REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE

(ROF)
- MODEL APLICABIL PENTRU SRL -

Baza legislativă
1. Legea Societăţilor 31/1990, aşa cum a fost modificată, completată şi republicată ulterior;

2. Codul Muncii - art. 40, alin.(1) lit.a din Legea nr.53/2003 – Codul Muncii;

Cuprins
Baza legislativă...........................................................................................................................1
Cuprins........................................................................................................................................1
Abrevieri.....................................................................................................................................2
Titlul 1 – Dispoziţii generale......................................................................................................3
Art. 1 – Scopul Regulamentului de Organizare şi Funcţionare..........................................3
Titlul 2 – Managementul Societăţii.............................................................................................3
Art. 2 – Organele de conducere .........................................................................................3
Art. 3 – Managerii de departamente...................................................................................4
Art. 4 – Activitatea de previzionare ...................................................................................4
Art. 5 – Activitatea de organizare managerială..................................................................5
Titlul 3 – Departamentul Administrativ .....................................................................................5
Art. 6 – Atribuţiile departamentului administrativ.............................................................5
Art. 7 – Atribuţiile secretariatului.......................................................................................6
Titlul 4 – Departamentul Juridic.................................................................................................6
Art. 8 – Atribuţiile departamentului juridic........................................................................6
Titlul 5 – Departamentul Marketing şi Relaţii Publice ..............................................................7
Art. 9 – Atribuţiile serviciului de marketing şi relaţii publice............................................7
Titlul 6 – Departamentul Producţie şi / sau Servicii...................................................................8
Capitolul 1 – Serviciul Cercetare-Dezvoltare.........................................................................8
Art. 10 – Atribuţii principale..............................................................................................8
Capitolul 2 – Serviciul Programare, pregătire, realizare şi urmărire producţiei.....................8
Art. 11 – Atribuţii principale..............................................................................................8
Capitolul 3 – Serviciul Control Tehnic de Calitate.................................................................8
Art. 12 – Atribuţii principale..............................................................................................8
Titlul 7 – Departamentul Logistică ............................................................................................9
Capitolul 1 - Serviciul Achiziţii / Aprovizionare ...................................................................9
Art. 13 – Atribuţii principale..............................................................................................9
Capitolul 2 - Serviciul Depozitare........................................................................................12
Art. 14 – Atribuţii principale............................................................................................12
Capitolul 3 - Serviciul Desfacere..........................................................................................12
Art. 15 – Atribuţii principale............................................................................................12
Capitolul 4 - Serviciul Transporturi .....................................................................................13
Art. 16 – Atribuţii principale............................................................................................13

Pag. 1
 Capitolul 5 – Serviciul Activităţi post-vânzare.....................................................................14
Art. 17 – Atribuţii principale............................................................................................14
Capitolul 6 – Serviciul Întreţinere (mentenanţă)..................................................................15
Art. 18 – Atribuţii principale............................................................................................15
Titlul 8 – Departamentul Resurse Umane.................................................................................16
Art. 19 – Atribuţii principale............................................................................................16
Titlul 9 – Departamentul Financiar-Contabil ...........................................................................19
Capitolul 1 – Serviciul financiar...........................................................................................19
Art. 20 - Descriere.............................................................................................................19
Art. 21 – Atribuţii principale............................................................................................19
Capitolul 2 – Serviciul fiscal.................................................................................................19
Art. 22 – Atribuţii principale............................................................................................19
Capitolul 3 – Serviciul de bugetare.......................................................................................20
Art. 23 – Atribuţii principale............................................................................................20
Capitolul 4 - Serviciul contabilitate......................................................................................20
Art. 24 – Atribuţii principale............................................................................................20
Capitolul 5 – Serviciul control financiar de gestiune............................................................21
Art. 25 – Atribuţii principale............................................................................................21
Capitolul 6 – Serviciul de evidenţă asociaţi (acţionari) .......................................................22
Art. 26 – Atribuţii principale............................................................................................22
Titlul 10 – Departamentul IT....................................................................................................22
Art. 27 – Atribuţii principale............................................................................................22
Titlul 11 – Dispoziţii finale.......................................................................................................23
Art. 28 – Aprobarea, comunicarea şi intrarea în vigoare a Regulamentului.....................23
Anexe:.......................................................................................................................................24
1. Organigrama ....................................................................................................................24
2. Stat de Funcţii ..................................................................................................................25
3. Fişa de lucru pentru ROF .................................................................................................25
4. Fişa Compartimentului .....................................................................................................27
5. Fişa Atribuţiilor pe Compartimente .................................................................................27
6. Fişa Sarcinilor Individuale ...............................................................................................28
7. Nomenclatorul Arhivistic (model) ...................................................................................29
8. Tabel activităţi întreţinere (mentenanţă) (exemplificativ)................................................30

Abrevieri
LSC = Legea Societăţilor Comerciale;
CM = Codul Muncii;
CF = Codul Fiscal;
IT&C = Information Technology & Communications;

Pag. 2
Titlul 1 – Dispoziţii generale

Art. 1 – Scopul Regulamentului de Organizare şi Funcţionare

Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al S.C. ................................... cu sediul
în ............................. str. ................................ nr. .............................. judeţul /
sectorul ................. stabileşte modul de organizare a structurilor societăţii precum şi atribuţiile
principale ale acestora.1

Titlul 2 – Managementul Societăţii

Art. 2 – Organele de conducere 2

Organele de conducere ale societăţii sunt următoarele:
1) Adunarea Generală a Asociaţilor (AGA) este organul de deliberare şi decizie al
societăţii3 şi are următoarele obligaţii principale4:
a) să aprobe situaţia financiară anuală şi să stabilească repartizarea profitului net;
b) să desemneze administratorii şi cenzorii, să îi revoce/demită şi să le dea descărcare de
activitate precum şi să decidă contractarea auditului financiar, atunci când acesta nu
are caracter obligatoriu, potrivit legii;
c) să decidă urmărirea administratorilor şi cenzorilor pentru daunele pricinuite societăţii,
desemnând şi persoana însărcinată să o exercite;
d) să modifice actul constitutiv.

ÎN CAZUL UNUI SRL CU ASOCIAT UNIC, în locul alineatului 1 introduceţi următoarele

două alineate (renumerotându-le pe cele care urmează):

1) Asociatul Unic, exercitând atribuţiile Adunării Generale a Asociaţilor (AGA) 5,

deliberează şi decide în numele societăţii, având următoarele obligaţii principale6:
a) să aprobe situaţia financiară anuală şi să stabilească repartizarea profitului net;

1
Art. 40, alin.(1) lit.a din Codul Muncii stipulează că angajatorul are dreptul de a stabili organizarea şi
funcţionarea unităţii;
2
A se vedea art. 197 (1) LS, care stipulează că „Societatea este administrată de unul sau mai mulţi
administratori, asociati sau neasociaţi, numiţi prin actul constitutiv sau de adunarea generală.”;
3
AGA exprimă voinţa socială şi decide în toate problemele esenţiale ale activităţii societăţii. AGA hotărăşte în
condiţii de cvorum şi majoritate diferite asupra problemelor obişnuite pentru viaţa societăţii, precum şi cu privire
la unele probleme deosebite, cum ar fi modificarea actului constitutiv. În privinţa societăţii comerciale cu
răspundere limitată legea nu face distincţie între adunarea generală ordinară şi extraordinară, ca în cazul
societăţii pe acţiuni (a se vedea St.D.Cărpenaru, S. David, C. Predoiu, Gh.Piperea – Legea Societăţilor
Comerciale, comentariu pe articole, ediţia a patra, Ed.C.H.Beck, 2009, pag. 759-760); atribuţiile AGA sunt
stabilite mai întâi prin actul constitutiv cu respectarea legii societăţilor comerciale, astfel încât Regulamentul de
Organizare şi Funcţionare trebuie să fie în concordanţă cu acest act al societăţii;
4
A se vedea art. 194 din Legea Societăţilor (LS);
5
Conform art. 1961 (1) LS, „În cazul societăţii cu răspundere limitată cu asociat unic, acesta va exercita
atribuţiile adunării generale a asociaţilor”;
6
A se vedea art. 194 LS;

Pag. 3
 b) să desemneze administratorii şi cenzorii, să îi revoce/demită şi să le dea descărcare de
activitate precum şi să decidă contractarea auditului financiar, atunci când acesta nu
are caracter obligatoriu, potrivit legii;
c) să decidă urmărirea administratorilor şi cenzorilor pentru daunele pricinuite societăţii,
desemnând şi persoana însărcinată să o exercite;
d) să modifice actul constitutiv.

2) Asociatul unic va consemna de îndată, în scris, orice decizie adoptată în conformitate cu

alin. (1).7

2) Administratorul / Administratorii / Consiliul de Administraţie este însărcinat cu

îndeplinirea tuturor actelor necesare şi utile pentru realizarea obiectului de activitate al
societăţii, cu excepţia celor rezervate de lege pentru Adunarea Generală a Asociaţilor 8.
Atribuţiile principale sunt (exemplificativ, nu limitativ):

a) întocmesc / întocmeşte proiectul programului de activitate si proiectul de buget al

societăţii pe anul următor şi le supune aprobării Adunării Generale a Asociaţilor;
b) angajează şi concediază personalul pe baza contractelor individuale de muncă,
stabileşte drepturile şi obligaţiile acestuia ;
c) aprobă operaţiunile de încasări şi plăţi ale societăţii;
d) aprobă încheierea contractelor în limita obiectului de activitate al societăţii ;
e) întocmeşte raportul cu privire la activitatea societăţii, bilanţul contabil şi contul de
profit şi pierderi pe anul precedent;
f) calculează şi certifică realitatea dividendelor;
g) exercită controlul operativ al societăţii, răspunde pentru buna administrare şi pentru
integritatea patrimoniului societăţii;
h) rezolvă orice alte sarcini stabilite de Adunarea generală, potrivit legii şi conform
Actului Constitutiv.

