Fi - Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI I.

Consideraii preliminare introducere n domeniu Orice entitate public este constituit pentru un scop i are o misiune pentru ndeplinirea creia este preocupat n mod special. Totui, misiunea ncredinat nu poate i nu trebuie s fie ndeplinit cu orice pre i orice s-ar ntmpla. Exist limite fixate de dispoziiile legale, dar i de regulile de etic sau normele de comportament moral care traseaz un cadru n perimetrul cruia trebuie s se plaseze activitatea acesteia. Diversitatea entitilor publice determinat de mrime, natura activitii, mediu, structur juridic, etc, impune utilizarea unor sisteme de control intern/managerial adaptate dimensiunii, complexitii i mediului specific al entitii, dar care, n acelai timp, s fie guvernate de regulile minimale de management cuprinse n standardele de control intern/managerial. Controlul intern/managerial este un proces dinamic ce trebuie adaptat continuu la modificrile cu care se confrunt entitatea, indiferent de natura sau mrimea acesteia; presupune implicarea direct a tuturor nivelurilor de conducere i a ntregului personal n scopul furnizrii unei asigurri rezonabile c misiunea i obiectivele entitii sunt ndeplinite n condiii de eficien i eficacitate. Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini, face parte din Seciunea Mediul de control care reprezint temelia ntregului sistem de control intern/managerial al unei entiti publice i subsumeaz problematica legat de organizare, managementul resurselor umane, deontologie i integritate. Mediul de control stabilete baza pentru toate celelalte elemente componente ale controlului intern, asigurnd disciplina i structura. Standardelor de control intern/managerial le este caracteristic o puternic interdependen, ele nu acioneaz separat, n mod individual, ci, dimpotriv, aciunea lor este, de fiecare dat, conjugat n funcie de corelaiile obiectiv existente ntre diferite standarde. n consecin, managerul general n aciunea sa de ntrire a sistemului de control intern/ managerial, ar trebui s adopte decizii i s iniieze aciuni care s conduc la valorificarea i maximizarea influenelor potenial benefice ale acestor interdependene i implicit la implementarea tuturor standardelor. II. Clarificarea unor termeni utilizai n descrierea i cerinele generale ale standardului Avnd n vedere faptul c prezenta lucrare se dorete a fi accesibil unui spectru larg de cititori, vom prezenta n continuare unele concepte care apar n S 2-Atribuii, funcii, sarcini, cu scopul de a facilita nelegerea adecvat a unor termeni astfel nct, managementul s implementeze mai uor cerinele generale i s identifice zonele i direciile determinante n care trebuie acionat n vederea aplicrii corecte i integrale a tuturor actelor normative aplicabile standardului.

Aa cum se precizeaz n descrierea acestui standard, managementul entitii publice comunic tuturor angajailor i actualizeaz permanent documentul privind misiunea entitii publice, regulamentele interne i fia postului. Misiunea este un concept complex care precizeaz identitatea entitii publice i legitimitatea existenei sale n mediul organizaional public, contribuind la crearea imaginii interne i externe a entitii. Definirea ct mai exact a misiunii entitii publice axat pe explicitarea detaliat a raporturilor dintre management, salariai, mediul actual i viitor permite s se neleag motivul existenei i rolul fundamental al acesteia, funcia sa economic i social care o difereniaz de celelalte entiti publice. Etapele necesare stabilirii misiunii entitii sunt urmtoarele: analiza misiunilor precedente, a valorilor entitii i verificarea concordanei lor cu trendurile sectorului de activitate i cu influenele mediului economic al entitii; descrierea valorilor pe care entitatea le recunoate, a domeniilor de activitate i a rolului asumat n cadrul societii, urmrindu-se ca cerinele angajailor s fie satisfcute;

