Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
(ROF)
- MODEL APLICABIL PENTRU SRL -
Baza legislativă
1. Legea Societăţilor 31/1990, aşa cum a fost modificată, completată şi republicată ulterior;
2. Codul Muncii - art. 40, alin.(1) lit.a din Legea nr.53/2003 – Codul Muncii;
Cuprins
Baza legislativă...........................................................................................................................1
Cuprins........................................................................................................................................1
Abrevieri.....................................................................................................................................2
Titlul 1 – Dispoziţii generale......................................................................................................3
Art. 1 – Scopul Regulamentului de Organizare şi Funcţionare..........................................3
Titlul 2 – Managementul Societăţii.............................................................................................3
Art. 2 – Organele de conducere .........................................................................................3
Art. 3 – Managerii de departamente...................................................................................4
Art. 4 – Activitatea de previzionare ...................................................................................4
Art. 5 – Activitatea de organizare managerială..................................................................5
Titlul 3 – Departamentul Administrativ .....................................................................................5
Art. 6 – Atribuţiile departamentului administrativ.............................................................5
Art. 7 – Atribuţiile secretariatului.......................................................................................6
Titlul 4 – Departamentul Juridic.................................................................................................6
Art. 8 – Atribuţiile departamentului juridic........................................................................6
Titlul 5 – Departamentul Marketing şi Relaţii Publice ..............................................................7
Art. 9 – Atribuţiile serviciului de marketing şi relaţii publice............................................7
Titlul 6 – Departamentul Producţie şi / sau Servicii...................................................................8
Capitolul 1 – Serviciul Cercetare-Dezvoltare.........................................................................8
Art. 10 – Atribuţii principale..............................................................................................8
Capitolul 2 – Serviciul Programare, pregătire, realizare şi urmărire producţiei.....................8
Art. 11 – Atribuţii principale..............................................................................................8
Capitolul 3 – Serviciul Control Tehnic de Calitate.................................................................8
Art. 12 – Atribuţii principale..............................................................................................8
Titlul 7 – Departamentul Logistică ............................................................................................9
Capitolul 1 - Serviciul Achiziţii / Aprovizionare ...................................................................9
Art. 13 – Atribuţii principale..............................................................................................9
Capitolul 2 - Serviciul Depozitare........................................................................................12
Art. 14 – Atribuţii principale............................................................................................12
Capitolul 3 - Serviciul Desfacere..........................................................................................12
Art. 15 – Atribuţii principale............................................................................................12
Capitolul 4 - Serviciul Transporturi .....................................................................................13
Art. 16 – Atribuţii principale............................................................................................13
Pag. 1
Capitolul 5 – Serviciul Activităţi post-vânzare.....................................................................14
Art. 17 – Atribuţii principale............................................................................................14
Capitolul 6 – Serviciul Întreţinere (mentenanţă)..................................................................15
Art. 18 – Atribuţii principale............................................................................................15
Titlul 8 – Departamentul Resurse Umane.................................................................................16
Art. 19 – Atribuţii principale............................................................................................16
Titlul 9 – Departamentul Financiar-Contabil ...........................................................................19
Capitolul 1 – Serviciul financiar...........................................................................................19
Art. 20 - Descriere.............................................................................................................19
Art. 21 – Atribuţii principale............................................................................................19
Capitolul 2 – Serviciul fiscal.................................................................................................19
Art. 22 – Atribuţii principale............................................................................................19
Capitolul 3 – Serviciul de bugetare.......................................................................................20
Art. 23 – Atribuţii principale............................................................................................20
Capitolul 4 - Serviciul contabilitate......................................................................................20
Art. 24 – Atribuţii principale............................................................................................20
Capitolul 5 – Serviciul control financiar de gestiune............................................................21
Art. 25 – Atribuţii principale............................................................................................21
Capitolul 6 – Serviciul de evidenţă asociaţi (acţionari) .......................................................22
Art. 26 – Atribuţii principale............................................................................................22
Titlul 10 – Departamentul IT....................................................................................................22
Art. 27 – Atribuţii principale............................................................................................22
Titlul 11 – Dispoziţii finale.......................................................................................................23
Art. 28 – Aprobarea, comunicarea şi intrarea în vigoare a Regulamentului.....................23
Anexe:.......................................................................................................................................24
1. Organigrama ....................................................................................................................24
2. Stat de Funcţii ..................................................................................................................25
3. Fişa de lucru pentru ROF .................................................................................................25
4. Fişa Compartimentului .....................................................................................................27
5. Fişa Atribuţiilor pe Compartimente .................................................................................27
6. Fişa Sarcinilor Individuale ...............................................................................................28
7. Nomenclatorul Arhivistic (model) ...................................................................................29
8. Tabel activităţi întreţinere (mentenanţă) (exemplificativ)................................................30
Abrevieri
LSC = Legea Societăţilor Comerciale;
CM = Codul Muncii;
CF = Codul Fiscal;
IT&C = Information Technology & Communications;
Pag. 2
Titlul 1 – Dispoziţii generale
1
Art. 40, alin.(1) lit.a din Codul Muncii stipulează că angajatorul are dreptul de a stabili organizarea şi
funcţionarea unităţii;
2
A se vedea art. 197 (1) LS, care stipulează că „Societatea este administrată de unul sau mai mulţi
administratori, asociati sau neasociaţi, numiţi prin actul constitutiv sau de adunarea generală.”;
3
AGA exprimă voinţa socială şi decide în toate problemele esenţiale ale activităţii societăţii. AGA hotărăşte în
condiţii de cvorum şi majoritate diferite asupra problemelor obişnuite pentru viaţa societăţii, precum şi cu privire
la unele probleme deosebite, cum ar fi modificarea actului constitutiv. În privinţa societăţii comerciale cu
răspundere limitată legea nu face distincţie între adunarea generală ordinară şi extraordinară, ca în cazul
societăţii pe acţiuni (a se vedea St.D.Cărpenaru, S. David, C. Predoiu, Gh.Piperea – Legea Societăţilor
Comerciale, comentariu pe articole, ediţia a patra, Ed.C.H.Beck, 2009, pag. 759-760); atribuţiile AGA sunt
stabilite mai întâi prin actul constitutiv cu respectarea legii societăţilor comerciale, astfel încât Regulamentul de
Organizare şi Funcţionare trebuie să fie în concordanţă cu acest act al societăţii;
4
A se vedea art. 194 din Legea Societăţilor (LS);
5
Conform art. 1961 (1) LS, „În cazul societăţii cu răspundere limitată cu asociat unic, acesta va exercita
atribuţiile adunării generale a asociaţilor”;
6
A se vedea art. 194 LS;
Pag. 3
b) să desemneze administratorii şi cenzorii, să îi revoce/demită şi să le dea descărcare de
activitate precum şi să decidă contractarea auditului financiar, atunci când acesta nu
are caracter obligatoriu, potrivit legii;
c) să decidă urmărirea administratorilor şi cenzorilor pentru daunele pricinuite societăţii,
desemnând şi persoana însărcinată să o exercite;
d) să modifice actul constitutiv.
