Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ghidul solicitanilor
Cererea de propuneri de proiecte
Mai 2012
KEK-CDC Consultants, Universittstrasse 69, CH-8006 Zrich FDSC, Splaiul Independenei nr. 2K, intrarea 1, etaj 4, sector 3, Bucureti, Romnia FP, Str. Arsenalului nr.13, Miercurea Ciuc 530120, jud. Harghita, Romnia
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Cuprins
Abrevieri 1 1 2 Informaii generale despre Program Obiectivele Schemei de grant pentru Parteneriate Reguli aplicabile prezentei Cereri de propuneri de proiecte
2.1 Criterii de eligibilitate
2.1.1 Pentru solicitant 2.1.2 Parteneriate i criterii de eligibilitate pentru partener/i 2.1.3 Eligibilitatea proiectelor 2.1.4 Eligibilitatea costurilor 2.1.5 Cum se completeaz cererea de finanare i procedurile aplicabile
3 4 5 7
7
7 8 9 10 12
13 14
14 14 15 17
2.4 Contractarea 18 2.5 Raportare, proceduri de plat si audit reguli aplicabile n perioada de implementare a proiectului 21
2.5.1 Raportarea 2.5.2 Pli 2.5.3 Audit 21 21 22
OIE pentru FT PE
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Abrevieri
ADC AE AELS BCE CC CE CFN CHF FDSC FP FE FP KEK-CDC OIE ONG OSC SEE TVA UNC UE
Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare Agenia Executiv Asociaia European a Liberului Liechtenstein, Norvegia, Elveia) Biroul Contribuiei Elveiene, Bucureti Comitetul de Coordonare Comitetul de Evaluare Contract de finanare nerambursabil (grant) Franc elveian Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile Fundaia pentru Parteneriat Fondul pentru Experi Fondul pentru Parteneriate KEKCDC Consultants Organismul Intermediar Elveian Organizaie neguvernamental Organizaie a societii civile Spaiul Economic European Taxa pe Valoare Adugat Unitatea Naional de Coordonare Uniunea European Schimb (Islanda,
OIE pentru FT PE
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Programul de Cooperare Elveiano-Romn face parte din ajutorul nerambursabil oferit de Consiliul Federal Elveian ctre 12 state membre ale UE care au aderat n perioada 2004 2007. Sprijinul Elveiei este expresia solidaritii cu noile state membre UE i pune bazele unei stabile cooperri economice i politice ntre aceste state. Programul de cooperare Elveiano-Romn i propune s: contribuie la reducerea disparitilor economice i sociale dintre Romnia i alte ri din UE mai avansate (ri din UE extins), i contribuie, n interiorul Romniei, la reducerea disparitilor economice i sociale dintre centrele urbane dinamice i regiunile periferice structural mai slabe.
Contribuia elveian reprezint un element important al relaiilor bilaterale dintre Elveia i Romnia. Programul de Cooperare Elveiano-Romn va spori vizibilitatea relaiilor bilaterale i va oferi spaiul necesar pentru o bun utilizare a expertizei i cunoaterii elveiene. Msurile suport din Programul de cooperare Elveiano-Romn urmresc dezvoltarea durabil, economic i social echilibrat. Programul de Cooperare Elveiano-Romn este ghidat de urmtoarele principii: transparen, incluziune social, oportuniti i drepturi egale, mediu durabil, angajament fa de toi actorii implicai, subsidiaritate i descentralizare. n cadrul acestui Program au fost stabilite instrumente financiare diferite. Prezentul Ghid al solicitanilor se refer la Schema de grant pentru Parteneriate care va finana proiecte de parteneriat instituional. Aceasta reprezint prima rund a Cererilor de propuneri de proiecte, iar o a doua rund se estimeaz a fi lansat n 2014. n anul 2011, Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare (ADC) a selectat consoriul format din KEK-CDC Consultants (www.kek.ch), Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile (www.fdsc.ro) i Fundaia pentru Parteneriat (www.repf.ro) ca fiind Organismul Intermediar Elveian pentru administrarea Fondului Tematic pentru Parteneriate i Experi. Schema de grant pentru Parteneriate reprezint un instrument din cadrul Fondului Tematic pentru Parteneriate i Experi (FT PE).