3) Societatea poate fi reprezentată de oricare dintre administratori.9

[pentru SRL cu mai mulţi asociaţi]

4) Deciziile administratorilor se iau în unanimitate; în caz de divergenţă între administratori,
vor decide asociaţii care reprezintă majoritatea absolută a capitalului social.10

[pentru SRL cu mai mulţi asociaţi]

5) Pentru actele urgente, a caror neîndeplinire ar cauza o pagubă mare societăţii, poate decide
un singur administrator în lipsa celorlalţi, care se găsesc în imposibilitate, chiar momentană,
de a lua parte la administraţie.11

7
A se vedea art. 1961 (2) LS;
8
A se vedea art. 142 LS; acest articol este relevant pentru societăţile pe acţiuni însă textul poate fi folosit şi
pentru SRL; a se vedea şi art. 70 LS; Consiliul de Administraţie poate fi înfiinţat dacă este util organizaţiei dvs.
nefiind impus prin lege;
9
A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 75 LS; acesta din urmă stipulează că „Dreptul de a
reprezenta societatea aparţine fiecărui administrator, afară de stipulaţie contrară în actul constitutiv.”;
10
A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 76 LS; acesta din urmă, la alineatul 1, stipulează că „Dacă
actul constitutiv dispune ca administratorii să lucreze împreună, decizia trebuie luată în unanimitate; în caz de
divergenţă între administratori, vor decide asociaţii care reprezintă majoritatea absolută a capitalului social.”;
aveţi grijă să aveţi aceleaşi reglementări şi în actul constitutiv;
11
A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 76 LS; aveţi grijă să aveţi aceleaşi reglementări şi în actul
constitutiv;

Pag. 4
[OPŢIONAL]
6) Managerul general / Comitetul de Direcţie al Societăţii îndeplineşte atribuţiile pe care i
le deleagă administratorul / administratorii / Consiliul de Administraţie. Deciziile managerului
general / Comitetului de Direcţie pot fi suspendate temporar sau anulate de administrator /
administratori / Consiliul de Administraţie12.

Art. 3 – Managerii de departamente

Administratorul / Administratorii / Consiliul de Administraţie / Managerul General al
Societăţii are / au în subordine nemijlocită managerii de departamente 13 îndeplinind atribuţiile
stabilite de către acesta / aceştia.

Art. 4 – Activitatea de previzionare 14

Personalul de management are ca principale atribuţii de previzionare:
a) elaborarea de studii de diagnosticare, studii de marketing, prognze şi studii ecologice,
necesare proiectării de strategii şi politici globale sau parţiale;
b) conturarea obiectivelor societăţii şi subdiviziuni procesuale ale acestora;
c) elaborarea, împreună cu componentele structurale financiar-contabile, a bugetului
societăţii şi, pe baza sa, proiectarea bugetelor pe centre de gestiune;
d) fundamentarea unor opţiuni strategice prin care se asigură îndeplinirea obiectivelor;
e) dimensionarea resurselor materiale, financiare, umane şi informaţionale necesare
realizării obeictivelor;
f) modificarea nivelului şi tipologiei unor obiective, opţiuni strategico-tactice, resurse şi
termene, în funcţie de apariţia şi manifestarea unor nevoi şi oportunităţi în mediul de
afaceri;
g) conturarea tabloului de bord complex, destinat Consiliului de Administraţie;
h) transmiterea machetelor specifice tabloului de bord compartimentului responsabil cu
completarea sa;
i) elaborarea de programe de restructurare şi eficientizare a societăţii;
j) asigurarea extinderii folosirii calculatorului în fundamentarea şi elaborarea strategiei şi
politicii globale a societăţii;

Art. 5 – Activitatea de organizare managerială

Personalul de management are ca principale atribuţii de organizare managerială:
a) promovarea unui management performant la toate eşaloanele organizaţiei;
b) construirea şi implementarea noutăţilor în domeniul managerial, pentru eficientizarea
activităţii;
c) elaborarea de strategii şi politici managerile care să ia în considerare influenţele
mediului extern al organizaţiei;
d) efectuarea de studii şi analize manageriale;
e) întreţinerea funcţionării organizaţiei la parametrii de calitate planificaţi;

12
Această funcţie / structură poate fi înfiinţată doar dacă este de folos organizaţiei dvs.; denumirea acesteia poate
fi în funcţie de preferinţele dvs., si puteţi adăuga atribuţii şi reglementări după cum vă este util;
13
Producţie şi servicii, operaţiuni, tehnic, administrativ, economic sau financiar-contabil, logistică, comercial,
marketing, resurse umane etc.; în textul ROF puteţi fi specific;
14
Activitatea de previzionare cuprinde un ansamblu de atribuţii omogene şi/sau complementare, exercitate de
personal specializat, la nivelul unui sau unor compartimente orientate spre proiecţia viitorului organizaţiei sau al
subdiviziunilor sale organizatorice sub forma strategiilor, politicilor şi programelor, globale sau parţiale;

Pag. 5
 f) efectuarea de modificări în structura organizatorică, la nivel de posturi, funcţii,
compartimente etc. şi consemnarea acestora în documente organizatorice specifice
(regulamente, organigramă, fişe de post etc.);
g) elaborarea concepţiei de ansamblu a sistemului informaţional şi asigurarea uni grad
ridicat de informatizare a proceselor de muncă;
h) implementarea şi utilizarea de instrumente manageriale evoluate, potrivite
organizaţiei;
i) conlucrarea cu firme de consultanţă în management în ceea ce priveşte conceperea şi
derularea unor acţiuni complexe de remodelare managerială, generală sau parţială;
j) furnizarea de elemente metodologice necesare pentru desfăşurarea celorlalte activităţi
din punct de vedere managerial;

Titlul 3 – Departamentul Administrativ 15

Art. 6 – Atribuţiile departamentului administrativ
Departamentul administrativ are următoarele atribuţii:
a) urmăreşte modul de organizare şi derulare a activităţilor de asigurare a realizării
suportului logistic necesar societăţii corespunzător cerinţelor specifice ale acestora;
b) asigură întocmirea, fundamentarea şi realizarea planului de aprovizionare tehnico-
materială destinat nevoilor administrative şi gospodăreşti ale societăţii;
c) organizează evidenţa construcţiilor, a terenurilor aflate în proprietatea sau în
posesiunea societăţii;
d) ia măsuri de întreţinere şi de efectuare a reparaţiilor curente şi periodice la clădiri şi
construcţii;
e) urmăreşte realizarea în permanenţă a curăţeniei şi igienizării spaţiilor, blocului
alimentar, grupurilor sanitare etc.;
f) asigură aplicarea măsurilor prevăzute de lege privind securitatea şi sănătatea în muncă;
g) ia măsuri de prevenire şi stingere a incendiilor, afişarea planurilor de evacuare,
întreţinerea mijloacelor de stingere necesare, marcarea locurilor specifice de fumat
etc.;

Art. 7 – Atribuţiile secretariatului

Secretariatul societăţii are următoarele atribuţii:
a) asigură respectarea prevederilor legii în activitatea de secretariat;
b) primeşte, înregistrează şi prezintă zilnic corespondenţa managerului general iar după
ce acesta stabileşte destinaţia o distribuie la destinatar, pe bază de condică de predare-
primire;
c) urmăreşte primirea lucrărilor rezolvate şi expediază eventualele răspunsuri
destinatarilor; asigură activitatea de curierat, expedierea pe cale poştală / electronică a
corespondenţei, urmăreşte revenirea eventualelor confirmări de primire pentru cele
expediate prin acest mijloc de transport poştal;
d) întocmeşte procesele-verbale ale Adunărilor Generale ale Asociaţilor, Consiliului de
Administraţie şi ale Comitetului de Direcţie, ţine evidenţa deciziilor managerului
general şi le difuzează destinatarilor;

15
În cazul în care societatea nu este organizată pe departamente, puteţi trece „Domeniul” sau „Activitatea” în loc
de „Departamentul”;

Pag. 6
 e) preia de la Departamentul de Resurse Umane, pe structuri, tabelele cu adresa şi
numerele de telefon ale personalului, înştiinţându-le în caz de forţă majoră sau pentru
evenimente neprevăzute16;
f) efectuează menţiunile corespunzătoare de scădere şi închidere a poziţiilor în registrul
de evidenţă al arhivei, după care ia măsuri de arhivare şi de păstrare a lor în
conformitate cu prevederile legii;
g) realizează activitatea de arhivă, potrivit legii, asigură primirea, la sfârşitul anului a
arhivei structurilor funcţionale ale societăţii precum şi păstrarea ei în conformitate cu
prevederile Nomenclatorului arhivistic propriu şi a dispoziţiilor legale în domeniu;

Titlul 4 – Departamentul Juridic

Art. 8 – Atribuţiile departamentului juridic
Departamentul juridic îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) asigură apărarea drepturilor şi intereselor legitime ale societăţii în faţa instanţelor
judecătoreşti;
b) redactează acţiuni, întâmpinări, cereri de chemare în garanţie, cereri de intervenţie,
cereri reconvenţionale, cereri de suspendare, contestaţii în executare, motive de apel
sau de recurs, concluzii scrise, referate, note şi altele asemenea;
c) propune, atunci când este cazul, exercitarea căilor de atac legale şi ia alte măsuri
necesare pentru apărarea intereselor legitime ale societăţii;
d) reprezintă cu mandat special / delegaţie interesele societăţii în faţa instanţelor
judecătoreşti şi a organelor judiciare;
e) asigură asistenţa de specialitate juridică structurilor interne, în vederea întocmirii
actelor cu caracter juridic (contracte civile şi comerciale etc.), colaborează cu aceste
structuri la întocmirea unor asemenea acte;
f) avizează pentru legalitate actele juridice pe care le încheie societatea;
g) intervine pentru obţinerea titlurilor executorii şi sesizează departamentul financiar-
contabil în vederea realizării drepturilor de creanţă iar în cazul în care este vorba de
alte drepturi ia măsuri de sesizare a executorului judecătoresc şi de urmărire a modului
de punere în executare a titlurilor executorii;
h) constituie colecţia Monitorul Oficial al României (părţile necesare societăţii) precum
şi evidenţa actelor normative publicate în cadrul acestuia, care privesc activitatea
societăţii semnalându-le şi transmiţând copii compartimentelor şi persoanelor
interesate;
i) îndeplineşte orice alte atribuţii din domeniul său de activitate stabilite de organele de
conducere ale societăţii;

17
Titlul 5 – Departamentul Marketing şi Relaţii Publice
Art. 9 – Atribuţiile serviciului de marketing şi relaţii publice
(1) Atribuţiile principale ale serviciului Marketing şi Relaţii Publice sunt următoarele:
16
Această atribuţie poate fi preluată de departamentul de resurse umane;
17
Activităţile de marketing şi de relaţii publice sunt diferite şi trebuie tratate oarecum separat, însă în cadrul
firmei pot fi puse sub un singur departament dacă firma nu este una complexă. Denumirea poate să cuprindă
amândouă domeniile sau pur si simplu „Marketing”. Aici ar trebui să fie tratate și Relațiile cu Publicul, care pot
cuprinde și Rezolvarea Reclamațiilor. Alternativ titlul poate avea denumirea „Marketing și Comunicare”.

