există și
este valabilă
- durata de execuție este stabilită în mod realist funcție de complexitatea lucrărilor și de
factorii de mediu ce pot influența execuția lucrărilor
- durata de execuție a obiectivului de investiție este perioada exprimată în luni, cuprinsă
între data stabilită de investitor pentru începerea lucrărilor de execuție și comunicată
46
executantului și data încheierii procesului-verbal privind admiterea recepției la terminarea

lucrărilor
- este obligatorie stabilirea unei perioade de garanție a lucrărilor funcție de categoria de
importanță a construcției, conform art. 7 din legea nr. 10/1995 privind calitatea în
construcții
- prevederea unor clauze contractuale privind acordarea avansului și stabilirea garanției de
bună execție
- urmărirea termenelor de valabilitate a garanțiilor bancare pentru avans și garanția de bună
execuție
- asigurarea verificării calității lucrărilor executate de catre executant prin responsabilul
tehnic cu execuția autorizat
- asigurarea verificării calității lucrărilor pe tot parcursul execuției prin diriginți de șantier
- încheierea de contracte cu diriginți de șantier atestați pentru fiecare din
domeniile/subdomeniile de construcții și specialități pentru instalații
- asigurarea că procesele-verbale pe faze determinante sunt conforme cu Programul de
control al calității pe faze determinante vizat de Inspectoratul de Stat în Construcții
- toate situațiile de plată pentru lucrările executate vor fi datate, vizate și semnate de
diriginții de șantier, executant și PP
- lucrările de construcții se consideră finalizate dacă s-au executat toate lucrările autorizate
și s-a efectuat recepția la terminarea lucrărilor, conform reglementărilor legale
Elementele prezentate nu sunt exhaustive. PP se va asigura printr-un management eficient că
obiectivul de investiție se va realiza în parametrii tehnici, conform cerințelor sistemului de calitate
în construcți, în durata și bugetul aprobat prin cererea de finanțare, în deplină concordanță cu
legislația aplicabilă.
Orice modificare a condițiilor contractuale aferentă contractelor de lucrări se va putea face cu
respectarea legislației în domeniul achizițiilor publice, a capitolelor I și II din Instrucțiunea ANAP,
nr. 2/21.12.2018, publicată în Monitorul Oficial nr. 32/11.01.2019 și a altor instrucțiuni ANAP
emise în această speță.
În condițiile în care bugetul dedicat finanțării proiectelor aprobate în cadrul unui apel de proiecte
este angajat, o modificare a prețului contractului, chiar cu respectarea legislației în domeniul
achizițiilor publice și a capitolelor I și II din Instrucțiunea ANAP nr. 2/21.12.2018, nu implică în
mod automat modificarea finanțării oferite de OP.
10.4. Cerinţe specifice pentru echipa de implementare
Pentru contracte de lucrări cu valoare mai mare de 10.000 euro (echivalent lei, la cursul inforeuro
valabil la întocmirea bugetului) este obligatorie includerea in echipa de implementare a proiectului
a unui responsabil tehnic pentru contractul de lucrări.
Resposabilul tehnic va avea urmatoarele responsabilități:
- se asigură de transpunerea solutiei aprobata din SF/DALI în proiectul tehnic urmărind
implementarea cerințelor de proiectare, normative și standardele aplicabile pentru
specificul fiecărei construcții;
- se asigură de realizarea nivelului calitativ al lucrărilor, în conformitate cu prevederile
contractului, a reglementarilor tehnice în domeniul construcțiilor, a proiectului tehnic și a
caietului de sarcini;
- asigură respectarea prevederilor din contractul de finanţare referitoare la lucrările de
construcții, respectarea capacităților tehnice ale obiectivului de investiții din SF/DALI
aprobat;
47
- cooperează cu dirigintele de șantier în ceea ce priveşte stadiul de implementare a

contractului de lucrări şi calitatea execuţiei lucrărilor contractate;
- cooperează cu coordonatorul de proiect, cu PP și cu personalul OP (inclusiv cu
supervizorii tehnici) în vederea implementării cu succes a contractului de lucrări;
- identifică riscurile aferente contractului de lucrări, identifică măsuri de prevenire a apariției
riscurilor, informează coordonatorul proiectului asupra riscurilor identificate;
- identifică, propune măsuri de rezolvare în caz de dificultăți în implementarea contractului
de lucrări și acționează cu promptitudine în remedierea situațiilor;
- se asigură că toate documentele elaborate de executantul contractului de lucrări în urma
execuției lucrărilor sunt complete, respectă oferta tehnică depusă de acesta și prevederile
contractuale;
- realizează vizite în șantier, de câte ori e necesar, și se asigură de respectarea de către
executant a termenelor prevăzute în contractul de lucrări;
- asigură respectarea măsurilor de informare şi publicitate aferente contractului de lucrări;
- urmărește realizarea cărții tehnice a construcției care se predă investitorului la data
recepției la terminarea lucrărilor;
- pregatește secțiunea din RI/RF pentru componenta de construcții cu documentele
specifice, inclusiv cu menționarea riscurilor identificate și a măsurilor de remediare
adoptate.
10.5. Întocmirea rapoartelor pentru componenta de construcții
Pentru proiectele cu componentă de construcții, PP va transmite, în secțiune distinctă,

