MANUAL DE UTILIZARE ASIS

HORECA

Produced by ALFA SOFTWARE SA

www.asw.ro
CONTENTS
generalitati ......................................................................................................................................................................... 4
ASIS POS VANZARE ........................................................................................................................................ 6
consideratii generale privind setrile aplicatiei de vnzare ....................................................................................... 6
cum se preia o comanda de restaurant de pe interfata clasica ................................................................................. 6
cum se preia o comanda de restaurant de pe interfata cu
touchscreen....................................................................................................................................................................... 8
cum se vede o comanda de restaurant pe interfata de vanzare ............................................................................... 8
cum se inchide o comanda si se realizeaza o vanzare prin
interfata clasica ................................................................................................................................................................. 8
cum se inchide o comanda si se realizeaza o vanzare prin
interfata de touchscreen ............................................................................................................................................... 10
cum se imparte o nota de plata ................................................................................................................................... 11
cum se modifica cantitatea unui produs pe un bon/comanda
deschis(a) ......................................................................................................................................................................... 12
cum se acorda un discount pe un bon/o comand deschis(a) .............................................................................. 13
cum se anuleaz o pozitie dintr-un bon/dintr-o comand
deschis(a) ......................................................................................................................................................................... 14
cum se elibereaza o nota de plata ............................................................................................................................... 14
cum se incaseaz un bon/o comanda cu card sau numerar .................................................................................. 15
cum se finalizeaz o comanda ..................................................................................................................................... 17
cum se elibereaz o factur (din bon sau fiscal) ..................................................................................................... 17
cum se anuleaz un bon ............................................................................................................................................... 19
cum se scoate un raport x ............................................................................................................................................ 20
cum se scoate un raport z ............................................................................................................................................ 20
cum se introduc sume n sertar ................................................................................................................................... 21
cum se scot sume din sertar......................................................................................................................................... 21
ASIS OSPATAR PRELUARE COMENZI ................................................................................................ 22
ASIS BUCATARIE PRELUARE COMENZI PENTRU PREPARARE ............................................... 23
ASIS RECEPTIE GESTIONARE REZERVARI ..................................................................................... 26
cum se vad rezervarile si situatia camerelor din
hotel/motel/pensiune .................................................................................................................................................. 26
cum se definesc tipurile de camere in back-office double, single ...................................................................... 26
cum se definesc starile camerelor de hotel
(disponibile/ocupate/in reparatie) ............................................................................................................................. 28
cum se introduc camerele in back-office conform realitatii .................................................................................. 30

PAGINA 1
 cum se realizeaza o rezervare ...................................................................................................................................... 32
cum se anuleaza o rezervare ........................................................................................................................................ 34
cum se face check-in ..................................................................................................................................................... 35
cum se factureaza serviciile de cazare si aditionale .................................................................................................. 35
cum se muta mesele servite in restaurant pe camera .............................................................................................. 36
cum se inregistreaza serviciile hoteliere de tip protocol ......................................................................................... 36
cum se activeaza cardurile de acces camere .............................................................................................................. 36
ASIS MANAGER STOCURI, PRETURI, INVENTAR........................................................................... 37
cum se face trecerea la interfata de back-office din aplicatia asis
pos vanzare ..................................................................................................................................................................... 37
consideratii generale privind vizualizarea datelor din interfata de
back-office si de pe telefonul mobil ........................................................................................................................... 37
setarea gestiunilor n asismag ...................................................................................................................................... 38
cum se configureaza salile restaurantului si asezarea meselor ............................................................................... 40
cum se formeaza grupele de produse......................................................................................................................... 42
cum se ataseaz o poz unei grupe de produse (care s apar n
asis pos vanzare - interfata de touchscreen) ............................................................................................................. 43
cum se seteaz ordinea n care apar grupele de produse n
interfata de touchscreen sau in asis ospatar (mobile) .............................................................................................. 43
cum se seteaz categoriile de preturi/politica de preturi n
reteaua de restaurant/restaurant ................................................................................................................................. 44
cum se introduce un nou produs n nomenclator ................................................................................................... 45
cum se modific un produs din nomenclator........................................................................................................... 47
cum se verific stocul/furnizorul unui produs......................................................................................................... 47
cum se seteaz preturi promotionale/discounturi/perioade
promotionale pentru anumite produse din nomenclator ....................................................................................... 48
cum se seteaz stocul minim sau maxim pentru un produs .................................................................................. 49
cum se ataseaz poze unui produs ............................................................................................................................. 50
cum se introduc retete pentru preparate ................................................................................................................... 50
cum se tine stocul unui produs n mai multe unitti de msur ............................................................................ 51
cum se reevalueaz pretul, adaosul si tva-ul in cazul modificrilor
de preturi (cu amanuntul)............................................................................................................................................. 51
cum se introduce un tert nou ...................................................................................................................................... 52
cum se inlocuieste un tert introdus gresit cu alt tert ............................................................................................... 55
verificarea tertilor cu tva la incasare ........................................................................................................................... 55
cum se inregistreaz mai multe puncte de livrare/adrese ale unui
tert .................................................................................................................................................................................... 55

PAGINA 2
 cum se ataseaz unui tert mai multe conturi bancare ............................................................................................. 55
cum se deblocheaza un tert care a depsit limita de credit oferita........................................................................ 56
cum se introduc mai multi delegati in dreptul unui tert ......................................................................................... 56
vizualizarea tertilor de pe telefonul mobil ................................................................................................................. 57
evidenta bonurilor emise n registru de cas............................................................................................................. 59
unde se vad comenzile clientilor ................................................................................................................................. 59
unde se vad bonurile emise.......................................................................................................................................... 60
unde se vad facturile emise .......................................................................................................................................... 60
unde pot fi vizualizate receptiile de marfa/materii
prime/materiale ............................................................................................................................................................. 61
cum se nregistreaz o receptie de marf/materie prima/material ....................................................................... 62
cum se storneaza o receptie/returul de marfa catre furnizor ................................................................................ 64
cum se realizeaza plata a unui furnizor de marfa ..................................................................................................... 64
cum se receptioneaz un serviciu ............................................................................................................................... 65
cum se inregistreaz un consum de materii prime .................................................................................................. 65
cum se realizeaz un transfer de marf/materii prime/produse........................................................................... 66
cum se emite o factura catre un client ....................................................................................................................... 67
cum se realizeaza corectiile de stocuri (cu plus sau cu minus) .............................................................................. 68
cum se inregistreaz o plat sau o ncasare ............................................................................................................... 69
cum se realizeaz un transfer dintr-un cont de cas n unul de
banc si invers ................................................................................................................................................................ 69
cum se realizeaz un inventar ...................................................................................................................................... 70
ASISMAG MANAGER TABLOU DE BORD (INDICATORI GRAFICI).......................................... 77
cum se face trecerea la interfata de indicatori grafici .............................................................................................. 77
vizualizarea unui grafic din interfata de back-office ................................................................................................ 77
vizualizarea unui grafic de pe telefonul mobil .......................................................................................................... 79
ASISMAG MANAGER - RAPOARTE.......................................................................................................... 81
cum se face trecerea la interfata de rapoarte............................................................................................................. 81
vizualizarea unui raport din interfata de back-office............................................................................................... 81
vizualizarea rapoartelor de pe telefonul mobil ......................................................................................................... 83

PAGINA 3
MANUAL DE UTILIZARE ASIS HORECA

Alfa Software S.A.

www.asw.ro

Manual de utilizare a soluiei informatice ASiS HoReCa

V mulumim c ai achiziionat soluia informatic ASiS HoReCa i ne bucurm c putem s

v furnizm tehnologie la cel mai ridicat nivel prin intermediul aplicaiilor sale. Sperm c utilizarea
ASiS HoReCa s se transforme ntr-o experien plcut, iar acest manual de utilizare s rspund la
toate ntrebrile pe care le-ai putea avea despre aplicaiile ASiS HoReCa. Dac totui avei ntrebri
suplimentare, v stm la dispoziie la numerele de telefon afisate pe site-ul nostru: www.asw.ro sau
pe site-urile partenerilor.

GENERALITATI
ASiS HoReCa este o soluie de tipul RIA care utilizeaz un motor puternic de baze de date (MS
SQL Server).

Acronimul ria provine de la denumirea de rich internet applications care reprezint

aplicaii web ce pstreaz n bun msur caracteristicile aplicaiilor tradiionale (aplicaii
desktop), dar care ruleaz simplu ntr-un browser de Internet sau prin instalarea unor plug-in-
uri (gratuite) la browserul n cauz. Aplicaiile RIA nglobeaz toate capacitile soluiilor desktop intr-
un browser web i pot fi accesate de oriunde, inclusiv de pe telefoanele mobile.

ASiS HoReCa este o soluie software complet de gestiune a firmelor din domeniul HoReCa,
un mini-ERP de tipul Cloud-Computing dedicat restaurantelor, hotelurilor, pensiunilor, firmelor de
catering, care nu doresc sa investeasc in infrastructur hardware proprie i personal specializat dedicat.

Soluia ASiS HoReCa este alctuit din dou componente: componenta Server i componenta
Client.

Componenta Server este gestionat exclusiv de furnizorul soluiei i partenerii autorizai, respectnd
ntru totul principiul confidenialitii datelor clienilor (n conformitate cu certificarea ISO27001 al
furnizorului de soluie).

Componenta Client reprezint de fapt interfaa grafic de introducere a datelor de ctre utilizatorii finali.
Este alctuit din urmtoarele aplicaii: ASiS Osptar pentru preluarea comenzilor de la clieni de
pe dispozitive mobile, ASiS Buctrie pentru managementul comenzilor n buctrie, ASiS POS
Vnzare pentru emitere bonuri fiscale, ASiS Manager pentru back-office (gestiune stocuri,
inventare, rapoarte, analize) i ASiS Recepie - pentru managementul rezervrilor hoteliere,
interdependente ntre ele din punctul de vedere al fluxului de informaii, n timp real.

PAGINA 4
PAGINA 5
ASIS POS VANZARE

CONSIDERATII GENERALE PRIVIND SETRILE APLICATIEI DE

VNZARE

Exist o serie de reguli care nlesnesc funcionarea corespunztoare a aplicaiilor soluiei ASiS POS
Vnzare, precum sunt urmtoarele:
1. ASiS POS Vnzare funcioneaz pe o singur gestiune (cea a restaurantului/hotelului) setabil
la implementare.
2. Pretul de vnzare e preluat automat din ASiS Manager (unde s-au setat la implementare
categoriile de pre) i respect politica de sugerare a pretului de vnzare de la cel mai puternic
la cel mai slab, unde cel mai puternic pre este numrul 5 i cel mai slab este numrul 1, astfel:
1) Categoria de pre standard - Pre de raft
2) In dreptul fiecrui client se poate atasa o alta categorie.
3) In dreptul fiecarui client se pot introduce unul sau mai multe contracte.
4) Promoiile de pre (de la data... la data).
5) Pre impus.
Cu alte cuvinte, pentru un anumit client, preul impus este primul apelat. Dac nu exist, se va apela
preul promoional. Dac nici acesta nu exist, se va prelua preul din contracte, etc.
Daca categoria de pret are bifa de [x]Pret valuta se va inmulti preul cu cursul din ziua respectiv.
In cursul implementarii se poate face o politica de preturi customizata in functie de nevoile clientului.
De exemplu: preluare list de preuri dintr-un Excel.
3. Anumite setri (condiii) pentru clieni se vor prelua din aplicaia de back-office ASiS Manager
(ASiSria). Nencadrarea n condiiile setate n ASiSria nu permite facturarea pentru clienii
respectivi din ASiS POS Vanzare.
De exemplu: pentru un client se poate seta limita de credit (sold maxim ca beneficiar), iar depairea
acestei limite nu permite facturarea din ASiS POS Vanzare.
Pentru orice alt specific se vor discuta condiiile cu beneficiarii.

