Sunteți pe pagina 1din 26

ANEXA IIIA F-TIA-2.4.1 ACIUNEA 1.1/3.

1 SCHIMBURI DE TINERI GHID DE COMPLETARE PAS CU PAS A RAPORTULUI FINAL 2012

Acest material este elaborat de ctre Agenia Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale cu scopul de a veni n ntmpinarea nevoilor beneficiarilor Programului Tineret n Aciune Aciunea 1.1/3.1- Schimburi de tineri. Ghidul ofer beneficiarilor liniile directoare despre modul n care trebuie s fie completat formularul de raport final pentru aciunea 1.1/3.1 Schimburi de tineri. Acesta completeaz (dar nu nlocuiete) informaiile din Ghidul Programului i din contract referitoare la cheltuielile eligibile. Acest material nu poate fi reprodus parial, integral sau modificat fr permisiunea anterioar explicit, prin acord scris, cu A.N.P.C.D.E.F.P. Ghidul nu poate fi copiat, multiplicat, distribuit, arhivat sau pstrat, prin orice mijloace, inclusiv electronice, magnetice sau computerizate, cu intenii comerciale i fr acordul n scris al A.N.P.C.D.E.F.P.

ELEMENTE INTRODUCTIVE
De ce un astfel de ghid? Acest ghid are drept ca scop informarea beneficiarilor de proiecte finanate prin Tineret n Aciune cu privire la aspectele necesare pentru realizarea unui raport final de bun calitate. Astfel ghidul reprezint un instrument util care s faciliteze, pe de o parte, procesul de finalizare a obligaiilor contractuale din partea beneficiarului i s contribuie, pe de alt parte, la optimizarea procesului de evaluare a raportului final, care s dureze ct mai puin i, pe ct posibil, s nu ntmpine probleme din ambele pri. Completarea raportului final de ctre beneficiari i evaluarea sa de ctre responsabilii din AN poate fi un proces greoi, frustrant, care s sperie i s dureze foarte mult. Sau poate fi o bun ocazie pentru a trage concluzii folositoare oferind informaii concise i relevante, clare att pentru beneficiari ct i pentru cei din AN, uurnd n acest fel procesul i devenind o bun experien de nvare pentru proiectele i activitile viitoare. Alegerea v aparine. n cazul n care optai pentru cea de a doua variant, acest ghid i propune s v vin n ajutor. Primul pas este s l consultai ori de cte ori este nevoie. Cnd ncepem s completm raportul? Cu ct mai repede, cu att mai bine. n mod normal raportul final trebuie s reflecte activitile propuse n formularul de candidatur, trecute ns prin filtrul implementrii efective a proiectului. Adeseori se ntmpl ca din momentul depunerii propunerii de finanare pn la implementarea efectiv a activitilor propuse contextul s se schimbe, ceea ce poate duce la nevoia de a adapta sau ajusta aceste activiti. Acest lucru face parte din normalitatea oricrui proiect. Pentru a nu aprea sincope la raportul final este important ca, n momentul n care se ajusteaz proiectul s fie ndeplinite dou condiii cumulativ: 1) s nu v ndeprtai de obiectivele propuse ale proiectului i 2) s anunai aceste schimbari responsabililor de aciune din AN inainte ca ele sa se intample Ideal ar fi ca n timpul implementrii s inei un jurnal al proiectului. Acesta v va fi extrem de util ulterior, la completarea raportului final. Totodat aranjarea documentelor financiare pentru raportare poate s se realizeze nc din timpul proiectului. Astfel vei fi scutii de un efort concentrat la final i se va reduce riscul de a uita ceva important care poate duce la prelungirea perioadei de evaluare a raportului sau chiar la reduceri ale sumei finale aprobate. n acest scop a fost creat i un Centralizator al cheltuielilor. Cnd trimitem raportul? Dup cum se menioneaz i n contractul de finanare cu A.N.P.D.E.F.P., toi beneficiarii care au primit de un grant Tineret n Aciune au obligaia contractual de a depune un raport final (de activitate i financiar), n termen de MAXIM 60 de zile de la ncheierea proiectului. Spunem maxim, deoarece acest raport poate s fie depus (i noi chiar ncurajm acest aspect) chiar mai devreme de expirarea intervalului de 60 de zile.

Ce conine raportul final? Dosarul raportului final al unui proiect Tineret n Aciune este alctuit din mai multe elemente: formularul de raport final care este alctuit din: o datele de identificare ale proiectului (prile I, II i III din formular), o raportul de activitate (partea a IVa din formular n care este descris modul n care proiectul a fost efectiv implementat), o raportul financiar (partea a Va din formular n care este se prezint modul n care au fost realizate efectiv cheltuielile pentru implementarea proiectului) o lista de semnturi ale participanilor la proiect. Formularul standard de raport final aferent anului n curs poate fi descrcat de pe siteul programului Tineret n Aciune la www.tinact.ro la seciunea Formulare i documente / Contrate i anexe de unde se poate descrca i prezentul Ghid (link direct: http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1) documente justificative financiare anexe (ex. Centralizatorul de cheltuieli) alte documente care vin n completarea i sprijinul celor declarate n raportul final (ex. comunicate i articole de pres, materiale de promovare, de diseminare i exploatare a rezultatelor (fluturai, afie, brouri, filme), CD cu poze etc Care sunt fazele evalurii raportului final? Odat ajuns la Agenia Naional (fie trimis prin pot/curierat, fie depus personal la secretariatul Ageniei), raportul final trece prin trei tipuri de evaluare succesive: 1) verificarea administrativ a dosarului de raport final (eligibilitatea dosarului), 2) evaluarea tehnic a raportului de activitate i a modului n care au fost implementate activitile de proiect, 3) evaluarea financiar, a Centralizatorului de cheltuieli i a documentelor justificative financiare. Mai jos gsii descrise fiecare din aceste etape mpreun cu informaiile necesare pentru ntocmirea corect a unui dosar de raport final. Alte informaii preliminare n cazul acceptrii raportului final (de activitate i financiar), acesta reprezint baza pentru stabilirea grantului real final aferent proiectului i, astfel, a cuantumului celei de-a doua trane din grantul alocat beneficiarului pentru realizarea proiectului. La finalul evalurii, n baza documentelor justificative se va dispune fie plata soldului (restul de maximum 20% aferent ultimei trane de finanare) sau emiterea notei de debit (pentru proiectele care nu au reuit s justifice sumele aferente tranei/tranelor de avans). Grantul final aprobat nu va depi n nici un caz grantul maxim stipulat n contract. n oricare dintre etapele evalurii raportului final, n cazul n care anumite aspecte nu sunt ndeplinite sau documentele sunt incorecte sau lipsesc, se vor solicita completri ale respectivului raport. n acest caz, perioada de evaluare a raportului final se va suspenda din momentul efecturii solicitrii i pn n momentul n care AN va primi completrile solicitate. n cazul n care beneficiarul nu rspunde acestor solicitri n termenul dat (maxim 10 zile), sau n cazul n care raspunsul este fie incomplet ori nu aduce clarificrile necesare fie nu conine toate documentele solicitate, AN va solicita o noua completare. n cazul n care nici la al doilea termen 3

(de maxim 5 zile) nu se va raspunde, raspunsul este incomplet sau nerelevant ori documentele solicitate nu sunt prezentate, AN i rezerv dreptul de a finaliza evaluarea n conformitate cu informaiile i documentele primite. n acest caz, beneficiarul i asum riscul ca raportul final sa nu fie aprobat (ceea ce presupune returnarea ntregii sume de avans) sau ca anumite cheltuieli sa nu fie validate. Aprobarea raportului final nu implic recunoaterea nici a conformitii, nici a caracterului autentic, complet i corect al declaraiilor i informaiilor pe care le conine, beneficiarul fiind singurul responsabil pentru ceea ce declar la raportul final i pentru documentele aferente acestuia.

