Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Baze de date Microsoft Access

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

CUPRINS
CUPRINS ................................................................................................................................................................................2 LECIA 1. UTILIZAREA APLICAIEI DE BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS .............................................4 CONCEPTE GENERALE ALE BAZELOR DE DATE ......................................................................................................................4 DESCHIDEREA APLICAIEI MICROSOFT ACCESS ...................................................................................................................5 DESCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE EXISTENTE .....................................................................................................................5 CREAREA UNEI BAZE DE DATE NOU ....................................................................................................................................6 SALVAREA UNEI BAZE DE DATE ............................................................................................................................................6 NCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE ..........................................................................................................................................7 UTILIZAREA FUNCIEI HELP .................................................................................................................................................7 MODIFICAREA BARELOR DE INSTRUMENTE ...........................................................................................................................7 MODIFICAREA OPIUNILOR APLICAIEI ................................................................................................................................8 REZUMAT ..........................................................................................................................................................................9 LECIA 2. TABELE............................................................................................................................................................10 OPERAIILE PRINCIPALE .....................................................................................................................................................10 Crearea unei tabele cu diferite atribute ..............................................................................................................10 Proprietile cmpurilor unei tabele ...................................................................................................................11 Adugarea i parcurgerea nregistrrilor ntr-o tabel ......................................................................................12 Anularea i refacerea comenzilor........................................................................................................................12 Selectarea nregistrrilor ....................................................................................................................................13 Modificarea i tergerea nregistrrilor..............................................................................................................13 Adugarea unui atribut nou unei tabele existente ...............................................................................................13 tergerea unei tabele ...........................................................................................................................................14 DEFINIREA CHEILOR UNEI TABELE ......................................................................................................................................14 Definirea cheii primare a unei tabele..................................................................................................................14 Crearea unui index ..............................................................................................................................................14 MODIFICAREA STRUCTURII UNEI TABELE ............................................................................................................................15 Schimbarea proprietilor unui atribut ...............................................................................................................15 Crearea unei reguli de validare...........................................................................................................................15 Schimbarea dimensiunii unei coloane ntr-o tabel ............................................................................................16 Mutarea unei coloane ntr-o tabel .....................................................................................................................17 LEGTURILE DINTRE TABELE ..............................................................................................................................................17 Crearea unei legturi ntre dou tabele ..............................................................................................................17 tergerea unei relaii ...........................................................................................................................................20 REZUMAT ........................................................................................................................................................................21 LECIA 3. PRELUCRAREA DATELOR.........................................................................................................................22 OPERAII DE CUTARE, SORTARE I FILTRARE....................................................................................................................22 Folosirea funciei de cutare pentru gsirea unei nregistrri ...........................................................................22 Sortarea nregistrrilor .......................................................................................................................................22 Crearea i aplicarea unui filtru asupra unei tabele ............................................................................................23 INTEROGAREA BAZEI DE DATE ............................................................................................................................................24 Crearea unei interogri.......................................................................................................................................24 Rularea unei interogri .......................................................................................................................................26 Salvarea unei interogri ......................................................................................................................................26 Modificarea unei interogri ................................................................................................................................26 tergerea unei interogri.....................................................................................................................................28 REZUMAT ........................................................................................................................................................................29 LECIA 4. FORMULARELE.............................................................................................................................................30 LUCRUL CU FORMULARELE .................................................................................................................................................30 Crearea unui formular.........................................................................................................................................30 Adugarea, modificarea i parcurgerea nregistrrilor cu ajutorul formularului ..............................................32 Adugarea i modificarea textului n antet i subsol...........................................................................................32 Schimbarea culorii i a stilului de chenar ale unui control.................................................................................33 nchiderea unui formular.....................................................................................................................................33 tergerea unui formular ......................................................................................................................................33 REZUMAT ........................................................................................................................................................................34

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS
LECIA 5. RAPOARTE......................................................................................................................................................35 LUCRUL CU RAPOARTELE ...................................................................................................................................................35 Crearea unui raport.............................................................................................................................................35 Salvarea i nchiderea unui raport ......................................................................................................................38 Adugarea, modificarea antetului i a subsolului unui raport ............................................................................38 Copierea sau mutarea controalelor n cadrul unui raport ..................................................................................39 Gruparea datelor dup anumite atribute.............................................................................................................39 tergerea unui raport ..........................................................................................................................................39 REZUMAT ........................................................................................................................................................................40 LECIA 6. PREGTIREA REZULTATELOR ...............................................................................................................41 PREGTIREA PENTRU IMPRIMARE .......................................................................................................................................41 Vizualizarea nainte de imprimare a unui raport, formular, tabel ....................................................................41 Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport................................................................................41 OPIUNI PENTRU IMPRIMARE ..............................................................................................................................................41 Imprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a ntregii tabele ...........................................................41 REZUMAT ........................................................................................................................................................................43

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Lecia 1. Utilizarea aplicaiei de baze de date Microsoft Access

Concepte generale ale bazelor de date
Datele sunt fapte culese din lumea real pe baz de observaii i msurtori. Informaia este rezultatul interpretrii datelor de ctre un anumit subiect i confer acestuia capacitatea de a lua decizii. n acest context, un rol important revine bazelor de date, n calitate de mijloc principal de stocare i regsire a datelor, i, deci, implicit, i de furnizare a informaiei. Bazele de date reprezint o structur organizat de date, creat astfel nct s asigure accesul la acestea n timp rapid i n mod eficient. Caracteristica principal a aplicaiilor de baze de date const n faptul c accentul este pus pe operaiile de memorare i regsire efectuate asupra unor volume mari de date, i mai puin asupra operaiilor de prelucrare a acestora, cum este n alte domenii. Principala operaie care apare n orice baz de date este cea de regsire a datelor n scopul obinerii de informaii. Principala caracteristic a datelor unei aplicaii de baze de date o constituie independena, care se traduce prin delimitarea clar ntre reprezentarea fizic a datelor i imaginea pe care o are utilizatorul asupra acestor date. ntr-o explicaie simplist, o baz de date poate fi definit ca o colecie de informaii. De exemplu, cartea de telefon este o baz de date, la fel cum este i agenda cu numerele de telefon i catalogul cu fie de la bibliotec. n cazul bazei de date computerizate putem stoca date dar putem face multe alte lucruri. O baz de date reprezint un ansamblu de date referitoare la un anumit subiect, organizate coerent, structurate cu o redundan minim, accesibile ct mai multor utilizatori n acelai timp. O baz de date este un ansamblu de colecii de date cunoscute sub denumirea de tabel. Lumea real conine diferite obiecte pe care le vom numi entiti. Aceste entiti au anumite proprieti, pe care le vom numi atributele entitilor, aceste atribute pot lua anumite valori. Astfel, informaia poate fi definit ca fiind format din: entitate (obiectul informaiei) atribut (proprietile entitii) valoare (msura proprietii). De exemplu entitatea Angajat este format din atributele nume, vrsta, ani, vechime, care au anumite valori. Toate aceste date sunt organizate n tabele. O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele. Pentru a defini o baz de date este nevoie de : Tabela reprezint un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizat printr-un nume. O foaie de calcul din Excel poate fi considerat o tabel, unde pe prima linie sunt trecute domeniile ce aparin tabelei, iar apoi pe restul liniilor sunt trecute datele corespunztoare acestor domenii. n tabelul alturat domeniul Nume se refer la numele unor persoane, iar domeniul Varsta se refer la vrsta persoanelor. De asemenea, domeniile Nume i Varsta sunt atributele iar restul rndurilor sunt valori preluate de aceste atribute. Legturile dintre tabele. Stabilirea relaiilor dintre tabele va permite vizualizarea simultan a cmpurilor din mai multe tabele. Exist trei tipuri de legturi care se pot stabili ntre dou tabele: 1 : 1 legtura de tip unu la unu cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespunde o singur nregistrare din cealalt tabel. De exemplu, dac se consider tabelele Materii i Profesori, atunci legtura de tip unu la unu se poate exemplifica prin 4

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS faptul c o materie poate fi predat de un singur profesor i un profesor poate s predea o singur materie. 1 : M legtura de tip unu la mai muli cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri din cealalt tabel. Relativ la tabelele Materii i Profesori, o materie poate fi predat de mai muli profesori. M : N legtura de tip muli la muli cnd mai multor nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri din cealalt tabel, adic mai multe materii pot fi predate de mai muli profesori. Orice tabel trebuie s aib definit o cheie. Cheia unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific n mod unic o nregistrare dintr-o tabel. Cheia poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus). Determinarea cheii necesit cunoaterea semnificaiilor atributelor din tabel. La un moment dat, n tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c identific o nregistrare. Acestea poart numele de chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege acea cheie care poate identifica n mod unic o nregistrare din tabel. Cheia aleas se numete cheie primar. Dac ntr-o tabel un atribut sau un ansamblu de atribute face referire la cheia primar din acelai tabel sau din alt tabel, atunci acest ansamblu de atribute se numete cheie extern.