CUM SE PREIA O COMANDA DE RESTAURANT DE PE

INTERFATA CLASICA
n interfaa de Vnzare, se apas butonul Restaurant. Astfel se face trecerea ctre interfaa de
restaurant, unde n prealabil au fost definite i configurate mesele i ncperile conform dispunerii lor
reale. Mesele colorate n rou sunt cele ocupate, iar mesele colorate n verde sunt cele libere.

Fiecare osptar care are acces la aceast interfa de introducere a comenzilor clienilor, e obligat s-
i introduc codul de acces (astfel se cunoate cine preia comenzile).

Fiecare mas reprezint o comand deschis. Osptarul d click pe masa/comanda pe care urmeaz
s nregistreze cererile clienilor (aezati acolo) ceea ce l aduce n interfaa de vnzare. Acolo apar
produsele nregistrate deja pe acea comand. Se pot aduga noi produse prin introducerea denumirii
lor n cmpul Denumire, din interfaa de Vnzare.

PAGINA 6
Osptarul poate elibera o not de plat, dac clientul dorete (butonul Nota de plata) sau direct Bon
sau Factura.

PAGINA 7
CUM SE PREIA O COMANDA DE RESTAURANT DE PE
INTERFATA CU TOUCHSCREEN
n interfaa de Vnzare, se apas butonul Restaurant. Astfel se face trecerea ctre interfaa de
restaurant, unde n prealabil au fost definite i configurate mesele i ncperile conform dispunerii lor
reale. Mesele colorate n rou sunt cele ocupate, iar mesele colorate n verde sunt cele libere.

Fiecare osptar care are acces la aceast interfa de introducere a comenzilor clienilor i e obligat s-
i introduc codul de acces.

Fiecare mas reprezint o comand deschis. Osptarul apas pe imaginea reprezentnd

masa/comanda pe care urmeaz s se nregistreze cererile clienilor ceea ce l duce n interfaa de
vnzare. Acolo pot fi vizualizate produsele nregistrate pe acea comand i se pot nregistra altele noi
prin selectarea lor din cadrul grupelor definite.

Osptarul poate elibera o not de plat, dac clientul dorete (butonul Nota de plata) sau direct Bon
sau Factura.

CUM SE VEDE O COMANDA DE RESTAURANT PE INTERFATA

DE VANZARE
Deoarece ASiS HoReCa este o soluie integrat, pe interfaa de Vnzare, poate fi vizualizat orice
comand, indiferent dac iniial a fost preluat de osptari de pe telefonul mobil (ASiS Osptar) sau
pentru preluarea ei a fost folosit integral aplicaia ASiS POS Vnzare. Deci, indiferent de modalitatea
de introducere n sistem a cerinelor clienilor, n interfaa de Vnzare, sunt vizibile toate produsele
comandate, de exemplu la o mas/comand, de ctre clieni (i pe interfaa ASiS Osptar se selecteaz
masa n cauz).

CUM SE INCHIDE O COMANDA SI SE REALIZEAZA O

VANZARE PRIN INTERFATA CLASICA
Pentru realizarea unei vnzri, n ecranul principal e necesar s apar toate poziiile aferente unei
comenzi.

PAGINA 8
Introducerea poziiilor se poate realiza manual prin tastarea fie a codului de produs n cmpul Cod, fie
a denumirii produsului n bara de jos. Dac nu se cunoate unul din aceste elemente, prin apsarea
tastei Spaiu n bara de jos, sunt aduse toate produsele din Nomenclator.

Introducerea poziiilor pe o comand se poate realiza i prin interfaa de Restaurant (butonul

Restaurant). Pe o mas (comand), se nregistreaz produsele comandate (aplicaia reintr pe interfaa
de Vnzare i de acolo se selecteaz produsele dorite ca i mai sus).

PAGINA 9
In cmpul Cod se va putea tasta fie doar codul de produs, fie cantitatea ori codul de produs i tasta
Enter pentru nregistrarea poziiei. De exemplu la cumprarea a dou sucuri de acelai tip (codul de
produs este 101), osptarul va tasta 2*101 n cmpul Cod.

In cmpul Denumire sau cod articol, se va putea cuta un anumit produs dup denumirea lui sau dup
codul lui, prin intermediul unei componente inteligente de tip Autocomplete. Pe msura tastrii unei
litere din denumirea produsului sau a unei cifre din codul su, ASiS POS Vanzare va returna variantele
posibile ale cutrii.

Finalizarea vnzrii/inchiderea unei comenzi presupune ncasarea valorii totale a comenzii (prin
apsarea tastelor de Numerar, Card) i eventual acordarea restului. Restul de plat este ntotdeauna
evideniat n cmpul De pltit.

Plata se face prin card sau numerar (sau combinate). Ca document primar, se poate elibera un bon
(prin apsarea butonului Bon) pentru persoanele fizice.

CUM SE INCHIDE O COMANDA SI SE REALIZEAZA O

VANZARE PRIN INTERFATA DE TOUCHSCREEN

PAGINA 10
Pentru a utiliza interfata de touchscreen se apas butonul portocaliu din partea dreapta-jos a ecranului.
Pentru a eficientiza procesul de vnzare, este important ca produsele s se regseasc n grupe de
produse. Se pot defini oricte grupe de produse, iar navigarea n cadrul lor pe interfaa de touchscreen
se va realiza cu ajutorul butoanelor Dreapta si Stanga. In cadrul grupelor de produse, se pot defini si
subgrupe de produse. Navigarea ntre grupe si subgrupe, deci ntre un nivel si un subnivel, se realizeaz
prin intermediul butoanelor Sus si Jos (structura ierarhica). De asemenea exist posibilitatea
configurrii grupelor de produse care vor aprea pe interfaa de touchscreen i a ordinii lor.

Pentru realizarea unei vnzri, n ecranul principal (deasupra grupelor) vor aprea toate poziiile
aferente comenzii curente.

Introducerea poziiilor se va face utiliznd interfaa touchscreen. Un produs se selecteaz apsnd pe

imaginea lui din cadrul grupei, dup care se selecteaz cantitatea (butonul Cantitate deschide o
fereastr numeric unde se introduce cantitatea), se apas butonul Accept.

Introducerea poziiilor pe o comand se poate realiza i prin interfaa de Restaurant (butonul

Restaurant). Pe o mas (comand), se nregistreaz produsele comandate (aplicaia reintr pe interfaa
de Vnzare i de acolo se selecteaz produsele dorite ca i mai sus).

Finalizarea vnzrii presupune ncasarea valorii totale a comenzii (prin apsarea tastelor de Numerar,
Card se deschide o fereastr numeric unde se noteaz sumele i se apas butonul Accept). n final,
pentru validarea comenzii, se apas butonul Bon.

CUM SE IMPARTE O NOTA DE PLATA

Dac pentru o comand (o mas) se dorete mprirea notei de plat, atunci se apas butonul
Muta/Split nota. Acest buton ofer posibilitatea selectrii produselor care se vor muta pe o alta mas
liber i apoi se va emite bonul/factura pe masa n cauz.

PAGINA 11
CUM SE MODIFICA CANTITATEA UNUI PRODUS PE UN
BON/COMANDA DESCHIS(A)
In interfaa de Vnzare, butonul Cantitate (tasta F2) determin deschiderea unei ferestre care
permite modificare cantitii pentru poziia/produsul selectat/selectat (linia albastr). din tabela de
date. Modificarea cantitii determin n mod automat modificarea valorii per poziie, dar i a totalului.

PAGINA 12
CUM SE ACORDA UN DISCOUNT PE UN BON/O COMAND
DESCHIS(A)

Discountul se poate acorda direct din interfaa de vnzare (tasta F3), dar este bine de tiut c ASiS
Vanzare preia politicile de pret definite n ASiS Manager (back-office), de exemplu: pre de catalog
standard, pre pe categorii de clieni, preuri promoionale pe anumite perioade de dat i timp,
pre n valut pentru anumite grupe de produse sau clieni, etc.

De asemenea, tot in interfaa ASiS Manager (back-office) se pot configura extrem de usor modalitati
automate de modificare a pretului sau al discountului in functie de diverse criterii, acestea
regsindu-se n mod automat n cea de Vnzare. Spre exemplu: discount suplimentar la incasare de
numerar peste o anumit sum, produse promoionale i pre degresiv n funcie de cantitate, etc.

Butonul de Discount din ASiS POS Vanzare permite modificarea discountului pentru poziia/produsul
selectat/selectat din tabela de date. n fereastra de discount se afieaz preul de catalog. n funcie
de drepturile utilizatorului, se poate modifica preul de catalog al unui produs pe o comand/un bon
deschis() (produsul se vinde cu discount, dar se introduce o sum fix pentru vnzare). Discountul
poate fi aplicat i procentual, n acest caz preul de vnzare al produsului scade automat cu discountul
acordat.

Se apas butonul Accept.

Bifa Toate poziiile permite aplicarea discountului setat nu numai pentru poziia selectat din tabela
de date, dar pentru toate poziiile din tabela de date. Introducerea unui discount determin n mod
automat modificarea valorii per poziie, dar i a totalului.

PAGINA 13
CUM SE ANULEAZ O POZITIE DINTR-UN BON/DINTR-O
COMAND DESCHIS(A)

Butonul Anulare linie (tasta F8) permite tergerea liniei/poziiei selectate, din interfaa de Vnzare.
La utilizarea acestui buton va aprea un mesaj de avertizare privind operaia de tergere. Acordul
permite continuarea operaiei de tergere.

CUM SE ELIBEREAZA O NOTA DE PLATA

PAGINA 14
Dup ce sunt introduse toate poziiile n interfaa de vnzare, se apas butonul Emitere nota. Se listeaz
nota de plat i ulterior se elibereaz bonul fiscal sau factura.

CUM SE INCASEAZ UN BON/O COMANDA CU CARD SAU

NUMERAR
n interfaa de Vnzare, ncasarea unei comenzi deschise/unui bon deschis se poate face fie doar cu
numerar sau card sau cu combinaii ale acestora.

