AGENDA ELECTRONICĂ

• O agendă este un carnet cu foi asemănător unui calendar, în care se

notează lucrurile care urmează să fie făcute la anumite date.

• Agendele tipărite consistă în general dintr-un calendar, un jurnal, o

carte de adrese, pagini albe etc.

• Odată cu apariția telefoanelor celulare la capătul secolului al XX-lea și

începutul secolului al XXI-lea, agendele tradiționale tipărite au început
să fie înlocuite de aplicații informatice pe smartphone.
 Importanța agendei electronice

• Fie că vorbim de telefoane mobile, notepad-uri, tablete, laptopuri,

mai nou și ceasuri inteligente, aparatura devine din ce în ce ma
performantă, astfel încât vine în ajutorul nostru cu tot mai multe oportunități în mediul
virtual.
• Se cunosc astfel în fiecare zi noi dispozitive, noi softuri, noi aplicații și noi update-
uri, care aduc mai mult și mai mult decât ziua precedentă. În acest context de
dezvoltare virtuală, au fost descoperite avantajele pe care le oferă gadget-urile în
activitatea profesională.
• Activitatea unei companii sau corporații devine mai ușor de cunoscut potențialilor
clienți, apropiindu-se astfel de aceștia și devenind mai tangibilă din punct de vedere
informativ, rutina zilnică a unui afacerist este ușurată chiar prin intermediul
domeniului virtual.
Se cunosc zeci de aplicații create special pentru mediul business, pregătite să ofere
maximum de eficacitate, în schimbul unui efort minimal.
Cu ajutorul agendei electronice:
• se poate urmări în mod sistematic și organizat corespondența;
• se ține o evidență strictă a sarcinilor și a întâlnirilor de afaceri pe zile, săptămâni, luni,
existând și posibilitatea de avertizare cu ceva timp înainte asupra întâlnirilor importante;
• se introduce o sarcină, o întrevedere care se repetă la intervale regulate;
• se coordonează şi se planifică automat datele şedințelor pentru toți participanții, dacă
au și aceștia astfel de agende electronice;
• se poate alege o anumită modalitate de afișare a înregistrărilor;
• se păstrează adresele și numerele de telefon introduse cu posibilitatea regăsirii rapide a
acestora.
 
 Colectarea, prelucrarea și folosirea informațiilor
 

• Gestionarea informațiilor este o verigă importantă ce intervine în

fluxul informațional.
• Complexitatea procesului de gestionare a datelor și informațiilor este
dată de faptul că acest proces presupune colectarea, selectarea,
prelucrarea, valorificarea, ordonarea, clasificarea și arhivarea a
multiple informații, care se pot reprezenta sub forme foarte diverse:
texte, grafice, imagini, discuții etc.

• Pentru fiecare tip de prezentare a informațiilor trebuie găsit mijlocul

ideal de gestionare.
 •Informația poate fi obținută din diverse surse: rapoarte, registre,
chestionare, întâlniri de lucru, interviuri, grafice, reviste, cărți, manuale
școlare, biblioteci reale și virtuale, programe mass-media educative,
broşuri, pliante, culegeri, participare la prelegeri, cursuri, radio,
televiziune, internet, contacte cu alte organizații, baza proprie de
date,cercetări de piață, servicii de informații, anuare, monografii.

•In funcție de sursă, informațiile pot fi culese pe suport de hârtie, în

format electronic sau sub formă orală.
Gestionarea informațiilor cu ajutorul agendei electronice
Gestionarea informațiilor cuprinde mai multe etape:
1. Colectarea;
2. Selectarea;
3. Prelucrarea ;
4. Valorificarea;
5. Ordonareași clasificarea;
6. Arhivarea sub forma de texte, imagini, grafice, cifre,
discuții, etc.
Surse de obținere a informației
- Rapoarte;
- Registre;
- Chestionare;
- Întâlniri de lucru;
- Reviste;
- Internet;
Prelucrarea informațiilor folosind
agenda electronică se realizează
printr-o serie de etape:
1. Colectarea; 2.
memorarea
2. Memorarea; org 3.

co
ani
zar

lec
1. rea
ea
3. Organizarea;

ta
4. Codificarea;
9.

co
5. Tratarea;

4. are
d
transmiterea

ifi
c
6. Transformarea;

a
7. Regăsirea; PRELUCRAREA
8. Distribuirea; 8.
5.
tratarea
9. Transmiterea. distribuirea

7. 6.
regăsirea transformarea
 Etape în utilizarea informației

Identificarea surselor care Căutarea informațiilor în surse

furnizează informația Prezentarea informației
 Validitatea informațiilor folosite de agenda electronica

• DEX-VALIDITATE s. f. 1. calitatea de a fi valid. 2. (log.) proprietate a unei expresii de a fi adevărată,

corectă, (în log. simbolică) proprietate a unor expresii logice de a fi adevărate prin introducerea lor în orice
interpretare a variabilelor componente.