A. EVALUAREA ADMINISTRATIV
Atunci cnd vei trimite dosarul de raport final, asigurai-v nainte de trimitere c urmtoarele aspecte sunt respectate: 1. Raportul final s fie completat tehnoredactat pe formularul aferent aciunii 1.1/3.1 Schimburi de tineri i corespunztor anului financiar n care proiectul a fost contractat; 2. Raportul final s fie datat, semnat i tampilat n original de ctre reprezentantul legal al organizaiei la seciunea Semntura reprezentantului legal. Semnarea acestui document reprezint validarea i asumarea tuturor celor declarate i prezentate de ctre reprezentantul legal al beneficiarului contractului de finanare. 3. Raportul final s conin att raportul de activitate ct i raportul financiar aferente proiectului finanat (ambele fiind integrate n acelai formular de raportare); 4. Raportul final s aib anexat Centralizatorul de cheltuieli aferent aciunii 1.1/3.1 Schimburi de tineri care va fi transmis att n format fizic semnat i tampilat n original de ctre reprezentantul legal al organizaiei ct i n format electronic pe suport CD sau prin email responsabilului de aciune. 5. Lista de semnturi ale participanilor s fie anexat raportului final i s fie completat n original corect i complet; n cazul n care unul sau mai multe aspecte din cele menionate mai sus nu este/nu sunt ndeplinite, evaluarea raportului final se suspend i se vor solicita completri. Intervalul de timp n care aceste completri pot fi transmise ctre AN va diferi n funcie de complexitatea solicitrii i va varia ntre minimum 2 zile i maximum 10 zile calendaristice. n cazul n care aceste completri nu sunt transmise ctre AN n timpul solicitat, raportul final va fi respins. NU UITAI! Raportul final trebuie s fie depus n termenul stabilit prin contract (dup MAXIMUM 60 de zile de la terminarea proiectului).

B. EVALUAREA RAPORTULUI DE ACTIVITATE


Dup cum ai vzut deja, formularul de raport final este mprit n mai multe seciuni, fiecare dintre acestea urmrind aspecte specifice din implementarea propriu-zis a proiectului vostru. Aceste seciuni trebuie s fie completate cu informaii relevante legate de proiect i de activitile din cadrul acestuia, astfel nct s reliefeze exact modalitatea n care proiectul a fost implementat i s se fac corelaia cu propunerea de proiect din cadrul formularului de candidatur (conformitatea cu obiectivele i activitile planificate). ATENIE!!! Descrierile realizate n cadrul formularului de raport final NU POT FI sub nici o form preluate (copiate) pur i simplu din formularul de candidatur. Un proiect real, implementat nu va putea fi descris niciodat n maniera n care se descrie o propunere de proiect, chiar dac activitile au fost realizate ntocmai ca n acea propunere de proiect! Cteva SFATURI UTILE pentru completarea seciunilor din raportul de activitate: - Prezentai toate informaiile relevante n mod clar i concis pentru seciunea respectiv. - Argumentai cu informaii concrete aspectele menionate n seciuni. Cei care vor evalua raportul nu au fost prezeni la proiect, drept pentru care nu plecai de la premisa c se sub-nelege ceea ce vrei s transmitei. - Fii succini i nu v pierdei n detalii. n momentul n care sunt oferite foarte multe informaii care nu sunt direct legate de proiect sau relevante, n special dac nu exist o ierarhizare a importanei lor, crete riscul de a pierde informaiile cu adevrat importante. - n cazul n care au aprut modificri fa de momentul n care a fost depus proiectul, motivai de ce a fost nevoie s schimbai activitile. - Informaiile oferite n diferitele seciuni ale raportului de activitate trebuie s fie corelate i coerente ntre ele. Din aceste informaii trebuie s reias o corelaie ntre obiectivele propuse, activitile efectuate, rezultatele obinute i bugetul alocat. Raportul poate fi completat n limba romn (cu excepia seciunii Sumarul proiectului) sau englez.

Nu uitai faptul c aprobarea sumelor forfetare i costurilor unitare este condiionat n primul rnd de descrierile din seciunile raportului de activitate, a activitilor realizate, a modului n care acestea sunt descrise n raportul final i ating obiectivele propuse precum i a listei participanilor semnat i completat. Astfel raportul va fi aprobat cu condiia ca TOATE seciunile din cadrul raportului de activitate s fie completate n mod satisfctor oferind informaii detaliate, structurate i relevante pentru cerinele fiecrei seciuni.
NB: Toate descrierile realizate vor trebui s fie n conformitate cu cele declarate/propuse n cadrul formularului de candidatur. n cazul n care au existat abateri de la cele propuse iniial, menionai care au fost aceste abateri i de ce s-au produs.

Partea I. Identificarea proiectului i sumarul Partea a II-a. Beneficiarul Partea a III-a. Promotorul (promotorii) partener(i) i participanii Aceste pri din formularul final presupun completarea unor date legate de proiect, de parteneri i de participani. Datele trebuie completate cu atenie pentru a nu trimite informaii eronate. La Numrul proiectului se va completa cu numrul de referin (RO-11/31-xxx-20yy-Rz). A nu se confunda cu numrul contractului. La Numele organizaiei beneficiare se va completa numele aa cum apare n statutul organizaiei fr a se traduce n alte limbi. Numrul indicat n seciunile dedicate participanilor (att pentru tineri ct i pentru lideri) trebuie s fie corelat cu lista/listele de participani. La cmpurile care presupun bifarea unor teme/prioriti/teme/activiti bifai doar acele opiuni care sunt cu adevrat relevante pentru proiectul vostru.
Sumarul proiectului
V rugm s descriei pe scurt proiectul dvs.V rugm s fii concii, acest paragraf putnd fi fcut public. Precizai locul desfurrii, tipul proiectului, tema, obiectivele, durata n zile, rile implicate, numrul de participani, activitile desfurate, metodele de lucru utilizate i grantul Comunitilor Europene. Sumarul trebuie completat n englez, francez sau german, indiferent de limba n care se completeaza restul formularului.

Se va descrie aa cum indic i cerina, n mod ct mai clar, concis, structurat. Aceast seciune se completeaz n limba englez, francez sau german, indiferent de limba ce va fi folosit ulterior la completarea celorlalte pri ale raportului. Informaia menionat la aceasta seciune poate fi facut public i poate fi folosit pentru promovarea proiectului n materiale ale Comisiei Europene. Drept urmare, prezentai cerinele seciunii concis i clar pentru a oferi o imagine de ansamblu i relevant a proiectului implementat.
V rugm s indicai i s explicai motivele pentru eventualele modificri survenite ntre formularul de candidatur i activitile implementate, de exemplu, componena parteneriatului i/sau a grupului de participani, durata activitilor, programul de activiti.