Dup introducerea tuturor poziiilor bonului/comenzii, se verific suma de plat (cmpul De pltit) i se
apas butonul corespunztor modalitii de ncasare.

PAGINA 15
ncasarea prin numerar se realizeaz apsnd pe butonul de Numerar (tasta F7) i nregistrnd
suma primit de la client. Se apas butonul Accept.

ncasarea prin card bancar se realizeaz apsnd pe butonul de Card (tasta F6) i nregistrnd
suma de plat. Se apas butonul Accept.

PAGINA 16
CUM SE FINALIZEAZ O COMANDA
La nchiderea unei comenzi, documentul eliberat va fi bon (pentru persoanele fizice) sau factur fiscal
(pentru persoanele juridice).

nchiderea bonului curent se face prin apsarea butonului Bon (tasta F12), n interfaa de Vnzare,
operaie prin care programul realizeaz urmtoarele:

Tipareste bonul pe casa de marcat (setata) in regim de imprimanta fiscala

Trimite bonul curent la server
In cazul in care intervine o eroare, utilizatorul este intrebat daca bonul curent a fost in regula
sau nu, daca raspunde ca nu a fost in regula el va fi anulat.
Pentru eliberarea unui bon, se apas butonul Bon.

Dac nu s-a ncasat anterior bonul i se apas butonul Bon, n mod automat programul face ncasarea
cu numerar.

Pentru eliberarea unei facturi din bon, se va apsa butonul Factura.

CUM SE ELIBEREAZ O FACTUR (DIN BON SAU FISCAL)

FACTUR ULTERIOAR ELIBERRII BONULUI FISCAL (FACTUR DIN BON)

ASiS POS Vnzare permite emiterea ulterioar de facturi pentru unul sau mai multe bonuri
nefacturate, indiferent de data bonului sau a plajei de bonuri pentru care se solicit, cu pstrarea
corelaiilor n Jurnalul de TVA din modulul Contabilitate i Gestiune, pentru clienii care aleg s
utilizeze acest modul opional .

PAGINA 17
Dup emiterea bonului, prin apsarea butonului Factura (tasta F11) , se face trecerea ctre interfaa
de introducere a datelor de pe factur.

La introducerea denumirii clientului sau a codului su fiscal, dac acel client a mai fost introdus anterior,
datele sale de identificare (toate cmpurile de pe formularul de factur) au fost salvate n baza de date
ASiS HoReCa. n cmpul Client, din baza de date, aplicaia face sugestii (cmp de tip Autocomplete)
dintre firmele nregistrate, iar dac exist n baza de date, prin completarea cmpului Client, toate
datele sale (pentru facturare) sunt vizibile pe formularul de factur (nu mai trebuie completate manual).

Cmpurile care se completeaz pe acest formular de Factur din bon sunt urmtoarele:

Client se completeaz cu denumirea clientului, iar dac clientul exist deja n baza de date,
el va putea adus cu ajutorul componentei de Autocomplete.
Locatie se completeaz diferitele locaii ale clientului. Dac au fost introduse deja, ele se
regsesc n lista de opiuni a locaiilor. Totui exist posibilitatea introducerii unei noi locaii,
prin alegerea din list a opiunii +NOUA i completarea cu datele necesare.
CUI este completat automat la selecia unei locaii existente.
Nr. O.R.C. este completat automat la selecia unei locaii existente.
Locatie este completat automat la selecia unei locaii existente.
Adresa este completat automat la selecia unei locaii existente.
Judet este completat automat la selecia unei locaii existente.
Localitate este completat automat la selecia unei locaii existente.
Banca - este completat automat la selecia unei locaii existente.
Cont este completat automat la selecia unei locaiii existente.
Persoana - se completeaz numele persoanei care reprezint clientul. Dac a fost introdus deja,
el se regsete n lista de opiuni a persoanelor. Totui exist posibilitatea introducerii unui nou
reprezentant, prin alegerea din list a opiunii +NOUA i completarea cu datele necesare.
Nume este completat automat la selecia unei persoane existente deja n baza de date.
Serie CI este completat automat la selecia unei persoane existente deja n baza de date.
Eliberat de este completat automat la selecia unei persoane existente deja n baza de date.
Observaii
Data bon se completeaz data bonului pentru care se solicit factura
Casa casa la care s-a realizat vnzarea
Numr bon numrul de bon pentru care se solicit factur
O dat introdus numrul de bon, se apas butonul de Aduc bon i sunt introduse automat pe factur
toate poziiile din bonul/bonurile respectiv(e).

Prin apsarea butonului Accept, factura completat va primi o form care poate fi tiprit (formular
Word).

Diferena dintre factura din bon i factura fiscal const n faptul c la factura din bon, nu exist nici o
poziie completat, poziiile urmnd s apar la aducerea bonului dorit, pe cnd la factura fiscal,
poziiile sunt aduse automat din interfaa de vnzare.

EMITEREA UNEI FACTURI FISCALE

PAGINA 18
Dup introducerea poziiilor aferente unei comenzi, se apas butonul Factura. Se vizualizeaz
formularul de Factur fiscal care n mare pstreaz cmpurile din formularul Factur din bon (trebuie
completate datele de identificare ale clientului sau sunt aduse automat din baza de date). Poziiile din
factura fiscal sunt aduse automat din poziiile interfeei de vnzre.

Datele de identificare ale firmei emitente sunt preluate automat din baza de date (au fost configurate
la implementare).

Prin apsarea butonului Accept, factura completat va primi o form care poate fi tiprit (formular
Word).

CUM SE ANULEAZ UN BON

Exist dou posibiliti de a anula un bon: nainte de tiprirea lui la casa de marcat cel mai utilizat i
dup tiprirea lui la casa de marcat operaiune excepional. Dac bonul nu s-a tiprit la casa de
marcat, atunci nu vor exista diferene ntre raportul Z emis de casa de marcat i cel din program.

Dac bonul s-a tiprit la casa de marcat i ulterior a avut loc anularea lui din sistem, vor exista diferene
ntre cele dou rapoarte Z, fiind nevoie de ataarea unui document justificativ pentru anulare (Proces
verbal).

PAGINA 19
Butonul de Anulare Bon (F9) permite anularea bonului, daca clientul s-a razgandit privind achizitionarea
marfii. La utilizarea acestui buton va aprea un mesaj de avertizare privind operaia de tergere.

CUM SE SCOATE UN RAPORT X

Butonul de Operatii reuneste o serie de setari si operatii care vor marca modul de
functionare al aplicatiei de Vanzare, din momentul setarii lor. Acesta contine urmatoarele
butoane:

Butonul Raport X permite emiterea raportului X i verificarea faptului ca banii din cas corespund cu
sumele ncasate de la clieni pe parcursul zilei, la diferite intervale din zi. Raportul X se tiprete la casa
de marcat.

Raportul X reprezint un raport totalizator intermediar, nefiscal, care se poate efectua de oricate ori
de-a lungul unei zile. Efectuarea unui raport X nu duce la resetarea registrilor totalizatori pentru vnzri,
cote TVA sau plti.

CUM SE SCOATE UN RAPORT Z

n cadrul butonului Operaii se regseste i opiunea Raport Z.

Butonul Raport Z genereaz Raportul Z la sfrit de zi. Raportul Z se genereaz din casa de marcat.

PAGINA 20
Raportul Z este documentul de finalizare a gestiunii pe termen scurt, respectiv zi de lucru, care contine
n mod detaliat date ce se vor nregistra n memoria fiscal ca date de sinteza pe termen lung, o dat
cu emiterea acestui raport.

CUM SE INTRODUC SUME N SERTAR

Pentru introducerea de sume n sertar e necesar ntocmirea unor documente justificative.

Butonul Introducere suma sertar permite adaugarea unor sume la inceputul zilei sau pe parcurs care
s ofere posibilitatea vnzatorului de a da rest. Se apas butonul Accept.

Aceste sume se regsesc pe raportul Z, dar pot fi vizualizate i pe raportul X (n funcie de setri).

CUM SE SCOT SUME DIN SERTAR

Pentru plata de sume din sertar e necesar ntocmirea unor documente justificative.

PAGINA 21
Butonul Scoatere sum sertar permite scoaterea sumelor de rest, la sfarsitul zilei cand trebuie predate
sumele din cas sau pentru pli diverse pe parcursul zilei (plat furnizori de exemplu).

Aceste sume se regsesc pe raportul Z, dar pot fi vizualizate i pe raportul X (n funcie de setri).

ASIS OSPATAR PRELUARE COMENZI

ASiS Osptar faciliteaz preluarea comenzilor de la clieni de pe dispozitive mobile (tablete) pe care
ruleaz sistemul de operare WINDOWS.

Pe interfata ASiS Osptar, exist posibilitatea realizrii tuturor operaiunilor ca i n cazul interfeei
ASiS POS Vanzare, mai puin emiterea de bonuri fiscale i facturi, scoaterea de rapoarte X sau Z. De
fapt, interfaa ASiS Osptar pe Windows este aceeai cu ASiS POS Vanzare i operaiunile descrise n
capitolul anterior sunt valabile i n acest caz.

Cnd se primete o notificare de la buctrie privind finalizarea unei comenzi, masa/comanda devine
galben. Click pe mas i preparatul e marcat ca i gata livrat clientului (i apare pe bon/not de plat
n interfaa de vnzare).

PAGINA 22
ASIS BUCATARIE PRELUARE COMENZI
PENTRU PREPARARE
ASiS Buctrie permite urmrirea comenzilor care necesit preparare n buctrie i prioritizarea lor n
funcie de criterii bine stabilite. Interfaa de buctrie este disponibil pentru tablete dotate cu sistemul
de operare Android sau IOS. Ea este funcional prin descrcarea aplicaiei ASiSmobile de pe Google
Play sau Android Market i logarea corect, pe baz de utilizator i parol, la baza de date ASiS HoReCa.

Comenzile lansate de osptari se vd cu rou n buctrie, pe aplicaia ASiS Buctrie. Buctarul preia
comenzile n funcie de prioritile stabilite conform regulilor interne (click pe comand). Comenzile
preluate n buctrie apar cu galben pe interfaa de Buctrie.

PAGINA 23
Ulterior, se d click pe comanda finalizat, se deschide un submeniu n care se apas butonul Da,
notificati ospatarul, i aceast comand va fi vizibil ca fiind finalizat pe interfaa ASiS Osptar
(masa/comanda n cauz devine galben).

Dac se apas din greeal o comand i se marcheaz ca fiind finalizat, se poate reveni asupra ei
apsnd pe opiunea Nu, ramane in bucatarie.

Se revine la comenzile din buctrie cu butonul Back.

PAGINA 24
PAGINA 25
ASIS RECEPTIE GESTIONARE REZERVARI

CUM SE VAD REZERVARILE SI SITUATIA CAMERELOR DIN

HOTEL/MOTEL/PENSIUNE
Din aplicaia ASiS POS Vnzare, se apas butonul de Hotel i se deschide interfaa de hotel care are
aceast form:

Din aceast interfa se vor gestiona rezervrile, ocuparea camerelor, anularea rezervarilor, etc.