7
A se vedea art. 1961 (2) LS;
8
A se vedea art. 142 LS; acest articol este relevant pentru societăţile pe acţiuni însă textul poate fi folosit şi
pentru SRL; a se vedea şi art. 70 LS; Consiliul de Administraţie poate fi înfiinţat dacă este util organizaţiei dvs.
nefiind impus prin lege;
9
A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 75 LS; acesta din urmă stipulează că „Dreptul de a
reprezenta societatea aparţine fiecărui administrator, afară de stipulaţie contrară în actul constitutiv.”;
10
A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 76 LS; acesta din urmă, la alineatul 1, stipulează că „Dacă
actul constitutiv dispune ca administratorii să lucreze împreună, decizia trebuie luată în unanimitate; în caz de
divergenţă între administratori, vor decide asociaţii care reprezintă majoritatea absolută a capitalului social.”;
aveţi grijă să aveţi aceleaşi reglementări şi în actul constitutiv;
11
A se vedea art. 197 (3) LS, care face trimitere la art. 76 LS; aveţi grijă să aveţi aceleaşi reglementări şi în actul
constitutiv;
Pag. 4
[OPŢIONAL]
6) Managerul general / Comitetul de Direcţie al Societăţii îndeplineşte atribuţiile pe care i
le deleagă administratorul / administratorii / Consiliul de Administraţie. Deciziile managerului
general / Comitetului de Direcţie pot fi suspendate temporar sau anulate de administrator /
administratori / Consiliul de Administraţie12.
Pag. 5
e) întreţinerea funcţionării organizaţiei la parametrii de calitate planificaţi;
f) efectuarea de modificări în structura organizatorică, la nivel de posturi, funcţii,
compartimente etc. şi consemnarea acestora în documente organizatorice specifice
(regulamente, organigramă, fişe de post etc.);
g) elaborarea concepţiei de ansamblu a sistemului informaţional şi asigurarea uni grad
ridicat de informatizare a proceselor de muncă;
h) implementarea şi utilizarea de instrumente manageriale evoluate, potrivite
organizaţiei;
i) conlucrarea cu firme de consultanţă în management în ceea ce priveşte conceperea şi
derularea unor acţiuni complexe de remodelare managerială, generală sau parţială;
j) furnizarea de elemente metodologice necesare pentru desfăşurarea celorlalte activităţi
din punct de vedere managerial;
15
În cazul în care societatea nu este organizată pe departamente, puteţi trece „Domeniul” sau „Activitatea” în loc
de „Departamentul”;
Pag. 6
d) întocmeşte procesele-verbale ale Adunărilor Generale ale Asociaţilor, Consiliului de
Administraţie şi ale Comitetului de Direcţie, ţine evidenţa deciziilor managerului
general şi le difuzează destinatarilor;
e) preia de la Departamentul de Resurse Umane, pe structuri, tabelele cu adresa şi
numerele de telefon ale personalului, înştiinţându-le în caz de forţă majoră sau pentru
evenimente neprevăzute16;
f) efectuează menţiunile corespunzătoare de scădere şi închidere a poziţiilor în registrul
de evidenţă al arhivei, după care ia măsuri de arhivare şi de păstrare a lor în
conformitate cu prevederile legii;
g) realizează activitatea de arhivă, potrivit legii, asigură primirea, la sfârşitul anului a
arhivei structurilor funcţionale ale societăţii precum şi păstrarea ei în conformitate cu
prevederile Nomenclatorului arhivistic propriu şi a dispoziţiilor legale în domeniu;
16
Această atribuţie poate fi preluată de departamentul de resurse umane;
Pag. 7
17
Titlul 5 – Departamentul Marketing şi Relaţii Publice
Art. 9 – Atribuţiile serviciului de marketing şi relaţii publice
(1) Atribuţiile principale ale serviciului Marketing şi Relaţii Publice sunt următoarele:
a) prospectarea pieţei şi a nevoilor de consum;
b) participarea specialiştilor în marketing la fundamentarea strategiei societăţii şi la
elaborarea programelor şi planurilor de desfăşurare a producţiei şi serviciilor;
c) propunerea structurii, volumului şi eşalonării în timp a produselor şi serviciilor pe care
trebuie să le realizeze societatea, precum şi modalităţile de accelerare şi amplificare a
desfacerii acestora;
d) introducerea şi testarea noilor prototipuri de produse prin intermediul pieţelor de
probă, si formularea concluziilor cuprivire la perspectiva produsului pe baza
rezultatelor, contribuind la luarea deciziei privind introducerea lui în producţia de
masă;
e) stabilirea unor politici de preţuri a produselor în toate fazele ciclului de viaţă;