următoarele:
A. Pentru contractele de servicii proiectare/verificare tehnică, în funcție de specific:
- tema de proiectare
- certificatul de urbanism
- studiul de fezabilitate (SF)
- documentaţia de avizare a lucrărilor de intervenţii (DALI)
- documentații pentru obținerea avizelor/ acordurilor
- expertiza tehnică
- studii de specialitate
- alte documentații tehnice conexe necesare fundamentării soluției tehnico-economice
- documentație pentru obținerea autorizației de construire
- proiect tehnic și detalii de execuție
- autorizația de construire
- centralizator al avizelor
- referate de verificare tehnică
Pentru toate contractele de prestări servicii proiectare, se vor transmite livrabilele care fac obiectul
finanțării. Livrabilele transmise vor fi menționate, în ordinea prezentării, într-un opis, alături de
alte documente care țin de partea de construcții din proiect, conform cerințelor de raportare din
prezentul manual.
Pentru a facilita verificarea efectuată de OP, în situația în care raportul conține mai multe livrabile
pentru care a fost necesară plata unor taxe incluse în raportul financiar, PP va transmite un
centralizator al livrabilelor (documentații, avize, acorduri obținute) și taxele aferente.
48
De asemenea, se vor anexa procese-verbale de avizare ale Comisiei tehnico-economice (CTE)

a livrabilelor/de recepție calitativă, hotărâri de aprobare a indicatorilor tehnico-economici/ decizie
a organului de conducere ce are rolul de a certifica faptul că se aprobă oportunitatea realizării
obiectivul de investiție, se aprobă parametrii tehnici și bugetul estimat pentru execuția acestuia.
B. Pentru contractele de lucrări (cu sau fără autorizație de construire):

- ordinul de începere a lucrărilor
- proces-verbal de predare-primire a amplasamentului
- documente privind garanția de bună execuție și pentru plata avansului
- situații de plată/liste de cantități și situații de lucrări executate vizate de beneficiar,
executant și diriginții de șantier, pe specialități (se va urmări corespondența cu oferta
tehnică a executantului)
- centralizator al situațiilor de plată aferent fiecărei facturi emise, datate și vizate de
beneficiar, executant și diriginții de șantier, pe specialități
- dispoziții de șantier, note de modificare, memorii tehnice justificative întocmite conform
prevederilor legislative, ordine de suspendare și reluare a lucrărilor, dacă este cazul
- program de urmărire şi control al calităţii lucrărilor vizat de Inspectoratul de Stat în
Construcţii (ISC)
- procese-verbale de verificare pe faze determinante de execuţie, avizate de către ISC,
aferente perioadei de raportare
- documente privind taxele (plata finală a cotei ISC se va transmite împreună cu adeverința
eliberată de ISC)
- notificarea executantului privind terminarea lucrărilor, conform contractului
- decizia de numire a comisiei de recepție
- procese-verbale de recepţie calitativă și cantitativă, de punere în funcţiune a
echipamentelor şi utilajelor pentru construcţii procurate în cadrul contractului de lucrări,
după caz
- proces-verbal de recepție la terminarea lucrărilor
Pentru lucrările a căror execuție nu necesită autorizație de construire în condițiile Legii 50/1991
privind autorizarea executării lucrărilor de construcţii, cu modificările şi completările ulterioare,
este necesar ca recepția din punct de vedere cantitativ și calitativ a lucrărilor executate să se
realizeze de o persoană autorizată desemnată de PP (de ex., diriginte de șantier).
Aspecte importante în verificarea efectuată de OP:
- obiectivul de investiție/lucrările executate sunt conforme cu cele aprobate prin cererea de
finanțare
- documentațiile tehnice elaborate respectă conținutul cadru din Hotărârea 907 din 2016
privind etapele de elaborare şi conţinutul-cadru al documentaţiilor tehnico-economice
aferente obiectivelor/ proiectelor de investiţii finanţate din fonduri publice
- PP a aprobat livrabilele care constituie obiectul contractelor de prestări servicii înaintea
efectuării plății (cu excepția avansurilor)
- lucrările de construcții se desfășoară conform contractului de lucrări, în termenii și durata
stabilită
- lucrările de construcții se desfășoară conform reglementărilor legale în domeniul
construcțiilor
- situațiile de lucrări executate respectă oferta executantului în baza căreia s-a încheiat
contractul de lucrări
49
- orice modificare a contractului de lucrări se face prin încheierea unui act adițional însoțit
de documente justificative, având în vedere respectarea condițiilor inițiale în care a fost
atribuit contractul
- verificarea modului de constituire a garanției de bună execuție, precum și a modului de
utilizare a acesteia
Documentele justificative se vor transmite o singură dată (cu unul din rapoartele intermediare),
vor acoperi perioada de raportare și vor corespunde documentelor financiare incluse în raportul
financiar.
11. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE
11.1. Generalități
Pe cât posibil, proiectul trebuie să se păstreze identic cu cel aprobat iniţial.

În situaţii justificate, poate fi necesară modificarea unor elemente, ținând cont de faptul că
proiectul se bazează pe ipoteze făcute la momentul depunerii propunerii de proiect, iar condiţiile
se pot modifica pe parcursul derulării sale. Drept urmare, luând în considerare interesul general
al proiectului și al programului, OP poate accepta modificări ale proiectului, cu scopul ajustării
intervenției pentru atingerea obiectivelor propuse.
Acceptarea de către OP a modificării unor elemente ale proiectului poate avea loc exclusiv în
timpul perioadei de implementare a proiectului.
Acţiunea de modificare a proiectului este iniţiată de PP, inclusiv ca rezultat al recomandărilor
făcute de OP pe parcursul procesului de monitorizare a proiectului. Inițiativa se prezintă OP în
scris, prin notificare, și este însoțită de o justificare solidă din punct de vedere al necesității,
oportunității și utilizării eficiente a fondurilor și, după caz, de documentele rezultate în urma
modificării.
În funcție de efectele pe care le au asupra obiectivelor şi rezultatelor planificate ale proiectului,
modificările proiectului pot fi minore sau majore.
11.2. Cerințe generale privind notificarea modificărilor
Notificarea transmisă de PP se face cu respectarea următoarelor cerinţe:

- se prezintă în formă scrisă, în original, completată pe formatul furnizat de OP, semnată şi
ştampilată de către reprezentantul legal al PP/persoana împuternicită, și este transmisă personal
sau prin poștă/curierat. Notificarea poate fi transmisă inițial în formă scanată, prin e-mail, la
adresa office@frds.ro, sau prin fax, urmând ca versiunea în original să sosească la OP cu
celeritate. PP este informat de către Biroul suport, prin e-mail, cu privire la numărul de înregistrare
pe care l-a primit notificarea;
- conține o argumentare corespunzătoare privind motivele și posibilul impact al modificărilor
asupra proiectului (după caz, efectele modificărilor asupra activităţilor/rezultatelor principale/
obiectivelor proiectului, asupra bugetului, riscuri legate de neaprobarea solicitării PP etc.);
- este însoţită de versiunea propusă spre aprobare, în original, a fiecăruia dintre documentele
contractuale ale proiectului asupra cărora modificarea solicitată are efecte, în condițiile aprobării
solicitării (după caz, cererea de finanțare revizuită, bugetul, calendarul activităților, structura
echipei de proiect, Planul de achiziții al proiectului revizuit etc.);
- dacă schimbările iniţiate de PP afectează partenerii proiectului/structura parteneriatului: se
atașează, după caz, Acordul de parteneriat modificat corespunzător (ex.,
distribuirea/redistribuirea sarcinilor fiecărui partener și/sau bugetul proiectului modificat cu noua
alocare pe parteneri etc.), declarația de retragere a partenerului (datată şi semnată de către
reprezentantul legal, în care se oferă o explicaţie cu privire la motivele retragerii), documente care
50
dovedesc capacitatea partenerilor de a prelua sarcinile partenerului retras, documente privind

selecția unui nou partener privat, datele şi documente de identificare ale noului partener necesare
pentru a verifica eligibilitatea noului partener, conform cerinţelor cuprinse în documentele de apel,
inclusiv anexe (ex., documente legate de statutul legal – certificat de înregistrare fiscală, statut,
declarații etc.);
- o notificare a PP poate include atât modificări majore, cât și modificări minore; modificările se
vor trata de OP cu respectarea nivelului de aprobare.
11.3. Modificările minore
Modificările minore ale proiectului sunt analizate și aprobate/respinse de către OP în baza

notificărilor PP. În această situație, nu este necesară încheierea unor acte adiționale la contractul
de finanțare a proiectului.
11.4.1. Modificări minore de tip administrativ
Tipuri de modificări:
Se înscriu în această categorie modificări de tipul: schimbarea adresei PP/partenerilor, a contului
bancar, a persoanei de contact sau a datelor acesteia de contact, a reprezentantului legal
împuternicit să reprezinte PP/partenerii.
Depunerea notificării:
În cazul acestor modificări, este suficientă notificarea OP de către PP, în termen de maxim 5 zile
de la producerea modificării respective. Efectele negative, rezultate ca urmare a nerespectării
acestui termen, sunt imputabile PP (ex: virarea sumelor în contul vechi, transmiterea unor
informații/notificări pe adresa veche a persoanei de contact etc.).
Analiza notificării:
OP ia la cunoștință despre modificare, fără a fi necesar un răspuns transmis PP, iar informațiile
primite vor fi utilizate în consecință, în funcție de efectele lor.
11.4.2. Modificări minore care nu necesită aprobarea prealabilă a OP
OP poate accepta unele modificări operate de PP la nivelul proiectului dacă acestea au

