Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Excel Ul in Contabilitate
Excel Ul in Contabilitate
PivotTable
Oana Tomoiaga,
Excel-ul este foarte util pentru contabili fiind de mare ajutor cand vine vorba de sortare
La fel de utile sunt si tastele de comenzi rapide in Excel care te ajuta sa facilitezi toate
1. ” Ctrl”+“+”
Aceasta combinatie de taste permite inserarea unui rand sau a unei coloane, mai repede
decat in varianta uzuala (adica prin click dreapta si selectarea “adauga un rand” ).
2. “Ctrl”+“PageUp /Dwn”
Intr-un fisier excel care are mai multe sheet-uri, aceasta combinatie permite navigarea
3. „‟Ctrl‟‟+„‟Spacebar‟‟
Combinatia aceasta de taste permite selectarea automata a unei coloane din Excel.
4. „‟Ctrl‟‟+„‟C‟‟
Aceasta functie este foarte des utilizata , iar prin tastarea ei se va copia exact celulele
5. „‟Ctrl‟‟+„‟V‟‟
Prin aceasta combinatie de taste , se continua scurtatura utlizata anterior, astfel dupa ce
ati tastat „‟Ctrl‟‟ + „‟C‟‟ si ati copiat celulele selectate, le veti lipi in locul unde doriti in foaia
de lucru.
Cu ajutorul acestei combinatii de taste veti decupa celulele selectate. Pe urma le veti putea
lipi in alta parte in foaia de lucru. Spre deosebire de ,,Ctrl‟‟+‟‟C‟‟, aceasta combinatie
7. „‟Ctrl‟‟+„‟A‟‟
Este foarte utilizata aceasta scurtatura in Excel, insa trebuie sa stiti ca daca o tastati de
mai multe ori, va va returna altceva. Astfel, daca sheet-ul dumneavoastra contine date,
printr-o singura combinatie tastata va vor fi selectate datele din regiunea curenta, insa
8. „‟Ctrl‟‟+‟‟Z‟‟
Nu de putine ori tastezi eronat/gresit in excel, sau faci modificari pe care nu ai vrea sa le
fi facut. Pentru toate acestea, exista o functie foarte utila care te ajuta sa anulezi ultimile
modificari facute de tine in foaia de calcul. De cate ori tastezi aceasta combinatie, atatea
9. „‟Ctrl”+”P”
fereastra in care va intreaba daca doriti sa imprimati si tot ceea ce tine de setarile
inainte de imprimare.
10. „‟Ctrl”+”N”
Pentru a crea un nou sheet, trebuie doar sa tastati aceasta combinatie si imediat dupa va
Daca doresti sa cauti ceva anume in foaia de lucru, si ai atatea date astfel incat nu se poti
“Gasire”(Find), tu scrii exact ce cauti, iar Excel-ul iti va ingrosa celula unde se afla ceea ce
cauti.
dumneavoastra, astfel fiind introdusa in mod direct functia SUM. Foarte utila pentru a
13. “Alt”+”F4”
Sortare DATE
Este foarte utila Sortarea intr-o foaie de calcul Excel, pentru ca puteti sa o utilizati
pentru a obtine niste informatii foarte eficiente. De exemplu, in foaia de calcul care
Astfel, in imaginea de mai jos am facut sortarea vanzarilor, de la cele mai mari vanzari la
cele mai mici vanzari. ATENTIE! In momentul cand faceti aceasta sortare, se vor modifica
De la cel mai mare la cel mai mic, in cazul numerelor, sau ordonarea invers
In imaginea de mai jos se regaseste rezultatul sortarii datelor coloanei Vanzari, de la cele
mai mari vanzari la cele mai mici vanzari. Se poate observa ca s-a modificat si coloana
Foarte utila este optiunea Filtrare in momentul in care ai nevoie sa analizezi doar anumite
date, nu intreg tabelul. Astfel, prin aceasta optiune, poti de exemplu sa filtrezi in
Balanta.xls doar acele conturi din clasa 6 (Cheltuieli), astfel in foaia de lucru iti vor aparea
doar acele conturi din clasa 6. Cum poti face acest lucru? Urmareste mai jos imaginile care
Data.