Deschiderea aplicaiei Microsoft Access

Aplicaia de baze de date Access face parte din pachetul de programe Microsoft Office. Este specializat n lucrul cu baze de date, iar fiierele create cu ajutorul ei vor avea extensia .mdb. Pentru a deschide aplicaia putei s urmai mai multe variante: Din meniul Start, Programs, Microsoft Access

Dac exist pe desktop, dublu clic pe pictograma aplicaiei

n momentul deschiderii, pe ecran va aprea fereastra aplicaiei care conine elementele specifice: bara de titlu, bara de meniuri, bara de instrumente i alte bare de instrumente.

Deschiderea unei baze de date existente

Dac dorii s deschidei o bar de instrumente care este deja salvat pe calculatorul dumneavoastr putei s alegei una dintre urmtoarele variante: Din meniul Fiier alegei comanda Deschidere; va aprea o fereastr n care vei putea s selectai baza de date pe care dorii s o deschidei.

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS
Aici alegei locul unde este salvat baza de date

Aici selectai baza de date pe care trebuie s o deschidei

Apsai aici pentru a deschide

din bara de butoane standard. Va conduce la deschiderea Se poate apsa butonul ferestrei care a fost descris mai sus. Dac avei deschis fereastra Explorer atunci putei s deschidei baza de date cu dublu clic pe pictograma ei. Apsarea simultan a tastelor Ctrl+O va conduce la deschiderea unei baze de date.

Crearea unei baze de date nou

Pentru a crea o baz de date nou putei s alegei una dintre urmtoarele metode: Din meniul Fiier al aplicaiei alegei comanda Nou. Din fereastra aprut n partea din dreapta a ecranului selectai opiunea Baz de date necompletat. Din bara de butoane standard a aplicaiei selectai butonul Nou .

n fereastra Explorer putei s creai un fiier cu extensia .mdb. Apsarea simultan a tastelor Ctrl+N va conduce la crearea unei baze de date noi.

Salvarea unei baze de date

Atunci cnd ai ales s creai o baz de date, automat vi se va cere s o salvai. Astfel, va aprea o fereastr n care va trebui s stabilii locul unde vei face salvarea, precum i numele fiierului care se va crea.

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Aici stabilii locul unde vei face salvarea.

Pentru a crea baza de date apsai butonul Creare. Numele noii baze de date

Dac facei modificri asupra bazei de date i dorii s le salvai atunci putei s alegei comanda Salvare din meniul Fiier. Dac dorii s salvai modificrile n alt loc sau sub un alt nume atunci alegei comanda Salvare ca din meniul Fiier .

Apsarea simultan a tastelor Ctrl+S conduce la salvarea fiierului.

nchiderea unei baze de date

n momentul n care ai creat o baz de date, aceasta se va deschide ntr-o fereastr n cadrul aplicaiei. Pentru a nchide baza de date mergei n meniul Fiier i s selectai comanda nchidere sau selectai butonul de nchidere din colul dreapta sus al ferestrei.

Utilizarea funciei Help

Dac nu tii s folosii toate funciile programului, acesta v pune la dispoziie funcia Ajutor cu ajutorul creia putei s v documentai. Aceast funcie se poate activa din meniul Ajutor, Ajutor pentru Microsoft Access. Se va deschide o fereastr n care vei putea s obinei informaii pe baza unor cuvinte cheie pe care trebuie s le introducei n zona de cutare. Apsai butonul List Topics sau tasta Enter pentru a se afia toate rezultatele cutrii. Apsarea tastei F1 conduce la deschiderea ferestrei Ajutor.

Modificarea barelor de instrumente

Dac dorii s afiai sau s tergei de pe ecran anumite bare de instrumente trebuie s mergei n meniul Vizualizare, Bare de instrumente bar pe ecran i debifai dac dorii s tergei o bar de pe ecran. 7 . Bifai dac dorii s aducei o

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Modificarea opiunilor aplicaiei

Dac dorii s modificai unele dintre opiunile de baz ale aplicaiei putei s mergei n meniul Instrumente i s alegei comanda Opiuni. Se va deschide o fereastr n care v putei folosi de submeniurile prezente pentru a aduce anumite modificri. De exemplu, pentru a modifica locul implicit de salvare a fiierelor create cu aceast aplicaie va trebui s mergei n submeniul General i s modificai calea trecut n opiunea Folder implicit pentru baze de date.

Aici modificai locul implicit de salvare a fiierelor

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

REZUMAT LECIA 1. UTILIZAREA APLICAIEI DE BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS CONCEPTE GENERALE ALE BAZELOR DE DATE DESCHIDEREA APLICAIEI MICROSOFT ACCESS DESCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE EXISTENTE FIIER, DESCHIDERE; CREAREA UNEI BAZE DE DATE NOU FIIER, NOU; SALVAREA UNEI BAZE DE DATE SALVARE, SALVARE CA; NCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE FIIER, NCHIDERE; UTILIZAREA FUNCIEI HELP AJUTOR, AJUTOR ACCESS;
PENTRU

MICROSOFT
BARE DE

MODIFICAREA BARELOR DE INSTRUMENTE VIZUALIZARE, INSTRUMENTE;

MODIFICAREA OPIUNILOR APLICAIEI INSTRUMENTE, OPIUNI.

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Lecia 2. Tabele
Operaiile principale
Crearea unei tabele cu diferite atribute
n momentul n care ai creat i salvat o baz de date, pe ecran va aprea fereastra noii baze de date. n aceast fereastr vei gsi componentele necesare lucrului cu baza de date: Bara de titlu pe ea apare numele bazei de date; Bara cu butoane permit efectuarea unor operaii cu obiectele bazei de date; Fereastra cu obiecte apar obiectele care se pot crea ntr-o baz de date; Opiuni pentru fiecare obiect. Pentru a crea o tabel trebuie s mergei n partea din stnga pe obiectul Tabele, iar n partea din dreapta putei s mergei cu dublu clic pe opiunea Creare tabel n modul Vizualizare proiect. O alt modalitate de a crea o tabel const n selectarea butonului Nou din bara de butoane. Se va deschide o fereastr Tabel nou din care putei s selectai opiunea Vizualizare proiect. Dac apsai butonul OK, pe ecran va aprea o gril cu rnduri i coloane n care vei putea s introducei numele cmpurilor mpreun cu proprietile lor. Va trebui s creai tabela Elevi cu cmpurile i proprietile lor:

10

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS n cadrul coloanei Nume cmp introducei cmpurile necesare: nume_elevi, data_nasterii, varsta, nr_scoala; n cadrul coloanei Tip de date trebuie s stabilii tipul de date n care se ncadreaz valorile pe care le pot lua atributele. Astfel, dac trebuie s completai numele unei persoane atunci vei alege tipul de dat Text, pentru cmpurile cu valori numerice trebuie s alegei tipul Numr, iar pentru datele calendaristice alegei tipul Dat/Or. n partea de jos a ferestrei este zona cu proprietile cmpurilor. Aici putei s modificai anumite proprieti pentru fiecare cmp n partea, n funcie de tipul de dat ales. Dup ce ai trecut de acest pas, va trebui s salvai tabela prin apelarea comenzii Salvare din meniul Fiier. Va aprea o fereastr n care va trebui s introducei numele tabelei:

Pentru a introduce date, trebuie s selectai tabela Elevi i s apsai butonul Deschidere din bara de butoane sau facei dublu clic pe numele tabelei. Va aprea o fereastr n care putei s introducei datele dorite conform semnificaiei i tipului cmpurilor pe care le-ai stabilit anterior.