Reprezentarea grafic a camerelor din aceast fereastr depinde de parcurgerea etapelor descrise
mai jos, adica de definirea tipurilor de camere, a strilor posibile n cazul unei camere i de
introducerea tuturor camerelor din unitate.

CUM SE DEFINESC TIPURILE DE CAMERE IN BACK-OFFICE

DOUBLE, SINGLE
Anterior definirii tipurilor de camere n meniul Tipuri de uniti, este necesar s se defineasc cte un
cod de nomenclator (n meniul Nomenclator) pentru fiecare tip de camer. Pentru fiecare tip
de camer se va nota un pre standard care va fi pretul de referin (preul standard) n stabilirea
ulterioar a discounturilor/promoiilor.

PAGINA 26
In meniul Tipuri de uniti, se definesc/adaug sau se modific tipurile de camere existente n
motel/hotel/pensiune double, single, matrimonial i se ataeaz codul de nomenclator.

PAGINA 27
Se apas pe butonul de Adugare/Modificare i se completeaz urmtoarele cmpuri:

Denumirea camerei (apartament, double, single, matrimonial)

Capacitatea ei sau numrul de persoane care pot ncpea intr-o camer
Felul noului obiect definit Camer (n aceeai machet se definesc i mesele din restaurant)
Se atribuie codul de nomenclator aferent.

Ulterior, in meniul Unitati, se vor inregistra toate camerele, una cte una, i se va atribui pentru fiecare
tipul de camer din cele definite mai sus (single, double, matrimonial).

CUM SE DEFINESC STARILE CAMERELOR DE HOTEL

(DISPONIBILE/OCUPATE/IN REPARATIE)
n meniul Stri uniti se vor configura strile pe care le pot avea camerele hotelului - libere, ocupate,
n reparaie, indisponibile, n curs de curenie care permit personalului de la recepie s aib o
imagine despre disponibilitatea camerelor i s creeze noi rezervri.

Fiecare stare primete o culoare distinctiv.

PAGINA 28
Camerele vor putea fi vizualizate printr-o reprezentare grafic (click pe butonul Hotel din interfaa de
Vnzare), pe stri (n funcie de stare, sunt colorate diferit).

PAGINA 29
CUM SE INTRODUC CAMERELE IN BACK-OFFICE CONFORM
REALITATII

In aceast fereastr se vor defini camerele dintr-o unitate pe aripi (A, B, C) sau etaje. Un etaj sau
arip este o unitate printe pentru camerele aferente.

GENERARE UNITATI
n fereastra Uniti, operaia de Generare uniti, permite definirea unui calup de camere identice
dintr-o dat.

PAGINA 30
Se apas Accept. Se deschide urmtoarea machet:

STERGERE UNITATI
n fereastra Uniti, operaia de Stergere uniti, permite definirea unui calup de camere identice
care pot fi terse dintr-o dat.

Se apas butonul Accept.

PAGINA 31
CUM SE REALIZEAZA O REZERVARE

PAGINA 32
Din interfaa de Hotel, se apas butonul de Operaii, unde se selecteaz opiunea Adaug rezervare.
Se deschide o fereastr n care se completeaz urmtoarele:

Data sosirii i data plecrii

Numele persoanei care face rezervarea dac este o persoan care a mai fost n unitatea
respectiv, prin tastarea numelui, el se regsete i poate fi selectat n acest cmp de tip
Autocomplete. Dac nu se regsete, se apas butonul de Adugare din acest cmp ceea ce
duce la deschiderea unei ferestre n care vor fi completate datele persoanei respective.

PAGINA 33
 Pretul camerei este preluat automat din politicile stabilite (fie pret standard sau pret
promotional).
Camera se selecteaz camera pentru care se face rezervarea
Scopul vizitei
Observatii
Zile rezervate in cazul in care se dorete nregistrarea datei sosirii si a numarului de zile
rezervate (in loc de data plecarii).

Se apas butonul Accept.

Rezervarea va aprea pe interfaa grafic.

Modificarea unei rezervari se face selectnd rezervarea i apsnd butonul portocaliu de Modificare.

CUM SE ANULEAZA O REZERVARE

Din interfaa de Hotel se selecteaz rezervarea dorit i se apas butonul de Operaii, opiunea Anulare
rezervare. Se apas butonul Accept. n urma acestei operaii, rezervarea nu mai este vizibil n interfaa
de Hotel.

PAGINA 34
CUM SE FACE CHECK-IN

n interfaa de Hotel, se selecteaz rezervarea/camera dorit i se apas butonul de Operaii, opiunea

Check-in. Se deschide o fereastr care preia datele din rezervare, existnd posibilitatea de modificare
a lor. Se apas butonul Accept.

CUM SE FACTUREAZA SERVICIILE DE CAZARE SI ADITIONALE

n interfaa de Hotel, se selecteaz camera pentru care se va emite factura/bon fiscal. Dnd click pe
camer, aplicaia trece automat n interfaa de POS Vanzare, unde pe primul rnd apar serviciile de
cazare. Se mai adaug produse/servicii pe aceast camer, prin tastarea lor n cmpul de tip
autocomplete Denumire.

Pentru emiterea unui bon fiscal se apas cmpul Bon. Pentru emiterea unei facturi se apas cmpul
Factura. Dup ncasarea i emiterea acestor documente, camera se consider eliberat i trece automat
n starea In curs de curatenie.

PAGINA 35
CUM SE MUTA MESELE SERVITE IN RESTAURANT PE CAMERA
Dac un client al hotelului/motelului/pensiunii dorete s serveasc masa n restaurantul unitii,
mutarea mesei consumate pe camera sa se face urmnd paii de mai jos:

In interfaa de POS Vnzare, se preia comanda (se adaug articolele consumate)

conform instruciunilor din capitolul ASiS POS Vanzare
Se apas butonul Split/Muta nota i se completeaz camera pe care va aprea acest
not.
La facturarea serviciilor hoteliere (aa cum a fost descris aceast etap mai sus), vor
aprea automat n interfaa de Vnzare att serviciile de cazare ct i cele adiionale.

CUM SE INREGISTREAZA SERVICIILE HOTELIERE DE TIP

PROTOCOL
n interfaa de Hotel, se selecteaz rezervarea dorit i se realizeaz check-inul. Pentru
decongestionarea interfeei grafice de Hotel, dac serviciile hoteliere oferite sunt de tip protocol i nu
se finalizeaz cu un document fiscal (bon sau factur), se selecteaz opiunea de Check-out, din
Operaii. Aceast operaie excepional are ca rezultat eliberarea camerei (e vizibil ca Liber n
interfaa de Hotel).

CUM SE ACTIVEAZA CARDURILE DE ACCES CAMERE

Se selecteaz rezervarea dorit n interfaa de Hotel. Se apas butonul de Operaii, opiunea Activare
card acces. Se deschide o fereastr n care e menionat camera pentru care se face activarea cardului
de acces i data limit. Se apas butonul Accept.

PAGINA 36
ASIS MANAGER STOCURI, PRETURI,
INVENTAR

CUM SE FACE TRECEREA LA INTERFATA DE BACK-OFFICE

DIN APLICATIA ASIS POS VANZARE

Din ASiS POS Vanzare, butonul ASiSria (CTRL + Up) face legtura direct cu aplicaia de introducere
de documente primare ASiSria (back-office). Acest lucru este deosebit de util deoarece din ASiSria se
pot face recepii direct de la restaurant, transferuri ntre restaurante (i depozit, etc), n funcie de
drepturile de acces i setrile de la implementare.

CONSIDERATII GENERALE PRIVIND VIZUALIZAREA

DATELOR DIN INTERFATA DE BACK-OFFICE SI DE PE
TELEFONUL MOBIL
Majoritatea datelor din interfaa de back-office pot fi vizualizate inclusiv de pe telefonul mobil conform
setrilor fcute.

PAGINA 37
ASiSmobile (aa cum vom denumi aplicaia pentru telefoane inteligente i cum se poate descrca ea
de pe Google Play/Android market) este destinat accesului de pe smartphone-uri care suport sistemul
de operare Android sau de pe iPhone-uri. Aceast aplicaie este destinat consultrii/introducerii de
date in timp real de pe telefonul mobil. Ea poate funciona:

exclusiv pentru consultarea de date i prin intermediul ei utilizatorii pot avea acces la
informaii privind terii, stocurile sau chiar indicatorii grafici configurai n
Tabloul de Bord ASiSmag.
pentru detalierea informaiilor la orice nivel, adic de exemplu, in cazul Terilor, pot
fi vizualizate informaii privind persoanele de contact, soldul furnizor sau beneficiar n
dreptul fiecarui ter i inclusiv detalierea soldului pe facturi furnizor sau beneficiar. n cazul
indicatorilor din Tablou de Bord al managerului, reprezentarea lor grafic poate fi detaliat
pe nivele i sub orice format: coloane, bare, linii, ceasuri, etc.
Recomandm ca personalul tehnic al furnizorului sau al distribuitorului autorizat s efectueze
configurarea aplicaiei pe telefon.

SETAREA GESTIUNILOR N ASISMAG

Gestiunile reprezint locurile de depozitare a resurselor: materiale, produse, marfuri din cadrul unitatii
economice, gestionate de o singura persoan si pentru care se cer evidenieri separate din punct de
vedere cantitativ-valoric, att pe fiecare resurs, cat si pe conturi de evidentiere contabila.

De obicei, locatia unui restaurant este considerat o gestiune. Administratorii pot vizualiza toate
gestiunile firmei (mai multe locaii), iar osptarii au drepturi pe o singur gestiune.

Macheta Gestiuni cuprinde urmatoarele elemente:

Butoanele de Detaliere, Adaugare, Modificare, Stergere.

Campurile de filtrare dupa Gestiune, Denumire gestiune, Tip gestiune,
Un datagrid cu urmatoarele coloane: Gestiune, Denumire gestiune, Tip gestiune, Adres i Loc
de munc, etc.

ADUGAREA UNEI GESTIUNI

PAGINA 38
Se apas butonul de Adugare din meniul Gestiuni i se deschide o fereastr n care se completeaz
urmtoarele cmpuri:

Gestiune se adauga codul de gestiune

Denumire se adaug numele gestiunii
Tip gestiune se selecteaz gestiunea de tip cantitativ, inclusiv pentru restaurante i se bifeaz
Evaluare n pre cu amnuntul pentru pstrarea stocului n pre cu amnuntul (pre furnizor +
adaos+ TVA) . Programul pstreaz pe conturile corespunztoare valorile aferente i pentru
cei care achiziioneaz modulul de Contabilitate se vor putea vizualiza nregistrrile contabile
automate.
Loc de munc se selecteaz locul de munc aferent
Adresa gestiunii care va aprea pe diverse formulare
Gestionar: numele gestionarului care va aprea pe diverse formulare
Bifa Evaluare n pre cu amnuntul care permite adugarea adaosului i a TVA-ului neexigibil

Se apas butonul Accept.