La aceast subseciune se vor prezenta toate modificrile survenite n proiect nsoite de motivaia/oportunitatea acestora. Se vor completa inclusiv modificrile anunate i aprobate de Agenie. n cazul n care au aprut modificri n structura parteneriatului, acest lucru va fi menionat att la seciunea de modificri, precum i n partea a IIIa. V reamintim faptul c, din momentul semnrii contractului, nu se mai accept schimbarea partenerilor. ATENIE! Este obligatoriu s anunai toate modificrile n proiect indiferent de natura lor, n caz contrar AN i rezerv dreptul de a lua decizii n conformitate cu gradul i natura modificrilor.

Partea a IV-a. Implementarea proiectului

Descriere a activitilor
V rugm s oferii o descriere general a schimbului de tineri. Indicai activitile implementate, metodele utilizate i modalitatea n care au fost implicai partenerii. V rugm s anexai programul zilnic de activiti final.

Este o seciune cheie a raportului de activitate n care trebuie s se regseasc informaiile de baz ale proiectului i trebuie sa fie corelat cu toate celelalte seciuni. ATENIE! n cazul n care informaiile din Descrierea activitilor nu sunt prezentate i argumentate n mod satisfctor, costurile legate de activitate (de proiect) din cadrul proiectului NU pot fi validate. seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: activitile desfurate n cadrul proiectului (activitate - ce am fcut, metode utilizate cum am fcut, rezultate ce am obinut, obiectivele urmrite - de ce am fcut aceast activitate). Descrierile realizate trebuie s surprind n detaliu toate activitile implementate n cadrul proiectului n toate etapele acestuia pregtire, implementare, finalizare; metodele utilizate n cadrul proiectului aici putei descrie metodologia efectiv de implementare a proiectului (de exemplu grupuri de lucru, nvare de la egal la egal -peer learning, dezbateri, simulri, jocuri de rol, diverse forme de teatru social etc.) i argumentai n ce msur metodologia utilizat a venit n sprijinul unei bune implementri a proiectului i a contribuit la atingerea obiectivelor specifice ale proiectului, obiectivelor de nvare n rndul participanilor i obiectivelor i prioritilor Programului; modalitatea n care partenerii au fost implicai n fiecare etap a proiectului descrierile realizate trebuie s surprind responsabilitile fiecrui partener, sarcinile mprite fiecruia, contribuia efectiv a acestora, inclusiv de natur financiar (dac este cazul) etc. La aceast seciune trebuie s ataai i un calendar final al activitilor din cadrul proiectului i un program zilnic de activiti al schimbului!!!
"Aceast

Protecia si sigurana participanilor


V-ai confruntat cu situaii critice ce au periclitat sigurana participanilor? Dac da, v rugm s descriei aceste situaii i modul n care le-ai gestionat. Descriei mbuntirile pe care le-ai face dac ai repeta aceast experien.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: msurile de protecie i siguran prevzute pentru activitile din proiect relaia cu cele declarate/prevzute n formularul de candidatur; n cazul n care v-ai confruntat cu situaii n care sigurana tinerilor a fost periclitat, descriei aceaste situaii i msurile ntreprinse pentru gestionarea/soluionarea acestora; msurile de protecie i siguran care se doresc a fi mbuntite n cazul n care ai repeta proiectul i/sau msuri de protecie i siguran suplimentare pe care le-ai folosi/aduga n cazul repetrii experienei.

Pregtire

V rugm s explicai cum ai pregtit proiectul n cadrul grupului dvs i mpreun cu partenerii dvs. (ntlniri, activiti, comunicare, etc.). DA NU Ai organizat o vizit de planificare n avans?

Dac da, v rugm indicai datele i locul de desfurare i anexai programul final. Cum v-a ajutat vizita de planificare n avans n organizarea proiectului dvs.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante din etapa de pregtire a proiectului care s conin: modalitile de pregtire a proiectului modalitatea n care a fost alctuit echipa de proiect (cnd, de ce, cum), modalitile de ntlnire i de comunicare n cadrul echipei i parteneriatului, activitile concrete desfurate n etapa de pregtire, diviziunea sarcinilor n cadrul echipei i partenerilor i menionarea responsabilitilor fiecrui membru al echipei, modalitatea de identificare a partenerilor; dac n proiect a fost prevazut o vizit de planificare n avans, datele i locul de desfurare a acestei vizite, activitile realizate, aspectele stabilite care au condus la organizarea proiectului; programul final al vizitei de planificare n avans va fi inserat/anexat raportului.

Organizare practic
V rugm s: descriei aspectele organizatorice practive i logistice ale acestui proiect (transport, cazare, etc),

indicai limbile strine utilizate cel mai frecvent n timpul activitilor programate i n timpul liber, inclusiv informaiile privind asistena lingvistic oferit descriei aspectele practice i logistice pe care ai dori s le mbuntii dac ai repeta aceast experien.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: aspectele practice i logistice din cadrul diferitelor etape ale implementrii proiectului, cu separarea acestor etape n pregtire/implementare/finalizare descrierile pot atinge toate elementele legate de aspectele practice i logistice, de la amenajarea spaiilor de lucru la cumprarea diverselor produse necesare desfurrii activitii/lor limba utilizat cel mai frecvent n timpul activitilor i n timpul liber, dac ai ntmpinat dificulti/bariere de limbaj n comunicarea din timpul proiectului, asistena lingvistic oferit aspectele practice i/sau logistice care se doresc a fi mbuntite n cadrul viitoarelor proiecte

Aspecte financiare
V rugm s descriei experiena dvs. privind sursele adiionale de finanare pentru acest proiect (n plus fa de finanarea obinut prin programul Tineret n Aciune). Dac ai ntmpinat dificulti n eforturile dvs de a asigura aceast finanare suplimentar, v rugm s descriei

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: cofinanarea din cadrul proiectului suma menionat drept cofinanare pentru proiect (obligatorie pentru orice proiect Tineret n Aciune) va trebui s fie descris n aceast seciune, preciznd sursele adiionale de finanare a proiectului (sponsorizri, contribuii proprii/ale partenerilor, donaii, alte finanri), suma/sumele de bani sau aportul n natur al acestora ct i modalitatea n care aceastea au fost procurate (activitate de fundraising constant/sporadic etc). Precizai pentru ce tip de costuri au fost direcionate sumele obinute din cofinanare; dificultile ntmpinate n activitatea de strngere a sumelor cu titlu de cofinanare; scurt descriere a modului n care au fost cheltuite sumele forfetare sau aferente costurilor unitare; modul n care au fost distribuii banii pentru Costuri de proiect ntre parteneri i pentru ce tipuri de cheltuieli.. Pentru cofinanare este suficient suma provenit din costurile de transport conform Ghidului Programului. Aceasta trebuie declarat i trecut ca atare n seciunea financiar a raportului. Descrierile realizate vor trebui s fie n conformitate cu cele declarate/propuse n cadrul formularului de candidatur, mai concret n legtur cu suma menionat cu titlu de cofinanare pentru proiect.