Proprietile cmpurilor unei tabele

Fiecare cmp dintr-o tabel are anumite caracteristici generale. Nume cmp reprezint denumirea cmpului. Poate fi format din maxim 64 de caractere i poate conine spaii i semne de punctuaie, mai puin semnul punct, semnele de exclamare i parantezele drepte. Nu putei s denumii n acelai mod dou cmpuri. Tip de date este tipul de date specific fiecrui cmp. Se alege din lista derulant i se stabilete n funcie de valorile care vor fi trecute n fiecare cmp. Descriere putei introduce o descriere a cmpului. Nu este obligatoriu s completai aceast caracteristic. Tipurile de date oferite de aplicaia Microsoft Access sunt: Text poate conine maxim 255 de caractere. Implicit, lungimea cmpului este de 50 de caractere. Memo - Pn la 65.535 de caractere. Cmpul poate conine text lung sau combinaii de text i numere. Numr Cmpul conine date numerice utilizate n calcule matematice. Dat/Or - Valori de date calendaristice i ore pentru anii cuprini ntre 100 i 9999. Moned - Valori monetare i date numerice utilizate n calcule matematice care implic date avnd ntre unu i patru poziii zecimale. AutoNumerotare - Un numr secvenial unic (incrementat cu 1) sau numr aleator atribuit de Microsoft Access la fiecare adugare a unei noi nregistrri n tabel. Cmpurile AutoNumerotare nu se actualizeaz. 11

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Da/Nu - Valori i cmpuri Da i Nu care conin numai una din cele dou valori (Da/Nu, Adevrat/Fals sau Activat/Dezactivat). Obiect OLE - Un obiect (cum ar fi o foaie de date Microsoft Excel, un document Microsoft Word, grafic, sunete sau alte date binare) legate sau ncorporate ntr-un tabel Microsoft Access. Hyperlink - Text sau combinaie de text utilizat ca adres hyperlink. Proprietile din pagina General care se pot stabili pentru fiecare cmp sunt: Dimensiune cmp determin tipul de date folosit de un cmp numeric sau numrul maxim de caractere ce poate fi introdus ntr-un cmp de tip text. Format format standard, predefinit, pentru afiarea valorilor dintr-un cmp. Proprietatea Format nu afecteaz valorile datelor ci doar modul n care sunt afiate aceste valori. Zecimale permite stabilirea numrului de zecimale. Valoare implicit valoare prestabilit pe care Access o introduce automat n cmp la adugarea unei noi nregistrri. Regul de validare - se utilizeaz pentru a indica cerinele pentru datele introduse ntr-o nregistrare, cmp sau control. Text de validare permite introducerea unui text care trebuie afiat dac valorile introduse n cmpul respectiv nu ndeplinesc criteriile impuse de regula de validare. Indexat putei alege un index care permite sau nu valori duplicate n cmpul respectiv.

Adugarea i parcurgerea nregistrrilor ntr-o tabel

Pentru a putea aduga nregistrri ntr-o tabel va trebui s o deschidei n modul Vizualizare, fie cu dublu clic pe numele ei, fie cu ajutorul butonului Deschidere din bara de butoane. Dac avei deschis structura tabelei (modul Proiect) atunci putei s trecei n modul Vizualizare cu ajutorul butonului aflat n bara de butoane a aplicaiei. Trecerea din modul Vizualizare n modul Proiect se poate face prin selectarea butonului . n modul Vizualizare putei s vedei nregistrrile care sunt deja n tabel i putei s adugai alte nregistrri folosind poziiile libere de la final. Dac dorii s vedei cte nregistrri sunt n tabel trebuie s urmrii bara de stare aflat n partea de jos a ferestrei cu ajutorul creia putei s parcurgei nregistrare cu nregistrare sau putei s v poziionai direct pe o anumit nregistrare.

Aici putei s adugai nregistrri noi sau s le modificai pe cele vechi Aici vedei numrul nregistrrii curente Aici vedei numrul total de nregistrri

Anularea i refacerea comenzilor

Dac dorii s corectai o comand greit, putei s mergei n meniul Editare i s alegei opiunea . Acelai efect l vei obine dac folosii butonul bara de instrumente standard a aplicaiei sau dac folosii combinaia de taste Ctrl+Z. 12 din

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Selectarea nregistrrilor
Pentru a selecta o nregistrare trebuie s avei tabela deschis n modul Vizualizare. Din aceast fereastr, facei clic pe sgeata din stnga nregistrrii pe care dorii s o selectai. Dac dorii s selectai un grup de nregistrri, executai clic pe butonul de selectare al primei nregistrri, apoi inei tasta Shift apsat i facei clic pe butonul de selectare al ultimei nregistrri. Sau, innd butonul stnd al mouse-ului apsat, pornii de la prima nregistrare din grup i v deplasai pn la ultima nregistrare pe care trebuie s o selectai.

Modificarea i tergerea nregistrrilor

Pentru a modifica o nregistrare va trebui s deschidei tabela n modul Vizualizare, s identificai nregistrarea respectiv i s o modificai manual. Pentru a terge o nregistrare putei s selectai rndul respectiv, iar din meniul deschis cu un clic dreapta s alegei comanda tergere nregistrare. O alt metod de tergere const n apelarea comenzii tergere din meniul Editare dup ce ai selectat nregistrarea respectiv. Tasta Delete v conduce la acelai rezultat. Pe ecran va aprea o fereastr prin care vei fi atenionai c operaia de tergere nu poate fi anulat. Confirmai tergerea cu butonul Da i anulai cu butonul Nu.

Adugarea unui atribut nou unei tabele existente

Dac dorii s modificai structura unei tabele deja existente prin adugarea unui atribut nou, va trebui s deschidei tabela n modul Proiect cu ajutorul butonului . n fereastr vei gsi lista cu atributele deja existente. Pe un rnd nou putei s introducei un nou atribut (cmp) mpreun cu proprietile lui.

13

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

tergerea unei tabele

Pentru a terge o tabel, din fereastra bazei de date creia i aparine tabela va trebui s o selectai, iar apoi s alegei comanda tergere din meniul Editare. Aceeai comand o gsii i n meniul pe care l deschidei cu un clic dreapta pe numele tabelei care trebuie tears. De asemenea, tasta Delete i butonul din bara de butoane conduc la acelai rezultat. Pe ecran va aprea o fereastr prin care vei fi avertizai c tergei o tabel. Confirmai operaia cu butonul Da, infirmai cu butonul Nu.

Operaia de tergere a unei tabele poate fi refcut cu ajutorul comenzii Refacere tergere din meniul Editare.

Definirea cheilor unei tabele

Definirea cheii primare a unei tabele
Cheia primar este reprezentat de atributul sau grupul de atribute care identific n mod unic o nregistrare. Pentru a stabili un atribut ca cheie primar va trebui s avei tabela deschis n modul Proiect. Se selecteaz cmpul respectiv, iar din bara de instrumente standard se selecteaz butonul Cheie primar . Altfel, facei clic dreapta pe cmpul care va defini cheia primar iar din meniul . La apelarea comenzii, n dreptul cmpului respectiv va aprea simbolul cheii. Aceeai comand o putei apela i din meniul Editare. Dac cheia primar este format din mai multe atribute, atunci selecia lor se face innd tasta Ctrl apsat. alegei comanda Cheie primar

Crearea unui index

ntr-o tabel pot exista foarte multe date, de aceea se recomand ierarhizarea lor pentru a putea fi gsite ct mai uor. Astfel, pentru anumite tabele se recomand construirea indecilor. Cu ajutorul unui index datele din tabel se pot regsi i sorta foarte uor.
Cmpul cheie primar, Nr_scoala este indexat fr a permite repetarea valorilor: Da (Fr dubluri).