OIE pentru FT PE
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Obiectivul general al Schemei de grant pentru finanarea proiectelor comune ale parteneriatelor instituionale este s promoveze i/sau s consolideze parteneriatele instituionale dintre partenerii romni i elveieni pentru a contribui la soluionarea provocrilor specifice dezvoltrii, pentru a ntri capacitatea i structurile partenerilor instituionali romni, pentru a beneficia de valoarea adugat elveian i a contribui la ntrirea parteneriatelor. n mod special, parteneriatele bazate pe voluntariat i angajament personal ar trebuie s fie apreciate i consolidate. Vor avea prioritate parteneriatele instituionale dintre organizaii non-profit romne i elveiene, organizaii guvernamentale i alte organizaii publice, entiti teritoriale i parteneri sociali romni i elveieni, care abordeaz provocri relevante ale dezvoltrii. Realizrile din cadrul proiectelor vor trebui s contribuie la urmtorii indicatori de program. V rugm s reinei c selecia indicatorilor se va face n funcie de proiect i, de asemenea, pot fi propui i ali indicatori: mbuntirea calitii parteneriatelor dintre instituii elveiene si romneti Cele mai semnificative schimbri bazate pe cunoaterea i expertiza elveian Cele mai semnificative cunotine dobndite de partenerii elveieni prin implicarea n proiect Proporia finanrii elveiene pentru fiecare partener romn Numrul de persoane (brbai/femei) care au beneficiat de cunotinele i expertiza elveian Nivelul de schimb de expertiz (numrul de persoane, idei, instrumente, frecvena vizitelor) Nivelul de cooperare n cadrul reelelor locale Numrul de parteneri romni i elveieni Numrul de ateliere pentru bune practici i transfer de cunotine Alocarea financiar oferit Suma indicativ total disponibil pentru prima rund este 2.500.000 CHF (1.000.000 CHF pentru granturi mici i 1.500.000 CHF pentru granturi mari) n cadrul acestei Cereri de propuneri de proiecte, sunt vizate dou tipuri de proiecte avnd n vedere mrimea grantului, respectiv:
GRANTURI MICI:
minim: 10.000 CHF maxim: 100.000 CHF minim: 100.001 CHF maxim: 250.000 CHF
GRANTURI MARI:
Finanarea nerambursabil (grantul) pentru implementarea activitilor va acoperi maxim 85%, respectiv 90% din totalul costurilor eligibile, suportate n franci elveieni (CHF), n funcie de tipul solicitantului, i anume:
OIE pentru FT PE 5
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
n cazul n care solicitantul este o instituie/ autoritate public / entitate teritorial, va primi un grant reprezentnd echivalentul a maxim 85% din totalul costurilor eligibile; n cazul n care solicitantul este un ONG/ partener social, va primi un grant reprezentnd echivalentul a maxim 90% din totalul costurilor eligibile. Solicitantul (viitorul beneficiar de grant/ Agenia Executiv) trebuie s fie pe deplin contient de faptul c, n funcie de tipul su, va trebui s contribuie, pe parcursul implementrii proiectului, cu cel puin 15%, respectiv 10% din totalul costurilor eligibile. Contribuia reprezentnd co-finanare poate fi din resurse proprii (i/sau ale partenerilor) sau din alte surse de finanare1. Contribuia proprie poate fi n totalitate n numerar (nsemnnd pli n numerar, transferuri bancare, pli cu cardul i alte instrumente financiare) sau parial n natur. Contribuia n natur nu poate depi 5% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. Contribuia n natur poate lua urmtoarele forme: munca voluntar2, amortizarea mijloacelor fixe (echipamente de birou, instalaii tehnice, mobilier i vehicule) necesare pentru furnizarea serviciilor care au legtur cu proiectul. Din totalul sumei de grant, un procent de minim 51% trebuie alocat prii romne (solicitant i, dac este cazul, partner/i romni).
Numrul cererilor de finanare i a granturilor per solicitant Un solicitant poate depune doar 1 (una) cerere de finanare pentru fiecare Cerere de propuneri de proiecte, pentru granturi mici sau pentru granturi mari.
Din alte surse, altele dect fonduri elveiene, ale Uniunii Europene, SEE i Programul norvegian de cooperare cu Romnia (Norway grants)
2
Pentru a determina valoarea muncii voluntare, se va ine cont de timpul dedicat implementrii proiectului (n ore/ zile) i venitul pe care l-ar realiza o persoan angajat pe un post similar (de preferat n aceeai organizaie).