f) pregătirea pieţei pentru primirea produsului printr-o alegere judicioasă a circuitelor şi
formelor de distribuţie, precum şi printr-o campanie publicitară adecvată;
g) lansarea produsului pe piaţă, însoţită de o comunicare continuă cu clienţii;
h) elaborarea periodică a cataloagelor cu produse şi servicii oferite de către societate,
difuzarea lor către consumatori, efectuarea de sondaje în rândul acestora şi informarea
conducerii în ceea ce priveşte rezultatele;
i) organizarea judicioasă a procesului de vânzare şi a unor prestaţii post-vânzare care,
alături de produsele şi/sau serviciile propriu-zis, să contribuie la satisfacerea cât mai
bine a necesităţilor clienţilor;
j) stabilirea măsurii în care produsele / serviciile satisfac cerinţele clienţilor, urmărindu-
se comportarea în consum şi atutudinea clienţilor faţă de acestea;
k) sintetizarea principalelor elemente oferite studiului pieţei cu privire la necesitatea şi
posibilitatea de îmbunătăţire a produselor şi/sau serviciilor, orientarea producţiei /
prestăriii de servicii, desfacerii, serviciilor post-vânzare etc.;
l) asigurarea pregătirii profesionale şi actualizarea cunoştinţelor prin măsuri de
perfecţionare a pregătirii personalului din serviciul marketing;
17
Activităţile de marketing şi de relaţii publice sunt diferite şi trebuie tratate oarecum separat, însă în cadrul
firmei pot fi puse sub un singur departament dacă firma nu este una complexă. Denumirea poate să cuprindă
amândouă domeniile sau pur si simplu „Marketing”. Aici ar trebui să fie tratate și Relațiile cu Publicul, care pot
cuprinde și Rezolvarea Reclamațiilor. Alternativ titlul poate avea denumirea „Marketing și Comunicare”.
Pag. 8
4. oferirea de informații cu privire la accesul la datele de interes;
5. furnizarea din oficiu a informațiilor de interes privind organizația;
6. propunerea actualizării listei informațiilor de interes;
7. organizarea înscrierilor în audiență;
c) Furnizarea informațiilor la cererile formulate în scris, prin:
1. analizarea, înregistrarea și repartizarea solicitărilor formulate în scris către
departamentele de specialitate;
2. primirea și transmiterea răspunsurilor elaborate de departamentele de
specialitate, către solicitanți;
d) Întocmirea formelor de plată şi încasare a banilor, prin:
1. completarea formelor de plată;
2. încasarea banilor;
e) Asigurarea efectuării plăţilor, prin:
1. verificarea autenticitatea şi valabilitatea documentelor de plată;
2. acceptarea documentelor de plată;
3. asigurarea executării documentelor de plată;
4. operarea cu mijloace de plată;
f) Efectuarea operaţiilor financiare conexe serviciilor prestate, prin:
1. efectuarea bilanțului de casă;
2. predarea banilor;
3. prelucrarea și urmărirea documentației de însoțire a banilor;
g) Rezolvarea reclamațiilor, prin:
1. primirea reclamațiilor clienților;
2. verificarea exactității reclamațiilor clienților;
3. soluționarea reclamațiilor clienților spre mulțumirea acestora;
4. informarea prin mijloace specifice a clientului cu privire măsurile luate,
5. asigurarea premiselor păstrării relației cu clientul pe viitor;
Pag. 9
Capitolul 2 – Serviciul Programare, pregătire, realizare şi urmărire
producţiei
Art. 11 – Atribuţii principale
Activitatea de programare, pregătire, realizare şi urmărire a producţiei înseamnă eşalonarea
realizării planurilor de producţie urmărindu-se folosirea eficientă a resurselor în cadrul
secţiilor de producţie, atribuţiile principale fiind următoarele:
a) eşalonarea în detaliu a producţiei conform prevederilor din planuri pe perioadele
prevăzute de acestea;
b) stabilirea sarcinilor de producţie pe secţii şi locuri de muncă acordându-se o atenţie
deosebită încărcării corespunzătoare a utilajelor şi suprafeţelor de producţie;
c) lansarea producţiei potrivit graficelor calendaristice în concordanţă cu planurile
aprobate;
d) elaborarea dispoziţiilor de lucru şi emiterea documentelor şi a notelor de materiale;
e) supravegherea realizării producţiei;
18
Acest departament îl puteţi întâlni în unele organizaţii fuzionat cu departamentul de producţie şi servicii, în
alte organizaţii cu departamentul comercial sau de marketing, iar alteori îl puteţi întâlni ca o structură de sine
stătătoare. În funcţie de specificul şi complexitatea activităţii societăţii dvs. puteţi opta pentru una dintre aceste
variante.