14

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Pentru a crea un index n cadrul unei tabele va trebui s o deschidei n modul Proiect. Selectai cmpul pentru care dorii s stabilii indexul, iar din partea de jos a ferestrei, n seciunea Indexat alegei una dintre opiunile prezente n meniul derulant: Da (cu dubluri) n cmpul respectiv se pot introduce valori care s se repete; Da (fr dubluri) valorile din cmpul respectiv nu trebuie s se repete; Nu nu se creeaz un index. Este obligatoriu ca pentru cmpul definit ca cheie primar s stabilii indexul fr dubluri.

Modificarea structurii unei tabele

Schimbarea proprietilor unui atribut
Atunci cnd ai definit cmpurile unei tabele ai stabilit i proprietile acelor cmpuri: nume, tip, dimensiune etc. Dac la un moment dat dorii s modificai una sau mai multe din acest proprieti, trebuie s deschidei tabela n modul Proiect i s modificai opiunile dorite. Dac modificai dimensiunea unui cmp trebuie s inei seama de faptul c datele pe care le introducei vor fi trunchiate de ctre Access dac depesc ca lungime valoarea introdus de dumneavoastr. De exemplu, dac pentru cmpul Nume ai stabilit lungimea irului de caractere la 15, atunci orice nume introdus care are mai mult de 15 caractere va fi trunchiat la aceast valoare.

Crearea unei reguli de validare

Avei posibilitatea s folosii anumite opiuni pentru a crea reguli de introducere a datelor ntrun anumit cmp. n cazul n care se introduce o valoare care nu respect regula impus de dumneavoastr, putei s stabilii un mesaj de eroare care s atenioneze utilizatorul asupra erorii i asupra regulii care trebuie respectate. Pentru acest lucru va trebui s avei tabela deschis n modul Proiect. Selectai cmpul pentru care dorii s stabilii regula de validare, iar n partea de proprieti a ferestrei mergei pe seciunea Regul de validare. Putei s construii regula de validare direct n spaiul liber sau putei s mergei pe cele trei puncte () care apar n momentul n care ai fcut clic n seciune. De exemplu, presupunem c n tabela Elevi nu trebuie s introducem n cmpul Vrsta valori mai mari de 20 i mai mici de 13. Se deschide tabela n modul Proiect, mergei pe cmpul Vrsta, iar din seciunea Regul de validare putei s deschidei fereastra n care se va construi regula cu un clic pe simbolul ().

Facei clic aici pentru a deschide fereastra n care se construiete regula de validare.

15

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Se va deschide fereastra Generator de expresii n care vei putea s construii regula. Pentru acest lucru se pot folosi operatorii aritmetici, relaionali i logici prezentai pe bara din mijlocul ferestrei. Pentru exemplul nostru, valorile introduse trebuie s fie mai mici de 20 i mai mari de 13. Aceast regul se poate transcrie astfel: <20 And >13.

Aici se poate construi regula de validare

Pentru a crea textul de validare va trebui s mergei n seciunea Text de validare din proprietile atributelor. Acolo putei s introducei un mesaj care s atenioneze utilizatorul asupra erorii de introducere a datelor.

Aici introducei textul de validare.

Atunci cnd o s introducei o valoare greit n coloana corespunztoare vrstei vei primi acest mesaj de eroare.

Schimbarea dimensiunii unei coloane ntr-o tabel

Atunci cnd vizualizai datele trebuie s avei tabela deschis n modul Vizualizare. Coninutul tabelei va fi afiat ntr-o gril cu rnduri i coloane. Coloanele reprezint numele cmpurilor, iar rndurile reprezint nregistrrile. 16

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Pentru a modifica limea unei coloane din cadrul tabelei putei s folosii metoda automat sau metoda manual. Pentru metoda automat, va trebui s ducei cursorul n coloana respectiv, iar din meniul Format putei s alegei comanda Lime coloan. Aceeai comand o putei selecta i din meniul deschis cu un clic dreapta pe coloana a crei dimensiune trebuie modificat. Se va deschide o fereastr n care va trebui s introducei noua valoare. Prin apsarea butonului OK coloana va prelua noua dimensiune. Metoda manual const n modificarea limii coloanei cu ajutorul mouse-ului. Punei cursorul la mbinarea dintre coloana a crei dimensiune dorii s o modificai i cea care i urmeaz. Apoi, innd butonul stng al mouse-ului apsat, deplasai ctre dreapta dac dorii s mrii dimensiunea sau spre stnga dac micorai.

Mutarea unei coloane ntr-o tabel

Dac dorii s schimbai ordinea coloanelor, atunci putei s le mutai astfel nct s satisfac criteriile dumneavoastr. Pentru a muta o coloan va trebui s o selectai cu un clic pe numele cmpului. Apoi, innd butonul stng al mouse-ului apsat, deplasai pn cnd ajungei n locul dorit i eliberai butonul.

Coloana Vrsta va fi mutat naintea coloanei Data_nasterii

Legturile dintre tabele

Crearea unei legturi ntre dou tabele
Pentru a crea o legtur ntre dou tabele dintr-o baz de date, putei s folosii comanda Relaii din meniul Instrumente sau butonul Relaii din bara cu instrumente standard. nainte de a ncepe operaia de creare a relaiilor trebuie s inei cont de cteva reguli: Tabelele ntre care se va crea relaia trebuie s fie nchise; Nu se pot crea legturi ntre dou tabele dup orice dou cmpuri, ci numai dup acele cmpuri care ntr-o tabel sunt cheie primar i n cealalt tabel reprezint cheie extern. Cele dou cmpuri dup care se face legtura trebuie s aib acelai tip de date i aceeai dimensiune. 17

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS n cazul nostru vom crea o relaie ntre tabela Elevi i tabela Clase care au structurile de mai jos:
Elevi: Nume_elevi (text, dim. 50), Data_nasterii (Dat/Or, Format Dat scurt ), Varsta (Numr, dim. ntreg), Nr_scoala (Numr, dim. ntreg). Nr_scoala este cheie primar. Clase: Nume (text, dim. 50), Clasa (Numr, dim. ntreg), Media (Numr, dim. ntreg), Nr_scoala (Numr, dim. ntreg) Nr_scoala este cheie primar.

Legtura ntre cele dou tabele se va face dup cmpul Nr_scoala. Dup ce ai selectat comanda Relaii din meniul Instrumente, pe ecran va aprea o fereastr n care va trebui s selectai tabelele care se vor relaiona, respectiv Elevi i Clasa. n fereastra Afiare tabel selectai prima tabel i apsai butonul Adugare, apoi selectai cealalt tabel i apsai din nou butonul Adugare.
De aici selectai tabelele ntre care se va crea relaia. Apsai butonul Adugare dup ce selectai o tabel. Dup ce ai adugat tabelele nchidei fereastra cu butonul nchidere.

n cazul n care n fereastra Relaii nu apare fereastra Afiare tabel, atunci o putei deschide cu ajutorul comenzii Afiare tabel din meniul Relaii sau din meniul deschis cu un clic dreapta n cadrul ferestrei Relaii. Dup ce ai selectat tabelele, ele vor aprea n fereastra Relaii. Pentru a defini relaia dintre ele va trebui s mergei din nou n meniul Relaii i s alegei comanda Editare relaii. Se va deschide o fereastr n care vei avea posibilitatea s creai o relaie nou ntre tabele cu ajutorul butonului Creare. n fereastra Creare va trebui s selectai cele dou tabele, precum i cmpul dup care se face legtura, respectiv Nr_scoala.

Apsai aici pentru a crea o relaie nou

18

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Prin apsarea butonului OK vei reveni n fereastra Editare relaii unde vei vedea descris relaia creat mpreun cu tipul relaiei.

Aici apare descris relaia creat

Apsai butonul Creare pentru a definitiva relaia.