Pag. 7
 a) prospectarea pieţei şi a nevoilor de consum;
b) participarea specialiştilor în marketing la fundamentarea strategiei societăţii şi la
elaborarea programelor şi planurilor de desfăşurare a producţiei şi serviciilor;
c) propunerea structurii, volumului şi eşalonării în timp a produselor şi serviciilor pe care
trebuie să le realizeze societatea, precum şi modalităţile de accelerare şi amplificare a
desfacerii acestora;
d) introducerea şi testarea noilor prototipuri de produse prin intermediul pieţelor de
probă, si formularea concluziilor cuprivire la perspectiva produsului pe baza
rezultatelor, contribuind la luarea deciziei privind introducerea lui în producţia de
masă;
e) stabilirea unor politici de preţuri a produselor în toate fazele ciclului de viaţă;
f) pregătirea pieţei pentru primirea produsului printr-o alegere judicioasă a circuitelor şi
formelor de distribuţie, precum şi printr-o campanie publicitară adecvată;
g) lansarea produsului pe piaţă, însoţită de o comunicare continuă cu clienţii;
h) elaborarea periodică a cataloagelor cu produse şi servicii oferite de către societate,
difuzarea lor către consumatori, efectuarea de sondaje în rândul acestora şi informarea
conducerii în ceea ce priveşte rezultatele;
i) organizarea judicioasă a procesului de vânzare şi a unor prestaţii post-vânzare care,
alături de produsele şi/sau serviciile propriu-zis, să contribuie la satisfacerea cât mai
bine a necesităţilor clienţilor;
j) stabilirea măsurii în care produsele / serviciile satisfac cerinţele clienţilor, urmărindu-
se comportarea în consum şi atutudinea clienţilor faţă de acestea;
k) sintetizarea principalelor elemente oferite studiului pieţei cu privire la necesitatea şi
posibilitatea de îmbunătăţire a produselor şi/sau serviciilor, orientarea producţiei /
prestăriii de servicii, desfacerii, serviciilor post-vânzare etc.;
l) asigurarea pregătirii profesionale şi actualizarea cunoştinţelor prin măsuri de
perfecţionare a pregătirii personalului din serviciul marketing;

(2) Atribuțiile principale ale serviciului Relații cu Publicul sunt următoarele:

a) Oferirea de informaţii sau prezentarea serviciilor către clienţi şi vizitatori,
redirecţionări şi programări diverse, astfel:
1. întâmpinarea clienților și/ sau vizitatorilor;
2. identificarea cerințelor și nevoilor clienților;
3. oferirea de informații;
4. satisfacerea solicitărilor clienților;
5. asigurarea calității serviciilor telefonice oferite;
b) Îndrumarea pentru obținerea de informații prin:
1. asigurarea afișării informațiilor la punctele de contact cu clienții;
2. organizarea punctelor de informare și documentare;
3. punerea la dispoziție a formularelor tipizate;
4. oferirea de informații cu privire la accesul la datele de interes;
5. furnizarea din oficiu a informațiilor de interes privind organizația;
6. propunerea actualizării listei informațiilor de interes;
7. organizarea înscrierilor în audiență;
c) Furnizarea informațiilor la cererile formulate în scris, prin:
1. analizarea, înregistrarea și repartizarea solicitărilor formulate în scris către
departamentele de specialitate;
2. primirea și transmiterea răspunsurilor elaborate de departamentele de
specialitate, către solicitanți;

Pag. 8
 d) Întocmirea formelor de plată şi încasare a banilor, prin:
1. completarea formelor de plată;
2. încasarea banilor;
e) Asigurarea efectuării plăţilor, prin:
1. verificarea autenticitatea şi valabilitatea documentelor de plată;
2. acceptarea documentelor de plată;
3. asigurarea executării documentelor de plată;
4. operarea cu mijloace de plată;
f) Efectuarea operaţiilor financiare conexe serviciilor prestate, prin:
1. efectuarea bilanțului de casă;
2. predarea banilor;
3. prelucrarea și urmărirea documentației de însoțire a banilor;
g) Rezolvarea reclamațiilor, prin:
1. primirea reclamațiilor clienților;
2. verificarea exactității reclamațiilor clienților;
3. soluționarea reclamațiilor clienților spre mulțumirea acestora;
4. informarea prin mijloace specifice a clientului cu privire măsurile luate,
5. asigurarea premiselor păstrării relației cu clientul pe viitor;

Titlul 6 – Departamentul Producţie şi / sau Servicii

Capitolul 1 – Serviciul Cercetare-Dezvoltare

Art. 10 – Atribuţii principale
Activitatea de cercetare-dezvoltare asigură în principal:
a) elaborarea strategiei şi politicilor organizaţiei prin întocmirea de prognoze şi planuri
pe perioade, domenii şi produse şi aprobarea ei de către conducerea acesteia;
b) dezvoltarea activităţii de concepţie tehnică prin elaborarea de studii, cercetări şi
documentaţii pentru: conceperea de produse şi servicii noi, sau optimizarea celor
existente; înlocuirea şi perfecţionarea tehnologiilor de fabricaţie; dezvoltarea bazei
tehnico-materiale a cercetării-dezvoltării;
c) elaborarea de studii şi măsuri de organizare şi normare a muncii;
d) realizarea de modernizări ale echipamentelor de producţie;

Capitolul 2 – Serviciul Programare, pregătire, realizare şi urmărire

producţiei
Art. 11 – Atribuţii principale
Activitatea de programare, pregătire, realizare şi urmărire a producţiei înseamnă eşalonarea
realizării planurilor de producţie urmărindu-se folosirea eficientă a resurselor în cadrul
secţiilor de producţie, atribuţiile principale fiind următoarele:
a) eşalonarea în detaliu a producţiei conform prevederilor din planuri pe perioadele
prevăzute de acestea;

Pag. 9
 b) stabilirea sarcinilor de producţie pe secţii şi locuri de muncă acordându-se o atenţie
deosebită încărcării corespunzătoare a utilajelor şi suprafeţelor de producţie;
c) lansarea producţiei potrivit graficelor calendaristice în concordanţă cu planurile
aprobate;
d) elaborarea dispoziţiilor de lucru şi emiterea documentelor şi a notelor de materiale;
e) supravegherea realizării producţiei;

Capitolul 3 – Serviciul Control Tehnic de Calitate

Art. 12 – Atribuţii principale
(1) Controlul Tehnic de Calitate necesită asigurarea bunei desfăşurări a fabricaţiei / prestării
de servicii prin executarea produselor şi serviciilor prevăzute în programe, exigenţelor de
calitate, în cadrul termenelor stabilite.

(2) În cadrul procesului de fabricaţie se va urmări:

a) realizarea de produse şi servicii de calitate, conforme cerinţelor pieţii şi nivelului
concurenţei;
b) creşterea productivităţii muncii;
c) reducerea costurilor produselor prin eliminarea rebuturilor şi a consumurilor
neraţionale, perfecţionarea tehnologiilor, eliminarea risipei;
d) modernizarea ambalajelor printr-un design atractiv şi o structură simplă, adecvată
fiecărui produs inclusiv pentru a proteja produsul până la punerea în funcţiune /
utilizarea lui;

(3) Controlul tehnic de calitate se va efectua cu o exigenţă sporită începând cu contractarea şi

aprovizionarea materiilor prime, materialelor şi consumabilelor şi până la faza finală a
procesului de producţie.

Titlul 7 – Departamentul Logistică 18

Capitolul 1 - Serviciul Achiziţii / Aprovizionare 19

Art. 13 – Atribuţii principale

Serviciul Achiziţii / Aprovizionare îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) Asigură participarea specialiştilor serviciului la fundamentarea strategiei societăţii şi la
elaborarea programelor şi planurilor de dezvoltare a producţiei şi serviciilor;
18
Acest departament îl puteţi întâlni în unele organizaţii fuzionat cu departamentul de producţie şi servicii, în
alte organizaţii cu departamentul comercial sau de marketing, iar alteori îl puteţi întâlni ca o structură de sine
stătătoare. În funcţie de specificul şi complexitatea activităţii societăţii dvs. puteţi opta pentru una dintre aceste
variante.
19
Aprovizionarea este una din laturile vitale ale activităţii comerciale, şi reprezintă asigurarea cu materii prime,
mărfuri şi servicii necesare desfăşurării în condiţii optime a procesului de producţie, provenite de la firmele care
le comercializează (furnizori). Furnizorii sunt persoane fizice sau juridice care livrează unui client o marfă, un
produs sau prestează un anumit serviciu. Unii văd o diferenţă între activitatea de aprovizionare (care se ocupă cu
menţinerea unui nivel optim de stocuri) şi cea de achiziţii (care se ocupă în principal cu mijloacele fixe mobile
sau imobile, instalaţiile, echipamentele şi SDV-urile necesare desfăşurării activităţii); totuşi în limbajul comun
cei doi termeni sunt consideraţi sinonimi;