OIE pentru FT PE
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Pentru a fi eligibili pentru acordarea unui grant, potenialii solicitani pot fi: organizaii neguvernamentale i nonprofit, nfiinate i cu sediul n Romnia, organizate i conduse conform legislaiei romneti n vigoare cu privire la organizaiile neguvernamentale, respectiv: asociaii, fundatii, federaii constituite conform prevederilor OG nr.26/2000 sau Legii nr. 21/1924 privind asociaiile i fundaiile, cu modificrile i completrile ulterioare, autoriti romne locale i centrale, instituii/agenii publice, servicii guvernamentale deconcentrate la nivel local, instituii de educaie, institute de cercetare cu profil nonprofit; uniti administrativ-teritoriale romne, care pot fi reprezentate de autoriti locale; parteneri sociali romni, nsemnnd sindicate i patronate recunoscute i reprezentative la nivel naional. n plus fa de criteriile menionate mai sus, potenialii solicitani trebuie de asemenea, s ndeplineasc urmtoarele condiii: s aib personalitate juridic, s fie administrate i organizate conform legilor romne n vigoare, i s fie capabili, conform statutului/ regulamentelor lor, s acioneze n domeniul abordat prin proiect i s fie direct rspunztori pentru elaborarea i managementul proiectului mpreun cu partenerii lor i s nu acioneze ca intermediari. Solicitanii neeligibili sunt, n special, partidele politice, structurile religioase (culte religioase, asociaii religioase etc.), dar i persoanele fizice. Potenialii solicitani nu au dreptul s participe la prezenta Cerere de propuneri de proiecte sau s primeasc o finanare nerambursabil dac: (a) sunt n faliment, sunt intrai n administrarea unei autoriti judiciare sau n curs de lichidare, i-au suspendat activitile, sunt subiect al procedurilor viznd aceste aspecte sau sunt ntr-o situaie similar ca urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau reglementrile naionale n vigoare; (b) sunt vinovai de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Organismul Intermediar Elveian le poate justifica; (c) nu i-au ndeplinit obligaiile referitoare la plata contribuiilor la asigurrile sociale sau la plata taxelor i impozitelor n conformitate cu prevederile legale din ara n care sunt nregistrai; (d) au fcut obiectul unei hotrri definitive res judecata pentru fraud, corupie, implicarea ntr-o organizaie criminal sau orice alt activitate ilegal n detrimentul
OIE pentru FT PE
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
intereselor financiare, fr s existe dovezi c s-au luat n ultimii ani msuri de corecie n acest sens; (e) au fost declarai a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale privind procedurile de achiziie sau procedurile de acordare a finanrilor nerambursabile din bugetul Guvernului Elveian sau a altor donatori internaionali; (f) sunt subiect al unui conflict de interese cu organizaii sau persoane direct sau indirect implicate n procedura de acordare a finanrii nerambursabile; (g) sunt vinovai de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor solicitate de Organismul Intermediar Elveian ca i condiie de participare la Cererea de propuneri de proiecte sau nu reuesc s furnizeze informaiile solicitate. Fiecare solicitant trebuie s depun o Declaraie de eligibilitate (Anexa III) prin care s ateste c att solicitantul ct i partenerul/ii nu se gsesc n niciuna dintre situaiile menionate la punctele de la (a) la (f). Declaraia de eligibilitate va completat, semnat, tampilat i datat i depus mpreun cu dosarul de aplicaie.
Pe lng parteneriatul obligatoriu, solicitantul poate avea i partner/i romn/i, precum: organizaii neguvernamentale i nonprofit, nfiinate i cu sediul n Romnia, organizate i conduse conform legislaiei romneti n vigoare cu privire la organizaiile neguvernamentale, respectiv: asociaii, fundaii, federaii constituite
3
OIE pentru FT PE
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