Aici apare tipul relaiei create

Tot n fereastra Editare relaii v putei defini i restriciile asupra legturii. Putei s selectai csua Impunere integritate referenial pentru a defini aceste restricii. Integritatea referenial mpiedic apariia nregistrrilor care nu au un corespondent ntr-un tabel primar. Impunerea integritii refereniale mpiedic tergerea unei nregistrri din tabelul principal de care depind nregistrrile nrudite. n cazul n care dorii s tergei o nregistrare din tabelul Elevi, Access nu v va lsa s o facei. Va fi afiat o fereastr n care vei fi informai c va trebui s tergei toate nregistrrile legate de nregistrarea din tabelul principal pentru a putea terge nregistrarea principal. De asemenea, dac ncercai s modificai o valoare pentru cmpul Nr_scoala din tabelul Clasa cu o valoare care nu exist n tabelul Elevi, vei primi un mesaj de eroare. Deci, impunerea integritii refereniale elimin necesitatea validrii intrrilor n cmpul Nr_scoala cu ajutorul unei reguli de validare. Finalizarea procesului de creare a relaiei se face prin apsarea butonului Creare din fereastra Editare relaii. n fereastra Relaii vei gsi cele dou tabele relaionate.

Dac dup crearea relaiei ntre cele dou tabele vei deschide tabelul principal (Elevi), acesta va aprea astfel:

Cu un clic pe semnul + aprut n dreptul fiecrei nregistrri vei putea s i vedei corespondentul din tabelul Clasa. Putei s restrngei nregistrrile printr-un clic pe semnul care apare n dreptul fiecrei nregistrri desfurate. Acelai lucru se ntmpl i n tabelul Clasa. 19

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS O alt modalitate de creare a unei relaii se bazeaz pe folosirea mouse-ului. Alegei comanda de creare a relaiilor din meniul Instrumente. Selectai cele dou tabele n fereastra Relaii.

Punei cursorul pe cmpul Nr_scoala din tabela Elevi. inei apsat butonul stng al mouse-ului i v deplasai pn la cmpul Nr_scoala din tabelul Clasa. Cnd eliberai butonul, pe ecran va aprea fereastra n care putei vedea caracteristicile relaiei create i putei edita restriciile.

tergerea unei relaii

Pentru a terge o legtur va trebui s o afiai pe ecran. Acest lucru se face cu ajutorul comenzii Relaii din meniul Instrumente. Facei un clic dreapta pe relaia care trebuie tears, iar din meniu alegei comanda tergere. Pe ecran va aprea o fereastr n care vi se va cere s confirmai tergerea relaiei. Apsai Da pentru a terge i Nu pentru a anula operaia.

20

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

REZUMAT LECIA 2. TABELE OPERAIILE PRINCIPALE CREAREA UNEI TABELE CU DIFERITE ATRIBUTE TABELE, CREARE TABEL N MODUL VIZUALIZARE PROIECT; PROPRIETILE CMPURILOR UNEI TABELE DESCHIDEREA N MODUL PROIECT; ADUGAREA I PARCURGEREA NREGISTRRILOR NTR-O TABEL DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE; ANULAREA I REFACEREA COMENZILOR EDITARE, ANULARE, REFACARE; SELECTAREA NREGISTRRILOR DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE; MODIFICAREA I TERGEREA NREGISTRRILOR - DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE; ADUGAREA UNUI ATRIBUT NOU UNEI TABELE EXISTENTE DESCHIDEREA N MODUL PROIECT; TERGEREA UNEI TABELE TASTA DELETE; DEFINIREA CHEILOR UNEI TABELE DEFINIREA CHEII PRIMARE A UNEI TABELE EDITARE, CHEIE PRIMAR; CREAREA UNUI INDEX PROPRIETI CMPURI, INDEXAT; MODIFICAREA STRUCTURII UNEI TABELE SCHIMBAREA PROPRIETILOR UNUI ATRIBUT DESCHIDEREA N MODUL PROIECT, PROPRIETI CMPURI; CREAREA UNEI REGULI DE VALIDARE - DESCHIDEREA N MODUL PROIECT, REGUL DE VALIDARE; SCHIMBAREA DIMENSIUNII UNEI COLOANE NTR-O TABEL DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE, FORMAT, LIME COLOAN; MUTAREA UNEI COLOANE NTR-O TABEL - DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE, DEPLASAREA CU MOUSE-UL; LEGTURILE DINTRE TABELE CREAREA UNEI LEGTURI NTRE DOU TABELE INSTRUMENTE, RELAII TERGEREA UNEI RELAII CLIC DREAPTA PE RELAIE, TERGERE
21

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Lecia 3. Prelucrarea datelor

Operaii de cutare, sortare i filtrare
Folosirea funciei de cutare pentru gsirea unei nregistrri
ntr-o tabel pot exista foarte multe nregistrri. Dac dorii s gsii o anumit nregistrare din tabel, aplicaia Access v pune la dispoziie funcia Gsire pe care o putei apela din meniul Editare. Aceeai funcie poate fi apelat i prin apsarea tastelor Ctrl+F sau prin selectarea butonului din bara de instrumente standard a aplicaiei. La apelarea comenzii pe ecran va aprea fereastra Gsire i nlocuire cu ajutorul creia vei putea gsi nregistrarea cutat.
Aici introducei valoarea pe care o cutai.

Aici selectai locul unde se face cutarea. Aici putei s selectai gradul de potrivire dintre valoarea pe care o cutai i valoarea existent n cadrul cmpului Cutarea se va realiza n toate nregistrrile

Pentru a ncepe cutarea va trebui s apsai butonul Urmtorul. n momentul n care valoarea cutat a fost gsit, procesul de cutare este oprit, iar n tabel nregistrarea respectiv va fi selectat. Din fereastra Cutare putei s realizai i nlocuirea unei valori din tabel cu alt valoare, dac folosii opiunea nlocuire. n seciunea nlocuire cu va trebui s scriei valoarea cu care se va face nlocuirea. Apsai butonul nlocuire tot pentru a nlocui vechea valoare n toat tabela. De asemenea, putei s folosii comanda nlocuire din meniul Editare.

Sortarea nregistrrilor
Una dintre cele mai importante operaii care se poate realiza cu nregistrrile dintr-o tabel este aceea de sortare. Pentru a face aceast operaie va trebui s deschidei n modul Vizualizare tabela ale crei nregistrri dorii s le sortai. Punei cursorul n coloana 22

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS corespunztoare cmpului dup care se face sortarea, iar din meniul nregistrri alegei comanda Sortare. Sortarea se poate face cresctor (Sortare ascendent) sau descresctor (Sortare descendent). Dup apelarea comenzii vei vedea c nregistrrile din tabel au fost rearanjate conform sortrii realizate de dumneavoastr. Sortarea se poate realiza i prin utilizarea butoanelor corespunztoare din bara de instrumente standard a aplicaiei: pentru sortare ascendent i pentru sortare descendent. De asemenea, dac dai un clic dreapta pe coloana corespunztoare cmpului dup care trebuie fcut sortarea, vei putea s selectai cele dou comenzi din meniul care apare.

Crearea i aplicarea unui filtru asupra unei tabele

O alt modalitate de regsire a unor date ntr-o tabel este prin intermediul crerii unui filtru asupra tabelei. Comanda Filtrare se gsete n meniul nregistrri i vei putea gsi mai multe tipuri de filtre:

Filtrarea dup machet criteriile de filtrare sunt introduse ntr-un formular gol asociat tabelului. De exemplu, la tabela Elevi am selectat Filtrare dup machet din comanda Filtare sau putei folosi butonul din bara cu instrumente standard. Pentru a afia nregistrarea corespunztoare elevului Ionescu Mihai va trebui ca n coloana Nume_elevi s selectai numele respectiv. Dac dorii s combinai criterii de filtrare, putei s folosii opiunea Sau prezent n partea de jos a fereastrei.

Dup ce ai creat filtrul, va trebui s-l aplicai. Pentru acest lucru trebuie s mergei n meniul Filtru i s alegei comanda Se aplic filtrare/sortare, sau din bara de instrumente standard selectai butonul .