• Pentru a fi utile, informațiile trebuie să fie relevante și valide pentru luarea deciziilor de către utilizatori.
Informatiile sunt relevante și valide atunci când influențează deciziile economice ale utilizatorilor, ajutându-i pe
aceștia să evalueze evenimente trecute, prezente sau viitoare, confirmând sau corectând evaluările lor anterioare.

• Informația are calitatea de a fi validă atunci când nu conține erori semnificative, nu este părtinitoare, iar
utilizatorii pot avea încredere că reprezintă corect ceea ce şi-au propus să reprezinte sau ceea ce se așteaptă, în
mod rezonabil, să reprezinte.
 Organizarea unei agende electronice
Agenda trebuie trasata si urmarita:  
• in prima etapa pentru un an de zile.
• apoi la nivelul a doua luni: luna in curs + luna viitoare.
• saptamanal.
• zilnic.
Exemple de task-uri anuale:
• Termene fixe (raportari, efectuare plati, analize, controale, etc.).
• Zile de nastere (colegi, clienti, etc.).
• Evenimente cunoscute (conferinte, training-uri, etc.).
• Activitati previzibile (intocmirea anuala a bugetului sau a planului de lucru pentru anul
urmator, audituri interne, audituri  externe – ISO, etc.).
• Concedii de odihna (ale angajatilor din subordinea directa, ale tuturor angajatilor, etc.)
• Sarbatorile legale.
• Orice alte obiective de indeplinit in noul an (acestea se vor „traduce” in task-uri la nivel de
luna, de saptamana si apoi in task-uri zilnice). 
Unde ne tinem agenda?
• Outlook sau orice alta aplicatie de mail care are optiunea de Calendar (avantaj: optiunea reminder).
• Outlook + Word (daca esti genul de persoana careia ii place sa scrie mai elaborat). Recomandabil
ca in Word agenda fiecarei luni sa fie un document distinct. Toate cele 12 agende se creeaza in luna
decembrie pentru tot anul urmator.
• Outlook + Excel (pentru persoanele mai tehnice, ce vor sa puna tot felul de filtre). Aici luna,
saptamana, ziua pot fi inregistrate in coloane distincte, aplicandu-se apoi filtre, sau fiecare luna
poate sa fie detaliata intr-un sheet separat. Toate cele 12 agende se creeaza in decembrie pentru tot
anul urmator.
Alte tips&tricks:
• Indiferent de format, agenda trebuie sa permita inregistrarea in avans a task-urilor.
• Task-urile nefinalizate intr-o zi se reprogrameaza la o data ulterioara.
• Daca nu se stie noua data, se inregistreaza la o sectiune „General” a lunii
respective, ramanand a fi reprogramata.
• Task-urile din agenda/caietul hard copy se trec intotdeauna in formatul
• electronic.  
• Agenda pentru a doua zi se revizuieste la finalul zilei anterioare
 Utilizarea agendei electronice
 
Avantaje:
• - Agenda reamintește fiecare eveniment (întâlnire sau discuție) înainte de ora prestabilită.
• - Utilizatorul găsește rapid orice persoană sau firmă din lista de contacte, precum și un anumit eveniment.
• - Memorează toate evenimentele legate de o persoană sau o firmă. Acestea pot fi vizualizate rapid și
tipărite.
• - Utilizatorul poate înregistra cu o singură operație evenimentele care se repetă în anumite zile ale
săptămânii sau la anumite date ale lunii, pe orice interval de timp dorit.
• - Spațiul este nelimitat, agenda poate fi folosită un timp îndelungat, mai mulți ani.
• - Utilizatorul poate transfera întregul program într-un alt calculator.
• - Lista contactelor poate fi prelucrată și în alte formate.
• - Programul rulează pe calculatorul personal, nu pe internet, iar accesul la program se realizează
• role, ceea ce asigură securitate și confidențialitate maximă.
• - Programul nu necesită cunoştințe suplimentare și poate fi folosit de orice persoană care are noțiunile
elementare privind utilizarea calculatorului.
• 
 •Dezavantaje:
• În momentul utilizarii unui device electronic exista riscul de a ne fi
distrasă atenția de mai mulți factori, precum reclamele, notificarile de
pe rețelele de socializare sau mesajele.

• De multe ori se poate întâmpla ca device-ul pe care îl utilizăm să

rămană fără baterie sau să nu avem acces la internet.