Pag. 10
b) Identifică şi stabileşte în mod eficient volumul şi structura resurselor necesare
desfăşurării activităţii de ansamblu a organizaţiei / compartimentelor din subordine,
studiind şi culegând informaţii privind resursele materiale şi energetice necesare
pentru toate destinaţiile de consum;
c) Dezvoltă şi implementează eficient elaborarea şi definirea standardelor, politicilor şi
procedurilor în domeniul managementului achiziţiilor, al contractelor de achiziţie şi a
gestionării stocurilor, alături de celelalte persoane avizate din cadrul organizaţiei
(personal juridic, directori de producţie etc.);
d) Participă activ şi eficient la dezvoltarea specificaţiilor privind echipamentele,
materialele sau substitutele acestora;
e) Analizează, evaluează şi aprobă specificaţiile pentru emiterea cererilor de ofertă şi
selectarea ofertelor, în mod corect şi eficient;
f) Cercetează eficient piaţa de furnizare şi furnizorii existenţi şi elaborează obiectivele,
strategiile, tacticile şi planurile de acţiune cele mai eficiente privind achiziţionarea de
resurse materiale şi energetice şi de echipamente tehnice, în raport cu ofertele
existente interne şi externe; dacă este nevoie elaborează strategii pentru fiecare resursă
sau furnizor în parte, chiar dacă per ansamblu caracteristicile pot fi comune. Pregăteşte
corect şi prompt rapoarte periodice sau la cererea superiorilor sau a altor departamente
privind condiţiile pieţei şi costurile materialelor şi echipamentelor;
g) Fundamentează eficient tehnico-economic planurile şi programele de aprovizionare
materială şi energetică a organizaţiei / compartimentelor din subordine, planurile şi
programele de fabricaţie, normele de consum (consumurile specifice stabilite pe bază
de documentaţie economică) pentru întreaga structură de fabricaţie, necesităţile pentru
alte destinaţii de folosire a resurselor materiale, structura şi nivelul stocurilor, resursele
proprii existente în perioada pentru care se întocmeşte fundamentarea;
h) Elaborează eficient rapoarte şi bilanţuri materiale şi energetice pentru evidenţierea
modului de folosire a resurselor precum şi evidenţierea formei concrete de regăsire a
acestora pe parcursul prelucrării (materiale încorporate în produse, resturi, pierderi
prin ardere, evaporări etc.); pentru elaborarea bilanţurilor utilizează programele de
fabricaţie şi normele de consumuri specifice estimate în cadrul documentaţiei tehnico-
economice de execuţie a produselor, lucrărilor sau prestaţiilor;
i) Dimensionează eficient consumurile materiale şi energetice pe baza documentaţiei
tehnico-economice, asigurând elementele tehnice de calcul al necesităţilor materiale şi
energetice, prin elaborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate
tehnic şi economic; normele sunt destinate prevenirii consumului iraţional, prevenirii
risipei de materiale şi energie;
j) Dimensionează eficient stocurile şi loturile de resurse materiale (cantităţile de
comandat) pentru comandă şi aprovizionare, stabilind nivelurile cantitative şi
momentele calendaristice de comandă optime (de emitere a comenzilor de
aprovizionare), adoptă măsuri adecvate pentru evitarea formării de stocuri
supranormative sau goluri de aprovizionare (asigurarea stocurilor de siguranţă, a
stocurilor-tampon);
k) Urmăreşte şi controlează eficient utilizarea resurselor materiale, tehnice şi energetice
pe destinaţii de consum, pentru a preveni consumurile peste limitele stabilite,
pierderile pe timpul transportului şi depozitării, nerespectarea disciplinei tehnologice
sau destinaţiei iniţiale de folosire a resurselor materiale, energetice şi tehnice etc.,
l) Controlează eficient bugetele departamentale în ceea ce priveşte achiziţiile;
m) Selectează resursele materiale, energetice şi echipamentele tehnice care răspund cel
mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum şi prezintă cele mai avantajoase
condiţii de achiziţionare, livrare şi seriozitate, profesionalism;

Pag. 11
n) Selectează furnizorii de resurse materiale, energetice şi echipamente tehnice în funcţie
de ofertele cele mai avantajoase şi de asigurarea certitudinii livrărilor viitoare pe
termen scurt, mediu şi lung; criteriile de selectare sunt legate de calitatea resurselor
materiale, condiţiile de furnizare, distanţa de transport, forma de transport posibil de
utilizat, nivelul preţului, potenţialul furnizorilor, canalele de distribuţie folosite etc.;
o) Pregăteşte, procesează şi efectuează corect şi prompt cererile de ofertă sau comenzile
ferme de materiale şi echipamente către furnizori precum şi celelalte documente
necesare. Pregăteşte corect şi prompt documentele de aprobare a cererilor de ofertă sau
comenzilor ferme acolo unde este necesară aprobarea Consiliului de Administraţie;
p) Testează eficient credibilitatea furnizorilor selectaţi, în scopul evidenţierii
solvabilităţii, probităţii morale, garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri,
responsabilităţii în respectarea obligaţiilor asumate; testarea se efectuează cu tact şi
diplomaţie, pentru a nu ofensa furnizorii în cauză;
q) Negociază şi încheie contractele cu furnizorii aleşi, în mod eficient, stabilind de
comun acord condiţiile de achiziţionare şi livrare, respectarea standardelor şi
politicilor organizaţiei, şi asigură emiterea comenzilor conform termenilor
contractuali;
r) Urmăreşte şi verifică în mod eficient derularea contractelor de achiziţii materiale şi de
echipamente tehnice, asigură întocmirea fişelor de urmărire operativă a aprovizionării
(organizate pe furnizori şi resurse), asigură mijloacele de transport cele mai eficiente
în baza contractelor cu diverşi transportatori. Menţine o legătură permanentă şi de
calitate cu furnizorii pentru prevenirea unor dereglări în procesul de achiziţionare şi
livrare, asigurând verificarea eficientă a stadiului de execuţie şi a calităţii resurselor
materiale, echipamentelor tehnice şi livrărilor de energie;
s) Rezolvă eficient reclamaţiile furnizorilor sau contractorilor şi înaintează reclamaţii
către aceştia în mod corect şi prompt atunci când este cazul;
t) Administrează eficient sistemele de achiziţii online;
u) Informează cu promptitudine departamentele / compartimentele vizate asupra sosirii
mărfurilor comandate;
v) Analizează periodic în mod eficient derularea procesului de asigurare a bazei materiale
şi tehnice, a realizării programelor operative şi a planurilor de aprovizionare, a
contractelor în ansamblul acestora şi distinct pe furnizorii principali de resurse
materiale, energetice şi tehnice de importanţă strategică;
w) Asigură condiţii normale de primire-recepţie a materialelor şi echipamentelor sosite de
la furnizori, prin amenajarea de spaţii speciale de descărcare-recepţie, dotate cu
mijloace tehnice adecvate, prin constituirea comisiilor de primire-recepţie şi
organizarea activităţii acestora, a formaţiilor de lucrători specializaţi în efectuarea
operaţiilor respective etc. Participă la darea în folosinţă (punerea în funcţiune) a
instalaţiilor şi echipamentelor şi se asigură de conformitatea acestora cu cerinţele
contractuale şi standardele impuse;
x) Asigură condiţii normale de depozitare prin stabilirea anticipată a spaţiilor de
depozitare, dotarea acestora cu mobilier adecvat, organizarea internă a fluxurilor de
circulaţie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operaţiilor de
dezambalare şi de sortare, depozitare, aranjare şi păstrare a resurselor materiale în
magazii şi depozite;
y) Asigură eficient înregistrarea în evidenţă a intrărilor de resurse comandate,
recepţionate şi acceptate, precum şi a cererilor de ofertă şi comenzilor ferme lansate;
z) Asigură eficient paza şi protecţia resurselor materiale, energetice şi tehnice depozitate,
precum şi securitatea contra incendiilor şi implementarea tuturor condiţiilor impuse de
lege pentru depozitare;

Pag. 12
 aa) Organizează raţional şi eficient sistemul de servire (alimentare) ritmică cu resurse
materiale, energetice şi tehnice a organizaţiei / compartimentelor din subordine, în
strictă concordanţă cu cerinţele acestora şi cu programele de fabricaţie care au stat la
baza elaborării programelor de achiziţionare, pentru a preveni aşteptările nejustificate
la depozite, supraaglomerările punctelor de servire, blocările mijloacelor de transport
intern, încărcările neuniforme a lucrătorilor din depozite etc.;
bb) Se ocupă în mod eficient de înlăturarea resurselor materiale, tehnice sau energetice
excedentare (în surplus);
cc) Asigură eficient conceperea, realizarea, funcţionarea şi întreţinerea unui sistem
informaţional pentru activitatea de aprovizionare cuprinzător, simplu şi operativ
pentru vehicularea volumului de informaţii necesar activităţii, evidenţierea stării reale
a procesului de asigurare materială, evidenţa corectă a materialelor etc.;
dd) Asigură eficient recrutarea, selectarea, angajarea, instruirea, evaluarea şi motivarea
personalului de specialitate din subordine;
ee) Conduce şi coordonează eficient activităţile personalului implicat în achiziţionarea,
vânzarea şi distribuirea materialelor, echipamentelor, maşinilor şi altor stocuri;

Capitolul 2 - Serviciul Depozitare

Art. 14 – Atribuţii principale
Serviciul Depozitare îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) asigură recepţionarea, depozitarea şi conservarea bunurilor în condiţii
corespunzătoare, în care scop se îngrijeşte de prevenirea sustregerii şi risipei, evitarea
degradării acestora, păstrarea lor potrivit condiţiilor tehnice şi igienico-sanitare, după
caz;
b) solicitarea, în scris, conducerii societăţii, să ia măsuri de dotare cu mijloacel necesare
pentru paza, securitatea şi păstrarea integrităţii bunurilor din depozite;
c) utilarea locurilor de depozitare cu aparate şi instrumente de măsurat şi cântărit, cu
stelaje, rafturi, dulapuri etc., potrivit nevoilor de măsurare, conservare, mişcare şi
control a bunurilor din depozite;
d) reglementează accesul în depozite şi ia măsuri de limitare a accesului în depozite a
altor persoane decât cele autorizate, conform procedurilor legale şi interne ale
societăţii;
e) asigură efectuarea tuturor mişcărilor de bunuri conform cu procedurile interne ale
societăţii;
f) ia măsuri de conlucrare activă cu conducerea societăţii pentru apărarea drepturilor
acestora în legătură cu bunurile gestionate, pentru prevenirea formării de stocuri
supranormative, evitarea golurilor în aprovizionare, precum şi pentru buna manipulare
şi păstrare a bunurilor.