informarea ntregului personal cu privire la misiunea propus i actualizarea acesteia cu eventualele corecii ce se impun datorit schimbrii politicilor entitii publice. Personalul trebuie s cunoasc misiunea ncredinat entitii dar i a componentei structurale din care face parte, rolul fiecruia n cadrul componentei structurale precum i obiectivul pe care l are de atins. Regulamentele interne Realizarea misiunii entitii publice sau realizarea unei anumite activiti, presupune respectarea tuturor regulilor i normelor care i sunt aplicabile. Pentru ca toate aceste reguli i norme s poat fi respectate, persoana responsabil de ndeplinirea misiunii, dar i personalul de execuie direct implicat, trebuie s le cunoasc cu exactitate. Necunoaterea tuturor regulilor i normelor ce trebuie respectate va avea drept rezultat fie neimplementarea, fie implementarea unor instrumente specifice de control intern care vor permite ca, n executarea misiunii, s fie posibil comiterea de neregulariti, contravenii sau chiar infraciuni. Regulamentul de organizare i funcionare (ROF) este documentul cu caracter normativ prin care se reglementeaz structura organizatoric a entitii publice i a subdiviziunilor sale, se stabilesc i se repartizeaz activitile, atribuiile, competentele, nivelurile de autoritate, responsabilitile, mecanismele de relaii. Documentul conine o prezentare a atribuiilor tuturor compartimentelor din structura organizatoric a entitii, iar anexat sunt prezentate: organigrama, statul de funcii, etc. Regulamentul de ordine interioar (ROI), numit n Codul Muncii, Regulament intern, este documentul ntocmit de entitate cu consultarea sindicatului sau reprezentanilor salariailor, dup caz, prin care se stabilesc reguli privind protecia, igiena i securitatea n munc n cadrul entitii, reguli privind respectarea principiului nediscriminrii i a nlturrii oricrei forme de nclcare a demnitii, drepturile i

obligaiile angajatorului i ale salariailor, regulile privind disciplina muncii, abaterile i sanciunile etc. Fia postului reprezint documentul care definete locul i contribuia postului n atingerea obiectivelor individuale i organizaionale, caracteristic att individului ct i entitii i care precizeaz sarcinile i responsabilitile care i revin titularului unui post. n general fia postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenele, responsabilitile, relaiile cu alte posturi, cerinele specifice privind pregtirea, calitile, aptitudinile i deprinderile necesare realizrii obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv. Obiectivele individuale sunt exprimri cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat i funcioneaz postul respectiv. Aceste obiective se realizeaz prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenei profesionale, a autonomiei decizionale i a autoritii formale de care dispune persoana angajat pe postul respectiv. Responsabilitatea asociat unui post reprezint obligaia moral i legal ce revine angajatului de a-i ndeplini obiectivele, la nivelul cerinelor de calitate i eficien necesare. Structura fielor de post trebuie astfel stabilit nct s devin unul din principalele suporturi pentru organizarea i gestionarea ntregului personal, precum i un instrument util n evaluarea performanelor i responsabilizarea angajatului. Funcia reprezint totalitatea posturilor care au caracteristici asemntoare din punct de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenelor, responsabilitilor i procedurilor. Funciile pot fi: de conducere caracterizate printr-o sfer larg de responsabiliti i competene n legtur cu misiunea ce trebuie ndeplinit i implic previziunea, organizarea, antrenarea, stimularea i controlul altor persoane; de execuie caracterizate prin obiective individuale limitate crora le sunt asociate competene i responsabiliti mai reduse, iar sarcinile ncorporate nu implic luri de decizii asupra activitii altor persoane. Sarcina este cea mai mic unitate de munc individual i reprezint aciunea ce trebuie efectuat pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fr atribuirea de competene adecvate nu este posibil; de asemenea, atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabiliti. Competena este capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea sarcinii. Responsabilitatea este obligaia de a ndeplini sarcina atribuit a crei nendeplinire atrage sanciunea corespunztoare tipului de rspundere juridic. Atribuia reprezint un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei anumite activiti sau unei pri a acesteia, care se execut periodic sau continuu i care implic cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific. Activitatea const n totalitatea atribuiilor de o anumit natur, care determin procese de munc cu un grad de omogenitate i similaritate ridicat, cunotinele necesare realizrii activitii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putnd avea

