Contabilitatea trebuie sa ofere o imagine fidela, clara si
completa a patrimoniului. Uneori, insa, pot aparea discrepante
intre datele din contabilitate si realitate, cauzate de anumite fenomene economice, naturale, neglijente, greseli, delapidari etc. Concordanta dintre informatiile scriptice si cele reale se poate verifica cu ajutorul procedeului numit inventariere. Inventarierea reprezinta ansamblul operatiilor de verificare faptica a existentei elementelor patrimoniale sub aspect cantitativ, calitativ si valoric. Inventarierea se afla in stransa legatura cu celelalte procedee ale contabilitatii. Astfel, toate operatiile economice se consemneaza in documente, iar datele din documente se inregistreaza in conturi. Informatiile din conturi sunt verificate cu ajutorul balantei si se confrunta cu realitatea prin intermediul inventarierii. Inventarierea sta la baza intocmirii unui bilant real, contribuind la asigurarea imaginii fidele si la aplicarea principiului prudentei. existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ- valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza. In temeiul art. 8 alin. (1) din Legea contabilitatii, unitatile patrimoniale au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul anului, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii: a) in cazul modificarii preturilor; b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege; c) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere; d) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune; e) cu prilejul reorganizarii gestiunilor; f) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora sau in alte cazuri prevazute de lege. Inventarierea si inventarul joaca un rol de seama si indeplinesc functii importante in contabilitate si in gestiunea patrimoniului: a) functia de baza consta in verificarea realitatii si integritatii patrimoniului unitatii. Ea este un mijloc de control al gestionarii, administrarii si pastrarii mijloacelor economice si a surselor corespunzatoare din unitatile economice sau institutiile de stat. b) Prin inventariere se determina si marimea unor indicatori economici cuprinsi in contabilitate si in bilant. Pe acesta baza are loc determinarea productiei neterminate si se furnizeaza informatii cu caracter real asupra indicatorilor cuprinsi in bilantul contabil, raspunzand cerintelor metodei contabilitatii. De aceea, inventarierea precede si pregateste elaborarea bilantului contabil anual. c) Cu prilejul invenatarierii sunt evidentiate si valorile neutilozabile, stocate, avariate sau degradate, creantele si angajamentele cu termen expirat. Constatarea deprecierilor de bunuri si valori sta la baza provizioanelor. d) Inventarierea este o parghie importanta de control asupra integritatii patrimoniului si a cresterii raspunderii materiale. Cu acest prilej sunt puse in evidenta sustragerile, deficitele in pastrarea bunurilor si se stabilesc raspunderile si masurile de recuperare a pagubelor. 1. Inventarierea anuala, avand ca scop reflectarea in bilant a situatiei reale a patrimoniului, este obligatorie pentru toate unitatile. Fiind o lucrare premergatoare intocmirii bilantului, aceasta cuprinde mijloacele economice proprii si cele apartinand altor unitati dar care se gasesc in unitatea respectiva in pastrare, inchiriere, concesionare, prelucrare, drepturile si obligatiile intreprinderii, deci este o inventariere generala si completa. 2. Inventarierea periodica sau de gestiune se efectueaza la anumite perioade: trimestre, luna, decada. Ea poate fi partiala, avand ca obiect constatarea existentei anumitor mijloace sau surse. 3. Inventarierea ocazionala este determinata de predarea-primirea gestiunilor, de calamitati, de comasari a unitatilor, putand fi generala sau partiala. 4. Inventarierea inopinata este efectuarea fara anuntare prealabila a gestionarului, dar in prezenta lui, la datele stabilite de cenzori in planul de control, cand sunt indicii de existenta a plusurilor si a minusurilor in gestiune. De regula, este inventariere partiala. Sintetizand, se poate spune ca, daca avem in vedere obiectul, sfera de cuprindere si statutul economico-juridic, inventarul este de doua feluri: civil si general-contabil. Inventarierea general-contabila are caracter periodic si se efectueaza la inceputul activitatii, la sfarsitul fiecarui an de gestiune - inchiderea exercitiului financiar si in caz de lichidare sau fuzionare. 1. Inventarierea totala - consta in numararea, masurarea, cantarirea mijloacelor patrimoniale cuprinse in inventariere. 2. Inventarierea prin sondaj - consta in numararea, cantarirea, masurarea anumitor feluri de mijloace economice. 