SERVICIUL SECRETARIAT-ADMINISTRATIV Art.22. Compartimentul secretariat are urmtoarele atribuii principale: 1.

Primete, asigur nregistrarea corespondenei destinate instituiei i o prezint conducerii instituiei pentru nscrierea ordinelor rezolutive ce vizeaz modul i termenul de soluionare, structura sau persoana nominalizat pentru soluionare; 2. Urmrete reprimirea corespondenei vizate de conducerea instituiei, completeaz pentru fiecare din aceasta, n registrul general de coresponden - rubrica destinat structurii/persoanei nominalizat cu soluionarea, o sorteaz i o distribuie la structuri/persoane, conform ordinelor rezolutive; 3. nregistreaz n registre special destinate, comunicrile de meniuni destinate operrii n registrele de stare civil, exemplarul nr. 2 i asigur predarea acestora la depozitul de arhiv; 4. Primete de la structurile instituiei corespondena destinat expedierii, o pregtete pentru expediere i asigur transportul/expedierea acesteia direct, sau prin curieri; 5. nregistreaz i ine evidenta agendelor de lucru, a caietelor de pregtire de specialitate a personalului, a registrelor si a materialelor cu regim special, precum si a altor documente privind organizarea instituiei; 6. Redacteaz i dactilografiaz materialele pe linie de secretariat ; 7. Asigur protecia datelor i informaiilor gestionate, ia msuri de prevenire a scurgerii datelor cu caracter personal i a informaiilor clasificate; 8. ndeplinete alte atribuii ncredinate de conducerea instituiei sau rezultate din legi i alte acte normative. Art.23. Compartimentul administrativ are urmtoarele atribuii principale: 1. stabilete, pe baza indicatorilor prevzui, necesarul de tehnic, reparaii, cheltuieli materiale i servicii pentru investiii, ntreinere, ntocmind n acest sens proiectele programelor de achiziii ale instituiei;

2. asigur evidena de cadastru i ia msuri pentru completarea tuturor datelor referitoare la imobilele folosite; 3. organizeaz, asigur i ia msuri pentru gospodrirea judicioas a bunurilor materiale din nzestrare, creterea eficienei utilizrii acestora i nlturarea oricror forme de risip; 4. asigur pstrarea i conservarea patrimoniului imobiliar al instituiei, prin meninerea durabilitii, funcionalitii i siguranei n exploatare a construciilor; 5. asigur meninerea cureniei n locaiile existente la sediul instituiei i celelalte suprafee aflate n administrarea instituiei; 6. ntocmete necesarul de echipament (inclusiv de protecie) pentru personalul instituiei i rspunde de distribuirea acestuia; 7. coordoneaz, ndrum i controleaz ncadrarea n prevederile legale a modului de folosire a mijloacelor de transport din dotare, ncadrarea conductorilor auto i a personalului care conduce mijloacele auto din nzestrare, n normele alocate, precum i efectuarea testrii periodice n domeniu; 8. organizeaz i asigur controlul privind respectarea normelor pe linie de protecia muncii i a prevenirii i stingerii incendiilor; 9. execut controlul operativ curent privind asigurarea material, folosirea i gospodrirea judicioas a mijloacelor materiale din dotarea instituiei; 10. asigur efectuarea inventarierii generale i periodice a bunurilor materiale aflate n dotarea instituiei, stabilirea vinovailor pentru eventualele lipsuri constatate i luarea msurilor legale pentru recuperarea pagubelor; 11. rspunde de ntocmirea documentelor privind scoaterea din funciune, transmiterea fr plat, valorificarea sau casarea bunurilor materiale din dotare; 12. ndeplinete sarcinile ce i revin pentru pstrarea integritii patrimoniului i recuperarea operativ a prejudiciilor cauzate instituiei i a altor debite; 13. ntocmete note de recepie i constatare de diferene pentru bunurile intrate n patrimoniul instituiei, conform documentelor justificative prezentate; 14. asigur securitatea i integritatea bunurilor pstrate n magazia instituiei i ia msuri pentru restricionarea accesului persoanelor neautorizate;

15. ine evidena tehnico operativ a valorilor materiale aflate n magazia instituiei, ntocmind fie de magazie pe categorii de bunuri i valori de intrare; 16. ntocmete anual, necesarul de registre i de certificate de stare civil, cri de identitate provizorii, cerneal neagr special, hrtie i folie necesare producerii crilor de identitate i a celor de alegtor, formulare i tipizate, alte valori materiale utilizate in activitile specifice, n cadrul serviciilor publice comunitare de eviden a persoanelor, pe care l comunic Inspectoratului Naional pentru Evidena Persoanelor din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor ; 17. preia de la Inspectoratul Naional pentru Evidena Persoanelor, folosete n activitatea instituiei i distribuie la serviciile publice comunitare locale de eviden a persoanelor, la oficiile de stare civil si la biroul judeean de administrare a bazelor de date privind evidena persoanelor, registrele, certificatele de stare civil, crile de identitate provizorii, cerneala special, materialele necesare producerii crilor de identitate i a celor de alegtor, formulare i tipizate, alte valori materiale utilizate in activitile specifice . 18. organizeaz i asigur desfurarea n bune condiii a activitii de primire, depozitare, conservare, ntreinere, eliberare i folosire a obiectelor de inventar i materialelor aprovizionate de la Inspectoratul Naional pentru Evidena Persoanelor precum i a tehnicii i bunurilor din dotarea instituiei. 19. elibereaz, pe baza referatelor de necesitate nregistrate i aprobate, bunuri din magazia instituiei, ntocmind bonuri de consum pentru materialele consumabile i respectiv procese verbale de predare primire pentru obiectele de inventar i mijloacele fixe; 20. elibereaz, n baza solicitrilor unitilor administrativ teritoriale i a programrilor comunicate, materiale de stare civil, ntocmind facturi fiscale i chitane fiscale pentru bunurile a cror contravaloare se recupereaz la distribuire; 21. elibereaz, n baza solicitrilor Serviciilor publice comunitare locale de eviden a persoanelor, materiale specifice evidenei persoanelor; 22. asigur integritatea numerarului aflat n casieria instituiei, i pstrarea acestuia n condiii de siguran; 23. ntocmete zilnic Registrul de casa, urmrind ca toate documentele justificative sa fie nregistrate in mod cronologic si sistematic;

24. ine evidena stocului critic pentru materialele aflate n gestiune i ntocmete note informative privind necesitatea aprovizionrii; 25. asigur protecia datelor i informaiilor gestionate i dispune msuri de prevenire a scurgerii de informaii clasificate; 26. ndeplinete orice alte atribuii ncredinate de conducerea serviciului sau rezultate din legi i alte acte normative;