MODIFICAREA UNEI GESTIUNI

Pentru modificarea unei gestiuni, se apasa butonul de Modificare. Se deschide o fereastr
asemanatoare celei de Adaugare gestiune, n care toate cmpurile sunt editabile i se pot modifica.

STERGEREA UNEI GESTIUNI

Se apasa butonul de Stergere. Dac exist stocuri n gestiunea selectat pentru stergere, aceasta
operatiune nu se poate efectua.

DETALIEREA UNEI GESTIUNI

PAGINA 39
CUM SE ATASEAZ O PROPRIETATE UNEI GESTIUNI

Operaia de Detaliere permite vizualizarea la nivel de gestiune a stocurilor din gestiunea respectiv
(numr buci, pre, etc) (opiunea Stocuri) i a categoriei de pre ataate ei (opiunea Proprieti).

Ataarea de Proprieti unei gestiuni ine de implementarea soluiei ASiS HoReCa i permite
personalizri ale soluiei. De exemplu, proprietatea CATEGPRET ataat unei gestiuni determin toate
articolele din gestiunea respectiv s preia preul din categoria respectiv. De exemplu, avem gestiunea
1 pentru restaurantul 1 din oraul Jibou; setm n categoriile de pre, categoria 1 pentru orae sub
20.000 locuitori. Restaurantul 1 din Jibou va prelua aceast categorie de pre i pentru a evita setarea
ei pentru fiecare utilizator al sistemului din cadrul magazinului 1, categoria de pre 1, prin intermediul
acestei proprieti, va fi setat pentru ntreaga gestiune 1.

CUM SE CONFIGUREAZA SALILE RESTAURANTULUI SI

ASEZAREA MESELOR

PAGINA 40
In meniul Tipuri de unitati, se definesc/adaug sau se modific tipurile de mese din restaurant. n
meniul Unitati, se adaug mesele conform aezrii lor n restaurant. Se adaug caracteristici de nlime
i lime pentru reprezentarea lor grafic.

PAGINA 41
Exist noiunea de Unitate printe pentru ncadrarea unei mese ntr-o anumit ncpere a restaurantului.

CUM SE FORMEAZA GRUPELE DE PRODUSE

n cadrul meniului Grupe de articole, exist posibilitatea de a aduga grupe noi, de a modifica grupele
existente. Grupele de articole sunt cele care vor aprea n interfaa de Vnzare (touchscreen) i n
interfaa de preluare a comenzilor, pe mobile (ASiS Osptar), iar aceast grupare a articolelor e
necesar pentru regsirea facil a produselor n timpul prelurii comenzilor.

Macheta Grupe de articole cuprinde urmatoarele elemente:

Butoanele de Detaliere, Adaugare, Modificare, Stergere.

Campurile de filtrare dupa Grupa, Tip grupa
Un datagrid cu urmatoarele coloane: Grupa, Denumire grupa, Tip grupa, Grupa parinte. Aici
apar toate grupele de articole setate.

PAGINA 42
ADUGAREA UNEI GRUPE DE PRODUSE
Pentru adugarea unei grupe noi, se apas butonul Adugare i se deschide o fereastr n care vor
trebui completate urmtoarele cmpuri:

Tip grupa: poate fi Marf, Servicii furnizate, Servicii prestate, Obiecte de inventar
Grupa va fi atribuit un numar automat in ordinea inregistrarii
Denumire
Grupa parinte dac o grup este de fapt o subgrup (de exemplu, dac se dorete, grupa
cafea va conine subgrupele expresso si cafea cu lapte), aici se completeaz grupa de care va
ine (n interfaa de vnzare va aprea o structur arborescent: click pe grup, click pe
subgrup, click pe produs).

CUM SE ATASEAZ O POZ UNEI GRUPE DE PRODUSE (CARE

S APAR N ASIS POS VANZARE - INTERFATA DE
TOUCHSCREEN)
Pozele care apar n interfaa de Vnzare se ataeaz grupelor de articole din meniul Grupe de articole,
pe opiunea Detaliere, opiunea Poze.

Se apas butonul Adugare, i se ataeaz o poz sau un link cu poza dorit. Se apas butonul Accept.

CUM SE SETEAZ ORDINEA N CARE APAR GRUPELE DE

PRODUSE N INTERFATA DE TOUCHSCREEN SAU IN ASIS
OSPATAR (MOBILE)

In macheta de Grupe de articole, se selecteaz opiunea Detaliere Proprieti n cadrul creia se

seteaz pe o grup proprietatea GRORD.

PAGINA 43
Aceast proprietate ofer posibilitatea grupei de produse creia i se ataeaz s apar n interfaa de
touchscreen i ASiS Osptar. Ordinea de apariie e dat de ordinea completat n cmpul Valoare.

Grupelor de produse li se pot ataa i alte proprieti care permit personalizarea soluiei ASiS HoReCa.
Acest lucru se realizeaz la implementare de ctre personalul tehnic.

CUM SE SETEAZ CATEGORIILE DE PRETURI/POLITICA DE

PRETURI N RETEAUA DE RESTAURANT/RESTAURANT
Categoriile de preuri din interfaa de back-office permit setarea politicilor de pre din cadrul unui
restaurant sau a unui lan de restaurant. In aceast fereastr vor aprea toate categoriile de pre care
pot fi de interes pentru administratorul unui restaurant (de exemplu pret funcie de oras, pret client
corporate, etc) i ele se vor ataa mai departe n macheta de Nomenclator, pe articolele dorite sau n
macheta de teri, la clienii dorii. Practic macheta de Categorii de preuri face legtura ntre anumite
produse sau anumii clieni i preurile dintr-un restaurant sau la nivel de reea de restaurante (fcnd
calculele automat ulterior), n funcie de diverse criterii personalizate.

Macheta Categorii de preturi cuprinde urmatoarele elemente:

PAGINA 44
 Butoanele de Detaliere, Operaii, Adaugare, Modificare, Stergere.
Campurile de filtrare dupa Denumire, Tip categorie, Suma de la...pana la
Un datagrid cu urmatoarele coloane: Categorie, Tip categorie, Denumire, In valuta, Cu discount,
Suma, Categorie de referin. Aici apar toate categoriile de preuri setate.

ADAUGAREA UNEI NOI CATEGORII DE PRETURI

Primul pret va fi ntotdeauna cel standard.

Adugarea unei categorii noi de pre se face apsnd butonul de Adaugare. Se deschide o fereastr n
care se configureaz noua categorie de pre creat astfel:

Se completeaz cmpul Categorie

Se completeaz tipul categoriei : Pret amanunt sau Discount. Pretul cu amanuntul afecteaz
articolele din gestiunea restaurantului. Opiunea de Discount se utilizeaz dac anumite
produse la care se ataeaz aceast categorie vor fi discountate n mod automat. In cadrul
acestei opiuni, se selecteaz categoria de referin (din cele existente) fa de care se va
aplica discountul selectat.

Ulterior, in Nomenclator, pe fiecare articol, in partea de Detaliere preturi se seteaz categoria dorita de
pre din cele definite aici. n interfaa de Vnzare, pe msura introducerii de produse pe comand, se
vor aduce preurile setate pe fiecare articol (strict legate de categoriile de preuri de aici).

Categoriile de preuri se pot ataa i terilor, n macheta Teri, iar n interfaa de Vnzare sau ASiS
Osptar, la tastarea unui client din baza de date, vor fi aduse automat i preurile prefereniale ale
acestuia (dac sunt setate).

CUM SE INTRODUCE UN NOU PRODUS N NOMENCLATOR

De obicei, la implementare, este preluat de furnizorul soluiei sau de partenerul su, un nomenclator
de produse al clientului (n format standardizat, de obicei Excel).

PAGINA 45
Pentru operarea documentelor primare de Intrri-Ieiri, e necesar ca codurile de produse pentru care
se realizeaz recepii, transferuri, etc s existe n baza de date, adic s fie adugate n meniul
Nomenclator. Pentru produsele care nu se regsesc n Nomenclator, nu se pot opera documente
primare.

Nomenclatorul n viziunea ASiS HoReCa contine: materiale, produse, marfuri, obiecte de inventar,
servicii furnizate sau prestate. Marfurile sunt cele inregistrate in contul 371. Produsele realizate dup
reete se nregistreaz de regul ca servicii prestate (pentru a nu le stoca). Serviciile furnizate contin
servicii executate de diferiti terti pentru unitate si sunt evidentiate intr-un cont de clasa 6. Serviciile
prestate includ serviciile executate de unitate pentru anumiti terti si sunt evidentiate intr-un cont de
clasa 7. Setrile menionate se realizeaz la implementare.

Macheta Nomenclator conine urmatoarele elemente:

Butoanele de Detaliere, Operatii, Adaugare, Modificare, Stergere

Campurile de filtrare dupa Cod, Denumire, Tip, Grupa, Denumire grupa, Stoc de
lapana la
Un datagrid in care se regasesc urmatoarele informatii:
o Cod articol
o Denumirea articolului
o Tip gestiunii
o Grupa de produse din care face parte
o Denumire grupa de articole
o UM (Unitate de masura)
o Stocul existent
o Pret (valoarea stocului)

PAGINA 46
 Pentru adugarea unui articol/produs nou n Nomenclator se apasa butonul de Adaugare (+) din
macheta Nomenclator. Se deschide fereastra de mai jos, n care se vor completa campurile Cod,
Denumire, Grupa, Cont de stoc, UM, Cota TVA, Stoc minim (dac e cazul) i Stoc maxim (dac e
cazul). La aceste campuri personalul tehnic poate adauga si altele care ar fi relevante pentru
articolele din Nomenclator. Se apas butonul Accept.

CUM SE MODIFIC UN PRODUS DIN NOMENCLATOR

Se selecteaza articolul care necesita modificari din Nomenclator (click pe rndul cu articolul). Se apas
butonul de Modificare. Apare o macheta (ca si cea de la Adaugare) in care campurile sunt editabile. Se
modifica campul dorit si se apasa butonul Accept.

CUM SE VERIFIC STOCUL/FURNIZORUL UNUI PRODUS

Se selecteaza un articol din Nomenclator pentru care se realizeaza Detalierea (butonul Detalii din stanga
sus). Detaliile pentru un articol vor deschide urmatoarele machete: Stocuri, Preturi, Coduri de bare
si Poze.

Realizand Detalierea pe Stocuri se pot vizualiza stocurile dintr-un anumit articol pe gestiuni. Pentru
fiecare gestiune in parte, sunt vizibile cantitatea pe stoc, pretul si data intrarii.