10

Implicarea tinerilor
V rugm s explicai : cum au fost selectai participanii i cum au fost stabilite grupurile. cum au fost implicai tinerii n fiecare etap a proiectului.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: profilul participanilor realizat mpreun cu promotorii proiectului; criteriile i modul de selecie ale participanilor implicai n proiect, cine a realizat selecia pentru fiecare grup - informaiile nu trebuie sa vizeze doar selecia participanilor romni, ci a participanilor din toate rile; modul in care participanii au aflat de proiect; modul n care tinerii s-au implicat n toate etapele proiectului- pregtire, implementare, evalure; rolul liderilor i menionai activitile n care acetia au fost implicai (dac se aplic); dificultile ntmpinate n selecia participanilor, lucru n echip sau de orice alte aspecte n ceea ce privete participanii implicai n proiect; gradul de implicare i interes asupra activitilor proiectului n rndul tinerilor participani implicai, precum i a altor participani n proiect.

Dimensiune intercultural
V rugm s explicai dac i cum au fost abordate urmtoarele aspecte n proiectul dvs.: contientizarea (awareness) pozitiv tinerilor asupra altor culturi; dialogul i ntlnirile interculturale ntre tineri din medii i culturi diferite lupta mpotriva prejudecilor, rasismului i a tuturor atitudinilor care conduc la excludere;

dezvoltarea nelegerii toleranei i nelegerii diversitii.

V rugm indicai care activiti au avut cea mai mare contribuie la nvarea intercultural a participanilor.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: modalitatea n care proiectul a abordat aspecte specifice nvrii interculturale (contientizare asupra altor culturi, prevenirea i combaterea prejudecilor, rasismului i a altor atitudini care duc la excludere, dezvoltarea sentimentului toleranei i al nelegerii diversitii etc) activitile care au avut o contribuie major n cadrul procesului de nvare intercultural a participanilor Nu oferii descrieri generale, care s nu aib legtur cu subiectul seciunii i legai descrierile ct mai bine posibil de activitile concrete din proiect (specificai activitile concrete care au conferit proiectului o dimensiune intercultural)

11

Dimensiune European
V rugm s explicai cum au fost abordate urmtoarele aspecte n proiectul dvs: sentimentul de cetenie european al tinerilor i rolul lor n n contextul actual i viitor al Europei; preocupri comune pentru societatea european, cum ar fi rasismul, xenofobia i anti-semitismul, consumul de droguri, etc; subiecte de interes european, cum ar fi extinderea UE, rolul i activitatea instituiilor europene, aciunile UE n problemele cu care se confrunt tinerii la tineri; principii fondatoare ale UE, cum ar fi principiile libertii, democraiei, respectul pentru drepturile omului i libertile fundamentale, principiul statului de drept, etc.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante fa de modalitatea n care proiectul a atins aspecte de interes european i se poate considera c acesta a avut o dimeniune european (modul cum activitile din proiect au stimulat sentimentul de cetenie european a tinerilor implicai, dac au fost dezbtute preocupri europene comune, cum ar fi rasismul, consumul de droguri, provocrile globale etc). Nu oferii descrieri generale, care s nu aib legtur cu subiectul seciunii i legai descrierile ct mai bine posibil de activitile concrete din proiect (specificai activitile concrete care au conferit proiectului o dimensiune european).

Evaluare
V rugm s oferii detalii cu privire la evaluarea pe care ai derulat-o mpreun cu partenerii dvs i n cadrul fiecrui grup, att n timpul activitii de schimb ct i dup terminarea proiectului.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: modalitatea n care evalurea tuturor activitilor n parte i a proiectului n ansamblu a fost realizat, preciznd instrumentele/metodele de evaluare pe care le-ai folosit, momentele n care ai realizat aceast evaluare, intenionalitatea evalurii i modalitatea concreta de adaptare la feedback-ul primit concluziile evalurii rezultate obinute/ interpretarea rezultatelor etc modalitatea n care partenerii au fost implicai n conceperea i implementarea metodelor de evaluare i cum au evaluat acetia proiectul. V rugm s anexai fotocopii dup modelele de chestionarele aplicate, dovezi ale mrturiilor participanilor, etc
Impact, efect de multiplicare i continuare (follow-up)
V rugm s explicai: care au fost beneficiarii schimbului de tineri, n afar de participanii direct implicai impactul la nivelul comunitii locale i cum a fost aceasta implicat n proiect. efectul de multiplicare i impactul sustenibil pe termen lung al proiectului continuarea (follow-up-ul) acestui schimb de tineri, dac este planificat (de ex. noi proiecte n cadrul programului Tineret n Aciune, contacte permanente cu promotorul (promotorii), etc.).

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre:

12

impactul pe care proiectul l-a avut la nivelul beneficiarilor proiectului i la nivelul comunitii n care proiectul a fost implementat, modul in care comunitatea local a fost implicat; impactul pe care proiectul l-a avut la nivelul echipei de proiect care a pregtit implementat i finalizat proiectul; modalitatea n care proiectul este/va fi sustenabil pe termen lung; modalitatea n care proiectul poate fi replicat i/sau ideile i activitile din proiect au un efect de multiplicare; activitile de continuare prevzute n urma implementrii proiectului (de ex. continuarea proiectelor dup finalizarea acestuia, noi proiecte n cadrul Programului Tineret n Aciune, continuarea parteneriatului realizat n proiect etc.)
Vizibilitate
V rugm s descriei: cum ai asigurat vizibilitatea proiectului; cum a oferit proiectul dvs o valoare adugat clar pentru promovarea programului Tineret n Aciune.

Descriei cum i n ce msur a fost promovat proiectul i care a fost valoarea promoional pentru Programului Tineret n Aciune prin proiectul dvs. Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre metodele i instrumentele folosite prin care a fost asigurat vizibilitatea proiectului i a sprijinului primit din partea Programului Tineret n Aciune, indicnd strategia de vizibilitate a proiectului din timpul implementrii acestuia i modul n care au fost folosite corect elementele de identitate vizual a programului (mai multe informaii gsii la http://www.tinact.ro/elemente-identitate-vizuala). Atasati raportului final dovezi ale activitilor promoionale (fluturai, afie, fotografii, filme, comunicate sau articole pres cu toate elementele de vizibilitate utilizate, articole de promovare, blog-uri, site-uri etc).
Diseminare i exploatare a rezultatelor
V rugm s oferii o descriere detaliat a msurilor standard ntreprinse n vederea diseminrii i exploatrii rezultatelor proiectului. Ai implementat activiti suplimentare de diseminare i explotare a rezultatelor ? DA NU Dac da, v rugm s le descriei, s dai informaii suplimentare despre grupul int vizat de aceste activiti i s inlcudei un calendar al activitilor.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre implementarea activitilor standard i (dup caz) suplimentare i a modalitilor de diseminare a rezultatelor proiectului, ct i modul de promovare/ de schimb al bunelor-practici, indicnd strategia de diseminare i exploatare a rezultatelor proiectului din timpul implementrii acestuia sau dup terminarea lui. Activitile suplimentare de diseminare i expolatare a rezultatelor presupun toate acele activiti care sunt adresate comunitii i altor stakeholderi n afara grupului int i al promotorilor.