condus/conduc la realizarea în bune condiții a proiectului, respectă obiectivul proiectului și conduc
la realizarea indicatorilor aprobați, respectă principiile proporționalității, eficienței economice și
eficacității și toate reglementările aplicabile. În caz contrar, OP își rezervă dreptul de a respinge,
în totalitate sau parțial, modificările propuse.
Se încadrează în această categorie următoarele tipuri de modificări:
- modificarea graficului activităţilor prin decalarea unor activități, fără afectarea rezultatelor
așteptate și a duratei de implementare a proiectului (cu excepția activităților aferente
componentei de construcții a proiectului)
- nominalizarea/înlocuirea unor experţi, cu condiția ca persoanele propuse să fie experți a
căror pregătire, calificare și experiență să respecte nivelul descris în Structura echipei de
proiect (Anexa 4 la Cererea de finanțare) și să se păstreze condițiile de angajare și plată
menționate în proiect
- transferuri bugetare între parteneri de până la 10% din bugetul partenerului de la care se
face transferul și fără a se majora cu mai mult de 10% bugetul partenerului
- către care se face transferul, cumulat, până la următorul act adițional
- transferuri între liniile bugetare din cadrul aceluiaşi capitol bugetar și/sau transferuri între
capitolele bugetare de până la 10% din valoarea capitolului de unde se face transferul și de
51
maxim 10% din capitolul la care se face transferul, cumulat, până la următorul act adițional;
aceste modificări pot fi efectuate de PP numai la nivelul capitolelor nr. 2 Costuri de
deplasare personal și voluntari, 4 Costuri cu materiale consumabile și 6 Alte costuri ale
proiectului (restul capitolelor bugetare urmând a se modifica exclusiv cu aprobarea
prealabilă a OP)
- completarea Acordului de parteneriat pentru detaliere/explicitarea condițiilor în care se
implementează parteneriatul (ex., în cazul în care nu au fost incluse toate responsabilitățile
partenerilor care rezultă din proiect sau s-au identificat, pe parcursul implementării,
necesități de completare)
În cazul acestor modificări, PP transmite notificarea către OP odată cu prezentarea raportului
intermediar următor. În cazul modificărilor operate în perioada de raportare aferentă raportului
final, PP transmite notificarea cu cel puțin 20 de zile lucrătoare înainte de finalizarea perioadei de
implementare a proiectului.
Ofițerul de proiecte analizează notificarea PP și documentele anexate înainte de a trece la analiza
raportului intermediar. Dacă sunt necesare clarificări/informaţii suplimentare pentru stabilirea unei
rezoluţii, ofiţerul de proiecte/ specialiștii OP pot solicita în scris PP aceste clarificări/ informaţii,
stabilind termene rezonabile pentru primirea răspunsului. În urma analizei, completează
documentul intern de analiză/avizare a solicitării (Anexa 2). După ce ofițerul a luat o decizie cu
privire la notificarea PP, raportul intermediar se înregistrează în Registrul electronic de intrări-
ieșiri al rapoartelor de personalul Biroului Suport, la cererea ofițerului de proiecte.
Informarea PP:
a) Dacă ofiţerul de proiecte este de acord cu modificările solicitate, PP nu va primi obligatoriu o
informare în scris, considerându-se aprobare tacită a modificărilor efectuate, în termen de 15 zile
lucrătoare de la primirea notificării de către OP
b) Dacă ofiţerul de proiecte nu este de acord cu modificările solicitate (total sau parțial), acesta
comunică PP decizia sa, inclusiv motivele respingerii/aprobării parţiale a solicitării, în termen de
15 zile lucrătoare de la primirea notificării. PP este obligat să procedeze la punerea în aplicare a
rezoluției.
11.4.3. Modificări minore aprobate în prealabil de OP
Se înscriu în această categorie următoarele tipuri de modificări:
- înlocuirea coordonatorului de proiect
- modificarea graficului de raportare
- modificarea previziunii cererilor de plată
- modificarea graficului activităților prin decalarea activităților legate de componenta de
construcții sau prin modificarea duratei activităților, fără afectarea rezultatului așteptat și
a duratei de implementare a proiectului
- introducerea sau anularea unor linii de buget în cadrul unui capitol bugetar - exclusiv
cheltuieli eligibile în cadrul programului
- redistribuiri între capitolele bugetare de până la 10% din valoarea capitolului de unde se
face transferul și de maxim 10% din capitolul la care se face transferul, cumulat, până la
următorul act adițional; aceste transferuri se aplică capitolelor 1. Resurse umane, 3.
Costuri pentru investiții, 5. Alte costuri destinate furnizării serviciilor către beneficiari, B.
Costuri indirecte și C. Costuri neprevăzute
52
În cazul acestor modificări, PP depune notificarea către OP cu cel puţin 20 zile lucrătoare înainte
de data la care dorește intrarea în efectivitate a modificărilor respective.
Ofițerul de proiecte analizează notificarea PP și documentele anexate, apoi completează
documentul intern de analiză/avizare a solicitării (Anexa 2).
Informarea PP:
a) Dacă OP, prin personalul său, este de acord cu modificările solicitate, PP nu va primi
obligatoriu o informare în scris, considerându-se aprobare tacită a modificărilor efectuate, în
termen de 15 zile lucrătoare de la primirea notificării de către OP
b) Dacă OP nu este de acord cu modificarea, total sau parțial, ofițerul de proiecte transmite către
PP o notificare, în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea notificării de la PP, menţionând
motivele şi făcând recomandări de soluţionare a situaţiei, după caz. PP este obligat să
procedeze la punerea în aplicare a rezoluției.
11.4. Modificări majore
Modificările majore sunt propuse de PP și se aprobă de directorul executiv sau de CD, în funcție
de tipul modificării.
Următoarele modificări sunt considerate majore:
11.4.1. Modificarea duratei de implementare a proiectului
La cererea PP, OP poate aproba modificarea duratei de implementare a proiectului. Prelungirea

duratei de implementare a proiectului se poate face până la maxim data limită de eligibilitate
aprobată la nivelul proiectelor. Prelungirea duratei de implementare a proiectului nu se poate
realiza în niciun caz după expirarea acesteia.
Aprobarea se face de către directorul executiv.
OP va evalua, de la caz la caz, motivele de întârziere în timpul monitorizării evoluţiei proiectului
şi, dacă este necesar, va acţiona în mod corespunzător (inclusiv prin încadrarea proiectului într-
un grad mai mare de risc).
11.4.2. Redistribuiri între capitole bugetare care depăşesc 10%
Directorul executiv al OP aprobă realocare de fonduri între capitole bugetare care depăşesc 10%
din valoarea capitolului de unde se face transferul și/sau depăşesc 10% din capitolul la care se
face transferul, la propunerea DIP/DAI.
11.4.3. Transferuri bugetare între parteneri care depășesc 10%
Pentru transferuri bugetare între parteneri care depășesc 10% din bugetul partenerului de la care
se face transferul și/sau care majorează cu mai mult de 10% bugetul partenerului către care se
face transferul aprobarea se acordă de directorul executiv, la propunerea DIP/DAI.
11.4.4. Modificări în parametrii intervenţiei, atunci când acestea au un impact major

asupra obiectivelor şi rezultatelor proiectului
În cazuri excepţionale, OP poate aproba şi alte modificări legate de activităţile şi rezultatele

proiectului cu impact major asupra acestora. Spre exemplu:
i. revizuirea datelor tehnice stabilite pentru realizarea componentei de construcţii;
53
ii. modificări la nivelul intervențiilor asupra grupurilor țintă care conduc la modificarea
rezultatelor proiectului, fără a denatura obiectivul proiectului;
iii. introducerea unor noi grupuri ţintă;
iv. în cazuri temeinic justificate, reducerea valorii indicatorilor proiectului, cu reducerea
proporțională a valorii totale eligibile a proiectului.
Aceste modificări intră în atenţia CD al OP, la propunerea DIP/DAI, cu avizul directorului executiv.
11.4.5. Modificări în structura parteneriatului
Aprobarea se face de către CD al OP, la propunerea DIP/DAI, cu avizul directorului executiv.
În cazul modificărilor în structura parteneriatului, următoarele situaţii pot apărea:

i. Retragerea unui partener fără a fi înlocuit de un partener nou selectat
Atunci când un partener se retrage din proiect, pentru orice motiv, fără a fi înlocuit, ceilalţi
parteneri trebuie să preia integral responsabilităţile şi sarcinile partenerului care se retrage, iar
PP trebuie să demonstreze că modificările propuse nu vor pune în pericol și nu schimbă
obiectivele şi rezultatele stabilite în cadrul proiectului aprobat.
ii. Retragerea unui partener și înlocuirea acestuia cu un partener nou selectat
PP trebuie de asemenea să demonstreze capacitatea partenerului nou selectat de a prelua
sarcinile partenerului retras și că modificările propuse nu vor pune în pericol și nu schimbă
obiectivele şi rezultatele stabilite în cadrul proiectului aprobat.
iii. Includerea unui nou partener
În cazuri bine justificate, PP poate include un nou partener în proiect, situație în care PP va
demonstra necesitatea și importanța modificării structurii parteneriatului și să prezinte, odată cu
notificarea, documentele solicitate, inclusiv celor care demonstrează capacitatea partenerului de
a îndeplini sarcinile aferente.
În cazul modificărilor majore, PP transmite notificarea către OP cu cel puţin 30 de zile lucrătoare
înainte de data la care doreşte intrarea în vigoare a modificării și cel târziu cu 30 de zile lucrătoare
înainte de sfârșitul perioadei de implementare a proiectului. OP are dreptul să nu aprobe
solicitarea PP, decizie care va fi comunicată PP printr-o notificare transmisă în maximum 30 zile
lucrătoare de data primirii notificării PP. PP este obligat să procedeze la punerea în aplicare a
rezoluției.
În cazul în care PP nu a notificat OP în termenul stabilit cu privire la modificările majore propuse,
OP poate să nu le accepte (total sau parțial), în funcție de amploarea și conținutul acestora,
respectiv de timpul necesar analizei respectivelor modificări în raport cu data de finalizare a
perioadei de implementare a proiectului.
După caz, modificările majore se aprobă de directorul executiv sau de CD, în urma unei analize
făcute de specialiștii OP.
Dacă sunt necesare clarificări/informaţii suplimentare pentru stabilirea unei rezoluţii, ofiţerul de
proiecte/ alți specialiști OP pot solicita în scris PP aceste clarificări/informaţii, stabilind termene
rezonabile pentru primirea răspunsului.
În anumite situaţii, pentru emiterea opiniei sau luarea unei decizii privind aprobarea/respingerea
solicitării de modificare, OP poate decide să organizeze o vizită în teren, la sediul PP care a
transmis solicitarea.
Încheierea actului adiţional la contractul de finanţare a proiectului:
54
Modificările majore aprobate de OP sunt consfinţite prin act adiţional și intră în vigoare de la data
ultimei semnături a uneia dintre părți pe actul adițional.
11.5. Modificarea contractului de finanţare la iniţiativa OP
OP are dreptul de a modifica/completa, unilateral, contractul de finanțare în cazuri temeinic

justificate, determinate în principal de modificarea cadrului normativ aplicabil sau pentru punerea
în aplicare a prevederilor relevante în implementarea proiectelor/pe perioada de valabilitate a
contractului. OP își rezervă dreptul de a modifica/completa Ghidul aplicantului, Manualul de
implementare a proiectelor, documentele tip utilizate în aplicarea contractului de finanțare.
Toate modificările contractului de finanțare sunt aduse la cunoștința PP printr-o notificare prin
care îl informează cu privire la scopul și obiectul modificării şi în ce constă modificarea; notificarea
poate fi sau nu însoţită de un act adiţional. OP va urmări obținerea unei confirmări de luare la
cunoștință din partea PP în acest sens.
11.6. Rezilierea contractului de finanţare a proiectului, la cererea PP, înainte de începerea

efectivă a împlementării proiectului
La cererea PP, OP poate rezilia contractul de finanțare a unui proiect înainte de începerea
efectivă a implementării sale dacă rezultă că proiectul nu mai poate fi implementat în condiţii
normale şi, în consecinţă, nu mai poate asigura atingerea obiectivelor asumate. În acest sens,
trebuie întrunite cumulativ următoarele condiţii:
a) PP solicită OP în scris rezilierea contractului de finanțare a proiectului, ca urmare a existenţei
unei situaţii de fapt în cadrul proiectului sau în legătură cu acesta din urmă, care împiedică
implementarea proiectului,
b) pentru situaţia de fapt reclamată de PP conform lit. a), PP nu a identificat o soluţie viabilă de
remediere în vederea începerii procesului de implementare a proiectului,
c) din sumele transferate de OP către PP nu au fost efectuate plăţi în cadrul proiectului şi PP a
returnat/ este de acord să returneze OP, în conturile adecvate, toate sumele primite în baza
contractului de finanțare, precum și diferențele de curs valutar calculate având în vedere
cursul InforEuro de la data plății către PP și cursul InforEuro de la data încasării sumei de
către OP.
În scopul rezilierii, ofiţerul de proiecte responsabil cu proiectul analizează situaţia prezentată şi
documentele suport transmise de PP, apreciază dacă au fost întrunite condiţiile de reziliere la
cererea PP şi întocmeşte nota de fundamentare care stă la baza rezilierii, notă care este avizată
de coordonatorul departamentului şi șeful DFCV. Nota de fundamentare se supune aprobării
conducerii executive şi, pe baza documentaţiei furnizate de PP, se va proceda la rezilierea
contractului în cauză.
În urma rezilierii contractului de finanțare, OP eliberează sumele alocate proiectului în vederea
reintrării lor în circuitul finanțării celorlalte proiecte aprobate.
12. MANAGEMENTUL RISCULUI
În activitatea de implementare a programului, o atenţie specială se acordă riscurilor care pot să

apară în implementare la nivelul proiectele finanţate. În managementul acestor riscuri se ţine
seama de recomandările cuprinse in ghidul adoptat de Comitetul Mecanismului Financiar „Risk
Management Strategy EEA & Norway Grants 2014-2021” la 17 Octombrie 2016, cu modificările
și completările ulterioare.
La nivelul proiectului, managementul riscurilor este un proces la care participă întreaga echipă
de implementare a proiectului și este gestionat de către PP prin:
55
 Analizarea/evaluarea contextului extern și intern (presupune definirea parametrilor interni