astfel o pregtire profesional sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin compartimentelor entitii. III. Msuri n vederea implementrii standardului n orice entitate public pentru realizarea unei structuri organizatorice raionale i eficiente trebuie s se respecte urmtoarele cerine: s acopere ntregul spectru de activiti din organizaie; s distribuie aceste activiti astfel nct s se evite suprapunerile i paralelismele; s asigure continuitate i fluiditate n realizarea activitilor; s asigure respectarea unitii de conducere la fiecare nivel, pe ct posibil, respectiv fiecare subordonat s aib un singur ef direct; s fie flexibil, n sensul de a se putea adapta uor diferitelor cerine,cum ar fi: amplificri n cazul dezvoltrii entitii, reduceri de posturi n cazul restructurrii ori comasrii unor compartimente. Principalele direcii n care trebuie acionat n vederea implementrii standardului sunt precizate n cerinele generale. Atribuiile entitii publice pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de personal i se acioneaz concertat n scopul ndeplinirii misiunii entitii. Fiecare activitate (nscris n Lista activitilor entitii), prin care sunt realizate atribuiile compartimentelor i implicit atribuiile entitii publice, este raional s fie dus la ndeplinire n cadrul unei politici bine definite. De exemplu: pentru conductorul compartimentului de resurse umane trebuie sa existe o politic de personal, iar n cazul compartimentului de achiziii publice sau a celui de relaii publice vor fi definite o politic de achiziii, respectiv o politic de relaii publice. Odat adoptat, fiecare politic determin n mod nemijlocit dispozitivele de control intern pe care managerul trebuie s le identifice i s le integreze n totalitatea activitilor, astfel nct, s reduc riscurile proprii cu impact negativ n realizarea obiectivelor. Nu este suficient ca managerul, la orice nivel s-ar afla, s fi neles misiunea pe care o are de ndeplinit, ci el trebuie s tie i cum s acioneze pentru cunoaterea i impunerea factorilor de reuit i a regulilor ce trebuie respectate de ctre ntregul personal din subordine. Obiectivele entitii sunt fixate n funcie de misiunea ce trebuie ndeplinit: relaia dintre obiective i misiune este att de strns nct obiectivele definite fr o misiune clar stabilit sau o misiune fr obiective conduc la o activitate dezordonat i neperformant. Aprecierea factorilor de reuit, exprimai prin necesiti, respectiv tot ceea ce trebuie fcut pentru reuita misiunii trebuie s se fac identificnd att ceea ce este implementat i urmeaz a fi mbuntit, ct i ceea ce lipsete. Pentru constatarea situaiei existente este necesar efectuarea unei analize critice, detaliate, de ctre fiecare manager de compartiment, a tuturor activitilor desfurate n cadrul compartimentului i a ncadrrii cu personal, n scopul: delimitrii i dimensionrii corespunztoare, funcie de volumul, complexitatea i dificultatea obiectivelor pe care le are de realizat, a componentelor procesuale (atribuii, funcii, sarcini) implicate nemijlocit n realizarea acestora;