13

Spre deosebire de seciunea vizibilitate unde este vizat proiectul n ansamblul su, la Diseminarea i exploatarea rezultatelor accentul va fi pe rezultate, pe modul n care acestea au impact i cum pot fi folosite n diferite contexte.

Includerea tinerilor cu posibiliti reduse:


Proiectul dvs. a implicat tineri cu posibiliti reduse (care se confrunt cu situaii ce determin ca includerea acestora n societate s fie mai dificil, vezi dificultile principale identificate mai jos) i/sau cu nevoi speciale (probleme de mobilitate, sntate etc.)? Explicai cum a fost adaptat proiectul la nevoile speciale ale participanilor. Numrul de tineri cu posibiliti reduse direct implicai n proiect (din numrul total de participani indicat n Partea III a formularului):

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: dificultile/situaiile cu care se confrunt tinerii cu oportuniti reduse implicai n proiect, nevoia de includere a acestora i modalitatea concret n care proiectul a venit n ntmpinarea i satisfacerea acestei nevoi; modalitatea n care activitile din cadrul proiectului au fost adaptate la nevoile speciale ale tinerilor cu oportuniti reduse i modul n care acetia au interacionat cu ceilali tineri; modalitatea concret prin care aceti tineri au fost implicai n activitile proiectului; specifcai i numrul acestor tineri; Menionai dac au existat modificri n ceea ce privete declaraiile iniiale din fia de includere, i dac au existat ,mentionai n ce au constat acestea. Totodat, mentionai dificultile cu care v-ai confruntat n selecia i/sau implicarea tinerilor cu oportuniti reduse, precum i dac au existat situaii deosebite n ceea ce privete aceasta categorie de tineri. Descrierile realizate vor trebui s fie n conformitate cu cele declarate/propuse n fia de includere din cadrul formularului de candidatur.
Realizri
n concordan cu ce ati descris mai sus, v rugm s explicai ce realizri ai avut n urma acestui schimb de tineri n legatura cu,: obiectivele i prioritile Programului Tineret n Aciune (v rugm consultai Ghidul Programului). obiectivele proiectului planificat, relevana temei (temelor) proiectului corelat cu interesele i nevoile participanilor

dezvoltarea personal i social a participanilor (inclusiv obiectivele de nvare nonformal)

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre: modalitatea n care implementarea proiectului i a activitilor din cadrul acestuia a vizat atingerea obiectivelor i prioritilor Programului, descriere care va trebui s fie corelat cu ce ai declarat/ce v-ai propus n cadrul formularului de candidatur cu referire la acest aspect; realizrile concrete obinute n urma derulrii activitilor proiectului (de exemplu produsele finale i/sau intermediare - un film, videoclip, revist, website etc); corelarea dintre obiectivele propuse activiti implementate rezultate obinute poate s fie o modalitate foarte bun de a prezenta aceste realizri; modalitatea i msura n care proiectul a contribuit la dezvoltarea personal i social a celor implicai n proiect, fie c este vorba de tinerii din echipa de proiect sau grupul int al proiectului, menionnd obiectivele de nvare;

14

modalitatea n care tema principal a proiectului a reflectat nevoile i interesele celor implicai n implementarea proiectului, descriere care va trebui s fie corelat cu ce ai declarat/ce v-ai propus n cadrul formularului de candidatur cu referire la acest aspect gradul de ndeplinire a obiectivelor proiectului obiectivele propuse n formularul de candidatur trebuie s fie analizate i s se demonstreze ca au fost ndeplinite, menionnd activitile i metodele de lucru utilizate care au condus la obinerea rezultatelor i astfel la ndeplinirea obiectivelor; demonstrai ndeplinirea obiectivelor din punct de vedere calitativ i cantitativ. Evitai s facei aprecieri generale i subiective cu privire la gradul de atingere a obiectivelor specifice proiectului. Demonstrai cu date concrete nivelul de ndeplinire al obiectivelor planificate.
Youthpass
Ai informat participanii cu privire la posibilitatea de a primi un Certificat Youthpass? Cte Certificate Youthpass ai emis/generat? n cazul n care ai emis/generat unul sau mai multe Certificate Youthpass, ai completat i seciunile descriptive ale Certificatului Youthpass? (activitati individuale realizate...) Da Nu Da Nu

V rugm s descriei orice alte msuri implementate pentru a recunoate sau valida rezultatele nvrii n rndul participanilor i a promotorilor implicai n proiect.

Aceast seciune trebuie s conin descrieri detaliate, structurate i care s ofere informaii relevante despre modalitatea n care participanii au fost informai cu privire la posibilitatea de a primi un certificat Youthpass. n cazul n care astfel de certificate au fost emise descrierea trebuie s conin informaii referitoare la competentele identificate, activitatile individuale; descriei alte msuri implementate pentru a recunoate sau valida rezultatele nvrii n rndul participanilor i a promotorilor implicai n proiect. Menionai numrul de certificate generate pentru proiectul implementat. Informarea participanilor cu privire la posibilitatea eliberrii certificatului Youthpass i emiterea acestuia pentru cei care au solicitat acest lucru este clauz contractual. n caz contrar AN i rezerv dreptul de a aplica penaliti de natur financiar, dup caz.

15

Documente anexe la Raportul de Activitate Pentru a putea susine mai bine toate descrierile din seciunile raportului de activitate, nu uitai s trimitei odat cu documentele de raportare obligatorii i alte documente realizate n cadrul proiectului: materiale/produse finale/produse promoionale realizate poster, flyer, pliant, pix, apc, tricou, saco etc un exemplar din orice material care a fost realizat din grantul aferent proiectului poate fi anexat la raportul final, n variant hard copy sau imprimat pe un CD/DVD ; dovezi ale diseminrii i exploatrii rezultatelor i ale asigurrii vizibilitii proiectului articole din pres, comunicate de pres, apariii media online, website-uri, bloguri etc ; materiale realizate n urma aciunilor suplimentare de diseminare i exploatare a rezultatelor - brouri, CD/DVD etc ; CD/DVD cu filme, fotografii din timpul proiectului, care s surprind pri din cadrul implementrii activitilor din proiect ; fotocopii dupa cteva (1-2) certificate Youthpass emise

fotocopii dupa chestionarele de evalure completate, fotocopii dupa marturiile participantilor, etc.