1. Inventariere de constatare a existentei elementelor patrimoniale, urmarindu-se existenta mijloacelor economice si a surselor agentilor economici 2. Inventarierea pentru determinarea valorii de utilitate a elementelor patrimoniale pentru stabilirea importantei, a gradului de folosire a mijloacelor economice. S.C. BLOOM MEDIA SRL, este un institut de cercetari de piata si a fost infiintat in 1996. Institutul este societate comerciala cu rarpundere limitata uni cu capital privat, avand un capital social de 20.000 lei. Organul de conducere este Adunarea Generala a Actionarilor format din doi asociati. Sociatatea este reprezentata de managerul general si de doi manageri care participa la conducerea societatii. Institutul desfasoara in principal activitatea de: - sondare opinie publica, - cercetare piata; - publicitate si promovare produse, In urma inventarierii, in patrimoniul societatii. au avut loc urmatoarele operatii contabile: 1. N.O. constatare de minus la materii prime, in cadrul normelor legale de scazamant: 601"Cheltuieli privind materiile = 301"Materii prime" 5.000.00 lei prime" 2. N.O. constatare de minus la produse finite,imputabil: 711"Variatia stocurilor" = 345 "Produse finite" 3.000.00 lei 3. N.O. imputarea minusului constatat la produse finite, angajatului societatii, la valoarea constatata,TVA 19%: 4282 "Alte creante si datorii in = % 3.570.00 lei legatura cu personalul" 758"Alte venituri din exploatare" 3.000.00 lei 4427"TVA colectata" 570.00 lei 4. N.O. retinerea din salariul angajatului vinovat de minusul constatat la produse finite, a imputatiei: 421"Personal-remuneratii datorate" = 4282"Alte datorii si 3.570.00 lei 5. N.O. constatare de plus la marfuri: 371"Marfuri" = 607"Cheltuieli privind 4.500.00 lei marfurile" 6. N.O. constatare, in urma inventarierii, de plus in casierie: 5311"Casa in lei" = 758"Alte venituri din 2.500.00 lei exploatare" 7. N.O. constatare de minus la inventariere, la semifabricate, imputabil: 711"Variatia stocurilor" = 341"Semifabricate" 1.000.00 lei 8. N.O. imputarea prejudiciului referitor la semifabricate" 461"Debitori diversi" = % 1.190.00 lei 758"Alte venituri din exploatare" 1.000.00 lei 4427"TVA colectata" 190.00 lei 9. N.O. constatare de plus la inventariere la aparatura birotica" 214"Aparatura birotica" = 131"Subventii pentru 1.500.00 lei investitii" 10. N.O. constatare de minus la materiale auxiliare, pentru care la data inventarierii nu se poate determina faptul generator" 473"Decontari din operatii in curs = 3012"Materiale auxiliare" 500.00 lei de clarificare" 11. N.O. solutionarea ulterioara a cazului: minus generat de calamitati naturale" 671"Cheltuieli privind calamitatile = 473"Decontari din 500.00 lei si alte evenimente extraordinare" operatii in curs de clarificare" 12. N.O. constatare de minus la marfuri, imputabil: 607"Cheltuieli privind marfurile" = 371"Marfuri" 4.000.00 lei 13. N.O. imputarea prejudiciului referitor la marfuri, persoanei vinovate, la valoarea de inventar, TVA 19%: 461"Debitori diversi" = % 4.760.00 lei 758"Alte venituri din exploatare" 4.000.00 lei 4427"TVA colectata" 760.00 lei Dupa efectuarea inventarierii si contabilizarii regularizarilor de inventar, se intocmeste o noua balanta a conturilor. Functia acesteia se manifesta cu precadere pentru pregatirea informatiei necesare determinarii rezultatului exercitiului si asigurarea suportului informational necesar redactarii bilantului contabil. Balanta se redacteaza inainte de stabilirea rezultatului exercitiului si nu dupa determinarea acestuia. Ea se delimiteaza si ca suport informational pentru inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli. In urma inregistrarii operatiilor determinate de lucrarile de inchidere a exercitiului financiar, se presupune urmatoarea balanta a soldurilor conturilor la 31.XII.2007 In concluzie, chiar daca nu este desemnat un gestionar procedura inventarierii trebuie respectata iar raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii 82/1991 , republicata, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii. Pentru minusurile existente în gestiune s-a încheiat nota de constatare, pentru neregulile existente făcându- se vinovat gestionarul societăţii, lipsa constatatăimputându-se acestuia din urmă.La sfârşitul inventarierii tuturor elementelor s-a încheiat un „Proces verbal de inventariere şi control gestionar” care a cuprins toate constatările, având anexate toate notele explicative, procesele verbale intermediare încheiate, deciziile de inventariere,declaraţiile de inventariere, listele de inventariere etc Aprecierea generală a Comisiei de control si a Compartimentului ControlFinanciar de Gestiune este ca nu au fost constatate fapte foarte grave, iar singura neregula constatata fiind cauzata de neatentia gestionarului