Pag. 10
19
Capitolul 1 - Serviciul Achiziţii / Aprovizionare
Art. 13 – Atribuţii principale
Serviciul Achiziţii / Aprovizionare îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) Asigură participarea specialiştilor serviciului la fundamentarea strategiei societăţii şi la
elaborarea programelor şi planurilor de dezvoltare a producţiei şi serviciilor;
b) Identifică şi stabileşte în mod eficient volumul şi structura resurselor necesare
desfăşurării activităţii de ansamblu a organizaţiei / compartimentelor din subordine,
studiind şi culegând informaţii privind resursele materiale şi energetice necesare
pentru toate destinaţiile de consum;
c) Dezvoltă şi implementează eficient elaborarea şi definirea standardelor, politicilor şi
procedurilor în domeniul managementului achiziţiilor, al contractelor de achiziţie şi a
gestionării stocurilor, alături de celelalte persoane avizate din cadrul organizaţiei
(personal juridic, directori de producţie etc.);
d) Participă activ şi eficient la dezvoltarea specificaţiilor privind echipamentele,
materialele sau substitutele acestora;
e) Analizează, evaluează şi aprobă specificaţiile pentru emiterea cererilor de ofertă şi
selectarea ofertelor, în mod corect şi eficient;
f) Cercetează eficient piaţa de furnizare şi furnizorii existenţi şi elaborează obiectivele,
strategiile, tacticile şi planurile de acţiune cele mai eficiente privind achiziţionarea de
resurse materiale şi energetice şi de echipamente tehnice, în raport cu ofertele
existente interne şi externe; dacă este nevoie elaborează strategii pentru fiecare resursă
sau furnizor în parte, chiar dacă per ansamblu caracteristicile pot fi comune. Pregăteşte
corect şi prompt rapoarte periodice sau la cererea superiorilor sau a altor departamente
privind condiţiile pieţei şi costurile materialelor şi echipamentelor;
g) Fundamentează eficient tehnico-economic planurile şi programele de aprovizionare
materială şi energetică a organizaţiei / compartimentelor din subordine, planurile şi
programele de fabricaţie, normele de consum (consumurile specifice stabilite pe bază
de documentaţie economică) pentru întreaga structură de fabricaţie, necesităţile pentru
alte destinaţii de folosire a resurselor materiale, structura şi nivelul stocurilor, resursele
proprii existente în perioada pentru care se întocmeşte fundamentarea;
h) Elaborează eficient rapoarte şi bilanţuri materiale şi energetice pentru evidenţierea
modului de folosire a resurselor precum şi evidenţierea formei concrete de regăsire a
acestora pe parcursul prelucrării (materiale încorporate în produse, resturi, pierderi
prin ardere, evaporări etc.); pentru elaborarea bilanţurilor utilizează programele de
fabricaţie şi normele de consumuri specifice estimate în cadrul documentaţiei tehnico-
economice de execuţie a produselor, lucrărilor sau prestaţiilor;
i) Dimensionează eficient consumurile materiale şi energetice pe baza documentaţiei
tehnico-economice, asigurând elementele tehnice de calcul al necesităţilor materiale şi
energetice, prin elaborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate
tehnic şi economic; normele sunt destinate prevenirii consumului iraţional, prevenirii
risipei de materiale şi energie;
19
Aprovizionarea este una din laturile vitale ale activităţii comerciale, şi reprezintă asigurarea cu materii prime,
mărfuri şi servicii necesare desfăşurării în condiţii optime a procesului de producţie, provenite de la firmele care
le comercializează (furnizori). Furnizorii sunt persoane fizice sau juridice care livrează unui client o marfă, un
produs sau prestează un anumit serviciu. Unii văd o diferenţă între activitatea de aprovizionare (care se ocupă cu
menţinerea unui nivel optim de stocuri) şi cea de achiziţii (care se ocupă în principal cu mijloacele fixe mobile
sau imobile, instalaţiile, echipamentele şi SDV-urile necesare desfăşurării activităţii); totuşi în limbajul comun
cei doi termeni sunt consideraţi sinonimi;
Pag. 11
j) Dimensionează eficient stocurile şi loturile de resurse materiale (cantităţile de
comandat) pentru comandă şi aprovizionare, stabilind nivelurile cantitative şi
momentele calendaristice de comandă optime (de emitere a comenzilor de
aprovizionare), adoptă măsuri adecvate pentru evitarea formării de stocuri
supranormative sau goluri de aprovizionare (asigurarea stocurilor de siguranţă, a
stocurilor-tampon);
k) Urmăreşte şi controlează eficient utilizarea resurselor materiale, tehnice şi energetice
pe destinaţii de consum, pentru a preveni consumurile peste limitele stabilite,
pierderile pe timpul transportului şi depozitării, nerespectarea disciplinei tehnologice
sau destinaţiei iniţiale de folosire a resurselor materiale, energetice şi tehnice etc.,
l) Controlează eficient bugetele departamentale în ceea ce priveşte achiziţiile;
m) Selectează resursele materiale, energetice şi echipamentele tehnice care răspund cel
mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum şi prezintă cele mai avantajoase
condiţii de achiziţionare, livrare şi seriozitate, profesionalism;
n) Selectează furnizorii de resurse materiale, energetice şi echipamente tehnice în funcţie
de ofertele cele mai avantajoase şi de asigurarea certitudinii livrărilor viitoare pe
termen scurt, mediu şi lung; criteriile de selectare sunt legate de calitatea resurselor
materiale, condiţiile de furnizare, distanţa de transport, forma de transport posibil de
utilizat, nivelul preţului, potenţialul furnizorilor, canalele de distribuţie folosite etc.;
o) Pregăteşte, procesează şi efectuează corect şi prompt cererile de ofertă sau comenzile
ferme de materiale şi echipamente către furnizori precum şi celelalte documente
necesare. Pregăteşte corect şi prompt documentele de aprobare a cererilor de ofertă sau