conform prevederilor OG nr.26/2000 sau Legea nr.21/1924 privind asociaiile i fundaiile, cu modificrile i completrile ulterioare, autoriti romne locale i centrale, instituii/agenii publice, servicii guvernamentale deconcentrate la nivel local, instituii de educaie, institute de cercetare cu profil nonprofit; uniti administrativ-teritoriale romne, care pot fi reprezentate de autoriti locale, precum primrii, consilii locale, consilii judeene reprezentate de conductorii acestora; parteneri sociali romni, nsemnnd reprezentative la nivel naional. n plus, partenerul/i romn/i trebuie, de asemenea: s aib personalitate juridic, s fie administrate i organizate conform legilor romne n vigoare, i s fie capabili, conform statutului/regulamentelor lor, s acioneze n domeniul abordat prin proiect. Condiiile suplimentare referitoare la eligibilitatea solicitantului sunt, de altfel, aplicabile tuturor partenerilor, vezi condiiile de la (a) la (g) mai sus menionate. Este necesar s fie semnat/e acordul/ri de parteneriat cu toate organizaiile implicate n implementarea proiectului, care s prezinte rolul i responsabilitile fiecrei pri. Solicitantul poate semna acord/uri de parteneriat cu fiecare partener/i sau un acord de parteneriat cu toate organizaiile implicate. Acordul/urile de parteneriat trebuie depus/e n limba englez. Solicitantul va avea rolul de organizaie conductoare pentru implementarea proiectului i, dac va fi selectat, va reprezenta toi partenerii i va semna Contractul de finanare nerambursabil cu reprezentanii OIE. sindicate i patronate recunoscute i
Locaia: Toate proiectele trebuie s se desfoare n principal n Romnia. Cu toate acestea, sunt posibile excepii pentru anumite evenimente, cum ar fi o mic parte din activitile proiectului care implic schimbul de know-how, instruiri, vizite de studiu, participarea la seminarii/ conferine etc. care pot avea loc n strintate. Arii tematice Nu exist arii tematice specifice. Activitile pot avea loc n cadrul urmtoarelor arii tematice, fr a fi limitate la acestea: acces social i dezvoltarea comunitii (de ex. eficiena autoritilor locale/ organizaiilor n furnizarea de servicii ctre ceteni, servicii pentru comunitate, advocay, politici sociale in favoarea grupurilor vulnerabile etc.); mediu (de ex. mbuntirea politicilor de mediu, promovarea proteciei i mbuntirii mediului, promovarea lurii deciziilor de mediu la nivelul comunitii etc.);
OIE pentru FT PE
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
democraie (de ex. promovarea democraiei participative, protecia drepturilor omului, responsabilitatea, rspunderea i integritatea instituiilor i autoritilor publice, dialogul social etc); educaie (de ex. dezvoltarea resurselor umane, standarde i mecanisme de asigurare a calitii, studii, cercetri, creterea accesului la educaie, nvarea pe tot parcursul vieii etc.).
Proiecte care vizeaz alte arii tematice ar putea fi, de asemenea sprijinite, dac prezint o justificare clar i pertinent pentru aceasta i rspund obiectivelor specifice ale Schemei de grant pentru Parteneriate. Proiectele propuse ar trebui s se concentreze pe parteneriatele existente ntre organizaiile/ instituiile din Romnia i Elveia. Cu toate acestea, parteneriatele noi nu sunt excluse. Activitile specifice care ar putea fi incluse n proiecte, pot fi: transfer de know-how, schimb de bune practici, strategii comune de dezvoltare, conferine, ntlniri, activiti de informare, vizite de studiu, stagii de practic etc. Toate proiectele vor respecta principiile dezvoltrii durabile (dezvoltare economic i social, protecia mediului), ale bunei guvernri, egalitii de gen i incluziunii social.
Proiectele neeligibile Urmtoarele tipuri de proiecte nu sunt eligibile: proiecte care vizeaz exclusiv sau n mod esenial cercetarea academic, studii de fezabilitate, conferine sau alte evenimente singulare, sponsorizri individuale pentru participarea la ateliere, seminarii, conferine sau congrese; proiecte doar pentru obinerea de burse individuale de studiu sau pentru instruiri; proiecte pentru ajutoare de urgen, cu excepia cazului n care acestea reprezint o component indispensabil a proiectului; activiti de refinanare (de ex. utilizarea grantului pentru acordarea de finanri nerambursabile sau mprumuturi altor organizaii sau persoanelor fizice/ juridice); un program anual de activiti curente (cererea de finanare trebuie s fie elaborat pentru un proiect specific, adic un set de activiti bine definite i corelate, care s conduc la rezultate concrete ntr-un interval de timp bine definit); proiecte care sunt deja finanate de Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare sau ali donatori.
OIE pentru FT PE
10
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
s fie nregistrate n contabilitatea Ageniei Executive i/sau a partenerului/ilor acesteia, s fie identificabile i verificabile, s fie susinute de documentele justificative originale; s reflecte costurile reale i s fie calculate n concordan cu activitile proiectului.