Este egal cu …
Nu este egal cu …
Incepe cu …
Se termina cu …
Contine…
Nu contine…
Customizare avansata
Cazul nostru, a fost sa filtram coloana Cont, respectiv sa ne apara doar acele conturi din
clasa 6. Dupa ce am pus filtru, am selectat optiunea “Begins with” (incepe cu…) si am scris
cifra 6.
Dupa cum se poate observa in imaginea de mai jos ne-a aparut , doar acele conturi care
incep cu cifra 6.
conturi ale caror sold final este diferit de zero. Pentru a realiza acest lucru, am pus filtru
pe coloana Sold final, si in continuare am selectat optiunea “Does not equal with…” (nu este
egal cu…) cu 0.
Astfel, au aparut doar acele conturi ale caror sold final nu este egal cu 0.
Functii EXCEL
Functii de cautare
Functia IF
Cu ajutorul acestei functii, in foaia de calcul de mai jos am utilizat functia “IF” pentru
urmatoarea conditie: in cazul in care notele obtinute de studenti sunt mai mari sau egale cu
=IF(B2>=5,“ADMIS”,”RESPINS”)
Unde,
“ADMIS”= >in cazul in care conditia pusa de mine este adevarata, respectiv in celula
ADMIS.
valoarea din celula B2 nu este mai mare sau egala cu 5, formula ne va returna
RESPINS.
Functia VLOOKUP
O functie mai complexa si din punctul nostru de vedere cea mai utila, este VLOOKUP. Cu
ajutorul acestei functii poti extrage date atat dintr-un sheet cat si poti sa compari date
vanzarile lui Popescu Adina. Atentie, imi va returna doar prima valoare gasita a vanzarilor,
=vlookup(B2,B2:D22,2,False)
Unde,
2. B2:D22 => am selectat tot tabelul unde se va face cautarea. Atentie! Intotdeauna se
va incepe cu acea coloana unde se afla primul criteriu, in cazul nostru coloana
“Nume”.
4. False => ultima parte a formulei presupune fie sa scriem False, ceea ce inseamna ca
ne va returna date aproximative, fie sa scriem True, caz in care ne sunt returnate
Pentru a intelege mai bine, ceea ce am facut noi a fost sa cerem sa ni se returneze ce ii
O alta functie utila, similara cu vlookup, este “hlookup”. Diferenta dintre cele doua este
urmatoarea:
Functia SUM
Cu ajutorul acestei functii, in Excel vei putea sumariza/aduna toate celulele care contin
cifre/numere. Presupunem ca avem o coloana denumita Vanzari, iar in continuare noi vrem
sa aflam totalul vanzarilor. Astfel, tot ce trebuie sa faceti este sa utilizati functia SUM.
=SUM(C2:C22)
C2:C22 => se selecteaza de la celula C2 din coloana vanzari pana la celula C22 din
Functia SUMIF
O functie foarte utila in Excel, este SUMIF care ne permite sa adunam anumite valori in
functie de un criteriu. Ca si exemplu, am vrut sa aflam cate vanzari a avut Popescu Adina in
total.
=SUMIF(B:B,B2,C:C)
B:B => am selectat range-ul (coloana) unde se gaseste criteriul dupa care va aduna
vanzarile
B2 => este criteriul din coloana selectata anterior B:B. In cazul nostru, criteriul
C:C => este coloana cu Vanzari unde se vor aduna toate valorile care se gasesc in
Rezultatul este 48, ceea ce inseamna ca totalul vanzarilor pe care l-a realizat Popescu
Functia SUMIFS
Aceasta functie este similara functiei SUMIF, singura diferenta este ca in in cazul
functiei SUMIFS, se pot alege mai multe criterii dupa care sa se faca cautarea.
Astfel, o cautare mai avansata este faptul ca am vrut sa stim cate vanzari a avut Popescu
=SUMIFS(C:C,B:B,B2,D:D,D2)
Unde,
C:C=> coloana cu vanzari, astfel in acest caz functia incepe cu range-ul unde aduna
valorile;
B:B => reprezinta prima coloana unde se afla primul criteriul dupa care se face
cautarea;
B2 => este primul criteriu dupa care se face cautarea, respectiv “Popescu Adina”,
astfel fiind impusa conditia ca sa se adune doar valorile aferente acestui nume;
D:D => reprezinta a doua coloana unde se afla cel de-al doilea criteriu dupa care se
face cautarea;
D2 => este criteriul al doilea, respectiv sa adune doar valorile aferente localitatii
“Cluj”;
Nota: In exemplul nostru am folosit doar doua criterii, insa se pot utliza mai multe, in
Valoarea returnata in cazul nostru este de 25 , dupa cum se poate observa Popescu Adina
are valoarile 10 si 15 in judetul Cluj, insumate dand rezultatul corect, cel de 25.