comenzilor ferme acolo unde este necesară aprobarea Consiliului de Administraţie;
p) Testează eficient credibilitatea furnizorilor selectaţi, în scopul evidenţierii
solvabilităţii, probităţii morale, garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri,
responsabilităţii în respectarea obligaţiilor asumate; testarea se efectuează cu tact şi
diplomaţie, pentru a nu ofensa furnizorii în cauză;
q) Negociază şi încheie contractele cu furnizorii aleşi, în mod eficient, stabilind de
comun acord condiţiile de achiziţionare şi livrare, respectarea standardelor şi
politicilor organizaţiei, şi asigură emiterea comenzilor conform termenilor
contractuali;
r) Urmăreşte şi verifică în mod eficient derularea contractelor de achiziţii materiale şi de
echipamente tehnice, asigură întocmirea fişelor de urmărire operativă a aprovizionării
(organizate pe furnizori şi resurse), asigură mijloacele de transport cele mai eficiente
în baza contractelor cu diverşi transportatori. Menţine o legătură permanentă şi de
calitate cu furnizorii pentru prevenirea unor dereglări în procesul de achiziţionare şi
livrare, asigurând verificarea eficientă a stadiului de execuţie şi a calităţii resurselor
materiale, echipamentelor tehnice şi livrărilor de energie;
s) Rezolvă eficient reclamaţiile furnizorilor sau contractorilor şi înaintează reclamaţii
către aceştia în mod corect şi prompt atunci când este cazul;
t) Administrează eficient sistemele de achiziţii online;
u) Informează cu promptitudine departamentele / compartimentele vizate asupra sosirii
mărfurilor comandate;
v) Analizează periodic în mod eficient derularea procesului de asigurare a bazei materiale
şi tehnice, a realizării programelor operative şi a planurilor de aprovizionare, a
contractelor în ansamblul acestora şi distinct pe furnizorii principali de resurse
materiale, energetice şi tehnice de importanţă strategică;
w) Asigură condiţii normale de primire-recepţie a materialelor şi echipamentelor sosite de
la furnizori, prin amenajarea de spaţii speciale de descărcare-recepţie, dotate cu
mijloace tehnice adecvate, prin constituirea comisiilor de primire-recepţie şi
Pag. 12
organizarea activităţii acestora, a formaţiilor de lucrători specializaţi în efectuarea
operaţiilor respective etc. Participă la darea în folosinţă (punerea în funcţiune) a
instalaţiilor şi echipamentelor şi se asigură de conformitatea acestora cu cerinţele
contractuale şi standardele impuse;
x) Asigură condiţii normale de depozitare prin stabilirea anticipată a spaţiilor de
depozitare, dotarea acestora cu mobilier adecvat, organizarea internă a fluxurilor de
circulaţie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operaţiilor de
dezambalare şi de sortare, depozitare, aranjare şi păstrare a resurselor materiale în
magazii şi depozite;
y) Asigură eficient înregistrarea în evidenţă a intrărilor de resurse comandate,
recepţionate şi acceptate, precum şi a cererilor de ofertă şi comenzilor ferme lansate;
z) Asigură eficient paza şi protecţia resurselor materiale, energetice şi tehnice depozitate,
precum şi securitatea contra incendiilor şi implementarea tuturor condiţiilor impuse de
lege pentru depozitare;
aa) Organizează raţional şi eficient sistemul de servire (alimentare) ritmică cu resurse
materiale, energetice şi tehnice a organizaţiei / compartimentelor din subordine, în
strictă concordanţă cu cerinţele acestora şi cu programele de fabricaţie care au stat la
baza elaborării programelor de achiziţionare, pentru a preveni aşteptările nejustificate
la depozite, supraaglomerările punctelor de servire, blocările mijloacelor de transport
intern, încărcările neuniforme a lucrătorilor din depozite etc.;
bb) Se ocupă în mod eficient de înlăturarea resurselor materiale, tehnice sau energetice
excedentare (în surplus);
cc) Asigură eficient conceperea, realizarea, funcţionarea şi întreţinerea unui sistem
informaţional pentru activitatea de aprovizionare cuprinzător, simplu şi operativ
pentru vehicularea volumului de informaţii necesar activităţii, evidenţierea stării reale
a procesului de asigurare materială, evidenţa corectă a materialelor etc.;
dd) Asigură eficient recrutarea, selectarea, angajarea, instruirea, evaluarea şi motivarea
personalului de specialitate din subordine;
ee) Conduce şi coordonează eficient activităţile personalului implicat în achiziţionarea,
vânzarea şi distribuirea materialelor, echipamentelor, maşinilor şi altor stocuri;
Pag. 14
k) Organizarea activităţii operative de livrare-vânzare a produselor finite, servirea ritmică
a clienţilor programaţi şi neprogramaţi, în concordanţă cu cererile acestora specificate
în contracte şi în comenzile existente;
l) Urmărirea derulării operative a livrărilor către clienţi, a realizării contractelor
încheiate, a evoluţiei stocurilor de desfacere;
m) Coordonarea activităţii depozitelor de desfacere, organizarea primirii şi recepţiei
produselor finite de la secţiile de fabricaţie, a acţiunii de formare a loturilor complexe
şi complete de livrare;
n) Organizarea eficientă a activităţii de informare sistematică asupra comportamentului
produselor fabricate şi livrate la utilizatori, de urmărire a funcţionalităţii acestora la
utilizatori, de intervenţie promptă pentru remedierea defecţiunilor sesizate, de aplicare
a sugestiilor pozitive provenite de la clienţi;
20
Capitolul 4 - Serviciul Transporturi
Art. 16 – Atribuţii principale
(1) Serviciul Transporturi asigură:
a) transportul materiilor prime, materialelor, pieselor de schimb şi a altor bunuri şi
persoane ale societăţii;
b) transportul produselor care se livrează clienţilor din magazinele de prezentare-
desfacere şi prin vânzările efectuate prin sistemul de contracte la distanţă.