O atenie special este acordat costurilor legate de extindere, renovare i modernizare a infrastructurii care nu trebuie s depesc 75% din totalul costurilor eligibile ale proiectului4. Agenia Executiv are obligaia de a deschide un cont bancar n franci elveieni (CHF) destinat exclusiv proiectului i trebuie s in o eviden financiar-contabil separat a veniturilor i cheltuielilor aferente proiectului. Toate nregistrrile trebuie s poat oferi cu precizie detalii privind dobnda provenind din fondurile primite. Costuri neeligibile Urmtoarele costuri nu sunt eligibile: cheltuieli angajate de AE nainte de semnarea Contractului de finanare nerambursabil; TVA dac poate fi recuperat de AE i/sau partner/i conform reglementrilor legale n vigoare; salariile funcionarilor publici, cu excepa cazului n care acestea sunt acoperite din contribuia solicitantului/ partenerului/lor; dobnzi datorate i provizioane pentru pierderi sau datorii; amenzi i penaliti; credite ctre tere pri; refinanri ctre alte organizaii; pierderile datorate diferenelor de schimb valutar; costuri ale activitilor finanate din alte surse; bonusuri sau alte tipuri de recompense financiare pentru persoanele implicate n implementarea proiectului, cu excepia cazului n care acestea sunt stipulate n regulile organizaiei pltitoare i sunt n vigoare n organizaia solicitantului sau parternerului/lor cu cel puin 12 luni nainte de depunerea cererii de finanare nerambursabil; burse individuale de studiu, sponsorizri individuale; recompense (premii n bani); achiziionarea de teren i achiziionarea/construirea de cldiri; costurile de leasing. Orice dobnzi bancare acumulate n perioada de proiect pentru fondurile acordate vor fi returnate ctre OIE sau deduse din tranele ce vor fi primite de la OIE. n cazul proiectelor n care sunt incluse activiti generatoare de venituri (de ex. proiecte care sprijin/ dezvolt o ntreprindere social), venitul generat poate fi reinut de ctre solicitant i/sau partner/i dac va fi utilizat pentru activiti nonprofit. n cererea de finanare va trebui declarat c venitul generat va fi utilizat pentru sustenabilitatea organizaiei. Costurile neeligibile, dar necesare pentru implementarea proiectului, dar i alte costuri suplimentare suportate n timpul implementrii proiectului, vor fi suportate de ctre solicitant i partener/i.
4
Aceste costuri sunt eligibile dac solicitantul dovedete dreptul de proprietate sau de folosin asupra cldirii.
OIE pentru FT PE
11
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
OIE pentru FT PE
12
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
1) Cererea de finanare (Anexa I); 2) Bugetul proiectului, inclusiv bugetul anual i sursele de finanare (Anexa II). Acesta
trebuie s indice alocarea financiar ntre partenerii elveieni i romni;
3) Declaraia de eligibilitate (Anexa III); 4) Acord/uri de parteneriat (copie sau original) ntre toate organizaiile implicate n
implementarea proiectului, care s menioneze rolul i responsabilitile fiecrei pri (vezi seciunea 3.1.2 de mai sus). Acordul/rile de parteneriat trebuie depus/e n limba englez;
5) cel mai recent raport anual de activitate5 al solicitantului i al partenerului/lor din Elveia
(pentru 2011) sau, n cazul solicitantului/ partenerului nfiinat n 2011 sau 2012, o descriere a activitilor implementate pn n prezent;
7) Pentru solicitant:
copia statutului n vigoare6 legalizat7 i a hotrrii judectoreti8 corespunztoare, definitiv i irevocabil, dac solicitantul este ONG; copia statutului n vigoare9 legalizat10 i a hotrrii judectoreti11 corespunztoare, definitiv i irevocabil i copie dup hotrrea judectoreasc definitiv i irevocabil prin care este recunoscut reprezentativitatea la nivel naional, dac solicitantul este partener social;
Raportul anual reflect activitatea anual a organizaiei i de obicei include informaii specifice, cum ar fi: misiunea, obiectivele, programele, informaii financiare, lista membrilor consiliului director etc. Forma de prezentare i coninutul specific al raportului anual reprezint alegerea liber a solicitantului
6
nsemnnd fie Statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrri judectoreti sau forma revizuit a Statutului (incluznd toate schimbrile) care a fost aprobat printr-o hotrre judectoreasc 7 Sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul) 8 Hotrrea judectoreasc trebuie s conin toate tampilele i semnturile care atest c este definitiv i irevocabil 9 nsemnnd fie Statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrri judectoreti sau forma revizuit a statutului (incluznd toate schimbrile) care a fost aprobat printr-o hotrre judectoreasc 10 Sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul) 11 Hotrrea judectoreasc trebuie s conin toate tampilele i semnturile care atest c este definitiv i irevocabil
OIE pentru FT PE
13
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
copie dup documente care dovedesc personalitatea juridic dac solicitantul este instituie public, unitate administrativ-teritorial (meniuni exacte din legislaie sau din Monitorul Oficial, Partea I).
8) Pentru partener/i elveian/eni: documente (copie sau original) care s ateste faptul c
sunt entiti funcionale (de ex. statute, minute ale ntlnirilor consiliului director i ale adunrilor generale) n limba englez (dar acceptate de asemenea n limba german sau francez).