Capitolul 3 - Serviciul Desfacere

Art. 15 – Atribuţii principale
(1) Serviciul Desfacere îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) Colectarea comenzilor emise de clienţi şi constituirea, astfel, a portofoliului de
comenzi, încheierea de contracte comerciale în strictă concordanţă cu cererile
clienţilor şi capacităţile de producţie / servire disponibile; se are în vedere contractarea

Pag. 13
 integrală a producţiei în corelaţie cu potenţialul tehnic, material şi energetic asigurat şi
în condiţiile unui profit cât mai mare;
b) Participarea la fundamentarea strategiei societăţii şi la elaborarea programelor şi
planurilor de dezvoltare a producţiei şi serviciilor;
c) Elaborarea planului strategic şi a programelor de livrare-vânzare a produselor
contractate pe sortimente concrete şi pe căile de distribuţie-vânzare stabilite, pentru
elaborarea programelor de fabricaţie (ţinând cont de structura şi dimensiunea
capacităţilor de producţie), cât şi a fişelor de urmărire operativă a derulării livrărilor pe
clienţi, pe canale de distribuţie alese;
d) Urmărirea stadiului execuţiei produselor în procesele de fabricaţie, prevenirea
realizării de produse necorespunzătoare calitativ, impulsionarea factorilor de producţie
pentru respectarea programelor de fabricaţie stabilite în corelaţie cu termenele de
livrare;
e) Crearea sau, după ca, modernizarea şi extinderea reţelelor proprii de desfacere a
produselor pe piaţa internă şi externă, pentru apropierea sursei de furnizare de locul d
consum;
f) Organizarea unor reţele proprii de service sau modernizarea şi extinderea celor
existente, pentru a se asigura eliminarea operativă a deficienţelor de funcţionalitate a
produselor, sporirea interesului cumpărătorilor faţă de produsele care se vând, a
încrederii acestora faţă de utilităţile oferite de producător. Modul de organizare şi sfera
de servire asigurată trebuie să răspundă prompt şi calitativ intervenţiilor solicitate de
cumpărătorii produselor;
g) Extinderea relaţiilor de vânzare pe bază de comenzi, convenţii şi contracte pentru a
asigura o cât mai mare certitudine în activitatea de desfacere pentru o anumită
perioadă. Relaţiile cu partenerii trebuie construite astfel încât să se stimuleze
încrederea reciprocă, pentru a duce la colaborări de luncă durată şi la extinderea
vânzărilor, precum şi la recomandări către alţi potenţiali parteneri;
h) Colaborează cu alte compartimente pentru constituirea unor stocuri de desfacere
optime, care să asigure ritmicitate livrărilor, în concordanţă cu clauzele prevăzute în
contractele comerciale încheiate, şi să poată satisface achiziţiile ocazionale;
i) Colaborează cu alte compartimente pentru asigurarea unor condiţii raţionale de
depozitare a produselor finite şi de formare a loturilor de livrare;
j) Informatizarea sistemelor de gestiune a stocurilor de desfacere, de urmărire a derulării
livrărilor, de întocmire a documentaţiei de livrare, care să ducă la îmbunătăţirea
procesului de servire;
k) Organizarea activităţii operative de livrare-vânzare a produselor finite, servirea ritmică
a clienţilor programaţi şi neprogramaţi, în concordanţă cu cererile acestora specificate
în contracte şi în comenzile existente;
l) Urmărirea derulării operative a livrărilor către clienţi, a realizării contractelor
încheiate, a evoluţiei stocurilor de desfacere;
m) Coordonarea activităţii depozitelor de desfacere, organizarea primirii şi recepţiei
produselor finite de la secţiile de fabricaţie, a acţiunii de formare a loturilor complexe
şi complete de livrare;
n) Organizarea eficientă a activităţii de informare sistematică asupra comportamentului
produselor fabricate şi livrate la utilizatori, de urmărire a funcţionalităţii acestora la
utilizatori, de intervenţie promptă pentru remedierea defecţiunilor sesizate, de aplicare
a sugestiilor pozitive provenite de la clienţi;

(2) Serviciul Desfacere se desfăşoară prin următoarele modalităţi:

a) în magazine proprii de prezentare-desfacere;

Pag. 14
 b) prin intermediari (distribuitori);
c) la distanţă (internet, telefon, catalog etc.).

Capitolul 4 - Serviciul Transporturi 20

Art. 16 – Atribuţii principale

(1) Serviciul Transporturi asigură:
a) transportul materiilor prime, materialelor, pieselor de schimb şi a altor bunuri şi
persoane ale societăţii;
b) transportul produselor care se livrează clienţilor din magazinele de prezentare-
desfacere şi prin vânzările efectuate prin sistemul de contracte la distanţă.

(2) Serviciul Transporturi îndeplineşte următoarele atribuţii principale:

a) propune conducerii societăţii dotarea cu mijloace de transport adecvate specificului
bunurilor vehiculate;
b) răspunde de întreţinerea, repararea, exploatarea şi menţinerea în stare bună de
funcţionare a mijloacelor de transport;
c) emite foile de parcurs, urmăreşte completarea corectă a acestora şi justificarea
consumurilor de carburanţi şi lubrificanţi;
d) analizează consumurile de carburanţi şi lubrifianţi ale fiecărui autovehicul şi ia măsuri
de remediere a defecţiunilor în cazul în care constată consumuri care depăşesc
prevederile cărţilor tehnice;
e) urmăreşte revenirea autovehiculelor în parc, la încheierea programului de lucru şi
asigurarea securităţii lor pe timpul nopţii;
f) ia măsuri pentru pregătirea autovehiculelor la începutul sezoanelor de iarnă şi de vară.

Capitolul 5 – Serviciul Activităţi post-vânzare

(unii subsumează această activitate celei de Producţie / Servicii, alţii o privesc ca fiind un
capitol al logisticii)

Art. 17 – Atribuţii principale

Descrieţi activităţile care ţin de serviciile oferite post-vânzare (în garanţie / service, post-
service / retururi / solicitarea părerii clienţilor / call center / ajutor telefonic / etc.)

20
Dacă nu aveţi activităţi legate de transport care să necesite existenţa unui serviciu special; unele firme
înfiinţează un Departament de Logistică fără servicii separate, altele realizează un serviciu de logistică în cadrul
unuiu departament de producţiem servicii şi operaţiuni, alţii fuzionează departamentul de logistică cu cel de
marketing (o opţiune pe care nu o încurajăm foarte mult), sau cu un departament comercial (variantă preferabilă
unui departament de marketing, care să cuprindă activităţile de marketing şi de logistică);

Pag. 15
Capitolul 6 – Serviciul Întreţinere (mentenanţă) 21
(unii subsumează această activitate celei de Producţie / Servicii, alţii o privesc ca fiind un
capitol al logisticii)

Art. 18 – Atribuţii principale

Descrieţi activităţile ce ţin de:

a) Întreţinerea clădirilor şi structurilor (extindere, modificare, reparaţii)

b) Întreţinerea echipamentelor (instalare, repoziţionare, reparare, actualizare
software)
c) Întreţinerea administrativă cotidiană (repoziţionarea, modificarea, asigurarea,
repararea activităţilor administrative şi de birou)
d) Întreţinerea utilităţilor (asigurare, gestionare, reparare):
1. Energia electrică
2. Lumina
3. Gazul
4. Apa
5. Aburul tehnologic
6. Aerul condiţionat
7. Poluarea
8. Canalizarea
9. Deşeurile şi gunoiul
10. Activităţi de gospodărie zilnică
e) Asigurarea securităţii la locul de muncă
1. Procedurile folosite pentru îmbunătăţirea securităţii la locul de muncă:
2. Programul de lucru folosit pentru încurajarea muncitorilor să respecte protecţia
muncii:

21
Mentenanţa reprezintă totalitatea activităţilor depuse de compartimente specializate din cadrul unei organizaţii
pentru asigurarea funcţionării sistemului la un grad cât mai ridicat. Prin activităţi se pot înţelege atât operaţiile de
întreţinere a utilajelor sau SDV-urilor existente, cât şi crearea de obiective, SDV-uri noi menite să asigure
funcţionarea normală sau dezvoltarea sistemului. Cea mai importantă sarcină a mentenanţei este de a asigura
disponibilitatea echipamentelor pe termen lung.

Mentenanţa preventivă este „mentenanţa ce are ca obiect de activitate reducerea probabilităţilor de defectare
sau degradare a mijloacelor fixe". Tipurile de mentenanţă preventivă sunt următoarele:
a) Mentenanţa sistematică, respectiv „mentenanţa realizată prin activităţi de întreţinere, reparaţii
curente, revizii şi reparaţii capitale, constituite în “planul de exploatare şi reparaţii". (Sisteme de
întreţinere şi reparaţii preventive sub forma reparaţiilor planificate de tipul revizii tehnice (RT),
reparaţii curente de gradul 1 (RC1), gradul 2 (RC2), reparaţii capitale (RK), preventive sub forma
verificărilor periodice (Vp), reviziilor parţiale (Rp) şi a reviziilor generale (Rg), Sistemul de
întreţinere şi reparaţii preventive pe grupe de utilaje prin stabilirea frecvenţei intervenţiilor).
b) Mentenanţa predictivă, cu semnificaţia „mentenanţei realizate prin intermediul urmăririi
parametrilor de uzură ai elementelor sau subansamblurilor–cheie ale mijloacelor fixe, folosind
instrumente specifice (analizatoare de uzură, de vibraţii, de ulei, etc.)", urmând ca intervenţiile de
mentenanţă să fie realizate înainte de apariţia defectului.

Mentenanţa corectivă (curativă, paliativă) reprezintă ansamblul de activităţi realizate după defectarea
mijlocului fix sau după degradarea funcţiei sale în mod neprevăzut. Aceste activităţi constau în localizarea şi
diagnosticarea defectelor în intervenţii pentru restabilirea bunei funcţionări.