PAGINA 47
CUM SE SETEAZ PRETURI
PROMOTIONALE/DISCOUNTURI/PERIOADE PROMOTIONALE
PENTRU ANUMITE PRODUSE DIN NOMENCLATOR

Realizand Detalierea pe Preturi in macheta Nomenclator, pentru un anumit articol din Nomenclator
se vor stabili categoriile de pret (din cele setate anterior n macheta Categorii de preturi) pentru articolul
respectiv. De exemplu, putem avea un pret standard, dar putem avea exceptii in functie de cantitate,
tert, promotii pe o anumita perioada, etc. Aceste preturi standard, promo, etc se pot
adauga/modifica/sterge prin intermediul butoanelor aferente.

n exemplul de mai sus, se poate vedea c:

Preul standard pentru produsul X este de 15 lei

Preul standard la care se vinde produsul n restaurantul 1 din Zalu este de 11 lei
Preul promoional n intervalul 29.11 30.11 este de 10 lei i este mai tare dect anterioarele

ADAUGAREA CATEGORIILOR DE PRETURI UNUI PRODUS

Se apas butonul de Adugare si se va deschide o fereastr n care se vor completa urmtoarele:

Categoria de pre - se alege dintr-o list derulant din categoriile setate anterior.
Tip pre poate fi pre standard (cel mai uzual), pre promo data (adic pret promotional de
la data X), pre promo ora (pret promoional de la ora X), pre impus (adic un pre fix, care
nu ine cont de adaos, etc)

PAGINA 48
Se observ c un produs poate avea mai multe categorii de pre (primul pre e ntotdeauna cel
standard) i c preurile promoionale (de la data ...pn la data) se pot seta i aplica oricrei categorii
de pre formate.

Pretul de vnzare respect politica de sugerare a pretului de vnzare de la cel mai puternic la cel mai
slab, unde cel mai puternic pre este numrul 5 i cel mai slab este numrul 1, astfel:

1. Categoria de pre standard - Pre de raft

2. In dreptul fiecrui client se poate atasa o alta categorie.
3. In dreptul fiecarui client se pot introduce unul sau mai multe contracte.
4. Promoiile de pre (de la data... la data).
5. Pre impus.
Cu alte cuvinte, pentru un anumit client, preul impus este primul apelat. Dac nu exist, se va apela
preul promoional. Dac nici acesta nu exist, se va prelua preul din contracte, etc.
n interfaa de Vnzare, vor fi aduse preurile din baza de date conform principiului de mai sus.

CUM SE SETEAZ STOCUL MINIM SAU MAXIM PENTRU UN

PRODUS
Stocul minim sau maxim pentru un produs se face la adugarea unui produs sau la modificarea unui
produs n Nomenclator. E necesar cunoaterea stocului minim sau maxim pentru un produs n cazul

PAGINA 49
n care administratorul dorete s primeasc ntiinri automate pe mail n momentul n care stocul
scade sub limitele setate.

CUM SE ATASEAZ POZE UNUI PRODUS

Pozele care apar n interfaa de Vnzare (touchscreen) se ataeaz produselor din meniul Nomenclator
-> Detaliere pe Poza.

Se apas butonul Adugare, i se ataeaz o poz sau un link cu poza dorit. Se apas butonul Accept.

CUM SE INTRODUC RETETE PENTRU PREPARATE

n meniul Nomenclator se introduc i produsele care necesit pregtire. Se selecteaz un astfel de
articol i pe opiunea de Detaliere -> Retete, cu butonul de Adaugare, se introduc ingredientele i

PAGINA 50
cantitile pentru realizarea unei porii de preparat. Acest lucru favorizeaz ulterior urmrirea
consumurilor n mod automat pentru c la vnzarea unui preparat, programul genereaz consumul.

CUM SE TINE STOCUL UNUI PRODUS N MAI MULTE UNITTI

DE MSUR

Pentru un produs se pot seta multiple uniti de msur. n Nomenclator -> Detaliere -> Unitati de
masura, se adaug unitatea de msur secundar i semnificaia ei folosind unitatea de msur
principal. nainte de aceast atribuire, este necesar s se defineasc unitile de msur folosite n
macheta de Configurri -> Uniti de msur (att cele principale ct i cele secundare).

CUM SE REEVALUEAZ PRETUL, ADAOSUL SI TVA-UL IN

CAZUL MODIFICRILOR DE PRETURI (CU AMANUNTUL)

PAGINA 51
n fereastra Modificare preuri, apar toate articolele care au suferit modificri de pre (cu amnuntul)
ceea ce determin n baza de date i nevoia de reaezare a valorilor din gestiune (reevaluarea stocurilor,
a adaosului i a TVA-ului). ASiS HoReCa nregistreaz separat preul furnizor, adaosul i TVA-ul pentru
un produs i pentru cei care opteaz s achiziioneze modulul de Contabilitate, vor avea i evidena
acestora pe conturi contabile.

De aceea, de cte ori se modific un pre de vnzare (fie se acord discount, fie e pre promo, etc) e
necesar aceast reevaluare. Recomandm operaia de Modificare preuri nainte de listarea
Raportului de gestiune.

n cadrul machetei de Modificare preuri, butonul de Modificare preuri deschide o fereastr n care se
poate selecta perioada n care s se fac reaezarea preurilor i gestiunea care s fie afectat de
modificare. Se apas butonul Accept.

CUM SE INTRODUCE UN TERT NOU

Macheta de Terti permite actualizarea tabelei catalog de Terti. Aceasta cuprinde date referitoare la
furnizorii si beneficiarii societatii. Ea permite actualizarea datelor fiecarui tert si obtinerea de

PAGINA 52
informatii privind facturile-furnizor/beneficiar, efectele plati-incasari si soldurile ca furnizor/beneficiar
ale tertului respectiv.

Macheta Terti contine urmatoarele elemente:

Butoanele de Detaliere, Adaugare, Modificare, Stergere

Campurile de filtrare Denumire, Cod fiscal, Localitate
Un datagrid care are urmatoarele coloane: Denumire, Tip tert, Cod fiscal, Judet, Localitate,
Sold ca furnizor, Sold ca Beneficiar.

PAGINA 53
Pentru adugarea unui ter nou, n meniul Teri, se apasa butonul de Adaugare (+), se apas butonul
portocaliu + (echivalentul adugrii unui ter). Se deschide fereastra de Adugare ter, unde se introduc
datele terului (CUI, adres, numr telefon, etc). Pentru terii persoane juridice, la completarea
cmpului Cod fiscal, exist posibilitatea de a apsa butonul de lng, ceea ce rezult ntr-o verificare
pe care programul o face pe Mfinane a acelui ter i aducerea datelor asociate lui. Se apas butonul
Accept.

Pentru terii persoane fizice, dup completarea datelor n fereastra de Adugare ter, se pune bifa de
Persoana fizic i n loc de CUI, se completeaz CNP.

Se completeaz urmtorele cmpuri la adugarea unui ter:

Cod fiscal dup introducerea acestuia, butonul de lnga aduce date n cmpurile ulerioare
Tip ter interne, extern, UE
Nr. Ord. reg
Localitate
Telefon
Banca
Termen scaden este termenul negociat pentru plata facturilor
Loc de munc
Cont ca beneficiar
Denumire
Jude
ar
Adres
Email
Cont n banc
Discount discount care se acord pe orice factur pentru terul respectiv, automat
Sold maxim beneficiar este limita de credit care poate fi acordat pentru clientul respectiv.
Peste aceast limit, se pot trimite notificri managementului, se poate bloca terul, etc
Tip TVA pltitor, nepltitor, TVA la ncasare
Cont ca furnizor 401, 404, eyc
Categorie de pre se seteaz una din categoriile de pre configurate anterior i care va fi
preluat pe fiecare factur ctre terul respectiv.

Toate setrile din aceast fereastr dau efect n modulul opional de Contabilitate, inclusiv la generarea
declaraiei 394.

MODIFICAREA/STERGEREA UNUI TERT

Se selecteaz terul a carui date necesit s fie modificate. Se apas butonul de Modificare. Apare o
fereastr care permite editarea cmpurilor din dreptul tertului respectiv.

Nu se pot sterge tertii care au facturi in baza de date in dreptul lor. Pentru stergerea unui tert, se
selecteaza tertul, se apasa butonul de Stergere.

PAGINA 54
CUM SE INLOCUIESTE UN TERT INTRODUS GRESIT CU ALT
TERT
Dac s-a introdus un ter greit (cu cod fiscal greit de exemplu) trecerea pe un alt ter introdus corect
se face prin operaia de Inlocuire cod ter astfel nct prin aceast operaie, pe noul ter sunt preluate
automat facturile, soldurile vechiului ter.

VERIFICAREA TERTILOR CU TVA LA INCASARE

n meniul Teri, operaia de Actualizare TLI, verific statusul terilor din baza de date din punctul de
vedere al TVA-ului i confrunt informaiile existente cu cele de pe Mfinane, aducnd ntr-o fereastr
toi terii care nu sunt nregistrai corect n baza de date conform TVA.

CUM SE INREGISTREAZ MAI MULTE PUNCTE DE

LIVRARE/ADRESE ALE UNUI TERT

n cadrul meniului Teri, Detaliere -> Puncte de livrare, se introduc toate adresele de livrare ale unui
ter. n interfaa de facturare, ele vor putea fi doar selectate, fr a fi necesar introducerea tuturor
datelor nc o dat.

CUM SE ATASEAZ UNUI TERT MAI MULTE CONTURI

BANCARE
n cadrul meniului Teri, Detaliere -> Conturi bancare, se introduc toate conturile unui ter. n interfaa
de facturare, ele vor putea fi doar selectate, fr a fi necesar introducerea tuturor datelor nc o dat.

PAGINA 55
CUM SE DEBLOCHEAZA UN TERT CARE A DEPSIT LIMITA DE
CREDIT OFERITA
Iniial, n dreptul fiecrui ter (macheta de Terti, click pe tert Adaugare sau Modificare), se adaug
limita de credit maxim admis pentru clientul respectiv (cmpul Sold maxim beneficiar). n cadrul
meniului Teri, Detaliere -> Exceptii sold, se introduc excepiile privind depirile de limite de credit
acordate. Se completeaz cmpurile de mai jos:

CUM SE INTRODUC MAI MULTI DELEGATI IN DREPTUL UNUI

TERT
n cadrul meniului Teri, Detaliere -> Persoane/Delegai, se introduc persoanele delegate pentru
primirea facturilor. Se completeaz cmpurile de mai jos:

PAGINA 56
Persoanele delegate se pot introduce i din aplicaia destinat telefoanelor mobile (ASiSmobile). Din
meniul Terti, se selecteaz un tert si n cadrul submeniului Persoane de contact, se apas butonul de
Adugare.

VIZUALIZAREA TERTILOR DE PE TELEFONUL MOBIL

Din aplicaia ASiSmobile care se conecteaz la baza de date unic ASiS HoReCa i se actualizeaz n
timp real, exist posibilitatea vizualizrii meniului Teri, optimizat pentru telefoane mobile.