Extrem de utila aceasta functie in cazul in care , de exemplu, pe o coloana aveti cantitatea
de produse, iar pe cealalta pretul si doriti sa aflati volumul vanzarilor exprimat in lei.
Pentru acest lucru, in cazul in care nu ar exista aceasta functie ar trebui sa luati fiecare
valoare din celulele din coloana Cantitate si sa inmultiti cu pretul. Acest lucru ar dura
foarte mult in cazul in care ati avea foarte multe date. Functia SUMPRODUCT ne
=SUMPRODUCT(C2:C9,D2:D9)
Unde,
C2:C9 =>am selectat coloana “Cantitate” , cea in care sunt inscrise valori
D2:D9 => am selectat coloana “Pret (lei”), in care se gasesc preturile aferente
produselor.
in valoare de 4.666 de lei. Important! Aceasta functie se poate utiliza doar pentru valori,
nu si text!
Functii de contorizare
Functia COUNT
Cu ajutorul acestei functii, noi putem sa contorizam in Excel acele celule care contin valori
(numere). De exemplu, avem coloana vanzari, si noi vrem sa aflam cate vanzari s-au realizat
in ultima luna. Fiecare celula reprezinta cuantumul vanzarilor din acea zi. Astfel, cu ajutorul
=COUNT(C2:C22)
Unde,
C2:C22 => reprezinta celulele care au fost selectate pentru a le putea contoriza.
Atentie! In cazul in care aveti spatii libere, respectiv celule goale, si vreti sa fie numarate
Foarte utila functie este si COUNTIF, cu ajutorul caruia ne arate numarul de valori din
celule in functie de conditia pusa de noi. In cazul nostru, din baza noastra de date am vrut
-COUNTIF(C:C,”>10”)
Unde:
“>10” => am pus conditia sa-mi numere de cate ori vanzarile au fost mai mari decat 10
Formula ne-a returnat 17, ceea ce inseamna ca 17 din valorile din coloana Excel sunt mai
Functia Concatenate te ajuta in cazul in care doresti sa unesti intr-o singura celula
valorile/textele care se afla in doua sau mai multe celule diferite, mai exact ce e scris in
doua coloane sa apara scris intr o singura coloana.
Astfel, in exemplul nostru, avem coloana Nume si coloana Prenume si vrem sa fie scrise
ambele intr o singura coloana.
=CONCATENATE(A2,” “,B2)
Unde,
=concatenate(A2,”-“,B2)
Cu ajutorul acestei functii poti inlocuii anumite texte, valori cu alte texte si valori pe care
le doresti tu. De exemplu ai o lista de nume si prenume, cu spatiu intre ele si doresti sa pui
punct intre ele pentru a putea obtine adresele de mail-uri. Tot ce trebuie sa faci este sa
=substitute(A2,” “,”.”)
Unde,
“.” => am inlocuit spatiul gol cu un punct intre cele doua texte;
urmator am dorit sa obtinem adresele de mail ale unor persoane, noi avand initial in baza de
date doar numele si prenumele acestora. Am utilizat pentru inceput functia “Substitute”
pentru a inlocui spatiul dintre texte cu punct, astfel am parcurs primul pas in a obtine
adresa de mail. Pe urma , cu ajutorul functiei Concatenate, am unit textul din celula B2, cu
In functie de situatia dumneavoastra, puteti folosii aceste functii dupa cum aveti nevoie.
Functia TRIM
inainte, dupa sau intre cuvinte, functia TRIM vine in ajutorul tau si elimina toate spatiile in
=TRIM(B2:B22)
Unde,
Cu ajutorul acestui Buton se elimina orice text care apare de mai multe ori, respectiv
elimina duplicatele. In baza noastra de date se poate observa ca in coloana Nume apar
numele unor persoane de mai multe ori in cadrul acestei coloane, iar noi dorim sa le elimine
pe cele care se repeta si sa le lase doar o singura data. Mai jos sunt cateva imagini care
arata exact pasii parcursi si rezultatul final dupa activarea butonului Remove Duplicates.