Pe ecran va aprea nregistrarea care corespunde criteriului de filtrare. Filtrare prin selectare va permite afiarea pe ecran numai a nregistrrii sau nregistrrilor care corespund valorii selectate ntr-unul din cmpurile tabelei atunci cnd ai ales comanda Filtrare prin selectare din meniul nregistrri, Filtrare. De exemplu, dac dorii s afiai toi elevii de 14 ani din tabela Elevi, va trebui s selectai n cmpul Vrsta valoarea 14, apoi s selectai comanda Filtrare prin selectare sau butonul din bara de butoane standard. Se vor afia numai acele nregistrri care corespund criteriului de filtrare: 23

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Putei s urmrii bara de stare pentru a vedea numrul nregistrrilor filtrate. din bara de instrumente standard sau Eliminarea filtrului se face prin selectarea butonului prin selectarea comenzii Eliminare filtrare/sortare din meniul nregistrri. Filtrare cu excluderea seleciei este inversul filtrrii prin selectare descris anterior. Se vor afia toate acele nregistrri care nu corespund criteriului de selectare, respectiv valorii selectate n unul din cmpurile tabelei. De exemplu, dac dorii s afiai toi elevii din tabela Elevi, mai puin pe cei cu vrsta de 14 ani, va trebui ca n cmpul Vrsta s selectai valoarea 14, iar apoi selectai comanda Filtrare cu excluderea seleciei din meniul nregistrri, comanda Filtrare. nregistrrile afiate vor fi urmtoarele:

Putei s urmrii bara de stare pentru a vedea numrul nregistrrilor filtrate. Eliminarea filtrului se face prin selectarea butonului din bara de instrumente standard sau prin selectarea comenzii Eliminare filtrare/sortare din meniul nregistrri. Filtrare/sortare complex reprezint un mod de filtrare complex. Acesta va deschide o fereastr n care v creai diferite opiuni de filtrare. Cu ajutorul acestui filtru putei cuta nregistrri ce ndeplinesc mai multe criterii sau anumite condiii construite sub forma unor expresii.

Interogarea bazei de date

Crearea unei interogri
O interogare va combina nregistrrile din mai multe tabele pentru afiarea celor care ndeplinesc anumite criterii stabilite de dumneavoastr. Pentru a crea o interogare trebuie s mergei pe opiunea Interogri din seciunea de Obiecte ale bazei de date. n partea din dreapta vor aprea cele dou modaliti prin care putei s creai o interogare. Alegei Creare interogare n modul Vizualizare proiect pentru a construi o interogare. 24

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Dup selectarea opiunii de creare, pe ecran va aprea o fereastr n care putei s alegei tabelele pe care le folosii n interogare.

Putei s selectai o singur tabel sau putei alege mai multe tabele. Dup selectarea numelui tabelului ales trebuie s apsai butonul Adugare. nchidei fereastra Afiare tabel cu butonul nchidere. De exemplu, pentru a afia doar elevii care au vrsta mai mare de 14 ani, va trebui s folosim tabela Elevi. Astfel c, n fereastra Afiare tabel vei aduga acest tabel. Fereastra interogrii va arta astfel:

n partea de jos a ferestrei, n rndul Cmp va trebui s selectai din meniul derulant cmpurile pe care dorii s le afiai n cadrul interogrii. O alt modalitate de afiare a cmpurilor o putei obine cu dublu clic stnga pe numele cmpului respectiv n tabela afiat deasupra.

25

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Pentru a introduce criteriul sau criteriile pe baza crora se va face afiarea nregistrrilor trebuie s utilizai rndul Criterii care apare n partea de jos a ferestrei. n coloana cmpului respectiv vei scrie expresia sau valoarea care constituie criteriul interogrii. Pentru exemplul nostru, pentru a afia toi elevii cu vrsta mai mare de 14 ani trebuie s utilizai cmpul Vrsta. n rndul Criterii se va introduce expresia care va alege doar nregistrrile care ndeplinesc condiia: >14. Dup ce ai construit interogarea, putei s-i vedei efectul cu ajutorul butonului Vizualizare din bara de instrumente standard. Se vor afia numai acele nregistrri din tabela Elevi care ndeplinesc criteriul impus n cadrul interogrii: vrsta mai mare de 14 ani.

Rularea unei interogri

Pentru a rula interogarea construit putei s alegei una dintre urmtoarele metode: Deschidei interogarea n modul Proiect, iar din meniul Interogare putei s alegei comanda Executare. Tot n modul Proiect, putei s selectai butonul Executare din bara de instrumente standard. Din seciunea Interogri a bazei de date, facei dublu clic pe interogarea care trebuie rulat.

Salvarea unei interogri

Pentru a salva o interogare, va trebuie s alegei comanda Salvare din meniul Fiier sau din bara de instrumente standard. Se va afia o fereastr n care va trebui s introducei butonul numele interogrii create. Dup ce ai introdus numele, apsai butonul OK pentru a salva.

Combinaia de taste Ctrl+S conduce la salvarea unei interogri.

Modificarea unei interogri

Dac dorii s modificai o interogare va trebui s o deschidei n modul Proiect cu ajutorul butonului din bara de instrumente. n cadrul interogrii putei s adugai alte tabele, putei s adugai sau s tergei din cmpuri, putei s introducei alte criterii de interogare. Pentru a aduga alte tabele, din meniul Interogare alegei comanda Afiare tabel. Sau, de pe bara cu instrumente alegei butonul . Aceeai comand o gsii i la un clic dreapta n zona de afiare a tabelelor din fereastra interogrii. 26

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Se va deschide fereastra Afiare tabel din care v putei selecta o alt tabel din care s se afieze nregistrri. De exemplu, pentru a afia clasa i media elevilor cu vrsta mai mare de 14 ani, va trebui s adugai n cadrul interogrii create anterior i tabela Clasa. De asemenea, printr-una dintre metodele descrise anterior, va trebui s adugai cmpurile care trebuie afiate, respectiv cmpul Clasa i cmpul Media din tabelul Clasa.

Dac dorii s facei modificri asupra criteriilor de interogare trebuie s utilizai cmpurile necesare i s construii expresiile de interogare. De exemplu, pentru a afia acei elevi al cror nume ncepe cu litera P va trebui s utilizai cmpul Nume_elevi. Expresia de interogare va folosi operatorul Like astfel: like p*. Se observ c aplicaia Access va ncadra automat irul de caractere ntre ghilimele. La rularea interogrii vei vedea c se afieaz numai acei elevi al cror nume ncepe cu litera P. Caracterul * are rolul de a nlocui restul caracterelor din nume.

n cazul datelor calendaristice, programul va ncadra automat data ntre delimitatorii #. De exemplu: <=#05/01/1998#. Se pot crea i expresii logice folosind operatorii And (i), Or (Sau). De exemplu, dac dorii s afiai elevii de la coala 1 i 4, atunci n cmpul Nr_scoala va trebui s creai o expresie cu ajutorul operatorilor logici: =1 Or 4. Dac dorii s tergei un cmp dintr-o interogare va trebui s selectai coloana cmpului respectiv i s apsai tasta Delete. La rularea interogrii vei observa c acel cmp nu va mai aprea. 27

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

tergerea unei interogri

Pentru a terge o interogare va trebui s o nchidei i s mergei n seciunea Interogri a bazei de date. Putei s selectai numele interogrii care trebuie tears, iar din bara de instrumente s alegei butonul tergere . Comanda tergere o gsii i n meniul Editare, precum i n meniul deschis cu un clic dreapta pe numele interogrii. Tasta Delete conduce la acelai rezultat. Pe ecran va aprea o fereastr n care va trebui s confirmai tergerea cu butonul Da sau s anulai comanda cu butonul Nu.

28

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

REZUMAT LECIA 3. PRELUCRAREA DATELOR OPERAII DE CUTARE, SORTARE I FILTRARE FOLOSIREA FUNCIEI DE CUTARE PENTRU GSIREA UNEI NREGISTRRI DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE, EDITARE, EDITARE, CUTARE; SORTAREA NREGISTRRILOR - DESCHIDEREA VIZUALIZARE, NREGISTRRI, SORTARE;
N

MODUL

CREAREA I APLICAREA UNUI FILTRU ASUPRA UNEI TABELE DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE, NREGISTRRI, FILTRARE; INTEROGAREA BAZEI DE DATE CREAREA UNEI INTEROGRI INTEROGRI, CREARE INTEROGRI N MODUL VIZUALIZARE PROIECT; RULAREA UNEI INTEROGRI EXECUTARE; SALVAREA UNEI INTEROGRI - FIIER, SALVARE, SALVARE CA MODIFICAREA UNEI INTEROGRI DESCHIDEREA N MODUL PROIECT; TERGEREA UNEI INTEROGRI TASTA DELETE.