9) Pentru partener/i romn/i: aceleai documente precum cele cerute solicitantului romn, n
funcie de tipul organizaiei.
DA
NU
OIE pentru FT PE
14
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
1. Cererea de finanare este n formatul dat (Anexa I), este editat n limba englez i cuprinde un rezumat att n limba englez, ct i n limba romn i este semnat i tampilat, n original 2. Bugetul proiectului, incluznd bugetul anual i sursele de finanare preconizate (Anexa II) este n CHF i este corect completat 3. Declaraia de eligibilitate (Anexa III) semnat i tampilat, n original 4. Pentru solicitant: documente care s dovedeasc personalitatea juridic i domeniul de activitate, conform meniunilor din seciunea 3.1 5. Pentru partnerul/ii romn/i: documentele menionate in seciunea 3 6. Pentru partener/i elveian/eni: documente care s ateste faptul c sunt entiti funcionale (de ex. statute, minute ale ntlnirilor consiliului director i ale ntlnirilor generale) n limba englez (dar acceptate de asemenea n limba german sau francez). 7. Acord/uri de parteneriat semnat/e de toate organizaiile implicate n proiect, n englez 8. Cel mai recent raport anual de activitate al solicitantului i al partenerului/lor elveian/eni 9. CV-uri pentru membrii cheie din echipa de proiect sunt incluse ELIGIBILITATEA Solicitantul este eligibil Partenerul/ii este/sunt eligibil/i Proiectul propus este eligibil Contribuia financiar solicitat de la FP nu depete 85% (instituii/ autoriti publice/ uniti administrativ-teritoriale), respectiv 90% (ONG-uri/ parteneri sociali) din totalul costurilor eligibile, n funcie de tipul solicitantului Mrimea grantului solicitat este de minim 10.000 CHF i maxim 100.000 CHF n cazul granturilor mici i de minim 100.001 CHF i maxim 250.000 CHF n cazul granturilor mari Minim 51% din totalul sumei solicitate este alocat prii romne (solicitant i, dac e cazul, partener/i romn/i). Durata proiectului respect limitele stabilite n Ghidul solicitanilor, de la 18 luni (sau 12 n cazuri excepionale i numai pentru granturi mici) pn la 36 luni Proiectul este implementat n principal n Romnia Contribuia n natur nu depete 5% din totalul costurilor eligibile ale proiectului DA NU
Cererile care ndeplinesc toate criteriile referitoare la conformitatea administrativ i eligibilitatea, vor intra n evaluarea tehnic i financiar.
OIE pentru FT PE
15
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Scor maxim 1 Relevana proiectului Relevana proiectului fa de obiectivele Programului de Cooperare Elveiano-Romn, Fondului Tematic pentru Parteneriate i Experi i ale Schemei de grant pentru Parteneriate Relevana parteneriatului propus n abordarea problemei/nevoii Proiectul propus are o logic clar de intervenie, lund n considerare riscurile i oportunitile Grupurile int i beneficiarii sunt strategic alei, clar definii i cuantificai Rezultatele proiectului sunt realizabile 25 5
5 5 5 5
2 Activiti, planul de lucru Activiti bine alese, realiste, fezabile i contribuie la realizarea obiectivelor proiectului Plan de lucru logic, care contribuie la realizarea obiectivelor proiectului Rezultatele prevzute sunt cuantificate (indicatori) i msurabile Promovarea i vizibilitatea activitilor sunt clar descrise, adaptate specificitii audienei int i obiectivului proiectului Proiectul cuprinde informaii referitoare la participarea n reele/cooperri cu ali factori interesai i/sau sinergii cu alte proiecte/ iniiative
25 5 5 5 5 5
3 Bugetul proiectului Costurile propuse sunt n strns relaie cu actvitile i rezultatele ateptate Costurile propuse sunt eligibile i corect incluse pe liniile bugetare Costurile propuse sunt realiste, justificate i fezabile
15 5 5 5
4 Proprietate, sustenabilitate i inovare Proiectul vizeaz participarea comunitii (proprietate local) Sunt prevzute activiti care au ca scop asigurarea sustenabilitii proiectului Proiectul conine elemente noi i/sau inovative cu privire la abordrile organizaionale sau tehnice
15 5 5 5
5 Solicitantul i partenerul/ii
20
OIE pentru FT PE
16
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Istoria parteneriatului Nivelul expertizei profesionale i calificrilor solicitantului i a partenerului/lor n management de proiect i n domeniul specific al proiectului Nivelul expertizei profesionale i a calificrilor membrilor echipei de proiect n management de proiect i n domeniul specific al proiectului Structura organizatoric i a echipei sunt corespunztoare pentru implementarea proiectului propus (numr, roluri, responsabiliti, coordonare) TOTAL
5 5
5 5
100
Not: n cazul n care scorul obinut la seciunea 1 Relevana proiectului este mai mic de 20 de puncte, cererea de finanare nu va fi evaluat n continuare.