Imagine 1
Imagine 3
Imagine 5
Se poate observa ca s-au eliminat 11 duplicate, iar rezultatul final il vedeti in Imagine 5.
Cu ajutorul acestui Buton, “Freeze Panes”, in cazul in care doriti sa analizati sau sa
extrageti anumite date , iar acestea sunt in numar foarte mare si in momentul cand dati jos
in pagina nu mai retineti capul de tabel, iata ca Excel-ul a venit in ajutorul dumneavoastra,
si prin activarea acetui buton se vor ,,ingheta” fie randurile, fie coloanele pe care le
selectatati si astfel indiferent de cat mergeti jos in pagina, sau urcati in pagina, ele vor
Pentru a si vedea exact ce se intampla, am “inghetat” capul de tabel din urmatorul sheet.
Imagine 1
Lista contine foarte multe randuri, peste 28 cate imi permite Excel-ul sa vad inclusiv cu
primul rand care contine capul de tabel. Noi dorim sa “inghetam” primul rand care este si
Imagine 3
In imagine se poate observa ca desi am coborat pana la celula 130 , primul rand, capul de
Baza de date pe care vom lucra in Pivot Table este cea de jos. Ea contine facturile emise
Mai jos sunt prezentate doua rapoarte Pivot Table, unul mai usor , iar celalalt putin mai
In prima imagine de mai jos este prezentata prima baza de data pe care o sa lucram.
Aceasta contine Nr.crt., Client, Data facturare, Baza fara TVA, TVA si Suma finala.
Atentie! In prealabil sa selectati toate campurile care doriti sa apara in Pivot Table.
Selectia se face cu cursorul de la mouse.
Tot la setarile Pivot-ului mai avem si optiunea Report Filter. Cand puneti un camp acolo,
Pivot-ul va pune filtru pe acel camp, iar astfel dumneavoastra veti putea face selectii dupa
anumite criterii pe care vi le ofera optiunea Filtrare. In cazul nostru am pus campul “Data
facturare”, astfel noi vom putea selecta o anumita data, iar Pivot Table ne va arata toate
Haideti acuma sa vedem si ce am obtinut dupa toate aceste setari. Astfel, raportul nostru
Astfel, se va putea selecta o anume data, iar in Pivot Table vor fi prezentate doar facturile
emise in acea data.
Declaratia 394 – Cu ajutorul Pivot Table veti putea completa mult mai usor aceasta
declaratia TVA , pentru ca veti putea crea un raport care sa va extraga si prezinte doar
Clientii care sunt inregistrati in scopuri de TVA au obligatoriu Codul fiscal scris cu RO in
fata. In momentul in care introduceti intr-un program de facturare toate facturile emise,
veti fi obligati sa introduceti si codul fiscal al acestora. Astfel, problema apare atunci cand
Dupa ce exportati baza de date cu facturi in format .xls, va trebuie sa selectati doar
clientii platitori de TVA, respectiv cei care au codul fiscal inscris cu RO in fata.
In imaginea de mai jos va prezentam baza de date pe care vom lucra, si care contine
urmatoarele capete de tabel Factura, Client, Data , Baza fara TVA, TVA si Suma totala.
In imaginea de mai sus se poate observa in coloana Cod Fiscal ca unii clienti sunt platitori
de TVA, altii nu sunt platitori de TVA , iar altii sunt persoane fizice.
invatat in capitolele anterioare, si anume vom selecta optiunea Filtru, pe urma, “Begins
with” (incepe cu) RO. Si astfel vor aparea doar acele facturi care au fost emise catre
In urma aplicarii optiunii Filter, au ramas doar acei clienti a caror Cod Fiscal incepe cu RO.
Pentru a putea crea un Pivot Table, va trebuie sa Copiem toata aceasta sectiune si sa o
“lipim” special (Paste Special) ca si Values (Valori ) pentru a elimina Filtrul.
Mai departe vom selecta sectiunea cea careia i-am aplicat Paste Special ca si Values
(Valori) si vom insera Pivot Table.
baza initiala de date am extras doar clientii care sunt inregistrati in scopuri de TVA
(codurile fiscal care contin RO in fata), pe urma am sumarizat Baza fara TVA, TVA si Suma