29

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Lecia 4. Formularele
Lucrul cu formularele
Crearea unui formular
Formularele constituie o interfa utilizat n scopul introducerii de date n cadrul unei tabele. Pentru a crea un formular trebuie s mergei n seciunea Formulare a bazei de date. Din partea din dreapta alegei opiunea Creare formular utiliznd Expertul pentru a ncepe construirea formularului. Procesul se desfoar pe pai, la fiecare pas trebuind s stabilii o caracteristic a formularului. Pasul 1 aici putei s selectai tabela din care vei alege cmpurile utilizate de formular.

Aici selectai tabelul pentru care se construiete formularul

Pentru a selecta un cmp apsai aici Pentru a selecta toate cmpurile apsai aici

De aici selectai cmpurile pe care le folosii n formular

Apsai aici pentru a trece la pasul urmtor

Pasul 2 aici putei s selectai un aspect din cele existente pe care s-l aplicai formularului.

De aici selectai aspectul

Apsai aici pentru a trece la pasul urmtor

30

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Pasul 3 putei s selectai un stil pentru formular.
De aici selectai stilul

Apsai aici pentru a trece la pasul urmtor

Pasul 4 este ultimul pas i v permite s alegei un nume pentru formular i s introducei date cu ajutorul formularului prin bifarea butonului Deschidere formular pentru afiarea i introducerea informaiilor.
Aici alegei un nume pentru formular Bifai aici pentru a putea deschide formularul

Apsai aici pentru a termina de creat formularul

Dup ce ai apsat butonul Terminare pe ecran va aprea deschis formularul conform opiunilor alese de dumneavoastr.

Pentru a salva un formular putei s folosii comanda Salvare din meniul Fiier sau butonul din bara de instrumente standard sau s apsai combinaia de taste Ctrl+S. 31

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Adugarea, modificarea i parcurgerea nregistrrilor cu ajutorul formularului

Avnd deschis formularul, avei posibilitatea s adugai noi nregistrri n cadrul tabelei. De asemenea, putei s modificai nregistrrile existente sau s le parcurgei. Pentru a aduga o nregistrare nou trebuie s selectai butonul din partea de jos a ferestrei. n cadrul formularului vor aprea cmpurile pe care le putei completa cu valori noi. Pentru a modifica o nregistrare trebuie s v poziionai pe ea cu ajutorul sgeilor din partea de jos a ferestrei. De asemenea, v putei folosi de contorul de nregistrri care v arat pe ce nregistrare suntei i cte nregistrri sunt n tabel. Modificarea valorii unui cmp se face de la tastatur prin nlocuirea valorii existente cu alt valoare.

Adugarea i modificarea textului n antet i subsol

Pentru a aduga un text sau o imagine n antetul sau subsolul formularului trebuie s-l . Pe ecran va aprea constructorul de formulare deschidei n modul Proiect cu ajutorul butonului care permite modificarea obiectelor din aceasta. De asemenea, va aprea i o bar cu instrumente care v va ajuta s formatai formularul. Pentru a putea introduce un text n antet sau n subsol mai nti va trebui s creai spaiu prin tragerea cu ajutorul mouse-ului de antet i de subsol.
Zona de antet

Bara de instrumente

Zona de subsol

, facei clic n zona n care Dup ce ai fcut loc, din bara de instrumente selectai butonul trebuie s poziionai textul i apoi scriei textul. Pentru a salva formularul, folosii comanda Salvare din meniul Fiier sau butonul din bara de instrumente standard sau apsai combinaia de taste Ctrl+S. Deschiderea formularului pentru a vedea modificrile fcute se realizeaz cu butonul Vizualizare din bara de instrumente. 32

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

n acelai mod putei s realizai modificrile n zona de subsol a formularului. De asemenea, putei introduce i diferite imagini n antet i subsol cu ajutorul comenzii Inserare, Imagine.

Schimbarea culorii i a stilului de chenar ale unui control

Fiecare obiect dintr-un formular este denumit element de control sau control. Pentru a modifica culoarea sau stilul chenarului unui control, selectai controlul respectiv cu un clic pe el i apsai butonul: - pentru a aplica un fundal controlului; - pentru a modifica culoarea textului; - pentru a modifica culoarea chenarului; - pentru a modifica grosimea chenarului; - pentru a modifica umbrirea chenarului.

nchiderea unui formular

nchiderea unui formular se realizeaz prin apsarea butonului de nchidere din colul din dreapta sus sau din meniul Fiier alegei comanda nchidere.

tergerea unui formular

Pentru a terge un formular va trebui s-l nchidei i s mergei n seciunea Formulare a bazei de date. Putei s selectai numele formularului care trebuie ters, iar din bara de instrumente s alegei butonul tergere . Comanda tergere o gsii i n meniul Editare, precum i n meniul deschis cu un clic dreapta pe numele formularului. Tasta Delete conduce la acelai rezultat. Pe ecran va aprea o fereastr n care va trebui s confirmai tergerea cu butonul Da sau s anulai comanda cu butonul Nu.

33

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

REZUMAT LECIA 4. FORMULARELE LUCRUL CU FORMULARELE CREAREA UNUI FORMULAR FORMULARE, CREARE FORMULAR UTILIZND EXPERTUL; ADUGAREA, MODIFICAREA I PARCURGEREA NREGISTRRILOR CU AJUTORUL FORMULARULUI DESCHIDEREA N MODUL VIZUALIZARE; ADUGAREA I MODIFICAREA TEXTULUI N ANTET I SUBSOL DESCHIDEREA N MODUL PROIECT; SCHIMBAREA CULORII I A STILULUI DE CHENAR ALE UNUI CONTROL - DESCHIDEREA N MODUL PROIECT; NCHIDEREA UNUI FORMULAR FIIER, NCHIDERE; TERGEREA UNUI FORMULAR TASTA DELETE.

34

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Lecia 5. Rapoarte
Lucrul cu rapoartele
Crearea unui raport
Rapoartele sunt obiectele care v ajut s extragei date dintr-una sau mai multe tabele sau interogri. Pentru a crea un raport mergei pe opiunea Rapoarte din fereastra bazei de date. Din dreapta accesai opiunea Creare raport utiliznd Expertul. Crearea raportului se va realiza cu respectarea ctorva pai. Pasul 1 selectai tabela sau interogarea din care se vor alege cmpurile care se vor afia. Avei posibilitatea s afiai cmpuri din mai multe tabele sau interogri.

De aici selectai tabela sau interogarea din care alegei cmpurile

Folosii aceste butoane pentru a selecta cmpurile

De aici selectai cmpurile care vor fi afiate n raport Apsai aici pentru a trece la pasul urmtor

Pasul 2 Aici putei s v grupai datele din tabel sau din interogare dup cum dorii.

Selectai atributul dup care facei gruparea i apoi apsai aici

Apsai aici pentru a trece la pasul urmtor

35

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Pasul 3 avei posibilitatea s stabilii dac dorii s sortai datele din raport.

Aici selectai cmpul dup care se face sortarea Bifai aici pentru a stabili ordinea de sortare Apsai aici pentru a trece la pasul urmtor

Apsai aici pentru a afia rezultate numerice

Din Opiuni de sintez putei s afiai n raport anumite valori numerice calculate cu ajutorul cmpurilor de tip Numr: nsumarea, media aritmetic, valoarea minim sau valoarea maxim.

Bifai aici pentru a afia valorile calculate pe cmpurile numerice

Apsai aici pentru a nchide fereastra

De aici alegei ceea ce dorii s se afieze

Pasul 4 stabilii o modalitate de afiare a datelor n cadrul raportului.

De aici selectai aspectul raportului

De aici selectai orientarea paginii din raport

Apsai aici pentru a trece la pasul urmtor

36

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Pasul 5 de aici putei s selectai stilul raportului dumneavoastr. Apsai butonul Urmtorul pentru a trece la pasul urmtor.