PAGINA 57
Cuprinde lista terilor din ASiS HoReCa i informaiile ataate lor. Prin selectarea meniului Teri se
deschide aceast list n care n dreptul fiecrui ter este ataat adresa acestuia. Deoarece nu pot fi
expui toi terii din baza de date, exist n partea de sus un cmp de filtrare care permite selectarea
terilor din baza de date dup denumire (click pe cmpul respectiv i apare o tastatur virtual). De
exemplu: sold client, persoane de contact, facturi, etc.

PAGINA 58
EVIDENTA BONURILOR EMISE N REGISTRU DE CAS
Operaia de Incasare Raport Z din meniul cu acelai nume genereaz o poziie n macheta de Pli
Incasri cu valoarea total a bonurilor emise ntr-o zi.

Se recomand accesarea acestei operaii zilnic, la sfrit de program.

UNDE SE VAD COMENZILE CLIENTILOR

n meniul Comenzi HoReCa, pot fi vizualizate toate comenzile clientilor, care au starea In curs. Dnd
click pe o comand, se pot vizualiza toate poziiile comenzii respective.

PAGINA 59
UNDE SE VAD BONURILE EMISE

n meniul Bonuri, se pot vedea bonurile emise.

Macheta Bon de casa conine urmtoarele elemente:

Butoanele de Operatii, Formulare, Modificare

Meniu derulant care face trecerea ntre macheta de Bonuri i cea de Facturi
Cmpuri de filtrare: Numar, Casa de marcat, Loc de munca, Gestiunea
Un datagrid n care apare: Numrul de bon, Data, Ora, Valoare, Numr poziii, Gestiune, Cas
de marcat, Vnztor, Beneficiar, Factur

UNDE SE VAD FACTURILE EMISE

n meniul Facturi (Avize) se pot vedea facturile emise din bon.

Macheta Factura conine urmtoarele elemente:

Butoanele de Operatii, Modificare

Meniu derulant care face trecerea ntre macheta de Bonuri i cea de Facturi
Cmpuri de filtrare: Factura, Beneficiar
Un datagrid n care apare: Factura, Data facturii, Valoarea totala, Numr poziii, Casa de marcat,
Vnztor, Beneficiar

PAGINA 60
VIZUALIZAREA FACTURILOR DE PE TELEFONUL MOBIL
Facturile emise sau primite pot fi vizualizate din aplicaia pentru telefoane mobile (ASismobile), detaliind
meniul Teri.

UNDE POT FI VIZUALIZATE RECEPTIILE DE MARFA/MATERII

PRIME/MATERIALE
n meniul Intrari-Iesiri din interfaa de back-office, pot fi vizualizate recepiile de marf, de servicii,
consumurile, transferurile, avizele, alte intrari si alte iesiri.

Macheta de Recepii conine urmtoarele elemente:

Cmpurile de filtrare: Numar document, Gestiune, Denumire tert, Data facturii, Factura
Butoanele de Operatii, Formulare, Adaugare, Modificare, Stergere, Rapoarte
Un datagrid care conine toate recepiile realizate cu urmtoarele cmpuri: Numr, Dat,
Gestiune, Denumire ter, Factur, Total fr TVA, Total cu TVA, etc.

PAGINA 61
CUM SE NREGISTREAZ O RECEPTIE DE MARF/MATERIE
PRIMA/MATERIAL
Pentru adaugarea unei noi receptii, se apasa butonul de Adaugare n macheta de Receptii. Apare o
fereastra care contine urmatoarele elemente:

In antetul receptiei: numarul receptiei (se poate completa sau poate fi alocat automat),
gestiunea, factura, data facturii, tertul, gestiunea etc.
Un datagrid cu informatiile despre fiecare pozitie din receptie
La subsol, se introduce fiecare cod, cu informatii despre pretul furnizor, cantitate, denumire
produs, etc sau se scaneaz codul de bare.

Fiecare pozitie din cadrul unei receptii poate modificata, stearsa; pot fi adaugate noi pozitii si asta
prin intermediul butoanelor portocalii din stanga-sus.

MODIFICAREA UNEI RECEPTII

Se selecteaza receptia care se va modifica. Se apasa butonul de Modificare. Prin operatia de
modificare, se modifica doar pozitiile din cadrul receptiei.

LISTAREA UNEI RECEPTII

Se selecteaza receptia si se apasa butonul Formular. Va fi descarcat automat formularul de receptie,
configurat in prealabil cu semnele distinctive ale firmei. Din Operaii ->Date formular, se completeaz
datele care vor aprea pe formularul de recepie privind comisia de recepie.

PAGINA 62
MODIFICAREA ANTETULUI UNEI RECEPTII
Se selecteaz recepia care se modific. Se apas butonul de Operaii -> Modificare antet. Se deschide
o fereastr n care se pot modifica datele din antet. Se apas butonul Accept.

MODIFICAREA POZITIEI UNEI RECEPTII

Se selecteaz recepia care se modific. Se apas butonul de Operaii -> Modificare poziie. Se deschide
o fereastr n care se pot modifica datele din poziiile unei recepii. Se apas butonul Accept.

PAGINA 63
CUM SE STORNEAZA O RECEPTIE/RETURUL DE MARFA
CATRE FURNIZOR
Din macheta de Receptii se selecteaz recepia care se va storna. Se apas butonul de Operaii ->
Stornare document. Se deschide o fereastr n care apar poziiile recepiei cu minus. Se apas butonul
Accept.

Se genereaz un mesaj de generare a unui document storno.

CUM SE REALIZEAZA PLATA A UNUI FURNIZOR DE MARFA

Din macheta de Receptii se selecteaz recepia care se va plti (click pe recepia n cauz). Se apas
butonul de Operaii -> Plata furnizor. Se deschide o fereastr n care e necesar sa se completeze
urmtoarele cmpuri: numr chitan, data plii, cont casa si valoare care se pltete. Aceast plat
se va regsi n meniul de Plti Incasri.

PAGINA 64
Se apas butonul Accept.

Plata unui furnizor se mai poate face i din macheta de Plati-Incasari.

CUM SE RECEPTIONEAZ UN SERVICIU

Pentru adaugarea unei noi receptii, din meniul Receptie servicii se apasa butonul de Adaugare. Apare
o fereastra care contine urmatoarele elemente:

In antetul receptiei: numarul receptiei (se poate completa sau poate fi alocat automat), factura,
data facturii, tertul, etc.
Un datagrid cu informatiile despre fiecare pozitie din receptie
La subsol, se introduce fiecare cod, cu informatii despre pretul furnizor, cantitate, denumire
produs, etc sau se scaneaz codul de bare.

Fiecare pozitie din cadrul unei receptii poate modificata, stearsa; pot fi adaugate noi pozitii si asta
prin intermediul butoanelor portocalii din stanga-sus.

CUM SE INREGISTREAZ UN CONSUM DE MATERII PRIME

Pentru reetele introduse, consumurile sunt generate automat i apar n macheta de Consumuri.

Pentru adaugarea unui nou consum, din meniul Consumuri se apasa butonul de Adaugare. Apare o
fereastra care contine urmatoarele elemente:

In antetul consumului: numarul (se poate completa sau poate fi alocat automat), gestiunea,
etc.
Un datagrid cu informatiile despre fiecare pozitie din consum
La subsol, se introduce fiecare cod care se consum si cantitatea sau se scaneaz codul de
bare.

Fiecare pozitie din cadrul unui consum poate modificata, stearsa; pot fi adaugate noi pozitii si asta
prin intermediul butoanelor portocalii din stanga-sus.

PAGINA 65
LISTAREA UNUI CONSUM
Se selecteaza consumul si se apasa butonul Formular. Va fi descarcat automat formularul de consum,
configurat in prealabil cu semnele distinctive ale firmei. Din Operaii ->Date formular, se completeaz
datele care vor aprea pe formularul de consum privind gestionarul responsabil.

CUM SE REALIZEAZ UN TRANSFER DE MARF/MATERII

PRIME/PRODUSE
Macheta de Transferuri permite actualizarea documentelor primare de transfer intre gestiuni de acelasi
tip, cu exceptia cazului gestiunilor primitoare de marfuri, in care se transfera din orice tip de gestiune.

Fereastra de Transferuri contine urmatoarele elemente:

Perioada De laPana la in care s-au operat documente de transfer

Butoanele de Operaii, Formulare, Adaugare, Modificare, Stergere
Campurile de filtrare dupa numar document, gestiune primitoare, gestiune predatoare.
Un datagrid care cuprinde toate transferurile din perioada selectata. Acest datagrid are
urmatoarele coloane: numar, data, denumire gestiune, denumire gestiune primitoare, valoare
si pozitii.

POZA

Se apasa butonul de Adaugare. Se deschide o noua fereastra care contine urmatoarele elemente:

In antet:
Numar transfer se completeaza sau poate fi setat automat
Data transferului se completeaza sau e pastrata cea implicita
Gestiune se completeaza cu nmele gestiunii predatoare

PAGINA 66
 Gestiune primitoare se completeaza

Butoanele de Adaugare, Modificare, Stergere, Cautare se refera la pozitiile

transferului
Un datagrid care contine pozitiile transferului. La subsol, campurile care trebuie completate
pentru fiecare pozitie din transfer: cod, cantitate, etc. Se apasa butonul de Adaugare
pentru fiecare pozitie in parte.

LISTAREA UNUI FORMULAR DE TRANSFER

Se selecteaza transferul dorit si se apasa butonul de Formular. Se va descarca formularul de transfer
cu toate pozitiile aferente transferului. Acesta poate fi salvat si listat.

Din Operaii ->Date formular, se completeaz datele care vor aprea pe formularul de transfer privind
comisia de transfer.

CUM SE EMITE O FACTURA CATRE UN CLIENT

Macheta de Facturi (Avize) permite actualizarea documentelor primare de iesire din gestiune
destinate beneficiarilor: vanzari de produse, marfuri, etc. Avizul contine doua componente: descarcarea
de gestiune si vanzarea catre beneficiar. Descarcarea de gestiune se refera la stocul de produse finite,
marfuri.

Fereastra Facturi (Avize) contine urmatoarele elemente:

Perioada de lapana la, pentru care se vor afisa toate avizele realizate.
Campurie de filtrare dupa numar, denumire tert, gestiune, factur, contract, etc
Butoanele de Operatii, Formulare, Adaugare, Modificare, Stergere, Rapoarte.

Pentru nregistrarea unei facturi, se apas butonul de Adaugare. Se deschide o fereastra noua de
factura/aviz care contine:

In antet, campurile de numar, gestiune, data facturii, client, etc

PAGINA 67
 Un datagrid cu urmatoarele coloane: denumire, cantitate, unitate de masura, pret, TVA, etc.
La subsol, se completeaza pentru fiecare pozitie campurile: cod, cantitate, pret vanzare.