Pag. 16
Titlul 8 – Departamentul Resurse Umane
Art. 19 – Atribuţii principale
Departamentul Resurse Umane îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
1. Atribuţii generale
a) întocmeşte proiectele statelor de funcţii22, în colaborare cu şefii compartimentelor
respective, şi le înaintează managerului general care, după avizare, le supune aprobării
organelor în drept ale societăţii;
b) asigură ţinerea la zi a posturilor existente şi operează modificările care intervin
ulterior;
c) întocmeşte lucrările necesare angajării / numirii, promovării sau încetării raporturilor
de muncă ale personalului societăţii, la angajare folosind modelul Curriculum vitae
comun european aprobat prin H.G.nr.1021/2004;
d) asigură confidenţialitatea datelor, informaţiilor şi documentelor privind salariile,
precum şi a dosarelor de personal;
e) completează Registrul de Evidenţă a Salariaţilor şi asigură transmiterea înregistrărilor
în condiţiile şi termenele prevăzute de lege, inspectoratului teritorial de muncă;
f) eliberează adeverinţa privind modul de calcul al sporurilor necesare angajaţilor care se
pensionează;
g) primeşte documentele necesare elaborării statelor de salarii, efectuează calculele
necesare şi întocmeşte statele de salarii şi celelalte documente de plată şi a
centralizatoarelor statelor de salarii;
h) calculează obligaţiile de plată către bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat,
ITM etc. şi le virează la destinaţie;23
i) ţine evidenţa salariaţilor potrivit legii;
j) îndeplineşte orice alte atribuţii din domeniul său de activitate, potrivit legii şi
reglementărilor interne ale societăţii;

2. Previzionarea necesarului de personal

a) stabileşte necesităţile de personal actuale şi viitoare;
b) identifică profesiile şi meseriile din cadrul organizaţiei neacoperite cu personal în
prezent şi în perspectivă;
c) analizează piramida vârstei personalului;
d) analizează fluctuaţia personalului;
e) compară cerinţele cu disponibilul de personal;
f) întocmeşte un plan privind asigurarea necesarului de personal;
g) comunică toate rezultatele analizelor şi previzionărilor către persoanele şi structurile
decidente24;

3. Recrutarea şi selecţia personalului

a) determină calificările necesare şi prevede necesităţile de recrutare pe baza unui
inventar de nevoi detaliate sub forma descrierilor de post;
b) stabileşte mediul de recrutare (intern sau extern);
c) stabileşte modalităţile de recrutare;
22
Un model de stat de funcţii se găseşte în Anexa la prezentul document;
23
De regulă de viramente se ocupă Serviciul Financiar, însă în unele organizații mai mici de acestea se ocupă
administratorul sau resursele umane; adaptați în funcție de necesități;
24
Puteţi trece aici numele posturilor sau structurilor respective;

Pag. 17
 d) pregăteşte şi transmite mesajele de recrutare;
e) evaluează impactul mesajelor de recrutare;
f) obţine referinţe şi informaţii cu privire la trecutul solicitanţilor;
g) realizează preselecţia candidaţilor pe baza unor documente (CV-uri, eseuri etc.) sau
teste practice;
h) programează candidaţii rămaşi pentru selecţie;
i) realizează eficient interviurile de selecţie;
j) administrează corect testele de angajare;
k) realizează eficient selecţia finală a candidaţilor care vor fi angajaţi;

4. Încadrarea personalului
a) întocmeşte contractele individuale de muncă şi actele adiţionale pentru întreg
personalul societăţii iar după semnare le transmite, în termenele prevăzute de lege,
inspectoratului teritorial de muncă în competenţa căruia este înregistrarea şi luarea lor
în evidenţă;
b) înscrie angajaţii pe statul de plată;
c) prezintă detaliat şi exact drepturile şi obligaţiile;
d) informează noii angajaţi despre atribuţiile locului de muncă;
e) explică obişnuinţele şi tradiţiile organizaţiei şi ale grupului de muncă;
f) introduce noii angajaţi pe post;
g) comunică direct şi periodic cu noii angajaţi;

5. Managementul carierei
a) identifică necesităţile de management al carierelor personalului pe termen scurt, mediu
şi lung;
b) elaborează planuri ale carierei pentru diferitele profesii;
c) stabileşte criteriile pe baza cărora se poate avansa în carieră;
d) elaborează un plan de acţiune pentru sprijinirea personalului societăţii;
e) înregistrează datele cu privire la oportunităţile profesionale;
f) consiliază personalul pe toată durata carierei;
g) evaluează periodic progresele realizate de salariaţi;

6. Evaluarea personalului
a) stabileşte criteriile de performanţă: gradul de realizare a obiectivelor, competenţa
profesională, caracteristicile personale (abilităţi, aptitudini, comportament);
b) întocmeşte şi administrează fişele individuale de evaluare pentru toţi salariaţii din
cadrul societăţii;
c) evaluează propriu-zis performanţele şi caracteristicile personale în raport cu
obiectivele şi standardele stabilite anterior;
d) valorifică informaţiile desprinse din evaluare în activităţile de motivare, promovare
sau identificare a nevoilor de perfecţionare profesională;

7. Instruirea personalului 25
a) concepe programele de pregătire şi perfecţionare;
b) selectează persoanele care vor participa la programele de pregătire şi perfecţionare;
c) organizează şi coordonează programele de pregătire şi perfecţionare;
d) asigură mijloacele necesare realizării pregătirii;
25
Ca metode de pregătire şi perfecţionare putem aminti: prelegerile, seminariile, studiul de caz, simularea
managerială, jocul managerial, cateriile de teste etc.;

Pag. 18
 e) evaluează impactul programelor de pregătire şi perfecţionare asupra performanţelor
organizaţiei;

8. Motivarea personalului
a) stabileşte standardele de performanţă, precum şi obiectele individuale în funcţie de a
căror realizare se face recompensarea;
b) crează un sistem motivaţional stimulativ pentru obţinerea de performanţe;
c) comunică salariaţilor, foarte explicit, sarcinile, nivelul realizărilor, performanţelor
previzionate, precum şi a recompenselor la care au dreptul;
d) acordă motivaţiile, în funcţie de gradul de realizare a obiectivelor şi realizarea
sarcinilor stabilite postului;

9. Promovarea personalului
a) stabileşte criteriile de promovare;
b) planifică cariera fiecărui salariat;
c) organizează concursuri în vederea promovării;
d) realizează un diagnostic al dinamicii profesionale a fiecărui salariat sub forma
„Bilanţului profesional individual”;

10. Comunicarea în cadrul societăţii

a) determină necesităţile de comunicare internă în cadrul organizaţiei;
b) elaborează politica de comunicare în cadrul organizaţiei;
c) stabileşte modalităţile principale de comunicare, în funcţie de necesitate;
d) comunică efectiv cu salariaţii şi alţi asociaţi / acţionari, utilizând modalităţile
preconizate26;

11. Dezvoltarea culturii organizaţionale

a) identifică formele de manifestare a culturii organzaţionale;
b) identifică principalele subculturi organizaţionale;
c) analizează factorii ce influenţează manifestarea culturii organizaţionale;
d) comunică noilor angajaţi elementele specifice de cultură organizaţională;
e) analizează concordanţa dintre specificul culturii şi performanţele organizaţiei;
f) identifică modalităţile de schimbare a culturii organizaţionale sau a unor componente
ale acesteia;

12. Securitatea şi Sănătatea Muncii

a) instruieşte personalul asupra riscurilor;
b) previne accidentele de muncă şi acordă plăţile compensatorii (sporuri etc.);
c) acordă echipamentele SSM;
d) acordă materialele igienico-sanitare şi alimentaţia de protecţie;
e) îmbunătăţeşte condiţiile de muncă;
f) asigură asistenţa medicală şi controlul periodic;

26
Anunţuri, reuniuni periodice de informare, informări şi mesaje prin e-mail, ziarul organizaţiei, adrese de
informare transmise salariaţilor etc.);

Pag. 19
Titlul 9 – Departamentul Financiar-Contabil 27
Capitolul 1 – Serviciul financiar
Art. 20 - Descriere
Activitatea economică a societăţii este menită să asigure resursele financiare necesare
desfăşurării activităţii societăţii, evidenţa valorică a patrimoniului acesteia precum şi controlul
financiar de gestiune.

Art. 21 – Atribuţii principale

Serviciul Financiar al societăţii îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) participă la fundamentarea strategiei societăţii şi elaborează, fundamentat, programele
şi planurile financiare ale acesteia;
b) întocmeşte proiectul bugetului de venituri şi cheltuieli al societăţii, îl supune aprobării
organului de conducere competent şi îl susţine în faţa acestuia;
c) solicită, atunci când apar noi cerinţe, fonduri suplimentare, prin contractarea de credite
la banca / băncile la care are deschise conturi;
d) efectuează analize / studii privind cifra de afaceri, profitul obţinut, eficienţa fondurilor
investite în producţie, evoluţia acumulărilor băneşti, structura cheltuielilor materiale
etc.;
e) propune preţurile şi tarifele corespunzătoare produselor şi serviciilor oferite clienţilor
iar după aprobarea lor de către conducerea societăţii le pune în aplicare;
f) efectuează, periodic, recalcularea volumului de mijloace circulante necesare şi
propune măsuri de accelerare a vitezei de rotaţie a acestora;
g) urmăreşte evoluţia stocurilor şi propune măsuri de încadrare în normativele
mijloacelor circulante;
h) urmăreşte desfăşurarea operaţiilor de decontare cu furnizorii şi clienţii societăţii şi
contactarea băncilor pentru încasarea la termen a contravalorii produselor livrate şi a
serviciilor prestate;
i) asigură, în condiţiile legii, elaborarea vărsămintelor la termen şi în cuantumul stabilit,
a vărsămintelor ce se cuvin bugetului statului şi bugetului asigurărilor sociale de stat;
j) realizează repartizarea profitului, cu respectarea prevederilor legii;
k) înregistrarea şi prelucrarea facturilor, extraselor de cont, evidenţa plăţilor şi
încasărilor;