Pasul 6 este ultimul pas al expertului i v permite s denumii raportul pe care tocmai l-ai creat.
Aici introducei numele raportului

Apsai aici pentru a termina

Dup ce ai apsat butonul Terminare, pe ecran va aprea o fereastr n care va fi afiat raportul creat de dumneavoastr.

37

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Salvarea i nchiderea unui raport

Aplicaia Access salveaz automat ceea ce ai modificat. Pentru o mai mare siguran putei s facei i dumneavoastr o salvare a datelor cu ajutorul comenzii Salvare din meniul Fiier. De asemenea, putei s folosii i combinaia de taste Ctrl+S. Pentru a nchide raportul putei s folosii butonul din colul dreapta sus al ferestrei raportului sau, din meniul Fiier putei s alegei comanda nchidere.

Adugarea, modificarea antetului i a subsolului unui raport

Pentru a putea face modificri n cadrul unui raport va trebui s-l deschidei n modul Proiect. Pe ecran va aprea constructorul de rapoarte mpreun cu o bar de instrumente specific. n acest mod de lucru, vei observa c raportul este format din cinci pri: Antet raport elementele din aceast seciune apar numai pe prima pagin a raportului, n partea de sus; Antet pagin - elementele din aceast seciune apar pe fiecare pagin a raportului, n partea de sus; Detalii; Subsol pagin - elementele din aceast seciune apar pe fiecare pagin a raportului, n partea de jos; Subsol raport - elementele din aceast seciune apar numai pe prima pagin a raportului, n partea de jos; Pentru a scrie un text n antetul raportului, din bara de instrumente trebuie s selectai instrumentul . Facei apoi clic n locul unde trebuie s introducei textul i putei s-l scriei de la tastatur. Dup ce ai introdus textul, salvai raportul, iar pentru a vedea modificrile apsai butonul din bara de instrumente standard. Dac dorii s introducei o imagine n antet, va trebui s mergei n meniul Inserare i s alegei comanda Imagine. Din acelai meniu putei s mergei s inserai Numere de pagin sau Data i ora. Putei s alegei un format de numr de pagin sau de dat din ferestrele care se vor deschide.

Modificarea culorii i stilului obiectelor din cadrul raportului se face similar ca i la formulare. 38

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Copierea sau mutarea controalelor n cadrul unui raport

Pentru a copia sau muta un obiect dintr-o parte n alta a unui raport putei s procedai astfel: Metoda 1: Selectai obiectul care trebuie copiat sau mutat, cu un clic pe el; Din meniul Editare alegei comanda Copiere pentru a copia sau comanda Decupare dac dorii s mutai; Punei cursorul n locul unde dorii s lipii, iar din meniul Editare alegei comanda Lipire. Metoda 2: Selectai obiectul care trebuie copiat sau mutat, cu un clic pe el; Din meniul deschis cu un clic dreapta pe obiect alegei comanda Copiere pentru a copia sau comanda Decupare dac dorii s mutai; Punei cursorul n locul unde dorii s lipii, iar din acelai meniu alegei comanda Lipire. Metoda 3: Selectai obiectul care trebuie copiat sau mutat, cu un clic pe el; pentru a copia sau butonul dac Din bara de instrumente standard alegei butonul dorii s mutai; Punei cursorul n locul unde dorii s lipii, iar din bara de instrumente alegei butonul Metoda 4: Selectai obiectul care trebuie copiat sau mutat, cu un clic pe el; Apsai combinaia de taste Ctrl+C pentru a copia sau Ctrl+X dac dorii s mutai; Punei cursorul n locul unde dorii s lipii i apsai combinaia de taste Ctrl+V. .

Gruparea datelor dup anumite atribute

Dac atunci cnd ai creat raportul nu ai dorit gruparea datelor dup anumite atribute, putei s facei acum acest lucru cu ajutorul comenzii Sortare i grupare din meniul Vizualizare. Se va deschide o fereastr n care v putei selecta cmpurile dup care se va face sortarea sau gruparea datelor din raport.
De aici v alegei cmpul dup care se face gruparea datelor Aici gsii opiuni de grupare a datelor

De aici v alegei ordinea de sortare

tergerea unui raport

Pentru a terge un raport va trebui s selectai numele raportului, iar din bara de instrumente s . Comanda tergere o gsii i n meniul Editare, precum i n meniul alegei butonul tergere deschis cu un clic dreapta pe numele formularului. Tasta Delete conduce la acelai rezultat. Pe ecran va aprea o fereastr n care va trebui s confirmai tergerea cu butonul Da sau s anulai comanda cu butonul Nu. 39

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

REZUMAT LECIA 5. RAPOARTE LUCRUL CU RAPOARTELE CREAREA UNUI RAPORT RAPOARTE, CREARE UTILIZND EXPERTUL;
RAPOARTE

SALVAREA I NCHIDEREA UNUI RAPORT FIIER, SALVARE, SALVARE CA, NCHIDERE; ADUGAREA, MODIFICAREA ANTETULUI I A SUBSOLULUI UNUI RAPORT DESCHIDEREA N MODUL PORIECT; COPIEREA SAU MUTAREA CONTROALELOR N CADRUL UNUI RAPORT - DESCHIDEREA N MODUL PORIECT, EDITARE COPIERE, DECUPARE, LIPIRE; GRUPAREA DATELOR DUP ANUMITE ATRIBUTE - DESCHIDEREA N MODUL PORIECT, VIZUALIZARE SORTARE I GRUPARE; TERGEREA UNUI RAPORT TASTA DELETE.

40

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

Lecia 6. Pregtirea rezultatelor

Pregtirea pentru imprimare
Vizualizarea nainte de imprimare a unui raport, formular, tabel
Pentru a vedea cum apar datele naintea operaiei de imprimare, din meniul Fiier putei s alegei comanda Examinare naintea imprimrii. De asemenea, de pe bara de instrumente putei s alegei butonul .

Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport

Pentru a modifica dimensiunea paginii sau orientarea paginii unui raport va trebuie s apelai comanda Iniializare pagin din meniul Fiier. Din fereastra deschis putei s modificai marginile paginii, iar dac mergei n submeniul Pagin putei s modificai orientarea (Tip portret, Tip vedere) i dimensiunea foii de hrtie. Dac dorii s imprimai numai datele, atunci trebuie s bifai butonul Imprimare numai date aflat n submeniul Margini.

Opiuni pentru imprimare

Imprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a ntregii tabele
Pentru a imprima coninutul unei tabele sau numai a anumitor nregistrri din tabel, va trebui s deschidei tabela, iar din meniul Fiier s apelai comanda Imprimare. Se va deschide o fereastr n care vei putea s stabilii opiunile necesare imprimrii dumneavoastr: numele imprimantei la care se face tiprirea, zona care se imprim (toat zona, interval de pagini sau numai zona de date selectat), numrul de copii efectuate etc. Pentru a efectua tiprirea n fiier va trebui s selectai butonul Imprim n fiier. Dup ce nchidei 41

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS fereastra cu butonul OK va trebui s denumii fiierul n care se face imprimarea. Mai trziu, acest fiier poate fi preluat i trimis ctre imprimant.

Aici alegei numele imprimantei Bifai aici pentru a realiza tiprirea n fiier Aici stabilii numrul de copii tiprite

Aici stabilii intervalul de imprimare

42

Pachetul de aplicaii Microsoft Office Suport de curs BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS

REZUMAT LECIA 6. PREGTIREA REZULTATELOR PREGTIREA PENTRU IMPRIMARE VIZUALIZAREA NAINTE DE IMPRIMARE A UNUI RAPORT, FORMULAR, TABEL FIIER, EXAMINARE NAINTEA IMPRIMRII; MODIFICAREA ORIENTRII I A DIMENSIUNII PAGINII UNUI RAPORT - FIIER, INIIALIZARE PAGIN; OPIUNI PENTRU IMPRIMARE IMPRIMAREA UNEI PAGINI, A NREGISTRRILOR SELECTATE SAU A NTREGII TABELE FIIER, IMPRIMARE.

43