stabilirii necesarului de posturi i funcii, context n care poate propune nfiinarea/desfiinarea/comasarea de posturi; determinrii necesarului de personal, pe total i structur socioprofesional, funcie de natura i caracteristicile posturilor de conducere i de execuie. Elementele de analiz evideniate permit managerilor s cunoasc cu precizie sarcinile specifice fiecrui post i, de asemenea, detectarea situaiilor anormale cnd sunt identificate sarcini pe care nu le ndeplinete nimeni, sarcini realizate de dou sau mai multe persoane diferite i uneori i ntr - o manier diferit, sarcini inutile sau sarcini contradictorii. Pentru a fi complet aceast analiz trebuie s fie ataat organigramei, precizndu-se relaiile structurale ale titularului postului: de cine depinde i cine depinde de el; de unde primete elementele necesare ndeplinirii sarcinii sale; cui transmite rezultatul muncii sale. Constatarea i contientizarea situaiei existente este de datoria conductorului de compartiment care a acceptat misiunea ncredinat i care are datoria impunerii factorilor de reuit pe care-i consider necesari. Totodat, managerii trebuie s identifice sarcinile noi i dificile sau sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor situaii conflictuale, s-i susin n ndeplinirea acestora, astfel nct fiecare sarcin complex s fie soluionat cel mai bine de ctre acela cruia i-ar fi fost greu s o duc la bun sfrit singur. n acest context, urmare a analizei efectuate, conductorul de compartiment va actualiza i va ntocmi, ori de cte ori necesitile o cer fiele posturilor pentru personalul din subordine, cu toate sarcinile activitii specifice postului respectiv, n mod secvenial, dac este posibil, i le va comunica titularilor. De asemenea, la propunerea responsabililor de compartimente, managementul entitii publice trebuie s actualizeze documentele privind misiunea i atribuiile fiecrei componente a structurii sale organizatorice i s comunice ntregului personal orice actualizare a acestora. IV. Autoevaluarea stadiului implementrii standardului Conductorii tuturor entitilor publice au obligaia de a elabora, anual, un raport asupra sistemului de control intern/managerial care cuprinde declaraii, formulate de acesta, n baza datelor, informaiilor i constatrilor rezultate din operaiunea de autoevaluare a strii propriului sistem de control intern/managerial, n conformitate cu prevederile anexei nr. 4 la OMFP nr. 946/2005. n vederea elaborrii raportului conductorul entitii dispune programarea i efectuarea de ctre conductorii de compartimente aflai n subordine a operaiunii de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial. Autoevaluarea reprezint o verificare a propriului domeniu de responsabilitate subsistemul de control intern/managerial - i este menit s ajute conductorul de compartiment n contientizarea i aprecierea stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial i, de asemenea, n identificarea msurilor de adoptat n situaia implementrii pariale sau neimplementrii anumitor standarde. Totodat, conductorul de compartiment, n baza datelor, informaiilor i constatrilor rezultate din operaiunea de autoevaluare mai beneficiaz de prima oportunitate n depistarea i corectarea deficienelor constatate, prin implementarea unor msuri prompte i 5

adecvate n perioada urmtoare, care s conduc la creterea eficacitii sistemului de control intern/managerial la nivelul compartimentului. n autoevaluare, persoanele care sunt subiectul evalurii i cele care efectueaz autoevaluarea sunt n general aceleai. Ca urmare, autoevaluarea efectuat de ctre conducere, nu poate nlocui evaluarea realizat de departamentul/structura de audit intern sau cea efectuat de ctre auditorii publici externi care pot furniza analize ale eficacitii sistemelor de control intern/managerial mult mai obiective. Autoevaluarea stadiului implementrii Standardului nr. 2 Atribuii, funcii, sarcini, la nivelul fiecrui compartiment din structura entitii publice, se poate face att n baza celor 2 criterii generale de evaluare enunate n col. 1 din Chestionarul de autoevaluare (anexa nr. 4.1 la OMFP 946/2005), ct i, eventual, n raport cu anumite criterii specifice proprii definite i incluse n chestionarul de autoevaluare de ctre structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic din entitate. Pentru efectuarea unei autoevaluri obiective, este necesar ca n cazul fiecrui rspuns de tip Da sau Nu nscris n col.2 din chestionarul de autoevaluare s existe o explicaie documentat, asociat rspunsului, care s susin implementarea/implementarea parial sau neimplementarea standardului. Documentaia prezent ncearc s ofere persoanelor cu funcii de conducere din entitile publice o abordare mai detaliat asupra Standardului 2-Atribuii, funcii, sarcini, astfel nct, s poat identifica mai uor zonele i direciile de aciune n care trebuie s insiste n scopul implementrii tuturor cerinelor acestuia.