şi externi care urmează să fie luaţi în considerare în managementul riscurilor, precum şi
determinarea domeniului de aplicare şi a criteriilor de risc);
 Identificarea riscurilor, atât la nivelul activităţilor care se desfăşoară în cadrul proiectului,
cât și cele provenite din exterior (scopul său este inventarierea acelor probleme/ modificări
care ar putea conduce la nerealizarea obiectivelor, dacă s-ar materializa);
 Analizarea riscurilor (riscul este analizat prin stabilirea consecinţelor şi a plauzibilităţii în
vederea evaluării impactului asupra obiectivelor);
 Evaluarea riscurilor identificate (presupune evaluarea probabilităţii de materializare a
riscurilor şi a impactului (consecinţelor) asupra obiectivelor în cazul în care acestea se
materializează);
 Tratarea riscurilor astfel încât acestea să se încadreze în limite tolerabile
(stabilirea/aplicarea unor măsuri pentru reducerea riscului);
 Monitorizarea, revizuirea, planificarea și implementarea măsurilor de diminuare a riscurilor
(are ca scop evaluarea existenţei şi acţiunii elementelor ce compun managementul
riscului, precum şi a performanţei acestuia în timp);
 Administrarea riscurilor;
 Raportarea situaţiei riscurilor.
La nivelul OP, există un sistem de semnalizare „RED FLAG” care servește stocării informațiilor
privind riscurile în Sistemul de Management al Informaţiei (MIS) și se utilizează de OP pentru
stabilirea unor măsuri/recomandări pentru reducerea riscurilor, cât și la stabilirea Planului anual
de monitorizare în teren a proiectelor.
Riscurile la nivelul proiectelor pot fi:
- risc de neimplementare;
- risc de întârziere;
- risc de neatingere a indicatorilor de program (cu menționarea componentei: construcții,
social, co-finanțare);
- risc de nerespectare a cerințelor privind vizibilitatea;
- risc la nivelul managementului general (capacitate redusă a echipei de management,
schimbări dese de experți, lipsa interesului decidenților, comunicare defectuoasă);
- risc privind derularea achiziților;
- risc privind derularea investițiilor;
- risc la nivelul managementului financiar (capacitate redusă a experților financiar-contabili,
nerespectarea instrucțiunilor/ghidurilor, erori de evidențiere și calcul repetate);
- risc de FRAUDĂ.
Riscurile la nivelul proiectelor pot fi identificate în diferite faze, respectiv:
a) în faza de pregatire a propunerii de proiect/cererii de finanţare şi stabilirea măsurilor de
diminuare a riscurilor (cerinţă obligatorie prin formularul de cerere de finanţare); riscurile se
identifică și se evaluează de către PP;
b) în evaluare, pe lângă celelalte aspecte, se evaluează gradul de risc al propunerii de proiect
(factorii de risc identificaţi de către PP); în funcție de riscurile identificate si măsurile de
diminuare a lor, se va propune selecţia spre finanţare, solicitarea includerii unor măsuri
suplimentare de diminuare a riscurilor sau respingerea la finanţare, în funcţie de gradul de
risc stabilit. În această etapă, riscurile se identifică și se evaluează de către evaluatorii
proiectului și/sau membrii CS. Riscurile identificate în etapa de evaluare, în cazul aprobării
proiectului, stau la baza aprecierii gradului de risc inițial al proiectului;
56
c) în faza de implementare, rapoartele intermediare ale proiectelor, întocmite de PP cuprind

informaţii cu privire la tratarea riscurilor (dacă riscurile identificate au fost ţinute sub control
sau dacă au fost identificate noi riscuri etc.). Pentru riscurile identificate pe parcursul
implementării cu grad mare şi foarte mare, PP au obligaţia de a raporta OP acest risc şi
măsurile stabilite pentru managementul riscului, la identificarea şi evaluarea acestuia, fără a
mai aştepta momentul raportării;
d) tot în faza de implementare, ca rezultat al controlului OP sau urmăririi implementării prin
mijloacele de monitorizare a proiectului (rapoarte trimestriale de progres, rapoarte
intermediare/finale, vizite de monitorizare etc.) se va stabili pentru fiecare proiect în parte un
nivel de risc cumulat, prin aprecierea riscurilor identificate de PP și a măsurilor de tratare a
acestora la nivelul PP (atât în cererea de finanțare, cât și pe parcursul implementării) și a
celor identificate de specialiștii OP, și se va analiza modul de acţiune relativ la riscurile
identificate.
Odată cu cererea de finanțare, PP va furniza un plan de management al riscurilor la nivelul
proiectului. Pe parcursul implementării proiectului, PP/partenerii vor monitoriza aceste riscuri și
vor raporta periodic cu privire la evoluția acestora și măsurile implementate pentru
reducerea/anularea acestor riscuri. În acest sens, se recomandă ca PP să includă explicit în
atribuțiile coordonatorului de proiect sau a altui membru al echipei de proiect sarcina monitorizării
riscurilor și raportării.
În funcţie de modul cum au fost puse in practică de către PP măsurile de diminuarea a riscurilor
şi de rezultatul acestora, OP poate decide stoparea finanţării unui proiect până la revenirea
riscurilor sale la un nivel acceptabil.
13. NEREGULI
Atât OP, cât și PP trebuie să ia toate măsurile pentru prevenirea, constatarea și sancționarea
neregulilor, în conformitate cu OUG 66/2011.
Măsurile specifice pentru prevenirea neregulilor/fraudelor sunt măsuri care trebuie aplicate, atât
la nivelul OP, cât și la nivelul PP şi se pot realiza prin:
La nivelul PP:
- implementarea unui sistem de management şi control cu responsabilităţi clare, alocarea şi
separarea funcţiilor în cadrul fiecărei structuri şi întocmirea fişelor de post cu atribuţii specifice;
- elaborarea şi aplicarea de proceduri clare şi cuprinzătoare;
- verificarea cheltuielior și respectarea procedurilor de achiziții înainte de aprobarea sumei de
plată, cu respectarea cerintelor sistemului de verificare stabilit;
- auditarea cheltuielilor incluse în raportare.
La nivelul OP:
- informarea OP de către beneficiari/PP cu privire la orice modificări/ întârzieri/riscuri de
neatingere a indicatorilor de proiect intervenite în cursul implementării programelor finanţate de
Granturile SEE/Norvegiene.
- organizarea şi asigurarea activităţii de control şi monitorizare a riscurilor la nivelul proiectelor
finanţate, verificare derulată atât la birou, cât și la faţa locului de implementare a proiectelor.
În situația primirii/înregistrării unor constatări cu implicații financiare sau cu posibile implicații
financiare ori a unor sesizări care privesc proiectul care face obiectul prezentului contract, OP va
întreprinde toate demersurile necesare pentru constatarea neregulii și stabilirea corecțiilor
financiare și/sau a creanțelor bugetare, precum și orice alte măsuri, în conformitate cu legislația
națională și europeană aplicabilă.
Pentru cheltuielile neeligibile declarate de PP și depistate înainte de autorizarea de către OP a
cheltuielilor, fie că sunt rezultate din nerespectarea legii din domeniul achizițiilor publice, fie din
orice alt domeniul reglementat de lege sau regulamente, OP procedează la deducerea acestor
57
cheltuieli/reduceri procentuale din suma solicitată spre autorizare și urmărește reîntregirea