16

C. EVALUARE FINANCIAR
Partea a Va din raportul final reprezint raportul financiar al proiectului i este format din mai multe seciuni: - A. Prezentarea bugetului care conine datele centralizate pentru fiecare din categoriile de buget - B. Cofinanare care conine sumele declarate pentru partea de cofinanare din cadrul proiectului - C. Pli care conine plaa efectuat prin avans i cererea de sold/ramburs - Calcularea detaliat a finanrii solicitate n care vor fi prezentate detaliat toate cheltuielile realizate pentru fiecare din categoriile de buget - Lista de participani n original semnat de toi participanii (inclusiv liderii de grup) care au contribuit la realizarea activitilor (este unul dintre documentele justificative financiare cele mai importante) n momentul n care vei completa aceste seciuni va trebui s avei n vedere anumite aspecte referitoare la eligibilitatea costurilor, modalitatea de raportare financiar, modalitatea n care trebuie s pstrai documentele financiare justificative n contabilitate etc. Toate aceste aspecte se regsesc n ghidul financiar de mai jos realizat special pentru beneficiari, pe care va trebui s l citii nainte de a realiza raportarea financiar. Completarea raportului financiar Primul pas pentru completarea corect a raportului financiar este ordonarea i aranjarea n categoria corect a documentelor financiare justificative. n acest sens, un instrument foarte util este Centralizatorul de cheltuieli creat special n acest sens. n cadrul Centralizatorului de cheltuieli trebuie declarate toate sumele cheltuite dup cum urmeaz: - costurile realizate n regim de sume forfetare sau costuri unitare se justific n baza informaiilor oferite n seciunile din raportul de activitate i a listei de semnturi a participanilor1, iar n Centralizator vor fi trecute doar sumele cheltuite n cadrul categoriilor aferente2. Conform reglementrilor financiare ale programului Tineret n Aciune, un proiect nu poate genera profit. Astfel, n cazul n care costurile realizate efectiv pentru aceste categorii sunt mai mici dect sumele forfetare sau costurile unitare, la aceste categorii se vor trece costurile efective. - cheltuielile realizate n regim de costuri reale se justific n baza documentelor financiare aferente (facturi, chitane, bonuri fiscale, ordine de plat, etc.). La raport se anexeaz fotocopii dup aceste documente cu meniunea conform cu originalul. Aceste documente se aranjeaz n ordine i se menioneaz n Centralizator conform specificaiilor. Se preia numrul curent din tabelul Centralizator i se trece ca atare n dreptul documentului aferent de pe fotocopie (ATENIE! Cele dou numere trebuie s fie identice). Vor fi aprobate doar acele cheltuieli pentru care beneficiarul prezint fotocopii dup documente justificative originale care poart meniunea pltit din proiectul nr....(numite generic documente de decont). n cazul n care fotocopiile nu sunt lizibile, instituia beneficiar va certifica suma, data i semnificaia cheltuielilor de pe
1 n conformitate cu legile din Romnia, beneficiarul va trebui s pstreze pentru aceste costuri TOATE documentele financiare justificative n contabilitatea sa. Ele nu trebuie s fie prezentate ns la raportul final al proiectului, conform reglementarilor financiare ale programului Tineret n Aciune. 2 Agenia Naional i rezerv dreptul de a verifica,la solicitare, documentele financiare n original sau s solicite copii dup acestea.

17

factura fiscal/chitana fiscal/bon fiscal/ordin de plat printr-o not justificativ semnat i tampilat de reprezentantul instituiei. Originalele documentelor de decont vor fi pstrate de instituia beneficiar timp de 5 ani de la data aprobrii raportului final, n vederea unui posibil audit de ctre instituiile autorizate. Atenie!! Pe documentele originale se va trece meniunea Decontat din proiectul RO-11/31-xxx20yy-Rz, dup care se vor fotocopia pentru raportul final. Reamintim faptul c, n acord cu prevederile contractului de finanare Tineret n Aciune 2012, Condiii speciale, artic. I.4.7 toate plile n cadrul proiectului trebuie realizate prin transfer bancar. Nu se accept pli realizate n numerar, cu excepia cazurilor justificate (ex. costuri de transport datorit comisioanelor de transfer ridicate). Pentru aceste excepii este nevoie de acceptul Ageniei Naionale (n caz contrar AN i rezerv dreptul de a invalida aceste costuri sau de a aplica penalizri financiare). Modul de prezentare a documentelor aferente cheltuielilor realizate n regim de costuri reale: Toate documentele contabile vor fi prezentate n fotocopie, cu excepia notelor explicative/justificative cu privire la diverse probleme, care trebuie s fie n original (semnate i tampilate de reprezentantul instituiei) i a documentelor pentru care se specific faptul c vor fi trimise n original; Documentele vor fi prezentate ntr-o manier ordonat. Ele se vor copia pe hrtie format A4 i vor fi grupate pe capitole de cheltuieli. n cadrul fiecrui capitol de cheltuieli vor fi aezate n ordinea cronologic a efecturii plii. Fiecare document va fi numerotat pe fotocopie n dreptul su, iar acest numr va corespunde numrului curent din Centralizatorul de cheltuieli. Cel de al doilea pas este s completai efectiv cmpurile din Raportul Financiar (partea a V-a). Avei grija ca sumele totale menionate n Centralizatorul de cheltuieli pentru fiecare categorie de bugetar s fie identice cu cele din Raportul Financiar (att n seciunea Prezentare bugetului ct i la Calculul detaliat al proiectului). Centralizatorul de cheltuieli trebuie trimis att n original, completat, semnat, tampilat i datat, ct i n format electronic, prin e-mail, ctre responsabilul de aciune. n cazul n care se vor trimite Centralizatoare sau Rapoartele Financiare incomplete procesul de evaluare se va suspenda i beneficiarului i vor fi solicitate completri. Evaluarea se va suspenda i n cazul n care beneficiarul nu a raportat n EURO cheltuielile efectuate sau nu completeaz rubrica referitoare la rest de plat solicitat. n cazul cheltuielilor efectuate n alte valute dect EURO (inclusiv RON), raportarea se va face la cursul INFOREURO3 corespunztor lunii n care a fost semnat contractul de ctre Agenia Naional. Reguli privind eligibilitatea cheltuielilor realizate: 1. Sunt considerate eligibile numai cheltuielile direct legate de realizarea proiectului. 2. O cheltuial eligibil nu poate fi inclus n mai mult de un capitol bugetar n raportul financiar final. 3. Pentru a fi considerat eligibil, orice cheltuial trebuie s fie angajat n perioada de eligibilitate a costurilor prevzut n contract. n mod excepional, pot fi considerate eligibile i acceptate pli realizate n afara perioadei eligibile cu condiia ca acestea s fie
3

Cursul INFOREURO lunar: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

18

efectuate pentru activiti care se deruleaz n perioada eligibil, atunci cnd sunt justificate i aprobate n prealabil de AN. 4. Beneficiarul se angajeaz s ia toate msurile necesare n vederea prevenirii oricrui risc legat de conflictul de interese care ar putea influena executarea imparial i obiectiv a contractului. Un conflict de interese poate rezulta n special dintr-un interes economic, din afiniti politice sau naionale, din motive familiale sau afective sau din orice alt tip de interes comun. Reguli privind eligibilitatea cheltuielilor realizate pe baz de costuri reale: 5. Pentru ca o cheltuial eligibil s poat fi finanat de ctre ANPCDEFP, beneficiarul trebuie s includ, n raportul financiar final, fotocopii lizibile dup documentul original aferent realizrii respectivei cheltuieli, avnd mentiunea conform cu originalul. Meniunea va fi tampilat i semnat n original de reprezentantul legal al beneficiarului. 6. FOARTE IMPORTANT: toate documentele contabile, n original (facturi, bonuri fiscale...) vor purta meniunea pltit din proiectul nr. RO-11/31-20yy-Rz ; meniunea va fi facut nainte de fotocopiere. 7. Pentru documentele editate ntr-o limb strain care nu este de circulaie internaional i unde nu rezult n mod clar ce reprezint cheltuiala, se vor face meniuni suplimentare (pe fotocopia documentului) privind furnizorul, beneficiarul, obiectul plii i suma. Certificarea acestor informaii se va face prin semntura i tampila asociaiei. 8. Sub nici o form nu vor fi considerate eligibile facturile/dovada plii emise pe numele unor persoane fizice sau pe numele altei instituii dect beneficiarul grantului sau partenerului la proiect, cu excepia documentelor de transport i cazare, care pot fi emise pe numele unei persoane fizice participant la proiect. 9. Mobilitile (i cheltuielile aferente acestora) efectuate la instituii care nu sunt partenere aprobate n proiect sau n ri din afara parteneriatului, nu sunt eligibile.