OIE pentru FT PE
17
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
3.4 Contractarea
Toi solicitanii ai cror proiecte sunt recomandate i aprobate pentru acordarea finanrii nerambursabile vor primi o scrisoare de atribuire n care va fi inclus cererea de depunere a documentelor necesare a fi trimise n termenul stabilit, n vederea pregtirii i ncheierii contractului de finanare nerambursabil, denumit n continuare Contract de finanare nerambursabil. V rugm, gsii mai jos lista documentelor necesare pentru ncheierea Contractului de finanare nerambursabil:
Pentru solicitant/Agenia Executiv: copie legalizat, n original, a statutului autentificat13 n vigoare14 i a hotrrii judectoreti15 corespunztoare, definitiv i irevocabil (pentru ONG-uri), sau o copie legalizat a statutului n vigoare i a hotrrii judectoreti corespunztoare, definitive i irevocabile i a hotrrii judectoreti definitive i irevocabile prin care este recunoscut reprezentativitatea la nivel naional (pentru parteneri sociali) sau copie certificat a documentelor/meniunilor (pentru non ONG-uri) care s ateste calitatea de persoan juridic; certificat de gref, n original, pentru ONG-uri emis la o dat recent de Judectoria unde Agenia Executiv este nregistrat oficial, n care s se menioneze c organizaia nu este n proces de dizolvare i c nu au fost depuse documente n acest sens; certificat de cazier fiscal, n original, emis de autoritile fiscale competente (Direcia General a Finanelor Publice Ministerul Finanelor Publice); certificat de atestare fiscal, n original, emis de Agenia Naional pentru Administrare Fiscal ANAF; fia de identificare financiar, n original, conform modelului oferit, certificat de banca la care a fost deschis contul n CHF, special pentru proiect; n cazul proiectelor care includ costuri legate la lucrri de reabilitare, Comitetul de selecie poate decide solicitarea unei copii legalizate16, n original, a documentului care atest dreptul de proprietate sau de folosin asupra cldirii pe ntreaga durat a proiectului i cel puin 2 ani dup finalizarea acestuia; n plus, n astfel de cazuri, poate fi solicitat i o declaraie referitoare la meninerea scopului pentru care se reabiliteaz cldirea; alte documente (dac este cazul), n conformitate cu cererea din scrisoarea de atribuire (de ex. pentru proiecte care includ costuri referitoare la extindere, renovare i reabilitare un deviz de cantiti estimativ elaborat i aprobat conform legislaiei n vigoare). Pentru partenerul/ii romn/i: copii legalizate, n original, a statutului n vigoare17 autentificat18 i a hotrrii judectoreti19 corespunztoare, definitiv i irevocabil pentru
13 14
Sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul) nsemnnd fie Statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrri judectoreti sau forma revizuit a statutului (incluznd toate schimbrile) care a fost aprobat printr-o hotrre judectoreasc 15 Hotrrea judectoreasc trebuie s conin toate tampilele i semnturile care atest c este definitiv i irevocabil 16 Notarizat sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul) 17 Idem 14 18 Sau certificat de avocat sau de organizaia partener (conform cu originalul) 19 Idem 15
OIE pentru FT PE
18
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
ONG/uri partenere SAU alte documente/meniuni pentru partener/i non ONG care s ateste personalitatea juridic. Dac va fi cazul, alte documente din partea partenerului/ilor pot fi cerute n scrisoarea de atribuire trimis solicitantului. n plus, vor fi depuse CV-urile membrilor echipei care nu au fost incluse n dosarul cererii de finanare. Solicitantul/AE vor semna Contractul de finanare nerambursabil, fie cu FP (pentru proiectele de mediu), fie cu FDSC (pentru proiectele din celelalte domenii).