Capitolul 2 – Serviciul fiscal

Art. 22 – Atribuţii principale
Serviciul fiscal îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) afectarea veniturilor şi cheltuielilor la exerciţiul financiar în care s-au angajat;
b) evaluarea activelor la intrare, în funcţie de costul istoric (care are o determinare
obiectivă şi este verificabil);
c) evaluarea anuală – la inventarierea patrimoniului – la valoarea de utilitate (actuală) a
tuturor activelor şi datoriilor;

27
Denumirea poate fi şi „Departamentul Economic”;

Pag. 20
 d) evidenţierea pierderilor latente, a datoriilor probabile şi a deprecierilor de valoare – la
închiderea fiecărui exerciţiu – fără a ţine cont de eventualele plusvalori latente (din
prudenţă) şi acţiuni probabile;
e) repartizarea asupra rezultatului exerciţiului şi a costurilor perioadei, evidenţiate
distinct faţă de costul produsului (cum ar fi cheltuielile generale de administraţie sau
cheltuielile de desfacere);
f) completarea şi transmiterea în termen a declaraţiilor fiscale;
g) asigurarea efectuării la termen şi în cuantumul stabilit a vărsămintelor cuvenite
bugetului statului;
h) determinarea necesarului de credite pe anumite perioade;
i) asigurarea restituirii la termen a împrumuturilor;

Capitolul 3 – Serviciul de bugetare

Art. 23 – Atribuţii principale
Serviciul de bugetare îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) elaborarea, o dată cu activitatea de previzionare, a sistemului de obiective bugetare;
b) organizarea, coordonarea şi participarea la elaborarea bugetului societăţii;
c) organizarea, coordonarea şi participarea la elaborarea bugetelor pe fiecare componentă
procesuală ori structurală abordată ca centru de gestiune, alături de conducătorii
acestora;
d) urmărirea realizării obiectivelor, cheltuielilor, veniturilor şi rezultatelor;
e) centralizarea abaterilor înregistrate la nivelul bugetar al acestora, pentru fiecare centru
de gestiune;
f) actualizarea bugetelor;
g) acordarea de asistenţă de specialitate centrelor de gestiune;
h) stabilirea modalităţilor de motivare materială în funcţie de gradul de realizare a
obiectivelor şi de gradul de implicare a salariaţilor la realizarea acestora;

Capitolul 4 - Serviciul contabilitate

Art. 24 – Atribuţii principale
Serviciul contabilitate este constituit din ansamblul proceselor cu ajutorul cărora se efectuează
înregistrarea şi evidenţa valorică a resurselor materiale şi financiare ale societăţii în care scop
îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) asigură efectuarea corectă şi la zi a înregistrării contabile a operaţiilor economico-
financiare ale societăţii în ordine cronologică şi sistematică, potrivit legii;
b) urmăreşte periodic starea financiară a conturilor în bănci şi efectuează punctajul cu
extrasele de cont luând măsuri de corectare a eventualelor erori;
c) elaborează bilanţul contabil, situaţia principalilor indicatori economico-financiari şi a
analizei pe bază de bilanţ;
d) colaborează cu administratorul IT în vederea realizării unor norme de gestionarea în
bune condiţii a bazei de date şi le aduce la cunoştinţa personalului;
e) promovarea unor instrumente de management prin costuri care să permită
fundamentarea deciziilor în acest domeniu;
f) ţine evidenţa sintetică şi analitică a mijloacelor fixe, a stocurilor şi a obiectelor de
inventar, a lucrărilor de investiţii, a furnizorilor, debitorilor, creditorilor, clienţilor;

Pag. 21
 g) întocmeşte balanţele de verificare şi celelalte situaţii prevăzute de lege, analizează
datele reflectate de acestea şi propune sau ia măsuri corective ce se impun;
h) furnizează Institutului Naţional de Statistică datele necesare acestuia în vederea
elaborării statisticilor privitoare la fenomenele de masă din natură şi societate;
i) furnizează datele necesare întocmirii calculaţiilor de preţ şi efectuează aceste calculaţii
în colaborare cu serviciul financiar;
j) ţine la zi şi în condiţiile prevăzute de lege registrele de contabilitate;
k) organizează, clasează, îndosariază şi păstrează la arhivă toate documentele care stau la
baza operaţiilor contabile;
l) îndeplineşte orice alte atribuţii din domeniul său de activitate, potrivit legii.

Capitolul 5 – Serviciul control financiar de gestiune

Art. 25 – Atribuţii principale
Serviciul control financiar de gestiune îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) stabileşte politica în domeniul controlului gestionar;
b) organizează controlul financiar preventiv şi asigură executarea acţiunilor de control în
condiţiile legii;
c) organizează şi efectuează activităţi de inventariere a patrimoniului pentru mijloacele
fixe, mijloacele circulante, obiecele de inventar, stocurile de materii prime, materiale
şi alte bunuri;
d) asigură inventarierea şi controlul gestiunilor în mod obligatoriu în următoarele situaţii:
1) în caz de reorganizare, comasare, divizare, reprofilare etc.;
2) în caz de forţă majoră (incediu, inundaţii etc.);
3) atunci când există suspiciune de furt, fraudă, neglijenţă ori nepricepere care ar
putea aduce prejudicii materiale societăţii;
4) în caz de înlocuire a gestionarilor;
e) stabileşte rezultatul inventarierii prin compararea soldurilor faptice înscrise în situaţiile
de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din
contabilitate, după verificarea datelor din cadrul acestora şi corectarea eventualelor
erori. Înscrie rezultatele inventarierii în procesul verbal şi ia măsuri de aplicare a
perisabilităţii, de efectuare a compensărilor iar în final de stabilire a răspunderii
patrimoniale pentru lipsurile efective şi de înregistrare în evidenţă a plusurilor;
f) asigură păstrarea documentelor de control în condiţiile şi până la termenele stabilite de
normele legale;
g) execută şi alte atribuţii conferite de lege sau stabilite de conducerea societăţii din
domeniile de competenţă ale serviciului.

Pag. 22
Capitolul 6 – Serviciul de evidenţă asociaţi (acţionari) 28

Art. 26 – Atribuţii principale

Serviciul de evidenţă asociaţi (acţionari) îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) asigurarea evidenţei „la zi” a asociaţilor şi părţilor sociale / acţionarilor şi acţiunilor;
b) operarea de modificări în numărul şi structura asociaţilor / acţionarilor, în funcţie de
opţiunile acestora şi hotărârile Adunării Generale a Asociaţilor / Acţionarilor (AGA);
c) operarea de modificări în situaţiile informaţionale privind numărul, structura şi
valoarea părţilor sociale / acţiunilor în raport de hotărârile AGA şi cotaţiile bursiere;
d) calcularea drepturilor băneşti ce se cuvin asociaţilor / acţionarilor sub formă de
dividende;
e) evidenţierea plăţilor dividendelor către asociaţi / acţionari;

Titlul 10 – Departamentul IT
Art. 27 – Atribuţii principale
Departamentul IT îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
1. Planificarea resurselor gestionate:
a) Identifică activităţile care asigura buna funcţionare a soluţiilor IT&C (Information
Technology and Communications);
b) Alocă resursele necesare pentru menţinerea în funcţiune şi dezvoltarea soluţiei curente
IT&C;
c) Planifică operaţiile necesare menţinerii în funcţiune a soluţiilor curente IT&C;
d) Stabileşte priorităţile în domeniu;

2. Coordonarea activităţii departamentului de informatică:

a) Identifică procesele din organizaţie care determină cerinţe IT&C;
b) Coordonează activitatea de proiectare a noilor soluţii IT&C;
c) Alege, instalează, utilizează şi întreţine echipamentelor IT&C din organizaţie;
d) Achiziţionează programe de calculator;
e) Evaluează gradul în care noile tehnologii satisfac cerinţele identificate;
f) Utilizează eficient si raţional resursele IT;

3. Supervizarea proiectării / reproiectării de soluţii complexe IT&C:

a) Identifică cerinţele de date şi prelucrări ale problemelor complexe;
b) Proiectează noi soluţii IT&C;
c) Elaborează recomandări de utilizare în cazul unor situaţii speciale;
d) Evaluează modul în care soluţiile IT&C propuse satisfac cerinţele organizaţiei /
utilizatorului;
e) Aprobă proceduri de optimizare a activităţilor din sistem (de adaptare, up-gradare,
reconfigurare, optimizare etc.);

28
Păstraţi doar ceea ce este specific organizaţiei dvs. (asociaţi şi părţi sociale, sau acţionari şi acţiuni);

Pag. 23
4. Monitorizarea implementării şi funcţionării soluţiilor IT&C:
a) Monitorizează performanţele sistemelor / subsistemelor în funcţiune şi accesul
utilizatorilor la resursele informatice;
b) Întocmeşte rapoarte şi analize privind implementarea şi funcţionarea soluţiilor /
serviciilor informatice şi înaintează rezultatele persoanelor şi structurilor decidente;
c) Analizează şi evaluează riscurile legate de securitatea datelor, a programelor şi a
echipamentelor şi înaintează rezultatele persoanelor şi structurilor decidente;

5. Asigurarea instruirii personalului pentru utilizarea tehnologiilor IT&C:

a) Stabileşte cerinţele de instruire ale personalului pentru utilizarea tehnologiilor IT&C;
b) Organizează activităţile legate de instruirea / autoinstruirea personalului pentru
utilizarea tehnologiilor IT&C;
c) Verifică modul de desfăşurare al instruirii personalului pentru utilizarea tehnologiilor
IT&C;

Titlul 11 – Dispoziţii finale

Art. 28 – Aprobarea, comunicarea şi intrarea în vigoare a Regulamentului
Prezentul Regulament a fost aprobat de Adunarea Generală a Asociaţilor 29 în sedinţa
din ............................................. şi va fi afişat la toate locurile de muncă, intrând în vigoare
începând cu data .....................30