19

Partea a V- a. Raport Financiar

Toate sumele sunt n EURO

Pentru mai multe informaii v rugm consultai regulile de finanare specificate n Ghidul Programului Tineret n Aciune i contractul dvs de finanare pentru sumele aprobate. Agenia Executiv i Ageniile Naionale pot modifica sumele menionate n formularul de candidatur, n conformitate cu regulile de finanare din Ghidul Programului.

A. Prezentarea bugetului
Suma total aa cum a fost acceptat n contract dvs.

Declaraie final

Evaluare finala (va fi completat de ctre AN)

Costuri de cltorie (70% din costurile efective) Vizit de planificare n avans, dac este cazul - costuri de cltorie (100% din costurile efective) Costuri de proiect (cost unitar) Costuri excepionale (100% din costurile efective) dac este cazul

Total finanare

n aceast parte a raportului financiar va trebui s completai sumele pe fiecare categorie bugetar dup cum urmeaz: - n prima coloan trebuie s trecei suma care a fost aprobat iniial (conform fiei de buget trimis mpreun cu contractul de ctre responsabilul de aciune) - n cea de-a doua coloan trebuie s trecei suma final pe care ai cheltuit-o efectiv pentru proiect, fie c difer sau nu de suma din prima coloan. Aceast sum trebuie s fie IDENTIC cu TOTALUL categoriei bugetare aferente de la seciunea Calcularea detaliat a finanrii solicitate i din Centralizatorul de cheltuieli. NU COMPLETAI A TREIA COLOAN! Aceasta este rezervat evalurii financiare realizat de ctre AN. Sumele finale vor fi calculate n baza documentelor justificative prezentate pentru fiecare categorie bugetar n parte. Sumele pe fiecare categorie bugetar n parte nu vor putea s depeasc suma care a fost acordat spre finanare iar aceste sume vor trebui s reflecteze DOAR grantul primit n cadrul programului Tineret n Aciune, restul de cheltuieli ale proiectului vor trebui s fie trecute n partea de cofinanare.

B. Cofinanare Vrugm s luai n considerare c procentul din costurile de cltorie care nu este suportat de ctre finanarea comunitar ar trebui s fie indicat n seciunea de mai jos. Resurse proprii (contribuie valorizat, n natur) Alte contribuii la prezentul proiect (v rugm s specificai fiecare surs): Suma

Totalul cofinanrii

n aceast parte a raportului financiar va trebui s completai sumele pe care le declarai drept cofinanare n cadrul proiectului, sume care ar trebui s fie n conformitate cu ceea ce v-ai propus/ce ai declarat n cadrul formularului de candidatur. Descrierile detaliate pentru aceast

20

cofinanare se vor realiza n cadrul seciunii Aspecte financiare din cadrul raportului de activitate. Dac este cazul, bunurile i servicii puse la dispoziia beneficiarului de teri cu titlu gratuit trebuie s fie justificate corespunztor prin documente contabile. La raportul final trebuie s fie dovezi pentru ntreaga sum, inclusiv pentru cofinanare n bani i n natur.

C. Pli Suma Avans primit din partea Programului Tineret n Aciune Sold estimat de plat sau de rambursat ctre Programul Tineret n Aciune

n aceast parte a raportului financiar va trebui s completai sumele corespunztoare avansului primit si soldului de rambursat sau de plat. Suma corespunztoare avansului este exact cea care este stipulat n contractul de finanare. Soldul estimat de plat sau de rambursat se calculeaz ca diferen ntre avansul primit i cheltuielile efectiv realizate.

21

Calcularea detaliat a finanrii finale solicitate

Toate sumele sunt n EURO

Costuri de cltorie (tineri i lideri de grup)


Promotor Numr de persoane De la Pn la Mijloace de transport Costuri totale (100%) Suma solicitat (70%)

TOTAL

n aceast parte a raportului financiar va trebui s detaliai toate sumele care au fost pltite pentru costurile de cltorieii. Aceast sum se acord n regim de costuri reale i se va deconta n proporie de 70%. Va trebui s trimitei spre verificare copii dup documente financiare justificative (copiile facturilor, chitanelor/ordine de plat/biletelor de transport utilizate), ns va trebui s i defalcai detaliat n aceast seciune suma ntreag pe sub-categorii bugetare, n funcie de locul de origine al participanilor, astfel nct s existe o corelare cu bugetul detaliat propus n cadrul formularului de candidatur. n cazul n care plata se efectueaz prin internet banking i ordinul de plat nu este contrasemnat de banc, pentru validarea plii este necesar extrasul de cont. Fiecare document va fi numerotat pe fotocopie n dreptul su, iar acest numr va corespunde numrului curent din Centralizatorul de Cheltuieli. Totodat ordinea cmpurilor introduse n tabel va fi identic cu cea din Centralizatorul de Cheltuieli. NU UITAI! Documentele justificative financiare: - n original vor trebui s aib meniunea "Pltit din proiectul cu numrul RO-11/31-xxx-20yyRz" - fotocopiile trimise spre verificare ctre AN vor trebui s aib meniunea Conform cu originalul i vor trebui semnate i tampilate de ctre reprezentantul legal al asociaiei. Vor fi finanate numai cheltuielile de transport realizate de participant din localitatea de domiciliu i pn n localitatea unde se va desfura activitatea proiectului (dus-ntors). Participantul va alege cel mai economic mijloc de transport. Documentele justificative necesare pentru transport pot s difere n funcie de tipul de transport ales. Transportul aerian - clasa economic este recomandat a fi utilizat n cazul n care distana de parcurs este mai mare de 300 km. n msura posibilitilor, va fi utilizat sistemul de zboruri APEX sau orice alt sistem mai ieftin. Pentru decontarea transportului aerian trebuie prezentate fotocopii dup: biletul de cltorie, factura fiscal, chitana/ordinul de plat/dovada plii i tichetele de mbarcare (boarding pass). Pentru decontare la transportul feroviar (doar clasa a 2-a), trebuie prezentate fotocopii dup biletul de tren, pe care s se vad data i preul acestuia.