20
Dacă nu aveţi activităţi legate de transport care să necesite existenţa unui serviciu special; unele firme
înfiinţează un Departament de Logistică fără servicii separate, altele realizează un serviciu de logistică în cadrul
unuiu departament de producţiem servicii şi operaţiuni, alţii fuzionează departamentul de logistică cu cel de
marketing (o opţiune pe care nu o încurajăm foarte mult), sau cu un departament comercial (variantă preferabilă
unui departament de marketing, care să cuprindă activităţile de marketing şi de logistică);
Pag. 15
Capitolul 5 – Serviciul Activităţi post-vânzare
(unii subsumează această activitate celei de Producţie / Servicii, alţii o privesc ca fiind un
capitol al logisticii)
Mentenanţa preventivă este „mentenanţa ce are ca obiect de activitate reducerea probabilităţilor de defectare
sau degradare a mijloacelor fixe". Tipurile de mentenanţă preventivă sunt următoarele:
a) Mentenanţa sistematică, respectiv „mentenanţa realizată prin activităţi de întreţinere, reparaţii
curente, revizii şi reparaţii capitale, constituite în “planul de exploatare şi reparaţii". (Sisteme de
întreţinere şi reparaţii preventive sub forma reparaţiilor planificate de tipul revizii tehnice (RT),
reparaţii curente de gradul 1 (RC1), gradul 2 (RC2), reparaţii capitale (RK), preventive sub forma
verificărilor periodice (Vp), reviziilor parţiale (Rp) şi a reviziilor generale (Rg), Sistemul de
întreţinere şi reparaţii preventive pe grupe de utilaje prin stabilirea frecvenţei intervenţiilor).
b) Mentenanţa predictivă, cu semnificaţia „mentenanţei realizate prin intermediul urmăririi
parametrilor de uzură ai elementelor sau subansamblurilor–cheie ale mijloacelor fixe, folosind
instrumente specifice (analizatoare de uzură, de vibraţii, de ulei, etc.)", urmând ca intervenţiile de
mentenanţă să fie realizate înainte de apariţia defectului.
Mentenanţa corectivă (curativă, paliativă) reprezintă ansamblul de activităţi realizate după defectarea
mijlocului fix sau după degradarea funcţiei sale în mod neprevăzut. Aceste activităţi constau în localizarea şi
diagnosticarea defectelor în intervenţii pentru restabilirea bunei funcţionări.
Pag. 16
5. Aburul tehnologic
6. Aerul condiţionat
7. Poluarea
8. Canalizarea
9. Deşeurile şi gunoiul
10. Activităţi de gospodărie zilnică
e) Asigurarea securităţii la locul de muncă
1. Procedurile folosite pentru îmbunătăţirea securităţii la locul de muncă:
2. Programul de lucru folosit pentru încurajarea muncitorilor să respecte protecţia
muncii:
22
Un model de stat de funcţii se găseşte în Anexa la prezentul document;
23
De regulă de viramente se ocupă Serviciul Financiar, însă în unele organizații mai mici de acestea se ocupă
administratorul sau resursele umane; adaptați în funcție de necesități;
Pag. 17
e) compară cerinţele cu disponibilul de personal;
f) întocmeşte un plan privind asigurarea necesarului de personal;
g) comunică toate rezultatele analizelor şi previzionărilor către persoanele şi structurile
decidente24;
4. Încadrarea personalului
a) întocmeşte contractele individuale de muncă şi actele adiţionale pentru întreg
personalul societăţii iar după semnare le transmite, în termenele prevăzute de lege,
inspectoratului teritorial de muncă în competenţa căruia este înregistrarea şi luarea lor
în evidenţă;
b) înscrie angajaţii pe statul de plată;
c) prezintă detaliat şi exact drepturile şi obligaţiile;
d) informează noii angajaţi despre atribuţiile locului de muncă;
e) explică obişnuinţele şi tradiţiile organizaţiei şi ale grupului de muncă;
f) introduce noii angajaţi pe post;
g) comunică direct şi periodic cu noii angajaţi;
5. Managementul carierei
a) identifică necesităţile de management al carierelor personalului pe termen scurt, mediu
şi lung;
b) elaborează planuri ale carierei pentru diferitele profesii;
c) stabileşte criteriile pe baza cărora se poate avansa în carieră;
d) elaborează un plan de acţiune pentru sprijinirea personalului societăţii;
e) înregistrează datele cu privire la oportunităţile profesionale;
f) consiliază personalul pe toată durata carierei;
g) evaluează periodic progresele realizate de salariaţi;
6. Evaluarea personalului
a) stabileşte criteriile de performanţă: gradul de realizare a obiectivelor, competenţa
profesională, caracteristicile personale (abilităţi, aptitudini, comportament);
24
Puteţi trece aici numele posturilor sau structurilor respective;
Pag. 18
b) întocmeşte şi administrează fişele individuale de evaluare pentru toţi salariaţii din
cadrul societăţii;
c) evaluează propriu-zis performanţele şi caracteristicile personale în raport cu
obiectivele şi standardele stabilite anterior;