sumelor.
În cazul identificării unor riscuri de fraudă, OP stabilește un nivel de risc ridicat în vederea
verificării proiectului în cauză, iar, în cazul constatării unor indicii de fraudă sau de tentativă de
fraudă, OP sesizează de îndată ACP, DLAF şi organele de urmărire penală, după caz, conform
legii.
Orice acţiune întreprinsă în sensul constatării unei nereguli şi stabilirii creanţelor bugetare
rezultate din nereguli se realizează cu aplicarea principiului proporţionalităţii, ţinându-se seama
de natura şi de gravitatea neregulii constatate, precum şi de amploarea şi de implicaţiile financiare
ale acesteia.
14. PĂSTRAREA ȘI ARHIVAREA DOCUMENTELOR PROIECTULUI
PP are obligaţia de a îndosaria și păstra, în bune condiții, pe întreaga perioadă de valabilitate a

contractului, precum și pe o durată de 3 ani de la data aprobării raportului final al Programului
Dezvoltare locală (indiferent de data aprobării raportului final al proiectului), toate documentele
aferente proiectului, în original, inclusiv documentele contabile privind activităţile şi cheltuielile
efectuate, în conformitate cu regulamentele europene şi legislația naţională, sub sancțiunea
restituirii tuturor sumelor primite în cadrul proiectului, aferente documentelor lipsă.
PP are obligația de a asigura arhivarea electronică a documentației aferente proiectului, pe suport
magnetic, în varianta finală, acceptată de OP.
Documentele trebuie să fie ușor accesibile și arhivate astfel încât să permită verificarea acestora.
PP/partenerii vor asigura accesul neîngrădit al OP și reprezentanților acestuia, autorităţilor
naţionale şi internaţionale cu atribuţii de monitorizare, verificare, control şi audit, în limitele
competenţelor ce le revin, în cazul în care aceştia efectuează
monitorizări/verificări/controale/audit la faţa locului şi solicită declaraţii, documente, informaţii, sub
sancțiunea restituirii sumelor primite de la OP, inclusiv dobânzile/penalizările aferente, pentru
documentele lipsă.
PP/partenerii vor acorda, în termenul solicitat, drepturile de acces necesare personalului
desemnat în acest sens de către organismele de monitorizare și control la locurile și spațiile unde
se implementează sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice,
precum și la bunurile achiziționate, la toate documentele și fișierele informatice privind gestiunea
tehnică și financiară a proiectului.
PP/partenerii este/sunt obligat/i să informeze OP cu privire la locul arhivării documentelor
aferente proiectului. PP/partenerii se obligă să notifice OP în termen de maxim 5 (cinci) zile
lucrătoare de la data intervenirii oricăror modificări.
PP/partenerii au obligația de a realiza, la termenele specificate, toate măsurile necesare
implementării recomandărilor/constatărilor rezultate ca urmare a misiunilor/vizitelor de
asistență/monitorizare/verificare/control/audit ale OP, Punctului Național de Contact, Autorității de
Certificare şi Plată, Autorității de Audit, Oficiului Mecanismului Financiar/Ministerul Afacerilor
Externe din Norvegia și ale serviciilor acestora.
58
ANEXE:
1. Anexa 1 - Lista documentelor aferente raportului intermediar/final (OPIS)

