Bugetul, instrumentul prin care

firmele își pot maximiza

performanța

De ce avem nevoie de un proces de bugetare? Ați întâlnit firme care nu

au o viziune clară unde vor să ajungă din perspectiva profitabilității și
care sunt pașii și resursele necesare pentru a reuși? Ele nu își planifică
obiectivele financiare pe termen mediu și lung, iar activitatea este
desfășurată în baza deciziilor de moment. Inevitabil, în acest caz, atât
riscurile cât și oportunitățile nu vor fi detectate sau vor fi detectate
foarte târziu, costurile de corecție în acest caz vor fi foarte mari, uneori
prea târziu pentru a fi corectate. Profitabilitatea și continuitatea firmei
vor fi afectate în sens negativ. Dar nu trebuie să fie așa. Soluția în acest
sens o reprezintă planificarea financiară, iar instrumentul folosit este
bugetul companiei.

Importanța procesului de bugetare

Procesul de bugetare este critic pentru performanța și stabilitatea
financiară a unei firme și reprezintă instrumentul prin care firmele își
planifică și controlează operațiunile.

Desigur, rezultatele reale vor fi diferite față de buget, dar

monitorizarea real versus plan este un instrument cheie pentru a
identifica riscuri și oportunități și a lua deciziile de business cele mai
bune în funcție de situațiile apărute.

Nu trebuie privit ca un instrument pur de control și nu trebuie să fie

un instrument rigid atunci când este implementat în companie.

Bugetul, GPS-ul firmei spre performanța dorită

Din multe puncte de vedere, procesul de bugetare poate fi comparat, ca
și utilitate, cu un GPS utilizat într-o călătorie pe un drum necunoscut.
De ce spunem asta?

Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut și dificil din multe

privințe.

Bugetul este ca un GPS care ajută compania să-și planifice și să-și

monitorizeze constant drumul spre atingerea obiectivelor.

Ca GPS-ul, care ne ajută să ne planificăm ruta cea mai bună pentru a

ajunge la o anume destinație, bugetul ne ajută:

● să planificăm activitatea viitoare a afacerii în linie cu strategia

generală și obiectivele propuse, care sunt resursele necesare
(materiale, umane, bani);
● și transpunerea în perspectiva financiară (contului de profit și
pierdere, bilanțul și situația cash flow-ului bugetate):
o veniturile, costurile și profitul planificat;
o activele, datoriile și capitalul propriu;
o cash-ul: activitățile operaționale, financiare și de finanțare
și intrările și ieșirile de cash aferente, există suficient cash
sau trebuie să atragem cash suplimentar din diverse surse
de finanțare?
● să monitorizăm și să analizăm continuu evoluția reală a firmei
versus ce am planificat, rezultând semnale rapide în baza cărora
managementul poate lua măsurile necesare pentru deviații atât
negative cât și pozitive;
● similar cu GPS-ul care ne atenționează că am luat-o pe un drum
greșit sau că am depășit viteza la fel și bugetul ne atenționează
diverse riscuri: depășirea limitei de cheltuieli, venituri sub
așteptări, cash insuficient și se pot lua măsuri corective.

Pe lângă aceasta, bugetul:

● reprezintă un instrument util în măsurarea

performanței în cadrul firmei și recompensarea
angajaților în funcție de atingerea obiectivelor (cu condiția ca
 aceștia să considere că bugetul este realist și să fie ținuți
responsabili pentru rezultate care sunt în controlul lor);
● reprezintă un instrument de coordonare a diverselor
activități în cadrul firmei;
● promovează eficiența și previne risipa sau pierderile.

Bugetul este un proces complex care implică numeroase inputuri de la

diferite departamente din cadrul organizației și negocieri multiple
între multe persoane din cadrul organizației.

Dacă nu există responsabilități clare (ideal documentate printr-o

procedură la nivelul firmei), atunci bugetul rezultat poate să fie un
exercițiu dificil, care necesită prea mult timp și care rezultă într-un
output care nu este valoros.

Care sunt pre-condițiile unui proces de bugetare

eficient
Ca un GPS care are hărți neactualizate, așa și un buget mai puțin bine
fundamentat scade în eficiență. Dacă la GPS trebuie să ne asigurăm că
am achiziționat softul actualizat, la buget trebuie să ne asigurăm de
următoarele premize:

● strategia și obiectivele companiei sunt clar stabilite și comunicate

ierarhic în toată firma de la top management către middle
management, iar bugetul va fi stabilit în linie cu aceste obiective;
● informațiile input cu privire la viitorul prognozat al afacerii
trebuie să vină corect de la toate departamentele implicate
(vânzări, achiziții, financiar, marketing, etc);
● să existe specialiști în pregătirea bugetelor în cadrul
departamentului financiar (cel mai adesea vorbim despre
controllerii sau manageri financiari care vor cumula informațiile
primite, vor consolida bugetele pe întreaga companie, vor simula
și verifica fezabilitatea diverselor scenarii pentru ca
managementul să aleagă soluția potrivită). Aceștia trebuie să
cunoască modelul de business al firmei, procesele și activitățile
 din spatele cifrelor și să aibă abilități de pregătire a rapoartelor
financiare pentru management;
● managerii operaționali responsabili pe diverse arii trebuie să
înțeleagă concepte de bază în planificarea și controlul
performanței financiare a unei firme. Să posede aptitudini de
analiză, interpretare rapoarte financiare și selectare a opțiunilor
pentru luarea deciziilor manageriale;
● ideal să existe implementată o procedură de bugetare la nivelul
firmei;
● în funcție de structura organizatorică a firmei și de
descentralizarea responsabilităților în cadrul firmei toate ariile
operaționale trebuie să aibă bine definiți manageri care au
autoritate corespunzatore și responsabilitate asupra performanței
realizate. Monitorizarea performanței pe arii se realizează prin
stabilirea centrelor de gestiune (centri de cost, profit sau centri
de investiții) prin care se urmăresc costurile, profiturile,
rentabilitatea investițiilor;
● în procesul de planificare managerii responsabili trebuie să
stabileasa obiective realiste care vor contribui la creșterea firmei
și profitabilitatea acesteia și bugetul va fi cu atât mai eficace cu
cât este acceptat de toate nivelurile de management;
● bugetul trebuie să fie realist dar ambilitios pentru a motiva
managerii și anagajatii spre creșterea eficienței.