d) valorifică informaţiile desprinse din evaluare în activităţile de motivare, promovare
sau identificare a nevoilor de perfecţionare profesională;
7. Instruirea personalului 25
a) concepe programele de pregătire şi perfecţionare;
b) selectează persoanele care vor participa la programele de pregătire şi perfecţionare;
c) organizează şi coordonează programele de pregătire şi perfecţionare;
d) asigură mijloacele necesare realizării pregătirii;
e) evaluează impactul programelor de pregătire şi perfecţionare asupra performanţelor
organizaţiei;
8. Motivarea personalului
a) stabileşte standardele de performanţă, precum şi obiectele individuale în funcţie de a
căror realizare se face recompensarea;
b) crează un sistem motivaţional stimulativ pentru obţinerea de performanţe;
c) comunică salariaţilor, foarte explicit, sarcinile, nivelul realizărilor, performanţelor
previzionate, precum şi a recompenselor la care au dreptul;
d) acordă motivaţiile, în funcţie de gradul de realizare a obiectivelor şi realizarea
sarcinilor stabilite postului;
9. Promovarea personalului
a) stabileşte criteriile de promovare;
b) planifică cariera fiecărui salariat;
c) organizează concursuri în vederea promovării;
d) realizează un diagnostic al dinamicii profesionale a fiecărui salariat sub forma
„Bilanţului profesional individual”;
25
Ca metode de pregătire şi perfecţionare putem aminti: prelegerile, seminariile, studiul de caz, simularea
managerială, jocul managerial, cateriile de teste etc.;
26
Anunţuri, reuniuni periodice de informare, informări şi mesaje prin e-mail, ziarul organizaţiei, adrese de
informare transmise salariaţilor etc.);
Pag. 19
f) identifică modalităţile de schimbare a culturii organizaţionale sau a unor componente
ale acesteia;
Pag. 20
Capitolul 2 – Serviciul fiscal
Art. 22 – Atribuţii principale
Serviciul fiscal îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) afectarea veniturilor şi cheltuielilor la exerciţiul financiar în care s-au angajat;
b) evaluarea activelor la intrare, în funcţie de costul istoric (care are o determinare
obiectivă şi este verificabil);
c) evaluarea anuală – la inventarierea patrimoniului – la valoarea de utilitate (actuală) a
tuturor activelor şi datoriilor;
d) evidenţierea pierderilor latente, a datoriilor probabile şi a deprecierilor de valoare – la
închiderea fiecărui exerciţiu – fără a ţine cont de eventualele plusvalori latente (din
prudenţă) şi acţiuni probabile;
e) repartizarea asupra rezultatului exerciţiului şi a costurilor perioadei, evidenţiate
distinct faţă de costul produsului (cum ar fi cheltuielile generale de administraţie sau
cheltuielile de desfacere);
f) completarea şi transmiterea în termen a declaraţiilor fiscale;
g) asigurarea efectuării la termen şi în cuantumul stabilit a vărsămintelor cuvenite
bugetului statului;
h) determinarea necesarului de credite pe anumite perioade;
i) asigurarea restituirii la termen a împrumuturilor;
Pag. 21
a) asigură efectuarea corectă şi la zi a înregistrării contabile a operaţiilor economico-
financiare ale societăţii în ordine cronologică şi sistematică, potrivit legii;
b) urmăreşte periodic starea financiară a conturilor în bănci şi efectuează punctajul cu
extrasele de cont luând măsuri de corectare a eventualelor erori;
c) elaborează bilanţul contabil, situaţia principalilor indicatori economico-financiari şi a
analizei pe bază de bilanţ;
d) colaborează cu administratorul IT în vederea realizării unor norme de gestionarea în
bune condiţii a bazei de date şi le aduce la cunoştinţa personalului;
e) promovarea unor instrumente de management prin costuri care să permită
fundamentarea deciziilor în acest domeniu;
f) ţine evidenţa sintetică şi analitică a mijloacelor fixe, a stocurilor şi a obiectelor de
inventar, a lucrărilor de investiţii, a furnizorilor, debitorilor, creditorilor, clienţilor;
g) întocmeşte balanţele de verificare şi celelalte situaţii prevăzute de lege, analizează
datele reflectate de acestea şi propune sau ia măsuri corective ce se impun;
h) furnizează Institutului Naţional de Statistică datele necesare acestuia în vederea
elaborării statisticilor privitoare la fenomenele de masă din natură şi societate;
i) furnizează datele necesare întocmirii calculaţiilor de preţ şi efectuează aceste calculaţii
în colaborare cu serviciul financiar;
j) ţine la zi şi în condiţiile prevăzute de lege registrele de contabilitate;
k) organizează, clasează, îndosariază şi păstrează la arhivă toate documentele care stau la
baza operaţiilor contabile;
l) îndeplineşte orice alte atribuţii din domeniul său de activitate, potrivit legii.