STORNAREA UNEI FACTURI EMISE

Din macheta de Facturi (avize) se selecteaz factura care se va storna. Se apas butonul de Operaii
-> Stornare document. Se deschide o fereastr n care apar poziiile facturii n cauz. Se apas butonul
Accept.

INCASAREA UNEI FACTURI EMISE

Din macheta de Facturi (avize) se selecteaz factura care se va ncasa. Se apas butonul de Operaii
-> ncasare factura. Se deschide o fereastr n care se completeaz urmtoarele cmpuri:

Se apas butonul Accept.

Incasarea unei facturi se poate face i din meniul Incasari-plati.

CUM SE REALIZEAZA CORECTIILE DE STOCURI (CU PLUS SAU

CU MINUS)
Coreciile de stoc se realizeaz din meniul Alte intrari pentru cele cu plus i din meniul Alte iesiri
pentru cele cu minus. Coreciile de stoc apar automat n aceste meniuri cu ocazia finalizrii inventarului
i a lansrii operaiei Inchidere inventar dinmacheta de Inventar. Alte tipuri de corecii care apar n
diverse ocazii, se nregistreaz manual astfel:

Se apas butonul de Adaugare i se adaug diferena de stoc dintr-un anumit produs cu plus
sau cu minus.
Se listeaz formularul aferent prin intermediul butonului Formulare, din macheta de Alte
intrari/Alte iesiri.

PAGINA 68
CUM SE INREGISTREAZ O PLAT SAU O NCASARE
Plata sau incasarea unei facturi poate avea loc din meniu Facturi (Avize) sau n mod normal, majoritatea
documentelor de pli ncasari se culeg din macheta de Plati/incasari. Inregistrarile se fac pe un cont
financiar (casa, banca), iar culegerea este grupata pe zile (Registru de cas/banc).

Macheta de Pli/Incasri conine urmtoarele elemente:

Cmpurile de filtrare Cont, Ter, Denumire ter, Loc de munc

Butoanele de Adugare, Modificare, Stergere, Operatii, Formulare
Datagrid cu incasarile/plile pe zile

Pentru adugarea unei plati/ncasri, se apas butonul Adugare din macheta de Registru, se
completeaz datele din antet, se apas butonul de adugare pentru datele din poziii. n partea de
subsol se selecteaz tipul documentului (Plat furnizor, Incasare beneficia, etc), se selecteaz
denumirea terului, etc. Pentru cmpurile de factura, apsnd tasta Enter apar toate facturile terului
care pot fi pltite/ncasate. Se selecteaz una sau mai multe facturi. Dac se trece doar suma de plat
i nu se selecteaz nicio factur, suma respectiv se va sparge pe mai multe facturi existente lundu-
le n ordinea nregistrrii lor.

CUM SE REALIZEAZ UN TRANSFER DINTR-UN CONT DE

CAS N UNUL DE BANC SI INVERS

PAGINA 69
n mod normal un transfer dintr-un cont de cas ntr-unul de banc sau invers se realizeaz printr-un
cont intermediar (581). Pentru a evita dubla nregistrare a acestei operaii, exist n macheta de Pli-
ncasri, operaia Virament prin intermediul creia se poate realiza acest transfer din contul de cas n
cel de banc i invers, iar programul va pune n spate i contul intermediar necesar.

CUM SE REALIZEAZ UN INVENTAR

Macheta Inventar permite compararea stocurilor scriptice cu cele faptice si actualizarea stocurilor
faptice o data cu realizarea unui inventar.

Macheta Inventar contine urmatoarele elemente:

Butoanele de Adaugare, Modificare, Operatii

Cmpurile Din ... si Pn n... permit selectarea intervalului pentru vizualizarea inventarelor.
Campurile de filtrare Gestiune, Denumire, Stare, Loc de munca
Un Datagrid in care se regasesc toate informatiile despre inventarele introduse.
Un inventar se realizeaz efectund urmtorii pai:

1) Din meniul Inventar, se apas butonul de Operatii si se selecteaza optiunea de Deschidere

inventar. Aceasta optiune poate fi apelata si prin combinatia de taste Ctrl + D.

PAGINA 70
 2) Inventarul poate fi realizat pe o gestiune, o grup de produse sau o locatie. Se apasa butonul
Accept. Operatia de Deschidere inventar blocheaza editarea de documente primare in timpul
unui inventar deschis. Adugarea unei gestiuni, grupe sau locaii se poate face tastnd numele,
iar programul sugereaz rezultatul. Sau apsnd tasta Spaiu n unul din aceste cmpuri,
programul aduce toate rezultatele din baza de date, din ele urmnd a fi selectat cel potrivit.

PAGINA 71
 3) Se selecteaza inventarul nou creat si se realizeaza operaia de Populare inventar. n urma
populrii se vor genera toate elementele din gestiunea/grupa/locatia respectiv(a) i pentru
fiecare vor fi completate automat coloanele de stoc scriptic si faptic, urmnd ca ulterior, n
urma realizrii inventarului, s se poat modifica cantitatea din coloana stoc faptic.
a. La momentul realizarii inventarului, prin selectarea unui element al acestuia, devin
active butoanele de Adaugare, Modificare si Stergere. Astfel se poate adauga un nou
element gasit cu ocazia inventarului, se poate modifica stocul faptic din dreptul unui
produs, etc.
4) Dupa realizarea inventarului, se selecteaza operatia de Inchidere inventar. Aceasta operatie
genereaza documentele de corectie a stocurilor pentru a echilibra scripticul cu fapticul.

PAGINA 72
PAGINA 73
PAGINA 74
 Documentele generate automat vor avea prefixul INV.

5) Dupa terminarea inventarului se recomanda trecerea lui in starea Realizat (Operatii ->
Schimbare stare).

PAGINA 75
 6) Se pot scoate urmatoarele rapoarte privind inventarierea:
i. Inventar standard pentru inventarierea manuala
ii. Inventar comparativa prezinta diferentele scriptic/faptic

PAGINA 76
ASISMAG MANAGER TABLOU DE BORD
(INDICATORI GRAFICI)

CUM SE FACE TRECEREA LA INTERFATA DE INDICATORI

GRAFICI

Din ASiSria (interfaa de rapoarte), sgeata portocalie din dreapta sus face legtura direct cu faa de
Tablou de Bord (indicatori grafici).

VIZUALIZAREA UNUI GRAFIC DIN INTERFATA DE BACK-

OFFICE
Interfaa Tablou de Bord conine urmtoarele elemente:

O fereastr unde se pot previzualiza graficele indicatorilor setati pe server.

Cmpul Categorie unde se poate selecta o anumit categorie de indicatori, a cror grafice
sunt previzualizate (dac la implementare, indicatorii au fost grupai pe categorii).
Cmpurile Din ... si Pn n... permit selectarea intervalului ce va fi folosit pentru analiza
indicatorilor.
Selectarea unui grafic si efectuarea unui click pe el determin detalierea indicatorului respectiv.

PAGINA 77
Macheta indicatorului grafic contine urmatoarele elemente:

Cmpul Categorie din care face parte indicatorul

Cmpurile Din ... si Pn n... - permit selectarea intervalului ce va fi folosit pentru analiza
indicatorului.
Butonul Rapoarte
Butonul Afiseaza/Ascunde filtre - deschide un meniu care prezinta toate filtrele dupa care
poate fi vizualizat un indicator. Aceste filtre sunt configurabile. Pot fi selectate deodata mai
multe filtre de care sa tina cont graficul indicatorului. Aceste filtre pot fi privite ca i subcategorii,
iar plaja de informaii se ngusteaz pe msur ce se selecteaz mai multe filtre.

PAGINA 78
 Butonul Minimizeaza grafic. Acest buton permite revenirea la macheta care contine toti
indicatorii. Asigura iesirea din machete unui indicator grafic.

VIZUALIZAREA UNUI GRAFIC DE PE TELEFONUL MOBIL

De pe telefonul mobil, orice manager poate beneficia de rapoarte sub form grafic (indicatori) privind
informaiile pe care le consider de interes ridicat. Astfel punem la dispoziie prin meniul Indicatori,
grafice n timp real privind evoluia cifrei de afaceri, a vnzrilor pe produse, a vnzrilor la data X, etc.
Orice alte situaii de care se pot configura de personalul de implementare.

PAGINA 79
Dnd click pe grafic, se deschid filtrele care pot fi aplicate graficului.

PAGINA 80
ASISMAG MANAGER - RAPOARTE

CUM SE FACE TRECEREA LA INTERFATA DE RAPOARTE

Din ASiSria (interfaa de back-office), sgeata portocalie din dreapta sus face legtura direct cu faa
de Rapoarte.

Rapoartele existente n aplicaia ASismag sunt urmtoarele:

Fi teri
Intrri-ieiri
Registru de cas
Fi stocuri
Avize (facturi)
Inventar comparativ
Raport de gestiune
Stocuri pe gestiuni

VIZUALIZAREA UNUI RAPORT DIN INTERFATA DE BACK-

OFFICE
Toate rapoartele se pot extrage n format Excel, HTML, PDF, etc.

De asemenea, fiecare raport beneficiaz de filtre (bife) multiple care aduc rezultatele dorite pn la
nivel de detaliu.

PAGINA 81
PAGINA 82
VIZUALIZAREA RAPOARTELOR DE PE TELEFONUL MOBIL
Conform drepturilor primite, un utilizator poate accesa doar rapoartele pentru care a primit drept
de vizualizare, iar aceste rapoarte vor fi filtrate pe centre de profit / gestiuni / etc. conform regulilor
de filtrare pentru acel utilizator.

Rapoartele au ca punct de pornire datele introduse i prelucrate n celelalte aplicaii, ale solutiei
ASiSmag. Rapoartele sunt grupate pe categorii (directoare). De exemplu, in categoria CG, se vor
regsi rapoartele de gestiune care in de aceast categorie i care au fost definite n ASiS HoReCa.

La deschiderea unui raport, apar toate criteriile de filtrare ale unui raport, asa cum au fost ele
configurate in ASiS HoReCa. Fiecare raport permite alegerea perioadei, formatului precum si
precizarea filtrelor interactive pentru restrangerea datelor de vizualizat. Astfel fisa clientilor poate fi
extrasa centralizata pe facturi sau detaliata la nivel de documente primare, poate fi filtrata pe un
client / agent / ruta, etc. Selectarea criteriilor de filtrare este interactiva si optimizata pentru o
interfata de tip mobile / touch screen.

Dup setarea criteriilor de filtrare, se apas butonul Accept i are loc descrcarea raportului
selectat n format PDF.

PAGINA 83
Contact
Pentru ntrebri suplimentare nu ezitai sa inei legtura cu furnizorul soluiei ASiS HoReCa sau cu
distribuitorul autorizat care a realizat implementarea i configurarea soluiei ASiS HoReCa.

SOFT NET CONSULTING SRL (distribuitor autorizat) ALFA SOFTWARE SA (producator)

office@softnetconsulting.ro officecj@asw.ro
+40 372 562 800 +40 264 433 636

PAGINA 84