29
Puteţi stabili şi Administratorul / Administratorii / Consiliu de Administraţie; prin aceasta flexibilizaţi
modificarea Regulamentului, altfel, dacă există un număr mai mare de asociaţi, doar o dată pe an puteţi modifica
Regulamentul ceea ce este periculos într-un mediu concurenţial în care adaptabilitatea organizaţiei este la o
necesitate absolută;
30
Data poate fi cea a afişării sau o dată prestabilită; puteţi pune şi data aprobării însă riscaţi să produceţi haos în
cadrul organizaţiei deoarece nu toate structurile vor lua la cunoştinţă concomitent modificările apărute, şi în plus
există şi o organizare fizică a compartimentelor şi a modului de funcţionare;

Pag. 24
Anexe:

1. Organigrama 31

Director General

Director Producţie Director Marketing Director Economic

Asistent Director Agent Relaţii cu

Agent Vânzări Contabil Facturist
Producţie Publicul

Maistru Tehnician

31
Organigrama este reprezentarea grafică a structurii organizatorice a unei unităţi economico-sociale (societate
comercială, asociaţie, fundaţie, instituţie, întreprindere individuală etc.; numită şi organigramă generală) sau a
unor componente ale acestora (numită şi organigramă parţială), care arată modul cum au fost constituite şi
grupate compartimentele de muncă, subordonarea acestora unor funcţii de conducere (manageriale), precum şi
legăturile de autoritate ierarhică din cadrul acesteia. Organigramele pot fi organizate piramidal, circular sau de la
stânga la dreapta. Deasemenea, se pot organiza pe posturi (prezentând ierarhizarea posturilor), pe structuri
(prezentând ierarhizarea compartimentelor), sau mixt (un amestec între organigrama posturilor şi
compartimentelor); mai există şi organigrame matriceale, organizate în jurul centrelor de responsabilitate
(marketing, organizare, proiectare produse, proiectare tehnologii etc.) şi obiectivelor avute în vedere;

Pag. 25
2. Stat de Funcţii 32

Nr. Funcţia Nivelul Clasa **) Grad/Treaptă Treaptă Nr.de

crt. Execuţie Conducere studiilor Profesională de posturi
*) **) salarizare
0 1 2 3 4 5 6 7

*) Nivelul studiilor: P = primare; M = medii; PL = post-liceale; S = superioare;

**) În cazul în care aveţi implementat în cadrul firmei clase, grade şi trepte profesionale;
acestea sunt utilizate de regulă în sistemul bugetar, însă există şi firme private (mai complexe)
care au un astfel de sistem;

32
Document sub forma de schemă generală sau tabel ce cuprinde posturile, funcţiile, limitele de salarizare şi de
încadrare ale personalului dintr-o unitate economică sau instituţie; vezi capitolul dedicat atribuţiilor
departamentului de resurse umane;

Pag. 26
3. Fişa de lucru pentru ROF 33

1. Activităţile compartimentului 34

2. Lucrările aferente activităţilor 35

2.1. Lucrarea 1 (denumirea)

Activitatea corespondentă:
Periodicitate*:
Destinatarul lucrării:
Termene de realizare:
Gradul de complexitate al lucrării**:
*) zilnic, la X zile, săptămânal, lunar, ocazional etc.;
**) 1 = normal; 2 = mare; 3 = foarte mare;

2.2. Lucrarea 2 (denumirea)

Activitatea corespondentă:
Periodicitate*:
Destinatarul lucrării:
Termene de realizare:
Gradul de complexitate al lucrării**:
*) zilnic, la X zile, săptămânal, lunar, ocazional etc.;
**) 1 = normal; 2 = mare; 3 = foarte mare;
etc.

3. Atribuţiile compartimentului 36

4. Sarcinile individuale 37

 Denumirea postului,
 numele şi prenumele persoanei ocupante a postului,
 pregătirea (studii),

33
Fişa de lucru pentru ROF se utilizează pentru culegerea informaţiilor la nivel de compartimente – birou,
serviciu, direcţie etc.;
34
corespunde coloanei privind activităţile din Fişa Compartimentului;
35
corespunde coloanelor privind lucrările aferente activităţilor din Fişa Compartimentului;
36
Corespunde coloanei privind atribuţiile aferente activităţilor din Fişa Atribuţiilor pe Compartimente;
compartimentele pot fi birou, serviciu, direcţie etc.; atribuţiile să fie pe cât posibil cuantificabile. Formulările
consacrate sunt:
- Asigură ................................................. prin ce?
- Urmăreşte ............................................. ce şi când?
- Îndrumă ................................................ în ce constă?
- Controlează ........................................... ce, cum şi când?
- Avizează ............................................... ce, în termen de, pentru cine?
37
Prezentaţi lucrările ce trebuie să le realizeze;

Pag. 27
  vechime în funcţie,
 vârstă,
 lucrările realizate: descriere, periodicitatea realizării, cui sunt transmise şi la ce
termen, gradul de complexitate (normal, complex, foarte complex),
 sursele de informare pentru realizarea sarcinilor,
 volum de muncă necesar (ore etc.);

4. Fişa Compartimentului 38

Compartimentul .............................
Nr. Activităţile Lucrările specifice activităţilor Observaţii
Crt. compartimentului Denumirea Destinatar şi Grad de
Periodicitate
.............. lucrării termen complexitate
0 1 2 3 4 5 6
1. Activitatea A Lucrarea 1 Săptămânal Departamentul X, 2
fiecare vineri
Lucrarea 2 Lunar Departamentul Y, 3 Lucrarea se transmite
20 ale lunii la finalizare clientului
2. Activitatea B Lucrarea 1 Trimestrial Departamentul Z, 3
Director General
Lucrarea 2 Zilnic Serviciul W 1 Lucrarea se utilizează
în cadrul organizaţiei

5. Fişa Atribuţiilor pe Compartimente 39

Nr.crt. Activităţi * Atribuţiile Observaţii

compartimentului pe fiecare
activitate **
0 1 2 3

* - Activităţile conform cu Fişa Compartimentului;

** - Atribuţiile compartimentului pe fiecare activitate, altele decât lucrările realizate;

38
Fişa Compartimentului se realizează pentru fiecare compartiment în parte; în cadrul fişei se înscriu activităţile
ce se derulează în cadrul compartimentului respectiv;
39
Aceste atribuţii sunt altele decât lucrările corespondente activităţilor menţionate în Fişa Compartimentului.
Formulările consacrate sunt:
- Asigură ................................................. prin ce?
- Urmăreşte ............................................. ce şi când?
- Îndrumă ................................................ în ce constă?
- Controlează ........................................... ce, cum şi când?
- Avizează ............................................... ce, în termen de, pentru cine?

Pag. 28
6. Fişa Sarcinilor Individuale 40

Nume şi prenume
Postul ocupat
Studii
Vechime în funcţia ocupată
Vârsta

Nr. Sarcini Informaţii Alte sarcini neconcretizate Volum de muncă în

crt. corespunzătoare necesare în lucrări ** ore / lună
lucrărilor * pentru Denumire Periodicitate Pentru Pentru
realizare, şi realizarea realizarea
sursa lucrărilor altor sarcini
(col.1) (col.3+4)
0 1 2 3 4 5 6

** - Se preiau din inclusiv din Fişa Atribuţiilor

40
Pornind de la elementele cuprinse în Fişa Compartimentului şi Fişa Atribuţiilor pe Compartimente, se
completează Fişa Sarcinilor Individuale; aceastp fişă trebuie elaborată pentru fiecare salariat în parte;

Pag. 29
7. Nomenclatorul Arhivistic (model) 41

Aprobat prin Ordinul (Decizia) (cui) ______ nr. ________ din _______________

Departamentul Serviciul Denumire dosar Termen de Observaţii

păstrare
Administrativ Acte normative de organizare Permanent
şi funcţionare
Regulament de Organizare şi Permanent
Funcţionare
Regulament de Ordine Permanent
Interioară
Organigrama, state de Permanent
funcţiuni
Evidenţa reţelei de unităţi Permanent
Situaţii, analize, informaţii 10 ani
Corespondenţa cu autorităţile 3 ani
de stat
Registre intrare-ieşire a 10 ani
corespondenţei
Lucrări de secretariat 10 ani
Juridic Contracte şi alte acte juridice 50 ani
Marketing şi Relaţii Cereri, reclamaţii, sesizări ale 3 ani
Publice clienţilor şi altor persoanele
Producţie şi Servicii Norme şi proceduri de lucru Permanent
Resurse Umane Condici de prezenţă 3 ani
Foi colective de prezenţă 10 ani
Programări Concediu Odihnă 3 ani
Evidenţa concediilor acordate 3 ani
Dosarele personalului 70 ani
Registrul de evidenţa 70 ani
dosarelor personale
Registrul de evidenţa mişcării 70 ani
personalului
Evidenţa legitimaţiilor 5 ani
eliberate
Cereri, reclamaţii, sesizări ale 3 ani
personalului
Calcul, analize privind fondul Permanent
de referinţă (salarii)
Documente privind plata 50 ani42
drepturilor salariale
Dări de seama statistice 2 ani
Dosare cu evidenţa 5 ani

41
A se vedea Atribuţiile Secretariatului;
42
A se vedea art. 25 din Legea Contabilitatii nr.82/1991 aşa cum a fost republicată în Monitorul Oficial partea I
nr.454/18.06.2008;

Pag. 30
 participării la cursuri de
pregătire, prefecţionare etc.
Fişe individuale de evaluare 5 ani
profesională a salariaţilor
Registrul de evidenţa 5 ani
abaterilor sancţionate
Probleme de personal, 2 ani
adeverinţe eliberate
personalului
Jurnale şi registre de 10 ani43
contabilitate
Financiar-Contabil Fişa de evidenţă contabilă pe 10 ani
conturi
Note de contabilitate diverse 10 ani
Conturi sintetice 10 ani
Conturi analitice 10 ani
Etc.

8. Tabel activităţi întreţinere (mentenanţă) (exemplificativ)

Descriere activitate Periodicitate Data Durata Tip desfăşurare

(manuală / automată)

43
A se vedea art. 25 din Legea Contabilitatii nr.82/1991 aşa cum a fost republicată în Monitorul Oficial partea I
nr.454/18.06.2008;

Pag. 31