Sunteți pe pagina 1din 4

SERVICIUL SECRETARIAT-ADMINISTRATIV

Art.22.

principale:

Compartimentul

secretariat

are

următoarele

atribuţii

1. Primeşte, asigură înregistrarea corespondenţei destinate instituţiei şi o prezintă conducerii instituţiei pentru înscrierea ordinelor rezolutive ce vizează modul şi termenul de soluţionare, structura sau persoana nominalizată pentru soluţionare;

2. Urmăreşte reprimirea corespondenţei vizate de conducerea instituţiei, completează pentru fiecare din aceasta, în registrul general de corespondenţă - rubrica destinată structurii/persoanei nominalizată cu soluţionarea, o sortează şi o distribuie la structuri/persoane, conform ordinelor rezolutive;

3. Înregistrează în registre special destinate, comunicările de menţiuni destinate operării în registrele de stare civilă, exemplarul nr. 2 şi asigură predarea acestora la depozitul de arhivă;

4. Primeşte de la structurile instituţiei corespondenţa destinată expedierii, o pregăteşte pentru expediere şi asigură transportul/expedierea acesteia direct, sau prin curieri;

5. Înregistrează şi ţine evidenta agendelor de lucru, a caietelor de pregătire de specialitate a personalului, a registrelor si a materialelor cu regim special, precum si a altor documente privind organizarea instituţiei;

6. Redactează şi dactilografiază materialele pe linie de secretariat ;

7. Asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate, ia măsuri de prevenire a scurgerii datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate;

8. Îndeplineşte alte atribuţii încredinţate de conducerea instituţiei sau rezultate din legi şi alte acte normative.

Art.23. Compartimentul administrativ are următoarele atribuţii principale:

1. stabileşte, pe baza indicatorilor prevăzuţi, necesarul de tehnică, investiţii, reparaţii, cheltuieli materiale şi servicii pentru întreţinere, întocmind în acest sens proiectele programelor de achiziţii ale instituţiei;

2. asigură evidenţa de cadastru şi ia măsuri pentru completarea tuturor datelor referitoare la imobilele folosite;

3. organizează, asigură şi ia măsuri pentru gospodărirea judicioasă a bunurilor materiale din înzestrare, creşterea eficienţei utilizării

acestora şi înlăturarea oricăror forme de risipă;

4. asigură păstrarea şi conservarea patrimoniului imobiliar al instituţiei, prin menţinerea durabilităţii, funcţionalităţii şi siguranţei în exploatare a construcţiilor;

5. asigură menţinerea curăţeniei în locaţiile existente la sediul instituţiei şi celelalte suprafeţe aflate în administrarea instituţiei;

6. întocmeşte necesarul de echipament (inclusiv de protecţie) pentru personalul instituţiei şi răspunde de distribuirea acestuia;

7. coordonează, îndrumă şi controlează încadrarea în prevederile legale a modului de folosire a mijloacelor de transport din dotare, încadrarea conducătorilor auto şi a personalului care conduce mijloacele auto din înzestrare, în normele alocate, precum şi efectuarea testării periodice în domeniu;

8. organizează şi asigură controlul privind respectarea normelor pe linie de protecţia muncii şi a prevenirii şi stingerii incendiilor;

9. execută controlul operativ curent privind asigurarea materială, folosirea şi gospodărirea judicioasă a mijloacelor materiale din dotarea instituţiei;

10. asigură efectuarea inventarierii generale şi periodice a bunurilor materiale aflate în dotarea instituţiei, stabilirea vinovaţilor pentru eventualele lipsuri constatate şi luarea măsurilor legale pentru recuperarea pagubelor;

11. răspunde de întocmirea documentelor privind scoaterea din funcţiune, transmiterea fără plată, valorificarea sau casarea bunurilor materiale din dotare;

12. îndeplineşte sarcinile ce îi revin pentru păstrarea integrităţii patrimoniului şi recuperarea operativă a prejudiciilor cauzate instituţiei şi a altor debite;

13. întocmeşte note de recepţie şi constatare de diferenţe pentru bunurile intrate în patrimoniul instituţiei, conform documentelor justificative prezentate;

14. asigură securitatea şi integritatea bunurilor păstrate în magazia instituţiei şi ia măsuri pentru restricţionarea accesului persoanelor neautorizate;

15. ţine evidenţa tehnico operativă a valorilor materiale aflate în magazia instituţiei, întocmind fişe de magazie pe categorii de bunuri şi valori de intrare;

16. întocmeşte anual, necesarul de registre şi de certificate de stare civilă, cărţi de identitate provizorii, cerneală neagră specială, hârtie şi folie necesare producerii cărţilor de identitate şi a celor de alegător, formulare şi tipizate, alte valori materiale utilizate in activităţile specifice, în cadrul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, pe care îl comunică Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor ;

17. preia de la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, foloseşte în activitatea instituţiei şi distribuie la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, la oficiile de stare civilă si la biroul judeţean de administrare a bazelor de date privind evidenţa persoanelor, registrele, certificatele de stare civilă, cărţile de identitate provizorii, cerneala specială, materialele necesare producerii cărţilor de identitate şi a celor de alegător, formulare şi tipizate, alte valori materiale utilizate in activităţile specifice .

18. organizează şi asigură desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de primire, depozitare, conservare, întreţinere, eliberare şi folosire a obiectelor de inventar şi materialelor aprovizionate de la Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor precum şi a tehnicii şi bunurilor din dotarea instituţiei.

19. eliberează, pe baza referatelor de necesitate înregistrate şi aprobate, bunuri din magazia instituţiei, întocmind bonuri de consum pentru materialele consumabile şi respectiv procese verbale de predare – primire pentru obiectele de inventar şi mijloacele fixe;

20. eliberează, în baza solicitărilor unităţilor administrativ – teritoriale şi a programărilor comunicate, materiale de stare civilă, întocmind facturi fiscale şi chitanţe fiscale pentru bunurile a căror contravaloare se recuperează la distribuire;

21. eliberează, în baza solicitărilor Serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, materiale specifice evidenţei persoanelor;

22. asigură integritatea numerarului aflat în casieria instituţiei, şi păstrarea acestuia în condiţii de siguranţă;

23. întocmeşte zilnic Registrul de casa, urmărind ca toate documentele justificative sa fie înregistrate in mod cronologic si sistematic;

24. ţine evidenţa stocului critic pentru materialele aflate în gestiune şi întocmeşte note informative privind necesitatea aprovizionării; 25. asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate; 26. îndeplineşte orice alte atribuţii încredinţate de conducerea serviciului sau rezultate din legi şi alte acte normative;