OIE pentru FT PE
19
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
Mai jos gsii o schem care sumarizeaz ntreg procesul pentru prezenta Cerere de propuneri de proiecte:
OIE pentru FT PE
20
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
3.5 Raportare, proceduri de plat si audit reguli aplicabile n perioada de implementare a proiectului
3.5.1 Raportarea
raport semestrial cu privire la aspecte tehnice i financiare, n termen de 30 de zile dup primele 6 luni din fiecare an de implementare a proiectului; raport tehnic anual i raport financiar anual, mpreun cu raportul de audit anual, n termen de 45 de zile dup fiecare 12 luni de implementare a proiectului; raport tehnic final, raport financiar final i raport de audit final, n termen de 60 de zile de la data ncheierii perioadei de implementare a proiectului. n cazul proiectelor cu o durat mai mic de 18 luni, AE trebuie s depun urmtoarele tipuri de rapoarte spre aprobare ctre OIE: raport intermediar tehnic, raport intermediar financiar i raport intermediar de audit, n termen de 45 de zile de la data ncheierii perioadei raportate; raport final tehnic, raport final financiar i raport final de audit, n termen de 60 de zile de la data ncheierii perioadei de implementare a proiectului. Rapoartele trebuie s fie depuse n limba englez. AE trebuie s depun urmtoarele tipuri de rapoarte spre aprobare ctre OIE:
3.5.2
Pli
n cadrul Contractului de finanare nerambursabil (CFN), OIE va face pli ctre Agenia Executiv, dup cum urmeaz: Plata avansului reprezentnd 20% din suma finanrii nerambursabile, dar fr a depi 75% din bugetul primului an, se va face n maxim 20 de zile de la semnarea CFN i dup depunerea cererii de plat n conformitate cu formatul inclus n CFN. n toate cazurile, plata avansului nu se va face nainte de data nceperii proiectului. Plata primei trane, reprezentnd 30% din suma finanrii nerambursabile sau procentul rezultat din diferena dintre 50% din suma finanrii nerambursabile i avansul pltit, se va realiza pe baza urmtoarelor documente: - cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i - declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE i care atest c cel puin 70% din avansul primit a fost cheltuit; Plata tranei a doua n valoare de 30% din suma finanrii nerambursabile se va realiza pe baza urmtoarelor documente: - cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i - declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE i care atest c cel puin 70% att din avansul primit, ct i din prima tran a fost cheltuit. Declaraia financiar nu va fi depus naintea raportului intermediar (pentru proiecte cu o durat de pn la 18 luni) sau a raportului anual pentru primul an de implementare (pentru proiecte cu o durat de la 18 la 36 de luni).
OIE pentru FT PE
21
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
n cazul n care a fost deja depus raportul financiar intermediar / raportul financiar anual pentru primul an mpreun cu raportul de audit care certific faptul c s-a cheltuit cel puin 70% din avans i prima tran, declaraia financiar nu mai este solicitat i plata poate fi cerut pe baza raportului intermediar/ raportului anual pentru primul an, menionat anterior. Plata tranei a treia de maxim 15% din suma finanrii nerambursabile se va realiza pe baza urmtoarelor documente: - cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i - declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE i care atest c cel puin 70% din avans, prima i a doua tran a fost cheltuit. n cazul n care raportul financiar anual pentru cel de-al doilea an de implementare, mpreun cu raportul de audit au fost deja depuse i certific faptul c s-a cheltuit cel puin 70% din avans, prima i a doua tran, declaraia financiar nu mai este solicitat i plata poate fi cerut pe baza raportului anual menionat anterior. Plata tranei finale reprezentnd aproximativ 5% din suma finanrii nerambursabile sau balana (suma) rezultat din raportul final. Toate plile se vor efectua de ctre OIE n contul bancar special n CHF al AE, dedicat exclusiv proiectului.
3.5.3
Audit
AE trebuie s depun rapoarte financiare auditate extern de ctre un auditor independent acreditat, n conformitate cu standardele de audit stabilite n Termenii de Referin, care vor face parte din Contractul de finanare nerambursabil. Costurile aferente auditului sunt eligibile i vor fi incluse n bugetul proiectului. Vor fi depuse rapoarte de audit anuale i un raport de audit final. n cazul proiectelor cu o durat de implementare mai mic de 18 luni, vor fi depuse un raport intermediar de audit i un raport final de audit.
OIE pentru FT PE
22
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
OIE pentru FT PE
23
Programul de Cooperare Elveiano-Romn Fondul Tematic pentru Parteneriate i Experi Schema de grant pentru Parteneriate
OIE pentru FT PE
24
Str.Nerva Traian nr.21, sector 3 Bucureti, 031044 Romania Tel: +4 021 310 01 81 Fax: +4 021 310 01 80 office@fdsc.ro www.fdsc.ro
Str. Arsenalului nr.13, Miercurea Ciuc, 530120 Romania Tel : +4 0266 310 6784 Fax: +4 0266 310 6784 office@repf.ro www.repf.ro