2. Anexa 2.1 - Cererea de plată avans
3. Anexa 2.2 - Cererea de plată intermediară
4. Anexa 3.1 - Justificarea cererii de plată
5. Anexa 3.2 – Previziunea cererilor de plată
6. Anexa 3.3 – Notificare privind reconcilierea contabilă
7. Anexa 4 - Declarații pe proprie răspundere din partea PP și a partenerului național
8. Anexa 5 - Sistemul de management și control elaborat de PP
9. Anexa 6 - Raport tehnic intermediar
10. Anexa 6.1 - Centralizator privind beneficiarii proiectului
11. Anexa 6.2 - Stadiul realizării indicatorilor de program
12. Anexa 6.3 - Raport privind activitățile de comunicare și promovare a proiectului
13. Anexa 6.4 - Lista echipamentelor achiziționate din grant exceptate de OP, cnf. art. 8.3 lit.
c) din Regulament
14. Anexa 7 - Raportul de audit
15. Anexa 8 - Raportul financiar
16. Anexa 8.1 - Centralizator RU
17. Anexa 8.2 - Rapoarte individuale lunare de activitate
18. Anexa 8.3 - Fișe de pontaj
19. Anexa 8.4 – Raport financiar partener extern
20. Anexa 9 - Programul de achiziții
21. Anexa 10 - Raport privind achizițiile efectuate în cadrul proiectului
22. Anexa 11.1 - OPIS al dosarului achiziției pentru procedurile prevăzute în Legea 98/2016
23. Anexa 11.2 - OPIS al dosarului achiziției pentru achiziţiile directe, conform Legii 98/2016
24. Anexa 11.3 - OPIS al dosarului achiziției pentru servicii cuprinse în Anexa 2 din Legea
98/2016
25. Anexa 11.4 - OPIS al dosarului achiziției pentru procedura simplificată, conform Ordinului
MFE 1284/2016
26. Anexa 11.5 - OPIS al dosarului achiziției pentru achizițiile directe, conform Ordinului MFE
1284/2016
27. Anexa 11.6 - Declaraţie pe propria răspundere pentru beneficiar privat
28. Anexa 11.7 - Declaraţie pe propria răspundere pentru autoritatea contractantă
29. Anexa 12 - Stadiu execuție contract lucrări construcții
30. Anexa 13 – Instrucțiuni de întocmire și transmitere a raportului
31. Anexa 14 – Măsurarea și raportarea rezultatelor proiectului
32. Anexa 15 – Raport de progres
33. Anexa 16 – Raport anual privind activitățile de comunicare și promovare
34. Anexa 17 – Notificare privind modificarea proiectului
59

MIP Ed2 Rev1

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MIP Ed2 Rev1

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Programul “Dezvoltare locală, reducerea sărăciei și creșterea incluziunii romilor”

finanțat prin Granturile SEE și Norvegiene 2014-2021

MANUAL DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR

Fondul Român de Dezvoltare Socială

7.7 Reîntregirea contului proiectului și recuperarea sumelor acordate în avans

9.5.4. Clarificări ...................................................................................................................... 44

Cheltuieli eligibile - cheltuieli efectuate de către PP şi partenerii acestora aferente proiectelor,

ACP - Autoritatea de Certificare şi Plată

SEE - Spaţiul Economic European

4. ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE A PROIECTULUI

5. MANAGEMENTUL GENERAL AL PROIECTULUI

5.1. Echipa de proiect

PP are obligaţia să asigure un management eficient al proiectului, inclusiv prin asigurarea

5.2. Parteneri și colaboratori

5.3. Protecția datelor

PP și partenerii au obligaţia de a respecta prevederile Regulamentului (UE) nr. 679/2016 privind

5.4. Ajutorul de stat

PP și partenerii trebuie să se asigure că, în timpul implementării proiectului, nu sunt incluse

5.5. Conflictul de interese

5.6. Achiziția de clădiri/terenuri

Costul de achiziție a proprietăților imobiliare, însemnând clădiri construite sau în curs de

a) să existe o legătură directă între achiziție și obiectivele proiectului;

5.7. Spații de derulare a proiectului identificate ulterior

5.8. Activitățile bilaterale

6. MONITORIZAREA ȘI RAPORTAREA LA NIVELUL PROIECTULUI

Monitorizarea proiectului vizează observarea și colectarea de informaţii cantitative și calitative

6.1. Raportarea la nivelul proiectului

Principalele instrumente de monitorizare la birou a proiectelor de către OP sunt Rapoartele de

6.4.1. Raportul intermediar/raportul final

Autorizarea cheltuielilor, aprobarea rapoartelor intermediare/finale și eliberarea sumelor din

6.1.1.1. Primirea și înregistrarea raportului intermediar/raportului final

OP va comunica PP, prin e-mail, numărul și data de înregistrare a raportului intermediar/final.

6.1.1.2. Verificarea raportului intermediar/raportului final

6.1.1.3. Informarea PP privind aprobarea/respingerea raportului intermediar/final și

6.4.2. Raportul de progres

Raportul de progres se transmite de către PP, electronic, la adresa office@frds.ro, pe un format

6.4.3. Raportul ad-hoc

6.2. Monitorizarea proiectelor la fața locului

Verificările la birou efectuate de OP sunt completate de verificări în teren, la locul de implementare

6.3. Monitorizarea sustenabilității proiectului

Perioada de sustenabilitate începe de la momentul aprobării raportului final al proiectului și se

6.4. Sistemul de management și control la nivelul proiectului

Pentru a asigura gestionarea eficientă şi eficace a proiectului, PP trebuie să instituie un sistem

7. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI

Bugetul proiectului reprezintă un instrument de planificare și control financiar, contribuind la

Evidenţa contabilă a proiectului

7.2 Principii generale privind eligibilitatea cheltuielilor proiectului

 la cererea Comitetului Mecanismului Financiar, Consiliului de auditori AELS,

7.3 Cheltuieli eligibile ale proiectului

Cheltuielile eligibile la nivelul proiectului sunt: directe şi indirecte.

7.3.1. Cheltuieli directe

 PP/partenerul național va întocmi de asemenea o foaie colectivă de prezență lunară pe

7.3.2. Cheltuielile indirecte

7.3.3. Cheltuielile excluse și cheltuieli neeligibile

7.4 Plățile în cadrul proiectului

La închiderea financiară a anului, PP entitate publică restituie suma reprezentând cofinanţarea

7.5 Raportarea financiară

Raportul financiar se transmite de PP pe formatul tip aprobat de OP și este însoțit de documente

la termenele și în formatele stabilite, completate cu informații corecte și complete, asigurându-se

7.6 Dubla finanțare

Cheltuirea grantului proiectului și a cofinanțării private, acolo unde e cazul cu respectarea

7.7 Reîntregirea contului proiectului și recuperarea sumelor acordate în avans și

Pentru sumele neeligibile, OP notifică PP să restituie sumele respective în conturile aferente