22

Costurile cu taxi-ul (dinspre/spre aeroport sau gar) vor fi considerate eligibile numai n condiiile n care transportul public nu poate fi folosit, caz n care beneficiarul va trebui s justifice n scris aceast alegere. Pentru transportul rutier, urmtoarele aspecte vor fi avute n vedere: n cazul transportului cu autocarul/microbuzul unei firme autorizate de transport, actele necesare pentru decont pot fi biletele de autocar/contractul/factura i chitana fiscal/dovada plii (n cazul n care aceste documente se emit). n cazul transportului cu maini particulare, se va deconta pn la limita de 7.5%*cost combustibil/litru*nr. Km, n baza bonurilor de combustibil.. n cazul transportului cu autoturisme nchiriate costul real (efectiv) este eligibil, cu condiia ca aceast opiune s fie justificat printr-o declaratie pe propria rspundere privind oportunitatea alegerii. Pentru decontare sunt necesare contractul/factura i dovada plii. Validarea acestor costuri se face i n baza listei cu semnturile tuturor participanilor n original (conform formatului standard anexat la raportul final de activitate).

Vizit de planificare n avans costuri de cltorie (dac este cazul)


Promotor Numr de persoane De la Pn la Mijloace de transport Costuri

Subtotal

Regulile de eligibilitate a cheltuielilor sunt identice cu cele prezentate la seciunea Costuri de cltorie. Singura diferen este reprezentat de faptul c, n cazul de fa, (al costurilor de cltorie pentru vizita de planificare n avans) cheltuielile de cltorie se vor deconta n proporie de 100%.
Costuri de proiect cost unitar (tineri i lideri de grup)
Promotor Numrul de participani Numrul de nopi Cost unitar pe noapte Total

TOTAL COSTURI DE PROIECT

Costurile de proiect reprezint cheltuielile direct legate de punerea n aplicare a proiectului (costuri de pregtire a activitilor, cazare, mas, faciliti, asigurarea echipamentului i a materialelor, evaluare, diseminare i exploatare de rezultate, activiti de continuare/follow up etc.)

23

Acestea se acord n regim de costuri unitare, astfel nu este necesar s trimitei copii dup documente financiare justificative. Conform legislaiei naionale acestea trebuie inute ns n contabilitatea organizaiei beneficiare i pot fi solicitate pentru verificare de ctre autoritile competente. Totodat Agenia Naional i rezerv dreptul de a verifica, la solicitare, documentele financiare n original sau copii dup acestea. Costurile de proiect se calculeaz pentru fiecare promotor nmulind pe linia dedicat acestuia numrul de participani din partea acestuia (inclusiv liderii de grup) cu numrul efectiv de nopi i cu 32 Euro (reprezentnd costul unitar aferent fiecrui participant pentru proiectele care se desfoar n Romnia conform Ghidului Programului). La seciunea Total se adun sumele aferente fiecrui promotor. Validarea acestor costuri se face i n baza descrierilor din seciunile raportului de activitate (n special la rubrica Descrierea activitilor) i a listei cu semnturile tuturor participanilor n original (conform formatului standard anexat la raportul final de activitate). Numarul de nopi luat n considerare este numrul real de nopi petrecute de ctre participani, conform programului de activitati, listei de participani i a documentelor de cltorie. Pentru schimburile itinerante, n cazul n care numrul de zile de activiti ale schimbului este mai mare n alt ar dect cele din Romnia se va aplica baremul corespunztor rii respective (acest lucru este condiionat de aprobarea acestor costuri de AN conform contractului). Conform reglementrilor financiare ale programului Tineret n Aciune, un proiect nu poate genera profit. Astfel, n cazul n care costurile realizate efectiv pentru aceste categorii sunt mai mici dect sumele forfetare i costurile unitare, la aceste categorii se vor trece costurile efective. ATENIE! n cazul n care informaiile din Descrierea activitilor nu sunt prezentate i argumentate n mod satisfctor, aceste costuri nu vor fi aprobate.
Costuri excepionale (dac este cazul)
Tipul cheltuielii Costuri

TOTAL

n aceast parte a raportului financiar va trebui s detaliai toate sumele care au fost cheltuite pentru costurile excepionale. Aceast sum se acord n regim de cost real, deci va trebui s trimitei spre verificare copii dup documentele financiare justificative, ns va trebui s i defalcai detaliat n aceast seciune suma ntreag pe sub-categorii bugetare, astfel nct s existe o corelare cu bugetul detaliat propus n cadrul formularului de candidatur. Cheltuielile de la acest capitol se refer la: - viz; - contribuie la cazarea i masa participanilor la Vizita de Pregtire n Avans; - costuri legate de tinerii cu oportuniti reduse sau cu nevoi speciale (de exemplu, vizit medical, ngrijire medical, sprijin pentru pregtire lingvistic suplimentar, pregtire

24

suplimentar, faciliti sau echipament special, persoane nsoitoare, cheltuieli suplimentare pentru tinerii dezavantajai economic, traducere/interpretare). Documentele doveditoare sunt fotocopii dup contracte de prestri servicii, facturi i chitane fiscale, ordine de plat sau orice document care dovedete efectuarea plii. n cazul n care plata se efectueaz prin internet banking i ordinul de plat nu este contrasemnat de banc, pentru validarea plii este necesar extrasul de cont. Pentru decontarea costurilor legate de viz sunt necesare fotocopii dup viz (pagina cu informaii personale i pagina pe care se afl viza n paaport) i dovada plii acesteia. Fiecare document va fi numerotat pe fotocopie n dreptul su, iar acest numr va corespunde numrului curent din Centralizatorul de Cheltuieli. Totodat ordinea cmpurilor introduse n tabel va fi identic cu cea din Centralizatorul de Cheltuieli. NU UITAI! Documentele justificative financiare: - n original vor trebui s aib meniunea "Pltit din proiectul cu numrul RO-11/31-xxx-20yyRz" - fotocopiile trimise spre verificare ctre AN vor trebui s aib meniunea Conform cu originalul i vor trebui semnate i tampilate de ctre reprezentantul legal al asociaiei. Validarea acestor costuri se face i n baza descrierilor din seciunile raportului de activitate (n special la rubrica Descrierea activitilor, Pregtire si Includerea tinerilor cu posibiliti reduse) i a informaiilor declarate/propuse n fia de includere din cadrul formularului de candidatur.
List de participani i lideri (pentru mai muli participani utilizai fotocopii ale acestei pagini sau extindei aceast list ,
adugnd rnduri)
Titlul proiectului: Locul desfurrii: Datele de desfurare: Femeie (F) Participant Anul sau (P) naterii brbat sau lider (L) (M)

Nr

Nume i prenume

Data sosirii

Data plecrii

ara de reziden

Adres de e-mail

Semntura

Lista final de semnturi aferent proiectului vostru este unul din cele mai importante documente ale raportului final, fiind n aceeai msur un document justificativ pentru raportul de activitate dar I document financiar. Aceasta va trebui s fie semnat n original de ctre toi cei menionai n raport ca fiind parte din echipa de proiect. Aceast list se trimite obligatoriu ctre AN la raportul final, completat de ctre toi participanii, inlclusiv lidrii de grup. Informaiile din aceast liste trebuie s fie lizibile (recomandat este ca ele sa fie TEHNOREDACTATE) iar semnturile ordonate corect n dreptul fiecrei persoane.

25

ATENIE! Listele contrafcute reprezint frauda. n acest caz se va retrage grantul i vor fi anunate instituiile competente. Listele de prezen la diverse evenimente i activiti din cadrul proiectului, completate de ctre beneficiari, pot fi trimise n copie.

Mult succes!!!

26