Titlul 10 – Departamentul IT
Art. 27 – Atribuţii principale
Departamentul IT îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
1. Planificarea resurselor gestionate:
a) Identifică activităţile care asigura buna funcţionare a soluţiilor IT&C (Information
Technology and Communications);
b) Alocă resursele necesare pentru menţinerea în funcţiune şi dezvoltarea soluţiei curente
IT&C;
c) Planifică operaţiile necesare menţinerii în funcţiune a soluţiilor curente IT&C;
d) Stabileşte priorităţile în domeniu;
28
Păstraţi doar ceea ce este specific organizaţiei dvs. (asociaţi şi părţi sociale, sau acţionari şi acţiuni);
Pag. 23
d) Evaluează modul în care soluţiile IT&C propuse satisfac cerinţele organizaţiei /
utilizatorului;
e) Aprobă proceduri de optimizare a activităţilor din sistem (de adaptare, up-gradare,
reconfigurare, optimizare etc.);
29
Puteţi stabili şi Administratorul / Administratorii / Consiliu de Administraţie; prin aceasta flexibilizaţi
modificarea Regulamentului, altfel, dacă există un număr mai mare de asociaţi, doar o dată pe an puteţi modifica
Regulamentul ceea ce este periculos într-un mediu concurenţial în care adaptabilitatea organizaţiei este la o
necesitate absolută;
30
Data poate fi cea a afişării sau o dată prestabilită; puteţi pune şi data aprobării însă riscaţi să produceţi haos în
cadrul organizaţiei deoarece nu toate structurile vor lua la cunoştinţă concomitent modificările apărute, şi în plus
există şi o organizare fizică a compartimentelor şi a modului de funcţionare;
Pag. 24
Anexe:
1. Organigrama 31
Director General
Maistru Tehnician
31
Organigrama este reprezentarea grafică a structurii organizatorice a unei unităţi economico-sociale (societate
comercială, asociaţie, fundaţie, instituţie, întreprindere individuală etc.; numită şi organigramă generală) sau a
unor componente ale acestora (numită şi organigramă parţială), care arată modul cum au fost constituite şi
grupate compartimentele de muncă, subordonarea acestora unor funcţii de conducere (manageriale), precum şi
legăturile de autoritate ierarhică din cadrul acesteia. Organigramele pot fi organizate piramidal, circular sau de la
stânga la dreapta. Deasemenea, se pot organiza pe posturi (prezentând ierarhizarea posturilor), pe structuri
(prezentând ierarhizarea compartimentelor), sau mixt (un amestec între organigrama posturilor şi
compartimentelor); mai există şi organigrame matriceale, organizate în jurul centrelor de responsabilitate
(marketing, organizare, proiectare produse, proiectare tehnologii etc.) şi obiectivelor avute în vedere;
Pag. 25
2. Stat de Funcţii 32
32
Document sub forma de schemă generală sau tabel ce cuprinde posturile, funcţiile, limitele de salarizare şi de
încadrare ale personalului dintr-o unitate economică sau instituţie; vezi capitolul dedicat atribuţiilor
departamentului de resurse umane;
Pag. 26
33
3. Fişa de lucru pentru ROF
1. Activităţile compartimentului 34
3. Atribuţiile compartimentului 36
4. Sarcinile individuale 37
Denumirea postului,
numele şi prenumele persoanei ocupante a postului,
pregătirea (studii),
33
Fişa de lucru pentru ROF se utilizează pentru culegerea informaţiilor la nivel de compartimente – birou,
serviciu, direcţie etc.;
34
corespunde coloanei privind activităţile din Fişa Compartimentului;
35
corespunde coloanelor privind lucrările aferente activităţilor din Fişa Compartimentului;
36
Corespunde coloanei privind atribuţiile aferente activităţilor din Fişa Atribuţiilor pe Compartimente;
compartimentele pot fi birou, serviciu, direcţie etc.; atribuţiile să fie pe cât posibil cuantificabile. Formulările
consacrate sunt:
- Asigură ................................................. prin ce?
- Urmăreşte ............................................. ce şi când?
- Îndrumă ................................................ în ce constă?
- Controlează ........................................... ce, cum şi când?
- Avizează ............................................... ce, în termen de, pentru cine?
37
Prezentaţi lucrările ce trebuie să le realizeze;
Pag. 27
vechime în funcţie,
vârstă,
lucrările realizate: descriere, periodicitatea realizării, cui sunt transmise şi la ce
termen, gradul de complexitate (normal, complex, foarte complex),
sursele de informare pentru realizarea sarcinilor,
volum de muncă necesar (ore etc.);
4. Fişa Compartimentului 38
Compartimentul .............................
Nr. Activităţile Lucrările specifice activităţilor Observaţii
Crt. compartimentului Grad de
Denumire Periodicitat Destinatar şi
.............. complexitat
a lucrării e termen
e
0 1 2 3 4 5 6
1. Activitatea A Lucrarea 1 Săptămânal Departamentul 2
X, fiecare vineri
Lucrarea 2 Lunar Departamentul 3 Lucrarea se
Y, 20 ale lunii transmite la
finalizare clientului
2. Activitatea B Lucrarea 1 Trimestrial Departamentul 3
Z, Director
General
Lucrarea 2 Zilnic Serviciul W 1 Lucrarea se
utilizează în cadrul
organizaţiei
39
5. Fişa Atribuţiilor pe Compartimente
38
Fişa Compartimentului se realizează pentru fiecare compartiment în parte; în cadrul fişei se înscriu activităţile
ce se derulează în cadrul compartimentului respectiv;
39
Aceste atribuţii sunt altele decât lucrările corespondente activităţilor menţionate în Fişa Compartimentului.
Formulările consacrate sunt:
- Asigură ................................................. prin ce?
- Urmăreşte ............................................. ce şi când?
- Îndrumă ................................................ în ce constă?
- Controlează ........................................... ce, cum şi când?
- Avizează ............................................... ce, în termen de, pentru cine?
Pag. 28
40
6. Fişa Sarcinilor Individuale
Nume şi prenume
Postul ocupat
Studii
Vechime în funcţia ocupată
Vârsta
40
Pornind de la elementele cuprinse în Fişa Compartimentului şi Fişa Atribuţiilor pe Compartimente, se
completează Fişa Sarcinilor Individuale; aceastp fişă trebuie elaborată pentru fiecare salariat în parte;
Pag. 29
41
7. Nomenclatorul Arhivistic (model)
Aprobat prin Ordinul (Decizia) (cui) ______ nr. ________ din _______________
Pag. 30
participării la cursuri de
pregătire, prefecţionare etc.
Fişe individuale de evaluare 5 ani
profesională a salariaţilor
Registrul de evidenţa 5 ani
abaterilor sancţionate
Probleme de personal, 2 ani
adeverinţe eliberate
personalului
Jurnale şi registre de 10 ani43
contabilitate
Financiar-Contabil Fişa de evidenţă contabilă pe 10 ani
conturi
Note de contabilitate diverse 10 ani
Conturi sintetice 10 ani
Conturi analitice 10 ani
Etc.
43
A se vedea art. 25 din Legea Contabilitatii nr.82/1991 aşa cum a fost republicată în Monitorul Oficial partea I
nr.454/18.06.2008;
Pag. 31